Unidad 1. Conceptos Básicos.

1. La administración: conceptos básicos.

La administración se define como: el proceso de diseñar y mantener un ambiente en
el que las personas trabajando en grupo alcancen con eficiencia las metas
seleccionadas.
Consiste en darle forma de manera consistente y constante a las organizaciones.

Para Chiavenato la administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y

controlar el uso de recursos organizacionales para alcanzar determinados objetivos
de manera eficiente y eficaz.

Algunos autores describen a la administración como una ciencia, una técnica y un

arte.
Ellos nos explican que es una ciencia porque podría estudia la empresa y las
organizaciones con fines descriptivos, para comprender su funcionamiento, su
evolución, su crecimiento y su conducta. Esta ciencia de la administración genera
hipótesis que permiten un nivel prescriptivo o normativo. (íntimamente vinculado
con la técnica de la administración)

Es una técnica porque trata de conducir a los objetos de la organización a la

aplicación de las distintas herramientas, normas y procedimientos existentes para
lograr transformar la realidad.

Y un arte puesto que se ve como una forma individual, subjetiva, vivencial para ser
comunicada o no a otros individuos, pero sin rigurosidad, sin imposiciones y con la
flexibilidad que impone la personalidad y el estilo de cada individuo. Se interpreta
según las vivencias, enfocando lo esencial, pero en forma subjetiva.

- Importancia.
La administración es un órgano social encargado de hacer que los recursos sea
productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable, esto
explica porque una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición.
La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante
técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un
sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que
enlaza todos los demás subsistemas.

Dentro de la administración encontramos:

o Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro
efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales.
o Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las
necesidades de la sociedad.
 o Desempeño de ciertas funciones específicas como determinar objetivos,
planear asignar recursos, instrumental. Etc.
o Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.

Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas

con objeto de mantener un equilibrio dinámico con su medio. Para el proceso de
toma de decisiones el flujo de información es esencial. Dicho proceso implica el
conocimiento del pasado, estimaciones a futuro y la retroalimentación periódica
relacionada con la actividad actual. La tarea de la administración es instrumentar
este sistema de información-decisión para coordinar los esfuerzos de las
personas que componen su estructura.
La administración se volvió fundamental en la conducción de la sociedad
moderna. Ella no es un fin en sí misma, sino un medio de lograr que las cosas se
realicen de la mejor manera, al menor costo y con la mayor eficiencia y eficacia.

- Características de la administración:
o Universalidad: el fenómeno administrativo se da donde quiera que exista
un organismo social, porque en el tiene que existir coordinación
sistemática de medios. La administración se da en el estado, en el
ejército, en las empresas, en las instituciones educativas. Y los elementos
esenciales en todas esas clases de administración son los mismo, aunque
existan variantes accidentales. Se puede decir que la administración es
universal poque ésta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y
en todo sistema existente.
o Especificidad: Aunque la administración va siempre acompañada de
otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es
especifico y distinto a los que acompaña. La administración tiene
características específicas que no nos permite confundirlos con otras
ciencias o técnicas.
o Unidad temporal: aunque se distingan etapas, fases y elementos del
fenómeno administrativo, éste es único y se da en todo momento de la
vida de una empresa, en mayor o menor grado.
o Unidad jerárquica: todos aquellos que tienen carácter de jefe en una
organización social, participan de la misma en distintos grados y
modalidades. Aunque la empresa este formado por un cuerpo
administrativo único.
o Valor instrumental: es un medio para alcanzar un fin, se utiliza en los
organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos
establecidos.
o Amplitud de ejercicio: se aplica en todos los niveles de un organismo
formal.
 o Interdisciplinariedad: hace uso de los principios, procesos, procedimiento
y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el
trabajo.
o Flexibilidad.: se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la
empresa o grupo social.
1.1. Contenido y objeto de estudio.
La palabra administración proviene del latin ad, que significa hacía, dirección o
tendencia, y de minister, que significa subordinación u obediencia. Y significa
aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta
un servicio a otro. Sin embargo, el significado original de esta palabra sufrió
transformaciones radicales. La tarea de la administración paso a ser la de
interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en
acción organizacional a través de la planeación, la organización la dirección y le
control de todos los esfuerzos realizados en todas las áreas y en todos los
niveles de la organización con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera
más adecuada a la situación garantizando la competitividad en el mundo de los
negocios competitivos y complejos.
La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso
de los recursos para lograr los objetivos organizacionales
El contenido y el significado de la administración se ampliaron y profundizaron
por medios de las teorías.
El contenido de la Administración varia conforme a la teoría aplicada: para la
Administración Científica, lo importante son los métodos y procesos de trabajo
del operario; para la Teoría Clásica, la Administración implica previsión,
organización, dirección, coordinación y control del trabajo realizado en toda
organización; para la Teoría de las Relaciones Humanas, la administración debe
buscar los mejores resultados estableciendo condiciones que permitan la
integración de las personas en los grupos sociales y la satisfacción de las
necesidades individuales.

Aunque en lo que si concuerdan la mayoría de los autores es que su objetivo

podría ser el de: alcanzar de forma eficiente y eficaz los objetivos de un
organismo social.
Siendo eficiencia, el logro de los objetivos de la empresa con el mínimo de
recursos. Y eficacia, cuando la empresa alcanza sus metas.
El objeto de la administración es la actividad organizacional. En un principio, el
objeto de la administración era simplemente la actividad fabril; después se
extendió a las empresas industriales y, más adelante, a todo tipo de organización
humana hasta llegar paulatinamente al intercambio entre las organizaciones y
sus ambientes.

1.2. Evolución de los conceptos de gestión, vigencia en la actualidad y tendencia

hacia el futuro.
- La empresa como sistema:
 La administración tiene relación con un grupo de personas que poseen funciones
asignadas, utilizan recursos, ya sean económicos y materiales para el
cumplimiento de objetivos con eficiencia y eficacia en organizaciones con o sin
fines de lucro.
Se entiende como sistema social porque es un conjunto de partes donde cada uno
tiene una función e interactúan entre sí.
Como sistema abierto porque se afectado por otros sistemas dentro de un
ambiente que los influye de manera constante.
El concepto de sistema abierto es perfectamente aplicable a la organización
empresarial. La organización es un sistema creado por el hombre y mantiene una
dinámica interacción con su medio ambiente, sean clientes, proveedores, la
competencia, entidades sindicales, órganos gubernamentales y otros agentes
externos. Influye sobre el medio ambiente y recibe influencia de él. Además, es
un sistema integrado por diversas partes o unidades relacionadas entre sí, que
trabajan en armonía unas con las otras, con la finalidad de alcanzar una serie de
objetivos, tanto de la organización como dé sus participantes. En suma, el
sistema abierto "puede entenderse como un conjunto de partes en constante
interacción é interdependencia, constituyendo un todo sinérgico (el todo es
mayor que la suma de las partes), orientado hacia determinados propósitos
(conducta teleológica orientada hacia fines) y en permanente relación de
interdependencia con el ambiente (entendida como la doble capacidad de
influenciar el medio externo y ser: por él influenciado)".
2. El administrador.
Los administradores son individuos en una organización que dirigen las actividades
de otros, quienes convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, técnicos,
monetarios, de tiempo y espacio en una organización útil y efectiva.
Tiene la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan
mejor sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo.
2.1. Capacidades. Condiciones.
El papel del administrador: la profesión de administrador es muy variada y
dependiendo del nivel en que se situé el mismo, deberá vivir con la rutina y con
la incertidumbre diaria del nivel operacional, o con la planeación, organización,
dirección y control de las actividades de su departamento o división en el nivel
intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional,
orientado hacia un ambiente externo que las empresas pretenden servir.
Cuanto más se preocupe el administrador para saber o para entender cómo se
ejecutan las tareas, más preparado estará para actuar en el nivel operacional de
la empresa, cuanto más se preocupe por desarrollar concepto más preparado
estará para actuar en el nivel institucional de la empresa.
Un administrador debe conocer cómo se prepara un presupuesto de gastos, o
una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama,
como se interpreta un balance, como se elabora la planeación y el control de
producción, etc.
 Ya que estos conocimientos son válidos para la administración, sin embargo, lo
más importante y fundamental es saber cómo utilizarlos y en qué circunstancias
aplicarlos de manera adecuada.
Definir cuál es el objetivo del administrador es una tarea compleja, puesto que
en realidad tiene varios objetivos, diferentes en cuanto al enfoque, pero
coincidentes en cuanto a los resultados;
- desde el enfoque del cliente: satisfacer sus necesidades,
- desde el enfoque del proceso: hacer eficiente el uso de los recursos,
- desde un enfoque económico: aumentar el patrimonio de una empresa;
- desde el enfoque financiero: obtener utilidades.
Pero el mayor desafío que tiene el administrador en este siglo es adaptar la
organización a las necesidades de las personas y no como hasta ahora, adaptar
la personas a las necesidades de la organización.

2.2. Naturaleza del trabajo del administrador.

El éxito de un administrador depende más de su desempeño y de cómo trata a
las personas en diferentes situaciones, según sus características de personalidad,
depende de lo que el administrador logra y no de lo que es. Este desempeño es
el resultado de las habilidades que el administrador tiene y utiliza. Una
habilidad es la capacidad de transformar conocimiento en acción, que resulta en
un desempeño esperado.
Son el conjunto de destrezas, cualidades y conocimientos que permiten a un
líder realizar su actividad de forma eficiente.
Según Katz, existen tres habilidades importantes para el desempeño
administrativo exitoso.
o Habilidad técnica: incluye el uso de conocimientos especializados y la
facilidad para aplicar técnicas relacionadas con el trabajo y los
procedimientos. Incluye el conocimiento y pericia para realizar
actividades. Trabajar con determinadas herramientas relacionadas con los
conocimientos, métodos y equipo que necesita un gerente para realizar
una tarea dentro del campo de especialidad.
Las habilidades técnicas se relacionan con el hacer; es decir, con el
trabajo con "objetos", ya sean físicos, concretos o procesos materiales.
o Habilidad humana: relacionado con el trato con las personas, se refiere a
la facilidad de relación interpersonal y grupal. Incluye la capacidad de
comunicarse, de motivar, coordinar, dirigir y resolver conflictos
personales y grupales. Se relacionan con la interacción personal. Es la
capacidad de trabajar con personas en un esfuerzo cooperativo, de
trabajo en equipo, es la creación de un ambiente en que la personas se
sienten seguras y libres para expresar sus opiniones.
o Habilidad conceptual: implica la visión de la organización o de la unidad
organizacional en conjunto, la facilidad de trabajar con ideas, conceptos,
teorías y abstracciones. Un administrador con habilidades conceptuales
es apto para comprender las diversas funciones de la organización y
 completarlas entre sí, para entender como se relaciona la organización
con el ambiente y como afectan los cambios en una parte de ella a las
demás.
Implica la capacidad de ver la imagen del conjunto de reconocer los
elementos importantes en una situación y comprender las relaciones
entre ellos.
2.3. Incumbencia profesional del licenciado en administración.
El administrador es un profesional cuya formación es amplia y variada: necesita
conocer disciplinas heterogéneas (como matemáticas, derecho, psicología,
sociología, estadística, etcétera), necesita tratar con personas que ejecutan tareas
o que planean, organizan, controlan, asesoran, investigan, etcétera y están en
posiciones subordinadas, iguales o superiores a la suya. Él necesita estar atento
a los eventos pasados y presentes, así como a las previsiones futuras, pues su
horizonte debe ser más amplio, ya que é l es el responsable de la dirección de
otras personas q u e siguen sus órdenes y orientaciones; precisa manejar eventos
internos (dentro de la empresa) y externos( ubicados en el ambiente externo a la
empresa); precisa ver más allá que los demás pues deberá estar ligado a los
objetivos que la empresa pretende alcanzar a través de la acción conjunta de
todos. El administrador no es un héroe al cual pretendamos consagrar, sino un
agente no sólo de dirección, sino de cambio y de transformación de las
empresas, que las conduce por nuevos rumbos, procesos, objetivos, estrategias,
tecnologías y horizontes; es un agente educador y orientador que modifica los
comportamientos y actitudes de las personas; es un agente cultural, puesto que,
con su estilo de administración, modifica la cultura organizacional de las
empresas. Pero, más que eso, el administrador deja huellas profundas en la vida
de las personas al tratar con ellas y con sus destinos en las empresas y al influir
con sus actos en el comportamiento de los consumidores, proveedores,
competidores y demás organizaciones humanas. Su influencia, por
consiguiente, es externa e interna.
2.4. Roles: desempeño en las empresas, como propietario, y como empresario.
Aines de la década de los años 60, Henry Mintzberg realizo un cuidadoso
estudio sobre las cinco labores principales de los funcionarios ejecutivos. Lo
que descubrió desafió varias nociones sostenidas durante largo tiempo acerca de
las funciones de un administrador. Por ejemplo, a diferencia de los puntos de
vista predominantes en aquel tiempo de que los administradores eran
pensadores reflexivos que de manera cuidadosa y sistemática procesaban la
información antes de tomar decisiones, el encontró que los Administradores que
estudió se ocupaban de un gran número de actividades diversas, sin patrones de
atención fijo y de otra duración. Había poco tiempo para pensar de forma
reflexiva porque los Administradores sufrían constantes interrupciones. La
mitad de las actividades de estos Administradores duraban menos de nueve
minutos. Pero, además, de estos hallazgos proporciono un esquema de
categorización para definir lo que hacen los administradores con base en
verdaderos Administradores en su trabajo diario.
Llego a la conclusión de que los administradores desempeñan diez diferentes
roles que están muy relacionados entre si. El término roles administrativos se
refiere a la categoría específica de comportamientos administrativos. Así
tenemos:
o Roles interpersonales: representan las relaciones con otras personas y se
relacionan con las habilidades humanas. Muestra como el administrador
interactúa con las personas e influye en los subordinados.
 Rol representante (ceremonial y simbólico): es decir representar a
la organización en asuntos formales, como figura decorativa. Por
ejemplo, cuando el rector de la universidad tiene que entrar
diplomas en una graduación, o cunado un supervisor de fabrica
acompaña a una visita a la plata a un grupo de estudiante, actúan
en un pape de representación y figura decorativa.
 Rol de líder: cuando dirige y motiva a las personas, orienta,
capacita, aconseja y se comunica con los subordinados. Es decir,
ejerce este rol cuando es responsable por las acciones de os
subordinados y las suyas. Ejemplo contratación, capacitación,
motivación.
 Rol de enlace: mantiene redes de comunicación dentro y fuera de
la organización, instituye canales formales de comunicación, es
un contacto de fuentes externas que proporciona información
( estas fuentes son individuos o grupos fuera de la unidad del
administrador y pueden encontrarse dentro y fuera de la
organización) por ejemplo: las alianzas formadas entre diferentes
ejecutivos en un área específica, o cuando el gerente de ventas
obtiene información del gerente de personal en la misma
compañía.
o Roles de información: describen las actividades para mantener y
desarrollar una red de información. Todos los administradores, hasta
determinado grado, reciben y captan información de organizaciones
fuera de la suya. Por lo común, estos se have por medio de la lectura
revistas y al hablar con otras personas para saber los cambios en los
gustos públicos. Lo que pueden estar planeado los competidores y esas
cosas.
 Rol de monitor (seguimiento o vigilancia): recolecta, mantiene y
procesa toda la información que es de utilidad para la
organización, desde afuera.
 Rol diseminador: es el conducto para transmitir información a los
integrantes de la organización, mediante conversaciones,
informes, memorándums, etc.
 Rol de portavoz (vocero): representa ala organización frente a
extraños, habal en nombre de la empresa, da a conocer opiniones
oficiales.
 o Roles decisionales: incluyen los eventos y situaciones en que el
administrador debe elegir o tomar decisiones. Estos papeles requieren
conocimiento, habilidades humanas y conceptuales. Muestran como el
administrador utiliza la información en sus decisiones.
 Role emprendedor: visualiza las opciones del entorno e inicia un
proceso de innovación y cambio. Inicia proyectos, identifica
nuevas ideas, asume riesgos, delega autoridad, comparte
responsabilidad con los demás.
 Rol manejador de disturbios: toma acciones correctivas en
respuesta a problemas no previstos, atenuando el conflicto y
resolviendo disputas. Guía al grupo en las crisis y orienta el
cambio.
 Rol asignador de recursos: distribuye los recursos humanos,
físicos y monetario. Decide donde se asignarán los recursos y
propone y establece prioridades.
 Rol negociador: analiza y negocia con otros grupos y obtiene
ventaja en sus unidades. Representa los intereses de la
organización en negociaciones con sindicatos, en ventas.
Compras o financiamientos.
2.5. El emprendedor. Persona que tiene el coraje de asumir riesgos para aprovechar
oportunidades en situaciones donde otras personas sólo verían problemas o
amenazas
2.6. Ámbito de actuación.
3. Las organizaciones.
3.1. Concepto. Características. Elementos. Tipos.
El análisis del concepto y del objeto de la administración nos lleva a realizar
una aproximación al conocimiento de los entes (organizaciones) dentro de los
cuales se desenvuelve las actividades de los seres humanos.
Las primeras organizaciones fueron familias y pequeñas tribus nómades; luego
se establecieron las villas permanentes y las comunidades tribales. Mas tarde se
creo el sistema feudal y las naciones. Esta evolución de las organizaciones se ha
acelerado cada vez más, produciéndose cambios abismales en este campo. La
sociedad se transformó de una forma predominantemente agraria, donde la
familia, los pequeños grupos informales y las pequeñas comunidades eran
importantes, a otro tipo que era el industrial, caracterizada por el surgimiento de
grandes organizaciones formales, encontrándonos hoy en el siglo de los
servicios.
Es decir, desde siempre los grupos y las organizaciones constituyen una parte
importante de nuestra existencia.
- Conceptos:
o Para Kast y Rosenzweig: “la noción de interrelación presupones un
sistema social. Por ello se puede afirmar que las organizaciones se
orientan a ciertos objetivos y metas (gente con propósito), son sistemas
psicosociales (gente que trabajó en grupos), son sistemas tecnológicos
 ( gente que utiliza conocimientos y técnicas) e implica la integración de
actividades estructurales ( gente que trabaja junta)”.
o Ackoof: “la organización es un sistema con algún propósito, el cual es
parte de un sistema mayor que lo comprende y que en algunas de las
partes (las personas) tienen sus propios propósitos”.
o Parsons: “las organizaciones son unidades sociales (o agrupaciones
humanas) deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar
fines específicos”. Siguiendo este concepto Etzioni nos explica que las
corporaciones, ejércitos, escuelas, hospitales iglesias y prisiones se
encuentran entre ellas pero Las tribus, clases grupos étnicos, grupos de
amigos y familiares se excluyen del concepto, pues no alcanzan a
conformar una organización por sus características.
- Características: según etzioni las organizaciones se caracterizan principalmente
por:
o La división del trabajo, del poder y de la responsabilidad: en la primera
se verifica la existencia de distintas áreas a las que se les asigna diversas
funciones, para lo cual desarrollan diferentes actividades. Por ejemplo, la
gerencia de personal o la gerencia de comercialización, dividiéndose en
menores gerencia, o departamentos que se encarga de tareas específicas.
La segunda se verifica en el hecho de que todos lo miembros de una
organización no poseen el mismo poder y en la existencia de niveles
jerárquicos de autoridad formal. Por ejemplo, el jefe de departamento de
selección depende del gerente de personal. En los niveles superiores se
concentra el poder y la autoridad.
Y en la tercera hablamos de responsabilidad en las comunicaciones es
una consecuencia de as divisiones del trabajo y del poder de tal manera,
cada nivel de la estructura tendrá determinados tipos de mensajes y de
información en lo que actúa como emisor, canal y receptor.
o La presencia de uno o más centros de poder: ósea, un subgrupo de
personas dentro de la unidad social que controla los esfuerzos
concertados en la organización dirige tal esfuerzo hacia los fines,
conforma a la estructura y los procesos de trabajo, y los revisa o
remodela para aumentar la eficiencia.
o Sustitución del personal: las personas no satisfacen lo que espera de
ellas, pueden ser sustituidas, y sus tareas asignadas a otras personas. Las
organizaciones pueden cambiar al personal que ocupa los diversos
puestos de trabajo, también trasladándolo o promocionándolos a otros.
Por ejemplo, a un trabajador se lo puede ascender de jefe de una
determinada sección a la gerencia a la cual pertenece dicha sección.

3.2. Funciones básicas.

Las organizaciones son un invento del hombre necesaria por 3 razones.
 - Alcanzar objetivos: muchos de los propósitos que las personas persiguen en su
vida no se podrían alcanzar sin una integración coordinada de esfuerzos de otras
personas. Prácticamente no existe forma de satisfacer nuestras necesidades sin la
existencia de organizaciones que cuiden nuestra salud, nos enseñen a leer,
escribir. Etc.
- Conservar la experiencia: una organización tiene una memoria colectiva:
registra, documenta y conserva, la supervivencia del hombre depende del
aprendizaje acumulado a través de los años, el cual está constituido por
tradiciones, costumbre y experiencias de valor para las siguientes generaciones.
La experiencia nos dice que es útil o que es un riesgo para una persona, una
organización o para la sociedad.
- Lograr permanencia: el ser humano tiene una vida limitada, existen fines que no
se consiguen en una vida o en una generación. Se necesita estructuras sociales
como las organizaciones que sobrepasan su existencia y perpetúan lo que el
hombre debe conseguir. Sin esta permanencia no podríamos explicar los
descubrimientos que se han realizado luego de lentos procesos de
enriquecimiento de una a otra generación.
3.3. Visión, misión, y cultura organizacional.
3.4. Responsabilidad social y ética en las organizaciones.
4. Las empresas.
Una empresa es toda organización económica de propiedad pública, privada o
mixta, que reúne diversos factores de producción por su cuenta y riesgo, y cuya
actividad principal es la de extraer, fabricar, producir, vender, permutar bienes o la
de prestar servicios a la comunidad, satisfaciendo sus necesidades y que mediante el
cobro de los mismo obtiene una ganancia en tal actividad.
4.1. Características. Objetivos.
4.2. Clasificación.
- Organizaciones con fines de lucro.
o Según el tamaño:
 Microempresa: compuesta por la familia y hasta 5 trabajadores.
 Pequeña: compuesta de 5 a 50 empleados.
 Mediana de 50 a 500 empleados.
 Grande mas de 500 empleados.
o Según la propiedad o integración del capital:
 Publicas: la propiedad es del estado.
 Privadas: la propiedad es de las personas físicas.
 Mixtas: propiedad es de ambos.
o Según el sector legal o forma jurídica:
 Unipersonal – individuales.
 Colegiadas o institucionales. (sociedades comerciales)
 Anónima.
 Civil
 De responsabilidad limitada.
  Colectiva.
 Cooperativa.
 De capital e industria.
o Según el origen del capital o ámbito geográfico:
 Nacional.
 Extrajeras- internacionales.
 Mixtas.
o según el sector económico:
 extractivas.
 Manufactureras.
 Servicios.
- Organizaciones sin fines de lucro: nacen por las características del hombre de ser
un ser social, con la necesidad de interactuar con otros individuos para
satisfacer sus necesidades de tipo social, y así aparecen las diferentes
organizaciones tendientes a satisfacerlo.
o Según sus fines:
 Espirituales.
 Afiliación.
 Artiticos.
 Intercambio.
 Asistencial.
 Poder
 Educación.
o Según su formación legal.
 Asociaciones civiles sin fines de lucro.
 Mutuales.
 Fundaciones.