PROPONER PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN SEGÚN LAS

NECESIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

CAPACITACIÓN

La capacitación se define como el conjunto de actividades didácticas, orientadas a ampliar

los conocimientos, habilidades y aptitudes del personal que labora en una empresa. La
capacitación les permite a los trabajadores poder tener un mejor desempeño en sus
actuales y futuros cargos, adaptándose a las exigencias cambiantes del entorno.

¿Qué busca la capacitación?

- mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o

conductas de su personal.
- perfeccionar al colaborador en su puesto de trabajo

¿Para qué sirve la capacitación?

Por medio de la capacitación, se busca mejorar conocimientos, habilidades, actitudes y

conductas de las personas en sus puestos de trabajo.

HABILIDAD es la facilidad para realizar una tarea con cierta eficiencia, empleando el mínimo
de recursos y de tiempo.

ACTITUDES son los marcos de referencia, generalmente emocionales, a través de los cuales
juzgamos la realidad, y condicionamos nuestra conducta, predisposiciones para actuar,
criterios de juicio.

CONDUCTA es la forma de actuar y de relacionarse con los demás; aquí no se evalúan las
causas de las conductas. Se busca modificar conductas ante situaciones concretas.

Necesidad De La Capacitación

Surge cuando hay diferencia entre lo que una persona debería saber para desempeñar una
tarea, y lo que sabe realmente.
Estas diferencias suelen ser descubiertas al hacer evaluaciones de desempeño, o
descripciones de perfil de puesto.
INDUCCIÓN

La inducción a los empleados es una forma de capacitarlos para cumplir bien las funciones
y efectuar contribuciones positivas a la organización. Es el proceso de orientación que
facilita la adaptación al equipo de trabajo donde se proporcionará al empleado la
información básica que le permita integrarse rápidamente al lugar de trabajo. Incluye:
Conocimiento de valores, normas, criterios y patrones de comportamiento. Este proceso de
orientación facilita la adaptación al equipo de trabajo

El proceso de inducción es muy importante ya que de él depende que el nuevo personal se

integre y conozca a quienes ya pertenecen a la empresa

En la inducción se debe brindar información de la siguiente

naturaleza:

- Idea de la empresa en que va a trabajar, su historia, su

organización, entre otros.
- Políticas generales.
- Reglas generales.
- Beneficios de los que puede disfrutar.
- Realizar visitas a las instalaciones organización.

ENTRENAMIENTO

Se conoce como entrenamiento a la adquisición de

habilidades, capacidades y conocimientos como resultado
de la exposición a la enseñanza de algún tipo de oficio,
carrera o para el desarrollo de alguna aptitud física o mental
y que está orientada a reportarle algún beneficio o utilidad
al individuo que se somete a tal o cual aprendizaje.

El entrenamiento es la educación profesional que busca

adaptar al hombre a determinado cargo. Sus objetivos se
sitúan a corto plazo, son limitados e inmediatos, buscando dar al individuo los elementos
esenciales para el ejercicio de un cargo y preparándolo de manera adecuada.

Se puede considerar entonces que estudiar, formarse y desarrollar un conocimiento técnico

es también una forma de Entrenamiento, es decir, la adquisición de Conocimientos
Específicos para poder realizar una actividad profesional, científica o laboral específica,
siendo una forma de preparación para poder afrontar las distintas problemáticas que se
planteen posteriormente.
 DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
La Determinación de Necesidades de Capacitación (DNC) es la parte medular del proceso
de capacitación laboral. Nos permite conocer las necesidades existentes en una empresa, a
fin de establecer los objetivos y acciones en el plan de capacitación.

Toda necesidad implica la carencia de un satisfactor. Cuando se mencionan las necesidades

de capacitación se refiere específicamente a la ausencia o deficiencia en cuanto a
conocimientos, habilidades y actitudes que una persona debe adquirir, reafirmar y
actualizar para desempeñar satisfactoriamente las tareas o funciones propias de su puesto.

Al elaborar la DNC, es muy importante tener presente que la capacitación es la solución a

los problemas de una empresa cuando sus causas se relacionan con deficiencias en
conocimientos, habilidades y actitudes por parte de los trabajadores; pero cuando los
problemas sean de tipo administrativo o económico, es indudable que las solucionen
impliquen cambios en la organización de la empresa.

La efectividad de un programa de capacitación no depende exclusivamente de la calidad de

los cursos, sino también de la forma en que se satisface las necesidades de capacitación
previamente determinadas y que contribuyen al logro de los objetivos fijados por la
organización.

¿Cuándo Se Debe Hacer Un Dnc?

- Problemas en la empresa
- Solicitud de personal
- Rotación de personal
- Cambios políticos, culturales
- Cambios de función o cargo
- Desviaciones productivas

PLAN DE CAPACITACIÓN
La capacitación, es un proceso educacional de carácter estratégico aplicado de manera
organizada y sistemática, mediante el cual el personal adquiere o desarrolla conocimientos
y habilidades específicas relativas al trabajo, y modifica sus actitudes frente a aspectos de
la organización, el puesto o el ambiente laboral. Como componente del proceso de
desarrollo de los recursos humanos, la capacitación implica por un lado, una sucesión
definida de condiciones y etapas orientadas a lograr la integración del colaborador a
su puesto en la organización, el incremento y mantenimiento de su eficiencia, así como su
progreso personal y laboral en la empresa. Y, por otro un conjunto de métodos, técnicas y
recursos para el desarrollo de los planes y la implantación de acciones específicas de la
empresa para su normal desarrollo.
El plan de capacitación incluye a las personas que integran en la empresa, se agrupan de
acuerdo a las áreas de actividad y con temas puntuales, algunos de ellos recogidos de la
sugerencia de los propios colaboradores, identificados en las fichas de desempeño laboral;
así mismo está enmarcado dentro de los procedimientos para capacitación.

1. Actividad de la empresa: que desarrolla la empresa

2. Justificación: el recurso más importante en cualquier organización, y por qué se hace

3. Alcance: a quien se va a capacitar

4. Fines del plan de capacitación: que se espera y para que se capacita

5. Objetivos del plan de capacitación

objetivo general
objetivos específicos

6. Metas: a donde se quiere llegar con la capacitación, y número de personas a capacitar

7. Estrategias: herramientas del proceso

8. Tipos, modalidades y niveles de capacitación

Tipos:
✓ inmanente: la realiza dentro de la empresa fuera de la empresa
✓ Inductiva primera capacitación que se le hace a los empleados
✓ Preventiva: para mejorar el desempeño de los trabajadores
✓ Correctiva: solucionar algo que se halla presentado mal

Modalidades:
✓ Formación: conocimientos básicos que se le da al trabajador
✓ Actualización: avances tecnológicos de procesos, normas
✓ Especialización: conocimiento específico para un cargo determinado: Cargo
directivo, Cargo gerencia, Proceso técnico muy especializado
✓ Perfeccionamiento: profundización del conocimiento en un área determinada
✓ Complementación: reforzamiento de un conocimiento especifico

Niveles:
✓ Básico: personal que está iniciando en la empresa o es nuevo
✓ Intermedio: conocimiento avanzado de procesos a desarrollar
✓ Avanzado: profundización del conocimiento para tareas especificas

9. Acciones a desarrollar: tema a desarrollar

10. Recursos humanos: lo conforman los participantes, facilitadores y
expositores especializados en la materia, como: licenciados en administración, contadores,
psicólogos, etc.

Ubicación: lugar, sitio, auditorio

Mobiliario: maquinas, computador, tv

Materiales: memorias, cd, libros

11. Financiamiento: cuánto cuesta la capacitación y de donde va a salir el recurso

12. Presupuestos:

- cuánto cuesta el capacitador

- cuantas personas
- lugar
- insumos tecnológicos
- materiales a usar
- memorias
- refrigerios

13. Cronograma
EJEMPLO:
DIAGNOSTICO DE NECESIDADES
(DNC)

Nombre de la empresa: Avianca

nombre del cargo: Asistente Administrativo
Tema: Comunicación Asertiva

INTRODUCCIÓN
Con la realización de esta encuesta se dará a conocer el mejor y más efectivo método que usted
debe utilizar a la hora de comportarse y relacionarse con todo el entorno que posee la
organización a la que usted está vinculado, en la cual se encuentran subordinados y compañeros
de trabajo, al poner en práctica la manera correcta de comportamiento se verá el resultado
adecuado de rendimiento que usted necesita para desenvolverse.

OBJETIVO

Generar los debidos métodos a utilizar por parte del empleado para el buen comportamiento y
actitud en el momento de tratar con otras personas.

CUESTIONARIO

Teniendo en cuenta sus valores responda:

1. En las situaciones en las que no estoy de acuerdo con la opinión de otro…

a) No digo nada e incluso suelen convencerme
b) Expreso mi punto de vista mostrando respeto hacia el otro
c) Le digo que está diciendo una tontería y le hago ver que yo tengo la razón
d) Simplemente no lo escucho y no permito que hable

2. En el trabajo te piden hacer una tarea que no te da tiempo para realizarla…

a) Explico que no puedo hacerla porque no me da tiempo
b) La termino haciendo de manera que queda mal por no hablar
c) Les digo que ¡que se han creído! Y por supuesto no la hago
d) Hablo con el jefe y le pido que me dé más tiempo
 3. Cuando alguien no ha cumplido con algo a lo que se había comprometido…
a) Le explico que eso me ha molestado y le pregunto el por qué no ha cumplido
b) Me molesto mucho y se lo digo mostrando mi enfado abiertamente ¡qué falta de compromiso!
c) No le digo nada, pero me fastidio mucho
d) Ninguna de la anteriores

4. A la hora de expresar tu opinión ¿Cómo son tus gestos?

a) Suaves pero firmes; voz tranquila y gesto relajado
b) Brusco pero firme; voz elevada y gesto tenso, como enfadado
c) En definitiva, no puedo hablar así de que no opino
d) No opino manejo gestos de mal humor

5. Un compañero te está llamando con un apodo que te disgusta, tú…

a) Te sientes molesto, pero le dices la verdad: “Lo que estás haciendo me disgusta, por favor deja
de hacerlo”
b) Te enfureces, le dices: “¡No me molestes! ¡¿Tú eres perfecto?”
c) Te quedas callado y actúas como si nada te hubiese dicho.
d) No dices nada y le das la espalda

6. Estás en un grupo haciendo un trabajo, tu propones una idea nueva para mejorar, sin
embargo, tu compañero (a) dice que está mal, que no sirves para nada, tú…
a) Le hago entender que todos podemos proponer ideas, sean correctas o erradas, y que si es
errada hay que saber decirlo.
b) Me quedo callado (a), y nunca más vuelvo a proponer más ideas.
c) Me enojo con la persona, y le digo: “Mejor hazlo tú.”
d) No Volvería a opinar

7. Un compañero(a) te da constantemente su trabajo para que lo hagas. Decides terminar

con esta situación, ¿qué le dices?
a) Le digo que estoy bastante ocupado, pero si no consigue hacerlo, le puedo ayudar.
b) Le digo que es un desconsiderado, que yo también tengo tareas por hacer, y que las haga él.
c) Le digo que siempre me pides que te ayude en tus tareas, porque no te da tiempo o porque no
sabes hacerlo, pero ya estoy cansado(a) de hacer tu trabajo, intenta hacerlo tú mismo, así la
próxima vez te costará menos, y aprenderás a ser responsable.
d) Le digo que cambie esa actitud, porque yo ya me estoy cansando y no quiero tomar medidas
extremas.

8. Alguien te pide un favor incorrecto…

a) Le digo que lo siento y aunque entiendo sus motivos no puedo hacerlo
b) Le digo que no
c) Simplemente ignoro sus palabras
d) Le contesto con un grito diciéndole que es una persona deshonesta
 9. Cada vez que tengo que llevar la contraria a alguien…
a) Lo hago, y si le molesta lo que le digo, lo siento mucho
b) Lo hago respetando en todo momento a esa persona
c) Lo paso mal, tengo mucha ansiedad
d) Lo hago irrespetándolo y diciéndole las cosas como son

10. A la hora de expresar tu opinión, ¿Qué palabras empleas más?

a) Desde mi punto de vista, yo pienso que
b) Bueno…, no sé, pero…, tal vez …, si fuera posible…
c) Las cosas son así, hay que…, tienes que, no voy a tolerar
d) Creo que…, para mí las cosas deben ser así y punto

¡MUCHAS GRACIAS POR HABER DILIGENCIADO ESTA ENCUESTA!

Recuerda: “Ni su misión ni su agresividad son el equilibrio de la asertividad”

Riso Coman Walter

 PLAN DE CAPACITACIÓN

Nombre de la empresa: Avianca

Dirección: calle 106 No. 53-26.

Email: [email protected] Tel: 3124665553- 4661874

Nombre del responsable área de capacitación: Ángela Rengifo

COMUNICACIÓN ASERTIVA

1. ACTIVIDAD QUE REALIZA LA EMPRESA

Avianca Siempre ha sobresalido son las de Transporte Regular por Vía Aérea de Pasajeros está
siendo la más importante para la compañía e igualmente otra Actividad de Avianca es la de
Transporte Regular por Vía Aérea de carga y Correo que se ha venido desempeñando desde 1919
como en el transporte de pasajeros., y que ha traído también grandes satisfacciones a esta
Compañía.

2. JUSTIFICACIÓN

Para que se realice una mayor organización en el personal que se encuentre realizando sus
actividades, ya que frecuentemente existen diversos tipos de personas que piensan que para
resolver un problema se necesita la agresividad por este motivo realizamos este tipo de
capacitación donde podemos conocer técnicas para resolver un problema sin necesidad de agredir
a una persona, teniendo en cuenta la conducta y el rendimiento de los individuos que brindan un
servicio; por lo cual el personal que es motivado y que se esfuerza por trabajar en equipo son uno
de los pilares fundamentales en la organización, por lo que si hacemos el uso de la comunicación
asertiva en nuestros puestos de trabajo podemos contar con el aumento de confianza y la
seguridad de uno mismo logrando así evitar la agresión hacia los demás.

3. ALCANCE

En esta capacitación se capacitarán a 20 empleados de la empresa Avianca sobre la comunicación

asertiva y todo lo relacionado con ella.
4. FINES DE LA CAPACITACIÓN
- Se espera que los empleados puedan manejar relaciones honestas y sanas en el ambiente
laboral
- Que los empleados sean honestos, sinceros y respetuosos a la hora de interactuar con los
clientes o demás personas
- Enseñarles a los empleados a adquirir formas eficaces de sortear varias situaciones en
momentos de ansiedad
- Que los empleados sean capaces de decir una opinión o comunicarse con alguien de una
manera clara y correcta

5. OBJETIVOS

5.1 OBJETIVO GENERAL:

Generar habilidades de comunicación asertiva, que permitan prevenir, mediar y resolver conflictos
en relaciones interpersonales.

5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

- Poner en práctica habilidades de comunicación asertiva que le permitan mejorar la comprensión
entre ellos

- Favorecer la comunicación clara y de esa forma no generar conflictos

- Fomentar el intercambio de ideas creativas para la resolución de problemas

-Obtener herramientas que podrá utilizar al interior para manejar favorablemente los conflictos
que se puedan presentar.

6. METAS

Capacitar a 20 empleados de la empresa para que cumplan con los objetivos planteados
constituyendo una herramienta para adaptarse a los nuevos cambios de resolver algún tipo de
problema dentro de la organización.

7. ESTRATEGIAS
- Se realizará el estudio de la historia de la comunicación asertiva mediante una charla la cual
durara 45 minutos, lo que va a lograr que los empleados conozcan más a fondo el tema
fundamental que debe existir en esta organización creando lazos de confianza entre el capacitador
como los que reciben la capacitación haciendo unas actividades que a su vez fomentaran el
compromiso y el bienestar dentro de una organización para así mejorar el rendimiento y la
buena comunicación dentro de una empresa.

- Realizaremos una serie de presentaciones para los que reciben la capacitación llevando una
serie de frecuencia entre distintas opiniones de cómo deberían actuar en diferentes problemas
dentro de la organización ya que los problemas afectan el clima organizacional dándole solución a
este caso para así mantener una comunicación sincera y respetuosa entre los miembros de la
misma logrando así fortalecer los canales de comunicación adecuados para cumplir cada uno de
los objetivos al menor tiempo posible.

8. TIPOS, MODALIDADES Y NIVELES

8.1. TIPOS

-INDUCIDA: La persona que va hacer el plan de capacitación es de fuera de la empresa

-CONECTIVA: Para solucionar conflictos que sean tenido por una mala comunicación

8.2. MODALIDADES

COMPLEMENTACIÓN: Para que los empleados refuercen su comunicación y de esta forma

no se generen conflictos

8.3 NIVELES

BÁSICO: Debido a que son aquellos que hace poco ingresaron y no tiene una buena comunicación
entre si

9. ACCIONES A DESARROLLAR

- Se plantearán 5 frases célebres acerca de la comunicación asertiva las cuales deben ser
estudiadas por los empleados

- Se realizará una socialización y nos permita conocer el modo en que estos ponen en práctica el
tema estudiado, se dará un tiempo límite de 20 minutos para realizar esta actividad.

- Se verán videos con relación a cómo manejar el asertividad en diferentes casos que se presenten

- Se hará una exposición de la asertividad totalmente clara y concisa por medio de diapositivas

10. RECURSOS

- Humanos: lo conforman los participantes y los expositores especializados en el área

administrativas

MATERIALES

- Infraestructura: las actividades de nuestra capacitación se desarrollarán en un ambiente

adecuado dentro de la empresa proporcionada por la gerencia de la empresa.

- Guías de actividades
- Módulos de presentaciones sobre cómo actuar ante cualquier situación

- Folletos

SITIO

- Dentro de la empresa

- En el auditorio

MOBILIARIO

- Computador, plumones, material de estudio, folletos, Tv, Video Beam, DVD y una ventilación
adecuada.

MATERIALES

- Memorias

- CDS

- Lapiceros

RECURSO HUMANO

- 3 capacitadores

- 20 capacitados

11. FINANCIAMIENTO

El costo estimado de esta capacitación es equivalente de $ 4’062.365 será financiada con los
propios recursos de la empresa Avianca considerados con el presupuesto del año 2017.

12. PRESUPUESTO
COSAS UNIDAD CANTIDAD COSTO COSTO TOTAL
UNITARIO

CAPACITADORES 80.000 4 32 800.360

PERSONAS A CAPACITAR 20 20 400 440.000

LUGAR Auditorio dentro de la 1 1 1

empresa
TELEVISOR Empresa 1 1 1

VIDEO BEAM Empresa 1 1 1

DVD Empresa 1 1 1

FOTOCOPIAS - GUIAS $ 20.000 20 400 600.000

LAPICEROS $ 30.000 20 600 620.000

COMPUTADOR Empresa 1 1 1

FOTOCOPIAS FOLLETOS $ 25.000 20 500 700.000

CDS $ 30.000 20 600 800.000

REFRIGERIOS $ 50.000 20 1000 102.000

TOTAL PRESUPUESTO $ 4’062.365

13. CRONOGRAMA
Temas a capacitar Junio 20 Junio 21 Junio 22 Junio 23 DURACIÓN

1.Que Es comunicación Asertiva

Su importancia, sus objetivos, sus
ventajas

1.1. esta con el fin de que pueda 2 hr

entender en un concepto más claro que
es comunicación asertiva

2. pasos para una comunicación asertiva,

consecuencias de no tener una
comunicación asertiva, respuestas de la
mala comunicación, las 7cs de la 1 hr
comunicación asertiva

2.2 para que se tenga más claro a que

situaciones nos puede llevar el n o tener
una comunicación asertiva

3. tipos de comunicación
3.1 agresiva pasiva y asertiva
35 min
Como explicarte eficazmente con
asertividad
4. efectos positivos de una buena
comunicación asertiva, aspectos a tener
en cuenta 40 min