Cce Eicp Ma 06 Circular Externa Unica v3 Comentarios

CIRCULAR EXTERNA ÚNICA
AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

-COLOMBIA COMPRA EFICIENTE-
2023
CÓDIGO: CCE-EICP-MA-06
VERSIÓN: 03 DEL 4 DE DICIEMBRE DE 2023
CONTENIDO
OBJETIVO DEL DOCUMENTO ........................................................................................... 5
ALCANCE DEL DOCUMENTO ........................................................................................... 5
1. Sistema Electrónico DE contratación pública – SECOP ........................................ 6
1.1. Quiénes deben publicar la actividad contractual en el SECOP .................. 6
1.2. Componentes del SECOP ................................................................................ 7
1.3. Oportunidad en la publicación de la información en el SECOP.................. 8
1.4. Publicación en el SECOP .................................................................................. 8
1.5. Normatividad del SECOP................................................................................ 11
1.6. Identidad de la información diligenciada en el SECOP y la contenida en
los Documentos del Proceso publicado.................................................................. 11
1.7. Disponibilidad del SECOP y acceso al servicio............................................. 12
1.8. Reglas para casos especiales o particulares ............................................... 13
1.9. Consulta del SECOP para auditorías, veedurías ciudadanas y órganos de
control ......................................................................................................................... 17
2. Uso del SECOP II para crear, conformar y gestionar los expedientes
electrónicos del Proceso de Contratación................................................................. 18
2.1. Custodia, conservación y preservación de los expedientes electrónicos
generados en SECOP II ............................................................................................. 19
2.2. Acceso a la información, protección de datos, e interoperabilidad con
otras plataformas ....................................................................................................... 19
2.3. Valor legal y probatorio de los documentos electrónicos .......................... 20
3. Obligatoriedad del SECOP II ................................................................................. 21
4. Clasificador de bienes y servicios ......................................................................... 22
5. Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones .................................................... 24
5.1. Sujetos obligados a publicar el Plan Anual de Adquisiciones..................... 24
5.2. Contenido del Plan Anual de Adquisiciones ................................................ 25
5.3. Lineamientos para su elaboración ................................................................ 26
Versión: 03 Código: CCE-EICP-MA-06 Fecha: 04 DE DICIEMBRE DE 2023 Página 2 de 61

5.4. Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones .............................................. 26

5.5. Elaboración y publicación del Plan Anual de Adquisiciones en SECOP II . 27
5.6. Publicación del Plan Anual de Adquisiciones .............................................. 27
5.7. Formas y oportunidades para actualizar el Plan Anual de Adquisiciones 27
6. Datos abiertos y Gobierno Electrónico ................................................................ 28
7. Modelo de Abastecimiento Estratégico .............................................................. 30
8. Documentos en los Procesos de Contratación ................................................... 32
8.1. Apostilla o legalización de documentos públicos ....................................... 32
8.2. Presunción de autenticidad de los documentos y valor probatorio de las
copias ......................................................................................................................... 33
8.3. Documentos en poder de las Entidades Estatales....................................... 34
8.4. Documentos en idioma extranjero ................................................................ 34
9. Acreditación de la situación militar ...................................................................... 35
10. Acreditación de la formación académica ..................................................... 37
10.1. Requisitos para el ejercicio de determinadas profesiones ...................... 37
10.2. Cómputo de Experiencia profesional ........................................................ 38
10.3. Acreditación de la formación académica .............................................. 38
11. Apertura de Ofertas ........................................................................................... 39
11.1. Acta de cierre del proceso de selección ................................................. 39
11.2. Publicación de las ofertas........................................................................... 40
12. Evaluación de ofertas y subsanabilidad .......................................................... 41
12.1. Requisitos y documentos subsanables ...................................................... 41
12.2. Inscripción en el RUP ................................................................................... 43
12.3. Renovación y firmeza del RUP .................................................................... 44
12.4. Aplicación obligatoria del RUP en la evaluación de las ofertas por parte
de las entidades sometidas al EGCAP .................................................................... 45
12.5. Garantía de seriedad de la oferta ............................................................ 46
12.6. Informe de evaluación................................................................................ 46

12.7. Informe de evaluación en procedimientos de licitación pública para

seleccionar contratistas de obra ............................................................................. 47
13. Documentos Tipo ................................................................................................ 48
14. Obligatoriedad de los Acuerdos Marco de Precios ........................................ 50
15. Contratación de actividades de ciencia, tecnología e innovación ............ 52
15.1. Tipologías contractuales para actividades de ciencia, tecnología e
innovación.................................................................................................................. 53
15.2. Régimen contractual .................................................................................. 54
15.3. Supervisión e interventoría .......................................................................... 54
16. Aplicación de la Ley de Garantías ................................................................... 55
16.1. Restricción para celebrar contratos en la modalidad de contratación
directa…………………………………………………………………………………………55
16.2. Restricción para celebrar convenios y contratos interadministrativos ... 56
16.3. Restricción de Ley de Garantías a los contratos de colaboración y
convenios de asociación celebrados en el marco del Decreto 092 de 2017 ..... 57
16.4. No aplicación de la Ley de Garantías ...................................................... 57
16.5. Prórrogas, modificaciones, adiciones y cesión de contratos durante la
Ley de Garantías ....................................................................................................... 58
16.6. Trámites de registro presupuestal y aprobación de garantías en
contratos restringidos por la Ley de Garantías ....................................................... 58
17. Vigencia .............................................................................................................. 59
CONTROL DOCUMENTAL .............................................................................................. 59

OBJETIVO DEL DOCUMENTO
De acuerdo con el numeral 5 del artículo 3 del Decreto 4170 de 2011, la Agencia
Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente - tiene
competencia para expedir circulares externas en materia de compras y
contratación pública. De esta manera, el presente documento tiene como
objetivo actualizar la Circular Externa Única para armonizarla con la normativa
vigente, además de incluir algunos contenidos adicionales que no hacían parte de
la Circular anterior. Así las cosas, en cumplimiento de las funciones de la ANCP –
CCE como ente rector del Sistema de Compra Pública, la entidad actualiza la
Circular Externa Única de acuerdo con los cambios normativos y jurisprudenciales
en el ordenamiento jurídico.
ALCANCE DEL DOCUMENTO
Los destinatarios de la presente Circular son los Partícipes del sistema de compras y
Contratación Pública, en los términos establecidos en el artículo 2.2.1.1.1.2.1. del
Decreto Reglamentario 1082 de 2015.
Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben

entenderse con el significado que establece el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto
Reglamentario 1082 de 2015. Los términos definidos son usados en singular y en
plural según lo requiera el contexto. Los términos no definidos deben entenderse de
acuerdo con su significado natural y obvio.
Las demás Circulares que no se relacionen con los asuntos tratados en la presente
Circular Externa Única continuarán vigentes, de acuerdo con lo establecido en
cada una de ellas. Sin embargo, esta sustituye íntegramente la anterior Circular
Externa Única que incluía las actualizaciones de la versión 02 de 15 de julio de 2022,
la cual queda sin efectos.

1. SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP
El Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP es el medio de información

oficial de toda la contratación realizada con cargo a recursos públicos. El SECOP
es el único punto de ingreso de información y de generación de reportes para las
Entidades Estatales, los entes de control y la ciudadanía en general, el cual
garantiza que se cumplan los principios de publicidad y transparencia en la gestión
contractual.
1.1. Quiénes Deben Publicar la Actividad Contractual en el SECOP
• Las Entidades Estatales de acuerdo con la definición del Decreto

Reglamentario 1082 de 2015.
• A partir del 18 de julio de 2022, las Entidades Estatales que por disposición
legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública, deberán publicar en
el SECOP II, todos los documentos relacionados con su actividad
contractual, de conformidad con lo señalado en el artículo 53 de la Ley 2195
de 2022.
• Los particulares deberán publicar la información oficial de la contratación

realizada con cargo a recursos públicos. Estos deberán realizar la
publicación a través del módulo “Régimen Especial”.
Las Entidades Estatales que celebren contratos o convenios de los que trata el
artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, sin importar el régimen jurídico aplicable, deben
reportar la información al SECOP. En este caso, si de acuerdo con el artículo 20 de
la Ley 1150 de 2007, la contratación se rige por una normativa diferente a la
colombiana, la publicación deberá realizarse mediante el módulo “Régimen
Especial”, el cual permitirá adaptar el Proceso de Contratación a lo exigido en los
reglamentos del organismo internacional. Los restantes módulos corresponden a las
modalidades de selección que contempla la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.
El procedimiento para publicar a través del módulo “Régimen Especial” se
encuentra disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/perfil-
compradores-secop/perfil-compradores-secop

Las Entidades Estatales que contratan con cargo a recursos públicos están
obligadas a publicar oportunamente su actividad contractual en el SECOP, sin que
sea relevante, para la exigencia de esta obligación, su régimen jurídico, naturaleza
de público o privada o la pertenencia a una u otra rama del poder público. Esta
obligación deberá cumplirse, inclusive, si la ejecución del contrato no implica
erogación presupuestal.
1.2. Componentes del SECOP
Son componentes del Sistema Electrónico de Contratación las siguientes

plataformas administradas por Colombia Compra Eficiente:
• SECOP I: Plataforma en la cual las entidades que contratan con cargo a

recursos públicos publican los documentos expedidos durante el Proceso
de Contratación y la información de su gestión contractual. Es una
plataforma exclusivamente de publicidad, con cuentas para las
Entidades Estatales. Cada cuenta tiene usuarios asociados a ella, los
cuales pueden incluir y modificar la información sobre procesos de
contratación en el SECOP I a nombre de la Entidad.
• SECOP II: Es una plataforma esencialmente transaccional, de

contratación en línea, con cuentas para las Entidades Estatales y los
Proveedores. Cada cuenta tiene unos usuarios asociados a ella. Desde sus
cuentas las Entidades crean, publican, adjudican, celebran contratos
electrónicos y, en general, tramitan todas las etapas del Proceso de
Contratación. Los Proveedores pueden presentar manifestaciones de
interés, observaciones, ofertas y firmar contratos. Toda la etapa de gestión
contractual está contenida en la plataforma, lo que significa que la
Entidad y el Proveedor deben incluir en el SECOP II la información
correspondiente que no se genere en línea (garantías, facturas, informes
de supervisión, modificaciones, etc.).
• Tienda Virtual del Estado Colombiano – TVEC: Plataforma transaccional de

comercio electrónico a través del cual las Entidades Compradoras hacen
las transacciones de los Procesos de Contratación para adquirir: (i) bienes
y servicios a través de los Mecanismos de Agregación de Demanda.

Cada cuenta de entidad estatal tiene usuarios asociados a ella. Existen

dos tipos de usuario: usuario comprador y usuario ordenador del gasto.
1.3. Oportunidad en la publicación de la información en el

SECOP
Las Entidades que aún utilizan el SECOP I están obligadas a publicar en este sistema
los Documentos del Proceso dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición,
por disposición del artículo 2.2.1.1.1.7.1 del decreto 1082 de 2015.
La información registrada por las Entidades en el SECOP II y en la Tienda Virtual del

Estado Colombiano está disponible en tiempo real, debido a que las actuaciones
del Proceso de Contratación tienen lugar electrónicamente, a través de dichas
plataformas transaccionales. Sin embargo, a pesar del carácter transaccional, que
permite que el trámite de gran parte de las actuaciones de la gestión contractual
se realice en línea y de forma concomitante a su publicidad, las Entidades pueden
crear documentos en medio físico o electrónico por fuera de la plataforma para,
posteriormente, ser incorporados en el módulo dispuesto para el efecto.
Por lo tanto, el SECOP II y la TVEC están conformados por documentos electrónicos

como formularios o plantillas generados a partir de la información diligenciada por
la Entidad Estatal o el Proveedor y documentos producidos originalmente en físico
o por medios electrónicos, que la Entidad Estatal o el Proveedor digitalizan y cargan
o publican en las plataformas mediante las secciones correspondientes de
acuerdo con la etapa del Proceso de Contratación.
Respecto a los documentos que no son generados en línea, el SECOP II y la TVEC

permiten su publicidad. Para ello, se aplicará la misma regla de los tres (3) días
siguientes a la expedición, conforme con lo previsto en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del
Decreto Reglamentario 1082 de 2015.
1.4. Publicación en el SECOP
Las Entidades deben publicar la información de sus Procesos de Contratación en

una sola de las plataformas electrónicas del SECOP, por cuanto duplicar la
información afecta los datos del Sistema de Compra Pública. En lo que respecta a
los Procesos de Contratación derivados de los Mecanismos de Agregación de

Demanda deben adelantarse en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y no se

requiere publicarlos en otras plataformas.
Para el procedimiento de publicación de “Régimen Especial”, la Agencia Nacional

de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente-, como ente rector del
sistema de compras y contratación pública y administrador del SECOP, ha puesto
a disposición de los partícipes dos módulos de “Régimen Especial” en el SECOP II:
• Contratación Régimen Especial (con ofertas): Permite a las entidades

gestionar sus procesos competitivos de contratación. A través de la
plataforma podrán estructurar el proceso de contratación, recibir las ofertas
de los proveedores en línea, generar el contrato electrónico y realizar la
gestión contractual. Puede consultar las guías y manuales dispuestos por la
Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente-
para el uso de este módulo en el minisitio de SECOP II en el siguiente enlace:
https://www.colombiacompra.gov.co/node/23628.
• Contratación Régimen Especial (sin ofertas): Permite a las entidades

gestionar sus procesos de selección directos. A través de la plataforma,
podrán estructurar y publicar el proceso de contratación, generar el
contrato electrónico y realizar la gestión contractual. Puede consultar las
guías y manuales dispuestos por la Agencia Nacional de Contratación
Pública – Colombia Compra Eficiente- para el uso de este módulo en el
minisitio de SECOP II en el siguiente enlace:
https://www.colombiacompra.gov.co/node/30741.
Con respecto a este último (sin ofertas), para publicar en SECOP II la información
de la contratación que realice con cargo a recursos públicos, puede elegir si: i)
firma el contrato electrónicamente (es decir, realiza un uso transaccional de la
plataforma) o ii) firma el contrato en físico y publica los documentos de ejecución
en la etapa precontractual del SECOP II (es decir, realiza un uso publicitario de la
plataforma).
En el primer caso, si desea hacer uso de la plataforma de manera transaccional

(firmando el contrato electrónicamente), deberá utilizar el módulo de
“Contratación Régimen Especial (sin ofertas)”, estructurar el proceso de
contratación, generar el contrato electrónico y realizar la gestión contractual en
línea a través de la plataforma.

En el segundo caso, si decide utilizar el SECOP II como herramienta de publicidad,

debe crear el proceso de contratación en el SECOP II mediante el módulo
“Contratación Régimen Especial (sin ofertas)”, cargar todos los documentos del
proceso en la sección predispuesta para ello y publicar el proceso. La publicación
de los documentos de la gestión contractual, incluido el contrato firmado
manuscritamente, se debe realizar mediante modificaciones al proceso a través
de la opción “Modificaciones/Adendas”. Sin embargo, debe tener en cuenta que
si utiliza esta opción no debe dar clic en “Finalizar” después de publicar el proceso,
en tanto que la plataforma cierra el expediente y no permite la publicación
posterior de ningún otro documento.
Ahora bien, una vez las Entidades hayan publicado toda la información del
precontractual, contractual y se haya cumplido con las obligaciones
postcontractuales, deberán finalizar el proceso en la plataforma. Para ello, desde
el expediente de cada proceso de contratación deberá dar clic en el botón de
“Finalizar".
La plataforma actualizará el estado del proceso pasando de “Documentos

publicados” a “Cierre”, y no permitirá la publicación de más documentos a través
de la sección “Modificaciones/Adendas” por lo que, se entenderá que el
expediente contractual del proceso fue cerrado. Es importante mencionar, que,
las entidades que cuenten con un régimen especial de contratación que hagan
uso publicitario del SECOP II, después de cerrado el expediente del proceso, no
deben hacer clic en la opción “Crear” en la sección de “Contratos” puesto que,
con esto, la plataforma crea el contrato electrónico, el cual es utilizado por
aquellas entidades que adelantan le gestión de sus contratos de manera
transaccional.
Teniendo en cuenta lo anterior, es importante mencionar que al hacer uso del

módulo de “Régimen Especial” de manera publicitaria, no es necesario que el
proveedor o contratista con quien vaya a celebrar el contrato para la ejecución
de los recursos esté registrado en el SECOP II.
Los Documentos del Proceso son públicos salvo por la información sujeta a reserva,
de conformidad con la normativa aplicable.

1.5. Normatividad del SECOP
Los Términos y Condiciones de cada una de las plataformas regulan y reglamentan

la forma en la cual se realiza la publicación, el envío, recepción, archivo de
mensajes de datos en el SECOP. Los usuarios del SECOP están obligados a
cumplirlos. El uso del SECOP implica la aceptación de los Términos y Condiciones.
Los manuales y guías expedidos por Colombia Compra Eficiente son herramientas
de orientación que establecen procedimientos para el uso del SECOP e incorporan
buenas prácticas en su uso. Las entidades pueden utilizar estas herramientas para
su actividad contractual.
Los usuarios del SECOP están obligados a cumplir las disposiciones legales y
reglamentarias del Sistema de Compra Pública cuando adelanten Procesos de
Contratación. La responsabilidad de la información relacionada con los Procesos
de Contratación contenidos en SECOP es únicamente de la entidad contratante y
sus funcionarios. Los Usuarios del SECOP son responsables de cualquier actuación
efectuada con su Usuario. En consecuencia, deben mantener la confidencialidad
de la información de su cuenta y su contraseña.
Los términos y condiciones de cada una de las plataformas podrán ser consultados
en: https://www.colombiacompra.gov.co/secop/terminos-y-condiciones
1.6. Identidad de la información diligenciada en el SECOP y la

contenida en los Documentos del Proceso publicado
La información diligenciada en plantillas y formularios del SECOP debe

corresponder a la información contenida en los Documentos del Proceso. Para el
efecto, las Entidades deben revisar que la información registrada corresponda con
lo contenido en los Documentos del Proceso, teniendo en cuenta los siguientes
lineamientos:
• Cada uno de los campos que se diligencien en los formularios del SECOP
(SECOP I o SECOP II) deben contener la información veraz y real que
coincida con los documentos soporte de cada proceso, en particular con
la información referente a fechas y valores. Asimismo, el diligenciamiento de

los campos debe ser coherente y seguir el formato indicado en cada

instancia.
• La información contenida tanto en los formularios del SECOP II como en los

documentos anexos o complementarios, es responsabilidad única y
exclusiva del Usuario que los crea, al igual que la información que publican
sobre su cuenta Entidad/Proveedor.
• Clasificador de bienes y servicios de las naciones unidas UNSPSC: debe

contener en su generalidad el objeto contractual. En caso de ser necesario,
las Entidades Estatales pueden ingresar más de un código y este puede ser
diligenciado hasta clase (tercer nivel de desagregación) o producto (nivel
de desagregación máximo) en el caso de SECOP II.
• Valor del contrato: corresponde con el valor real del contrato y este debe
coincidir con los documentos adjuntos.
• Toda la información relacionada con el proveedor adjudicado en el SECOP

I debe ser correcta y corresponder con datos reales.
1.7. Disponibilidad del SECOP y Acceso al Servicio
El SECOP es accesible las veinticuatro (24) horas del día, todos los días del año, salvo
los momentos en que se realicen mantenimientos programados de las plataformas,
los cuales serán previamente informados por la Agencia Nacional de Contratación
Pública – Colombia Compra Eficiente- a través de los canales oficiales como la
página web y sus redes sociales.
Las fallas en el SECOP no habilitan a las Entidades Compradoras ni a los Proveedores

a interrumpir o incumplir los plazos del Proceso de Contratación. En el evento en
que se presenten indisponibilidades se deberá verificar el procedimiento
correspondiente para cada plataforma:
a. Indisponibilidad de SECOP I:
https://www.colombiacompra.gov.co/proveedores/secop-i

b. Indisponibilidad SECOP II: https://www.colombiacompra.gov.co/secop-

ii/indisponibilidad-en-el-secop-ii
c. Indisponibilidad TVEC:
https://www.colombiacompra.gov.co/soporte/indisponibilidad-en-las-
plataformas
Sin perjuicio de lo anterior, la Agencia, en determinados eventos, relacionados con

situaciones excepcionales que impidan el funcionamiento normal de las
plataformas, podrá emitir protocolos especiales sobre su utilización, los cuales serán
difundidos por los canales oficiales, como la página web y sus redes sociales.
1.8. Reglas para casos especiales o particulares
Las siguientes reglas buscan aclarar las condiciones de calidad y oportunidad de

la información del Sistema de Compra Pública en casos especiales o particulares.
a. En los Procesos de Contratación con varios adjudicatarios la Entidad debe

publicar las ofertas de todos los proponentes que resultaron adjudicatarios.
Si la Entidad suscribe un contrato por adjudicatario, debe publicar todos los
contratos del mismo Proceso de Contratación. La Entidad no debe hacer un
nuevo registro para cada uno de los contratos, pues duplica la información
de un mismo Proceso de Contratación, lo cual afecta el proceso de
seguimiento de la información del Sistema de Compra Pública.
b. Las Entidades que actualmente tengan uso obligatorio del SECOP II deberán
adelantar los contratos o convenios interadministrativos en esta plataforma.
A su vez, las Entidades con las que pretendan iniciar la relación contractual
deben estar registradas y tener una cuenta activa en SECOP II. Lo anterior
sin perjuicio de lo dispuesto en las Circulares Externas emitidas por la Agencia
Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente-.
Por lo demás, las Entidades que se encuentran con obligatoriedad en el uso del
SECOP II1 pueden celebrar un convenio o contrato interadministrativo con otra
Entidad Estatal, bien sea que se encuentre obligada o no a utilizar la plataforma. Es
[1] Las Entidades que están obligadas en el uso de la plataforma transaccional SECOP II se encuentran enlistadas en los
Anexos de las Circulares Externas Expedidas por la ANCP-CCE.
Enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/circulares

necesario que la Entidad que ejecutará las principales obligaciones derivadas del
convenio, esto es, aquella que tiene el rol asimilable al de contratista, se encuentre
registrada en SECOP II y solicite la activación del perfil proveedor, es decir, que
tenga un perfil mixto (comprador y proveedor).
En otras palabras, la Entidad Estatal responsable de realizar la publicación del

convenio o contrato interadministrativo en el SECOP II será la entidad estatal
contratante. Si no es fácilmente determinable quién es la entidad contratante, la
publicación la debe hacer la Entidad Estatal que adelantó el Proceso de
Contratación.
Por el contrario, si la Entidad Estatal que va a adelantar el contrato o convenio

interadministrativo no se encuentra obligada al uso del SECOP II, deberá seguir
publicando y gestionando estos procesos de contratación por SECOP I.
Por consiguiente, el SECOP II permite que, desde una única cuenta, una Entidad
Estatal pueda actuar también como proveedor para los casos en que las entidades
provean servicios a otras entidades o para el caso de celebrar convenios y/o
contratos interadministrativos. Por lo tanto, la Entidad encargada de adelantar el
proceso es quien debe publicar y la otra hará las veces como “proveedor”,
independientemente de que el objeto convencional o contractual sea de aunar
esfuerzos.
Teniendo en cuenta lo anterior, la Entidad que haga las veces de proveedor en el

Proceso de Contratación debe tener una cuenta activa en SECOP II y adicional a
ello solicitar a la mesa de servicio la activación del perfil proveedor. Esto quiere
decir que la Entidad tendrá un perfil mixto (Comprador y Proveedor) con el objetivo
de celebrar y poder ser parte en los eventuales y futuros convenios
interadministrativos que requiera adelantar, para el desarrollo de su función pública
o para satisfacer una necesidad que ayude al cumplimiento y desarrollo de su
actividad administrativa.
a. El valor de los convenios o contratos interadministrativos y de los contratos

con organismos multilaterales debe corresponder al valor total del convenio
o contrato, discriminando el valor del aporte de la Entidad Estatal.

b. En el SECOP los datos de la modificación de un contrato que adiciona el

plazo o el valor del mismo deben ser registrados en el espacio asignado para
el efecto, no como un documento adicional.
c. Los contratos de seguros están contenidos en las pólizas, por lo cual las
Entidades deben publicar además del contrato suscrito con la aseguradora
(i) Las pólizas adquiridas, o (ii) un documento en formato Excel que indique
el ramo, la vigencia de la póliza, la prima, la suma asegurada y el deducible
de cada póliza adquirida. Este documento debe estar publicado en el
SECOP I como documento adicional dentro del Proceso de Contratación y
en SECOP II en el módulo de “documentos del contrato”. Este documento
no es necesario cuando la Entidad Estatal compra la póliza en la Tienda
Virtual del Estado Colombiano.
d. El SECOP debe contar con la información oficial de la contratación realizada

con recursos públicos. Los contratos fiduciarios, entendidos como los suscritos
entre la Entidad Estatal y la fiduciaria, deberán ser publicados por la Entidad
Estatal que lo suscriba. Los contratos que realice la fiduciaria en virtud del
contrato de fiducia o encargo fiduciario, es decir, la contratación derivada,
también deberán ser publicados por la Entidad Estatal.
e. Cuando se trate de procesos regulados por un régimen especial, no sujetos

a Ley 80 de 1993, la Entidad Estatal debe utilizar el módulo de “Régimen
Especial” del SECOP II. Puede utilizar el módulo con o sin oferta,
dependiendo de si desea o no recibir ofertas en línea, conforme al
procedimiento previsto en el numeral 1.4. de la presente Circular. Cuando
se trate de procesos sujetos a Ley 80 de 1993 la Entidad Estatal deberá usar
la funcionalidad de la modalidad de selección correspondiente.
f. En el caso de que la Entidad Estatal se niegue a publicar la contratación

derivada, la fiduciaria que actúe como vocero de los patrimonios
autónomos, en calidad de contratante, debe publicar la información oficial
de la contratación derivada en el SECOP I o II mediante una cuenta de
entidad compradora en los módulos de “régimen especial”. En este caso
Colombia Compra Eficiente recomienda que se cree una cuenta por
patrimonio autónomo con la información correspondiente de la fiduciaria
en su calidad de vocero.

En relación con la celebración de contratos o convenios con Entidades Estatales

en donde el patrimonio autónomo actúe como contratista, la Agencia Nacional
de Contratación – Colombia Compra Eficiente- recomienda la creación de una
cuenta como proveedor en el SECOP II, para firmar de manera transaccional los
contratos o convenios que desee celebrar con las Entidades Estatales que usen el
SECOP II.
Las cuentas como proveedores en SECOP II deberán ser una (1) por patrimonio
autónomo que la fiduciaria administre, para ello, el representante legal del
patrimonio autónomo, es decir, quien ostente la capacidad de obligarlo, deberá
tener un usuario dentro de la cuenta. Los contratos electrónicos que desee celebrar
desde la cuenta de proveedor deberán ser firmados por y desde el usuario del
representante legal del patrimonio autónomo.
Teniendo en cuenta que los patrimonios autónomos manejan el mismo número de

identificación tributaria, en el momento de la creación de las cuentas deberá
agregar al final un número adicional de verificación para poder hacer el registro y
diferenciarlos.
Por su parte, el patrimonio autónomo que inicialmente se haya registrado una

cuenta de entidad compradora en el SECOP II y se encuentre activa, deberá
solicitar a la mesa de servicio la activación del perfil proveedor. Esto quiere decir
que, el patrimonio autónomo tendrá un perfil mixto (Comprador y Proveedor) con
el objetivo de celebrar, de forma transaccional, los contratos o convenios
respectivos.
De acuerdo con lo anterior, la publicación de la contratación derivada deberá

realizarse, o por la Entidad Estatal fideicomitente o por la fiduciaria que actúe como
vocero de los patrimonios autónomos en calidad de contratante, pero no por las
dos, ya que se generaría una duplicidad de información.
Para el uso del módulo de “Régimen Especial” del SECOP II puede consultar nuestro
minisitio https://www.colombiacompra.gov.co/perfil-compradores-secop/perfil-
compradores-secop
Con respecto al uso del SECOP II para las modalidades de la Ley 80 de 1993, la
Entidad Estatal debe firmar el contrato electrónicamente (es decir, utiliza el módulo
de gestión contractual del SECOP II con registro por parte del Proveedor y firma
electrónica). Quien firma por parte de la fiduciaria, tendría que crear un usuario del

SECOP II y solicitar acceso a la cuenta de la Entidad Estatal para realizar la firma

electrónica.
Para el uso de las modalidades de selección de la Ley 1150 de 2007 en SECOP II

puede consultar nuestro minisitio https://www.colombiacompra.gov.co/perfil-
compradoressecop/perfil-compradores-secop.
Consulte los instructivos para el cargue de Procesos en SECOP I. Para ello puede
consultar los manuales disponibles en
https://www.colombiacompra.gov.co/secop/que-es-el-secop-i/capacitacion-
secop.
Para realizar la creación y activación de la cuenta como proveedor en el SECOP

II, deberá ingresar al siguiente link:
https://community.secop.gov.co/STS/Users/Login/Index?SkinName=CCE.
g) Están exceptuados de la publicación en SECOP II las Asociaciones Público-

Privadas -APP- de que trata la Ley 1508 de 2012 y demás normas complementarias,
los contratos donde existan más de dos partes y los concursos de arquitectura y la
enajenación de bienes a título gratuito, los cuales deberán publicarse a través del
SECOP I.
1.9. Consulta del SECOP para auditorías, veedurías ciudadanas y

órganos de control
Los órganos de control y la ciudadanía podrán verificar la transparencia y

publicidad de los Procesos de Contratación a través de la vista pública del SECOP
por medio de los diferentes criterios de búsqueda dispuestos por la Agencia
Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente- o por el enlace
específico del proceso que entregue la Entidad Estatal. A su vez, las oficinas de
control interno podrán revisar los procesos de la misma forma que los órganos de
control.
En relación con el acceso a la plataforma por medio de usuario y contraseña, cada

Entidad Estatal a través de su usuario administrador, en razón a su autonomía,
determinará a cuáles funcionarios, contratistas o auditores se le otorgará el acceso
y permiso al perfil de la Entidad.

Los veedores o veedurías ciudadanas pueden consultar la transparencia y

publicidad de los procesos de contratación que se adelanten en el SECOP a través
de la vista pública.
Adicionalmente, podrán crear una cuenta (proveedor) como veedor o veeduría

en el SECOP II, mediante la cual podrán suscribirse a los procesos de contratación
para realizar el seguimiento o vigilancia a la gestión de las Entidades Estatales
encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la
prestación de un servicio público, y presentar, entre otras, observaciones y
mensajes2.
Ley 80 de 1993, artículo 66

Ley 850 de 2003
Ley 1150 de 2007, artículos 3 y 20 parágrafo 2.
Ley 1712 de 2014, artículos 9, 10 y 11.
Referencia
Ley 1757 de 2015
Normativa
Decreto-Ley 4170 de 2011, artículos 1, 2, 3 y 11 numeral 4.
Decreto Ley 019 de 2012, artículo 223.
Decreto 1081 de 2015, artículos 2.1.1.2.1.7 al 2.1.1.2.1.10 y 2.1.1.3.1.4.
Decreto 1082 de 2015, artículos 2.2.1.1.1.7.1. y 2.2.1.1.2.1.5
2. USO DEL SECOP II PARA CREAR, CONFORMAR Y GESTIONAR LOS

EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
Los expedientes electrónicos de los procesos de contratación que genera el SECOP

II están conformados por documentos electrónicos: formularios o plantillas
generados a partir de la información diligenciada por la Entidad Estatal o el
proveedor, e imágenes digitales de documentos producidos originalmente en físico
que la Entidad Estatal o el proveedor cargan o publican en el SECOP II. Las
Entidades Estatales deberán asegurar la completitud de los documentos en el
expediente del proceso de contratación.
Cada Entidad es responsable de la administración de los documentos, custodia y

calidad de la información de los procesos de contratación realizados en el SECOP
Para realizar el registro como veedor o veeduría podrá acceder al siguiente enlace:
https://www.colombiacompra.gov.co/secop-ii/veedorveeduria-ciudadana

II. En los casos en que el documento original haya sido producido en formato físico,
la Entidad Estatal debe conservar su original por el tiempo que indiquen las Tablas
de Retención Documental - TRD, e incorporar una copia digitalizada dentro del
proceso de contratación en el SECOP II en cumplimiento de la obligación de
publicidad.
Asimismo, las entidades deberán adoptar las políticas, medidas y estándares

necesarios para asegurar la preservación y conservación documental en el ciclo
de vida de la información institucional (independientemente del sistema que los
generó, tramitó o en el cual se conservan), con el fin de facilitar su consulta en el
tiempo y realizar la disposición final de acuerdo con sus instrumentos archivísticos.
Es responsabilidad de las Entidades Estatales la disposición final de los expedientes

de los procesos de contratación, de acuerdo con sus Tablas de Retención
Documental – TRD y su actividad derivada de la valoración documental - TVD,
luego de cumplido el plazo de retención mínimo de acuerdo con la normatividad
vigente, contados a partir de la terminación del plazo del contrato o de su
liquidación cuando esta es obligatoria. En este sentido, la Agencia Nacional de
Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en su función de
administración del SECOP, es responsable de asegurar la inalterabilidad y
disponibilidad de la información gestionada a través de las diferentes plataformas,
y no está autorizada a realizar procesos de sustracción, destrucción, u ocultamiento
de esta información.
2.1. Custodia, Conservación y Preservación de los Expedientes

Electrónicos Generados en SECOP II
Las entidades son responsables de la administración de los documentos y

expedientes electrónicos de sus Procesos de Contratación adelantados en el
SECOP II. En consecuencia, la entidad es responsable de la completitud y calidad
de la información del expediente electrónico.
2.2. Acceso a la Información, Protección de Datos, e Interoperabilidad

con Otras Plataformas

El SECOP II cumple con la normativa aplicable de transparencia y derecho de

acceso a la información pública, en este sentido ofrece la información en formato
de datos abiertos, de acuerdo con la normativa aplicable.
Cumplir con las normas de protección de datos de carácter personal es

responsabilidad de la entidad que adelanta el Proceso de Contratación y de
quienes hacen uso de la plataforma. El SECOP II permite la interoperabilidad con
otros sistemas de información a través de la plataforma X-Road. En cada caso
particular, Colombia Compra Eficiente y la Entidad Estatal administradora de los
sistemas de información deben acordar los servicios web y los desarrollos requeridos
para la interoperabilidad de las plataformas.
2.3. Valor Legal y Probatorio de los Documentos Electrónicos
La normativa colombiana, de forma expresa, permite que "la sustentación de las

actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos
y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual” y la
"publicación de tales actos" tengan lugar por medios electrónicos en el SECOP.
En consecuencia, los documentos electrónicos que conforman el expediente del

SECOP II son válidos y tienen valor probatorio, de conformidad con el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, con el Código
General del Proceso y con las demás normas complementarias.
Ley 527 de 1999.

Ley 594 de 2000.
Ley 1150 de 2007, artículo 3.
Ley 1437 de 2011
Ley 1564 de 2012.
Ley 1712 de 2014.
Referencia
Decreto 1074 de 2015.
Normativa
Archivo General de la Nación, Acuerdo 002 de 2014 “Por medio del cual se
establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización,
control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones.”
Archivo General de la Nación, Acuerdo 003 de 2015

Guía técnica - Archivo General de la Nación y Ministerio de Tecnologías de

la Información y las Comunicaciones “G.INF.07 Guía para la gestión de
documentos y expedientes electrónicos”
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivo – MGDA del
Archivo General de la Nación.
3. OBLIGATORIEDAD DEL SECOP II
De acuerdo con el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la
Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente tiene
competencia para expedir directivas en materia de compras y contratación
pública, actos administrativos que contienen instrucciones dirigidas a las Entidades
Estatales y al público en general y son de obligatorio cumplimiento.
En ese orden, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra

Eficiente, como ente rector en la materia, ha expedido Circulares Externas, en las
cuales se establecen los lineamientos para el uso obligatorio del SECOP II3.
De esta manera, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 56 de la Ley de

Transparencia, la obligatoriedad del uso de SECOP II por parte de las Entidades
Estatales es un proceso gradual y coordinado que implica la formación para el uso
de la herramienta y el alistamiento de la infraestructura tecnológica.
En consecuencia, las Entidades Estatales que no se encuentran incluidas dentro de

los Anexos de las Circulares Externas, no están obligadas a utilizar la plataforma
SECOP II para gestionar y publicar en línea sus procesos de contratación. Es decir
que, los procesos de contratación de estas Entidades se deben seguir adelantado
y gestionando a través de SECOP I dentro de los días hábiles que establece el
ordenamiento jurídico para darle publicidad a la información, con excepción de
los procesos de contratación en cumplimiento del Decreto 092 de 2017 para la
contratación con Entidades Sin Ánimo de Lucro y con reconocida idoneidad. Para
ello, tendrán habilitados los módulos de “Régimen Especial” en el SECOP II.
Actualmente, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra

Eficiente- no ha establecido una fecha exacta a partir de la cual será obligatorio

el uso del SECOP II para las demás entidades del Estado. Cuando sea establecida,
la ANCP - CCE lo comunicará con la suficiente anticipación a través los canales de
comunicación oficiales, con el fin de coordinar los servicios de capacitación y
acompañamiento correspondientes.
De acuerdo con el artículo 53 de Ley 2195 de 2022, las Entidades Estatales que por
disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública tuvieron un período de
transición de seis (6) meses para publicar todos los documentos relacionados con
su actividad contractual en la plataforma del SECOP II. En consecuencia, su uso
obligatorio empezó a regir a partir del 18 de julio de 2022. Todos los procesos de
contratación creados en el SECOP I antes de fecha indicada, por parte de estas
Entidades Estatales, podrán continuar siendo gestionados en esta plataforma.
4. CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
Deben tenerse en cuenta las siguientes directrices sobre el uso del Clasificador de
Bienes y Servicios en el Registro Único de Proponentes:
• No existe un límite en el número de bienes, obras o servicios que los

proponentes pueden inscribir en el RUP. Las Cámaras de Comercio no
pueden limitar la inscripción de los proponentes por no contar con
experiencia certificada en el respectivo bien, obra o servicio.
• La clasificación del proponente en determinado código no puede

constituirse como un requisito habilitante, sino que debe entenderse como
un mecanismo para establecer un lenguaje común entre los partícipes del
Sistema de Compra Pública. En consecuencia, las Entidades Estatales no
pueden excluir a un proponente que ha acreditado los requisitos habilitantes
exigidos en un Proceso de Contratación por no estar inscrito en el RUP con
el código de los bienes, obras o servicios del objeto de tal Proceso de
Contratación.
• La experiencia es un requisito habilitante. Los proponentes deben inscribir en

el RUP su experiencia usando los códigos del Clasificador de Bienes y
Servicios. Por su parte las Entidades Estatales al establecer el requisito
habilitante de experiencia pueden incluir los códigos específicos del objeto
a contratar o el de los bienes, obras o servicios afines al Proceso de

Contratación respecto de los cuales los proponentes deben acreditar su

experiencia.
• Las Cámaras de Comercio solo pueden inscribir como experiencia del

proponente aquella certificada por documento público o privado, y para la
cual el proponente deberá indicar los códigos del Clasificador de Bienes y
Servicios. Las órdenes de compra, órdenes de servicios, y los documentos
derivados de la aceptación de ofertas en Procesos de Contratación de
mínima cuantía son contratos para efectos de la acreditación de la
experiencia. Las Cámaras de Comercio realizarán la inscripción de
conformidad con la normativa aplicable.
• En los Procesos de Contratación de mínima cuantía las Entidades Estatales

deben incluir en la invitación a participar, la descripción del objeto a
contratar identificado en el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y servicios.
Si a pesar de la revisión cuidadosa de la Entidad Estatal para encontrar el
código adecuado esto no llegare a ser posible, el objeto debe estar
identificado con el tercer nivel de Clasificador de Bienes y Servicios.
• Los códigos de “servicios de construcción” están clasificados en el segmento

72: “Servicios de Edificación, Construcción de Instalaciones y
Mantenimiento”. El segmento 95 es de bienes “Terrenos, Edificios, Estructuras
y Vías” y, por lo tanto, no es adecuado para la identificación del objeto en
el Proceso de Contratación de obra pública.
Colombia Compra Eficiente tiene en su página web a disposición de los Partícipes

de la Contratación Pública:
a. Una versión navegable del Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC, las

instrucciones para su uso y el Clasificador en formato PDF en https://
www.colombiacompra.gov.co/clasificador-de-bienes-y-servicios.
b. La guía para la codificación de bienes y servicios con el uso del Clasificador

UNSPSC, conforme con lo previsto por el literal (c) del numeral 2 del artículo
2.2.1.2.5.2 del Decreto 1082 de 2015 en: https://www.
colombiacompra.gov.co/manuales-guias-y-pliegos-tipo/manuales-y-guias.
c. El Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC en formato Excel, en la dirección

https:// www.colombiacompra.gov.co/clasificador-de-bienes-y-servicios.

Referencia Decreto 1082 de 2015, artículos 2.2.1.1.1.2.1; 2.2.1.1.1.3.1;

Normativa 2.2.1.1.1.4.1; 2.2.1.1.1.5.2; 2.2.1.1.1.5.3; 2.2.1.1.1.5.6 y
2.2.1.2.5.2
5. ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es el instrumento de planeación de la

actividad de compras para: (i) facilitar a las Entidades Estatales identificar, registrar,
programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios, y (ii) diseñar
estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda, que permitan
incrementar la eficiencia del Proceso de Contratación. Este instrumento es el mismo
plan general de compras, plan de adquisición de bienes y servicios (PABS).
El Plan Anual de Adquisiciones, además de lo anterior, permite comunicar

información útil y temprana a los potenciales contratistas de las Entidades Estatales
los procesos contractuales que se realizarán, para que estos participen en ellos.
De acuerdo con los artículos 2.2.1.1.1.4.1., 2.2.1.1.1.4.2., 2.2.1.1.1.4.3. y 2.2.1.1.1.4.4.

del Decreto 1082 de 2015, la Agencia Nacional de Contratación Pública –
Colombia Compra Eficiente- desarrolla, en relación con el Plan Anual de
Adquisiciones, directrices sobre: (i) Los sujetos obligados a publicar el Plan Anual
de Adquisiciones; (ii) el contenido del Plan Anual de Adquisiciones; (iii) los
lineamientos para su elaboración; (iv) el formato recomendado para su
elaboración; (v) la forma en que las Entidades Estatales deben publicarlo en su
página web y en el SECOP; y (vi) la forma y oportunidad en que las Entidades
Estatales deben actualizarlo.
5.1. Sujetos obligados a Publicar el Plan Anual de Adquisiciones
El Decreto Reglamentario 1082 de 2015 impone la obligación a las Entidades

Estatales de elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista
de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. De acuerdo con
el reglamento citado, por Entidades Estatales se entienden:
1. Las que refiere el artículo 2° de la Ley 80 de 1993.

2. Las que refieren los artículos 10, 14 y 24 de la Ley 1150 de 2007.

3. Aquellas entidades que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de

1993 y la Ley 1150 de 2007.
Asimismo, el literal e) del artículo 9 de la Ley 1712 de 2014 dispone que todo sujeto
obligado deberá publicar, en los sistemas de información del Estado o herramientas
que lo sustituyan, su respectivo Plan de Compras Anual. El artículo 5 ibidem, al
describir qué se entiende por sujetos obligados, consagra una lista cuyo propósito
es incluir a cualquier entidad, órgano, organismo, o persona natural que
desempeñe funciones públicas o administre recursos públicos. También son sujetos
obligados las empresas públicas, las empresas del Estado y las sociedades en las
que el Estado tenga participación, sin que importe su monto. En consecuencia, se
encuentran obligadas a elaborar y publicar el Plan Anual de Adquisiciones todas
las Entidades del Estado sin importar la rama a la cual pertenecen, o si se trata de
entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, e independiente de si
tienen o no un régimen especial de contratación.
De conformidad con el parágrafo del artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, las

empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta
están exentas de publicar la información relacionada con sus proyectos de
inversión.
De acuerdo con el artículo 2.1.1.2.1.10 del Decreto 1081 de 2015, los sujetos
obligados que contraten con cargo a recursos públicos tienen la obligación de
publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP, mientras que los que no
contratan con cargo a recursos públicos no están obligados a publicarlo. Aquellos
sujetos obligados que contratan tanto con cargo a recursos públicos como recursos
que no tienen esta naturaleza, solamente están obligados a publicar el Plan Anual
de Adquisiciones para los recursos de carácter público que se ejecutarán durante
la vigencia fiscal.
5.2. Contenido del Plan Anual de Adquisiciones
De conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015, modificado

por el artículo 2 del Decreto 142 de 2023, el Plan Anual de Adquisiciones
mínimamente debe contener un listado de lo que la Entidad Estatal adquirirá

durante el año, para satisfacer sus necesidades de bienes, obras o servicios y debe
tener la información desagregada, principalmente, en los siguientes aspectos:
1. La necesidad y, cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa

necesidad, debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios
2. Valor estimado del contrato;
3. Tipo de recursos;
4. Modalidad de selección;
5. Fecha aproximada de inicio del proceso contractual.
5.3. Lineamientos para su Elaboración
Los lineamientos para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones están

consignados en la «Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones» y son de
obligatorio cumplimiento. La mencionada guía está a disposición en el siguiente
enlace:
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualpaa.pd
f
Al elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, las Entidades Estatales deben:
• Diligenciarlo con información de calidad, veraz, oportuna y confiable, en los

términos establecidos en el parágrafo del artículo 9 de la Ley 1712 de 2014.
• Revisar, de acuerdo con las instancias de cada entidad, la información

reportada en sus planes anuales de adquisiciones, para verificar que se
encuentra debidamente diligenciada, sin errores y sin espacios en blanco.
• En caso de encontrar inconsistencias en la información reportada en el Plan

Anual de Adquisiciones, cada entidad deberá proceder a su
correspondiente actualización en los términos establecidos en el artículo
2.2.1.1.1.4.4. del Decreto 1082 de 2015.
5.4. Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones
El Formato para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, el cual se

encuentra publicado en la página web de la Agencia Nacional de Contratación

Estatal – Colombia Compra Eficiente, es una herramienta de carácter orientador

para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones que se realice por medio de
SECOP I.
Dicho formato puede descargarse en archivo Excel en el siguiente link:

https://colombiacompra.gov.co/plan-anual-de-adquisiciones/video-como-
elaborar-y-actualizar-el-paa-de-su-entidad
5.5. Elaboración y Publicación del Plan Anual de Adquisiciones en

SECOP II
Las Entidades Estatales pueden elaborar, modificar y publicar su Plan Anual de

Adquisiciones mediante el SECOP II. Para tal fin, se recomienda consultar la Circular
007 de 2020, relacionada con la actualización y diligenciamiento de información
en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, disponible en el
siguiente enlace:
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/circul
ar_007_de_2020_uso_secop.pdf.
5.6. Publicación del Plan Anual de Adquisiciones
La «Guía para publicar el Plan Anual de Adquisiciones» está a disposición en el

siguiente link:
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/ins
tructivo_paa_0.pdf.
Las Entidades Estatales deben publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP

a más tardar el 31 de enero de cada año, identificando los bienes y servicios con
el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC).
5.7. Formas y Oportunidades para Actualizar el Plan Anual de

Adquisiciones
De conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.4.4. del Decreto 1082 de 2015, las Entidades
Estatales deben actualizar su Plan Anual de Adquisiciones cada vez que lo
requieran utilizando el formato al que se refieren los numerales 6.4 o 6.5 de la
presente Circular, según el caso. La actualización debe publicarse en la página

web de la Entidad y en el SECOP, de tal manera que solo será visible el Plan Anual
de Adquisiciones actualizado. En todo caso, las Entidades Estatales deben
actualizarlo al menos una vez durante su vigencia.
Si la Entidad Estatal publicó su Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP II, debe

continuar actualizándolo en el SECOP II.
• Ley 1474 de 2011, artículo 77 parágrafo.

• Ley 1712 de 2015, artículo 5; Literal e) del artículo 9.
• Decreto 1081 de 2015, artículo 2.1.1.2.1.10.
Referencias
• Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.4.1., 2.2.1.1.1.4.2., 2.2.1.1.1.4.3. y
Normativas
2.2.1.1.1.4.4.
• Decreto 142 de 2023
• Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones
6. DATOS ABIERTOS Y GOBIERNO ELECTRÓNICO

La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente- está
comprometida en poner a disposición del público en general los datos y la
información contenida en el SECOP en el formato de datos abiertos. Con esto, se
busca que cualquier persona interesada en los grupos de datos contenidos en el
portal pueda acceder a ellos sin necesidad de registro, ingresando al siguiente
enlace:
https://www.colombiacompra.gov.co/transparencia/gestion-documental/datos-
abiertos.
La información publicada en el portal corresponde a datos primarios, es decir, que

proviene de la fuente de origen constituida por el SECOP, como el único punto de
ingreso de información de generación de reportes para las Entidades Estatales y
para la ciudadanía en materia de compras públicas. El SECOP está conformado
por una plataforma de publicidad que es el SECOP I y dos plataformas
transaccionales que son la Tienda Virtual de Estado Colombiano y el SECOP II.
La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente- no

realiza ningún tipo de modificación ni certificación sobre los datos publicados en el
portal, dado que la calidad y la veracidad de estos es responsabilidad de las
Entidades Estatales cuando publican sus Procesos de Contratación. Los conjuntos

de datos son actualizados el día hábil anterior a la consulta realizada por el

interesado, y su estructura es revisada y actualizada anualmente por esta Agencia.
Para acceder a la información contenida en los mencionados grupos de datos no

se requiere realizar una solicitud a la Agencia. El interesado puede acceder
directamente a ella, dirigiéndose al portal para obtenerla. En caso de que la
información sea solicitada a la Agencia Nacional de Contratación Pública -
Colombia Compra Eficiente-, esta remitirá al peticionario al portal de datos abiertos
para que realice directamente la búsqueda, entendiéndose de esa manera
atendida su petición.
El acceso y uso abierto de la información del sistema de compras públicas, a través

de los datos expuestos, genera oportunidades económicas para las Entidades del
Estado y las empresas del país, permitiéndoles la toma de decisiones de negocio
basadas en datos reales del comportamiento del mercado. Asimismo, facilita el
desarrollo de actividades de investigación relacionadas con el comportamiento
de la contratación pública.
Con el fin de potencializar las oportunidades antes señaladas, la Agencia Nacional

de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente- ofrece capacitaciones
para el uso de los datos abiertos de la contratación, cuyo calendario se puede
consultar en la página web, en el siguiente enlace:
https://www.colombiacompra.gov.co/ciudadanos/calendario. En este sentido, se
recomienda la inscripción previa en el enlace dispuesto por la Agencia para
participar activamente en las capacitaciones que programa esta entidad.
De la misma manera, en el «Manual de los Datos Abiertos del Sistema de Compra

Pública» se explica cómo las Entidades Estatales pueden extraer la información que
reposa en el portal de datos abiertos, en particular, la información de los procesos
de contratación publicados en el SECOP. Este Manual se puede encontrar en el
siguiente enlace:
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/cc
e_manual_datos_abiertos.pdf.
Adicionalmente, la Agencia ha generado una serie de herramientas de

visualización que permiten explorar aspectos generales del sistema que compras

públicas. A modo de ejemplo, está el “Tablero de control de pliegos tipo” que

permite realizar un seguimiento en la implementación de los documentos tipo por
parte de las entidades obligadas a utilizarlos, así como de las principales variables
enfocadas a demostrar la efectividad del instrumento. Asimismo, se exponen
herramientas que se encuentran a disposición de la de ciudadanía, como por
ejemplo el visualizador de Planes Anuales de Adquisiciones de las Entidades
Estatales, el panorama de las empresas MiPymes como proveedoras del Estado o
el análisis de los contratos de prestación de servicios celebrados con personas
naturales implementando un enfoque de género. La consulta de estas y otras
herramientas se puede realizar en el siguiente enlace de la página web:
https://www.colombiacompra.gov.co/content/analisis-de-datos-de-compra-
publica.
De acuerdo con el valor que puede generarse con los datos producidos y
recolectados en el desarrollo de actividades es fundamental la publicación de los
procesos de contratación ejecutados con recursos públicos. En este sentido, es
necesario que las entidades verifiquen la fuente de los recursos con la cual se
ejecuta el proyecto, de tal manera que en el SECOP se publique toda la
contratación realizada con recursos públicos, independientemente del régimen de
contratación de la entidad que adelanta el proceso.
En todo caso se aclara que, si bien a plataforma de datos abiertos se nutre de la

fuente primaria del SECOP, su administración corresponde a MINTIC, no a la
Agencia.
Documento CONPES No. 3920 del 17 de abril de 2018 – Política

Nacional de Explotación de Datos (Big Data)
Documento CONPES 3975 del 8 de noviembre de 2019 - Política

Referencia
Nacional para la Transformación Digital e Inteligencia Artificial
Normativa
Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente,

Manual de Datos Abiertos del Sistema de Compra Pública.
7. MODELO DE ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente-

estructuró un modelo de implementación de lineamientos y prácticas de
abastecimiento estratégico para los procesos de compra pública por parte de
entidades del orden nacional y territorial. Este Modelo de Abastecimiento
Estratégico proporciona a las entidades una estructura metodológica para
identificar oportunidades de generación de valor, nuevas fuentes de
abastecimiento, definir estrategias de adquisición de bienes y servicios y desarrollar
habilidades de gestión a los procesos de compra para lograr un mayor valor por
dinero. Su propósito es transformar los procesos de compras, aportando buenas
prácticas, mejorar los procesos de adquisición de las entidades y profesionalizar la
función de compra pública, enfocando a los responsables de los procesos hacia
una visión estratégica de compra.
El modelo busca atender desafíos de la contratación estatal en Colombia, como

son la falta de conocimiento y capacitación de los responsables de la función de
compra pública en las entidades, la pérdida de oportunidades de generación de
valor en las negociaciones, la carencia de visión estratégica en la planeación y
ejecución del gasto, necesidad de mayor transparencia y visibilidad de los
procesos, y la carencia de herramientas de calidad y confiables para consulta y
análisis de datos, entre otros.
El abastecimiento estratégico se basa en el análisis y procesamiento de datos e

información disponible para mejorar los procesos de compras, mediante un
enfoque metodológico que se enfoca en el desarrollo de la planeación de la
contratación, desde la identificación de la necesidad y durante la estructuración
del proceso de compra pública. El Modelo de Abastecimiento Estratégico puede
consultarse en la página web de la Entidad:
https://www.colombiacompra.gov.co/colombia-compra/modelo-de-
abastecimiento-estrategico.
Entre los beneficios que se buscan con la implementación de buenas prácticas de

abastecimiento estratégico se encuentran: incrementar la visibilidad y
transparencia de los procesos de compras públicas, alinear los procesos con
buenas prácticas en materia de compras con perspectiva social, sostenibles y
responsables con el ambiente; optimización de los procesos para generar mayor
eficiencia, agilidad y competitividad, identificación y gestión de riesgos asociados

en la contratación y suministro de bienes y servicios a entidades estatales,

diversificación de las bases de proveedores, así como la generación de valor
mediante el ahorro en costos evitados.
El Modelo de Abastecimiento Estratégico hace parte de la Política de Compras y

Contratación Pública, y se articula con las demás buenas prácticas y herramientas
usadas en los procesos de compra y contratación estatal que han sido
desarrolladas por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia
Compra Eficiente-, con el fin de generar una mayor eficiencia, transparencia y
optimización de los recursos del Estado. Asimismo, se aclara que la implementación
del Modelo de Abastecimiento Estratégico no constituye un nuevo trámite, sino la
incorporación de buenas prácticas en el sistema de compras y contratación
pública.
8. DOCUMENTOS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN
Se adoptan las siguientes directrices sobre el manejo que las Entidades Estatales
deben dar a los documentos presentados por los proponentes en Procesos de
Contratación:
8.1. Apostilla o legalización de Documentos Públicos
Todos los documentos expedidos en el exterior por un funcionario público en

ejercicio de sus funciones o por un particular en el ejercicio de funciones públicas,
deben ser apostillados o legalizados por la Entidad competente desde el país de
origen, para que puedan surtir efectos legales en Colombia. En armonía con lo
anterior, los documentos públicos expedidos en el exterior, por un país signatario de
la Convención de La Haya de 1961, sobre la abolición del requisito de legalización,
deben apostillarse; en cambio, los documentos públicos expedidos en el exterior,
por un país signatario de la Convención de Viena de 1963, deben legalizarse.
Para el trámite de apostilla o legalización de dichos documentos, debe tenerse en

cuenta lo establecido en la Resolución No. 1959 del 3 de agosto de 2020, “Por la
cual se dictan disposiciones en materia de apostilla y de legalización de
documentos y se deroga la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018”,

expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, o

la norma que la adicione, modifique o sustituya.
Por otro lado, los documentos privados expedidos en el exterior no requieren ser
apostillados o legalizados. Sin perjuicio de lo anterior, de acuerdo con la Resolución
del párrafo precedente, para efectos de apostilla o legalización, los documentos
privados deberán contener certificación oficial de un servidor público o de un
particular en ejercicio de funciones públicas, que avale la firma o la entidad que lo
emite.
Cuando en un Proceso de Contratación un proponente presenta un documento

público legalizado de acuerdo con la Convención de la Haya, la Entidad Estatal
no debe solicitar legalizaciones, autenticaciones o ratificaciones adicionales de
ninguna autoridad nacional o extranjera, puesto que el trámite de la Apostilla es
suficiente para certificar por sí mismo la autenticidad.
De acuerdo con el Manual para el Funcionamiento Práctico de la Convención de

la Haya4 el país de origen del documento puede tener una autoridad que verifica
y certifica ciertos documentos públicos (autoridad intermedia) y otra autoridad
centralizadora que es quien emite la Apostilla. En consecuencia, las Entidades
Estatales deben aceptar la Apostilla expedida por la autoridad centralizadora
correspondiente.
8.2. Presunción de Autenticidad de los Documentos y Valor probatorio

de las copias
Los documentos públicos y privados se presumen auténticos. Las Entidades

Estatales no deben solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación
personal o trámites adicionales para documentos aportados a Procesos de
Contratación, excepto cuando la ley lo exige expresamente.
Los poderes especiales para actuar en los Procesos de Contratación deberán

presentarse conforme lo establezca la normativa vigente, por lo que requieren nota

de presentación personal, de conformidad con el artículo 5 del Decreto Ley 019 de

2012.
Los proponentes pueden aportar a los Procesos de Contratación los documentos

públicos o privados en copia simple. Las copias de los documentos también gozan
de presunción de autenticidad y su valor probatorio es el mismo del original,
excepto cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o
de una determinada copia.
En los pliegos de condiciones y en las invitaciones a participar en Procesos de

Contratación, cuando la ley exija expresamente autenticaciones, reconocimiento,
presentación personal o trámites adicionales, el proponente puede presentar con
la oferta documentos en copia simple y aportar el documento con la exigencia
legal correspondiente dentro del plazo previsto para la subsanación.
8.3. Documentos en Poder de las Entidades Estatales
Las Entidades Estatales no deben solicitar a los proponentes documentos que están
en su poder.
Si un documento acredita una circunstancia aplicable a varios o a todos los

proponentes en un Proceso de Contratación, basta con que un proponente lo
aporte para que la Entidad Estatal verifique el requisito respecto de todos los
proponentes a quienes corresponda tal documento.
8.4. Documentos en idioma extranjero
Para que los documentos en un idioma distinto al castellano puedan ser apreciados
en el Proceso de Contratación deben ser presentados en su lengua original junto
con la traducción oficial al castellano. El proponente puede presentar con la oferta
documentos con una traducción simple y entregar la traducción oficial al
castellano dentro del plazo previsto para la subsanación. La traducción oficial debe
ser el mismo texto presentado.
En el caso de documentos especializados, como, por ejemplo, especificaciones o

fichas técnicas, que en el mercado sean de amplia utilización y aceptación en

idioma distinto al castellano, las Entidades Estatales podrán establecer en los

Documentos del Proceso la posibilidad de que sean aportados en su lengua original
acompañados de una traducción simple al castellano, cuando así lo considere
conveniente de conformidad con el estudio del sector realizado.
Ley 455 de 1998

Ley 1437 de 2011 – Numerales 3 y 5 del artículo 9 y artículo 40.
Referencia
Decreto Ley 019 de 2012, artículos 5, 6, 9, 25 y 36
Normativa
Ley 1564 de 2012, artículos 244, 245, 246 y 251 y 260.
Ministerio de Relaciones Exteriores – Resolución No. 1959 del 03 de agosto de 2020
9. ACREDITACIÓN DE LA SITUACIÓN MILITAR
La situación militar se acredita resuelta o definida cuando el ciudadano posee

tarjeta de reservista militar –primera o segunda clase–, el certificado digital o cédula
militar de que de que tratan los artículos 35, 40 y 41 de la Ley 1861 de 2017. En virtud
de lo dispuesto en el artículo 42 de la Ley 1861 de 2017, la regla general es que la
definición de la situación militar debe acreditarse para acceder al trabajo, ya sea
para ejercer cargos públicos, trabajar en el sector privado o celebrar contratos de
prestación de servicios como persona natural, con cualquier entidad de derecho
público.
No obstante, el inciso segundo del artículo 42 de la Ley 1861 de 2017 permitió el

acceso temporal al trabajo a quienes no hayan definido su situación militar, pero
hayan sido declaradas no aptas, exentas o hayan superado la edad máxima de
incorporación a filas, obtendrá automáticamente los beneficios de la norma cita
en lo referente al plazo de dieciocho (18) meses para definir su situación militar, una
vez se vincule laboral o contractualmente.
El beneficio contemplado en el artículo 42 de la Ley 1861 de 2017 resulta aplicable

a los contratos de prestación de servicios que suscriban las entidades públicas con
las personas naturales que cumplan con las condiciones establecidas en la norma.
Sin embargo, el alcance de esta regla debe interpretarse en armonía con lo
dispuesto en el artículo 2.3.1.4.9.3 del Decreto 1070 de 2015, el cual le impone la
obligación a quien vaya a realizar la respectiva vinculación de consultar el estado
de la definición de la situación militar a través del portal web dispuesto por el
Ministerio de Defensa Nacional - Comando de Reclutamiento y Control Reservas

del Ejército Nacional Así, si al momento de la consulta el ciudadano que figure

como no apto, exento o que supere la edad máxima de incorporación aparecerá
en el Sistema de Información de Reclutamiento como en «liquidación»,
Por el contrario, si se indica que el ciudadano al momento de la consulta no se

encuentra inscrito o la leyenda que arroja el portal web indica que su estado es
«citado a primer examen», «citado a concentración» o «remiso», no podrá acceder
a los beneficios que contempla el artículo 42 de la Ley 1861 de 2017, salvo que dé
inicio al proceso de definición del estado de la situación militar y sea clasificado en
el sistema dentro de la población beneficiaria de dicha regla excepcional.
En conclusión, los ciudadanos que pretendan suscribir un contrato de prestación

de servicios con una Entidad Estatal podrán acreditar su situación militar de la
siguiente manera:
i) copia de la libreta militar; o ii) certificación provisional en línea la cual acreditará

que su situación militar se encuentra en trámite; o iii) declaración juramentada, en
la que el ciudadano manifiesta que ha realizado5 las actuaciones tendientes a
definir su situación militar –esta puede materializarse en virtud del principio
constitucional de buena fe a través de cualquier documento que allegue el
ciudadano con la respectiva declaración o, incluso a través de formatos
estandarizados por la Entidad Estatal para dicho fin–; o iv) cualquier otro medio de
prueba que resulte conducente para demostrar que la persona con la que se va a
suscribir el contrato es beneficiario de la prerrogativa establecida en el artículo 42
de la Ley 1861 de 2017 y ha adelantado actuaciones tendientes a definir su
situación militar.
La Entidad Estatal contratante deberá estudiar los medios de prueba presentados

por el ciudadano, analizando si este cumple o no con los presupuestos indicados
en el segundo inciso del artículo 42 de la Ley 1861 de 2017.
No están obligados a cumplir con esta acreditación las personas naturales mayores
de 50 años.

El plazo máximo de dieciocho (18) meses para definir la situación militar, contados
a partir de la fecha de vinculación laboral, solo es aplicable a las personas
declaradas no aptas, exentas de prestar el servicio militar, que hayan superado
la edad máxima de incorporación a filas o que hayan sido aptas pero exoneradas
de pagar la cuota de compensación militar6, pues únicamente estas personas
podrán acceder temporalmente a un empleo sin haber definido su situación militar.
Referencia Ley 1861 de 2017, artículos 11, 35, 40 y 42.

Normativa Corte Constitucional. Sentencia C-277 de 2019.
10. ACREDITACIÓN DE LA FORMACIÓN ACADÉMICA
Las Entidades Estatales pueden establecer como requisito mínimo para participar
en los Procesos de Contratación o como factor técnico puntuable7 una formación
académica determinada del proponente o de quienes estarán a cargo de la
ejecución del contrato en los Documentos del Proceso.
10.1. Requisitos para el Ejercicio de Determinadas Profesiones
Determinadas profesiones están sujetas a normas especiales que regulan su

ejercicio y requieren tarjeta o matrícula profesional u otros requisitos para su
ejercicio. Si el objeto del contrato requiere el ejercicio de profesiones o actividades
sujetas a regulación, la Entidad Estatal debe identificar en la etapa de planeación
del Proceso de Contratación los casos en los cuales, el contratista o alguno de los
integrantes de su equipo de trabajo o la actividad requerida, debe cumplir los

requisitos previstos en la normativa para el ejercicio de una profesión o actividad

determinada y hacer la verificación correspondiente en la etapa de selección8.
10.2. Cómputo de Experiencia profesional
El Decreto – Ley 019 de 2012 establece que, para el ejercicio de diferentes

profesiones acreditadas por el Ministerio de Educación Nacional, la experiencia
profesional se computará a partir de la terminación y aprobación del pénsum
académico de educación superior; exceptuando de esta condición las
profesiones relacionadas con el sistema de seguridad social en salud, en las cuales
la experiencia profesional se computa a partir de la inscripción o registro
profesional.
Sin perjuicio de lo anterior, de acuerdo con la Ley 2043 de 2020,

independientemente de que se hayan realizado antes o después de la aprobación
del respectivo pénsum, también deberán ser contadas como experiencia
profesional y/o relacionada las prácticas laborales que a modo de actividad
formativa realicen los estudiantes de pregrado en las modalidades de formación
profesional, tecnológica o técnica profesional, siempre que encuadren en la
definición del artículo 3 de dicha ley. El tiempo cursado por el estudiante como
práctica laboral deberá ser certificado por la entidad beneficiaria y sumado a la
experiencia profesional.
10.3. Acreditación de la Formación Académica
El proponente puede acreditar la formación académica en Colombia con la

presentación del diploma, acta de grado o los certificados expedidos por el centro
educativo.
El proponente puede acreditar la formación académica adquirida en el exterior

con (i) copia del diploma expedido por el centro educativo y la descripción del
programa correspondiente que permita conocer el nivel de los estudios de acuerdo

con la Clasificación Internacional Normalizada de Educación – CINE o, (ii) la

convalidación correspondiente.
La Entidad Estatal debe establecer en los Documentos del Proceso el nivel de

educación requerido y señalar los códigos equivalentes en la Clasificación
Internacional Normalizada de la Educación en los términos del manual que se
puede consultar en el siguiente link: http://unesdoc.
unesco.org/images/0022/002207/220782s.pdf.
Ley 80 de 1993, artículo 24 numeral 5.

Referencia Ley 1150 de 2007, artículo 5.
Normativa Decreto Ley 019 de 2012, artículo 229.
Ley 2043 de 2020, artículos 1 al 6.
11. APERTURA DE OFERTAS
11.1. Acta de cierre del proceso de selección
Cuando el Proceso de Contratación se publique en SECOP I, vencido el término

para presentar ofertas, la Entidad Estatal –sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo
2.2.1.1.2.2.5 del Decreto 1082 de 2015– puede realizar la apertura de las propuestas
en presencia de los proponentes o veedores que deseen asistir, y elaborar un acta
de cierre en la cual conste la fecha y hora de recibo de las ofertas, indicando el
nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales. Además, el
acta de cierre puede incluir datos generales de las propuestas, como, por ejemplo,
la presentación o no de la garantía de seriedad de la oferta, en caso de que se
haya requerido, o el valor ofertado, salvo en aquellos casos en que se presente
sobre económico que deba permanecer cerrado. Elaborada el acta de cierre
deberá publicarse en SECOP I en el término correspondiente.
En los procesos realizados en SECOP II la apertura de ofertas se habilita una vez se

cumple la fecha de cierre dispuesta en el cronograma, momento a partir del cual
la plataforma permite abrir las ofertas. Para realizar la apertura se debe ingresar a
la sección «lista de ofertas» del área de trabajo del proceso, donde aparece el
botón «Apertura de ofertas». La plataforma muestra un panel con las ofertas

presentadas, en cual se debe hacer clic en «Iniciar» y luego en «Abrir sobres», para
que la plataforma desencripte las ofertas. Luego de abrir los sobres la entidad debe
publicar el acta de cierre, para lo que se debe hacer clic en «Publicar/Actualizar
lista de oferentes», abriéndose una ventana emergente con la lista de proveedores
que presentaron oferta en el procedimiento, la fecha y hora de llegada de cada
oferta. Al hacer clic en el botón «Publicar/Actualizar lista de oferentes» la
plataforma genera y publica automáticamente la lista de oferentes, la cual hace
las veces de acta de cierre, por lo que no se requiere de la presencia de los
proponentes.
11.2. Publicación de las ofertas
Con fundamento en el principio de transparencia y publicidad de las actuaciones

públicas, las Entidades Estatales después de ocurrido el cierre del Proceso deben
entregar las copias que se soliciten de las ofertas recibidas o publicar las ofertas en
SECOP II, salvo aquella información sujeta a reserva legal.
En los Procesos de Contratación que se publiquen en SECOP I, las Entidades

Estatales expedirán, a costa de aquellas personas que demuestren interés legítimo,
copia de las actuaciones y propuestas recibidas, respetando la reserva de que
gocen legalmente las patentes, procedimientos y privilegios.
En los Procesos de Contratación que se adelanten en SECOP II, la Entidad Estatal

dará a conocer las ofertas presentadas en el Proceso de Contratación, haciendo
clic en la opción «publicar ofertas» para que sean visibles a todos los proponentes.
Para los casos en los eventos en los que se presenten información documentos con
información con carácter con reservado o datos sensibles, SECOP II antes de
publicar las ofertas, brinda a las entidades la opción de calificar dicha información
como confidencial, lo cual impide que los documentos se publiquen.
Ley 80 de 1993, artículo 23, 24, numerales 3 y 4.

Ley 1712 de 2014, artículos 2, 18, 19.
Referencia
Ley 1581 de 2012, artículos 3 y 5.
Normativa
Ley 1437 de 2011, artículo 25 modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
Decreto 1082 de 2015, artículos 2.2.1.2.1.5.2. y 2.2.1.1.2.2.5.
Decreto 1377 de 2013, artículo 3, numeral 3.

12. EVALUACIÓN DE OFERTAS Y SUBSANABILIDAD
A continuación, se establecen orientaciones sobre la evaluación y subsanabilidad

de las ofertas en los Procesos de Contratación:
12.1. Requisitos y Documentos Subsanables
La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura

contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las
propuestas, no servirán de argumento suficiente para el rechazo de los
ofrecimientos hechos, de acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150
de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018.
En consecuencia, por regla general, las Entidades Estatales deben solicitar a los
proponentes subsanar los requisitos de la oferta que no afecten la asignación
de puntaje, y estos pueden subsanar tales requisitos hasta el término de traslado
del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección.
Sin embargo, la regla respecto al término para subsanar tiene una regulación
especial en aquellos procesos de selección en que se utilice el mecanismo de
subasta y en la modalidad de mínima cuantía.
En los procesos en que se utilice el mecanismo de subasta se establece que dichos

documentos deberán ser solicitados por las entidades estatales hasta el momento
previo a la realización de la subasta. Lo anterior implica que las entidades podrán
establecer dentro del pliego de condiciones un periodo dentro del cual los
proponentes deberán realizar tal subsanación o, en su defecto, requerir por
separado o conjuntamente a los proponentes para que subsanen los respectivos
documentos, fijándoles un término razonable, el cual en todo caso no podrá
exceder el momento previo al inicio de la audiencia de subasta.
En cuanto al procedimiento de mínima cuantía, el Decreto 1082 de 2015, en su

artículo 2.2.1.2.1.5.2., numeral 5° –modificado por el Decreto 1860 de 2021–,
establece que las entidades estatales establecerán un término preclusivo en la
invitación para recibir los documentos subsanables, frente a cada uno de los

requerimientos. Adicionalmente, prescribe que en el evento en que no se

establezca dicho término, los proponentes podrán subsanar sus ofertas hasta antes
que finalice el traslado del informe de evaluación. Ahora bien, cabe destacar que
en esta modalidad de selección la entidad debe revisar las ofertas económicas y
verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. En el
evento que esta no lo haga, la entidad debe verificar el cumplimiento de los
requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así
sucesivamente. Lo anterior, sin perjuicio de otorgar la oportunidad para subsanar
en los términos explicados.
De otro lado, cabe destacar que de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1882
de 2018, durante el término otorgado para subsanar, los proponentes no podrán
acreditar circunstancias ocurridas luego del cierre del proceso. De esta manera, es
subsanable la prueba de todas las circunstancias ocurridas antes del vencimiento
del término para presentar las ofertas, por lo que no se podrán acreditar
circunstancias ocurridas con posterioridad a dicho momento.
Lo anterior quiere decir que no es la prueba lo que debe ser anterior al cierre del
proceso, sino el hecho que ella acredita. En ese sentido, ante la solicitud de la
Administración de subsanar un requisito, el documento podría estar fechado con
posterioridad al vencimiento del término para recibir propuestas, con la condición
de que el hecho que acredite haya ocurrido antes, esto es, que no sea una
circunstancia ocurrida con posterioridad al cierre del proceso. Un mejor
entendimiento del significado de la expresión «circunstancias ocurridas con
posterioridad al cierre del proceso» implica distinguir entre la prueba de un hecho
y el hecho mismo. En el caso de la subsanabilidad de las ofertas, una cosa es el
requisito habilitante o el elemento de la propuesta que permite cumplir
determinada exigencia del pliego de condiciones –o documento equivalente– y
otra su prueba. Lo que prohíbe la norma es que se subsanen requisitos que no
estaban materialmente cumplidos al momento del cierre del proceso.
De este modo, serán rechazadas las ofertas de aquellos proponentes que no

suministren la información y la documentación solicitada por la Entidad Estatal
dentro de los plazos señalados anteriormente. Sin embargo, las Entidades Estatales
no podrán rechazar la oferta cuando soliciten documentos que no son esenciales
o necesarios para la comparación de las mismas y que no tienen el carácter de

habilitantes, sino que son requeridos para la celebración del contrato o para su
registro presupuestal, tales como la certificación bancaria, el RUT, el RIT, el formato
SIIF, entre otros.
De acuerdo con el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, en el proceso de licitación

pública el término de traslado del informe de evaluación es de cinco (5) días
hábiles. Los artículos 2.2.1.2.1.2.20 y 2.2.1.2.1.3.2. del Decreto Reglamentario 1082
de 2015 establecen que, en el proceso de selección abreviada de menor cuantía,
en el proceso de concurso de méritos, respectivamente, el término de traslado del
informe de evaluación es de tres (3) días hábiles y en los procesos de mínima
cuantía el numeral 6 del artículo 2 del Decreto 1860 del 2021 establece la
publicación del informe de evaluación durante mínimo un (1) día hábil antes de
realizar la aceptación de oferta seleccionada.
En el evento en que la Entidad Estatal no haya otorgado la posibilidad de subsanar

al proponente oportunamente, esto es, en el informe de evaluación o en un
momento anterior, se recomienda requerir a ese proponente otorgándole un
término igual al establecido para el traslado del informe de evaluación, con el fin
de que los allegue. En caso de que sea necesario, la Entidad Estatal ajustará el
Cronograma.
12.2. Inscripción en el RUP
Las cámaras de comercio, de acuerdo con el artículo 6.1. de la Ley 1150 de 2007 y
con el artículo 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto Reglamentario 1082 de 2015 verifican y
certifican los requisitos habilitantes de experiencia, capacidad jurídica, capacidad
financiera y de organización. Conforme con el numeral 6.3. de la Ley 1150 de 2007,
la cámara de comercio verifica la información aportada por la proponente y
publica el acto de inscripción del Registro Único de Proponentes –RUP–, contra el
que cualquier persona puede interponer el recurso de reposición dentro de los diez
–10– días hábiles siguientes contados a partir de su publicación, posibilidad que es
aplicable frente a la inscripción, renovación o actualización.
La inscripción en el RUP, cuando es obligatoria, constituye un requisito que habilita

la capacidad jurídica de las personas para celebrar los contratos estatales. Por

tanto, cuando este no se cumple por no existir o por no producir efectos mientras
carece de firmeza, impide que las personas puedan suscribir contratos con el
Estado válidamente. Así las cosas, la firmeza del RUP es una condición de
ejecutoriedad para consolidar los efectos del acto administrativo de inscripción. En
tal sentido, la inscripción debe estar en firme antes del cierre del proceso.
Podrá demandarse la nulidad del acto administrativo que realiza la inscripción en

el RUP, sin que la presentación y admisión de la demanda suspenda la inscripción
de este, salvo su suspensión provisional como medida cautelar.
12.3. Renovación y firmeza del RUP
El artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto Reglamentario 1082 de 2015 establece que las
personas inscritas en el RUP deben presentar la información para renovar su registro
a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año, pues de lo contrario
cesan los efectos del RUP.
Al cierre del procedimiento de selección, es decir, hasta el plazo para presentar

ofertas, el RUP debe encontrarse vigente, esto es, que el proponente haya
presentado la información para renovar el registro en el término anteriormente
establecido.
Tratándose del trámite de renovación, la persona que haya presentado la

información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de
abril, cumpliendo con el requisito exigido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto
Reglamentario 1082 de 2015, puede participar en los procedimientos de selección,
debiéndose tener en cuenta la información antigua, esto es, la información que
estuviera en firme antes del cierre del proceso. Así, en el periodo comprendido
entre el momento de la solicitud de renovación y el momento en que adquiera
firmeza la información renovada, debe emplearse la información del RUP que está
en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no habrían cesado
y se encontraría vigente. En todo caso, la evaluación de las ofertas se realizará con
la información del RUP en firme antes del cierre del proceso.
Para verificar que los efectos del RUP no han cesado, en los eventos que el
proponente presentó la información para renovar su registro, es necesario que el

certificado contenga la anotación de que el inscrito, a más tardar el quinto día

hábil de abril de cada año, radicó ante la cámara de comercio los documentos
para su renovación. En todo caso, si tal circunstancia no estuviese inscrita en el
certificado, podrá acreditarse mediante el medio documental expedido por la
cámara de comercio correspondiente. De este modo, al no existir tarifa legal que
permita establecer la forma de acreditar el trámite de renovación, la entidad
estatal debe verificar que el documento aportado por el proponente ofrezca
certeza sobre el estado del trámite.
La firmeza del acto de inscripción, renovación y actualización del RUP debe
armonizarse con las prescripciones establecidas para la generalidad de los actos
administrativos, esto es, de acuerdo con el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011.
Conforme con lo anterior, la persona natural o jurídica podrá presentarse a los
procedimientos de selección cuanto el acto administrativo que realiza la
inscripción del RUP se encuentra en firme, porque es un requisito para las personas
naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en
Colombia, que aspiran celebrar contratos con las entidades estatales, estar
inscritas en él, salvo las excepciones establecidas en la ley.
12.4. Aplicación obligatoria del RUP en la evaluación de las ofertas por parte
de las entidades sometidas al EGCAP
Las entidades sometidas a la Ley 80 de 1993 deberán verificar el cumplimiento de

los requisitos habilitantes, teniendo en cuenta la información que reposa en el
certificado del Registro Único de Proponentes, dado que este documento
constituye plena prueba de la información que contiene, tal como lo establece el
artículo 6.1 de la Ley 1150 de 2007. En todo caso, estos requisitos deberán ser
proporcionales al procedimiento de contratación.
De esta forma, la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad

financiera y de organización de los proponentes deberán verificarse
exclusivamente mediante el Registro Único de Proponentes, pues este documento
es plena prueba de la información financiera, de organización, de experiencia y
de capacidad acreditada por la persona natural o jurídica.
No obstante, el RUP no es exigible en algunos procedimientos de contratación,

como en la contratación directa, la mínima cuantía, la prestación de servicios de

salud, enajenación de bienes del Estado, la adquisición de productos de origen o

destinación agropecuaria ofrecidos en bolsas de productos, los contratos de
concesión y los contratos que celebren las empresas industriales y comerciales del
Estado y las sociedades de economía mixta, que tengan por objeto el desarrollo
de sus actividades industriales y comerciales. En los casos anteriormente señalados,
corresponderá a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificación de
las condiciones de los proponentes. Asimismo, tampoco es obligatoria la exigencia
del RUP para celebrar los contratos de que trata del Decreto 092 de 2017, de
acuerdo con su artículo 10.
Las excepciones deben ser establecidas por el legislador y se rigen por una
interpretación restrictiva, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto
1082 de 2015.
12.5. Garantía de seriedad de la oferta
De acuerdo con el parágrafo 3° del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, adicionado

por la Ley 1882 de 2018, la no entrega de la garantía de seriedad de la oferta junto
con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma.
El legislador previó que lo insubsanable es no aportar la garantía junto con la

propuesta. Sin embargo, no se pronunció sobre los casos en los que se presenta
una garantía que evidencia ciertas falencias, como, por ejemplo, un error en el
valor asegurado o en la vigencia de los amparos. De lo anterior se deriva que
supuestos distintos a la falta de presentación de la garantía de seriedad de la
oferta, esto es, cuando a la garantía presentada es posible realizarle ajustes, deben
regirse por la regla general de la subsanabilidad.
12.6. Informe de evaluación
Las Entidades Estatales deben publicar el informe de evaluación que contiene los
requisitos habilitantes y los que son objeto de puntuación. A este informe se le debe
dar el término de traslado correspondiente, según la modalidad de selección. Al
finalizar el término de traslado, la Entidad deberá actualizar el informe de
evaluación conforme con los documentos subsanados y observaciones recibidas,

y deberá darlo conocer a los oferentes, sin perjuicio de las reglas especiales que se
presentan en diferentes modalidades de selección.
12.7. Informe de evaluación en procedimientos de licitación pública para

seleccionar contratistas de obra
De conformidad con el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1882

de 2018, en los procedimientos de licitación pública para seleccionar contratistas
de obra, la oferta está conformada por dos sobres: un primer sobre en el cual
deberán incluirse los documentos relacionados con el cumplimiento de los
requisitos habilitantes, así como los requisitos y documentos a los que se les asigne
puntajes diferentes a la oferta económica. El segundo sobre deberá incluir
únicamente la propuesta económica de conformidad con todos los requisitos que
se exigen en el pliego de condiciones.
En los procesos de licitación para seleccionar contratistas de obra pública, las

entidades deben publicar el informe de evaluación relacionado con los
documentos de los requisitos habilitantes y aquellos que sean objeto de evaluación
diferente a la oferta económica, de acuerdo el plazo regulado en el pliego de
condiciones. Posteriormente, el informe permanece publicado en el SECOP
durante cinco (5) días hábiles, término hasta el cual los proponentes podrán realizar
las observaciones que consideren y entregar los documentos y la información
solicitada por la entidad estatal. Al finalizar el plazo, la entidad se pronunciará sobre
las observaciones y la información recibida, por lo que publicará el informe final de
evaluación de los requisitos habilitantes y aquellos que sean objeto de puntaje
distintos de la oferta económica.
De conformidad con la Ley 1882 de 2018, la audiencia de adjudicación es el

momento en el cual los proponentes pueden presentar observaciones al informe
de evaluación actualizado y estas deben resolverse en la misma. Es decir, que este
es el traslado de las nuevas circunstancias contenidas en el informe de evaluación
actualizado, sin que esto implique una nueva oportunidad para subsanar requisitos
habilitantes. En todo caso, la Entidad Estatal es autónoma para recibir
observaciones en una fecha anterior, sin que elimine la oportunidad que tienen los
oferentes de realizar las observaciones al informe ajustado en la audiencia de
adjudicación.

En el evento en que la Entidad Estatal no haya otorgado oportunamente la

posibilidad de subsanar al proponente –esto es, en el informe de evaluación o en
un momento anterior durante la evaluación de las ofertas–, se recomienda requerir
a ese proponente otorgándole un término igual al establecido para el traslado del
informe de evaluación, con el fin de que subsane. En caso de que sea necesario,
la Entidad Estatal ajustará el Cronograma.
En la audiencia de adjudicación, una vez ha quedado en firme el informe final de

evaluación del primer sobre correspondiente a los requisitos habilitantes y los
requisitos objeto de puntuación distintos de la oferta económica, la Entidad Estatal
dará apertura al segundo sobre que contiene la oferta económica. Luego de esto
realizará su evaluación respectiva y correrá traslado a los proponentes habilitados
dentro de la misma audiencia, por un término razonable, para que realicen
observaciones solamente acerca de la evaluación de las ofertas económicas, de
manera que con posterioridad se establezca el orden de elegibilidad.

Ley 1150 de 2007, artículo 5, parágrafo 1º y 3º y artículo 6º.
Referencia
Decreto 1082 de 2015, artículos 2.2.1.1.1.5.1., 2.2.1.1.1.5.2. 2.2.1.1.1.5.3. 2.2.1.2.1.2.20,
Normativa
2.2.1.2.1.3.2, 2.2.1.2.1.5.2
Decreto 092 de 2017, artículo 10.
13. DOCUMENTOS TIPO
La Ley 2022 de 2020 asignó la competencia a la Agencia Nacional de Contratación

Pública – Colombia Compra Eficiente de adoptar documentos tipo que serán de
obligatorio cumplimiento en la actividad contractual de todas las entidades
sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Dentro de estos documentos tipo se establecen los requisitos habilitantes, los
factores técnicos, económicos y otros factores de escogencia, así como aquellos
requisitos que, previa justificación, representan buenas prácticas contractuales que
procuren el adecuado desarrollo de los principios que rigen la contratación
pública.

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente-, al

estandarizar los mencionados requisitos, fomenta la pluralidad de oferentes,
incrementa la transparencia, reduce la eventual manipulación de los Procesos de
Contratación y disminuye el riesgo de colusión en la contratación estatal. Además,
se fomenta la inclusión de reglas objetivas que promueven la selección objetiva del
proceso y garantizan la aplicación uniforme de las reglas jurídicas en materia de
contratación estatal, lo que facilita el control administrativo (fiscal y disciplinario),
judicial (penal y administrativo) y ciudadano de la actividad administrativa y del
gasto público.
Con fundamento en la Ley 2022 de 2020, la Agencia Nacional de Contratación

Pública – Colombia Compra Eficiente- expidió la Resolución 160 de 2020 cuyo
objeto consiste en establecer el procedimiento para implementar los documentos
tipo y definir el sistema para su revisión.
Ahora bien, todas las resoluciones expedidas por esta Agencia, mediante las cuales
se han adoptado los documentos tipo consagran la regla de inalterabilidad. Esta
prohibición consiste en que las entidades estatales no pueden incluir o modificar
en los Documentos del Proceso las condiciones habilitantes, los factores técnicos y
económicos de escogencia y los sistemas de ponderación distintos a los señalados
en los documentos tipo. En consecuencia, las condiciones establecidas en estos
documentos son de obligatorio cumplimiento para las entidades sometidas al
Estatuto General de Contratación de la Administración Pública que adelanten
procesos que deban regirse por su contenido, y no pueden variarse los requisitos
fijados en ellos, salvo en aquellos aspectos en que los documentos tipo lo permitan.
Por su parte, el artículo 56 de la Ley 2195 de 2022 amplió los sujetos obligados a
aplicar los documentos tipo, bajo los presupuestos establecidos en dicha
disposición. De esta manera, con las excepciones previstas en el parágrafo, para
la adquisición de bienes, obras o servicios, las entidades estatales sometidas al
Estatuto General de Contratación de la Administración Pública que celebren
contratos o convenios interadministrativos o de cualquier otra índole, con otra
entidad estatal o con patrimonios autónomos o con personas naturales o jurídicas
de derecho privado, cuyo régimen de contratación sea especial o de derecho
privado, deberán aplicar los documentos tipo adoptados por la Agencia Nacional
de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente.

Para más información de los documentos tipo expedidos por la Agencia Nacional
de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, le recomendamos revisar
la página web de la Agencia, en la sección normativa, documentos tipo. Los cuales
pueden consultarse en el siguiente enlace:
https://www.colombiacompra.gov.co/documentos-tipo/documentos-tipo

Referencia
Normativa
Resolución 160 de 2020
14. OBLIGATORIEDAD DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS
Conforme al inciso segundo del literal a) y j) del artículo 2.2 de la Ley 1150 de 2007,
para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y no
uniformes las entidades deberán hacer uso de procedimientos de subasta inversa
o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de
Acuerdos Marco de Precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de
productos, en las condiciones que disponga el reglamento.
Esta disposición se complementa con el parágrafo 5 ibidem, modificado por el

artículo 41 de la Ley 1955 de 2019, el cual dispone que los Acuerdos Marco de
Precios permiten fijar las condiciones de oferta para la adquisición o suministro de
bienes y servicios de características técnicas uniformes y no uniformes de común
utilización a las entidades estatales durante un período de tiempo determinado, en
la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el
mismo. En este sentido, la selección de proveedores como consecuencia de la
realización de un Acuerdo Marco de Precios les dará a las entidades estatales que
suscriban el acuerdo, la posibilidad que, mediante órdenes de compra directa,
adquieran los bienes y servicios ofrecidos.
Para estos efectos, la norma citada también dispone que «[…] El reglamento
establecerá las condiciones bajo las cuales el uso de acuerdos marco de precios,
se hará obligatorio para todas las entidades sometidas al Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública». Dicho aspecto fue desarrollado
mediante el Decreto 310 del 25 de marzo de 2021, modificado por el Decreto 142

del 1 de febrero de 2023 «Por el cual se reglamenta el artículo 41 de la Ley 1955 de

2019, sobre las condiciones para implementar la obligatoriedad y aplicación de los
Acuerdos Marco de Precios y se modifican los artículos 2.2.1.2.1.2.7. y 2.2.1.2.1.2.12.
del Decreto Reglamentario 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector
Administrativo de Planeación Nacional».
En este contexto, el artículo 2.2.1.2.1.2.7 del Decreto Reglamentario 1082 de 2015

dispone que la implementación de los Acuerdos Marco de Precios por parte de las
entidades sometidas a la Ley 80 de 1993 se hará de manera gradual, de
conformidad con el plan operativo de despliegue definido por la ANCP – CCE.
Asimismo, el artículo 2.2.1.2.1.2.12 dispone que la Agencia también definirá los
lineamientos generales, así como los criterios objetivos y medibles a los cuales
deberán sujetarse las entidades estatales para la adquisición de bienes o servicios
de características técnicas uniformes a través de Bolsas de Productos,
independientemente de que exista o no un Acuerdo Marco de Precios vigente.
De acuerdo con el marco normativo anteriormente expuesto, esta entidad expidió

las Circulares 004, 006 y 008 del 21 de septiembre de 2021, 2 de agosto de 2022 y 30
de diciembre de 2022 respectivamente, por la cual se define la «Obligatoriedad de
los Acuerdos Marco de Precios estructurados por la Agencia Nacional de
Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente por parte de algunas entidades
territoriales y otras instituciones del orden nacional / aplicación del Decreto 310 de
2021».
Dicho documento se encuentra publicado en la página web:

https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/vf_cir
cular_externa_004_de_2021_002_2.pdf, y es un parámetro necesario para los
partícipes del sistema de compras públicas en lo relativo al ingreso gradual y
progresivo de las Entidades Estatales a la Tienda Virtual del Estado Colombiano –
TVEC–, así como para las reglas de decisión para la escogencia del mecanismo
para adquirir bienes y servicios de características uniformes y no uniformes.
Sin perjuicio de lo anterior, el artículo 42 de la Ley 1955 de 2019 adicionó el

parágrafo 3 al artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, el cual regulaba la prevalencia
del Acuerdo Marco de Precios sobre la mínima cuantía. Sin embargo, actualmente

está última modalidad de selección está desarrollada en el artículo 30 de la Ley

2069 de 2020, modificando el numeral 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
En este contexto, el artículo 42 de la Ley 1955 de 2019 fue derogado por la Ley de
Emprendimiento; razón por la cual, en aquellos eventos en que las entidades
estatales deban contratar bienes o servicios de características técnicas uniformes
y no uniformes de común utilización que se encuentren en un Acuerdo Marco de
Precios y cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía, las
entidades deberán realizar la adquisición a través del procedimiento de mínima
cuantía, pues esta modalidad es independiente del objeto contractual9.
Ley 1150 de 2007, literal a) del artículo 2.2

Referencia Ley 1955 de 2019, artículo 49
Normativa Decreto 310 de 2021, artículos 2.2.1.2.1.2.7. y 2.2.1.2.1.2.12.
Circular 004 de 2021
15. CONTRATACIÓN DE ACTIVIDADES DE CIENCIA, TECNOLOGÍA E

INNOVACIÓN
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley 1286 de 2009, las

actividades, contratos y convenios que tengan por objeto la realización de
actividades definidas como de ciencia, tecnología e innovación que celebren las
entidades estatales, continuarán rigiéndose por las normas especiales que les sean
aplicables.
Las actividades de ciencia, tecnología e innovación están previstas en cuatro

cuerpos normativos: i) el Decreto Ley 393 de 1991, que prevé dos formas de
asociación para que las entidades ejecuten actividades científicas y tecnológicas,
proyectos de investigación y creación de tecnologías: a) crear personas jurídicas

civiles, comerciales y sin ánimo de lucro y b) celebrar convenios especiales de

cooperación; ii) el Decreto Ley 591 de 1991, que enlista actividades científicas y
tecnológicas y, a pesar de que su propósito principal era regular las modalidades
específicas de contratos de fomento de esas actividades, con la derogatoria del
artículo 7 que señalaba 10 tipos de contratos, actualmente se encuentran vigentes
3: a) contratos de financiamiento, b) contratos de administración de proyectos y
c) convenios especiales de cooperación; iii) la Ley 1286 de 2009 y iv) el Documento
CONPES 4069 de 2021, donde se define cuáles son estas actividades de los actores
del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación.
En caso de que las Entidades Estatales no tengan certeza sobre la catalogación

de las actividades científicas, tecnológicas y de innovación, deben acudir al
Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación, autoridad competente en la
materia.
15.1. Tipologías contractuales para actividades de ciencia, tecnología e

innovación
Para que proceda la modalidad de selección de contratación directa es necesario

que la Entidad Estatal, conforme a su necesidad, ejecute actividades de ciencia,
tecnología e innovación por medio de la celebración de alguno de los siguientes
tipos de contrato:
a) Convenios especiales de cooperación:
El cual es celebrado para asociar recursos, capacidades y competencias

interinstitucionales, y puede incluir el financiamiento y administración de proyectos.
El convenio especial de cooperación está regulado en los artículos 6, 7 y 8 del
Decreto-Ley 393 de 1991 y en el artículo 17 del Decreto-Ley 591 de 1991.
b) Contratos de financiamiento:
Para financiar actividades científicas, tecnológicas y de innovación, con los

alcances definidos en el artículo 8 del Decreto–Ley 591 de 1991.
c) Contratos de Administración de Proyectos:

Los cuales están regulados en el artículo 9 del Decreto – Ley 591 de 1991 y que
tienen como propósito encargar a un tercero idóneo para llevar a cabo
actividades de ciencia, tecnología e innovación, para la gestión y ejecución de un
proyecto en estas materias
15.2. Régimen contractual
a. Los contratos para la ejecución de programas, proyectos, y actividades de

ciencia tecnología e innovación, pueden celebrarse bajo la modalidad de
contratación directa, de acuerdo con el literal (e) numeral 4 del artículo 2 de
la ley 1150 de 2007 y en el artículo 33 de la ley 1286 de 2009.
b. El convenio especial de cooperación está sujeto a las normas de derecho

privado, de conformidad a lo previsto en el Decreto–Ley 393 de 1991. Si el
convenio respectivo introduce líneas de acción relativas a la administración
de proyectos o financiamiento, se somete al mismo régimen privado del
convenio.
c. Los contratos de financiamiento están sujetos a: (i) las leyes 80 de 1993 y 1150
de 2007 y a sus normas reglamentarias y pueden celebrarse bajo la
modalidad de contratación directa; y (ii) el artículo 8 del Decreto–Ley 591 de
1991.
d. Los contratos de administración de proyectos, previstos en el artículo 9 el

Decreto–Ley 591 de 1991, celebrados de manera independiente a un
convenio especial de cooperación, están sujetos a las Leyes 80 de 1993 y
1150 de 2007, y sus normas reglamentarias, y pueden celebrarse bajo la
modalidad de contratación directa10
Sin perjuicio del régimen aplicable, las Entidades Estatales deben cumplir con la
exigencia previa de valoración de oportunidad y conveniencia de la contratación
15.3. Supervisión e interventoría
El Decreto Ley 393 de 1991, Decreto Ley 591 de 1991 y la Ley 1286 de 2009
determinan el procedimiento de selección aplicable y las actividades que son
consideradas como de ciencia, tecnología e innovación. Sin embargo, tratándose

de interventoría a los contratos de ciencia, tecnología e innovación, ninguna de

las normas vigentes mencionadas consagran una regla especial frente al
procedimiento de selección aplicable y, por tanto, en principio, habrá de aplicarse
el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública o las normas que
lo modifican, a menos que la entidad en el marco de su autonomía y de acuerdo
a la viabilidad jurídica, técnica y financiera determine que el objeto contractual
cumple con las condiciones de aplicabilidad de las normas de ciencia, tecnología
e innovación citadas.
Decreto-Ley 393 de 1991, artículo 2

Referencia Decreto-Ley 591 de 1991, artículo 2
Normativa Ley 1286 de 2009, artículo 18
Documento CONPES 4069 de 2021
16. APLICACIÓN DE LA LEY DE GARANTÍAS
16.1. Restricción para celebrar contratos en la modalidad de contratación

directa
El artículo 33 de la Ley 996 de 2005 prohíbe a todos los Entes del Estado celebrar
contratos en la modalidad de contratación directa durante los cuatro (4) meses
anteriores a la elección presidencial y hasta la fecha en la cual el Presidente de la
República sea elegido. Esta prohibición cobija a todos los Entes del Estado, sin
importar su régimen jurídico, forma de organización o naturaleza, pertenencia a
una u otra rama del poder público o su autonomía. Están incluidas en esta
prohibición las entidades enunciadas en el artículo 68 de la Ley 489 de 1998.
Para los efectos de la Ley de Garantías Electorales, contratación directa es

cualquier sistema de selección o procedimiento de contratación utilizado por las
entidades estatales que no incluya la convocatoria pública en alguna de sus
etapas, ni permita la posible participación de una pluralidad de oferentes11. Por
tanto, durante el periodo en que rige la restricción las entidades pueden seguir
desarrollando procesos de contratación mediante las modalidades competitivas
que resulten procedentes.

El inciso 2 del artículo 33 de la Ley de Garantías consagra excepciones para los

contratos referentes a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito
público, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y
desastres, así como también los utilizados para la reconstrucción de vías, puentes,
carreteras, infraestructura energética y de comunicaciones, en caso de que hayan
sido objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza
mayor, y los que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalarias.
16.2. Restricción para celebrar convenios y contratos

interadministrativos
El parágrafo del artículo 38 de la Ley 996 de 2005 prohíbe a los gobernadores,

alcaldes, secretarios, gerentes y directores de Entidades Estatales del orden
Municipal, Departamental o Distrital celebrar convenios interadministrativos para
ejecutar recursos públicos durante los cuatro (4) meses anteriores a cualquier
elección, sin importar la naturaleza o el orden nacional o territorial de la otra
entidad contratante.
Esta restricción es aplicable tanto a los convenios como a los contratos

interadministrativos, toda vez que, al no existir definición legal que diferencie el
concepto de convenio del concepto de contrato, la denominación prevista por
la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 para tal fin se entenderán en el mismo
sentido. Es así como el Decreto Reglamentario 1082 de 2015 trata indistintamente
a los convenios y contratos interadministrativos, al establecer la contratación
directa como la modalidad de selección para la contratación entre entidades
públicas a través de estas dos figuras jurídicas.
No obstante, por vía jurisprudencial se ha establecido que en los contratos

interadministrativos existe una contraprestación directa a favor de la entidad que
ha entregado el bien o prestado el servicio a la Entidad contratante, habilitado
para ello por su objeto legal como entidad ejecutora, como quiera que las
obligaciones asignadas legalmente a aquella entidad pública están directamente
relacionadas con el objeto contractual. Por su parte, en los convenios
interadministrativos las entidades se asocian con el fin de cooperar en el
cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios
que se hallen a su cargo, sin que exista una contraprestación para ninguna de las

entidades ni la prestación de un servicio a cargo de alguna de ellas y en favor de

la otra parte del convenio12.
En el contexto de la Ley de Garantías, las restricciones además de propender por

la igualdad de los candidatos están encaminadas a evitar que por medio de la
contratación se altere la voluntad popular, lo cual se puede lograr a través de
contratos o convenios. En este sentido, la prohibición que establece el parágrafo
del artículo 38 de la Ley de Garantías consiste en evitar que los recursos del Estado
se ejecuten para lograr apoyos indebidos mediante la suscripción de contratos y/o
convenios, que para efectos de la Ley de Garantías tienen la misma connotación
y propósito.
En cuanto a la aplicación temporal de las restricciones de la Ley de Garantías,

debe tenerse en cuenta que ambas restricciones no son excluyentes, pues en el
período preelectoral para elección de Presidente de la República, a todos los entes
del Estado, incluidos los territoriales, les aplican las restricciones del artículo 33 con
sus excepciones, así como las del parágrafo del artículo 38. Por lo que las
restricciones de la Ley de Garantías pueden aplicarse de manera simultánea.
16.3. Restricción de Ley de Garantías a los contratos de colaboración y

convenios de asociación celebrados en el marco del Decreto 092 de
2017
Se encuentran restringidas las contrataciones que en el marco del Decreto 092 de

2017 se realicen mediante procesos no competitivos, que se asimilan a la
contratación directa, en los periodos en que rija la prohibición del artículo 33 de la
Ley de Garantías. Los procesos competitivos que se adelanten en el marco del
Decreto 092 de 2017 no se encuentran restringidos.
16.4. No aplicación de la Ley de Garantías

No les aplicará la restricción de la Ley de Garantías a los contratos o convenios que

se deben celebrar en virtud de un fallo judicial, puesto que la obligatoriedad y la
fuerza vinculante de las sentencias ejecutoriadas proferidas por los funcionarios
investidos del poder judicial emanan de la autonomía conferida a estos por la
Constitución y del derecho que tienen los ciudadanos al acceso y oportuna
administración de justicia13.
16.5. Prórrogas, modificaciones, adiciones y cesión de contratos durante la

Ley de Garantías
La Ley de Garantías no establece restricciones para las prórrogas, modificaciones

o adiciones, y la cesión de los contratos suscritos antes del periodo electoral,
siempre que tales prórrogas, modificaciones, adiciones y cesiones cumplan los
principios de planeación, transparencia y responsabilidad.
En este sentido, las prórrogas, modificaciones o adiciones, y la cesión de los

contratos suscritos antes del período de la campaña electoral, pueden realizarse
en cualquier tiempo antes o después del comienzo de la aplicación de la Ley de
Garantías, siempre y cuando el contrato se encuentre vigente y se observen las
demás disposiciones conforme a las cuales deben realizarse dichas actuaciones.
16.6. Trámites de registro presupuestal y aprobación de garantías en

contratos restringidos por la Ley de Garantías
La realización del registro presupuestal y la aprobación de la garantía pueden

realizarse con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley de Garantías por ser
requisitos de ejecución del contrato, no de su perfeccionamiento.

Referencia
Normativa
Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil. Expediente No. 1001-03-06-
000-2007-00092-00. Número 1863. C.P Luis Fernando Álvarez Jaramillo.

17. VIGENCIA
Esta Circular sustituye íntegramente la versión 2 de la Circular Externa Única que

incluía las actualizaciones del 15 de julio de 2022. Las demás Circulares que no se
relacionen con los asuntos tratados en la presente Circular Externa Única
continuarán teniendo vigencia, de acuerdo con lo establecido en cada una de
ellas. Las guías y manuales expedidos por Colombia Compra Eficiente permanecen
vigentes y pueden consultarse en el siguiente enlace:
https://www.colombiacompra.gov.co/manuales-guias-y-pliegos-tipo/manuales-y-
guias.
___________________________________________________
Stalin Ballesteros García
Director General
Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-

CONTROL DOCUMENTAL
FICHA TECNICA DE DOCUMENTO: 1. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN

Título del documento: Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente
Fecha de aprobación: XX/11/2023
Esta Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente
busca unificar los criterios y posiciones de la Agencia en los
diferentes temas que se relacionan con el mercado de la
Resumen / Objetivo de contenido: contratación y la compra pública, sirviendo como instrumento
para las entidades públicas, proveedores y comunidad en
general. En este sentido, esta Circular deroga la actual Circular
Externa Única expedida por Colombia Compra Eficiente.
Área / Dependencia de autoría: Subdirección de Gestión Contractual
Código de estandarización: CCE-EICP-MA-04
Categoría / Tipo de documento: Circular
Aprobación por: Nohelia del Carmen Zawady
Información adicional: Documento sometido a consulta ciudadana
Serie documental según TRD DG.SGC.30.5 Manuales del sistema de compra pública
Link de ubicación original del
documento (especifique donde se
aloja o reposa el documento)
FICHA TECNICA DE DOCUMENTO: 2. AUTORES Y RESPONSABLES DE REVISIÓN Y

APROBACIÓN
ACCIÓN NOMBRE CARGO/ PERFIL FECHA FIRMA
Juan David
Elaboró Contratista – Subdirección
Montoya Jun/2023
de Gestión Contractual
Penagos
Elaboró Diana Carolina Contratista – Subdirección
Jun/2023
Armenta Celis de Gestión Contractual
Revisó Natalia Montoya Gestor T1 15 – Subdirección

21/11/2023
Jiménez de Gestión Contractual
Nohelia del
Revisó Subdirectora de Gestión
Carmen Zawady 21/11/2023
Contractual
Palacio
Revisó Juan Pablo Asesor Experto G3 – 08

28/11/2023
Velasquez Secretaría General
Asesor Experto G3 – 08
Revisó Juan Camilo
Subdirección de Información 28/11/2023
Arango Medina
y Desarrollo Tecnológico
Revisó Sergio Peña Gestor T1 15

28/11/2023
Aristizábal Subdirección de Negocios

Asesor Experto G3 – 08
Carlos Felipe
Revisó Subdirección de Estudios de
Acevedo 28/11/2023
Mercado y Abastecimiento
Montoya
Estratégico
Nohelia del
Aprobó Subdirectora de Gestión
Carmen Zawady
Contractual
Palacio
FICHA TECNICA DE DOCUMENTO: 3. CONTROL DE Versión vigente del

03
CAMBIOS DE DOCUMENTO documento:
DESCRIPCIÓN DE
VERSIÓN FECHA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
AJUSTES
Luisa Fernanda
Creación de Subdirecció Vanegas Vidal Juan David
01 19/04/2019 unificación n Gestión Subdirectora Duque Botero
circulares Contractual Gestión Director General
Contractual
Juan David Jorge Tirado
Unificación de
Marín Navarro
criterios de Subdirecció
02 22/06/2022 Asesor Jurídico - Subdirector
circulares externas a n Gestión
Dirección Gestión
junio de 2022 Contractual
General Contractual
Natalia
Nohelia del
Montoya
Carmen Zawady
Subdirecció Jiménez –
Actualización Palacio –
03 28/11/2023 n Gestión Gestor T1 15 –
normativa Subdirectora de
Contractual Subdirección
Gestión
de Gestión
Contractual
Contractual
Nota: El control de cambios en el documento, se refiere a cualquier ajuste que se efectúe sobre
el documento que describe ficha técnica del presente documento.

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CIRCULAR EXTERNA ÚNICA

AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

Versión: 03 Código: CCE-EICP-MA-06 Fecha: 04 DE DICIEMBRE DE 2023 Página 2 de 61

5.4. Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones .............................................. 26

Versión: 03 Código: CCE-EICP-MA-06 Fecha: 04 DE DICIEMBRE DE 2023 Página 3 de 61

12.7. Informe de evaluación en procedimientos de licitación pública para

Versión: 03 Código: CCE-EICP-MA-06 Fecha: 04 DE DICIEMBRE DE 2023 Página 4 de 61

OBJETIVO DEL DOCUMENTO

ALCANCE DEL DOCUMENTO

Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben

Versión: 03 Código: CCE-EICP-MA-06 Fecha: 04 DE DICIEMBRE DE 2023 Página 5 de 61

1. SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP

El Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP es el medio de información

1.1. Quiénes Deben Publicar la Actividad Contractual en el SECOP

• Las Entidades Estatales de acuerdo con la definición del Decreto

• Los particulares deberán publicar la información oficial de la contratación

Versión: 03 Código: CCE-EICP-MA-06 Fecha: 04 DE DICIEMBRE DE 2023 Página 6 de 61

1.2. Componentes del SECOP

Son componentes del Sistema Electrónico de Contratación las siguientes

• SECOP I: Plataforma en la cual las entidades que contratan con cargo a

• SECOP II: Es una plataforma esencialmente transaccional, de

• Tienda Virtual del Estado Colombiano – TVEC: Plataforma transaccional de

Versión: 03 Código: CCE-EICP-MA-06 Fecha: 04 DE DICIEMBRE DE 2023 Página 7 de 61

Cada cuenta de entidad estatal tiene usuarios asociados a ella. Existen

1.3. Oportunidad en la publicación de la información en el

La información registrada por las Entidades en el SECOP II y en la Tienda Virtual del

Por lo tanto, el SECOP II y la TVEC están conformados por documentos electrónicos

Respecto a los documentos que no son generados en línea, el SECOP II y la TVEC

1.4. Publicación en el SECOP

Las Entidades deben publicar la información de sus Procesos de Contratación en

Versión: 03 Código: CCE-EICP-MA-06 Fecha: 04 DE DICIEMBRE DE 2023 Página 8 de 61

Demanda deben adelantarse en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y no se

Para el procedimiento de publicación de “Régimen Especial”, la Agencia Nacional

• Contratación Régimen Especial (con ofertas): Permite a las entidades

• Contratación Régimen Especial (sin ofertas): Permite a las entidades

En el primer caso, si desea hacer uso de la plataforma de manera transaccional

Versión: 03 Código: CCE-EICP-MA-06 Fecha: 04 DE DICIEMBRE DE 2023 Página 9 de 61

En el segundo caso, si decide utilizar el SECOP II como herramienta de publicidad,

La plataforma actualizará el estado del proceso pasando de “Documentos

Teniendo en cuenta lo anterior, es importante mencionar que al hacer uso del

Versión: 03 Código: CCE-EICP-MA-06 Fecha: 04 DE DICIEMBRE DE 2023 Página 10 de 61

1.5. Normatividad del SECOP

Los Términos y Condiciones de cada una de las plataformas regulan y reglamentan

1.6. Identidad de la información diligenciada en el SECOP y la

La información diligenciada en plantillas y formularios del SECOP debe

Versión: 03 Código: CCE-EICP-MA-06 Fecha: 04 DE DICIEMBRE DE 2023 Página 11 de 61

los campos debe ser coherente y seguir el formato indicado en cada

• La información contenida tanto en los formularios del SECOP II como en los

• Clasificador de bienes y servicios de las naciones unidas UNSPSC: debe

• Toda la información relacionada con el proveedor adjudicado en el SECOP

1.7. Disponibilidad del SECOP y Acceso al Servicio

Las fallas en el SECOP no habilitan a las Entidades Compradoras ni a los Proveedores

Versión: 03 Código: CCE-EICP-MA-06 Fecha: 04 DE DICIEMBRE DE 2023 Página 12 de 61

b. Indisponibilidad SECOP II: https://www.colombiacompra.gov.co/secop-

Sin perjuicio de lo anterior, la Agencia, en determinados eventos, relacionados con

1.8. Reglas para casos especiales o particulares

Las siguientes reglas buscan aclarar las condiciones de calidad y oportunidad de

a. En los Procesos de Contratación con varios adjudicatarios la Entidad debe

Versión: 03 Código: CCE-EICP-MA-06 Fecha: 04 DE DICIEMBRE DE 2023 Página 13 de 61

En otras palabras, la Entidad Estatal responsable de realizar la publicación del