Solicitud de información trimestral a las

Empresas Promotoras de Salud sobre las

incapacidades de origen común por
enfermedad general

Periodo solicitado año 2024

Dirección de Regulación de Beneficios,

Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud
Bogotá, diciembre 2023
Contenido
ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................................................................... 3
PROPÓSITO ......................................................................................................................................................... 4
ALCANCE ............................................................................................................................................................. 4
NORMATIVA ........................................................................................................................................................ 4
4. INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN .......................................................... 7
4.1. Información enviada por las EPS al Ministerio ...................................................................... 7
4.1.1. Estructura y especificación del nombre de los archivos. .............................................. 7
4.1.2. Contenido del archivo .............................................................................................................. 9
4.1.2.1. Registro tipo 1 – Registro de control. .............................................................................. 9
4.1.2.1. Registro tipo 2 – Registro de detalle de incapacidades pagadas durante el
período 10
4.2. Características de los archivos planos ................................................................................. 15
4.3. Plataforma para el envío de archivos ..................................................................................... 17
4.4. Periodos de reporte y plazos.................................................................................................... 19
4.5. Grupo de Calidades .................................................................................................................... 20
 ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Normatividad aplicable al reconocimiento y pago de incapacidades de origen común

por enfermedad general a los afiliados del régimen contributivo y subsidiado con movilidad
al contributivo .................................................................................................................... . - 6 -
 PROPÓSITO

Verificar el comportamiento de las incapacidades asociadas a enfermedades generales de

origen común, determinar la necesidad de recursos económicos adicionales a las Entidades
Promotoras de Salud (EPS) y demás EOC.

ALCANCE

Inicia desde la publicación de la Resolución con las fechas de reporte de información

trimestral, hasta la recepción de la información.

NORMATIVA

La Ley 100 de 19931, creó el sistema de seguridad social integral definido como el conjunto
de instituciones, normas y procedimientos, de que disponen la persona y la comunidad para
gozar de una calidad de vida, mediante el cumplimiento progresivo de los planes y
programas que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral
de las contingencias, especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad
económica, de los habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar
individual y la integración de la comunidad.

En el Libro Segundo, esta Ley contiene el Sistema General de Seguridad Social en Salud -
SGSSS, que contempla el modelo de aseguramiento mediante el cual a través de las EPS
el Estado brinda dos tipos de prestaciones a sus afiliados, a saber: i) asistencial, que
consiste en la prestación a la población de los regímenes contributivo y subsidiado, a través
de las EPS y su red de instituciones prestadoras de servicios de salud, de las coberturas
de un Plan Obligatorio de Salud, garantizado con un valor per cápita o Unidad de Pago por
Capitación – UPC, fijado anualmente por el organismo competente, que se financia con los
aportes de los cotizantes y con los de las cajas de compensación familiar y otros de carácter
público, de acuerdo con el régimen de afiliación2; ii) prestaciones económicas a los afiliados

1
“Por el cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones”
2
De conformidad con el parágrafo del artículo 7º de la Ley 1122 de 2007 al cual remite el parágrafo del artículo 2º del Decreto 2562 de
2012, las decisiones referidas al régimen contributivo deberán consultar el equilibrio financiero del sistema, de acuerdo con las
proyecciones de sostenibilidad de mediano y largo plazo, y las referidas al régimen subsidiado, en cualquier caso, serán compatibles con
el Marco Fiscal de Mediano Plazo.
 cotizantes del régimen contributivo, el SGSSS reconoce y paga por medio de las EPS
incapacidades temporales por enfermedad general (riesgo común) y licencias de
maternidad y paternidad, que se financian con los recursos de la seguridad social en salud
que ingresan por los aportes de los afiliados al régimen contributivo3.

Del contexto anterior se entiende que las EPS del régimen contributivo, de una parte,
prestan servicios asistenciales con cargo a los recursos que financian la UPC (aportes de
los afiliados) y de otra, pagan las prestaciones económicas con recursos que, si bien
provienen de la misma fuente, esto es, de la cotización, constituyen una asignación especial
diferente a la que el SGSSS les reconoce por concepto de UPC para la prestación del Plan
de Beneficios en Salud y su administración.

La actividad regulatoria del Ministerio de Salud y Protección Social en el marco de las

prestaciones asistenciales y económicas, se ejerce en uso de las competencias otorgadas
por el artículo 2º del Decreto 4107 de 2011, numeral 36, adicionado por el artículo 2º del
Decreto 2562 de 2012, para “definir el régimen que deberán aplicar las EPS para el
reconocimiento y pago de las incapacidades originadas en enfermedad general o en las
licencias de maternidad, según las normas del Régimen Contributivo”.

De tales prestaciones económicas, la licencia de maternidad se paga a través de las EPS,

según el fondeo hecho por la persona beneficiaria de la misma, cada vez que se origina un
derecho y va con cargo con recursos de la cotización del régimen contributivo, hoy de
manejo de la Administradora de los Recursos de la Seguridad Social en salud – ADRES4.

La prestación económica de incapacidad por enfermedad general también se paga con los
recursos de la cotización al régimen contributivo, en el porcentaje que define el Ministerio
de Salud y Protección Social; se gira mensualmente a la EPS, independientemente de su
causación o no en el período, por lo que corresponde a la EPS hacer la reserva
correspondiente de modo que se preserve la garantía estatal de esta contingencia.

El manejo y la distribución responsable de los recursos destinados a la seguridad social en

salud reviste gran importancia en términos de impacto fiscal, máxime en lo relativo a la
prestación económica de incapacidad por enfermedad general o de origen común, que
cobra mayor relevancia por el amparo que la Ley 1753 de 2015 ha extendido a los titulares
del beneficio superando 540 días continuos (artículo 67, primer literal a)5, y el alcance
jurisprudencial de la Corte Constitucional (Ver Sentencias T-004/14, T-144/16 y T-401/17).

3
Las prestaciones económicas se reconocen sobre aportes sobre ingresos diferentes a los derivados de una pensión.
4
La ADRES fue creada por el artículo 67 de la ley 1753 de 2015 para administrar los recursos definidos en el artículo 67 ib., conforme la
aplicación específica allí consignada. (Decretos 1429 y 1432 de 2016)
5
En virtud de lo dispuesto en el segundo literal a) del artículo 67 de la Ley 1753 de 2015, los recursos que administra la ADRES,
especificados en los primeros literales del mismo, se destinarán – entre otros – al reconocimiento y pago a las Entidades Promotoras
de Salud por el aseguramiento y demás prestaciones que se reconocen a los afiliados al Sistema
Por lo anterior, es necesario realizar un estudio de suficiencia del monto del Ingreso base
de la Cotización al SGSSS para el pago de las incapacidades por enfermedad general de
origen común, que analice el comportamiento histórico que muestre el impacto del
crecimiento del porcentaje del IBC destinado a la cobertura de la prestación económica y la
afectación devenida de valores pagados por ajuste al salario mínimo legal mensual vigente,
en acatamiento de lo ordenado por la Corte Constitucional en la Sentencia C – 543 de 2007;
del mismo modo, de los alcances de la jurisprudencia de la misma corporación en torno a
las incapacidades superiores a 540 días. Este estudio, además, debe estar acorde con el
criterio de sostenibilidad del que trata la Carta en el artículo.

Lo anterior también teniendo en cuenta que en el Decreto 2562 de 2012, en su artículo 7°.
Dirección de Regulación de Beneficios, Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud.
Créase la Dirección de Beneficios, Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud, la cual
tendrá las siguientes funciones:

12. Proponer el régimen que deberán aplicar las EPS para el reconocimiento y
pago de las incapacidades originadas en enfermedad general o en las licencias de
maternidad, según las normas del Régimen Contributivo.
13. Proponer la reglamentación relativa a las prestaciones económicas a que
tienen derecho los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Tabla 1 Normatividad aplicable al reconocimiento y pago de incapacidades de origen común por

enfermedad general a los afiliados del régimen contributivo y subsidiado con movilidad al
contributivo.

Norma Tema o asunto

Por el cual se determinan los objetivos y la estructura del Ministerio de Salud y
Decreto 4107 de 2011 Protección Social y se integra el Sector Administrativo de Salud y Protección
Social.

Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Salud y Protección Social,

Decreto 2562 de 2012
se crea una Comisión Asesora y se dictan otras disposiciones.

Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y
Protección Social. Artículo 2.5.3.4.4 Mecanismos de pago aplicables a la compra
Decreto 780 de 2016
de servicios de salud. Artículo 2.1.3.5 Documentos de identificación para efectuar
la afiliación y reportar las novedades

Por la cual se establece el reporte de información de las de incapacidades de

Resolución 741 de 2020
origen común por enfermedad general diagnóstico confirmado por
coronavirus COVID19.
 Norma Tema o asunto

Por la cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitación - UPC para
Resolución 2503 de 2020 financiar los servicios y tecnologías de salud de los Regímenes Contributivo y
Subsidiado para la vigencia 2021 y se dictan otras disposiciones

Resolución 2381 de 2021 Por la cual se fija el valor anual de la Unidad de Pago por Capitación - UPC para
financiar los servicios y tecnologías de salud de los Regímenes Contributivo y
Subsidiado para la vigencia 2022 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1427 de 2022 Por el cual se sustituye el Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 780 de
2016, se reglamentan las prestaciones económicas del Sistema General de
Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones
Resolución 2364 de 2023 Por la cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitación (UPC) para financiar
los servicios y tecnologías de salud de los regímenes subsidiado y contributivo del
Sistema General de Seguridad en Salud para la vigencia 2024 y se dictan otras
disposiciones.

Resolución 158 de 2024 Por la cual se aclaran errores de digitación y transcripción contenidos en la
Resolución 2364 de 2023 que fija el valor de la Unidad de Pago por Capitación -
UPC para financiar los servicios y tecnologías de salud de los regímenes
subsidiado y contributivo del Sistema General de Seguridad en Salud para la
vigencia 2024 y se dictan otras disposiciones.
Fuente: Ministerio de Salud y Protección Social

4. INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN

Para garantizar que la información suministrada cumpla con las condiciones técnicas
necesarias para su utilización deberá ser preparada y enviada oportunamente teniendo en
cuenta las siguientes instrucciones:

4.1. Información enviada por las EPS al Ministerio

Las entidades obligadas a reportar la información de todas las incapacidades de origen
común por enfermedad general, de la vigencia 2024, correspondiente a los afiliados del
régimen contributivo y del subsidiado en movilidad al contributivo.

4.1.1. Estructura y especificación del nombre de los archivos.

El nombre de los archivos de la información de incapacidades expedidas por enfermedad
común de los afiliados a salud, debe ser enviada por las Entidades Promotoras de Salud –
EPS del Régimen Contributivo y Subsidiado con movilidad al Contributivo y demás
Entidades Obligadas a Compensar –EOC, debe cumplir con el siguiente estándar:
Componente Valores
Longitud
del Nombre Permitidos o Descripción Requerido
Fija
de Archivo Formato

Identificador del módulo de

Módulo de información. Registro de
IEG 3 SI
información incapacidades por enfermedad
común de los afiliados a salud
Fuente de la Información: Entidades
Promotoras de Salud –EPS del
Tipo de Régimen Contributivo y Subsidiado
215 3 SI
Fuente con movilidad al Contributivo y
demás Entidades Obligadas a
Compensar –EOC
Información de incapacidades
Tema de
HIEN expedidas de origen común de los 4 SI
información
afiliados
Fecha de corte de la información
reportada, corresponde al último día
Fecha de calendario del período de
AAAAMMDD 8 SI
Corte información reportada. No se debe
utilizar ningún tipo de separador.
Ejemplo: 20240131

Componente Valores
Longitud
del Nombre Permitidos o Descripción Requerido
Fija
de Archivo Formato

Tipo de
identificación Tipo de identificación de la entidad
NI 2 SI
de la entidad que reporta de información: NI.
reportadora
Número de Identificación Tributaria
(NIT) de la entidad que envía el
Número de
archivo, sin dígito de verificación. Se
identificación
999999999999 debe utilizar el carácter CERO de 12 SI
de la entidad
relleno a la izquierda si se requiere
que reporta
para completar la longitud del
campo. Ejemplo 000999999999.
Corresponde al consecutivo del
número de archivo que envía la
Consecutivo
entidad reporta, es decir 01, 02 en
del número
C99 adelante hasta 99 3 SI
del archivo
Si envía un solo archivo debecolocar
enviado
“01”. Si son varios colocar el
consecutivo para cada uno.
Extensión del
.TXT Extensión del archivo plano. 4 SI
archivo
NOMBRE DEL ARCHIVO

Tipo de Archivo Nombre de Archivo Longitud

Información de
incapacidades expedidas
de origen común, de los IEG215HIENAAAAMMDDNI999999999999C99.txt 39
afiliados a salud de la
vigencia 2024

4.1.2. Contenido del archivo

El archivo con la información está compuesto por único registro de control (Registro tipo 1)
utilizado para identificar la entidad fuente de información y varios tipos de registros de
detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contiene la totalidad de las incapacidades
de la vigencia 2024, así:

Registro Descripción Reporte

Tipo 1 Registro de control Obligatorio
Tipo 2 Registro de detalle de Información de incapacidades Obligatorio
expedidas por origen común de los afiliados a salud

4.1.2.1. Registro tipo 1 – Registro de control.

Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados
Tipo

Reque
ri

o
Long

d
Máxi

N
itud

del
ma

o. Nombre del Campo Valores Permitidos

0 Tipo de registro 1 N 1: valor que significa que el registro es de control SI

1 Tipo de identificación de la 2 A Tipo de identificación de la entidad que reporta lainformación: SI

entidad que reporta NI
2 Número de identificaciónde la 12 N Número de NIT de la entidad que reporta sin digitode SI
entidad que reporta verificación
3 Código de la entidad que 6 A Código asignado por la entidad competente a cadatipo de SI
reporta entidad
4 Fecha inicial del período 10 F En formato AAAA-MM-DD. Corresponde a la fecha de inicio del SI
reportado período de información reportada, corresponde a la de expedición
de la incapacidad.

5 Fecha final del período dela 10 F En formato AAAA-MM-DD. Corresponde a la fecha de final del SI
información reportada período de información reportada y a la fecha de corte del nombre
del archivo, corresponde a la de expedición de la incapacidad.

6 Número total de registros de 10 N Debe corresponder a la cantidad de registros de detalle SI

detalle contenidos en elarchivo
contenidos en el archivo enviado. Si existen varios tipos de
registro de detalle será la suma de todos los registros
 4.1.2.1. Registro tipo 2 – Registro de detalle de incapacidades
pagadas durante el período

Mediante el registro Tipo 2, las entidades reportan el detalle de la información de las incapacidades
pagadas durante el período reportado

Requerid
Campo
Máxima
Longit

Ti
p
o
No. Nombre del Campo Valores Permitidos

del
ud

o
2: valor que significa que el registro es de
0 Tipo de registro 1 N S
detalle
I
Número consecutivo de registros de detalle
dentro del archivo. Inicia en 1para el primer
1 Consecutivo de registro 10 N registro de detalle y va incrementando de 1 S
en 1, hasta el final del archivo. I

Corresponde al tipo de entidad que

reporta la incapacidad. Valores
Identificador del tipo de permitidos:
entidad que reporta la
2 1 T S
información de C: EPS Contributivo
I
incapacidades M: EPS Subsidiado en movilidad
Ver tabla de referencia
TipoEntidadReportaIncapacidades en
web.sispro.gov.co donde encontrará
los valores permitidos

Código registrado en el Registro Especial de

Prestadores de Servicios - REPS.
Código de habilitación del
3 prestador de servicios en 12 N Ver la tabla de referencia
S
salud IPSCodHabilitacion en
I
web.sispro.gov.co donde encontrará los
valores permitidos.
Número único asignado por la BDUA a la S
persona a quien le expidieron la I
Serial BDUA de la persona incapacidad.
4 10 N
con incapacidad Obligatorio para EPS régimen contributivo,
subsidiado
 Requerid
Campo
Máxima
Longit

Ti
p
o
No. Nombre del Campo Valores Permitidos

del
ud

o
Debe corresponder con los siguientes S
valores: I
CC: Cédula de Ciudadanía
CE: Cédula de Extranjería
PA: Pasaporte
Tipo de documento de
PE: Permiso Especial de Permanencia
identificación de la persona
5 2 A SC: Salvoconducto
con incapacidad
TI: Tarjeta de Identidad
PT: Permiso Temporal de permanencia
Ver tabla de referencia TipoIDAfiliadoRS en
web.sispro.gov.co donde encontrará los
valores permitidos

Número de documento de S
Número del documento de identificación de
6 identificación de la persona 17 A I
la persona con incapacidad que
con incapacidad
corresponda al tipo del documento de
identificación
Fecha de nacimiento de la Formato AAAA-MM-DD. No se permiten S
7 10 F
persona con incapacidad fechas anteriores a 1900-01-01 I
M: Mujer H: S
Sexo de la persona con
8 1 A Hombre I
incapacidad
Ver la tabla de referencia S
9 Tipo de cotizante 2 N TRVTipoCotizante en web.sispro.gov.co I
donde encontrará los valores permitidos
Régimen de afiliación de la persona a N
quien le expidieron la incapacidad. O

C=Contributivo E=Especial
P=Excepción
S=Subsidiado
10 Régimen de afiliación 1 T
Ver tabla de referencia
TipoRegimenCSPE en web.sispro.gov.co
donde encontrará los
valores permitidos

Corresponde al lugar de residencia de la S

persona a la que se le emitió una I
incapacidad. Tabla División Político-
Administrativa de Colombia DIVIPOLA del
DANE. Los dos (2) primeros dígitos
Código municipio -
11 5 A corresponden al departamento y los tres
departamento
(3) siguientes al municipio

Ver la tabla de referencia Municipio en

web.sispro.gov.co donde encontrará los
valores permitidos
 De acuerdo con el tipo de origen, toma S
estos valores: i
1: Común: aplica solo para EPS
12 Origen de incapacidad 1 N 2: Laboral: aplica para ARL o para los
casos identificados por la EPS que
cumplan con lo establecido en el del
Decreto 676 de 2020.
Corresponde al diagnóstico principal, es S
decir, la enfermedad o afección I
diagnosticada al final del proceso de
13 Diagnóstico principal 4 A
atención de la salud como la causante de
la incapacidad
Ver las tablas de referencia CIE10 o
Enfermedad Huérfana en
web.sispro.gov.co donde encontrará los
valores válidos
En formato AAAA-MM-DD N
O
Fecha del accidente de No es obligatorio para EPS en los casos de
trabajo o fecha en la que se enfermedad común
14 10 F
realizó el diagnóstico de la Es opcional para los casos identificados por
enfermedad laboral la EPS que cumplan con lo establecido en
el artículo 1 del Decreto 676 de 2020.
En formato AAAA-MM-DD. S
I
Corresponde al día 1 de la incapacidad. En
Fecha de inicio de la ningún caso esta fecha podrá serposterior
15 10 F
incapacidad a la fecha de terminación de laincapacidad.
Deben relacionarse únicamente
incapacidades con inicio en
2024.
En formato AAAA-MM-DD. S
Fecha mayor o igual a la fecha de iniciode I
F la incapacidad.
Fecha final de la Corresponde al último día de la
16 10
incapacidad incapacidad. Tenga en cuenta que lafecha
final debe ser mayor o igual a la fecha
inicial.
Debe corresponder con los siguientes S
valores: I
0: NO
17 Prórroga 1 N
1: SI
La prórroga puede venir de
incapacidades del año anterior
Número de días acumulados de la S
incapacidad por diagnóstico principal. I
Este conteo puede venir desde las
Días acumulados con la incapacidades del año anterior.
18 4 N
prórroga
Aplica si el campo “Prórroga” tiene un 1:SI

Debe corresponder con los siguientes S

19 Estado de la incapacidad 1 A valores: I
 Máxima del

Requerido
Longitud

Campo

Tipo
Nombre del Campo Valores Permitidos

1. Pagada. Incapacidades que fueron

pagadas por la EPS a la fecha de
reporte
2. Glosada. Incapacidades con
objeciones a la fecha del corte
3. En trámite. Incapacidades quefueron
reconocidas, pero no han sido
pagadas a la fecha de reporte, en los
términos del artículo 2.2.3.1.1 del
Decreto 1427 de 2022
4. Asumida por el aportante. Solo
aplica para incapacidades de 1 y 2
días
5. No reconocidas. Corresponde a
incapacidades derivadas de los
eventos señalados en el artículo
2.2.3.1 del Decreto 1427 de 2022

Valor de las incapacidades por SI

enfermedad general pagadas por la
EPS o EOC, o el valor del ajuste por
cambios en el Ingreso Base de
Cotización, sobre el cual se liquida la
20 Valor incapacidad 12 N incapacidad.
Valor en pesos corrientes sin separador
de miles.
Reportar sin decimales.
El valor máximo no debe exceder los 25
SMMLV.
Número de días pagados por la entidad SI
responsable. Permite cero.
Días pagados por la
21 4 N
entidad responsable Se registra valor mayor a cero cuando el
campo “Estado de la incapacidad” es
igual a 1: Pagada
Corresponde a la fecha en que se SI
efectuó el pago de la incapacidad

En formato AAAA-MM-DD
Fecha de pago de la No puede ser superior a la fecha de
22 10 F
incapacidad corte del periodo que están reportando.

Se registra valor cuando el campo

“Estado de la incapacidad” es igual a 1:
Pagada
 Máxima del

Requerido
Longitud

Campo

Tipo
No. Nombre del Campo Valores Permitidos

Formato: AAAA-MM-DD
Corresponde al día en que se radica la
solicitud de cobro que se reporta en
estado pagada y con fecha de pago
Fecha de radicación de la Si
23 10 F
solicitud de pago
NOTA: Este campo solo aplica con
estado 1, y con fecha de pago. En
caso de no haber sido pagada se registra
1900-01-01
Corresponde al número de días de
24 Días a cargo del empleador 3 N incapacidad reconocidos por el SI
empleador.
Valor del IBC base con el cual se liquidó SI
N la incapacidad, Valor en pesos
25 Ingreso base de cotización 12 corrientes sin separador de miles.
sin decimales.
No puede ser superior a 25 SMLV.
Debe corresponder con los siguientes
valores:

CC: Cédula de Ciudadanía

CD: Carnet diplomático
Tipo de documento de
CE: Cédula de Extranjería
26 identificación del 2 A SI
NI: Nit
empleador
PA: Pasaporte
PE: Permiso Especial de Permanencia
SC: Salvoconducto
TI: Tarjeta de Identidad

Número de documento de
SI
27 identificación del 17 A Número de identificación del empleador
empleador
Debe corresponder con los siguientes SI
valores:

CC: Cédula de Ciudadanía

CD: Carnet diplomático
Tipo de documento de
CE: Cédula de Extranjería
28 identificación del médico 2 A
NI: Nit
que emite la incapacidad
PA: Pasaporte
PE: Permiso Especial de Permanencia
SC: Salvoconducto
TI: Tarjeta de Identidad

Número de documento de SI
Número de identificación sin digito de
29 identificación del médico 16 A
verificación
que emite la incapacidad
 Máxima del

Requerido
Longitud

Campo

Tipo
No. Nombre del Campo Valores Permitidos

Si el estado de la incapacidad es 1,
pagada, indicar el tipo de pago:
1: Proceso normal.
30 Tipo de pago 1 N 2: Orden judicial o tutela. SI
0: No aplica: El estado de incapacidad
es 2, 3, 4 o 5:

Corresponde al número interno con el

Número de autorización de
31 15 A que la EPS autoriza la incapacidad
la incapacidad reportada.
Identifica si la incapacidad es igual, se SI
actualizó o es nueva.
Indicador del registro de la I: Igual
32 1 A
incapacidad A: Actualizado
N: Nuevo

Fuente: Ministerio de Salud y Protección Social

ACLARACIONES PARA ALGUNOS CAMPOS

Campo Tipo de Identificación de la persona que recibió la prestación económica

Para los adultos, mayores de 18 años de nacionalidad colombiana, el documento con el

cual se deben identificar es la cédula de ciudadanía.
Para los extranjeros que se encuentran de paso en el país se identifican con el Pasaporte,
y para los residentes o con permiso de permanencia, es decir, no turistas, se deben
identificar con la cédula de extranjería.
Campo Número de Identificación de la persona que recibió la prestación económica

Las longitudes máximas según el tipo de documento:

CC = 10 posiciones CE = 6 posiciones PA = 16 posiciones

TI = 11 posiciones CD = 10 posiciones

4.2. Características de los archivos planos

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato corresponde a los siguientes:
A-Alfanumérico N-Numérico, D-decimal, F-Fecha, T-Texto con caracteres especiales
b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con
extensión .txt
c. Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS,
sin caracteres especiales y sin tildes.
d. El separador de campos debe ser pipe (|;) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los
campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especialpipe (|).
e. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y queno sean
reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo
entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así:
dato1||dato3.
f. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácterespecial.
g. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles.Para los
campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales.
h. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a
excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
i. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se
deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una
longitud menor al tamaño máximo.
j. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, porlo tanto,
no se les debe completar con ceros ni espacios.
k. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la
vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero.
l. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de
registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro.
m. Los archivos deben estar firmados digitalmente.
 4.3. Plataforma para el envío de archivos
El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de
Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para
que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Primero se registra o
actualiza la entidad en el Sitio Web del SISPRO y luego se registran los usuarios de la entidad.

Registrar entidad:
https://web.sispro.gov.co/Entidades/Cliente/VerificarEstadoRegistro

Registrar usuarios institucionales: se pueden registrar en línea o mediante anexotécnico por

PISIS.
Registro de usuarios institucionales en línea:
https://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx

Registro de usuarios institucionales mediante Anexo Técnico SEG500USIN porPISIS:

El procedimiento se encuentra detallado en la Guía de Usuario de Seguridad en
https://web.sispro.gov.co

Control de calidad de los datos.

La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente Anexo
Técnico determinado en este acto administrativo y realiza elproceso de validación, así:

• Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se

informa el estado de la recepción al reportante.

• Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primeravalidación se

realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al
reportante el resultado.

Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea
exitosa.
Mesa de ayuda.
Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transportede datos
y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta
una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en elsiguiente enlace:

https://www.sispro.gov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx

Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISISen el

siguiente enlace: https://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx

Tratamiento de la información.

Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán

responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos
relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en elmarco de la Ley
Estatutaria 1581 de 2012, de la Ley 1712 de 2014, del capítulo 25del Título 2 del Libro 2 de
la parte 2 del Decreto 1074 del 2015, y las normas que las modifiquen, reglamenten o
sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad,
confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales
tiene acceso.

Seguridad de la información.

Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidadesdeben

enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su
confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmentelos archivos, se debe usar
un certificado digital emitido por una entidad certificadoraabierta aprobada por la entidad
competente.
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4.4. Periodos de reporte y plazos

El reporte de información corresponderá a las incapacidades asociadas a

enfermedades generales de origen común, expedidas durante el periodo 1 de
enero al 31 de diciembre 2024. El reporte se debe hacer de forma trimestral y
acumulativa así:

Periodo de Reporte de la
información Periodo de Recepción del Archivo
FECHA FINAL Y
FECHA INICIAL FECHA DE CORTE FECHA INICIAL FECHA FINAL
1/01/2024 31/03/2024 21 de abril de 2024 28 de abril de 2024
1/01/2024 30/06/2024 21 de julio de 2024 28 de julio de 2024
1/01/2024 30/09/2024 20 de octubre de 2024 27 de octubre de 2024
1/01/2024 31/12/2024 24 de enero de 2025 31 de enero de 2025

En el FTP en la carpeta Incapacidad_Res_158_2024 se dejará la

retroalimentación de cada trimestre 2024.

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4.5. Grupo de Calidades

G r u p o d e c a l i d a d 1 – Estructura: verifica la estructura del archivo del reporte que

incluye la completitud de los campos y el cumplimiento del formato definido.

Grupo de calidad 2 – Contenido: revisa que los contenidos de la información reportada

correspondan a los dominios de datos y las tablas de referencia.

Los dominios están definidos por las siguientes tablas:

• Tipo de identificación
• Tabla DIVIPOLA
• Tabla de tipo de Cotizante
• Tabla CIE-10
• Tabla Prórroga
• Tabla Tipo de identificación del empleador
• Tabla de estado de la incapacidad
• Tabla Tipo de pago
• Tabla Tipo de Identificación del médico tratante
• Tabla Registro Especial de Prestadores de Salud –REPS

Grupo de calidad 3 – Cruzada: cruza dos o más columnas de la información

reportada con las tablas de referencia:

• Tabla CIE-10 con edad y sexo

• Valor de la incapacidad pagada es inferior a un día de salario mínimo
• El IBC Supera 25 salarios mínimos
• El valor de la incapacidad supera 25 SMMLV

Grupo de calidad 4 - Personas: verifica por persona (tipo y número de

identificación).

• Verificación de derechos de los usuarios. Régimen Contributivo contra

labase de compensación 4023

Grupo de calidad 5 – Duplicados: verifica las incapacidades por usuario y su

duplicidad en el tiempo:
Duplicidad: se define un registro como duplicado cuando todos sus camposson iguales a
otro registro

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