Relaciones humanas: modulo 3

Clase 1:
La imagen personal: prestar atención al aspecto o imagen resulta un
punto crucial al momento de establecer las primeras relaciones con los
clientes. El aspecto, en el rol de secretaria/o, dentro de una organización,
requiere de un esfuerzo extra. Los detalles relacionados con el vestir, los
modales y la apariencia, cuya influencia conjunta puede llevarnos al éxito.
Si lo que expresa nuestra imagen representa eficiencia, simpatía, actitud
positiva, energía, seguridad, tanto nosotros como los productos o
servicios que ofrezcamos “venderán” una imagen de éxito.
Detalles a considerar:
 Maquillaje, afeitado, accesorios. 97%
 Peinado. 100%
 Uñas y puños limpios. 91%
 Collares o corbatas. 94%
Complejo de elementos:
 Los gestos: el 55% del significado lo transmiten solamente las
expresiones faciales y el lenguaje corporal, sin que se haya dicho
palabra alguna. El lenguaje corporal, los gestos, no pueden ser
movimientos agresivos o bruscos, torpes o nerviosos, no pueden
reflejar que uno se siente incómodo con uno mismo y con la
situación.
 El apretón de manos: forma parte de la primera impresión. Dar la
mano, abierta y completa, es la forma correcta de hacerlo. El saludo
debe durar unos dos o tres segundos con la mano firme. Al
momento del apretón, es recomendable mirar amigablemente a la
otra persona, a los ojos, mientras acompaña el saludo con una
agradable sonrisa. Cuando alguien coloca la palma hacia abajo
adquiere inmediatamente autoridad. La persona receptora siente
que se le está dando una orden.
 Las dos manos detrás de la cabeza: gesto típico en aquellas
personas que sienten confianza en sí mismas, o son dominantes, o
se sienten superiores, gesto que irrita a mucha gente y que como
secretaria/o debes evitar.
  Gestos de agresión: manos en las caderas, el saco abierto y echado
hacia atrás señala una actitud de agresión directa.
Los mensajes no verbales más importantes para la relación social son la
sonrisa y el asentimiento.
 Contacto visual: Para entablar una buena relación con otra persona
se la debe mirar el 60 o 70% del tiempo, así la persona comenzará a
sentir simpatía por el otro. Cuando se está hablando de negocios se
debe imaginar un triángulo en la frente de la otra persona. Si se
mantiene la mirada dirigida a esa zona y no baja por debajo de los
ojos se percibe seriedad y el otro percibirá que usted habla en serio.
Si la mirada cae por debajo de los ojos, entonces es una mirada
social y si incluso recorre otras partes del cuerpo se considera como
una mirada íntima.
Conductas no verbales:
 Entusiasmo: Ojos bien abiertos, Sonrisa abierta, Postura erecta,
Manos abiertas, brazos extendidos.
 Apertura: Quitarse el saco, Acercarse, Piernas sin cruzar, Manos
abierta.
 Colérico: Cuerpo rígido, Labios quebrados y apretados formando
una línea delgada, Respiración poco profunda, Contacto visual
continuo, pupilas dilatadas.
 Disposición favorable: Sentado con el cuerpo inclinado hacia el
frente, Manos colocadas a la mitad del muslo, Relajado con
semblante vivaz, De pie con las piernas ligeramente separadas y
manos en la cadera.
 Nerviosismo: Aclarar la garganta, Movimiento de manos hacia la
boca, Cubrir la boca cuando habla, Tirar de la oreja, Balanceo de
cuerpo mientras está de pie, Mirada penetrante.
 Rechazo: Se toca o se frota la nariz, Brazos y piernas cruzadas,
Cuerpo retraído, Frota las manos o tira del oído, Alza las cejas.
 Confianza/Autoridad: Brazos extendidos hacia arriba, Cuerpo
recargado hacia atrás con las manos entrelazadas detrás de la
cabeza, Postura arrogante del cuerpo con la barbilla levantada.
 Frustración: Manos fuertemente apretadas o puños temblorosos.
Frotar la parte posterior del cuello. Respiración corta controlada.
Mirada fija en el vacío. Deslizar los dedos por el cabello.
  Fastidio/Indiferencia: Detener la cabeza con la mano. Párpados
hundidos. Columpiar los pies. Mirada en blanco. Garabatear un
papel. Postura relajada, cabizbajo.
La ropa: forma parte de nuestra tarjeta de presentación teniendo tanta
relevancia como la forma de hablar o de presentarse. Dos reglas
fundamentales: las prendas que uses deben permitirte sentirte cómodo y
lucir bien.
Tipos sobre vestimenta femenina:
 Blusas y camisas: cómodas, de buena terminación y con escotes
discretos. Combinarla con diferentes pañuelos.
 Faldas: no deben ser muy cortas, ni con profundas aberturas o muy
ajustadas al cuerpo.
 Pantalones: no muy ajustados, de buen corte, de géneros que se
arruguen poco y el largo será hasta llegar al doblez del pie por el
frente y un centímetro del zapato por detrás.
 Sacos: excelente complemento para faldas y pantalones. Entallados
al cuerpo y con un largo acorde a la figura y a la estatura.
Tipos sobre vestimenta masculina:
 Camisa: color blanca. Si el lugar de trabajo es muy formal, manga
larga de modo que al acompañar con el saco, los puños de la misma
sobresalgan de las mangas. Si el lugar de trabajo es más relajado,
podrá usar de mangas cortas.
 Pantalón: debe ser de vestir, muy bien planchado.
 Sacos: cuando se sienta debe desabotonar el saco y al momento de
pararse se vuelve a abotonar. Prolijidad en las solapas y en los
bolsillos.
 Corbatas: de diferentes colores. La tela por excelencia es la seda.
Postura: evidencia rasgos de personalidad. Es importante mantenerse
erguido. Mejora el equilibrio, la actitud hacia los demás, la confianza en
uno mismo. Una mala postura puede sabotear tu imagen.
La voz: es necesario que sea...
1. SUFICIENTE, en su alcance y resistencia;
2. CLARA en su pronunciación; y
3. EXPRESIVA en sus entonaciones, intensidades, ritmos y timbres.
 Timbre

Modulacion
Caract. de la Voz
Intensidad

Tesitura
 El timbre de voz es el sonido específico, personal y único.
 La modulación es la combinación armoniosa de la intensidad y la
tesitura.
 Intensidad es la fuerza con que sale la voz, en un grado muy alto o
muy bajo.
 Tesitura es la calidad de la voz, de lo más grave a lo más agudo.
Debemos estar relajado/a. Si nuestro cuerpo está con tensión, esa tensión
se transmitirá a las cuerdas vocales y por transitividad a la voz.
Cortesía: la educación y la cortesía abren todas las puertas. Hace que la
otra persona se sienta importante, que se sienta satisfecha. En la cortesía
se encuentra la sonrisa, la cordialidad, el tacto y la simpatía. La sonrisa, no
sólo es un gesto de amabilidad también genera una actitud positiva tanto
en uno mismo como en los demás y sobre todo impacta en el trabajo. Es
un mensaje positivo.
Tu optimismo te permitirá progresar en la organización. La sonrisa será tu
mejor aliada para proyectar una imagen afectuosa, cordial y agradable. En
el trato cotidiano con los clientes y los demás miembros de la
organización, debemos ser educado/a, agradable y suave, hacer llegar a
los demás la propia simpatía, también se debe tener tacto para tratar con
los clientes, los jefes y los demás compañeros de trabajo. Es la aptitud que
lleva a conducirnos tal como las circunstancias lo requieran, valiéndose de
la percepción y del discernimiento.
Oficina: Tu lugar de trabajo, también te representa y hace a tu imagen.
Debemos tener en cuenta el orden, que refleja una buena impresión. Los
muebles de oficina, deben ser cómodos, ergonómicos para que no afecte
a tu salud. La iluminación y una decoración de buen gusto.
No olvidar:
 Puntualidad.
 Discreción.
 Cortesía y optimismo.
 Interés por los demás.
 Vestirse apropiadamente.
 Usar un lenguaje oral y escrito correcto.
Tipos para cuidar la imagen profesional:
1. Pulcritud, estar impecable de los pies a la cabeza, muestra respeto
y consideración hacia los demás.
2. Si estás transpirando, no es apropiado secarse el sudor con la
mano, debemos contar con un pañuelo descartable.
3. Mantente recto y erguido, no rígido, emanas confianza y seguridad
en ti mismo.
4. Situación con hipo, trata de no hablar o reír, hacer aspiraciones
profundas o beber un vaso de agua sin respirar con el objeto de dar
fin a esta situación.
5. Saludo claro y apretón de manos firme pero no fuerte. La firmeza
transmite confianza y autonomía, un apretón débil revela falta de
seguridad.
6. Espera que te inviten a sentarse.
7. Adopta una postura segura en el asiento. No te sientes en el borde,
dará una imagen de persona insegura y temerosa.
8. Permanece tranquilo y transmite templanza, sosiego, autodisciplina
y autodominio.
9. Moderado contacto visual cuando hables y no fijes la vista en tu
interlocutor. Si hablas ante un grupo mira regularmente a cada
participante.
10.Sonríe cuando quieras y puedas, si lo crees oportuno.
11.Cuando te dirijas a otra persona, guarda distancia,
aproximadamente el largo de tu brazo.
12.Procura no darle la espalda a nadie.
Los pequeños detalles: Un pequeño mal detalle puede desmoronar una
torre de muchos, grandes y buenos detalles.
Clase 2: administración del tiempo cuestión fundamental en el ámbito
laboral.
Pasos para administrar el tiempo:
No todos alcanzamos los mismos resultados, ni tenemos todos los días la
misma eficacia. Nuestra eficacia personal depende de las circunstancias.
Una de las maneras de administrar el tiempo, concibe un proceso, una
serie de pasos, que constituye un ciclo de perfeccionamiento continuo.

Preveer

Controlar Organizar

Actuar Decidir

 PREVER - empleo de tiempo personal.

 ORGANIZAR - establecer una lista de acciones a realizar y clasificarla
por prioridades.
 DECIDIR - hacer, delegar- postergar- abandonar- pensar en los otros
al decidir.
 ACTUAR - con método, utilizando buenos elementos, con capacidad
 CONTROLAR - analizar lo que ha sucedido, interpretar y adaptar.
No podemos gestionar el tiempo, podemos gestionarnos a nosotros
mismos en relación al reloj: organizarnos inteligentemente.
2 puntos importantes:
1. El tiempo es el único bien real que tenemos.
 2. El tiempo no es algo general, es el ahora, es el presente, es el hoy.
Pautas para la ejecución efectiva de las tareas en el trabajo:
a. Planificar. listar aquellos objetivos que debes cumplir, actividades
que se te encomendaron que debes realizar. Los minutos invertidos
en la planificación son los minutos más productivos. 20 minutos
diarios de planificación pueden ayudar a ahorrar una hora, hacerlo
diariamente te ahorrará 5 horas a la semana, lo que significa 250
horas al año, más de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar tus
objetivos.
b. Priorizar: poner en primer lugar las tareas importantes y urgentes.
c. Agendar. contando con la lista de tareas ordenadas según la
prioridad, debemos determinar cuándo se realizará cada una. hacer
una agenda de prioridades.
d. Hacer el seguimiento: verificar que se hayan cumplido las mismas y
que se hayan alcanzado los objetivos planteados.
Matriz de prioridades: se tienen en cuenta dos parámetros: la
importancia y la urgencia.

Urgente No Urgente
Cuadrante de la prevención, la
Cuadrante de la crisis, de los
planificación, la recreación, de
Importante problemas apremiantes, de las
reconocer y aprovechar nuevas y
tareas que se vencen.
buenas oportunidades.
Cuadrante de las interrupciones,
de las reuniones improductivas y Cuadrante de las trivialidades,
No Importante
no importantes, de las actividades de la pérdida de tiempo.
acuciantes.
Las personas que dicen que no tienen tiempo para hacer más cosas, o que
están muy ocupadas, es posible que centren sus vidas en el cuadrante uno
y en el tres.
La clave es determinar prioridades, el orden en el que debe hacer las
cosas, es preguntarse: ¿cuál es el rendimiento que obtengo por esta
actividad? Nos preguntamos: ¿qué es lo más urgente que tengo que hacer
y qué es lo que sigue en urgencia? Las cuestiones que pensamos “pueden
esperar” tienen frecuentemente un rendimiento importante para
nosotros, tal vez no de inmediato, pero sí en el futuro.
 Ejemplos de elefantes importantes, aunque no urgentes: planificación a
largo plazo, el perfeccionamiento personal, la organización personal
comunicación a nivel más profundo con las personas, una mayor
dedicación a las familias y los amigos. Ejemplos de hormigas: dedicar
mucho tiempo al correo inútil, a la charla con colegas, revolver papeles.
Retrase a las hormigas: cuando una larga columna de hormigas se dirija
hacia ti, Puedes matar a las que hacen de guía o hacen un surco a través
de la fila para eliminar el olor que las guías han dejado para el resto.
Estrategias similares pueden aplicarse a nuestros proyectos. No tendrás
que resolver todas las cuestiones a la vez. Dividir los proyectos en partes y
trabajar en cada una de ellas lo justo para pasar de una situación a la otra
y decidir qué se hace ahora y qué más tarde.
Dejar de atender a las hormigas: Confunden la actividad con la eficacia; es
mejor trabajar pausadamente en una cuestión acertada que hacerlo de
prisa en tareas equivocadas.
Instrumentos para la planificación del tiempo:
No pasar por alto ninguna tarea a desarrollar durante ese día o días
posteriores, ni debemos dejar de llevar el control de las tareas que le son
encomendadas. Cumplirlo no es fácil, considerando que estas tareas
muchas veces pueden estar cargadas de interrupciones como visitas,
llamadas telefónicas, encargues, etc. Para no chocar con estos
inconvenientes es fundamental hacer buen uso de los instrumentos de
planificación del tiempo.

Agenda Calendario Planning

Sistema de recordatorio Lleva impresa una Sistema de
diario, permite una división del mes en 4 organización para
rápida visualización de semanas. visualizar las
las tareas a realizar en actividades a largo
uno o dos días. plazo, por
Elemento de trabajo ejemplo,
activo y dinámico, su reuniones,
contenido está sometido licencias,
a continuos cambios, asistencia a
modificaciones y congresos, cursos,
adiciones de datos. Los etc.
secretarios deben
consultar la agenda al
principio y al final de la
jornada. Para poder ser
eficaz en el manejo de la
agenda, dando prioridad
a lo más importante:
-Nombre del solicitante.
-Objeto de la reunión.
-Teléfono de contacto.
-Observaciones
adicionales.
Utilización: Determinar Utilización: Se deben Utilización:
en qué hora del día situar semana tras reflejar los planes
vamos a realizar la semana, las tareas de a largo plazo:
actividad. larga duración programación y
-Prever tiempo sobrante. -Marcar los días a control de las
-Incluir en las mismas, utilizar en esas actividades,
ideas, sugerencias u otras actividades. responsables de
anotaciones. -Fijar fechas precisas. - operación, y
-Prever las actividades a Colocar en la fecha los responsables de
realizar en el futuro. responsables de la ejecución.
concreción de esa
actividad.
-Los contactos a
realizar para la
confirmación de la
actividad detallada.

Conceptos y forma de utilización:

 Hay actividades diarias.
 Hay actividades mensuales.
 Hay actividades anuales.
Para organizar cada una de estas actividades, debemos comprender el
periodo de tiempo que necesitamos para realizarlas, según ese tiempo
será el instrumento a utilizar.
 Escribir es una forma excelente para organizar el tiempo, puedes listar las
tareas e ir resolviéndolas una a una. Al enfocarte en una sola tarea por
vez, no sólo se administra mejor el tiempo, también se gana en eficiencia,
resolviendo cada tema a su tiempo, a fondo, sin prisa y sin agitación. En la
lista, se pueden ir marcando las tareas con colores diferentes de modo de
ir indicando prioridades.
Clase 3: El funcionamiento de las empresas en la vida económica genera
una enorme cantidad de información, de ahí la necesidad de conseguir ese
volumen de documentación escrita. Los nuevos soportes informáticos
están sustituyendo poco a poco el papel como medio más utilizado para la
conservación de documentos (aunque esta información no es completa).
Archivo: conjunto de documentos clasificados y ordenados, espacio físico
en que se custodia y conserva los documentos. El personal administrativo
encargado de la recepción, clasificación, custodia y búsqueda de los
documentos.
Tipos de archivos:
 Archivo activo.
 Archivo semiactivo.
 Archivo inactivo.
Fase Función Duración Localización
Documentación en trámite.
Archivos de oficina o de
Activa Vigencia administrativa y 3 a 5 años
gestión
consulta frecuente.
Consulta esporádica (casual). Archivo Intermedio
Semiactiva Evaluación para su selección y 3/6 a 25 años (integrado en el Archivo
expurgo. General)
A partir de 25
Valor histórico y conservación
Inactiva años (valor Archivo General
permanente.
permanente).

Tipos de clasificación:
 Nominativa
Cronologica

Alfabetica Geografica
Numerica Ordinal
Ideologia
Numeral por
materia

Combinacion de
Alfanumerica
letras y numeros

Clasificación Alfabética:
 Nominal: se ordenan nombres y apellidos en forma alfabética
 Geográfica: se ordenan lugares, zonas geográficas en forma
alfabética.
 Por Materia: se ordenan elementos que tengan las mismas
características tomando un nombre básico al conjunto.
Clasificación Numérica:
 Cronológica: se ordenan fechas, de la primera a la última.
 Correlativa: se ordenan elementos del 1 al..... En forma correlativa.
Proceso de clasificación: Cuando una oficina recibe o crea un documento
se debe:
1. Identificar a qué expediente pertenece dicho documento. Puede ser
que ya exista o que sea necesario crearlo.
2. Identificar a qué serie documental pertenece el expediente. Esta
operación va a facilitar la clasificación.
3. Siempre que el volumen de documentación no sea muy grande, es
aconsejable clasificar la documentación bajo conceptos más
generales y no abrir nuevos niveles de clasificación si los que hay
son suficientes.
4. Aplicar subdivisiones si fuera necesario definir más el contenido.
 5. Anotar la clasificación (a lápiz) en el ángulo superior derecho del
documento. Formada por el código y el título. Estos elementos
permiten situar el documento en el nivel concreto del cuadro de
clasificación que le corresponde y permite archivarlos y
recuperarlos ordenadamente.
6. Clasificar el documento aplicándole el código y el título de
clasificación. Estos datos se anotan en la carpeta del documento,
junto con otros que sirven para describir el expediente.
El código y el título de clasificación de un expediente coincide con el de los
documentos que contiene, para facilitar la agrupación de documentos
dentro de un expediente, los documentos pueden clasificarse con
subdivisiones o títulos de clasificación de niveles más bajos que los del
expediente del que forman parte.
Funciones del archivo:
 Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentación que le
sea remitida.
 Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la
documentación.
 Gestionar las transferencias documentales de las unidades
administrativas.
 Aplicar la evaluación y selección de la documentación, de acuerdo
con la normativa establecida.
Agrupación de los documentos:
 La función del archivo de oficina es un factor determinante en
cualquier organismo para que éste funcione con criterios de calidad,
eficacia y transparencia.
 Los documentos sueltos no pueden constituir un archivo.
 Para organizar un Archivo de oficina es necesario distinguir los
distintos grupos de documentos de archivo.

1) Correspondencia: Pueden ser originales o copias. No está vinculada

a ningún procedimiento administrativo. Aporta información de muy
distinto tipo.
Organización:
  no se debe clasificar y ordenar por entradas y salidas, cada carta
debe ir unida a su respuesta.
 La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte
de un expediente, se ordena con dicho expediente.
 La correspondencia que acompaña a una información importante,
facturas, informes u otros documentos, se archiva en función de
esta información adjunta.
 La correspondencia que se organiza como tal, es la que no forma
parte de un expediente ni acompaña a una información importante.
Se debe agrupar en:
a. Correspondencia externa: correspondencia de personas o
instituciones ajenas.
b. Correspondencia interna: correspondencia o notas interiores entre
unidades administrativas de las empresas.

2. Libros de registro: es un instrumento jurídico, cuya finalidad es

conseguir un sistema de control y de garantía externa e interna de
los documentos que se presentan en la Administración y de los
documentos oficiales que se envían a otros órganos o a particulares.
Permite certificar la existencia de un documento aunque éste no se
haya conservado. Entre los libros de registro tenemos: acuerdos,
actas, certificados, diligencias, currículum, informes, memorias,
notas internas, etc.
3. Expedientes administrativos: Constituyen la unidad documental
básica en los archivos administrativos. unidad documental formada
por un conjunto de documentos generado, orgánica y
funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un
mismo asunto.
Estructura del expediente: lógica, coherente y cronológica, ordenándose
los documentos de acuerdo con el procedimiento o trámite seguido. Cada
expediente debe estar contenido en una carpetilla exterior en donde se
anotarán todos los datos que identifiquen dicho expediente: nombre de la
oficina que lo ha tramitado, fecha de iniciación y finalización, resumen del
asunto, nº de documentos, etc.
Ordenación física y señalización: Una vez que un documento recibido o
producido por una unidad administrativa ha sido clasificado y se le ha
asignado el código correspondiente, se debe llevar a cabo el proceso de la
ordenación física (ordenarlo dentro de la carpeta correspondiente) como
la señalización de las carpetas de expedientes y series documentales para
facilitar su rápida localización.
 Ordenación física: Los criterios de ordenación deben establecerse
de acuerdo con las características de cada tipología documental y
aplicarse de manera uniforme por todo el personal de la Unidad,
tanto para la formación de los expedientes como para la ordenación
de los mismos dentro de su serie documental.
 Ordenación interna de los expedientes:
 Orden cronológico: los documentos se ordenan en las carpetas de
forma que el documento más antiguo queda en la parte inferior y el
más reciente en la parte superior. Se podrá optar por la ordenación
inversa, siempre que se fije ese criterio y sea aplicado de manera
uniforme en todos los expedientes de la misma serie documental.
En ocasiones se aplicarán criterios de ordenación numérica o alfabética.
En expedientes complejos se puede agrupar los documentos por
conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, que a su vez se
introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran como si
fuera un volumen.
Los documentos en soporte diferente al papel (fotografías, carteles,
vídeos, disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se
separan físicamente de éste, se debe dejar constancia dentro del
expediente de la relación de los mismos con los datos de su localización.
 Ordenación de las series documentales : criterio de ordenación que
para cada caso resulte más cómodo y lógico para la localización y
recuperación de los documentos en sus carpetas, archivadores o
estantes.
Tipos de ordenación de las series documentales:
 Orden cronológico: año, mes y día.
 Orden cronológico y alfabético: orden cronológico por años con
división alfabética por nombres de instituciones.
  Orden alfabético: Expedientes personales: nombres de personas
físicas.
 Orden numérico: Documentación contable: nº de control del
expediente, correspondientes a un mismo ejercicio económico.
Señalización de los documentos: identificar el contenido de las carpetas
de archivo, las carpetas suspendidas, cajas de archivo definitivo y el
mobiliario de archivo.
 Señalización de carpetas: los expedientes de archivo se guardan en
carpetas. Datos:
 Nombre del Servicio y Unidad
 Código y título de clasificación
 Título propio de la serie
 Años: de apertura y cierre del expediente
 Opcionalmente se podrá hacer constar el título propio del
expediente y otras observaciones que se consideren necesarias.
El Archivo General puede facilitar a las Unidades administrativas carpetas
de cartulina y subcarpetas de papel diseñadas para este uso.
 Señalización de carpetas suspendidas: instalación de los
expedientes abiertos y los de consulta frecuente en carpetas
suspendidas. Las carpetas de archivo se introducirán en las carpetas
suspendidas, que se señalizarán mediante el código de clasificación
y el título.
 Señalización de cajas de archivo definitivo: expedientes finalizados
y de consulta menos frecuente se guardan en cajas de cartón de
archivo definitivo hasta su transferencia al Archivo General. Datos:
 Nombre del Servicio y Unidad
 Código de clasificación y título
 Año/s
Archivo informático o fichero informático: conjunto de bits almacenado
en un dispositivo de almacenamiento. Cuando hacemos un texto, una
planilla en un programa, o bajamos una foto, luego para poder verla
nuevamente debemos guardar (almacenar) esa información. El que
guarda la información es el Sistema Operativo luego de que el operador le
da la orden de que guarde el archivo. Y el Sistema Operativo lo llama:
ARCHIVO.
Bit: es la unidad mínima de información empleada en Informática. Es la
unidad con que se mide lo que ocupa la información dentro de un
dispositivo de almacenamiento.
Dispositivo de Almacenamiento: es el lugar físico donde podemos guardar
información informática (CD, pendrive, o la memoria del celular).
Características sobresalientes de los archivos informáticos:
1. Se puede guardar en unidades de almacenamiento que ocupa
lugares muy pequeños.
2. posibilidad de abrir, y realizar modificaciones sobre archivos
guardados hace un tiempo.
3. Permite copiar tantas veces como se desee un mismo archivo.
Gestión documental: conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización,
permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo
que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.
Actividad que nació debido a la necesidad de “documentar” o fijar actos
administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar
fe de los hechos.
La gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de
administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales
básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y
estanterías en que se guardan los documentos de papel, los ficheros que
permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de
recuperación de información mediante sistemas de codificación y
clasificación. se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez
más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van
alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad
administrativa.
El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a
partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, que en los años 60
del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC
(Machine ReadableCataloguing) o Catalogación leíble por computador.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de
gestión documental: desde el simple registro manual de la
correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas
informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa sino
que, controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los
expedientes, capturan información desde bases de datos de producción,
contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas,
centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y
recuperar información de cualquier lugar.
Diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos
anglosajones y latinos: en español no existe una palabra del todo
equivalente al concepto de record inglés, que cubre todo aquello que
documenta algo. En español usamos el término “documento de archivo”,
que es más pobre en significado. Cuando en inglés se dice Records
managementse está refiriendo a la gestión documental de documentos de
archivo específicamente.
En inglés la palabra archive significa casi invariablemente “archivo
histórico”, en español el “archivo” se entiende en sus varias fases: archivo
corriente o de gestión, archivo administrativo o intermedio y, el archivo
permanente o histórico.
Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta
tendencia, en los países hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer
que la archivística se aplica sólo a los archivos históricos, o que el “records
management” se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. No
es así: La archivística cubre el “records management” y la gestión de
archivos históricos también, mientras que la gestión documental es más
amplia que el “records management” ya que se puede aplicar a cualquier
tipo de documentos.
La gestión documental fue siempre una necesidad y un problema para las
organizaciones, representando gastos en locales y almacenes,
infraestructuras para garantizar el estado de conservación, tiempo
dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones,
gastos de fotocopias, fax, etc.
Es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que
estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y
valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo.
El documento: La información es la transmisión de un mensaje o
conocimiento, la documentación es el soporte donde puede está fijada
esa información, la primera se refiere al contenido, la segunda se refiere al
conteniente.
Documentar consiste en probar, justificar la verdad de algo con
documentos. Instruir o informar a alguien acerca de las noticias y pruebas
que atañen a un asunto. Un documento es un soporte material que
contiene información y que tiene como fin transmitir conocimientos o
ideas, permiten la comunicación humana y es un importante medio de
formación y docencia.
La forma más habitual de un documento era el documento impreso, han
ido apareciendo nuevas formas de transmitir la información y nuevos
tipos de documentos (fotografías, películas, soportes magnéticos…). La
gran revolución ha llegado de la mano de la informática mediante la
aparición de los documentos electrónicos.
Documento: toda expresión en lenguaje natural o convencional y
cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.
Desde el punto de vista administrativo, documento es toda información o
hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirva
para comprobar o acreditar algo.
Según diccionario de terminología archivística: documento es la
combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede
ser utilizado como prueba o para consulta.
Elementos que lo caracterizan son:
 El soporte que le confiere corporeidad física, puede ser desde una
hoja hasta un DVD.
 La información, la noticia que transmite.
 El registro, la fijación de la información en el soporte.
 Esta definición engloba al documento en sentido general, pero el de
archivo posee ciertos elementos diferenciadores:
  El carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el
paso del tiempo constituyen series.
 La génesis: se producen dentro de un proceso natural de actividad,
surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no
son algo ajeno a él.
 La exclusividad: la información que contiene rara vez se encuentra
en otro documento con idéntica extensión e intensidad, es
exclusiva.
 La interrelación: las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen
sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada por su
pertenencia a un conjunto –un expediente- y por las relaciones
establecidas entre sí.
Características principales del documento:
Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas de acuerdo con unas características de tipo material y
formal.
Características de tipo formal y material de los elementos
diferenciadores del documento de archivo.
 La propia génesis u origen: nace dentro del proceso natural de las
actividades llevadas a cabo por personas físicas o jurídicas.
 La finalidad de su origen es servir como prueba testimonial.
 Existe otro tipo de documentación que se reúne con fines
únicamente informativos, en ellos los documentos están reunidos
de acuerdo a criterios subjetivos aplicados por el hombre
(materias), con el fin de recuperar exclusivamente el contenido
informativo de la misma.
 El carácter seriado: son el reflejo de las actividades llevadas a cabo
por diferentes órganos productores y éstas se prolongan a lo largo
del tiempo, la documentación está constituida por series, cada una
responde a la función específica realizada por un determinado
sujeto productor (expedientes personales, de obra, de compra,
informes, correspondencia).
 A los documentos de un archivo no se les puede considerar como o
documentos sueltos, su existencia viene determinada por que
 pertenecen a un conjunto documental que responde a la
materialización de una actividad concreta.
 La condición de exclusivos: La información de cada uno nunca es
idéntica a otro.
 unicidad o condición de originales: son ejemplares únicos y
originales a diferencia de los ejemplares múltiples (editados o
reprografiados).
 creados como soporte material del acto administrativo llevado a
cabo por un órgano como prueba o testimonio fehaciente del
mismo, contienen los elementos de validación necesarios mediante
la incorporación de signos y marcas (firma o rúbrica de su autor,
sellos, registros).
Su condición de únicos viene definida por la reunión de tres aspectos:
1. Su integridad: debe estar íntegro o completo no le debe faltar
ninguna de sus partes tanto sus caracteres externos (soporte,
formato, cantidad, tipo) como internos (autor, fecha y asunto).
2. Su autenticidad: corresponde al autor, la fecha, el lugar y el asunto
que en él se consignan. Significa constancia fehaciente de la autoría
del acto.
3. Su forma: el documento único puede tener la condición de
borrador, copia u original pero nunca será un ejemplar múltiple
(fotocopia, ediciones).
La documentación de un archivo, está formada por documentos únicos
administrativos, que nacen en principio con una función administrativa y
jurídica. A diferencia de los documentos únicos de los archivos, donde
existentes ejemplares múltiples que constituyen documentación en forma
de fotocopia o editada, no contiene valor legal o probatorio sino
únicamente informativo.
Problemática de los nuevos soportes documentales: la aparición de la
Informática y los avances tecnológicos, ha supuesto la introducción de las
administraciones públicas de nuevos soportes documentales, discos
ópticos, microfichas, etc. La utilización de las nuevas tecnologías ha
pretendido un avance indudable en la eficacia y celeridad de la actividad
administrativa, además de suponer un importante ahorro de espacio en
cuanto a la capacidad de almacenamiento de la información. No obstante,
en la aparición de este tipo de soportes documentales plantea problemas
con respecto a la integridad, autenticidad, ingenuidad de los documentos.
Para garantizar su autenticidad es necesario que se intervengan soluciones
que permitan plasmar por medios informáticos una firma o un signo sin
posibilidad de sea manipulado. Los originales seguirán siendo los
ejemplares en papel, que salgan por impresora, ya que serán los únicos
que podrán estar validados.
La integridad de los nuevos soportes, es de difícil comprobación ya que el
contenido del documento no es físicamente apreciable por los sentidos
humanos.
Otro problema es su conservación o perdurabilidad en el tiempo. Un
fenómeno de pérdida de patrimonio documental debido a la
informatización irracional (incompatibilidades entre equipos, corto
período de vida de las grabaciones magnéticas estipuladas en menos de 5
años), como la elaboración de documentos en ciertos tipos de papel de
baja calidad (listados de ordenador, papel de fax, papel reciclado y papel
de fotocopiadora). Todo ello hace que en los archivos se esté
almacenando documentos cuya información está parcial o totalmente
borrada o es inaccesible.
Aspectos externos e internos de un documento: Se refieren a su
estructura física (caracteres externos) como a su contenido sustantivo
(caracteres internos).
 Caracteres externos:
Clase: de acuerdo a cómo se trasmite la información. Tenemos
documentos en forma:
a. Textuales: transmiten la información mediante texto escrito, sea
manuscrito, mecanografiado o impreso.
b. Iconográficos: emplean la imagen, signos no textuales, colores para
representar la información: mapas, planos, dibujos, fotografías,
diapositivas, transparencias, microformas, etc.
c. Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, casi
siempre palabras en el caso de los archivos: cd, DVD, etc.
d. Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido.
 e. Electrónicos o informáticos: son los generados en el entorno de las
computadoras: cd, pen drive, etc.
Tipo: revela tanto el contenido como su estructuración en el documento, y
deriva de la acción representada. Se identifica de acuerdo a la estructura:
carta telegrama, cheques, oficios, memorias, informes, recibos, etcétera.
Formato: características físicas del documento, independientemente del
soporte en que éste se encuentre (papel tamaño carta, oficio).
Cantidad: número de unidades (volúmenes, legajos, documentos) y al
espacio que ocupan los documentos (metros lineales).
Forma: autenticidad del documento, si está en original, copia o
reproducción.
 Caracteres internos:
Entidad productora: el autor del documento que puede ser una persona
física o moral, pública o privada.
Orígenes funcionales: causa que dio origen al documento, tomando en
consideración, la función, la actividad y el trámite por lo que ha sido
realizado.
Fecha y lugar de producción: cuándo y dónde se generó el documento.
Contenido sustantivo: asunto o tema de que trata un documento, los
fines u objetivos perseguidos con su redacción.
El contenido puede ser:
 Intensivo: ofrece datos sobre asuntos concretos y bien definidos,
por ejemplo: un expediente personal, judicial.
 Extensivo: ofrece pocos datos sobre un conjunto de elementos muy
amplio, como es el caso de un censo de población.
 Diversificado: ofrece datos variados sobre cuestiones diversas, por
ejemplo una memoria de gestión.
Los valores del documento:
Valores primarios: Son los que tienen los documentos a partir de su
creación o recepción y se definen por la importancia y el uso que tiene la
documentación para la institución generadora. Tres categorías:
 1. Administrativo: documento para el área productora, relacionada
con un trámite, asunto o tema. Todos los documentos producidos y
recibidos por una institución u organismo. Responden a procesos y
actividades.
2. Legal: documentos que sirven de testimonio ante la ley.
Documentar las obligaciones legales y proteger los derechos de los
individuos y del gobierno, actas del registro civil, contratos,
escrituras, decretos, acuerdos, documentos relacionados con la
propiedad.
3. Fiscal: valor de los documentos de archivo que justifican, explican o
comprueban el cumplimiento de obligaciones tributarias (pago de
impuestos, contabilidad, estados financieros, ventas).
valores secundarios: Son los que adquieren los documentos (con el paso
del tiempo) una vez que pierden sus valores primarios y tienen utilidad
histórica y social, la información que contienen es relevante para la
sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un
acontecimiento y sirve como fuente para futuras investigaciones y pueden
tener:
1. Valor informativo: fenómenos sociales o institucionales. Sirve de
referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier
actividad de la administración y puede ser testimonio de la
memoria colectiva. Se trata de la información que contienen los
documentos sobre personas, lugares, temas y cosas diferentes a las
acciones y actividades de una organización.
2. Valor evidente: documento que revela el origen, organización y
desarrollo de las instituciones públicas o privadas.
3. Valor institucional: los documentos sirven como prueba de un
acontecimiento que es relevante para la propia organización.
La valoración con fines de conservación consiste en distinguir y deslindar
dos grandes momentos en la vida de un documento:
 El administrativo: el momento en que los documentos públicos se
crean para realizar los propósitos para los cuales se ha establecido
la dependencia del que se deriva el valor primario de la
documentación.
 Momento histórico: aparece al rebasarse lo administrativo, ya que
los documentos se guardan porque tienen valores secundarios que
 perdurarán, aun después que haya cesado su uso corriente, y sus
valores serán útiles para otros motivos además de los de uso
corriente.
Teoría de las Tres Edades del Documento (ciclo vital):
El ciclo vital de los documentos comienza en los archivos de trámite de las
unidades administrativas que los produjeron, donde tienen su fase activa,
continúa en los archivos de concentración en donde los documentos están
en resguardo en tanto prescribe su valor primario (fase semiactiva), y
termina en los archivos históricos, donde se cierra el ciclo vital, los
documentos están en su fase inactiva: únicamente conservan su valor
histórico.
La función del archivo de gestión: es un factor determinante en cualquier
organismo para que éste funcione con criterios de calidad, eficacia y
transparencia. Las unidades documentales sueltas no pueden constituir un
archivo, ya que no tienen sentido por sí mismos fuera del contexto en que
se generan.
Para organizar un archivo es necesario distinguir los distintos grupos de
documentos de archivo:
 Libros de registro: El registro es un instrumento jurídico, su
finalidad es conseguir un sistema de control y de garantía externa e
interna de los documentos que se presentan en la Administración y
de los documentos oficiales que se envían a otros órganos o a
particulares. Permite certificar la existencia de un documento
aunque éste no se haya conservado. No es función del Registro
controlar las entradas o salidas de todos los documentos de gestión,
por lo que las oficinas podrán mantener un sistema de control
interno (sin sello de registro) para aquellos documentos que no
sean objeto de registro: acuerdos, actas, certificados, diligencias,
currículums, informes, memorias, notas internas, etc.
 Expedientes: unidad documental formada por un conjunto de
documentos generado, orgánica y funcionalmente, por un sujeto
productor en la resolución de un mismo asunto.
 Series documentales: segundo nivel de agrupación de los
documentos en los archivos de gestión y se forman a partir del
conjunto ordenado de los expedientes o unidades documentales
 que se producen de manera continuada como resultado de una
misma actividad o función.
Documentación de apoyo informativo:
Conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la
gestión administrativa. se trata de publicaciones, fotocopias de legislación,
folletos, copias de escritos remitidos por otras oficinas que se conservan
por su función informativa, que han de ser destruidos en las propias
oficinas, una vez hayan cumplido su misión informativa. Esta
documentación nunca se debe de transferir al archivo intermedio. Debe
organizarse separada del resto del archivo administrativo.
Una forma de organizar esta información en soporte papel es la creación
de dossiers temáticos, de forma que los documentos queden ordenados
por asuntos. Sería deseable que los documentos informativos de consulta
habitual estuvieran disponibles en la web de la organización (quizás en la
intranet) para evitar la proliferación de las fotocopias múltiples.
Documento electrónico: cuyo soporte material es algún tipo de
dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está
codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído,
interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de
magnetización.
Cualquier archivo o registro electrónico fue considerado como algo
interno, ya que cuando existía un destinatario final, el soporte para este
destinatario era invariablemente papel. El desarrollo de las redes
informáticas y el correo electrónico alteraron esa situación, surgiendo
dispositivos destinatarios que leían el documento en un soporte diferente
del papel. Prescindir del papel abarató los costos de transmisión de
información y en muchos casos aumentó la velocidad de comunicación. El
prescindir del papel creó el problema de la existencia de múltiples
formatos incompatibles
Valor probatorio de los documentos electrónicos: demostrar la
autenticidad del documento electrónico o bien, algunas propiedades
conexas, como la fecha de creación o publicación, el autor, el expedidor, o
el titular del documento (a los efectos de atribuirle un derecho), o bien
otra información registrada en sus metadatos.
Metadatos (Meta+datos) término que se refiere a datos sobre los propios
datos.
La autenticidad de los documentos electrónicos se refuerza en base a dos
mecanismos complementarios:
La firma electrónica: En la moderna normativa de administración
electrónica la sede electrónica permite gestionar la referencia, y el código
seguro de verificación la individualización del documento en la sede
electrónica.
Clase 4: las reuniones constituyen una práctica habitual. Los jefes muchas
veces no pueden tomar una decisión si antes no han reunido a sus más
cercanos colaboradores para discutir un problema y decidir acerca de la
estrategia más necesaria para solucionarlo.
La comunicación: las reuniones son útiles para aumentar la productividad,
mejorar el clima laboral y fomentar la responsabilidad de cada uno de los
elementos constitutivos de una empresa.
Fases de una reunión:
PRIMERA FASE: se planifican todos los requisitos necesarios para la
realización de la reunión.
SEGUNDA FASE: es la reunión propiamente dicha.
TERCERA FASE: son los trabajos post-reunión.
Primera fase: planificación
1. Conocer el número exacto de asistentes y confeccionar una lista de
los mismos.
2. Redactar las convocatorias o invitaciones y enviarlas a cada uno de
los participantes,
3. mencionar el lugar, día, hora, así como la forma en que deberán los
participantes confirmar su asistencia a las mismas.
4. Preparar la documentación necesaria, distinguiendo a cada una por
su utilidad y destinatario.
5. Anunciarla, publicarla o promocionarla en los medios de
comunicación si fuera necesario.
6. Elaborar un borrador con la orden del día o temas a tratar.
 7. Gestionar el lugar donde se realizará y de los servicios que fueran
necesarios para la reunión.
8. Revisar el lugar donde se realizara la reunión a los efectos que no
falte nada (ceniceros, papel, lapiceras, etc.).
9. Preparar todos los expedientes que el jefe deba llevar a la reunión.
Segunda fase: realización
1. Comprobar que esté todo en su lugar.
2. Recoger las convocatorias y tomar notas de los asistentes.
3. Confeccionar un registro de firma para tener el detalle de las
personas que asistieron.
4. Distribuir la documentación entre los participantes y cuidar que a
éstos no les falte nada.
5. Supervisar los servicios auxiliares.
Si nuestra función dentro de la empresa nos obliga a estar presentes:
1. Lectura del acta e informes.
2. Lectura de temas a tratar.
3. Tomar nota de lo expuesto por los participantes.
4. Anotar las propuestas con detalles y el nombre de quien las hace.
5. Regular el tiempo.
Tercera fase: post reunión: Una vez que la reunión ha terminado, el
secretario deberá ocuparse:
1. Devolver los materiales empleados a su lugar de origen.
2. Preparar la documentación que el acto celebrado exija:
 Actas.
 Circulares
3. ejecutar las órdenes y acuerdos emanados en la reunión.