Tema 25: Excel 2019

Celdas

Una hoja de cálculo es una estructura compuesta por filas y columnas que dan lugar a celdas
donde se introduce la información. Con estos datos, Excel permite realizar las operaciones.

Es imprescindible reconocer los elementos más comunes de una hoja de cálculo:

 Celdas: Son cada una de las casillas que dividen la hoja y se identifican por un número
de fila y la letra de la columna. Los caracteres posibles en una celda son 32767.
 Filas y columnas: Sirven para determinar la posición de cada celda. Cada fila lleva
asociado un número y cada columna, una letra. El ancho de columna permite 255
caracteres y el alto de la fila 409 caracteres. En total en una hoja de Excel hay 1.048.576
filas por 16.384 columnas. Para realizar el contorno a las celdas tenemos el atajo de
teclado CTRL+MAYUS+&.
 Cuadro de nombres: Elemento situado en la esquina superior izquierda y por defecto
muestra el nombre de la celda seleccionada.
 Barra de formulas: Destinado a la edición de expresiones, funciones y fórmulas.
 Hojas: Elemento principal de trabajo donde se almacenan los datos para su análisis.
Cada hoja tiene un nombre que aparece en una pestaña en la parte inferior de la ventana.
Si necesitáramos duplicar una hoja tenemos que hacer clic derecho sobre el nombre de
la hoja y luego seleccionar el comando Mover o Copiar. Para añadir una nueva hoja
tenemos el atajo de teclado MAYUS+F11.
 Libros: Cada libro está compuesto por una o más hojas. Existe la posibilidad de
interrelacionar los datos entre hojas e incluso entre libros distintos. Al grabarlo se crea
un fichero con la extensión .xlsx. Para crear un nuevo Libro de Trabajo podemos
hacerlo con el atajo de teclado CTRL+N. Para abrirlo podemos usar CTRL+O. Por
último, para guardar un libro, imprimirlo y cerrarlo usaremos CTRL+S; CTRL+P;
CTRL+W.

Con el ratón podemos situarnos en cualquier celda, bastará con hacer clic sobre ella. En el caso
de celdas adyacentes o cercanas a la celda activa las teclas del cursor será el método más
cómodo. También tenemos dos maneras:

 Comando ir a: La forma más rápida de llegar a una celda determinada. Ir a forma parte
de las opciones del comando Buscar y seleccionar, incluido en el grupo Edición de la
pestaña Inicio. El atajo de teclado es CTRL+I+F5.
 Ir a especial: El botón Especial del cuadro de diálogo asociado al comando Ir a tiene
unas características que permite encontrar:
o Todas las celdas con comentarios.
o Celdas que solo tengan texto o número.
o Celdas con errores.
o Celdas en blanco.
o Celdas de origen de una fórmula o expresión.

Para la selección de celdas, fila, columnas o toda la hoja tenemos una serie de métodos:
  Para seleccionar una celda es necesario hacer clic sobre ella. En ese momento, un
recuadro la rodeará indicando que es la celda activa.
 Si necesitas seleccionar varias celdas con el ratón, haz clic en la primera y arrastra el
cursor mientras mantiene el botón izquierdo.
 Con el método anterior, pero dejando pulsando además la tecla CTRL se puede
seleccionar celdas o grupos de celdas no consecutivos.
 En el caso de filas y columnas completas debemos hacer clic en el nombre de la fila o
de la columna para que todas las celdas que la componen queden marcadas.
o Para seleccionar toda la columna donde este la celda activa: CTRL+Espacio.
o Para seleccionar toda la fila donde este la celda activa: MAYUS+Espacio.
 Para seleccionar toda la hoja activa, hacemos clic en el cuadro vacío de la esquina
superior izquierda de la hoja en la intersección del encabezado de filas y columnas,
junto a la barra de formulas. También el botón Seleccionar todo situado a la izquierda
de la columna A. Por último el atajo CTRL+E selecciona la hoja completa.

Formatos y apariencia

Cambiar el formato de las celdas implica modificar su aspecto para mejorar la comprensión y la
visualización de la información contenida en la hoja de cálculo.

Para modificar el formato de las celdas, se utilizan los comandos incluidos en los grupos
Fuentes, Alineación y Número de la pestaña Inicio.

Los bordes son un recurso gráfico que permiten diferencias unas celdas de otras, crear
divisiones o mejorar la comprensión de los datos de la hoja de cálculo. El comando Bordes se
encuentra en el grupo Fuente de la pestaña Inicio. La opción última del comando Bordes
denominada Más bordes, abre el cuadro de diálogo Formato de celdas pudiendo crear bordes
personalizados y añadir líneas en diagonal.

Para eliminar bordes existen dos posibilidades y en ambos casos es necesario seleccionar las
celdas y a continuación, desplegar las opciones del comando Bordes.

La primera de las opciones sería utilizar Sin borde. En este caso se eliminarán todos los bordes
de las celdas seleccionadas. Otra posibilidad es utilizar Borrar borde. Esta última opción tiene
un comportamiento similar a la herramienta Dibujar borde, puesto que, con Borrar borde
puedes eliminar individualmente cualquier línea de borde. Para eliminar todo el formato de una
o varias celdas, incluidos los bordes, puedes utilizar la opción Borrar formatos del comando
Borrar, contenido en el grupo Edición de la pestaña Inicio.

El color del borde y su aspecto se puede modificar seleccionando las celdas que tienen aplicado
el borde y a continuación las opciones Color de línea y Estilo de línea del comando Bordes.

El comando Copiar formato aprovecha el formato aplicado sobre una celda o grupo de celdas
para usarlos sobre otras celdas. Seleccionamos la celda o celdas y a continuación, hacemos clic
en el comando Copiar formato situado en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio. El cursor
se convertirá en una brocha.

Las etiquetas inteligentes tienen diferentes propósitos, y uno de ellos es facilitar la tarea de
aplicar formato. La idea es utilizar una celda como patrón y aplicar sus atributos sobre las celdas
adyacentes o utilizando los comandos Cortar y Pegar.
El controlador de relleno es el pequeño cuadrado negro situado en la esquina inferior derecha de
la celda o celdas seleccionadas. También podemos copiar el formato entre las celdas arrastrando
el controlador de relleno y seleccionando Rellenar formatos solo entre las opciones disponibles
en la etiqueta inteligente.

Otra forma es el comando Copiar (CTRL+C) sobre la celda que tiene el formato de origen, y
seguidamente, seleccionar la celda o celdas de destino y usar el comando Pegar (CTRL+V).

Los comentarios mejoran la compresión de los datos añadiendo a la hoja pequeños cuadros de
texto con anotaciones. Existen tres formas de insertarlo:

 Seleccionar la celda y utilizar el comando Nuevo comentario incluido en el grupo

Comentarios de la ficha Revisar.
 Hacer clic con el botón derecho y en el menú emergente, Insertar comentario.
 MAYUS+F12: Añade un comentario asociado a la celda activa.

Los estilos agrupan diferentes características de diseño que podemos aplicar con un solo clic.
Existen estilos de celda, para tablas, de imagen, etc. Para aplicarlo, seleccionamos la celda o
grupo de celdas y a continuación elegimos alguna de las posibilidades del comando Estilos de
celda, incluido en el grupo Estilos de la pestaña Inicio.

Para crear un estilo, debemos elegir la opción Nuevo estilo de celda y marcar las casillas
asociadas a cada uno de los elementos. El botón Formato es imprescindible para configurar el
estilo personalizado.

Códigos de formatos más utilizados y otras características

# (Almohadilla): Muestra un dígito siempre que tenga valor, es decir si escribimos un cero no
aparece nada. Por ejemplo: #,## al escribir 2,5 aparecerá 2,5.

0 (Cero): Muestra un dígito con cero o sin valor. Por ejemplo: 0,00 al escribir 2,5 aparecerá
2,50.

? (Interrogación): Muestra un dígito que tenga valor, si no muestra un espacio. Por ejemplo si se
escribe ?,?? y escribimos 2,5 aparece 2,5. Si escribimos 2,0 aparecerá 2,.

% (Porcentaje): Convierte el número en porcentaje multiplicándolo por 100. Por ejemplo 0,0%
al escribir 2,5 aparece 2,5%. Si por ejemplo ponemos 23 aparece en formato porcentaje 2300%.

@ (Arroba): Representa un texto. Por ejemplo @@, al escribir PP aparecerá PP.

* (Asterisco): Repite el siguiente carácter hasta rellenar el ancho de la columna. Por ejemplo si
escribimos 0*= y ponemos 3 nos aparece 3========== hasta rellenar el ancho.

_ (Guión bajo): es un espacio.

“” (Comillas): Para que aparezca un texto de forma literal.

\ (Barra invertida): Para que aparezca un texto de forma literal, pero con la diferencia de que
solo para un carácter.

. (Punto): Para crear un espacio del ancho de un carácter en un formato de número. Si

escribimos 1234 y en el Excel ponemos #.##0 aparecerá 1.234.
Algunos ejemplos:

 #,# y pones 8,76, Excel lo redondea a 8,8.

 0,0 y pones 8,76, Excel lo redondea a 8,8.
 ?,? y pones 8.76, Excel lo convierte a 8,8.
 ?,?? y ponemos 4, Excel lo convierte en 4, (dos espacios).
 000,00 y ponemos 4 aparece 004,00.
 Si ponemos 0 con formato # no aparece nada; en cambio si le ponemos formato 0
aparecerá un 0.
 0,00 y pones 7, Excel lo convierte en 7,00. Si ponemos 5,789 aparece 5.79.
 #,## si ponemos 4 aparecerá 4,. Si ponemos 8,356 aparece 8,36.

Si en Excel ponemos:

 1/3, Excel lo convierte en fecha 01-mar.

 12/6, Excel lo convierte en 12-junio.
 Si ponemos el denominador mayor, por ejemplo 12/82, Excel lo convierte en dic-81.
 Si ponemos en una celda m pondrá el número de día, por ejemplo 5.
 Si ponemos mm pondrá 05.
 Si ponemos mmm pondrá el mes, en este caso may.
 Si ponemos mmmm pondrá el mes, en este caso mayo.
 Por último si escribimos la fórmula =texto(D7; “dddd”) aparece el día en que se
encuentra en esos momentos.

Sintaxis: separados por “;” (punto y coma). Ejemplo:

#.##0,00€ ; [rojo] -#.##0,00€ ; “-“ ; [verde] @: quiere decir que si es texto aparece en verde. Si
ponemos en la primera 1234,678 aparecerá 1.234,68€; si en la segunda sintaxis escribimos
-1234,678 aparecerá 1.234,68 pero en rojo. Si en el segundo ponemos un cero (0) aparecerá (-).

Condición: [azul] [>100] #.##0 ; [rojo] [<50] 0; “Normal”: Si ponemos 200 en la primera
condición aparecerá 200 azul; si ponemos 30 aparecerá el número en rojo; y si no está en el
rango aparecerá Normal.

Imágenes

Excel permite insertar diferentes tipos de objetos gráficos en la hoja: imágenes, formas, iconos,
etc. Para añadir es necesario seleccionar la pestaña Insertar y dentro de ella se encuentra el
grupo Ilustraciones con las posibilidades disponibles como imágenes, formas, etc. Para
eliminarlos basta con hacer clic sobre él para seleccionarlo y pulsar la tecla Supr.

Después de seleccionar la imagen, Excel muestra una pestaña en la cinta de opciones con
diferentes comandos para editarlo. Cada vez que seleccionamos una imagen o elemento
gráfico, Excel muestra la categoría Herramientas de imagen con pestañas específicas.

Excel permite realizar algunos ajustes y correcciones. Estas opciones se encuentran en el grupo
Ajustar de la pestaña Formato de imagen. Solo disponible cuando seleccionamos una imagen
o una forma. Las opciones disponibles son:

 Quitar fondo: Podemos convertir en transparentes determinadas zonas.

  Correcciones: Si la imagen es oscura o clara se puede mejorar. Se puede optimizar su
nitidez.
 Color: Permite aplicar determinadas tonalidades sobre la imagen.
 Efectos artísticos: Se trata de un conjunto de filtros sencillos que alternan el aspecto.
 Comprimir imágenes: Reduce el tamaño del objeto y, en consecuencia, el tamaño total
del libro.
 Restablecer imagen: Elimina todos los cambios y ajustes, dejando la imagen original.

En el grupo Tamaño de la pestaña Formato de imagen se incluyen dos cuadros de texto: Alto
de forma y Ancho de forma. Podemos indicar los valores exactos para el tamaño de la imagen.

Excel permite realizar capturas de pantalla para incluirlas en la hoja y tratarlas como imagen.
El comando Captura muestra en la lista de ventanas disponibles solo las aplicaciones en
ejecución sin minimizar. Para incluir en la hoja una captura del escritorio es necesario
minimizar todas las ventanas abiertas.

Para cambiar una imagen por otra, manteniendo las proporciones de la primera podemos
utilizar el comando Cambiar imagen del grupo Ajustar de la pestaña Formato de imagen.

Los estilos de imagen son una forma de mejorar el diseño y el aspecto de las imágenes en
Excel, añadiendo diferentes contornos, biseles, sombreados, etc. El comando Restablecer
imagen del grupo Ajustar permite eliminar tanto estilos como cualquier otro efecto aplicado.

El texto alternativo permite asociar una descripción escrita a un objeto que podrá ser leída por
aplicaciones destinadas a personas con dificultades visuales. Para asociar, debemos seleccionar
el comando del mismo nombre incluido en el grupo Accesibilidad de la pestaña Formato de
imagen.

Edición y relleno de celdas

La barra de fórmulas permite mostrar y editar el contenido de la celda. Si utilizamos la tecla

F2 después de seleccionar una celda, el cursor aparecerá dentro de la celda para editarlo.

Existen dos formas de borrar el contenido de las celdas:

 El primero es seleccionar la celda o celdas y pulsar la tecla Supr.

 El segundo es hacer clic con el botón derecho sobre la celda o selección y elegir el
comando Borrar contenido en el menú emergente.

Los datos en Excel se pueden desplazar a cualquier posición de la hoja. Tanto para mover el
contenido de una sola celda como un conjunto de celdas (rango) el primer paso es seleccionarla.

Las opciones de relleno permiten ahorrar tiempo y tienen múltiples aplicaciones: días, meses,
años, fechas, valores numéricos, etc. El pequeño cuadro situado en la esquina inferior derecha
de la celda o rango se denomina Controlador de relleno. El significado de las opciones es:

 Copiar celdas: Copia el valor de la celda original en el resto de las celdas

seleccionadas.
 Serie de relleno: Si la celda contiene un número, día, mes o una combinación de texto
con número, el programa incrementará el valor de la primera celda en el resto.
  Rellenar formatos solo: En este caso, Excel no tiene en cuenta los datos y copia solo el
formato de la celda de origen.
 Rellenar sin formato: Copia el dato de origen en el resto de las celdas, pero sin
respetar el formato.
 Rellenar días o meses.

La función de relleno rápido de Excel permite utilizar el contenido contiguo para completar las
celdas seleccionadas. Por ejemplo, suele ser útil para separar nombres y apellidos. Es
imprescindible escribir al menos los dos o tres primeros valores para que la función complete.

En el grupo Edición de la pestaña Inicio, se encuentra el comando Rellenar con diferentes

opciones de completado automático:

 Hacia abajo.
 Hacia arriba.
 Hacia la derecha: Su atajo de teclado es CTRL+D.
 Hacia la izquierda: Su atajo de teclado es CTRL+J.
 Series: Abre el cuadro de diálogo del mismo nombre con más opciones.
 Justificar: Combina el contenido de las celdas seleccionadas en una sola en función del
ancho disponible.
 Relleno rápido.

El cuadro de diálogo Series tiene como función establecer de forma precisa el resultado del
relleno automático de series como indicar valores concretos de incremento o controlar los
tramos cronológicos.

En la cinta de opciones, seleccionamos la pestaña Inicio y hacemos clic en el comando

Rellenar del grupo Edición. Finalmente, la opción Series abrirá el cuadro de diálogo.

La casilla de verificación Tendencia permite ignorar los valores de incremento y dejar que
Excel se encargue de aplicar el mejor ajuste para la serie.

El siguiente método permite rellenar con el mismo dato varias celdas al mismo tiempo:

 En primer lugar, seleccionamos el grupo de celdas que necesitamos rellenar con el

mismo valor y a continuación, teclearemos el dato que vamos a añadir.
 Pulsamos la combinación CTRL+INTRO y todas las celdas incluidas en la selección
se rellenarán con el mismo valor.

Cuando una celda sustituye su contenido por una serie de símbolos: ######, indica que el
tamaño de los datos que contiene supera el ancho de la celda. Podemos solucionarlo:

 Colocar el cursor sobre la intersección de la fila o columna donde está la celda que tiene
el problema, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrar.
 Hacer doble clic sobre la intersección de las dos columnas para que Excel adapte
automáticamente el ancho de las celdas.

Para especificar un valor exacto de alto o ancho, debemos seguir estos pasos:

 En primer lugar, hacer clic con el botón derecho sobre la fila o la columna que vamos a
modificar.
  En el menú emergente, elegimos el comando Ancho de columna o Alto de fila.
 Por último, introducimos el valor para la fila o columna seleccionada.

Para cambiar el tamaño de varias filas o columnas a la vez debemos ir al comando Formato,
incluido en el grupo Celdas de la pestaña Inicio que incluye comandos para cambiar el alto de
fila y el ancho de columna como: Alto de fila, Autoajustar alto de fila, Ancho de columna,
Autoajustar ancho de columna y Ancho predeterminado.

Para ocultar filas y columnas podemos realizarlo de tres maneras:

 Entre las opciones del comando Formato, incluido en el grupo Celdas de la pestaña
Inicio también se encuentran comandos para ocultar y mostrar columnas o filas.
 CTRL+9: Oculta las filas seleccionadas.
 CTRL+0: Oculta las columnas seleccionadas.

Para revisar errores ortográficos en una hoja, utilizamos el comando Ortografía incluido en
el grupo Revisión de la pestaña Revisar o también podemos usar el atajo de teclado F7.

Tanto para Buscar como Reemplazar están incluidos dentro de las opciones del comando
Buscar y seleccionar incluido en el grupo Edición de la pestaña Inicio. Las opciones que
encontramos son:

 Dentro de: Determina el alcance de la búsqueda y podemos elegir entre la hoja activa o
todas las hojas del libro.
 Buscar: Permite establecer el sentido de la búsqueda, por columnas y hacia arriba, o
por filas y hacia la derecha.
 Buscar en: Selecciona el elemento de la hoja donde se encuentra el término que
necesitamos buscar: fórmulas, valores o comentarios.

Los atajos de teclado son:

1. CTRL+B: Ejecuta el comando Buscar.

2. CTRL+L: Accedemos al comando Reemplazar.

El botón Formato, del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, limita el resultado de la

búsqueda a celdas con un formato determinado, ofreciendo dos posibilidades:

 La opción Elegir formato de celda cerrara el cuadro de diálogo y el cursor se

transforma en un pequeño cuentagotas. Haz clic en la celda que servirá de patrón para la
búsqueda y los resultados se restringirán a las celdas con el mismo formato.
 La opción Formato abrirá un cuadro de diálogo en el que podemos elegir las
características de formato que necesitamos para la búsqueda: Número, Fuente, etc.

Gestión de hojas

Las hojas de cálculo son las diferentes partes o bloques en que se organiza un libro de Excel.
Las hojas están compuestas por celdas, ordenadas en filas y columnas. Cada vez que creamos un
libro, Excel incluye por defecto una hoja con el nombre Hoja1.

El número máximo de hojas que puedes incluir en un libro está determinado por la cantidad de
memoria disponible en el equipo. Cualquier libro debe tener al menos una hoja.
Los tres métodos para cambiar el nombre de una hoja son:

 Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre de la hoja y en el menú
emergente, seleccionar el comando Cambiar nombre.
 Hacer doble clic sobre el nombre, escribir el nuevo nombre y pulsar Intro.
 En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, seleccionar el comando Formato y elegir la
opción Cambiar el nombre de la hoja.

Excel admite como máximo 31 caracteres en el nombre de una hoja.

Para añadir una nueva hoja utilizamos el botón situado a la derecha de la última pestaña,
representado por un círculo con un símbolo más en su interior.

Otra opción sería utilizar el comando Insertar, disponible en el grupo Celdas de la pestaña
Inicio. Entre sus posibilidades encontramos el comando Insertar hoja. Por último tenemos el
atajo de teclado MAYUS+F11.

Para eliminar, hacemos clic con el botón derecho sobre el nombre de la hoja y en el menú
emergente, seleccionamos el comando Eliminar. También se puede seleccionar el comando
Eliminar incluido en el grupo Celdas de la pestaña Inicio y elegir la opción Eliminar hoja.

La posición que ocupan las diferentes hojas se pueden modificar. La forma más rápida es hacer
clic sobre la etiqueta con el nombre de la hoja y mantener pulsado el botón izquierdo del ratón
al mismo tiempo que arrastra hasta la nueva posición. Solo es válido para mover la hoja dentro
del mismo libro. Para mover más de una hoja, es necesario utilizar la tecla CTRL.

Después de hacer clic con el botón derecho sobre el nombre de alguna hoja y seleccionar el
comando Mover o copiar tendremos acceso a:

 Mover o copiar la hoja a otro libro distinto.

 Mover o copiar la hoja a un nuevo libro.
 Crear una copia o duplicado exacto de la hoja.
 Desplazar la hoja a una posición determinada.

Para movernos entre hojas podemos usar los siguientes atajos de teclado:

 ALT+RePag: Desplazarnos una pantalla a la izquierda en una hoja.

 ALT+AvPag: Desplazarnos una pantalla a la derecha en una hoja.

Excel permite crear una división temporal de la hoja para que muestre dos o más paneles al
mismo tiempo. Cada uno de ellos se puede desplazar de forma independiente. Utilizaremos el
comando Dividir incluido en el grupo Ventana de la pestaña Vista. Algunos aspectos serían:

 Por defecto, la hoja quedará separada en cuatro zonas iguales. Si solo necesitamos la
división vertical, arrastramos la barra de división horizontal hacia arriba hasta que salga
de los límites de la ventana. Para eliminar la vertical, arrastramos hacia la derecha o
izquierda igualmente hasta desaparecer.
 Cada división incluye sus propias barras de desplazamiento.
 Para recuperar el aspecto normal, seleccionamos de nuevo el comando Dividir.
El comando Inmovilizar, incluido en el grupo Ventana de la ficha Vista, permite que
determinadas filas o columnas permanezcan siempre visibles, incluso si usamos las barras de
desplazamiento.

Con el zoom es posible ampliar toda la hoja o solo una zona en concreto. La pestaña Vista
incluye el grupo Zoom con todas las siguientes opciones:

 Zoom: Muestra el cuadro de diálogo donde podemos elegir entre varios porcentajes
predeterminados o introducir un valor específico.
 100%: Recupera el aspecto original y los valores de zoom por defecto.
 Ampliar selección: Muestra ampliadas las celdas seleccionadas.

La barra de estado también incluye un control de zoom que podemos utilizar desplazando el
control hacia la izquierda o la derecha. Al hacer clic en el valor de zoom, abriremos el cuadro de
diálogo Zoom. Una vez abierto podemos utilizar los siguientes atajos:

1. 0+Intro para seleccionar 200% de zoom.

2. 1+Intro para seleccionar 100% de zoom.
3. 7+Intro para seleccionar 75% de zoom.
4. 5+Intro para seleccionar 50% de zoom.
5. 2+Intro para seleccionar 25% de zoom.

En el grupo Opciones de la hoja de la pestaña Disposición de página se encuentra la opción

Líneas división. Su propósito es activar o desactivar las divisiones de celdas tanto visualmente
en pantalla como en la copia impresa de la hoja de cálculo.

Configuración de página

El grupo Configurar página se encuentra en la pestaña Disposición de página y contiene los

comandos para ajustar el formato de la hoja antes de imprimir. Algunas de las opciones como
los márgenes, tamaño o la orientación también están disponibles si utilizas el comando
Imprimir (Atajo CTRL+P) del menú Archivo.

Los márgenes determinan la distancia entre los límites del papel y el contenido de la hoja.
Excel ofrece tres opciones predeterminadas: Normal, Ancho, Estrecho.

Con la opción Márgenes personalizados podemos establecer los valores para cada uno de los
márgenes de la hoja en el cuadro de diálogo Configurar página.

En el cuadro de diálogo Configurar página, el botón Vista preliminar abrirá la ventana

Imprimir y mostrará el aspecto del documento con los ajustes actuales.

La orientación determina la posición en la que se imprimen las páginas de la hoja de cálculo.

Las opciones son Vertical y Horizontal.

Para el tamaño del papel, la opción Más tamaños de papel abrirá el cuadro de diálogo
Configurar página con más posibilidades y dos elementos de configuración adicionales:

 Calidad de impresión: Establece la resolución de impresión.

 Primer número de página: Automático es la opción por defecto y aplicará a la primera
página el número 1. Si quieres que empiece por otro valor, debemos escribirlo en este
cuadro de texto.
Si no indicamos nada, Excel imprimirá el contenido completo de la hoja. Pero también, ofrece
la posibilidad de seleccionar un área concreta para imprimir la información contenida en ella.

Los saltos de página se utilizan para forzar la paginación en un punto concreto de la hoja. Para
insértalo, seleccionamos la celda que quedará en la siguiente página a la actual y elegimos la
opción Insertar salto de página en la lista de opciones asociada al comando Saltos.

El comando Saltos también incluye las siguientes opciones:

 Quitar saltos de página: Elimina el salto situado justo encima y a la izquierda de la

celda activa.
 Restablecer todos los saltos de página: Devuelve la hoja a su estado inicial
eliminando todos los saltos.

Excel permite añadir una imagen al fondo de la hoja. Existen tres posibilidades a la hora de
elegir la ubicación de la imagen:

1. Desde un archivo alojado en el equipo.

2. A partir de los resultados de una búsqueda de imágenes en Bing.
3. En nuestra carpeta de OneDrive.

Las imágenes de fondo de la hoja no se imprimen.

Los títulos hacen referencia a los encabezados o rótulos situados en la parte superior o inferior
de las tablas que forman parte de la mayoría de las hojas de cálculo. El comando Imprimir
títulos abre la pestaña Hoja del cuadro de diálogo Configurar página. En él, debemos utilizar
las opciones siguientes para seleccionar las filas o columnas que se repetirán en cada una de las
páginas impresas:

 Repetir filas en el extremo superior.

 Repetir columnas a la izquierda.

Seguridad en Excel

Excel incluye diferentes características de seguridad. Para proteger todo el libro, abrimos el
menú Archivo y seleccionamos Información. A continuación, hacemos clic en Proteger libro
y entre las opciones, elegimos Cifrar con contraseña. Introducimos la contraseña, la
confirmamos de nuevo y a partir de ahí, solo será posible abrir el libro si conocemos las
contraseña. Con el atajo ALT+A abrimos directamente la ventana asociada al comando
Archivo.

En el grupo Proteger de la pestaña Revisar se encuentra el comando Proteger hoja. Después

de seleccionarlo aparecerá el cuadro de diálogo Proteger, donde es necesario indicar la
contraseña en el cuadro de texto Contraseña para desproteger la hoja.

También es posible establecer las acciones que podrán realizar otros usuarios, activando o
desactivando las casillas de verificación asociadas a las operaciones permitidas como:

1. Seleccionar celdas bloqueadas o desbloqueadas.

2. Cambiar el formato de celdas, filas y columnas.
3. Insertar filas y columnas.
4. Añadir hipervínculos.
 5. Eliminar filas y columnas.
6. Ordenar.
7. Usar el autofiltro.
8. Usar las tablas dinámicas.
9. Modificar objetos.
10. Modificar escenarios.

Para recuperar el acceso completo, accedemos a la pestaña Revisar y seleccionamos el

comando Desproteger hoja situado en el grupo Proteger. La función Proteger hoja tiene
como propósito evitar que se realicen cambios, no impide que puedan abrir y ver la hoja.

Podemos evitar que otras personas añadan, eliminen o muevan las hojas. Para ello, debemos
utilizar el comando Proteger libro, incluido en el grupo Proteger de la pestaña Revisar.

Si únicamente necesitamos proteger un rango de celdas concreto, usaremos la opción

Permitir editar rangos, incluida en el grupo Proteger de la pestaña Revisar.

El comando Guardar como también permite proteger el libro mediante una contraseña, con la
ventaja de poder distinguir entre habilitar una contraseña distinta para modificar el libro y otra
para abrir.

En el menú Archivo, seleccionamos Información y a continuación Proteger libro. Entre las

opciones disponibles, elegimos Marcar como final que es una opción recomendada para
mostrar la información y evitar que los usuarios puedan realizar cambios.

Entre las posibilidades para enviar libros de Excel a otros usuarios, estarían los formatos PDF o
XPS. Estos formatos no admiten ninguna posibilidad de edición, por lo tanto, es de solo lectura.
En el menú Archivo elegimos la opción Exportar. A continuación, comprobamos que la
opción activa es Crear documento PDF/XPS y seleccionamos el botón del mismo nombre.

Para guardar libros en formato HTML y que puedan ser visualizados es necesario:

 Abrir el menú Archivo y a continuación hacer clic en Guardar como.

 Entre las opciones disponibles elegimos Examinar para mostrar el cuadro de diálogo
Guardar como (Atajo de teclado ALT+F2).
 Escribimos un nombre al documento y en la lista Tipo, elegimos Página web y
guardamos.

Referencias

Las referencias a celdas son llamadas que hacemos a otras celdas dentro de una expresión,
fórmula o función. Las referencias identifican de manera única al contenido. Por ejemplo
=B4+B5; tanto B4 como B5 son referencias para utilizar los valores que contienen dichas celdas
en la expresión. Se puede introducir referencias con el ratón pulsando las celdas.

Si una referencia es relativa, Excel la modificará cuando utilicemos el controlador de relleno o

copiemos la celda. En cambio, las referencias absolutas permanecen siempre fijas, no varían
cuando las copiamos o movemos la celda.

Para expresar una referencia como relativa, no hay que hacer nada, dado que es el
comportamiento por defecto. Por ejemplo, en la expresión =(B8+B9)*2 son relativas. En
cambio, para indicar que una referencia es absoluta, es imprescindible escribir el símbolo $
como por ejemplo =$B$2*100. En este caso, la fórmula utilizará siempre el contenido de la
celda B2 incluso si la movemos o copiamos.

Las referencias mixtas son combinaciones de referencias absolutas y relativas en las que
bloqueamos exclusivamente la fila o la columna, o solo algunas celdas de la expresión. Por
ejemplo: =F$2. En este caso, se actualizarán los valores correspondientes a la columna y se
mantendrán fijos los de la fila. En el ejemplo $G2 se mantendrá la columna siempre fija.

Con la celda en modo edición, usaremos la tecla F4 para alternar la referencia entre relativa,
absoluta o mixta. En algunos teclados, es necesario pulsar la Fn al mismo tiempo.

Un rango se define como un conjunto de celdas contiguas. Para referenciar un rango se utiliza
como primer valor la celda superior izquierda del grupo de celdas, dos puntos y a continuación,
la celda inferior derecha. Para seleccionar rangos no contiguos, definimos el primero y a
continuación, mantendremos pulsado la tecla CTRL.

Excel permite asignar nombres a rangos como método rápido para identificar en la hoja el
origen o la procedencia de los datos. Los nombres de rango sustituyen la referencia a las celdas
por el nombre asignado. Por ejemplo: =C7:F7 – C6:F6; se podría cambiar por =Ingresos-Gastos.

Los métodos más habituales para asignar un nombre a un rango son el comando Asignar
nombre y la herramienta Administrador de nombres disponible en la pestaña Fórmulas.
También puedes seleccionar el rango y escribir su nombre en el cuadro de nombres.

Excel permite utilizar los títulos para asociar automáticamente nombres a rangos. Para ello,
debemos utilizar el comando Crear desde la selección incluido en el grupo Nombres definidos
de la ficha Fórmulas. Excel no identificará los que contengan números, por lo que es necesario
añadirle algún texto.

En el grupo Nombres definidos de la pestaña Fórmulas se encuentra la herramienta

Administrador de nombres (Atajo CTRL+F3 para abrirlo). Entre sus funciones destacamos:

 Agrupar y gestionar todos los nombres definidos en la hoja de cálculo.

 Añadir nuevos nombres con el botón Nuevo.
 Editar los nombres existentes con el botón Modificar.
 Eliminar cualquiera de los nombres definidos.
 Usar la función Filtro para localizar los nombres.

Las constantes se utilizan para almacenar valores fijos. Para definir una constante abrimos el
Administrador de nombres y seleccionamos el botón Nuevo. En el cuadro de diálogo que
aparece, escribimos un nombre para identificar la constante y su valor en el cuadro de texto Se
refiere a. Una vez definida la constante podemos usarla así: =B5*IRPF donde IRPF es una
constante a la que hemos asignado un valor del 15%.

Las referencias también pueden identificar celdas situadas en hojas diferentes del mismo libro o
de otros libros. La sintaxis será:

 =Ventas2020!C15 + Ventas2021!B7: Significa que suma los valores de la celda C15

situada en Ventas2020 y B7 situada en Ventas2021.
 =Ventas2021!Lácteos: Hace referencia al rango Lácteos de Ventas2021.
  =[CuentasAnuales.xls]!Ventas2020!C3: La referencia apunta a la celda C3 de la hoja
Ventas2020 del libro CuentasAnuales.xls.
 =[CuentasAnuales.xls]Ventas2022!Comisiones: Igual que el anterior, pero en esta
ocasión la referencia apunta al rango Comisiones dentro de Ventas2022 del libro
CuentaAnuales.xls.

Cuando la referencias se encuentran en otro libro, se usa la combinación de teclas ALT+TAB

para mostrar el libro y hacer clic en la celda que necesitemos.

Una referencia circular es un error que ocurre cuando una celda incluye una fórmula o función
que hace referencia a sí misma. Por ejemplo en la celda B4 escribimos =(B5+B6)*B4. Excel
muestra un mensaje informando. Para encontrar la celda debemos hacer lo siguiente:

1. Abrir la pestaña Fórmulas.

2. En el grupo Auditoría de fórmulas, hacer clic en el botón situado a la derecha del
comando Comprobación de errores para acceder a las opciones disponibles.
3. Elegimos Referencias circulares y finalmente seleccionamos la celda con el error.

Ordenación y filtrado de datos

La clasificación y ordenación de los datos de la hoja permiten mejorar su comprensión y

reducir el tiempo en localizar cualquier información. Los comandos relacionados con la
ordenación se encuentran disponibles tanto en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos
como en la opción Ordenar y filtrar, incluida en el grupo Edición de la pestaña Inicio:
Ordenar de A a Z, Ordenar de Z a A y Orden personalizado.

El comando Ordenar, incluido en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, abre el cuadro
de diálogo Ordenar. En él, podemos establecer varios niveles de ordenación y diferentes
criterios en cada uno de ellos: alfabético, numérico, color de texto, color de la celda o el icono
de formato condicional.

También podemos abrir el cuadro de diálogo Ordenar, seleccionando la opción Orden

personalizado en el comando Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio. Excel ofrece diferentes
métodos y criterios de ordenación:

 Alfabéticamente.
 De menor a mayor y de mayor a menor.
 Por fechas y horas.
 Por listas personalizadas.
 Por formato, incluidos el color de celda, el color de fuente y el conjunto de iconos.

Un filtro permite mostrar solo aquellas filas que cumplan con un determinado criterio y ocultar
el resto. El comando Filtro está disponible en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos.
Pero también podemos acceder desde el comando Ordenar y filtrar incluido en el grupo
Edición de la pestaña Inicio. Con esta herramienta podemos crear tres tipos de filtros:

 Por una lista de valores, la opción más común.

 Por formato.
 Por criterios.
Excel solo permite utilizar un tipo de filtro al mismo tiempo. Para activar o desactivar el modo
filtro sobre las celdas seleccionadas tenemos el atajo de teclado CTRL+MAYUS+L.

Entre las opciones disponibles en el modo filtro, también encontramos varias posibilidades de
ordenación. Concretamente:

 Ordenar de A a Z (texto), de menor a mayor (números) o de más antiguo a más reciente

(seleccionamos fechas).
 Ordenar de Z a A, de mayor a menor o de más reciente a más antiguo.
 Ordenar por color.
 Orden personalizado, dentro de la opción Ordenar por color abre el cuadro de diálogo
Ordenar.

La opción Filtro personalizado permite aplicar sobre una misma columna más de un criterio de
ordenación. Para acceder a la opción debemos desplegar el menú de filtro asociado a la columna
que contiene la información y elegir Filtro de texto, Filtro de número o Filtro de fecha.

Después de seleccionar Filtro personalizado, Excel muestra el cuadro de diálogo Autofiltro

personalizado.

Si utilizas el operador O, bastará con que se cumplan uno de los dos criterios para mostrar la
fila. El operador Y, en cambio, obligará a que se cumplan ambas condiciones. Para mostrar la
pestaña Datos tenemos el atajo de teclado ALT+D.

En las operaciones de filtrado personalizado, Excel admite el uso de caracteres comodín. En

concreto admite:

 “?” representa a cualquier carácter individual.

 “*” representa a un número indeterminado de caracteres.

Por ejemplo: Ma* muestra todas las coincidencias en las que la palabra empiece por Ma y a
continuación incluya cualquier número de caracteres: Madrid, Manzana, Maleta, etc.

?osa muestra coincidencias en las que la palabra empiece por cualquier carácter, pero solo uno,
y a continuación tenga “osa”: Rosa, cosa, posa, etc.

Según los valores incluidos en cada columna, Excel muestra diferentes opciones de filtrado:

 Filtro de texto: Comienza por, Es igual a, No es igual a, Termina con, Contiene, No

contiene, Filtro personalizado.
 Filtro de número: Es igual a, No es igual a, Mayor que, Mayor o igual que, Menor
que, Menor o igual que, Entre, Diez mejores, Superior del promedio, Inferior al
promedio, Filtro personalizado.
 Filtro de fecha: Es igual a, Antes, Después, Entre, Mañana, Hoy, Ayer, Próxima
semana, Esta semana, Semana pasada, Próximo mes, Este mes, Mes pasado, Este año,
Año pasado, Hasta la fecha, Todas las fechas en el período, Filtro personalizado.

Tanto si está o no activada la función Filtro, existe una forma rápida de filtrar un conjunto de
datos. Consiste en hacer clic con el botón derecho sobre la celda que deseamos utilizar como
criterio, seleccionar el comando Filtrar en el menú emergente y elegir alguna opción:
  Filtrar por valor de la celda seleccionada: Quedarán visibles solo las filas que
incluyan el mismo valor de la celda seleccionada.
 Filtrar por color de la celda seleccionada.
 Filtrar por color de fuente de la celda seleccionada.
 Filtrar por icono de la celda seleccionada.

Tablas

Las tablas son rangos de celdas con información relacionada entre sí, que Excel permite manejar
de forma similar a los registros de una base de datos. Existen algunas condiciones a tener en
cuenta antes de utilizar un determinado rango de datos como tabla:

 Los encabezados de columnas, situados en la primera fila, deben identificar de forma

clara los nombres de los campos.
 No puede existir información redundante entre las filas de la tabla.
 El rango de celdas no puede incluir filas en blanco.
 Toda la información debe estar en la misma hoja.

Al crearla, Excel activa automáticamente la función de filtro sobre ella y añade un menú
desplegable con diferentes opciones de ordenación y filtrado:

 Ordenar la tabla por la columna seleccionada según su contenido: texto, número o

fechas.
 Mostrar las filas que cumplan una determinada condición y ocultar el resto.
 Utilizar el cuadro de búsqueda para localizar información concreta usando comodín.
 En la parte final del menú desplegable, aparecerán todos los valores distintos de
columna junto a una casilla de verificación con la que podremos mostrar solo los
seleccionados.

Existen dos formas de crear una tabla. La herramienta Análisis rápido y el comando Dar
formato como tabla incluido en el grupo Estilos de la pestaña Inicio. En el encabezado de cada
fila aparecerá un botón de filtro con opciones de filtrado y ordenación. El comando Convertir
en rango, incluido en el grupo Herramientas de la pestaña Diseño de tabla elimina las
propiedades de la tabla y devuelve el rango de celdas a su estado original. Con el atajo de
teclado CTRL+Q nos permite acceder al comando Análisis rápido.

Para crear una tabla dinámica a partir de un rango de datos, Excel exige cumplir con que el
rango esté organizado como una lista de columnas etiquetadas.

Una vez creada la tabla bastará con hacer clic sobre cualquier celda para mostrar la categoría
Herramientas de tabla en la cinta de opciones junto con una nueva pestaña donde estarán
todos los comandos y funciones destinados al trabajo con tablas.

Para cambiar el aspecto de la tabla, debemos desplegar la lista de diseños predefinidos incluida
en el grupo Estilos de tabla de la pestaña Diseño de tabla. Al situar el ratón sobre algún estilo,
Excel lo aplicará provisionalmente para comprobar su aspecto. El botón Borrar situado en la
lista de estilos, recuperará el aspecto original de la tabla.

El grupo Opciones de estilo de tabla de la pestaña Diseño de tabla, incluye elementos de

configuración con los que podemos adaptar el diseño a nuestras necesidades como por ejemplo:
  Fila de encabezado: Oculta o mantiene visible la primera fila de la tabla donde
aparecen los títulos de tabla. Este elemento debería estar siempre activado.
 Fila de totales: Añade una fila de totales al final de cada columna.
 Filas con banda: Elimina la alternancia de colores entre las filas.
 Primera columna: Si queremos destacar la primera columna.
 Última columna: Destaca la última columna.
 Columnas con bandas: Utiliza un formato destacado para resaltar columnas alternas.
 Botón de filtro: Activa o desactiva el botón de filtrado incluido en el encabezado.

El botón Nuevo estilo de tabla añade una nueva combinación a la lista de estilos con las
características de diseño aplicadas sobre la tabla. Los estilos creados por los usuarios se agrupan
en la categoría Personalizada.

Si el comando Subtotales está atenuado, esto se debe a que los subtotales no se pueden agregar
a las tablas. Pero hay una forma rápida de hacerlo. Convertir la tabla en un rango de datos y
puede Agregar subtotales. El comando aparece en la parte izquierda de la tabla en forma de
árbol.

Después de seleccionar el comando Nuevo estilo de tabla, Excel muestra el cuadro de diálogo
del mismo nombre donde podemos elegir un formato específico para cada parte de la tabla:
Primera franja de columnas, fila de encabezado, última columna, etc.

Si activamos la casilla de verificación Establecer como estilo de tabla predeterminado para

este documento en el cuadro de diálogo Nuevo estilo de tabla, el estilo personalizado se
aplicará a todas las tablas nuevas.

Existen varias formas de añadir nuevos registros a una tabla:

 Utilizar la tecla Tabulador en la última celda de la tabla.

 Hacer clic con el botón derecho sobre la celda y seleccionar Insertar.
 Utilizar el comando Formulario: No se encuentra por defecto en la cinta de opciones y
es necesario añadirlo manualmente desde las opciones de configuración de la aplicación
o desde la barra de herramientas de acceso rápido.

La herramienta Formulario proporciona diferentes posibilidades de edición:

 Eliminar.
 Nuevo.
 Restaurar.
 Buscar siguiente y Buscar anterior.
 Criterios.

En el grupo Opciones de estilos de tabla se encuentra la casilla de verificación Filas de

totales. Después de activarla, se añadirá al final de la tabla una nueva fila de resumen donde
aparecerá totalizada la última columna, siempre que incluya datos numéricos. Para añadirlo con
el atajo de teclado pulsaremos CTRL+MAYUS+T.

Una forma rápida de añadir valores a las celdas sería: añade un nuevo registro y hacer clic con
el botón derecho sobre alguna de las celdas vacías. A continuación, selecciona el comando
Elegir de la lista desplegable y al instante se abre un cuadro de lista con todos los datos.
También se puede usar el método para modificar su valor actual.

La segmentación de datos es una característica de Excel asociada tanto a las tablas como a las
tablas dinámicas que permite crear filtros rápidos que podemos activar con clic. Para completar
el proceso utilizamos el comando Insertar segmentación de datos de la pestaña Diseño de
tabla. Es necesario seleccionar alguna celda.

Después de aplicar una segmentación de datos, Excel muestra una nueva categoría en la cinta de
opciones denominada Herramientas de Segmentación de datos con una única pestaña
Opciones. Entre sus posibilidades encontramos los estilos para las ventanas de filtrado, los
cuadros de texto para cambiar sus dimensiones, el título de la segmentación y las opciones de
organización.

El comando Quitar duplicados forma parte del grupo Herramientas de la pestaña Diseño de
tabla. Después de seleccionarlo aparece un cuadro de diálogo en el que debemos marcar las
columnas de la tabla donde queremos buscar los datos duplicados.

Existen varias formas de modificar el rango de datos de una tabla, una de ellas consiste en
utilizar el comando Cambiar tamaño de la tabla incluido en el grupo Propiedades de la
pestaña Diseño de tabla.

En el cuadro de diálogo que aparece, podemos cambiar el rango manualmente, editando sus
referencias, o utilizar el botón Contraer para establecer el nuevo rango con el ratón.

Otro método para modificar el rango original es utilizar el pequeño icono situado en la esquina
inferior derecha. Al situar el cursor del ratón sobre él se transforma en una doble flecha, y en
este momento debemos hacer clic y arrastrar para añadir nuevas filas o columnas.

Excel permite discriminar el resto de información de la hoja a la hora de imprimir y seleccionar

solo la tabla activa. En el menú Archivo, seleccionamos Imprimir y en la primera lista
desplegable de la sección Configuración seleccionamos la opción Imprimir la tabla
seleccionada.

Gráficos de datos

Los gráficos permiten representar visualmente la información contenida de la hoja. Existe una
gran variedad de modelos: Líneas, Circulares, Sectores, Columnas, etc. La descripción de los
componentes de un gráfico es la siguiente:
  Series de datos: Corresponde con cada uno de los valores representados. Su aspecto
cambia según el modelo de gráfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo que la
identifica. Habitualmente, los gráficos suelen tener más de una serie de datos, salvo los
modelos circulares.
 Título: Es el texto que da nombre al gráfico.
 Área de trazado: Espacio comprendido entre cada uno de los ejes y donde se dibujan
las diferentes series de datos.
 Ejes: Representan la escala de referencia de los datos representados. En los de dos
dimensiones existe un eje vertical o “de datos” y un eje horizontal o “de categorías”. En
los tridimensionales existirá un tercer eje “z”.
 Marcas de graduación: Están vinculadas a cada uno de los ejes y representan
gráficamente la escala de valores utilizada.
 Puntos de datos: Hacen referencia a la magnitud individual de cada dato.
 Leyenda: Muestra mediante colores la información asociada a cada serie.
 Rótulos de los ejes: Se trata del texto asociado a cada eje.
 Botones de gráfico: Son tres botones que contiene: Elementos de gráfico, Estilos de
gráfico y Filtros de gráficos.

Existen dos métodos para insertar gráfico en una hoja: los comandos incluidos en el grupo
Gráficos de la pestaña Insertar, entre los que destacamos Gráficos recomendados y las
etiquetas inteligentes.

Al seleccionar un gráfico, Excel muestra una nueva categoría en la cinta de opciones

denominada Herramientas de gráficos. En ella encontramos dos pestañas: Diseño de gráfico y
Formato, donde se agrupan los comandos para trabajar con gráficos.

Con el atajo de teclado ALT+F1 se crea automáticamente un nuevo gráfico en la hoja activa a
partir del rango de datos seleccionados.

Otro método rápido y cómodo para añadir un gráfico a una hoja es utilizar la herramienta
Análisis rápido asociada a la etiqueta inteligente que aparece después de seleccionar un rango.
Una vez seleccionado, hacemos clic en la etiqueta inteligente que aparece en la esquina inferior
derecha y elegimos Gráficos entre las categorías disponibles. Excel muestra una vista previa de
cada modelo con tan solo colocar el cursor sobre él. Después de hacer clic, el gráfico se
insertará en la página. Los modelos de gráficos propuestos son los que él considera más
adecuados en función del rango de datos seleccionado. Para elegir más modelos hacemos clic en
la opción Más.

En el grupo Tipo de la pestaña Diseño de gráfico de la categoría Herramientas de gráficos se

encuentra el comando Cambiar tipo de gráfico. Este mismo comando también está disponible
si haces clic con el botón derecho sobre algún espacio vacío dentro del gráfico. En ambos casos,
Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico donde encontramos la lista
completa de modelos.

Cualquier cambio que realicemos en el rango de origen se reflejará automáticamente en el

gráfico. Del mismo modo, Excel permite ampliar este rango original, pero debemos contemplar:

 Incluir nuevos datos a las series ya existentes.

 Añadir una nueva serie de datos.

Excel muestra tres recuadros de distinto color en el rango de origen cada vez que seleccionamos
un gráfico. El primero corresponde a los títulos de las categorías, el segundo a los títulos de las
series y por último, las celdas que contienen los valores que vamos a representar.

El comando Seleccionar datos está incluido en el grupo Datos de la pestaña Diseño de gráfico.
Esta pestaña forma parte de la categoría Herramientas de gráficos que aparecerá en la cinta de
opciones. El comando Seleccionar datos abre el cuadro de diálogo Seleccionar origen de
datos. Las operaciones que podemos realizar desde este cuadro de diálogo son:

 El cuadro Rango de datos del gráfico muestra el conjunto actual de celdas

representado en el gráfico. El botón Contraer permite modificarlo y elegir un nuevo
rango.
 El botón Cambiar fila/columna alterna la configuración entre los ejes vertical (series)
y horizontal (categorías), es decir para que los datos se asignen correctamente.
 Con los botones situados en la sección Entradas de leyenda (Series) podemos añadir
nuevas series al gráfico, eliminar cualquiera de ellas, ocultarlas o mostrarlas usando las
casillas de verificación junto al nombre de cada serie o incluso, cambiar el orden.
  La sección Etiquetas del eje horizontal (Categoría) permite cambiar el rango donde
se encuentran los rótulos de las categorías, así como ocultar o mostrar las categorías.
 El botón Celdas ocultas y vacías determina el comportamiento de este tipo de celdas
en los datos representados en el gráfico.

Los gráficos pueden estar dentro de la misma hoja, junto a los datos de origen, o de forma
independiente en una hoja de gráfico. Cuando el volumen de datos representado en el gráfico es
grande, es recomendable situar los gráficos en hojas independientes.

Para convertir un gráfico incrustado en una hoja de gráfico, haremos clic con el botón derecho
sobre alguna zona vacía y seleccionamos el comando Mover gráfico en el menú emergente. A
continuación, elegimos la opción Hoja nueva, escribimos un nombre y aceptamos los cambios.
Otra funcionalidad del comando Mover gráfico es trasladar el gráfico a cualquiera de las hojas
del libro de trabajo. En este caso, debemos seleccionar la opción Objeto en y elegir la hoja de
destino. El comando Mover gráfico también está disponible en la pestaña Diseño de gráfico de
la categoría Herramientas de gráficos de la cinta de opciones.

Con el atajo de teclado F11 se puede crear una nueva hoja de gráfico a partir del rango de datos
seleccionado.

Cada vez que seleccionamos un gráfico, aparecen en la esquina superior derecha tres botones
que permiten modificar algunas de sus características:

 Elementos de gráfico: Permite activar o desactivar componentes del gráfico como:

ejes, título del gráfico, líneas de cuadrícula, leyenda, títulos de los ejes, etc.
 Estilos de gráfico: Muestra diferentes variantes de colores y estilos para el tipo de
gráfico seleccionado.
 Filtros de gráficos: Aparecen todos los valores asociados a las series y categorías
representadas en el gráfico junto a una casilla de verificación para ocultar o mostrar
cualquiera de ellas.

El comando Agregar elemento de gráfico forma parte del grupo Diseño de gráfico de la
pestaña Diseño de gráfico. En él se incluyen diferentes variantes para cada componente del
gráfico como por ejemplo diversos modelos de ejes, etiquetas de datos, etc.

Los minigráficos son pequeños gráficos de tendencias incrustados en la propia celda. No son
objetos independientes y pueden compartir la celda con los valores incluidos en ella.

Para cambiar el tipo de minigráfico o modificar su aspecto debemos utilizar las opciones
incluidas en los grupos Tipo y Estilo de la pestaña Minigráfico, incluida en la categoría
Herramientas para minigráfico.

Las opciones incluidas en el grupo Mostrar de la pestaña Minigráfico permiten destacar la

información reflejada en los minigráficos:

1. Punto alto: Destaca con distinto color el dato de mayor valor.

2. Punto bajo: Destaca con un color diferente el dato de menor valor.
3. Puntos negativos: Los valores negativos aparecen en rojo, por defecto.
4. Primer punto: Modifica el color del primer punto de la serie.
5. Último punto: Cambia el color del último punto de la serie.
 6. Marcadores: Solo disponible para los minigráficos de línea y añade puntos de
referencia para cada una de las series.

Formato condicional

El formato condicional es una característica de Excel que permite modificar el aspecto de una
celda en función de su contenido. Se pueden resaltar aquellas que cumplan un determinado
criterio o comparar su valor mediante escalas de colores o barras. Para localizar celdas con
formato condicional debemos ir a la opción Ir a especial entre las posibilidades del comando
Buscar y reemplazar.

Existen dos formas de aplicarlo sobre una o varias celdas de la hoja. La primera de ellas sería
utilizar el comando Formato condicional incluido en el grupo Estilos de la pestaña Inicio. La
herramienta Análisis rápido, asociada a la etiqueta inteligente que aparece después de
seleccionar un rango de celdas, sería otra forma de aplicar el formato condicional.

A la hora de seleccionar un rango para aplicar una regla de formato condicional no es necesario
seleccionar los títulos o rótulos, basta con incluir las celdas sobre las que se aplicarán las
modificaciones de formato según su contenido.

El comando Formato condicional contiene cinco grupos de reglas que incluyen criterios:

 Reglas para resaltar celdas: Permite encontrar o resaltar celdas utilizando distintos
criterios de comparación tanto para valores numéricos, como textos o fechas. Por
ejemplo: Es mayor que, Es menor que, Entre, Es igual a, Texto que contiene, etc.
 Reglas para valores superiores e inferiores: Con este conjunto podemos resaltar
celdas que superen por encima o por debajo los valores promedio del rango
seleccionado: 10 superiores, 10 inferiores, 10%de valores superiores o inferiores, etc.
 Barras de datos: El propósito es representar gráficamente el valor de cada celda en
relación con el resto. Excel utiliza como referencia el valor mayor y el valor menor.
 Escalas de color: Esta regla utiliza diferentes tonalidades o variaciones de un mismo
color para representar los valores más cercanos a la parte superior, media y baja de la
escala.
 Conjuntos de iconos: En este caso, el valor de cada celda con respecto al promedio del
rango seleccionado se representa mediante iconos en grupos de 3, 4 o 5 elementos.

La opción Más reglas aparece al final de todos los grupos de reglas del comando Formato
condicional. Después de seleccionarla aparece el cuadro de diálogo Nueva regla de formato
donde podemos personalizar el estilo de la regla, establecer máximos y mínimos según el tipo
de datos o utilizar celdas de la propia hoja como valores de referencia.

El comando Formato condicional incluye las siguientes categorías de reglas:

 Reglas para resaltar celdas.

 Reglas para valores superiores e inferiores.
 Barras de datos.
 Escalas de color.
 Conjuntos de iconos.
Excel analiza el rango de celdas seleccionado y calcula el valor promedio para aplicar las reglas
de formato condicional.

Podemos utilizar Valores duplicados incluida en la categoría Reglas para resaltar celdas del
comando Formato condicional, para encontrar los valores repetidos en una lista de personas.

La opción Administrar reglas se encuentra entre las posibilidades del comando Formato
condicional. Una vez seleccionada aparece el cuadro de diálogo Administrador de reglas de
formato condicionales donde dispondremos de las siguientes funciones:

 Crear reglas de formato personalizadas con el botón Nueva regla.

 Modificar alguna de las reglas aplicadas, seleccionándola y utilizando el botón Editar
regla.
 Borrar cualquier regla con el botón Eliminar regla.
 Cambiar el orden de aplicación con los botones Subir o Bajar.
 La casilla de verificación Detener si es verdad detiene la evaluación de reglas y no
ejecutará las siguientes si se cumple la regla que tiene activada esta opción.

Fórmulas y funciones

En Excel, las fórmulas se utilizan para realizar todo tipo de cálculos con la información
contenida en las celdas y obtener un resultado. Entre los elementos encontramos:

 Referencias a celdas: Por ejemplo D23.

 Operadores aritméticos:
o + , -, *, /, ^ (Exponenciación), %, & (Concatenación de textos).
o Operadores lógicos: <, >, =, <>, <=, >=.
o Operadores de referencia:
 : (Dos puntos): operador de rango. Incluye en la fórmula todas las
celdas incluidas entre las dos referencias. Ejemplo C7:C9, incluye C7,
C8 y C9.
 ; (Punto y coma): Operador de unión. Incluye todas las celdas de los
rangos referenciados. Ejemplo B5:B6,C4:C5.
 (Espacio): Operador de intersección. Incluye las celdas comunes a dos
o más rangos. Ejemplo: D5:D7 D6:D9, incluye las celdas D6 y D7.
o La jerarquía de operaciones es primero: : (dos puntos), ; (punto y coma), -
(negación), % (porcentaje), ^ (exponenciación), * y / (multiplicación y
división), + y – (suma y resta), & (concatenación de texto), operadores de
comparación (=, <>, <=, >=).
 Funciones.
 Constantes.
 Rangos.
 Nombres de rangos.

El primer paso para añadir una fórmula es escribir un signo igual (=); no se tiene que poner un
espacio delante del signo igual ya que Excel lo interpretará como texto y no como fórmula.
También sería válido empezar la fórmula con un signo más (+) o un signo menos (-). El texto en
las fórmulas debe ir entre comillas para diferenciarlo de las referencias a celdas. Excel ignora
los espacios antes y después de los operadores; para ello, usamos el atajo de teclado
ALT+INTRO que permite dividir una fórmula en varias líneas sin afectar el resultado.

Existen dos formas de editar cualquier fórmula o función:

 Seleccionar la celda y a continuación, hacer clic en la barra de fórmulas para cambiarlo.

 Hacer doble clic en la celda y editarlo directamente.

A la derecha de la barra de fórmulas hay tres iconos: Cancelar, Aceptar e Insertar función.

En la pestaña Fórmulas, el grupo Auditoría de fórmulas incluye los siguientes comandos para
localizar las celdas que intervienen en una fórmula o función:

 Rastrear dependientes: Muestra con una flecha la ubicación de las referencias

utilizadas en la fórmula o función.
 Rastrear precedentes: Indica la celda o celdas donde se está utilizando el resultado.
 Quitar flechas: Elimina las indicaciones generadas.

Cuando la referencia se encuentra en una hoja distinta, Excel muestra una línea discontinua y un
pequeño icono.

El comando Pegado especial está disponible en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, y

en el menú emergente que aparece después de hacer clic con el botón derecho. Entre sus
funciones, encontramos la posibilidad de realizar algunas operaciones entre las celdas copiadas
y las de destino como sumar, restar, multiplicar y dividir.

Por último tenemos los análisis de hipótesis, en la que tenemos tres tipos:

 Escenarios: Conjunto de valores que Excel guarda y luego cambia para ver los distintos
resultados.
 Buscar objetivo: Permite obtener el valor de entrada para llegar al resultado final
conocido.
 Tablas de datos: Para ver los resultados en un mismo sitio.

Además se puede añadir complementos como el complemento solver que es similar a Buscar
objetivo pero se puede adaptar a más variable.

Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas con las que podemos automatizar tareas. Excel incluye
funciones de todo tipo: matemáticas, estadísticas, tratamiento de texto, etc.

Una función se compone de dos partes: el nombre de la función SUMA, MIN, MÁX… y los
argumentos que, por lo general, serán referencias a celdas, rangos o nombres de rangos.

Existen varias formas de acceder a la biblioteca de funciones de Excel:

 Utilizar la lista de funciones más comunes disponible en la barra de fórmulas.

 El comando Insertar función incluido tanto en el grupo Biblioteca de funciones de la
pestaña Fórmulas como en la barra de fórmulas.
 Usar el comando Autocompletar función que se activará después de escribir un signo
igual (=) y empezar a teclear las primeras letras del nombre de la función.
Para acceder al cuadro de diálogo Insertar función podemos utilizar el comando del mismo
nombre incluido tanto en la barra de fórmulas como en el grupo Biblioteca de funciones de la
pestaña Fórmulas, pero también podemos usar el atajo de teclado (ALT+F3). Este cuadro de
diálogo incluye:

 El cuadro de texto Buscar una función permite escribir una descripción detalla de lo
que necesitamos hacer y no solo términos o palabras.
 También incluye una clasificación por categorías de todas las funciones disponibles.
 En la parte inferior aparece la sintaxis completa de la función seleccionada junto a una
breve descripción.
 La opción Ayuda sobre esta función abre la página de soporte de Microsoft con
información sobre el uso de la función seleccionada.

Las funciones en Excel se organizan en diferentes categorías incluidas tanto en el grupo

Biblioteca de funciones de la pestaña Fórmulas como en el cuadro de diálogo Insertar
función.

 Financieras: Amortización de préstamos, tipos de interés, vencimientos…

 Lógicas: Comprueban valores y devuelven verdadero o falso: Si, No, Y, O…
 Texto: Permiten trabajar con cadenas de caracteres: concatenar, buscar y reemplazar,
convertir número en texto…
 Fecha y hora: Incluye diferentes posibilidades para el manejo de fechas como calcular
días, obtener la fecha actual, día de la semana…
 Búsqueda y referencia: Ofrece opciones para localizar valores dentro de la hoja: busca
filas, columnas, textos, fórmulas…
 Matemáticas y trigonométricas: Cálculos trigonométricos, tangentes, factoriales o la
posibilidad de obtener un número aleatorio.
 Estadísticas: Contar, calcular media aritmética, desviación, varianza…
 Ingeniería: Cálculos con la función de Bessel, conversiones entre diferentes sistemas
de numeración…
 Cubo: Buscan miembros, conjuntos, propiedades o valores en un cubo de OLAP.
 Información: Consultas sobre los valores y el formato de celdas como por ejemplo
saber si contiene un número, texto, si es par o impar, ubicación de hojas.
 Compatibilidad: Incluye funciones que ya no están disponibles, pero se mantienen en
aquellos casos donde se utilizan hojas de versiones anteriores de Excel.
 Web: Para obtener los datos de un servicio web, acceder a contenidos específicos en
formato XML o devolver una URL codificada.

Para utilizar cualquier función de la biblioteca de funciones, debes seleccionar la celda de

destino para el cálculo y luego, la función que necesites. La opción Usado recientemente
incluida en el grupo Biblioteca de funciones de la pestaña Fórmulas incluye las últimas
funciones utilizadas en la hoja actual.

Después de seleccionar un rango de celdas, Excel muestra la etiqueta inteligente asociada a la

herramienta Análisis rápido. Si elegimos la categoría Totales, encontramos:

 Sumar.
 Promedio (devuelve la media aritmética de un rango de datos).
 Recuento.
  % del total.
 Total acumulado.

La barra de tareas muestra los resultados de cálculos realizados a partir de los datos
seleccionados. Por defecto son promedio, número de valores y suma total, pero podemos
añadir el valor mínimo y máximo desde las opciones de personalización.

El comportamiento por defecto de Excel hace que cada vez que cambiamos un valor se
actualicen automáticamente todas las celdas donde se utilice dicho valor. Si necesitamos evitar
este funcionamiento podemos hacerlo desde el comando Opciones para el cálculo, situado en
el grupo Cálculo de la pestaña Fórmulas.

Si activamos el modo manual, será necesario usar ALT+F9 para recalcular y actualizar todas las
fórmulas y funciones de la hoja activa, o F9 si queremos hacer lo mismo para todo el libro. En
el grupo Cálculo también están disponibles estos dos comandos en forma de icono.

Los errores en las fórmulas o funciones se identifican por un código. Los más importantes son:

 ########: La longitud del contenido de la celda supera el ancho de la columna.

 #¿NOMBRE?: Alguna referencia o nombre en la formula no está correctamente escrito.
También ocurre cuando la función no existe o su nombre no es correcto, o por ejemplo
el texto o fecha no va entrecomillado.
 #¡DIV/0!: En algún cálculo, se está tratando de dividir por cero.
 #¡NULO!: La fórmula incluye una intersección de dos rangos que realmente no se
intersecan.
 #¡NUM!: Se están utilizando valores no válidos en la fórmula.
 #¡REF!: Alguna de las referencias utilizadas en la fórmula no existe.
 #¡VALOR!: Algunos de los argumentos en la función no son válidos.
 #N/A: La función no puede encontrar el valor buscado porque no existe en el rango de
datos seleccionado. Ocurre con funciones como BUSCARV, BUSCARH, COINCIDIR.

Funciones comunes

En el grupo Biblioteca de funciones de la pestaña Fórmulas, el comando Autosuma incluye

las siguientes posibilidades:

 Suma: Calcula la suma total de los valores del rango seleccionado. Habitualmente,
Excel detecta las celdas que usaremos como argumento.
 Promedio: Calcula la media aritmética de todos los valores seleccionados. Suma todos
los valores y los divide por el número de ellos.
 Contar números: Indica el número de celdas seleccionadas que tiene algún valor.
Aquellas sin contenidos o con valores no numéricos no se tienen en cuenta.
 Máx: Devuelve el valor más alto del rango pasado como parámetro.
 Mín: Devuelve el valor más bajo del rango pasado como parámetro.

La opción Más funciones incluida en el botón Autosuma, abre el cuadro de diálogo insertar
función. La función Contar solo incluye en el resultado las celdas que tengan algún valor
numérico y fechas, obviando otro contenido como textos o códigos de error.
  SÍ(): Se engloba dentro de la categoría de funciones Lógicas. Permite evaluar una
condición y llevar a cabo una acción si se cumple y otra distinta si no.
o Sintaxis: =SI (Condición; Acción si se cumple la condición; Acción si no se
cumple la condición).
 Ejemplo: =SI (F4>100; F5+25, F5-25): Si el valor de la celda F4 es
mayor que 100, sumamos 25 al contenido, si es menor o igual restamos
25 a la misma celda.
 SI.ERROR(): Con la función podemos sustituir los códigos de error que aparecen por
defecto en Excel por nuestros propios mensajes personalizados.
o Sintaxis: SI.ERROR (función o fórmula, valor personalizado en caso de error).
o Ejemplo: SI.ERROR (CONTAR.SI (F5:G10; “Madrid”; “No se ha encontrado
el dato”). En el caso de que la función CONTAR.SI() devolviera algún error,
sería sustituido por el texto “No se ha encontrado el dato”.
 BUSCAR, BUSCARH (Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor
de la celda indicada) y BUSCARV: La función BUSCAR está incluida en la categoría
Búsqueda y referencia, y permite encontrar un determinado valor en un rango y
devolver el resultado asociado en un rango distinto.
o Sintaxis: =BUSCAR (valor_buscado; vector_de_comparación;
[vector_resultado]).
 Valor buscado: Criterio de búsqueda, si es texto debe ir entre comillas.
 Vector_de_comparación: Rango de celdas donde se buscarán
coincidencias. Es importante que los datos estén ordenados de forma
ascendente.
 Vector_resultado: Es un argumento opcional y hace referencia al
rango donde se encuentra el resultado.

La diferencia entre los tres es el siguiente: BUSCAR() es un criterio de búsqueda en función de

las dimensiones del rango seleccionado (permite encontrar el valor en un rango y devolver
resultado asociado en un rango distinto); BUSCARV compara el valor buscado con el contenido
de la primera columna; BUSCARH hace lo mismo pero, en ese caso, sobre la primera fila. Los
valores son 0/1 siendo 0 exacto y 1 aproximado.

 CONTAR.SI: La función se encuentra entre las opciones de estadística y devuelve

como resultado el número de veces que aparece un valor determinado dentro de un
rango de datos.
o Sintaxis: =CONTAR.SI (Rango; Criterio).
o Ejemplo: =CONTAR.SI (E5:G10; “Madrid”): Devuelve el número de veces
que aparece la palabra “Madrid” en las celdas incluidas dentro del rango
F5:G10.
o Ejemplo: CONTAR.SI (D2:D15; “>100”): Devuelve el número de celdas que
supera el valor de 100 en el rango D2:D15.
 COINCIDIR: Está incluida en la categoría Búsqueda y referencia, muestra como
resultado la posición que ocupa el valor pasado como criterio en un rango de valores.
o Sintaxis: =COINCIDIR (Criterio; Rango; Tipo de coincidencia).
 Ejemplo: El rango de celdas F5:F8 contiene los siguientes valores
(Juan, Pedro, Antonio, Manuel). =COINCIDIR (F5:F8; “Pedro”):
Devolverá el número 2, dado que es la posición que ocupa el nombre en
la lista.
 CONCAT: Se utiliza para unir dos o más cadenas de texto o combinarlas con valores.
El valor máximo de caracteres que puede devolver la función CONCAT es de 32767,
valor que coincide con el número total de caracteres que puede contener una celda. El
resultado siempre será una cadena de texto. El operador & cumple el mismo propósito
que la función utilizando el formato =”Juan” & “García” & “Hernández”.
o Sintaxis: =CONCAT (Texto1;[Texto2];…)
 Ejemplo: =CONCAT (“Juan”; “García”; “Hernández”): El resultado
sería Juan García Hernández.
 SUSTITUIR(): Es una nueva cadena en la que se ha sustituido parte del texto original
por otra cadena tantas veces como indiquemos.
o Sintaxis: =SUSTITUIR (texto_original; texto_a_buscar; texto_de_reemplazo;
[comenzar_en][veces][comparar]).
 Ejemplo: =SUSTITUIR (“Mesa-de-comedor”; “-“; “ “): El resultado
sería Mesa de comedor. Hemos cambiado los guiones por espacios y
como hemos omitido los parámetros Comenzar_en y veces, la función
inicia la búsqueda desde el principio de la cadena y sustituye todas las
coincidencias.
 AHORA(): Es una función realmente simple que tiene como propósito es devolver la
fecha y hora actuales.
o Sintaxis: =AHORA().
 Ejemplo: =AHORA(): Siendo el resultado 29/11/2023 22:13.
o Combinando la función con valores numéricos y operadores, por ejemplo
AHORA()+12, obtendremos la fecha actual más 12 días.
 DIAS(): Muestra el número de días transcurridos entre las dos fechas que pasemos
como parámetro. Si las fechas son literales y no referencias a celdas debemos escribirlas
entre comillas.
o Sintaxis: =DIAS (primera fecha, segunda fecha).
 Ejemplo: =DIAS (“23/02/2022”; 1/02/2022”): El resultado será 22.
 =DIAS (AHORA(); “1/02/2022”): El resultado sería el número de días
transcurridos entre la fecha actual y el 1/02/2022.
 IGUAL(): Distingue mayúsculas y minúsculas.
o Sintaxis: =IGUAL(“oposita”; “Oposita”): El resultado será falso.
 FILA(): Devuelve el número de filas de una referencia o matriz.
 LIMPIAR(): Elimina caracteres no imprimibles en la hoja.
 TRANSPONER(): Datos en columnas cambia su distribución en fila.
 MCD (Máximo común divisor); MCM (Mínimo común múltiplo).
 LARGO(): Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
 MINUSC: Pone el texto en minúscula.
 EXTRAER(): Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que
comienza en la posición que se especifique.
 ESTEXTO(): Devuelve Verdadero si el valor es texto.
 ESREF(): Devuelve Verdadero si el valor es una referencia.
 O(): Devuelve Verdadero si cualquier argumento es Verdadero.
 EXPANDIR(): Expande o rellena una matriz hasta las dimensiones de fila y columna
especificadas.
  BUSCARX: Busca en un rango o una matriz y devuelve un elemento que corresponda a
la primera coincidencia que encuentra. Si no hay ninguna, puede devolver la
coincidencia más cercana (aproximada).
 DIASEM(): Devuelve el día de la semana correspondiente, es decir lo devuelve como
un número entero entre 1 (Domingo) y 7 (Sábado).
o Por ejemplo si en la fórmula (=DIASEM(núm_de_serie,[tipo]), el Tipo es
opcional y es el número que determina el tipo de valor que debe devolverse. Por
ejemplo si colocamos:
 1 u omitido: Números del 1 (domingo) al 7 (sábado).
 2: Números del 1 (lunes) al 7 (domingo).
 3: Números del 0 (lunes) al 6 (domingo).

Atajo de teclado: CTRL+MAYUS+¡: Aplica el formato número con dos números, separador de
miles, signos menos (-) para valores negativos.