Antecedentes de la contabilidad

Históricamente, los números siempre han mantenido una relación con la administración de recursos.
Es por ello que la contabilidad ha sido una de las actividades humanas más importantes y se encuentra
en el centro de las organizaciones sociales más importantes.

El término «contabilidad» proviene del verbo contar. Desde épocas antiguas, el acto de contabilizar ha
sido vital para actividades como la agricultura, la construcción y, sobre todo, para los negocios. Desde
la aplicación de operaciones aritméticas básicas —como suma, resta, multiplicación o división— hasta
el cálculo de probabilidades y porcentajes, la contabilidad ha sido fundamental en la consolidación de
los mercados a lo largo del tiempo y en el dinamismo de la vida económica de las culturas.
Actualmente, nos referimos a la contabilidad como una disciplina más sólida con principios (que
conforman la teoría contable) y prácticas (en conjunto, los procesos contables) bien definidos, que
guardan relación directa con la administración del patrimonio de las empresas. A pesar de que existen
muchos tipos de contabilidad, el rasgo común de todas ellas consiste en su interés por facilitar la
administración de los recursos y patrimonio de las organizaciones.

Por todo lo anterior, suele decirse que la contabilidad es una de las herramientas aplicables a las
finanzas. Esto significa que el proceso de contabilizar recursos solo adquiere sentido cuando se
generan estrategias de control financiero, como inversiones, compras o ventas.

Documentos básicos de la contabilidad empresarial

Independientemente de quién gestione la contabilidad de tu empresa, es importante que entiendas los

elementos básicos de esta rama. Si puedes leer y preparar los documentos primordiales que te
presentaremos a continuación, entenderás mejor el rendimiento de tu negocio y su salud financiera.
Como resultado, podrás tener un buen control de tu negocio y tomar mejores decisiones financieras.

Estado de ingresos

Permite que conozcas el rendimiento de tu empresa y también te hace consciente de la cantidad de

dinero que tu negocio ha perdido o ganado.

Hoja de balance
Es una perspectiva panorámica del estado financiero de tu empresa en un momento determinado.
Una hoja de balance te permitirá saber y nombrar las ganancias retenidas, o la suma de rendimiento
que has reinvertido en tu negocio, más allá de haberla distribuido entre tus inversores.
Estados de pérdidas y ganancias

Es una vista general de las ganancias y gastos que ha tenido tu negocio durante un periodo
determinado: mensual, trimestral o anual.

Estado de flujo de caja

Analiza las actividades operativas, financieras y de inversión de tu empresa. También muestra cómo
y cuándo estás recibiendo y gastando efectivo.
Conciliación bancaria

Compara los gastos de efectivo con los estados generales de tu cuenta bancaria empresarial y te
ayuda a mantener un registro consistente de tu negocio. Es también el documento que necesitarás
para reconciliar tu libro de balance con tu saldo bancario en efectivo.
Independientemente de si trabajas con un profesional contable, los cálculos y documentos que
acabamos de mencionar te brindarán un panorama general y entenderás mejor el rendimiento de tu
empresa.

Términos básicos de contabilidad empresarial

A continuación te presentamos quince términos que te ayudarán a consolidar las bases de la

contabilidad en tu empresa. Tal vez muchos de ellos no los utilices todavía en tu negocio, pero es
importante que tengas un panorama general de la contabilidad en caso de que tu empresa se expanda
o incursione en otros mercados.

1. Cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Las cuentas por cobrar son el efectivo que la gente te debe por los productos o servicios que
ofreces. Se considera como un activo en la hoja de balance. Las cuentas por pagar, por su parte, son
el dinero que debes a otros y se consideran un pasivo dentro de tu hoja de balance.
2. Acumulaciones

Son los créditos y deudas que has registrado y que aún no terminas de pagar. Puede tratarse de
ventas que concluiste, pero aún no se ha completado el pago. También pueden ser gastos que hiciste,
que sigues sin pagar.

3. Activos

Los activos o bienes son todo lo que tu empresa posee: elementos tangibles e intangibles. Tus activos
pueden incluir efectivo, herramientas, propiedades, derechos de autor, patentes y marcas registradas.

4. Velocidad de combustión
La velocidad de combustión se refiere a la velocidad con la que tu empresa gasta dinero. Es un
componente crucial cuando estás calculando y gestionando tu flujo de caja.

Para calcular la velocidad de combustión o burn rate de tu empresa escoge un periodo determinado
(un trimestre o un año), sustrae la cantidad de efectivo que tienes al final del periodo a la cantidad de
efectivo que tenías al principio. Después divide ese número entre los meses de ese lapso.

5. Capital

El capital se refiere al dinero o efectivo que tienes para invertir o gastar en el desarrollo de tu negocio.
Algunos también se refieren a este como capital laboral. De cualquier manera, son los fondos a los
que puedes acceder (efectivo en una cuenta de banco, por ejemplo) que no contemplan los activos o
pasivos.

6. Costo de bienes vendidos

Los costos de bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés) se refieren a la cantidad de efectivo
que gastas para crear tus productos o servicios.

Serán el primer gasto que verás en el estado de ganancias y pérdidas. Son un componente crucial
cuando estás calculando el margen bruto. Reducir el COGS te ayudará a aumentar el beneficio sin
incrementar el número de ventas.
7. Depreciación
 La depreciación se refiere a la disminución del valor de tus activos en un periodo. Es relevante para la
actividad fiscal, ya que la depreciación de grandes activos de tu empresa puede afectar la capacidad
de generación de dinero. Más adelante te contaremos en detalle sobre los gastos y cancelaciones de
impuestos.
8. Capital social

El capital social corresponde a la cantidad de dinero que invirtieron los dueños de una empresa.
También se consideran otros elementos dentro del capital social, como la energía, tiempo y otros
recursos intangibles.

El capital social también puede definirse como la diferencia entre tus activos y pasivos, es decir, la
relación entre lo que te pertenece y lo que debes.
Un negocio con capital social saludable es atractivo para inversores potenciales, prestamistas y
compradores. Los inversores y analistas también revisarán el beneficio bruto de explotación, calculado
antes de la deducibilidad de gastos financieros (EBITDA, por sus siglas en inglés) de tu empresa.
9. Gastos

Los gastos incluyen cualquier compra que hagas con la intención de generar ingresos. Hay cuatro
tipos principales de gastos, aunque algunos pueden pertenecer a más de una categoría por sus
características particulares.

 Gastos fijos: son los gastos constantes, como el pago de rentas de un edificio o salarios de los
empleados. Normalmente no se ven afectados por las ventas o tendencias de mercado.
 Gastos variables: son los gastos que cambian dependiendo del rendimiento de la empresa, la
producción, utilidades y el precio de materias primas. Los gastos de venta forman parte de este grupo.
 Gastos acumulados: son los gastos que se registraron o reportaron en el libro contable, pero que
todavía no han sido pagados. Se parecen mucho a las cuentas por pagar, pero hay
algunas diferencias.
 Gastos operativos: son los gastos necesarios para que una empresa genere productos o servicios
para su negocio y así pueda obtener ingresos. Algunos gastos operativos pueden ser la nómina,
utilidades, costos de producción entre otros.
10. Año fiscal
Un año fiscal es el periodo que una empresa utiliza para sus actividades contables. Las fechas de
inicio y fin de tu año fiscal son determinadas por la empresa. Aunque algunos procesos pueden
coincidir con el calendario, hay otros que variarán dependiendo del momento en que los contadores
preparen los estados financieros.
11. GAAP
Los principios de contabilidad generalmente aceptada o PCGA (GAAP, por sus siglas en inglés) se
refieren a las reglas que son aceptadas por un amplio sector para realizar reportes financieros y de
contabilidad. El cumplimiento de estos principios es particularmente importante para empresas que
cotizan en la bolsa, ya que muchos inversores y prestamistas se basan, y confían, en los reportes que
cumplen con estos principios para tomar decisiones.
12. Pasivos

Los pasivos son todo lo que debe tu empresa a corto o largo plazo. Entre ellos están el balance de tu
tarjeta de crédito, la nómina de tus empleados, impuestos o préstamos.

13. Beneficio
En términos contables, el beneficio consiste en la diferencia que existe entre tus ingresos, el costo de
bienes vendidos (COGS) y los gastos, incluidos los gastos operativos, intereses y costos de
depreciación.

Tu empresa paga impuestos con base en el beneficio neto, por eso es importante planear el pago de
manera proactiva para cumplir con las responsabilidades fiscales. Puedes hacerlo si te mantienes
pendiente de las ganancias netas, guardando una parte de tus ingresos en una cuenta de ahorros o
pagando los impuestos estimados de tu empresa cada mes o trimestre.

14. Ingresos

Los ingresos se refieren a la cantidad total de dinero que has reunido a cambio de tus bienes o servicios
antes de que se descuente cualquier gasto.

15. Margen bruto

El margen bruto (también conocido como ingreso bruto) se refiere al total de efectivo de tus ventas
menos el costo de bienes vendidos (COGS). Este dato indica la sustentabilidad de tu empresa.

Aunque estos términos no representan la totalidad del vocabulario contable que conoce un
especialista, te ayudarán a entender mejor en qué consiste el proceso contable de tu micro, pequeña
o mediana empresa.

Principios de la contabilidad

Como te comentamos hace unos párrafos, existe una serie de principios o conceptos básicos
involucrados en el proceso de registro y creación de análisis y reportes sobre la empresa.

Estas normas pueden cambiar de acuerdo con el contexto, pero hay 15 principios de contabilidad
generalmente aceptados, que se aplican en muchos países. Te dejamos a continuación los principios
para que conozcas más a fondo qué parámetros rigen la contaduría de una empresa.

Equidad
Es el principio más importante para la contabilidad empresarial. Establece que debe existir una
equidad en el momento de la preparación de los documentos contables, es decir, que deben realizarse
los cálculos y estados financieros de manera clara y objetiva, sin importar que haya intereses
particulares de una empresa determinada en juego.
Entidad

También conocida como ente, se refiere a los artículos u objetos enunciados en estados financieros
en los que el propietario se considera un tercero. No debe confundirse con el concepto de persona.

Moneda denominador común

Es el recurso mediante el cual se nombra el patrimonio total en un estado financiero. Por dar un
ejemplo: el patrimonio de herramientas, edificios o nombres de marca traducen su valor económico en
una moneda específica para facilitar la realización de cálculos numéricos.

Normalmente, se utilizará como moneda la divisa del país correspondiente en el que se realizan los
movimientos y se desarrolla la actividad económica de una empresa.

Bienes económicos
Es el principio que establece que deben considerarse los bienes materiales e inmateriales; también
traduce su valor (o realizar la valuación de estos) en términos monetarios con fines prácticos.
Devengado

Son las variaciones patrimoniales que deben tomarse en consideración cuando se calcula un resultado
económico.

Periodo contable

Es también conocido simplemente como periodo, el cual se establece entre una fecha y otra. Los
principios mundiales suelen referirse a él como el lapso de doce meses y algunos también le nombran
ejercicio.

Valor de costo

Es el criterio de valuación utilizado para la obtención de las situaciones: estados financieros

condicionados por el valor de costo. Además, es el costo que un producto debe tener en caso de que
no haya otras normas o criterios que deban considerarse.

Negocio en marcha

Es también conocido como empresa en marcha. Este principio considera que todo organismo
económico con vigencia y proyección en el plano financiero es un negocio en marcha.

Cualquier estado financiero que se realice hace referencia a una empresa en movimiento.

Partida doble

Es conocida también como dualidad económica. Es el principio que establece que para realizar la
ecuación contable deben considerarse los dos aspectos de cada acontecimiento financiero (activos y
pasivos).

Realización
Es el principio que enuncia que los resultados económicos se podrán registrar una vez que las leyes
y prácticas comerciales (bajo las que se llevan a cabo las actividades financieras) lo concedan; es
decir, cuando se efectúen. La realización necesita actuar en conjunto con el devengado.
Revelación suficiente

También conocido como exposición, este principio postula que los estados financieros deben tener
toda la información necesaria para interpretar de un modo adecuado la situación y los resultados
financieros de la entidad o ente que aborda.

Prudencia

Es el principio que apela a que cuando haya dos valores para activos debe elegirse el más bajo.
También postula que todas las pérdidas deben considerarse, mientras que las ganancias solo pueden
contabilizarse una vez que se hayan realizado, o que se hayan aprobado a nivel contable.

Importancia relativa
También conocida como significación o materialidad, se refiere a que los contadores o actores
contables utilicen el criterio idóneo para resolver el registro y cálculo de documentos contables que no
cuentan con datos precisos. Forma parte del postulado básico de integridad, junto con la moneda o
común denominador y la prudencia.
Consistencia

También conocida como uniformidad, apela a los principios de valuación generales que se utilizan
para formular los estados financieros de una entidad. Básicamente, alude a que deben considerarse
las mismas normas y datos en todos los informes y ejercicios contables de una empresa o entidad.

Objetividad

Es el principio que postula que deben reconocerse los cambios en activos y pasivos dentro de los
registros contables. También busca que se reconozcan y registren los cambios en el patrimonio neto.
Mide cada cambio de manera objetiva, por lo que se traduce en términos monetarios dentro del
parámetro de la moneda o común denominador utilizado.

Ahora que conoces los objetivos y principios de la contabilidad, vayamos a explicar más detalle de lo
que se trata su aplicación empresarial en el caso de las pymes.