ABECÉ PARA

PRESTADORES DE
SERVICIOS DE SALUD EN
LIQUIDACIÓN NO
ORDENADA POR LA
SUPERINTENDENCIA
NACIONAL DE SALUD-SNS
El presente documento ha sido preparado por la Oficina de Liquidaciones de la
Superintendencia Nacional de Salud (SNS) y no debe ser utilizado para cualquier
fin distinto a servir como material informativo.

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 Contenido
1. ¿Qué pasos debo adelantar antes de avisar sobre el proceso de liquidación
a la SNS?............................................................................................................. 3

2. ¿Si me quiero o debo liquidar voluntariamente ante quién debo informar

dicha situación en la SNS y en qué aspectos debo encontrarme al día? ............ 3

3. ¿Dejo de ser vigilado por estar en liquidación no ordenada por la SNS? ..... 4

4. ¿Cuáles son los medios por los cuales puedo obtener respuesta a mis
inquietudes relacionadas con el reporte de información del proceso de
liquidación? .......................................................................................................... 4

5. ¿Cuál es el régimen de responsabilidad aplicable a un liquidador designado

para adelantar el proceso de liquidación no ordenado por la SNS? .................... 5

6. ¿Cuáles son los deberes exigidos por la SNS al liquidador designado en un

proceso de liquidación voluntaria? ....................................................................... 5

7. ¿Qué firmas debo tener habilitadas para el reporte de información de las

Circulares de la SNS? ......................................................................................... 7

8. ¿Cuál es el alcance de la Oficina de liquidaciones frente a los procesos de

liquidación no ordenados por la SNS? ................................................................. 7

9. ¿Qué información debo reportar al inicio del proceso de liquidación? ......... 8

10. A quién me dirijo para reportar inconvenientes de trasmisión de los

archivos en las plataformas de la SNS. ............................................................... 9

11. ¿Cuál es la prelación de acreencias por medio de la cual se desarrollan

los procesos de liquidación no ordenados por la SNS? ....................................... 9

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 12. ¿Cuáles son las obligaciones que tengo como prestador de servicios de
salud en liquidación frente al tema de Historias Clínicas? ................................. 10

13. ¿Qué hago con las historias clínicas que tengo en mi archivo? ............... 11

14. ¿Por qué los usuarios o instituciones del Estado me pueden solicitar las
Historias Clínicas de los pacientes que fueron atendidos en mi IPS o EPS? .... 11

15. ¿Cuál es el procedimiento para el traslado de las historias clínicas por

parte del vigilado en liquidación? ....................................................................... 12

16. ¿Cuáles son los datos mínimos que debe contener el acta de entrega de
historias clínicas? .............................................................................................. 12

17. ¿Qué debo tener en cuenta antes de eliminar una historia clínica? ......... 13

18. ¿A quién y por qué medio debo reportar las actas de entrega de historias
clínicas? ............................................................................................................. 14

19. ¿Una vez cumplido el reporte de información, recibo un Paz y Salvo? ... 14

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A continuación, encontrará las respuestas a las preguntas relacionadas con el
proceso de liquidación no ordenada por la Superintendencia Nacional de Salud.

1. ¿Qué pasos debo adelantar antes de avisar sobre el proceso

de liquidación a la SNS?

Una vez la entidad decide disolverse por las causales establecidas en el artículo
218 del Código de Comercio, el acta de la junta directiva debe registrase ante la
Cámara de Comercio respectiva.

Conforme al artículo 12 de la Resolución 3100 de 2019, expedida por el Ministerio

de Salud y Protección Social, la entidad debe informar la novedad de disolución o
liquidación ante la Secretaria de Salud Departamental o Distrital que la habilitó
para ejercer sus actividades.

En el proceso de liquidación, la entidad debe establecer las etapas que surten en

virtud del capítulo X, Liquidación del Patrimonio Social, artículos 225 al artículo
259 del Código de Comercio, y establecer en su orden la prelación de acreencias,
según el artículo 12 de la Ley 1797 de 2016.

2. ¿Si me quiero o debo liquidar voluntariamente ante quién

debo informar dicha situación en la SNS y en qué aspectos
debo encontrarme al día?

Informar a la Superintendencia Nacional de Salud:

• Oficina de Liquidaciones

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 • Delegada para Prestadores de Servicios de Salud

Sobre el inicio del proceso de liquidación mediante comunicación al correo

electrónico: [email protected], indicando el nombre y NIT de la
entidad y datos de contacto del liquidador.

3. ¿Dejo de ser vigilado por estar en liquidación no ordenada

por la SNS?

No. Continúa siendo objeto de vigilancia hasta la culminación del proceso

liquidatorio y presentación de toda la información solicitada por esta
Superintendencia.

4. ¿Cuáles son los medios por los cuales puedo obtener

respuesta a mis inquietudes relacionadas con el reporte de
información del proceso de liquidación?

Si se refiere a los reportes de información del proceso liquidatorio, puede consultar

la Circular Única 047/2007 y sus modificaciones, así como la Circular Externa 016
de 2016 y demás Circulares, en el siguiente enlace:
https://www.supersalud.gov.co/es-co/normatividad/circular-unica

Así como en el Asistente Virtual de la página web de la SNS o al correo

electrónico: [email protected]

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 5. ¿Cuál es el régimen de responsabilidad aplicable a un
liquidador designado para adelantar el proceso de
liquidación no ordenado por la SNS?

Los liquidadores nombrados, serán responsables por los daños o perjuicios que
ocasionen, por su acción u omisión, directa o indirectamente, a la entidad objeto
de disolución y liquidación, a sus socios, acreedores o cualquier parte interesada
en el proceso, o a terceros, como consecuencia de haber incumplido con sus
obligaciones y deberes.

Igualmente, los liquidadores están sujetos al régimen de responsabilidades de los

administradores y liquidadores establecidos en el Decreto 410 de 1971 (código de
comercio), Ley 222 de 1995, Ley 1429 de 2010, Ley 1438 de 2011, Ley 1949 de
2011 y las demás normas que las modifiquen, sustituyan o reglamenten.

6. ¿Cuáles son los deberes exigidos por la SNS al liquidador

designado en un proceso de liquidación voluntaria?

6.1. Una vez sea aprobado y registrado ante Cámara Comercio la disolución
y liquidación de la entidad vigilada, el liquidador nombrado debe enviar a
la Superintendencia Nacional de Salud de manera oportuna el informe
preliminar requerido en la Circular Externa No. 0047 del 30 de
noviembre de 2007.

6.2. Dirigir la operación, manejo y custodia de las historias clínicas de

conformidad con las instrucciones otorgadas por leyes, decreto,
resoluciones o circulares que expidan las autoridades competentes para
regular el asunto.

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 6.3. Reportar la información requerida en las Circulares Externas 047 de
2007 y 000016 de 2016 en los términos y bajo los lineamientos allí
establecidos.

6.4. Identificar las obligaciones a favor de la Administradora de los Recursos

del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) o quien
haga sus veces, restituir y/o constituir las respectivas reservas de
recursos financieros a la vista, frente a los procedimientos de reintegro
que se encuentren en curso.

6.5. Presentar ante la ADRES o quien haga sus veces, un proyecto de

cronograma en el que se determinen las fechas y las acciones para la
presentación de reclamaciones por los derechos respecto de los cuales
la entidad en liquidación pretenda su reconocimiento, sin que se
extienda más allá de la terminación de la existencia legal de la entidad.

6.6. Remitir a la Oficina de Liquidaciones de la Superintendencia Nacional de

Salud, al concluir la liquidación voluntaria y previo al registro del acta
final de liquidación ante la Cámara de Comercio o autoridad
competente, un informe final de gestión en el cual se indique la
finalización del cronograma de actividades del proceso liquidatorio.

6.7. Las demás que le correspondan, de acuerdo con la ley o los

reglamentos que le sean aplicables.

La inobservancia e incumplimiento de las instrucciones consignadas en el

presente acto administrativo, dará lugar al inicio de procesos administrativos
sancionatorios, de conformidad con lo establecido en los numerales 11,12,17 y 19

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del artículo 3° de la Ley 1949 de 2019, por medio de la cual se modificó la Ley
1438 de 2011.

7. ¿Qué firmas debo tener habilitadas para el reporte de

información de las Circulares de la SNS?

Es responsabilidad del Representante Legal acreditar su identidad y su condición

como representante de una entidad o persona jurídica, y firmar digitalmente sus
documentos mediante el certificado emitido por una entidad de certificación digital.

El único medio válido de envío de la información establecida en las Circulares de

la SNS es a través de la página web en el aplicativo dispuesto por esta
Superintendencia para tal fin, el cual exige como mínimo la firma digital del
representante Legal o Liquidador y/o del Contador o Revisor Fiscal.

8. ¿Cuál es el alcance de la Oficina de liquidaciones frente a

los procesos de liquidación no ordenados por la SNS?

Tratándose de liquidaciones no ordenadas por la SNS, la competencia se

restringe, exclusivamente, a: “Realizar seguimiento y monitoreo sobre los recursos
del sector salud y sobre el cumplimento de los derechos de los afiliados y usuarios
de los sujetos a inspección, vigilancia y control por parte de la Superintendencia
Nacional de Salud, que se encuentren en proceso de liquidación no ordenados por
la Superintendencia”.

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 9. ¿Qué información debo reportar al inicio del proceso de
liquidación?

Debe informar a la Oficina de Liquidaciones de la Superintendencia Nacional de

Salud mediante el correo electrónico, [email protected], el
inicio de la liquidación de la entidad, adjuntando el certificado de existencia y
representación legal expedida por la Cámara de Comercio o el acto administrativo
con el que se aprueba la disolución o inicio del proceso de liquidación y los datos
de contacto del liquidador y Revisor Fiscal en los casos que corresponda.

• Nombre completo

• Tipo y número de Identificación

• Dirección, Teléfono

• Correo Electrónico

• Ciudad

En respuesta por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, se solicitará

toda la información del proceso de liquidación, así:

1. Informe de la Circular Única 047 de 2007 y sus modificaciones.

1.1. Informe Preliminar

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 1.2. Informe mensual del liquidador

1.3. Informe final de la liquidación

2. Información de la Circular Externa 016 de 2016.

3. Informe de la custodia, conservación y disposición final de los expedientes

de las historias clínicas en virtud de lo señalado por el artículo 6 de la
Resolución 839 de 2017.

10. A quién me dirijo para reportar inconvenientes de

trasmisión de los archivos en las plataformas de la SNS.

[email protected]

11. ¿Cuál es la prelación de acreencias por medio de la

cual se desarrollan los procesos de liquidación no
ordenados por la SNS?

La Ley 1797 de 2016, por medio de la cual se dictaron disposiciones para regular
la operación del Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictaron otras
disposiciones, en su artículo 12, determinó que la prelación de créditos en los
procesos de liquidación de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud,
(IPS), y de las Entidades Promotoras de Salud (EPS) se haría en los siguientes
términos:

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«En los procesos de liquidación de las Entidades Promotoras de Salud, incluso los
que están en curso, e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud se aplicará
la siguiente prelación de créditos, previo el cubrimiento de los recursos adeudados
al Fosyga o la entidad que haga sus veces si fuere el caso y los recursos
relacionados con los mecánicos de redistribución de riesgo:

a) Deudas laborales;

b) Deudas reconocidas a Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. En

estas deudas se incluirán los servicios o tecnologías prestados por
urgencias, así no medie contrato. En estos casos la liquidación debe
desarrollar la auditoría y revisión de cuentas para su reconocimiento en lo
pertinente.

c) Deudas de impuestos nacionales y municipales;

d) Deudas con garantía prendaria o hipotecaria, y

e) Deuda quirografaria»1. (subrayado fuera de texto).

12. ¿Cuáles son las obligaciones que tengo como

prestador de servicios de salud en liquidación frente al tema
de Historias Clínicas?

Es importante conocer los tiempos de retención y conservación de la Historia

Clínica por ser un documento medicolegal y reservado.

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Las historias clínicas deben ser entregadas en primera instancia a los usuarios en
el menor tiempo posible una vez se inicia el proceso de liquidación.

Una vez cese la prestación de los servicios, es OBLIGATORIO:

Realizar un inventario de las Historias Clínicas en el formato único de inventario

documental (FUID, diseñado por el Archivo General de la Nación, el cual debe
contener una casilla adicional, donde se incluya la fecha de la última atención del
paciente y la EPS. Este inventario debe ser físico y magnético.

El no tener este procedimiento archivístico puede acarrear sanciones por parte de

la SNS y el Archivo General de la Nación.

13. ¿Qué hago con las historias clínicas que tengo en mi

archivo?

Señor vigilado remítase a los artículos 6° al 10° de la Resolución 839 de 2017.

14. ¿Por qué los usuarios o instituciones del Estado me

pueden solicitar las Historias Clínicas de los pacientes que
fueron atendidos en mi IPS o EPS?

Las Historias Clínicas consignan la “historia de las enfermedades o

acontecimientos de salud durante la gestación, vida y muerte de un usuario del
SGSSS”. Será requerida por los usuarios, familiares o personas autorizadas y por
autoridades competentes.

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 15. ¿Cuál es el procedimiento para el traslado de las
historias clínicas por parte del vigilado en liquidación?

Una vez clasificadas y surtido el proceso de la publicación, si los pacientes que

fueron atendidos allí no reclamaron su historia clínica, se debe hacer el traslado
documental a las EPS o Entidad Territorial o prestadores de régimen de
excepción, donde se encuentra afiliado el usuario, mediante un acta.

16. ¿Cuáles son los datos mínimos que debe contener el

acta de entrega de historias clínicas?

Esta Superintendencia sugiere que las actas de entrega deben contener los
siguientes datos:

• Numeración consecutiva de entrega

• Nombre completo del dueño de la Historia Clínica

• Identificación

• Número de folios con que se entrega la Historia Clínica y anexos

• Fecha de la última atención en la IPS

• EPS a la que pertenecía el día de la liquidación.

• EPS a la que fue trasladado (dato que se consulta en ADRES).

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 • Nombre de la persona o institución que recibe y entrega y/o traslada la
Historia Clínica, (Nombre claro e identificación, dirección física y correo
electrónico y firma)

• Describir el motivo por el cual reclama la historia clínica (judicial, familiar,

científico, cultural, histórico etc.)

Anexos:

• Si es familiar debe acreditar parentesco (registro civil)

• Si es aseguradora copia de la póliza donde autorizó el acceso a la Historia

Clínica

• Si es judicial orden respectiva

• Si es histórico cultural o científico informar el motivo por la que se requiere.

17. ¿Qué debo tener en cuenta antes de eliminar una

historia clínica?

Para realizar la eliminación de historias clínicas debe:

a) Como primera medida, solicitar asesoría con el Archivo General de la

Nación y el Ministerio de Salud y Protección Social.

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 b) Revisar cuidadosamente la fecha de última atención para determinar los
tiempos de conservación, clasificación o la prohibición de eliminación, ya
que los tiempos de conservación y retención varían y algunas historias
clínicas no se pueden eliminar, en especial las que tengan relación con:
delitos de lesa humanidad, interés histórico, científico o cultural, las cuales
se deben conservar permanente.

18. ¿A quién y por qué medio debo reportar las actas de

entrega de historias clínicas?

Respuesta: Debe comunicarse con la Oficina de Liquidaciones de la SNS a través

de [email protected] para recibir indicaciones del registro de
las actas de entrega en la plataforma de la SNS destinada para tal fin.

19. ¿Una vez cumplido el reporte de información, recibo un

Paz y Salvo?

No se expide certificación ni Paz y Salvo. En este caso lo que la Oficina de

Liquidaciones de la Superintendencia Nacional de Salud genera una comunicación
dirigida al Liquidador y Revisor Fiscal de la entidad en liquidación, en la cual se
informa la validación de la presentación de los informes, formatos y actas por parte
del sujeto vigilado en liquidación.

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