Microsoft Query en Excel
Microsoft Query en Excel
Microsoft Query en Excel
Actualizar la hoja de cálculo en una sola operación Una vez que tenga
datos externos en un libro de Excel, siempre que cambie la base de datos podrá
actualizar los datos para actualizar el análisis, sin tener que volver a crear los
informes y los gráficos de resumen. Por ejemplo, puede crear un resumen
mensual de ventas y actualizarlo todos los meses cuando se incorporan las
nuevas cifras de ventas.
Cómo usa Microsoft Query los orígenes de datos Después de configurar
un origen de datos para una base de datos determinada, puede usarlo siempre
que desee crear una consulta para seleccionar y recuperar datos de esa base
de datos, sin tener que volver a escribir toda la información de conexión.
Microsoft Query usa el origen de datos para conectarse a la base de datos
externa y mostrar los datos que están disponibles. Después de crear la consulta
y devolver los datos a Excel, Microsoft Query proporciona el libro de Excel con
la información de la consulta y del origen de datos para que pueda volver a
conectarse a la base de datos cuando desee actualizar los datos.
Usar Microsoft Query para importar datos para importar datos externos en
Excel con Microsoft Query, siga estos pasos básicos, cada uno de los cuales
se describe de forma más detallada en las secciones siguientes.
como criterio cuando la consulta selecciona registros. Por ejemplo, una consulta
de parámetros puede pedirle que especifique una región determinada y puede
volver a usarla para crear cada uno de sus informes de ventas regionales.
Combinar datos de diferentes maneras Las combinaciones internas
que crea el Asistente para consultas son el tipo más común de combinación que
se usa en la creación de consultas. Sin embargo, a veces desea usar un tipo
diferente de combinación. Por ejemplo, si tiene una tabla de información de
ventas de productos y una tabla de información de clientes, una combinación
interna (el tipo creado por el Asistente para consultas) evitará la recuperación
de registros de clientes para los clientes que no han realizado una compra. Con
Microsoft Query, puede unir estas tablas de modo que se recuperen todos los
registros de los clientes, junto con los datos de ventas de los clientes que han
realizado compras.
Para iniciar Microsoft Query, siga estos pasos.
1. En la pestaña datos, en el grupo obtener datos externos, haga clic en
desde otros orígenes y, a continuación, haga clic en desde Microsoft
Query.
2. En el cuadro de diálogo elegir origen de datos , asegúrese de que la
casilla usar el Asistente para consultas para crear o modificar
consultas está desactivada.
3. Haga doble clic en el origen de datos que desea usar.
O bien:
Haga clic en el origen de datos que desea usar y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Reutilizar y compartir consultas Tanto en el Asistente para consultas como
en Microsoft Query, puede guardar las consultas como un archivo. dqy que
puede modificar, volver a usar y compartir. Excel puede abrir archivos. dqy
directamente, lo que permite a usted u otros usuarios crear rangos de datos
externos adicionales desde la misma consulta.
Para abrir una consulta guardada desde Excel:
1. En la pestaña datos , en el grupo obtener datos externos , haga clic en
desde otros orígenes y, a continuación, haga clic en desde Microsoft Query.
Se muestra el cuadro de diálogo elegir origen de datos .
2. En el cuadro de diálogo elegir origen de datos , haga clic en la pestaña
consultas .
3. Haga doble clic en la consulta guardada que desea abrir. La consulta se
muestra en Microsoft Query.
Si desea abrir una consulta guardada y Microsoft Query ya está abierto, haga
clic en el menú archivo de Microsoft Query y, a continuación, haga clic en abrir.
Si hace doble clic en un archivo. dqy, se abrirá Excel, se ejecutará la consulta y,
a continuación, se insertarán los resultados en una hoja de cálculo nueva.
Ejemplo
Para comprender la utilidad de esta herramienta realizaremos el siguiente
ejemplo:
Usaremos el archivo: Ventas Empresa ABC – 2021.accdb
Que tiene las siguientes tablas relacionadas.
De los datos de la Base de datos vamos a obtener cierta información para ello:
Paso 1:
En la hoja de Excel
Paso 2
Se muestra la siguiente pantalla
Luego Aceptar
Paso 4
Tenemos que elegir los campos a usar de cada tabla
Tb_Cliente: Cod_cli,
Tb_Detalle_Factura: Can_ven, Val_ven
Tb_Producto: Des_pro, Pre_pro
Tb_Cliente: Ruc_Cliente,
Tb_Distrito: Nom_Distrito
Luego siguiente
Siguiente
Siguiente
Para ver las sintaxis SQL damos clic en el botón SQL y se muestra
Siguiente
Finalizar
Clic en