Propuesta técnica económica para el Departamento de Proyectos

Estratégicos en el Instituto Estatal de Educación para Adultos Puebla (IEEA)

Lic. María Lilia de Jesús Medellín Campos

Departamento de Proyectos Estratégicos
29 de diciembre de 2019
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Contenido
Introducción..............................................................................................................2
Antecedentes...........................................................................................................3
Objetivo de específico............................................................................................4
Justificación..............................................................................................................5
Responsabilidades..................................................................................................6
Marco Jurídico-Administrativo...............................................................................7
Objetivos................................................................................................................... 8
Organigrama............................................................................................................9
Relación de procedimientos.................................................................................10
Procedimientos......................................................................................................11
Propuesta...............................................................................................................23
Monto económico..................................................................................................24
Anexos................................................................................................................... 25
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Introducción

El Instituto Estatal de Educación para Adultos (IEEA), tiene la necesidad de

contar con un documento que no sólo describa las tareas de organizar, delegar,
supervisar y vitalizar las actividades administrativas, sino que comprenda la
cristalización de los objetivos esenciales de su Misión, Visión, cristalización que
depende del alto nivel de las habilidades y responsabilidades del personal que la
conforma.

La presente Propuesta Técnica propone desarrollar un instrumento importante

para la consolidación de esfuerzos institucionales, que se constituya como base de
una estrategia operativa, al definir y establecer las funciones, responsabilidades y
ámbito de acción del Departamento de Proyectos Estratégicos.

Esta Propuesta Técnica, tiene como finalidad colaborar y dar soporte al jefe de
departamento a fin de que el rol orgánico-funcional desarrolle su mejora continua a
través de la identificación de problemas en la gestión de documentos,
correspondencia, administración de archivos importantes, y organización de los
mismos además de ofrecer asistencia administrativa a las áreas estructurales, tramos
de control, así como el logro de los objetivos, funciones y responsabilidades que
tiene esta área administrativa.

El presente documento pretende ser un instrumento de apoyo y guía al

servidor público e inducción al nuevo integrante.
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Antecedentes

El Instituto Nacional para la Educación de los Adultos (INEA), es un organismo

descentralizado de la Administración Pública Federal, con personalidad jurídica y
patrimonio propio, creado por Decreto Presidencial de José López Portillo (1976-1982),
y publicado en el Diario Oficial el 31 de agosto de 1981, instituido para dar solución al
rezago educativo en personas mayores de 15 años que carecen de educación primaria
y secundaria.

IEEA Puebla, mantiene el compromiso de mejora continua en todas sus áreas

administrativas, como es el caso del Departamento de Proyectos Estratégicos, donde
estamos comprometidos en dar soluciones a las necesidades de mejora, como es el
caso de la administración y otorgamientos de viáticos así como atender el trámite a las
distintas comisiones asignadas a los Coordinadores del Estado de Puebla a fin de que
cumplan de manera oportuna y eficiente con sus responsabilidades.

Dado que el análisis del proceso administrativo es necesario e indispensable

para la compresión de problemas y necesidades insatisfechas, es menester el uso
apropiado de los recursos públicos, y en concordancia con la Ley Federal de
Austeridad Republicana publicada en el Diario Oficial el 19 de diciembre de 2019, se
propone establecer un procedimiento de “mejora continua” en la atención a
Coordinadores, por lo que se realiza un diagnóstico a fin de proponer un sistema
metodológico que permita corregir desviaciones funcionales en el proceso de
otorgamiento de viáticos en las comisiones que el Jefe de Coordinaciones efectúa para
reuniones de seguimiento, recorridos regionales a estructuras operativas en las
distintas plazas comunitarias durante el mes.
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Objetivo de específico

La presente Propuesta Técnica es un documento cuyo propósito es

analizar, diagnosticar y describir las tareas específicas que se realizan en el del
Departamento de Proyectos Estratégicos, a fin de hacer eficiente el trabajo diario
del Jefe de Departamento.

Sus objetivos son:

 Presentar una visión de conjunto de los procedimientos en el departamentos

y como se involucran en la organización.
 Precisar las funciones encomendadas en la unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
 Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal
y propiciar la uniformidad en el trabajo.
 Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, evitando
repetición de instrucciones.
 Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación.
 Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
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Justificación

El Diagnostico Administrativo, es una herramienta indispensable para el

conocimiento de una Organización Administrativa, que tiene como finalidad detectar
problemas y consecuencias en los procesos administrativos, por lo que en el
presente documento se realiza un ejercicio de análisis de procesos, el diagnóstico y
la propuesta de solución a los problemas detectados.

En el proceso del trabajo diario surgen problemáticas que en ocasiones

podrían provocar re trabajos o retrasos en una unidad administrativa, por lo que
tomar acciones y soluciones es un reto que involucra a todo el colectivo
administrativo.

La capacidad de adaptación a los cambios depende entre otras cosas de la

actitud del colaborador para enfrentar, y estar acorde con la evolución de contexto
social y dar soluciones a problemáticas particulares y generales en cualquier
momento.

La presente Propuesta parte de un Diagnostico Administrativo en el que se

realizó un análisis de procesos y procedimientos con un orden lógico-administrativo
a fin de lograr interpretar adecuadamente el proceso de Comisión en el
Departamento de Proyectos Estratégicos, con los siguientes criterios:

 Presentación de la estructura organizacional.

 Análisis de procedimientos.
 Diagramas de flujo de cada procedimiento.
 Presentación de resultados y “Propuesta Administrativa Económica”.

El presente análisis no es una guía de llenado de los “formatos de comisión”, se

trata de un diagnostico situacional del proceso administrativo en el Departamento de
Proyectos Estratégicos.
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Responsabilidades

La elaboración de la presente Propuesta está a cargo de la Lic. María Lilia de Jesús

Medellín Campos; se recomienda una revisión a fin actualizar y/o modificar formatos
y los procedimientos que requieran mejora.
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Marco Jurídico-Administrativo

 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla.

 Leyes Generales, Federales y Locales aplicables.
 Convenios con la Federación y otras Entidades.
 Reglamentos Locales.
 Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado.
 Decretos firmados por el Gobernador del Estado de Puebla.
 Reglamento Interior de la Secretaria de Educación Pública del Estado de Puebla.
 Reglamento Interior del Instituto Estatal de Educación para Adultos (IEEA),
 Acuerdo N° 34/12/19 por el que se emiten las Reglas de Operación del
Programa para Adultos (INEA) para el ejercicio fiscal 2020.
 Acuerdos de la Administración Pública Local.
 Convenios Locales, Circulares Locales y Manuales Administrativos.
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Objetivos

Objetivo General:
Servir como instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura
organizacional-funcional, formal y real, así como los tramos de control y
responsabilidad y los canales de comunicación que permitan la funcionalidad
administrativa en los diferentes niveles del Instituto Estatal de Educación para
Adultos (IEEA).

Misión:
Eficientar el proceso de liquidación de viáticos de comisiones encomendadas al
Jefe de Coordinadores a fin de que se realicen de forma eficiente y oportuna todas
las reuniones de evaluación y seguimiento, seguimientos de avances meta-logro,
así como los recorridos micro regionales de todas las estructuras operativas,
además del seguimiento de plazas comunitarias de cada mes.

Visión:
Mejora continua en el Departamento de Proyectos Estratégicos con el propósito
de que los viáticos otorgados cumplan en tiempo y forma con las formalidades
requeridas por la Dirección General del Instituto Estatal de Educación para Adultos,
y evitar retrasos en el cumplimiento del trabajo diario.
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Organigrama parcial del

Instituto Estatal de Educación para Adultos

H. Junta de Gobierno

Dirección General

Dirección de Fortalecimiento Operativo

Departamento de
Departamento de Departamento de
Coordinaciones seguimiento y
coordinación Proyectos
Regionales operación del
interinstitucional Estratégicos
programa indígena
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Relación de procedimientos
N° Procedimiento Objetivo
Elaboración de Solicitud de autorización a la Dirección General para asistir a
1 oficio mensual de reuniones y realizar recorridos micro-regionales, con fecha de tres
comisión días antes de la comisión.

Tramites de Otorgamiento y comprobación de recursos otorgados para las

2 comisión comisiones institucionales.
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Procedimientos

Procedimiento: Oficio mensual de comisión

N° Procedimiento Responsable
1 Solicita de folio Apoyo administrativo

2 Elabora oficio mensual de comisión Apoyo administrativo

Pasa a firma a la Dirección de

3 Fortalecimiento Operativo.
Apoyo administrativo

Pasa a sello a la Dirección de

4 Administración y Recursos Materiales
Apoyo administrativo

Saca cinco copias del acuse de recibo

5 sellado.
Apoyo administrativo

Entrega acuse original a la Dirección de

6 Fortalecimiento Operativo
Apoyo administrativo
Resguarda de copias para trámite de
7 solicitudes de comisión.
Apoyo administrativo
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Diagrama de flujo

Formato del “oficio mensual de comisión”

Director de Fortalecimiento Director de Administración y
Apoyo administrativo
Operativo Finanzas

INICIO

Solicita folio

Sello del Director de

Elabora oficio Firma y revisión de oficio
Administración de
mensual de comisión mensual de comisión
Finanzas y recursos
Materiales

Se sacan cinco copias del

acuse original de recibido

Copias para
solicitudes de
comisión

FIN
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Procedimiento: Formato de “Oficio de Comisión”

N° Procedimiento Responsable
1 Llenado formato de “Oficio de Comisión” Apoyo administrativo
Se pasa a firma a la Dirección de Dirección de Fortalecimiento
2 Fortalecimiento Operativo. Operativo
Se para a firma con el servidor público Encargado del Departamento de
3 comisionado. Proyectos Estratégicos
Anexar copia del oficio mensual de
4 comisión y la agenda mensual de Apoyo administrativo
comisiones.
Firma del encargado de despacho de la Dirección de Administración y
5 Dirección de Administración y Finanzas. Finanzas
Sello del departamento de Recursos Departamento de Recursos
6 Humanos. Humanos
7 Copia para acuse Apoyo administrativo
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Diagrama de flujo

Formato de “Oficio de Comisión”

Director de Departamento de Dirección de Recursos Humanos
Apoyo administrativo Fortalecimiento Proyectos Administración y
Operativo Estratégicos Finanzas
INICIO

Firma y revisión de Firma y revisión de

Llenado de Oficio de
formato “Oficio de formato “Oficio de
Comisión
Comisión” Comisión”

Anexar copia de Oficio

Mensual de Comisiones
Firma y revisión de Firma y revisión de
formato “Oficio de formato “Oficio de
Comisión” Comisión”

Copia para
acuse de
comisión

FIN
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Procedimiento: Formato de “Bitácora de Comisión”

N° Procedimiento Responsable
1 Solicita de folio Apoyo administrativo

2 Llenado de formato “Bitácora de Comisión” Apoyo administrativo

Se pasa a firma con el servidor público

3 comisionado.
Apoyo administrativo

Encargado de Despacho de la
Se pasa a firma a la Dirección de
4 Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales
y Servicios
Encargado de Despacho de la
Se pasa a firma a la Dirección de
5 Administración y Finanzas.
Dirección de Administración y
Finanzas
Copia del formato para integrar
6 expediente.
Apoyo administrativo
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Formato de “Bitácora de Comisión”

Director de Fortalecimiento Director de Administración y
Apoyo administrativo
Operativo Finanzas

INICIO

Solicita folio

Sello del Director de

Elabora oficio Firma y revisión de oficio
Administración de
mensual de comisión mensual de comisión
Finanzas y recursos
Materiales

Se sacan cinco copias del

acuse original de recibido

Copias para
solicitudes de
comisión

FIN

Diagrama de flujo
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Procedimiento: Formato de “Solicitud de Recursos Financieros”

N° Procedimiento Responsable
1 Se llena formato en dos tantos Apoyo administrativo
Se pasa a firma al Encargado de Dirección de Fortalecimiento
2 Fortalecimiento Operativo Operativo
Pasa a firma con el encargado de Dirección de Planeación,
3 Planeación, Presupuesto y Evaluación. Presupuesto y Evaluación
Permanece en resguardo para integrar
4 expediente.
Apoyo administrativo
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Diagrama de flujo

Formato de “Solicitud de Recursos Financieros”

Director de Fortalecimiento Director de Planeación,
Apoyo administrativo
Operativo Presupuesto y Evaluación

INICIO

Elabora oficio Firma y revisión de oficio Firma y revisión de oficio

ensual de comisión mensual de comisión mensual de comisión

Copias para
solicitudes de
comisión

FIN
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Procedimiento: Formato de “Informe de Comisión”

N° Procedimiento Responsable
1 Se llena formato Apoyo administrativo
Se pasa a firma al Encargada del
Dirección de Fortalecimiento
2 Despacho de la Dirección de
Operativo
Fortalecimiento Operativo.
Se pasa a firma con el encargado del Departamento de Proyectos
3 Departamento de Proyectos Estratégicos Estratégicos
Se pasa a firma con el encargado de
Dirección de Administración y
4 despacho de la Dirección de
Finanzas
Administración y Finanzas.
Permanece en resguardo para integrar
5 expediente.
Apoyo administrativo
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Formato de “Informe de Comisión”

Director de Departamento de Dirección de
Apoyo administrativo Fortalecimiento Proyectos Estratégicos Administración y
Operativo Finanzas

INICIO

Llena formato de Firma y revisión de Firma y revisión de Firma y revisión de

Informe de Comisión Informe de comisión Informe de comisión Informe de
comisión

Copia
expediente

FIN

Diagrama de flujo
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Procedimiento: Liquidación de Viáticos

N° Procedimiento Responsable
1 Se llena formato Apoyo administrativo

2 Se bajan de internet las facturas Apoyo administrativo

Se anexa formato de Solicitud de Recursos
Financieros, Formato de Oficio de Comisión, el
3 de Bitácora de Comisión, Informe de
Apoyo administrativo
Comisión, Liquidación de Viáticos.
Se anexan facturas, oficio mensual de
4 comisiones y formato de bitácoras.
Apoyo administrativo
Se integra el expediente y se pasa codificar a Dirección de Recursos
5 la Dirección de Recursos Financieros. Financieros
Se entrega al Encargado de Planeación, Dirección de Planeación,
6 Presupuesto y Evaluación. Presupuesto y Evaluación
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Liquidación de viáticos
Dirección de Recursos Dirección de Planeación,
Apoyo administrativo
Financieros Presupuesto y Evaluación

INICIO

enado del formato

Bajar facturas de
internet

Se integra expediente con

todos los formatos

Se anexan facturas y Firma y revisión Firma y revisión

oficio mensual de liquidación de viáticos liquidación de viáticos
comisión

FIN

Diagrama de flujo
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Propuesta

El análisis muestra que el proceso de firma y autorización de los formatos

puede demorar, situación que deja en espera al comisionado en sus
actividades.

a) La realización de un catálogo de funciones

b) La realización de un manual de organización
c) La realización de un manual de procedimientos
d) Desarrollo de habilidades directivas y estrategias de comunicación efectiva.
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Monto económico

Concepto:

Apoyo a las coordinaciones regionales y seguimiento de

estrategias de operación y subproyectos del IEEA, Puebla.

Monto:

$ 11,000.00 (once mil pesos 00/100 m.n.)

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Anexos
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