Nombre: Proyecto de clasificación y Manejo de activo fijo

Empresa: Inversiones Nutech

Cliente Solicitante: Inversiones Nutech Ltda., Comercializadora Nutech SPA

Solicitud: Rodrigo Manríquez, David Goldman

Desarrollador: Alejandro Valera

Tiempo de entrega: 15 Días

Planteamiento operativo
La necesidad de tener un método organizado para llevar los bienes de la empresa se ha hecho hoy
en día una necesidad, puesto a que la perdida daño deterioro o cualquier causa que dañe o
malgaste el bien significa un costo en la reposición o compra del mismo, así mismo, Los activos fijos
representan una inversión significativa para las empresas, ya que se trata de recursos a largo plazo
que se utilizan para generar ingresos y beneficios o simplemente para mantener la operatividad de
la empresa y los departamentos que la integran.
Por lo tanto, el control de los mismos es fundamental para garantizar su adecuado uso,
mantenimiento y protección, así como para maximizar su valor como activo de la empresa y
permitir a la larga tomar decisiones sobre este bien para darle continuidad o simplemente para su
desecho, este es de suma importancia ya que permite tener el control adecuado de los activos con
los que se cuenta y también puede ayudar a las empresas a:
 Reducir los costos de mantenimiento y reparación
 Tomar decisiones informadas sobre la renovación o la eliminación de los activos antiguos u
obsoletos
 Optimizar la utilización de los recursos disponibles
 Cumplir con los requisitos contables y fiscales

Propuesta operativa
Mediante la siguiente propuesta se pretende manejar el activo fijo de una manera amigable para
los administradores de activo, puesto a que se requiere de manera expedita llevar un registro de su
ubicación y condición a lo largo del tiempo y que permita a NUTECH tomar decisiones sobre este
para disponer como mas se adecue así mismo desarrollar una plataforma que permita el registro
de nuevo activo y la deshabilitacion de activo que no sea necesario mantener por problemas o
daños, así como evitar perdida robos y mal uso de periféricos, accesorios equipos herramientas o
otros que estén involucrados en los procesos que nutech como empresa desarrolla así como sus
filiales

Alcance propuesto

El alcance deberá ser establecido por la gerencia y los departamentos involucrados para de esta
manera manejar los diferentes tipos de activo, crear las políticas necesarias para el uso y manejo
de activos fijos, así como establecer normas para el buen uso y resguardo de todo bien mueble
tangible y activo con los que cuenta la empresa por lo cual se deberá de definir según la
metodología que mas se adecuen a la operación que se realiza

Operatividad Funcional

La operatividad funcional será definida por el departamento de tecnología en conjunto con el

departamento contable de Nutech para establecer las pautas necesarias para crear políticas
viables para el buen manejo de los activos fijos. El departamento de tecnología se encargara de
realizar el levantamiento físico para luego transformarlo en información operativa para las
diferentes entidades de la empresa y con la ayuda del departamento de administración crear las
políticas necesarias para el manejo de estos datos y su uso, así mismo será almacenada en una
base de datos online que proveerá al administrador de activo fijo de la trazabilidad de equipos,
ubicación y emisión de salidas o movimientos según sea la necesidad que requiera mover en el
momento así mismo se pretende calcular la depreciación que esta pueda acumular en el paso del
tiempo según tabla que se deberá de adjuntar.

Se deberá de generar código de barra según nomenclatura Code 128 para códigos de barra
progresivo y que permitirá su fácil lectura con pistola lectora y registro en el ERP de uso como
Softland y que deberá de ser asignado según nomenclatura de uso común y que se maneje según
glosario, así mismo se asignará una serie para cada activo que seria aplicado desde el 0001 – hasta
el numero de bienes que puedan existir del mismo y que será deshabilitado según manifiesto del
departamento contable

Manejo de Registros

Los registros serán establecidos en una base de datos que contendrá la información de todo el
activo fijo y que permitirá obtener información clara del panorama de datos y activos de la
empresa, así como tomar decisiones en cuanto a este, clasificados según su uso departamento,
ubicación, precio real o referencial, Codigo Interno, clasificación, se define de manera que sea
amigable con el usuario o registrador de activos basándose en 5 fases para su desarrollo

Clasificación:

Se clasifican todos los artículos los cuales sean considerados activos fijos en la organización y estos
vienen dado por el monto de compra uso y desgaste, que se le pueda dar a su vida útil, para esto
es necesario tener una media o monto de depreciación inmediata, así como el uso que se le da a
este activo en la organización

Registro:

Se crea un registro de activos el cual permite un manejo mas amigable, puesto que se creará un
almacén de datos con las características, seriales, modelo y/o especificaciones del bien a registrar,
el cual debe ser incluido desde el inicio de su vida útil hasta el final de esta por daños, o
desahabilitacion. Y donde se incluirá un manejo de reparaciones o cambio de piezas si este aplica.

Calificación:

Permitirá conocer a que parte de la estructura organizacional pertenece este bien, debido a que se
establecerá la responsabilidad de custodia de los departamentos involucrados permitiendo tener
una trazabilidad en su uso y posterior ubicación en caso de requerir reasignar o reparar, y
ayudando a realizar una evaluación para tomar decisiones sobre su futuro uso

Cuantificación

Permitirá manejar las cantidades en existencia de este bien y las condiciones de funcionalidad
actual así como diagnosticar si es necesaria la reparación o el desecho del mismo para de esta
manera conocer sus existencias y necesidades en un requerido momento

Clasificación Registro Calificación Cuantificación

Se clasifican los activos y Se crea un registro Se clasifican Se cuantifica la
la categoría que físico de todos los según sus usos y cantidad de uno o
pertenecen y como activos disponibles manejos internos varios activos del
serán valorados según o externos mismo tipo
especificaciones

Etiquetado

Para mejor visibilidad del activo en este universo se creará un registro único el cual contendrá los
datos y que permitirá al usuario o administrador conocer las condiciones del bien según el Codigo
registrado en el sistema permitiendo tener una trazabilidad del mismo este seria ubicado en un
lugar visible o que solo sea conocido por el contador administrador de activos de la empresa

Este etiquetado se debe de realizar siguiendo una línea definida del activo y el cual también sean
definidas por la parte involucrada en este caso contabilidad y administración para de esta manera
cuantificar de manera optima dicho bien, así como ver su durabilidad y tiempo para remplazo

Planteamiento funcional

Se propone el registro de los activos fijos, disponibles en la empresa y en sus subsidiarias a través
de una cuantificación y cualificación de lo existente, haciendo énfasis en el manejo que se le da, así
como una estructuración clara de cómo y dónde son colocados para su uso y de esta manera poder
colocar y evaluar la depreciación acumulada del bien en el tiempo

Bienes Muebles. El código de los bienes muebles estará compuesto por 18 dígitos distribuidos de
la siguiente manera
Empresa-Departamento-Tipo de Activo-Responsable o Ubicación- Numeración

XXX-XXX-XX-XX-XXX-XXXX

Se definen según la ubicación tipo de bien y cantidad de los que pueden existir en el recinto
segmentado por la cantidad y el modelo que exista de un mismo departamento según
nomenclatura estos serían definidos de la siguiente manera

INV-OPC-H-TI-CLM-0025

Donde se definen las siguientes variables para fácil entendimiento y se desglosan de la siguiente
manera

INV: se define como la empresa que posee el bien y como este está integrado en la relacionado en
bienes de la compañía y en los balances de la misma

OPC: se define como el departamento para el cual el bien presta el servicio o función de trabajo y
que puede ser de tipo fijo o móvil entre dependencias del cliente o la organización

H: el tipo de bien a definir este va desde herramientas hasta mobiliario pasando por una gama de
diferentes productos que se definirán por la empresa

TI: departamento responsable del bien y que sería definido por la administración y gerencia de la
empresa (departamentalización)

CLM: Ubicación funcional del bien que puede ser modificada o movible según la necesidad y
pasaría por las diferentes definiciones del bien Ejemplo: CLM: Clima

0025: define el número de activo y se asigna de manera secuencial y progresiva según la necesidad
y cantidad de un mismo activo se define de manera interna

Medición y trazabilidad

Por medio del registro de cada activo se requiere llevar la trazabilidad de estos y las ubicaciones
disponibles a fin de garantizar la integridad y la tangibilidad del mismo en el lugar donde se
encuentre permitiendo medir su uso y desuso, así como los requerimientos y especificaciones del
producto o vida útil que presente al momento que se requiera.

Disposición Final

La disposición final será