UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

“EZEQUIEL ZAMORA”

VICERRECTORADO DE PRODUCCIÓN AGRÍCOLA

PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES
GUANARE – ESTADO PORTUGUESA

La Universidad que Siembra

INFORME DE PASANTIAS
VICERRECTORADO DE PRODUCCIÓN AGRÍCOLA
(UNELLEZ-GUANARE)
Periodo 2018-1

Guanare, abril 2018

1
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LOS LLANOS OCCIDENTALES
“EZEQUIEL ZAMORA”

VICERRECTORADO DE PRODUCCIÓN AGRÍCOLA

PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES
GUANARE – ESTADO PORTUGUESA

La Universidad que Siembra

INFORME DE PASANTIAS
VICERRECTORADO DE PRODUCCIÓN AGRÍCOLA
(UNELLEZ-GUANARE)
Periodo 2018-1

Pasante: Angel G. Rivas L

Cedula de identidad: C.I. V-24.688.332
Carrera: Contaduría publica
Tutor institucional o empresarial: Lcda.: Carina Duran
Tutor Académico: Lcda.: Ciria Landaeta
Jefe Programa Lcda.: Maritza Fernández
Ciencias Sociales:

Guanare, Abril 2018

2
 INDICE

DEDICATORIA I
RECONOCIMIENTO II
INTRODUCCION III
OBJETIVOS DEL PASANTE IV

CAPITULO I: DESCRIPCION DE LA INSTITUCION

 Nombre de la Institución
 Misión y Visión
 Estructura Organizacional

CAPITULO II: DESCRIPCION DE LA INSTITUCION
 Organigrama
 Funciones

CAPITULO III: ACTIVIDADES REALIZADAS
 Descripción Detallada de las Actividades

CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFIA
ANEXO

3
 CONTANCIA DE APROBACIÓN DE TUTORES

Nosotras, LCDA. CARINA DURAN C.I 12.240.161 Y LCDA. CIRIA

LANDAETA C.I. 11.401.393, en nuestro carácter de tutoras empresarial y
académica, respectivamente del pasante: ANGEL GABRIEL RIVAS LAYA C.I
24.688.332, cursante del último semestre de la carrera LICENCIATURA EN
CONTADURIA PUBLICA, de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos
Occidental Ezequiel Zamora (UNELLEZ), después de haber revisado el informe de la
pasantía presentado por el pasante arriba mencionado, en la empresa
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS
OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA, durante el lapso comprendido entre el
26/03/2018 al 06/04/2018, consideramos que el pasante cumple con los requisitos
exigidos en el instructivo para la elaboración del informe de pasantía y en
consecuencia, lo aprobamos.

En la Ciudad de Guanare, a los seis (06) días del mes de abril del 2018

______________________ ________________________
Lcda. Carina Duran Lcda. Ciria Landaeta
Tutor Empresarial Tutor Académico

4
 DEDICATORIA

Dedico este informe:

A DIOS, por ser mi guía espiritual y mi esperanza, por insertar en mí la inteligencia,

esfuerzo y humildad.

A mis padres Nancy Laya y Miguel Rivas quienes, me apoyaron e inculcaron en mí

desde niño moralidad y valores, que hicieron en mi la persona que soy hoy día.
A mis hermanos, cada uno con cualidades diferentes que observe y asimile para llevar
en mi mente y corazón parte de ellos.
A mi equipo de estudio, con los que transite el camino a un destino mejor.
A todos los profesores que con su vocación de servicio fueron instrumento de
aprendizaje a lo largo de estos cuatro años de gratificante éxito.

5
 RECONOCIMIENTO

Mi más sincero reconocimiento a ese conjunto de trabajadores y profesionales que

forman parte de la estructura administrativa y educativa de la UNELLEZ
GUANARE, por abrirme las puertas y permitirme formar parte de una gran familia
académica.

A la unidad de administración a cargo de la Licda. Yamilet Rangel, especialmente al

departamento de Compras a cargo de la Licda. Carina Duran, Cándida Quevedo, Jose
Gregorio Durant Y Humberta Torres, inspiradores de armonía, dedicación y voluntad
de trabajo ejemplos a seguir y muestra de que el trabajo es mejor si se hace en equipo.

A mis tutoras empresarial y académica, Licda. Carina Duran y la Licda. Ciria

Landaeta por su disposición de trabajo.

6
 INTRODUCCION

La manera de demostrar los conocimientos académicos adquiridos en una

institución universitaria es experimentar el campo laboral y poner en práctica todas
las enseñanzas que recibimos de parte de nuestros profesores para ello el sector
universitario y el sector empresarial.
De esta manera, las pasantías representan una actividad curricular como
requisito de graduación, a través de estas se materializan los conocimientos, se
estimula al pasante para el análisis, la investigación, el planteamiento de problemas y
la solución de los mismos en el ámbito laboral. Así mismo, el pasante adquiere
disciplina y responsabilidad en el desempeño de las tareas, se actualiza
profesionalmente de acuerdo a los avances tecnológicos y al mismo tiempo se
promociona al pasante para su incorporación en el mercado ocupacional.
Relacionado a esto, el presente informe, agrupa las experiencias vividas durante las
seis (6) semanas en el departamento de compras de las dependencias administrativas
de la universidad nacional experimental de los llanos occidentales Ezequiel Zamora,
núcleo Guanare. A través de estas actividades se ponen de manifiesto la ansiedad de
demostrar el deseo y voluntad de trabajo en tareas específicas y relacionadas con el
perfil de la carrera cursada.
Donde el departamento de compras, está diseñado sistemáticamente para
procesar lo relacionado con la adquisición de productos y servicios requeridos por las
diferentes dependencia del vicerrectorado Unellez, Guanare, dicho órgano
operacional funciona regulado por un manual de normas y procedimientos de control
interno, de esta manera, existen un conjunto de actividades administrativas que
permiten gestionar al mismo, de una manera eficiente y eficaz.

7
 OBJETIVOS

El programa de pasantías tiene como objetivo interrelacionar al estudiante en el

campo laboral y bridar al educando la oportunidad de demostrar los conocimientos,
las habilidades y destrezas adquiridas durante la trayectoria académica.

Objetivo General

Según Hurtado Jacqueline (2007) expresa:

“el objetivo general de una investigación precisa la finalidad del estudio, en

cuanto a sus expectativas y propósitos más amplios, dentro de consideraciones
de factibilidad”

En virtud de lo referido, el objetivo general de esta pasantía profesional está

orientado a lo siguiente:

“Ejecutar actividades estratégicas para fortalecer los conocimientos

relacionados con el ámbito administrativo y contable en la dependencia
administrativa del Vicerrectorado de la Universidad Nacional Experimental de
los llanos Ezequiel Zamora, Guanare”.

Objetivos específicos
Según el autor pre-citado los objetivos específicos;
“indican con precisión los conceptos, variables o
dimensiones que serán objeto de estudio. Se derivan del
objetivo general y contribuye al logro de este” (ob.Cit).

Visto desde la perspectiva del autor referido, los objetivos serán estructurados
de la siguiente manera:
 Señalar las habilidades y destrezas adquiridas durante el proceso de
enseñanza-aprendizaje.

8
 Consolidar los conocimientos alcanzados a través de la utilización de las
herramientas tecnológicas.
 Interactuar en el ambiente laboral para el intercambio de experiencias y
conocimientos.
 Promocionar las capacidades en el ámbito administrativo y contable para una
futura incorporación en el mercado ocupacional

9
 CAPITULO I

DESCRIPCION DE LA INSTITUCION:

RESEÑA HISTORICA

La Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales “Ezequiel

Zamora” - UNELLEZ, la universidad que siembra, fue creada por decreto
presidencial Nº 1.178, el 07 de octubre de 1975, con sede en los estados Barinas,
Apure, Cojedes y Portuguesa. Específicamente, el Vice-rectorado de Producción
Agrícola (VPA), ubicado en Guanare estado Portuguesa, inicia sus actividades el 25
de julio de 1978 luego de la refacción del Antiguo Convento de San Francisco, sede
administrativa del VPA y la construcción de los pabellones en el campus universitario
en Mesa de Cavacas. Ochenta estudiantes integran la primera cohorte al ingresar al
IV semestre correspondiente a la etapa del ciclo superior, en las carreras de ingeniería
en recursos naturales, agronomía y zootecnia.

Es de hacer notar, que el Vice-rectorado cuenta con una edificación de gran

valor histórico en la ciudad, su construcción data del siglo XVIII. Originalmente
sirvió de sede a una congregación de monjes franciscanos, autorizada por el Rey Don
Fernando VI, en el año 1756. Durante el período colonial, los religiosos impartían
desde allí a la juventud guanareña, la fe de la doctrina cristiana, consejos de buenas
costumbres, gramática y latín. Después de la independencia, los habitantes de la
ciudad, por intermedio de Monseñor José Vicente de Unda, solicitan al gobierno de la
gran Colombia, presidido por Simón Bolívar, la creación de un colegio. El libertador
atendiendo esta petición, decreta el 16 de mayo de 1825, la instauración del primer
colegio de Venezuela, con el nombre de San Luís Gonzaga, patrono de la juventud
estudiosa, naciendo así la educación media en nuestro país. Un tiempo después, se
convierte en colegio federal y posteriormente se le da el nombre de su fundador
Monseñor José Vicente de Unda.

10
 Hoy, el convento de San Francisco se usa como sede de la Coordinación de
Postgrado y, de las coordinaciones de las diferentes menciones: Producción animal
integral, manejo de fauna silvestre y acuática, manejo de los recursos agua-suelo,
planificación de recursos naturales renovables, administración gerencia general,
gerencia y planificación institucional, educación ambiental y extensión agrícola.
Además sirve de sede administrativa al VPA de la UNELLEZ, allí funciona la
coordinación de los servicios administrativos, ente encargado de todo lo relacionado
con la administración de los recursos financieros que provienen de diferentes fuentes,
entre ellas:
 El estado venezolano a través de la oficina de planificación del sector
universitario (OPSU).
 Entes gubernamentales regionales, tales como: gobernación del estado,
alcaldía, fundacite, entre otros.
 Gestión interna o generación de recursos propios a través de las actividades
de extensión e investigación universitaria.

DATOS DE LA EMPRESA

Nombre: Coordinación de los Servicios Administrativos de la Unellez Guanare

Dirección: Carrera 3 entre Calles 16 y 17 Antiguo Convento de San Francisco.
Rif: G-20007705-0.
Ubicación: Guanare Estado Portuguesa.
Teléfonos: (0257) –2530323.
Actividad: Formar recurso humano a nivel de Pregrado y Postgrado en diversas áreas
del conocimiento, y apoyar el desarrollo de la región llanera a través de la extensión e
investigación universitaria, con énfasis en el área Agropecuaria, de los Recursos
Naturales, Educación (en diferentes menciones), Administración, Contaduría y
Derecho.
Representante legal: Vice-rector.
Firmas Autorizadas: Lcda. Yamilet Rangel (Administradora de la Unellez).

11
Misión de la Organización:

Formar, capacitar y especializar el recurso humano (a nivel local, regional y

nacional) responsable del impulso y desarrollo de la actividad económica, política,
social y cultural dentro de los parámetros de democracia, respeto y participación; y
por otra parte, buscar la innovación tecnológica y el incremento del saber científico a
través del uso eficiente de las nuevas tecnologías, respetando y enalteciendo la
individualidad del personal que forma, en función de los requerimientos de la
sociedad actual y proyectada al futuro.

Visión:

Desarrollar modelos a seguir de profesionales eficientes para emprender

diversas actividades en áreas específicas, disponiendo de recursos humanos de gran
calidad ética, capaces de diseñar y participar en la realización de proyectos enfocados
a la actualización y estudio de problemas carentes de solución en la región y a nivel
nacional.

Objetivo General:
 Controlar las actividades técnicas y administrativas de las áreas de
presupuesto, contabilidad, mantenimiento, proveeduría y demás unidades
administrativas, de los servicios y los recursos materiales y financieros
asignados a una dependencia, planificando, coordinando y ejecutando los
sistemas y procedimientos contables y financieros, a fin de satisfacer las
necesidades de ésta y administrar efectivamente sus recursos.

Objetivo Especifico:
 Supervisar, las actividades de administración de una unidad, elaborando e
interpretando las herramientas contables, tales como: registros, estados de
cuenta, cuadros demostrativos, estados financieros, presupuesto y otras

12
 necesarias para garantizar la efectiva distribución y administración de los
recursos materiales y financieros.

 Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y

procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y
realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos,
lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

Políticas de la Organización:
Las políticas, objetivos y estrategias que se han emprendido están orientadas
por los principios de la cultura de la calidad, atención a la diversidad, inclusión social
y desarrollo organizacional, es por ello que a lo largo del documento se establece una
permanente conexión entre los temas asociados al desarrollo comunitario, integración
universidad-comunidad, pensamiento bolivariano, ejes de desarrollo endógeno
planificación social y estratégica de gestión institucional. De esta forma, la
UNELLEZ, quiere destacar su compromiso con la calidad, la inclusión y la búsqueda
de la excelencia académica y administrativa.
Un enfoque de calidad demanda profundos cambios en la universidad que
pretende ponerlo en práctica, su aplicación con éxito influye en cada una de las etapas
del proceso de dirección estratégica y crea en toda la institución una consciencia de
permanente superación que facilita la introducción de los cambios necesarios, para
que la universidad aprenda de sí misma, para que se convierta en una organización en
aprendizaje y se origine en ella, una innovación y mejora continua. La calidad se
convierte en el blanco al que apuntan todas las actividades de la organización, pasan
así, a tener una auténtica e inequívoca dimensión estratégica de transformación
universitaria siguiendo los postulados del desarrollo endógeno que plantea la
Educación Superior del siglo XXI.

13
Bases Legales:
El reto de las instituciones de Educación Superior para que asuman el proceso
de evaluación permanente, tiene su génesis en el movimiento de Córdova al
exigírsele a la universidad una respuesta inmediata a las necesidades del entorno y
actualización de planes de estudio. Esta demanda es retomada en la ley de Educación
Superior de 1971, sobre la cual se apoyó la creación de la UNELLEZ.
La creación, organización y funcionamiento de la Unellez Guanare se apoya
en los siguientes fundamentos legales:
Decreto N° 178 –7 de octubre de 1975
Carlos Andrés Pérez Presidente de la República. En ejercicio de la atribución 22 del
artículo 190 de la constitución, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de
la ley de universidades y oída la del concejo nacional de Nacional de
Universidades.
Articulo 1. Se crea la Universidad Nacional Experimental de los Llanos
Occidentales “Ezequiel Zamora”, la cual tendrá personalidad jurídica y patrimonio
propios.
Articulo 2. La Universidad tendrá su sede en la Ciudad de Barinas y sus núcleos
funcionaran en los estados Apure, Barinas, Cojedes y Portuguesa.
Articulo 3. Las norma de organización y funcionamiento de la Universidad serán
establecidas en el reglamento que al afecto dicte el Misterio de Educación Superior.
Articulo 4. La determinación y designación de las autoridades de la Universidad, así
como lo no previsto en este decreto será resuelto por el Ejecutivo Nacional, por
órgano del Ministerio de Educación.
Articulo 5. El Ministro de Educación queda encargo de la ejecución del presente
decreto.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela de 1.999. Artículos 102,
103, 104, 109, 110.

14
Estructura Organizativa de la Institución:

La coordinación de servicios administrativos está estructurada de la siguiente

forma:
La UNELLEZ a nivel central está conformada por un Consejo Superior al
cual pertenecen el Consejo Directivo y el Rectorado.
 El Consejo Directivo: Es el máximo organismo de dirección académica y
administrativo de la Universidad; está integrado por: el Rector quien lo preside, el
Vice-rector de Servicios, el Secretario, los Vice-rectores de Área, un
Representante Profesoral, un Representante Estudiantil y un Representante de los
Egresados
 El Rectorado: De ésta dependencia se encarga el Rector, quien es la máxima
autoridad ejecutiva de la universidad. Están adscritos al Rectorado las Unidades
de Apoyo, el Vice-rectorado de Servicios y los cuatro (4) vice-rectorados de
área, situados en las ciudades de Barinas, Estado Barinas; San Fernando de
Apure, Estado Apure; San Carlos de Austria, Estado Cojedes y Guanare, Estado
Portuguesa. Adicionalmente, posee dos núcleos, uno de ellos ubicado en Santa
Bárbara de Barinas, Estado Barinas y el otro en Guasdualito, Estado Apure.
 La Unidad de Apoyo: Es la encargada de asesorar al Rectorado en las diversas
actividades que lleva a cabo, para ello, cuenta con una serie de dependencias las
cuales se mencionan a continuación: Relaciones Institucionales, Asesoría Legal,
Recursos Humanos, Secretaria Ejecutiva del Rectorado, Desarrollo Espacial,
Relaciones Públicas y Prensa, Cultura, Planificación-Presupuesto y Evaluación
Institucional, Secretaría Ejecutiva de Investigación, Secretaría Ejecutiva de
Extensión, Secretaría Ejecutiva de Postgrado, Coordinación de Tecnologías y
Servicios de Información.
Vice-rectorado de Servicios: Es el responsable del área administrativa, financiera y
de servicios de la universidad, que sirven de apoyo a las actividades académicas y de
desarrollo de la institución.

15
 Debido al proceso de descentralización gestionado en el año 1994, se trasladó
la estructura de la Unidad de Apoyo a los Vice-rectorados. Es por esta razón que la
estructura organizativa del VPA y de los demás Vice-rectorados es la siguiente (ver
Anexo B):
 Vice-rectorados de Área: Son las entidades responsables de la ejecución y
supervisión de las actividades académicas relacionadas con las áreas a las cuales
sirve la universidad. Están reguladas por el Consejo Académico del cual forman
parte: el Vice-rector de Área, Jefes de Programas Académicos, Secretario del
Consejo Académico, Coordinador de Investigación, Coordinador de Extensión,
Representante Profesoral y Representante Estudiantil.
 Vice-rector de Área: Es la autoridad operativa-ejecutora de las actividades
académicos-administrativas del Vice-rectorado.
 Jefaturas de Programas Académicos: Son las unidades administrativas
operativas que planifican, ejecutan y supervisan las actividades de docencia,
investigación y extensión requeridas para la búsqueda de soluciones a problemas
sectoriales del área de interés del respectivo Vice-rectorado.
 Coordinación de Postgrado vpa: Es la encargada de desarrollar la política de
postgrado a fin de preparar profesionales al más alto nivel científico, tecnológico
y humanístico. El coordinador de postgrado y los diferentes coordinadores de área
de maestría son los responsables del funcionamiento de ésta dependencia.
 Coordinación de Tecnologías y Servicios de Información vpa : Es la unidad
encargada de dirigir políticas y estrategias, a fin de garantizar la actualización
tecnológica y los servicios de información requeridos por la UNELLEZ y su
consolidación en el ámbito corporativo de toda la institución. Dar el soporte en
Tecnología de la Información a la gestión académico-administrativa, de extensión
e investigación de la institución.
 Coordinación de enlace de administración vpa: Ente encargado de la
administración de los recursos financieros asignados al Vice-rectorado para llevar
a cabo sus actividades académicas, de extensión e investigación.

16
 Coordinación de enlace de planificación y presupuesto vpa : Su objetivo
primordial es la formulación, registro, ejecución y control del presupuesto
asignado al Vice-rectorado, llevando a tales efectos registros y controles de las
actividades de la unidad desconcentrada y observando en todo momento la
normativa legal de acuerdo a los procedimientos aprobados en la universidad y en
conformidad con la Ley orgánica de Administración Financiera del Sector
Público, y sus reglamentos.
 Coordinación de enlace de admisión, registro y seguimiento estudiantil
portuguesa: Es el ente encargado de los registros estudiantiles, desde el proceso
de admisión hasta el egreso como graduado. Además lleva a cabo los procesos de
selección e inscripción de los estudiantes que ingresan a la universidad.
 Coordinación de enlace cultura portuguesa : Es la unidad que se encarga de
coordinar y ejecutar la actividad cultural en la Universidad y en su zona de
influencia.
 Coordinación de Extensión Guanare: Tiene como función promover la
prominencia del nivel cultural, social y técnico de la comunidad y el
perfeccionamiento de los sectores profesional y técnico.
 Coordinación de Investigación portuguesa: Tiene como función principal la
búsqueda y consolidación del saber, la generación de tecnología para el desarrollo
integral del país y el enriquecimiento del patrimonio cultural y científico.
 Consultoría jurídica: Es el órgano de consulta y asesoría jurídica legal que tiene
el Vice-rectorado; es la encargada de llevar todos los contratos que el Vice-
rectorado celebre con otros entes oficiales, privados, personas jurídicas y
naturales
 Coordinación de enlace de relaciones públicas y medios comunicacionales
vpa: Esta unidad se encarga de proyectar ante la comunidad una imagen
institucional unificada y afirmativa, mediante el desarrollo de una política
informativa y promocional.

17
 Coordinación de servicios generales portuguesa: Dependencia técnica
profesional que supervisa, ejecuta y evalúa todo lo referente a la infraestructura
física de la institución y al mantenimiento de la misma.
 Coordinación de enlace de talento humano vpa : Es la dependencia encargada
del control y evaluación del personal administrativo y obrero que labora en cada
Vice-rectorado.

18
 Anexo N° 1
CONSEJO ACADÉMICO
Integrantes del Consejo Académico Prof. Víctor Francisco

- Vicerrector de Área
- Secretario del Consejo Académico
- Jefes de Programas
- Coord. De Investigación
- Coord. De Extensión VICERRECTOR OFICINAS ADMINISTRATIVAS
Prof. Alberto Herrera
- Representante Estudiantil SERV. ADMINISTRATIVOS: Lcda.Yamilet Rangel
COORDINACIONES
POSTGRADO: Prof. Ibis Rudman CONTABILIDAD: Lcdo. Vladimir Ramírez
INVESTIGACIÓN: Prof. Claudia Velazco PRESUPUESTO: Lcda. Zaida Terán
EXTENSIÓN: Prof. Jose Tadeo COMPRAS: Lcda. Carina Duran
PERSONAL: Msc. Yufrancys Piñero

A.R.S.E.
Prof. Carlos Carruyo

PROGRAMA CIENCIAS DE
PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES LA EDUCACIÓN
PROGRAMA CIENCIAS
Prof. Maritza Fernández Prof. Carlos Teran
DEL AGRO Y DEL MAR
Prof. Jose Bonilla

Carrera de Derecho

Prof. Gudmary
Gonzalez
Carreras
Carrera de Educación Carrera de Educac
Subprograma Subprograma Integral
Subprograma Deporte Menció
Ingeniería De Ingeniería De Ingeniería Geograf
Producción Recursos Prof. Carlos Terán Prof. Miguel
Agronómica Histori
Animal Naturales Bonilla Prof. Ever
Renovables Prof. Nerio Leal Carrera de Carrera de Valer
Prof. Víctor Piedra
Contaduría Administración Matemá
Prof. Jose Farrera Física
Prof. María Prof. Argelia Prof. Ev
Gabriela Moreno 19 Rodríguez Gonza
Castella
ORGANIGRAMA GENERAL DE LA COORDINACION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Consejo Académico y
Vice-rector de Área

Contraloría Delegada

Coordinación De Coordinación De Coordinación De

Enlace De Enlace De Enlace Talento
Planificación Y Administración Humano Vpa
Presupuesto Vpa Vpa

Oficina de Oficina de Oficina de

Contabilidad Compras Caja

Anexo N° 2

20
 UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVO
La unidad de administración es la encargada de conducir, orientar y
monitorear de manera óptima los servicios administrativos de Abastecimiento,
Contabilidad y Tesorería. Tiene a su cargo le ejecución presupuestaria y la
administración de personal, así como la proposición, difusión y asesoría para el
empleo de nuevos procedimientos, métodos y sistemas de trabajo relacionados con el
ámbito de su competencia; tiene como principal función garantizar un eficiente apoyo
a la gestión administrativa Institucional, a través de una adecuada, transparente y
racional administración de los recursos materiales, financieros, económicos y de
servicios en general, así como el potencial humano asignado a los órganos de la
institución, comprometidos con el oportuno y eficiente cumplimiento de los objetivos
institucionales.
Esta oficina, se encarga de ejecutar, controlar y aprobar (del programa de
administración) lo relativo a la Planificación y Programación, a fin de darle celeridad
a todos los requerimientos de las unidades solicitantes dependientes del programa; la
oficina, mantiene relaciones frecuentes con entidades bancarias, proveedores de
bienes y servicios y ocasionales con algunas entidades gubernamentales, a fin de
apoyar, coordinar y controlar lo relativo al área.
Las decisiones que se toman en dicha oficina, se basan en políticas
específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar
métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel de departamento.

Funciones de la Oficina:
1. Emitir cheques.
2. Elaborar órdenes de pagos a personal obrero, docentes empleados, y/o
proveedores.
3. Rendir los fondos de anticipo y fondo de avance a la administración central.
4. Solicitar recursos financieros a la administración central para cancelación de
diversas obligaciones.
5. Cancelar viáticos a choferes que cubren las salidas de campo.
6. Ejecutar los recursos financieros, para cubrir las diferentes necesidades del
Vicerrectorado de Producción Agrícola.
7. Formular ejecutar y evaluar el Plan Operativo de la Oficina de
Administración, de acuerdo con las necesidades de los usuarios del Ministerio
de Educación Superior, la OPSU, OPEI, y de conformidad con los
lineamientos de la Alta Dirección.
8. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar la
administración del personal, los recursos materiales, financieros y los
servicios generales.

21
 9. Elaborar y proponer normas internas relacionadas con los Sistemas
Administrativos de Personal, Abastecimiento, Tesorería y Contabilidad de la
Institución.
10. Ejecutar el financiamiento de la UNELLEZ Guanare, en concordancia con las
políticas establecidas por la Alta Dirección.
11. Coordinar con los órganos homólogos el adecuado funcionamiento de los
Sistemas Administrativos a su cargo y la correcta y oportuna administración
de personal, recursos materiales, financieros y de servicios generales.
12. Promover y desarrollar acciones para el bienestar y capacitación
administrativa del personal.
13. Mantener relaciones funcionales y de gestión con los Órganos y Organismos
del Sector Educativo y la Administración Pública.

Objetivos:
1. Controlar las actividades técnicas y administrativas de las áreas de
presupuesto, contabilidad, mantenimiento, proveeduría y demás unidades
administrativas, de los servicios y los recursos materiales y financieros
asignados a una dependencia, planificando, coordinando y ejecutando los
sistemas y procedimientos contables y financieros, a fin de satisfacer las
necesidades de esta y administrar efectivamente sus recursos.
2. Controlar los procesos administrativos en una unidad sectorial, a fin de lograr
la efectiva distribución y utilización de los recursos materiales y financieros
disponibles, asignando los equitativamente y administrándolos para el
eficiente funcionamiento de los servicios y la satisfacción de las necesidades
de la dependencia.
3. Controlar las actividades de administración de una unidad, elaborando e
interpretando las herramientas contables, tales como: registros, estados de
cuenta, cuadros demostrativos, presupuesto y otras necesarias para garantizar
la efectiva distribución y administración de los recursos materiales y
financieros.
4. Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y
procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y
realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos,
lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

22
 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA OFICINA ADNINISTRATIVA

ADMINISTRACION

Lcda. Yamilet Rangel

Coordinadora de los Servicios Administrativos

Adjunto a la Administradora
Lcda. Yubely Salas

Jefe Emisión de Pago

Asistente de Tesorería
Lcda. Briseida Montoya
Lcda. Briseida Montoya

Secretaria (analista)
Msc. Karina Tomas
Oficinas dependientes de Administración
- OficinaAnexo N° 3
de Contabilidad.
- Oficina de Copras.
- Oficina de Bienes.
- Oficina de Siproma.

23
Oficina De Compras

La responsabilidad fundamental de la oficina de compra es desarrollar las

políticas que se formulen en esta área y velar por el estricto cumplimiento de las
normas para lograr el uso eficiente de los recursos financieros de la Universidad
Experimental de los Llanos “Ezequiel Zamora”.
Para lograr un sistema integral de compras, el departamento debe desarrollar las
funciones antes señaladas, a fin de que garantice la adquisición de bienes y servicios
en condiciones favorables en cuanto a: Precio, Calidad, Duración, Compatibilidad
con equipos existentes, costos y facilidades de mantenimiento, garantías y
oportunidades en las entregas. La oficina de compras funciona como una unidad de
apoyo para toda la Universidad y está adscrita al Programa de Servicios
Administrativos, ante el cual será responsable por el cumplimiento de sus funciones.

Funciones:
A tal efecto debe realizar las siguientes funciones:
 Estudiar y proponer normas y procedimientos que contribuyan a manejar la
eficiencia en el funcionamiento de la oficina.
 Dirigir, coordinar y supervisar los procedimientos de compras, recepción y
distribución de todos los artículos necesarios para el funcionamiento de la
Universidad.
 Localizar y escoger fuentes de suministro.
 Controlar y mantener el registro de proveedores.
 Efectuar planificaciones de compras con los diferentes programas
Académicos, Administrativos y de Servicios.
 Elaborar, Verificar, Controlar y Colocar las Órdenes de Compras.
 Verificar las entregas de materiales y equipos

24
Objetivos:
 Desarrollar las políticas y procedimientos de compras, a fin de lograr el
abastecimiento de bienes y servicios adecuado a la institución.
 Ayudar al desarrollo de las funciones básicas asignadas del sub-programa,
mediante la realización de actividades de apoyo en forma eficiente.
 Implantar y mantener un registro adecuado que permita controlar
eficientemente la documentación e información de las compras.
 Estimular la competencia entre los proveedores a fin de obtener ventajas en
cuanto a precios, calidad, garantía y plazo de entrega, en la adquisición de los
bienes y servicios.
 Recibir los bienes y servicios de acuerdo a las condiciones específicas en las
Órdenes de Compras y distribuir oportunamente los mismos.

25
 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA OFICINA DE COMPRAS

COMPRAS
Lcda. Carina Duran
Jefe del Departamento de Compras

Comprador Jefe
Lcda. Cándida Quevedo

Comprador
Lcda. Humberta Torres

Jefe de almacén
José Gregorio Montilla.

Anexo 4

26
 CAPITULO
III

ACTIVIDADES REALIZADAS
La experiencia laboral en la jornada de pasantía estuvo desarrollada en la
Oficina de Compras, dependiendo de la coordinación administrativa del
Vicerrectorado Unellez-Guanare. La actividad más relevante estuvo relacionada más
que todo con la realización de certificaciones y órdenes de compra. De esta forma las
actividades programadas y ejecutadas son las siguientes:

Universidad Nacional Experimental de los Llanos

Occidental “Ezequiel Zamora”

PLAN DE TRABAJO
SEMANA: 26-02-2018 AL 09-03-2018
OBJETIVOS/METAS ACTIVIDADES TAREAS RECURSOS

Reconocer al
personal Materiales
 Presentación
operativo, las Computador.
antes el
instalaciones, Impresora.
personal
equipo e Papel.
operativo
instrumentos Atender al
 Asignación de
de trabajo. publico
equipo de
Reconocer los Humano
trabajo
procedimiento Instructor
 Manejo de
s Pasante
programas
administrativo
s

En esta semana el trabajo estuvo enmarcado en el reconocimiento del personal

e inducción de los proceso administrativos.

27
 Universidad Nacional Experimental de los Llanos
Occidental “Ezequiel Zamora”

PLAN DE TRABAJO
SEMANA: 12-03-2018 AL 23-03-2018
OBJETIVOS/
ACTIVIDADES TAREAS RECURSOS
METAS
 Ordenar las
Materiales
certificacio
Computador.
nes con sus
Impresora.
Ordenar las respectivos
 Completar las Papel.
certificaciones ejemplares
requisiones y
para la entregar  Ordenar las
las
a la unidad a ordenes de
certificaciones Humano
presupuestar compras
Instructor
que
Pasante
contengan
sus copias

La certificación es un procedimiento mediante el cual un tercero otorga una garantía

escrita de que un producto, elaboración o servicio está en conformidad con ciertas
normas (ISO, 1996).

En el departamento de compras es vista desde la misma manera que cita el autor, es

donde se procede a realizar la certificación presupuestaria para validar si la unidad
solicitante cuenta con presupuesto para realizar la compra.

La Orden de Compra es un documento que acredita el vínculo entre un proveedor y

un comprador. Detalla los productos o tareas que el comprador adquiere a un
determinado precio, la fecha de entrega y términos de pago.
Disponible en http://www.grafiscopio.com/orden-de-compra-que-es-y-para-que-sirve/

Es entendido en el departamentos de compras cuando ya se puede emitir la compra en

este documento deben de ir los artículos que se van adquirir de forma detallada sin
enmiendas tachaduras, debe contener la información completa de la unidad
solicitante, el proveedor, la empresa que requiere la compra y el departamento de
compra que es el encargado de realizar esa compra.

28
 Universidad Nacional Experimental de los Llanos
Occidental “Ezequiel Zamora”

PLAN DE TRABAJO
SEMANA: 26-03-2018 AL 06-04-2018
OBJETIVOS/METAS ACTIVIDADES TAREAS RECURSOS
 Recibir las
cotizaciones
 Tramitar las
Procesar la  Solicitar
requisiciones
solicitud de cotizaciones Materiales
emitidas por
requisición . Computador.
las
recibida. Impresora.
dependencias
 Analizar Papel.
administrativa
cotizaciones
s.
Procesar la .
entrega de Humano
materiales  Remitir la Instructor
 Recibir las
generadas por requisición Pasante
mercancías y
las al Dpto. de
procesar la
requisiciones. Presupuesto
información. .

 Recepción de requisición y cotizaciones.

Es donde la dependencia administrativa solicita un material o equipo a la unidad
de compra a través de un formato de requisición. (Ver anexo 1).
Además las requisiciones deben ser elaboradas por una numeración continua,
dependiendo del material o equipo solicitado. Donde las requisiciones se envían a
la unidad de compra, cada vez que se necesita un material o servicio. Una vez
revisada, se verifica si cumple con los parámetros establecidos en el manual de
compras, se envía a los proveedores correspondientes. (Ver anexo 2).

29
Elaboración de Certificaciones, Órdenes de Servicios y Órdenes de Compras.
Luego de ser cotizada, cuando la compra se va a realizar por vía consulta de
precio, se espera tres días hábiles, después de haber solicitado la cotización. Al
momento de recibir las cotizaciones, se certifica, esto quiere decir se pasa a
presupuesto con un formato de certificación para saber si cuenta con
disponibilidad presupuestaria para dicha compra. La adquisición de bienes debe
estar amparada por órdenes de compra pre-impresas y pre-enumeradas de acuerdo
al correlativo de órdenes de compras emitidas, en las cuales se describirá la
información requerida por cada ítem.
En caso de solicitarse la reparación o sustitución de un equipo la unidad de
compras hará un análisis sobre la factibilidad de la reparación o reemplazo del
mismo, la unidad de compras informara a la unidad de bienes nacionales y a la
contraloría de la situación del bien. La solicitud de servicio debe estar emparada
por una orden de servicio, el cual consta de un concepto detallado del servicio
solicitado. Bajo la naturaleza del caso expuesto la orden de Compras o servicios
se considerara autorizados, por los jefes correspondientes establecido en el
consejo universitario. Al estar firmado y sellada por las unidades encargadas de
darle legalidad a la orden de compras o servicios, se les entregara a los
proveedores por vía fax, personalmente o vía correo electrónico para que sirva el
material.

 Supervisión de materiales y entrega de materiales:

En esta actividad consiste en chequear y contar todos los materiales recibidos por
los proveedores, de que todo esté completo y en buen estado, de acuerdo a la
orden de compra que ellos recibieron con anticipación; para luego entregarlos en
sus respectivos departamentos. Luego de chequear el jefe de almacén debe
realizar acta de control donde especifica que todo se recibió correctamente.

30
Y por último realiza el informe de recepción, donde la unidad solicitante firma
que está conforme con el material entregado.

 Anotar en el libro las Certificaciones

La certificación es un formato legal ya establecido en el manual y que sirve para
solicitarle a la oficina de presupuesto la disponibilidad presupuestaria de los
materiales que una determinada oficina está solicitando anexo a esta se coloca la
requisición en dicho formato se debe colocar la fecha en que se elaboro la
certificación, un numero de certificación, un numero de requisición, el nombre del
programa o la unidad solicitante, el nombre del proveedor, monto total de los
bienes o productos adquirir y por último la firma de quien recibe la certificación
en la unidad de presupuesto.

 Tareas eventuales.
o Atender al personal, que concurre a la oficina de compras y también vía
telefónica.
o Seleccionar y organizar la documentación para fotocopiar según sea el caso.
o Sellar y Distribuir la documentación a distintos departamentos dentro de la
institución.
o Organizar y archivar la documentación que se reciben y envía a las diferentes
dependencias fuera y dentro de la unidad. Para mantener un mejor control,
rapidez y búsqueda en determinado momento.
o Revisar y sellar las órdenes de compra y servicio emitidas en la oficina.

31
 Universidad Nacional Experimental
De Los Llanos Occidentales
“Ezequiel Zamora”

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 5 SEMANA 6

L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L MM J V L M M J V
1- Presentación ante el
personal operativo,
Asignación de equipo
de trabajo, Manejo de
programas

2-Digitaliza el registro
de Proveedores

3- Procesar la solicitud
de requisicion
recibidas, Procesar la
entrega de materiales
generadas por las
requisiciones

Lcda. Carina Duran Lcda. Ciria Landaeta

TUTORA EMPREARIAL TUTORA ACADEMICA

32
 CONCLUSIONES

El programa nacional de pasantía representa un reto para los futuros profesionales de

carrera, quienes evidencian en estas jornadas sus valores, experiencias, dejando atrás
sus miedos, despejando sus interrogantes y situándose a la par con los avances
tecnológicos y las exigencias del ámbito laboral.
El programa de pasantía es una política educativa ideal para el fortalecimiento del
aprendizaje de los futuros profesionales del país, a través de ellas se genera una
interrelación entre el sector empresarial y el sistema educativo. Los pasantes aplican
los conocimientos teóricos alcanzados en el aula de clase y demuestran sus
capacidades en el campo laboral.

Es importante señalar el ágil proceso administrativo que se le acredita a todas las

actividades que se realizan en las dependencias de la coordinación administrativa, se
pone visible lo significativo que es, contar con un manual de procedimientos, así
como también la distribución de tareas a personal altamente calificado. Se observa la
influencia que representa la buena planificación, organización y coordinación de las
diversas actividades, se alcanza con esto la eficiente y efectiva gestión gerencial, que
conduce a la optimización del proceso administrativo de la Unellez-Guanare.

33
RECOMENDACIONES

34
 BIBLIOGRAFIA

Pag. Internet:

 http://www.grafiscopio.com/orden-de-compra-que-es-y-para-que-
sirve/
 https://www.google.co.ve/search?source=hp&ei=wynGWtbtA-
Py5gKjwrMY&q=orden+de+compra+segun+autores&oq=orden+de+c
ompra+segun+autores&gs_l=psy-
ab.3...2096.12359.0.12737.29.24.0.0.0.0.0.0..0.0....0...1c.1.64.psy-
ab..29.0.0....0.Ca8B1bfpAkc
 https://definicion.de/orden-de-compra/
 https://www.definicionabc.com/general/certificacion.php
 http://www.fao.org/docrep/004/ad094s/ad094s03.htm

Otros Documentos:
-Reseña Histórica de la Unellez-Guanare.
-Organigrama Operacional de la Unellez-Guanare.
-Organigrama operacional de la Coordinación Administrativa.
-Funciones.
-Organigrama operacional de la Oficina de Compras.
-Función.

35
 (2) Nº 001/2018
(3) FECHA: 13/03/2018
(4) ELABORADO

(1) REQUISICIÓN DE COMPRAS FC-01

36
(5) PARA OFICINA DE COMPRAS
(6) DE UNIDAD SOLICITANTE:
COORDINACION ENLACE DE TERRITORIALIZACION Y MUNICIPALIZACION
PORTUGUESA
(7) ASUNTO: SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTRO.
(8) ESTA MERCANCÍA ES ESPERADA PARA EL EN

(9) CÁRGUESE A LA SIGUIENTE APLICACIÓN PRESUPUESTARIA PROGRAMA SUB-PROG. PARTIDA

(10) (11) (12) (13)

CANTIDAD UNIDAD N° DESCRIPCIÓN
RENGLÓN
02 UDES 01 SELLO REDONDO (SEGÚN MODELO ANEXO)

Nota: para ser utilizado en COORDINACION ENLACE DE

TERRITORIALIZACION Y MUNICIPALIZACION PORTUGUESA, Y ESPACIO DE
FORMACION MONSEÑOR JOSE VICENTE DE UNDA.

(14) CONFORME (15) PARA USO DE LA OFICINA DE COMPRAS

(14.A) FIRMA AUTORIZADA DE (15.1) FECHA DE (15.2) FIRMA DE LA PERSONA (15.3) ORDEN DE COMPRA N°
LA DIRECCIÓN Y RECEPCIÓN DE LA QUE RECIBE LA REQUISICIÓN
COORDINACIÓN REQUISICIÓN

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL FECHA:

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES
“EZEQUIEL ZAMORA”

Anexo 1

La Universidad que Siembra Vice-Rectorado de Producción Agrícola

SOLICITUD DE COTIZACIONES
Unidad Solicitante: Coordinación de Investigación Portuguesa

37
Requisición N° 1
PROVEEDOR: XELAR, C.A.
Mensaje original
ID de mensaje

<[email protected]
ail.com>
Creado a las:19 de febrero de 2018, 9:40 (entregado en 0 segundos)
De: HELIANA PERDOMO <[email protected]>
Para: [email protected]
Asunto: POR FAVOR COTIZAR

PROVEEDOR: CORPORACIÓN SERVIEQUIPOS, C.A.

Mensaje original
ID de mensaje <CAA8O4rom67+YGZ2MZ3EmB5958wRk-
[email protected]>
Creado a las:19 de febrero de 2018, 9:37 (entregado en 0 segundos)
De: HELIANA PERDOMO <[email protected]>
Para: "[email protected]" <[email protected]>
Asunto: POR FAVOR COTIZAR UNELLEZ

PROVEEDOR: SOCIEDAD CIVIL LOS BARINESES

Mensaje original
ID de mensaje <CAA8O4rrcx8g9itUR4rBvCty+NpvifDryYTL-
[email protected]>
Creado a las:19 de febrero de 2018, 9:38 (entregado en 0 segundos)
De: HELIANA PERDOMO <[email protected]>
Para: [email protected]
Asunto: POR FAVOR COTIZAR

Lcda. Lcda.
Jefe de Compras Comprador Jefe

Antiguo Convento de San Francisco – carrera 3 entre calles 16 y 17 – Guanare, estado Portuguesa – Venezuela Teléfono 0257-
2512127
Anexo 2
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LOS LLANOS OCCIDENTALES
EZEQUIEL ZAMORA

38
 LA UNIVERSIDAD QUE SIEMBRA
VICE-RECTORADO DE PRODUCCIÓN AGRÍCOLA
OFICINA DE COMPRAS

CERTIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA

No. ___________________
PARA: COORDINACION DE ENLACE DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO VPA
DE: OFICINA DE COMPRAS
FECHA: ____________________________________
UNIDAD SOLICITANTE: ____________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
No. Y FECHA DE LA REQUISICIÓN ______________________________COTIZACIÓN________
N° Y FECHA DE SOLICITUD DE SERVICIO_______________________COTIZACION_________
FECHA DE RECEPCIÓN: ________________________________________

IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA MONTO OBSERVACIONES

CONF. E. T FECHA

..
FECHA DE DEVOLUCION: __________________________________ FIRMA_________________
PROVEEDOR______________________________________________________________________
OBSERVACIONES: _________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
POR OFICINA DE COMPRAS:
________________________________________________________

Antiguo Convento de San Francisco – carrera 3 entre calles 16 y 17 - Guanare, estado Portuguesa,
Venezuela - Teléfono (0257) 2530323
Anexo 3 certificaciones de disponibilidad presupuestaria utilizada en el departamento de
compras

39
 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL No
DE LOS LLANOS OCCIDENTALES
"EZEQUIEL ZAMORA" Fecha:
UNELLEZ
ANEXO INFORME DE RECEPCIÓN
UNELLEZ METERIALES Y SUMINISTROS
La Unive rsida d que S ie mbra
FC - 04

SE HACE CONSTAR QUE LOS ARTÍCULOS ABAJO FUERON RECIBIDOS CONFORME CONCORDANCIA A:

CÓDIGO DE PROVEEDOR: 0 0 0 0 3 3 5 / 0 1
ORDEN DE COMPRA: 005/2018
FECHA: 28/02/2018
REQUISICIÓN No: 003 COORD. DE ENLACE DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO VPA
FECHA: 19 2 18 NOTA DE ENTREGA: 0 0 0 0 0 0
O FACTURA: 0 0 0 0 0 0

Cantidad Unidad DESCRIPCIÓN

2 UDES GOMAS PARA SELLOS (SEGÚN MODELO ANEXO)
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0

0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0

CONFORME:

JEFE DE RECEPCIÓN

OBSERVACIONES: PARA SER UTILIZADO EN COORDINACION DE ENLACE DE PLANIFICACION Y

PRESUPUESTO VPA. NOTA. Se consulto a tres proveedores, sin embargo se procesa con
DOS cotizaciones de acuerdo a lo establecido en el Art. 74 de la Ley de Contrataciones
Publicas y de acuerdo a lo establecido en el Art. 2 del reglamento par ala Adquisicion de
bienes y servicios de l aInstitucion.

Anexo 4, orden de compra utilizada en el departamento de compras

40