10/3/2018 ORGANIZA TU ORDENADOR - Organízate de la A a la Z

02/10/2015

ORGANIZA TU ORDENADOR
No dejes que tu Ordenador disminuya tu productividad
El Ordenador … la misma palabra lo dice …
¡Sirve para ordenar! Y sin embargo no he
visto lugares más desordenados que los
ordenadores. Como lo que se guarda
“parece” que no ocupa espacio, pues como
que no importa. Vamos metiendo ahí
archivos, abriendo carpetas, sin ninguna
consistencia y al nal ¿Qué pasa? Lo de
siempre. Que buscas un archivo y no lo encuentras. En realidad si todo los que guardas en el
ordenador lo esparcieras por tu casa ¡llegarían los papeles hasta el techo en todas las
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habitaciones! Ya sé que se pueden utilizar los buscadores, que hay maravillas de la

tecnología que ayudan a encontrarlo. Hay verdaderos gurús de las búsquedas que jamás
archivan nada y sólo se manejan con los buscadores. Pero la mayoría de las veces es mucho
más rápido ir a la carpeta o sub-carpeta en la que sabes dónde está lo que buscas.

Por eso nos hemos propuesto esta semana ¡Ordenar el Ordenador! Con unas sencillas
sugerencias, un ratito cada día y un poco de decisión conseguiremos tener toda la
información del ordenador organizada y lista para localizar cualquier documento que
busquemos.

Signos de que necesitas organizar tu Ordenador

Puede que sepas que tienes el ordenador desorganizado pero puede que no y estés ahí tan
contento. Te mostramos cuales son los principales signos para distinguir si es el caso:

Tu Escritorio tiene decenas de carpetas y archivos

“Mis Documentos” tiene cientos de carpetas y archivos incluidos MP3 y miles de
fotos
Utilizas el Buscador para localizar cualquier documento
No encuentras los programas y aplicaciones cuando los buscas
Guardas todos tus documentos de Word en una carpeta y los Excel en otra, etc.
Cualquier documento que busques está en una de las únicas tres o cuatro carpetas
que tienes creadas.

Tienes que saber que no existe una fórmula más adecuada que otra. Cada uno tiene su
sistema y lo importante es que todo esté organizado de la mejor manera para ti. Nosotras te
vamos a explicar lo que nos funciona a nosotras. Tómate tu tiempo para decidir qué sistema
vas a necesitar tú.

Empieza ¡YA!
Es la regla número uno de todo lo que necesita organizarse pero en este caso aún más. Nos
las arreglamos siempre para dejarlo para luego pensando que no sabemos hacerlo cuando
en realidad no necesitas ninguna formación técnica. Se trata de empezar el proceso y te
darás cuenta de lo sencillo que es. Es sólo cuestión de decir “Venga, me pongo a ello” y
ponerse. Un ratito ...

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1. Utiliza carpetas
Igual que hacíamos con nuestro Archivo
físico aquí también es fundamental crear
carpetas. Todas las que sean necesarias y
que sigan un sistema que tenga sentido
para ti. Empieza por crear carpetas.

2. Crea categorías
Una de las mejores formas de empezar a
crear carpetas es creando categorías
generales y luego subcategorías cada vez
más especí cas. Por ejemplo, si tu
ordenador lo usas en casa y en la o cina
puedes empezar por crear categorías tipo:
Profesional, Personal, Finanzas, Colegio,
Fotos, Música, Vídeos, Archivo. Las sub-
carpetas en cada categoría irán
descendiendo a cosas más especí cas. Por
ejemplo la carpeta de COLEGIO puedes dividirla en otras tantas: una para cada uno de tus
hijos y tras esto por curso escolar. Guardarías, entonces, allí la documentación importante
de cada curso que como padre o madre debas mantener. Y así sucesivamente. Pero
recuerda, no te pases creando in nidad de sub-categorías. Te resultará luego muy difícil de
gestionar si tienes que abrir un montón de sub-carpetas para llegar a un documento.

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Procura utilizar la lógica. En ocasiones será importante guardar por fechas o por otros
sistemas según sean tus necesidades.

En el caso de Windows ya te vienen algunas carpetas creadas por defecto como Mis
Imágenes, Mis Videos o Mi Música. Simplemente llévatelas a tu archivo. Así,
automáticamente Windows abrirá esa carpeta cuando vayas a guardar un archivo
de ese tipo. Si te creas una nueva, cada vez que vayas a guardar Windows te abre la
suya y tienes que irte a buscar la tuya propia. ¡Un rollazo!
Olvida la carpeta “Otros” o “Varios”. Esto es sólo un cajón de sastre que hará que no
localices esos archivos con facilidad. Cada archivo debe tener su carpeta
claramente identi cada.

3. Nombra los archivos: corto y preciso

Es fundamental dar a las carpetas nombres
cortos pero que luego te ayuden a
localizarlo y si hay más personas que vayan a buscar esos documentos hay que ser
especí cos y detallados. Por ejemplo, si es una carpeta con documentos del colegio no lo
llames COSAS DEL COLEGIO, simplemente COLEGIO, pero es lo su cientemente
especí co como para que se encuentre.

Si nombras un archivo NOTAS_2015_ALVARO no estás consiguiendo archivar

correctamente. Crea, por ejemplo, la sub-carpeta 2015, dentro de ella la de ALVARO, y
dentro la sub-carpeta NOTAS. Te quedará algo así: 2015/ALVARO/NOTAS. Fíjate que
hemos puesto primero el año. De esta manera cuando lo quieras archivar para guardarlo
podrás llevarte toda la sub-carpeta de ese año con todo lo que contiene ¡Un archivo
organizado requiere sólo de un nombre corto y conciso! Esto es un ejemplo. Es la parte más
personal y depende de cada persona. Igual pre eres hacerlo primero por otra categoría.

4. Agrupa
Como hacemos con cualquier área que organizamos agrupa en esas carpetas generales que
has creado todos los archivos que tienes.

Por el momento sólo preocúpate de agruparlos juntos los que sean de la misma
categoría general.
Crea las sub-carpetas según tus necesidades
Mete los archivos en cada una de las carpetas
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Procura no dejar archivos sin clasi car en una subcarpeta

5. Despeja el ESCRITORIO
No me re ero a tu mesa, si no al Escritorio de tu ordenador. Es imprescindible que no
guardes los archivos en el Escritorio cada vez que te los descargas o creas uno nuevo. Ponlo
directamente en su carpeta y mantén el Escritorio lo más libre posible de archivos. Mantén
allí sólo las carpetas absolutamente necesarias y si está vacío aún mejor. Sino comenzará de
nuevo el caos y el desorden.

6. Accede rápido a lo que buscas

Ya tengas un Mac o un PC es importante
cómo tengas con gurada la VISTA, es decir,
que en la pantalla te aparezcan las carpetas
y sub-carpetas en la forma que te sea más
fácil de localizar lo que buscas. Por ejemplo
por fecha, por orden alfabético o por lo que
tu creas que será más rápido.

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Además, utiliza los ACCESOS DIRECTOS. Esta herramienta es de las más útiles en la
organización de tus archivos. Que tus archivos estén bien organizados no quiere decir que
sean fáciles o rápidos de acceder. Es así como está estructurada la organización en los
ordenadores, de manera jerárquica. Como un árbol. Un archivo puede estar bien
organizado y en su sitio pero en el nivel sexto de subcarpetas y a veces es más fácil acceder
a esos archivos más consultados a través de los ACCESOS DIRECTOS. No te lo lleves a otro
sitio, no lo copies (ocupa espacio). Déjalo correctamente archivado pero créate el ACCESO
DIRECTO en otro lugar si lo necesitas frecuentemente o si debería estar archivado en
varias carpetas distintas. Si utilizas un Mac, estos son los “Alias”.

Para crearlos simplemente haz:

COPIAR en el archivo que elijas

PEGAR ACCESO RÁPIDO en el lugar donde quieras tenerlo

Verás que el nuevo archivo será igual pero con una echita en la parte inferior izquierda.

Regla de oro: Ten SÓLO una copia de cada documento. Nunca tengas más de una. Utiliza los
ACCESOS DIRECTOS

Esto, por supuesto, no aplica a los back-ups ☺.

7. Archiva
Hemos mencionado antes la categoría ARCHIVO. Se trata de tener siempre una carpeta
donde metas aquella información antigua, que tienes que guardar pero que ya no usas. Que
no se mezcle con la documentación actual. Pueden ser proyectos nalizados que ya no
debas consultar, información del colegio de tus hijos que quieras mantener para el futuro,
declaraciones de la renta antiguas que debas mantener, …

Si no quieres ocupar espacio de tu ordenador una idea es utilizar los servicios gratuitos en
la nube para ello (google drive, dropbox, amazon, iCloud, etc.)

8. Separa las Aplicaciones de los Datos

Cualquier gurú de la tecnología lo tiene muy claro. Las Aplicaciones (Adobe, Word, Mozzila,
Chrome, …) son los componentes del software que tienes instalado. Una vez que instalas el
programa recuerda borrar el chero de instalación que te bajaste de internet. Casi nadie lo
hace y se quedan ahí acumulados para siempre.
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Tus archivos de Datos (documentos de Word, hojas de Excel, fotos, etc.) tienen que estar
archivados aparte.

9. Si tienes dos o más ordenadores

En este caso mantén exactamente el mismo sistema de organización en todos ellos. Así si
debes exportar los archivos en cualquier momento todo se mantendrá siempre en el mismo
lugar y tendrá sentido para ti.

Aún mejor, si usas varios ordenadores, como hemos mencionado antes, es mejor utilizar los
servicios gratuitos en la nube.

10. Créate tu carpeta de ENTRADA

Muchas veces vamos con prisa o
trabajamos sobre documentos que aún no
tenemos claro cómo archivar. Guárdalo en
una especie de Carpeta de ENTRADA. Una
carpeta temporal donde se mantengan
estos documentos durante un periodo de
tiempo corto y más adelante archives
correctamente. Te puede servir también
como Lista de Tareas o cosas que debes recordar que tienes pendiente. Mantenla sólo con
documentos temporales. ¡Que no comience a convertirse de nuevo en la carpeta que todo
lo guarda! Colócala aparte de todos tus archivos y en un lugar súper accesible. Puede ser en
el ESCRITORIO, por ejemplo, o en cualquier lugar al que accedas rápidamente.

Recomendamos:

Ten SÓLO una carpeta de ENTRADA. Mantén cómo máximo unos 20 documentos.
Si no es que no estás al día con tus tareas pendientes o que tienes que enviar varios
a sus carpetas correspondientes. Empezarás a agobiarte, a ver el caos y a no querer
ni ponerte a organizarlo de nuevo y será como volver a empezar.
Revisa varias veces al día por si ya hay archivos que se puedan archivar y hazlo al
momento.
Siéntete orgulloso cada vez que veas esta carpeta con pocos archivos.

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Si un archivo lleva allí, por ejemplo, más de 6 semanas, se realista y guárdalo en su

carpeta pues ya no lo vas a tocar.
Puedes guardar los documentos pendientes en su correspondiente carpeta de
forma inmediata y crear un ACCESO DIRECTO en la carpeta de ENTRADA así
estará siempre bien archivado pero podrás acceder a él con rapidez para terminar lo
que tengas pendiente. En realidad, idealmente tu carpeta de ENTRADA debería
contener sólo Accesos Directos.

11. Utiliza tu carpeta de FAVORITOS

Una vez que tengas tu estructura y sistema
creado es momento de crear en
FAVORITOS acceso directo a las carpetas
que accedes más frecuentemente Tu
estructura tendrá una carpeta que sea
FAVORITOS. He dicho ACCESOS
DIRECTOS y no las carpetas en sí que
deben estar archivadas en su categoría.

En FAVORITOS puedes guardar:

una carpeta de PROYECTOS EN CURSO,

la carpeta de ENTRADA
cualquier carpeta o archivo que abras a diario o de forma periódica.

12. Anclar en la BARRA DE TAREAS

Hay programas o aplicaciones que usas a diario.

Algunas vienen ancladas a la BARRA DE TAREAS por defecto (barra en la parte

inferior de tu pantalla).
Otras las puedes anclar tu si son de uso frecuente.
Otras que están puedes quitarlas si no las usas nunca.

Por ejemplo yo tengo anclados tres navegadores (utilizo varios según a lo que accedo o si
quiero comparar como se ve la web en distintos navegadores), Explorador, Microsoft
Outlook para los emails, Word, Excel, Onenote (para tomar notas), Wunderlist (Para mis
listas de Tareas) y el e-book.
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Mira cuales son los programas a los que siempre accedes y ánclalos en tu BARRA DE
TAREAS.

13. Papelera
Nunca nos cansaremos de deciros que
eliminéis todo lo que no sea necesario
guardar, pero en el caso de los ordenadores
es básico. Elimina todos los archivos que no
uses y no vayas a necesitar en la vida,
versiones varias de un mismo documento
(guarda sólo la versión nal), fotos
duplicadas, todo lo que veas que no es necesario. ¡A la Papelera de Reciclaje!

¡Recuerda vaciarla habitualmente!

14. Crea per les para distintas personas

Si el ordenador lo utilizan diversas personas, como por ejemplo tus hijos, no quieres
que ellos accedan a tu ordenador y te lo desorganicen todo o incluso te borren algo
importante. Por ello tienes la posibilidad de crear per les distintos en un mismo
ordenador al que cada uno accede con su contraseña.
Enseña a tus hijos como tener su per l organizado pues lo necesitaran para guardar
correctamente sus tareas, sus hobbies, etc.
No olvides instalarles el control parental para estar tranquilos!
Puede que alguna carpeta se pueda compartir, cómo “Música” por ejemplo. Hazla
accesible para los distintos per les así no tendrán que copiarlos mismos archivos
varias veces ocupando mucho espacio.

15. Mantenimiento
No sirve de nada que consigas crear tu sistema y luego cuando vayas a guardar el próximo
documento lo guardes de nuevo en el Escritorio. Se disciplinado y utiliza el sistema que has
creado, para siempre, adaptándolo cuando sea necesario y surjan nuevas necesidades.

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¡Y una vez que tengas tu ordenador bien organizado recuerda hacer un Back Up completo
para no tener que volver a repetir toda esta operación en el futuro! Y hazlo
automáticamente cada cierto tiempo.

Por Silvia Llorens

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Etiquetas: o, TRABAJO, productividad

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