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    Este documento analiza diferentes tipos de sistemas de información gerencial como BSC, SGD y CRM, describiendo sus características, ventajas y desventajas. El documento también menciona otros temas relacionados como cuadros de mando y gestión documental.

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    Análisis de aplicaciones informáticas empresariales (parte II)

    Ana Marcela Ricardo González


    ID 146295

    Sistemas de Información Gerencial

    Universidad Minuto de Dios


    Contaduría Publica
    NCR 50-59382

    Bogotá, Colombia

    Noviembre 26 de 2023
    Introducción

    El sistema de información gerencial siendo herramientas de apoyo para las empresas en


    diferentes áreas de la empresa, además este sistema cuenta con información que se
    componen primero que todo porque cuenta con una entrada, posteriormente la información
    es procesada y almacenada y por último cuenta con una salida para todos sus archivos. A
    continuación, se definirá diferentes tipos de SIE, con sus respectivas características,
    módulos responsables, áreas a las que pertenecen, ventajas y desventajas de los sistemas
    indicados
    Análisis de aplicaciones informáticas empresariales (parte II)

    1. BSC (balanced score card)

    Es una herramienta de planificación y dirección que permite enlazar estrategias y objetivos


    con indicadores y metas para realizar con éxito la formulación e implantación estratégica.
    Los elementos básicos o piezas clave del BSC son la misión, la visión, los valores, los
    objetivos estratégicos, los indicadores o KPIs, las metas y las iniciativas estratégicas
    También, es una herramienta de gestión empresarial que permite enlazar estrategias y
    objetivos clave con desempeño y resultados a través de cuatro áreas críticas en cualquier
    organización: desempeño financiero, conocimiento del cliente, procesos internos de
    negocio y aprendizaje y crecimiento Los actores claves para poner en marcha el BSC son
    los directivos, pues su principal función es el diseño y seguimiento de la estrategia lo cual,
    en consecuencia, significa que esta herramientas muy útil para las juntas directivas y los
    consejos asesores del más alto nivel de la organización

    Características

    Básicamente, y de manera resumida, podemos destacar tres características fundamentales


    de los cuadros de mando:
    1.La naturaleza de las informaciones recogidas en él, dando cierto privilegio a las secciones
    operativas (ventas, etc.) para poder informar a las secciones de carácter financiero, siendo
    estas últimas el producto resultante de las demás.
    2.La rapidez de ascenso de la información entre los distintos niveles de responsabilidad.
    3.La selección de los indicadores necesarios para la toma de decisiones, sobre todo en el
    menor número posible. En definitiva, lo importante es establecer un sistema de señales en
    forma que nos indique la variación de las magnitudes verdaderamente importantes que
    debemos vigilar para someter a control la gestión

    Ventajas

    Los principales beneficios de aplicar el BSC son los siguientes:

    1 . Generar un sistema de gestión que transforma la estrategia en objetivos e indicadores


    tangibles.
    2.Permitir comunicar la visión y la estrategia.
    3.Priorizar los procesos más decisivos para el éxito de la organización
    4.Identificar los proyectos más importantes en los que la organización debe centrar su
    atención y recursos.
    5.Medir el impacto de las decisiones estratégicas para comprobar si la asignación decursos
    de la organización está siendo efectiva

    Desventajas

     Existe una cantidad de información que puede ser abrumadora


     La estrategia no se puede copiar a partir de ejemplos
     Requiere un fuerte patrocinio por parte de los líderes para tener éxito
     Puede parecer una metodología muy rígida
     Puede ser muy difícil mantener a todos en la misma página

    SGD (sistema de gestión documental)

    Se refiere a un repositorio de documentos de una entidad, este repositorio cuenta con


    índices e información que permite el uso, localización y almacenamiento de los
    documentos Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de
    almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación.
    El término se solapa parcialmente con el concepto de sistema de gestión de contenidos y a
    menudo es visto como un componente de los sistemas de gestión de contenido
    empresarial (ECM o Enterprise Content Management) y relacionado con la gestión de
    activos digitales. Está relacionado con la gestión de recursos digitales, la digitalización de
    documentos, la gestión de flujos de trabajo y la récords management

    Características

    Capacidad de búsqueda

    Check-in/check out: Permite a los empleados abrir un documento y bloquear el archivo


    para que nadie pueda realizar cambios simultáneamente. Esto ayuda a garantizar que las
    ediciones no se realicen en varios archivos, creando más trabajo en el futuro
    Control de versiones: el control de versiones, se guardan diferentes versiones de un
    documento, lo que permite al usuario volver a las versiones anteriores si es necesario. Esto
    puede ser útil si alguien se da cuenta, por ejemplo, de que una sección clave de un archivo
    de Word fue borrada accidentalmente.
    Registros de auditoría
    Marcado: La característica de marcado permite a las organizaciones asignar a los
    documentos una fecha de vencimiento. Cuando llega la fecha, o bien el documento se
    elimina automáticamente, o bien el usuario recibe una notificación de que es hora de f

    Anotaciones: Funcionan como los post-it, permiten a los usuarios agregar o eliminar
    información sobre un documento sin alterar permanentemente la imagen original. Como las
    anotaciones son simplemente superposiciones, los documentos se pueden imprimir con o
    sin ellas

    Ventajas

    Sencillez y accesibilidad: de una forma sencilla y rápida se tiene acceso a toda la


    documentación de la empresa

    Seguridad: la información se encuentra más segura contra pérdidas, y contra accesos no


    autorizados
    Ahorro: reducción del espacio físico de almacenamiento, y del tiempo empleado en
    hacer búsquedas y en almacenar información sin salir de su oficina

    Uso compartido: La documentación es accesible por todos y como recurso colectivo. Esto
    evita duplicaciones, gastos en copias, etc.

    Productividad mejorada: la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido


    a la información.

    Desventajas
    Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva
    tecnología es el factor económico. -Coste de implantación: Implantar uno de estos sistemas
    puede suponer un alto costo económico. -Tiempo de implantación: si el volumen de datos a
    introducir en el sistema la primera vez es muy grande, puede llevar mucho tiempo y
    recursos esta digitalización

    Referencias

     https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gesto-documental/que-es/index.html
     https://es.wikipedia.org/wiki/Cuadro_de_mando_integral
     https://www.youtube.com/watch?v=Wbynk6_2jY8
     https://ebookcentral.proquest.com/lib/bibliouniminuto-
    ebooks/reader.action?docID=4504726
     https://riunet.upv.es/bitstream/handle/10251/160638/Guerola%20-%20CRM%20-
    %20Innovaci%C3%B3n.pdf?sequence=1%20isAllowed=y
     https://repositori.uji.es/xmlui/bitstream/handle/10234/194661/Sapientia178.pdf?seq
    uence=4

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