EDUARDO VADHIR ALVAREZ SOTELO

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DESARROLLA Y EXPLICA EL TEMA:

PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo es un conjunto de etapas (planificación, organización, dirección y control)
cuya finalidad es conseguir los objetivos de una empresa u organización de la forma más eficiente
posible.

En palabras aún más sencillas, el proceso administrativo se compone de una serie de etapas que
nos ayudarán a conseguir los objetivos propuestos. El proceso administrativo es continuo. No se
trata de realizar cada una de las etapas y todo termina ahí. Cuando termina un ciclo, se pasa al
siguiente.

Normalmente se utiliza para el objetivo general de la empresa, objetivos particulares o incluso para
proyectos menores.

Henri Fayol, fue el creador del proceso administrativo. De él emanan las 4 etapas de las que se
compone el proceso administrativo:

 Planificar.
 Organizar.
 Dirigir.
 Controlar.

Para Fayol, estas cuatro etapas eran imprescindibles para la buena gestión gerencial. Todo equipo
directivo debe dominarlas y tenerlas en cuenta de cara a cualquier proyecto. Con todo, Fayol nunca
fue extremista en sus ideas y se puede leer en su obra como dejaba espacio para la flexibilidad y la
adaptación. Así, los seguidores de la teoría clásica de la administración han ido completando,
mejorando y adaptando el proceso administrativo a los diferentes tipos de empresas que han ido
naciendo durante las últimas décadas.

ORIGEN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El origen del proceso administrativo se lo debemos a Henry Fayol. Hacia el año 1916, tras 50 años
como gerente de una empresa minera, Fayol publicó su libro «Administration Industrielle et
Générale». En español sería algo parecido a «Administración Industrial y General».

En dicho libro desarrolló, basándose en su experiencia, toda su teoría. Fayol, destacaba en su obra
los distintos niveles de gerencia, las funciones administrativas y una lista de principios para
administrar correctamente.
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No obstante, cabe mencionar, que lo más reconocido de todo su trabajo, son sus principios. En
concreto 14 principios para la correcta administración.

PRINCIPIOS PARA LA CORRECTA ADMINISTRACIÓN

Los 14 principios de la administración son un conjunto de normas que Henri Fayol estableció para
que el proceso administrativo se llevará a cabo de la forma más efectiva.

Dicho en otras palabras, son normas que nos servirán para realizar adecuadamente el proceso
administrativo. Cada uno de los 14 principios están desarrollados en un libro titulado «Administration
Industrielle et Générale». En español, se traduce como «Administración Industrial y General».

1. División del trabajo. La división del trabajo consiste en fragmentar las tareas necesarias
para la producción de un bien o un servicio. Esta división del trabajo se realiza en base a la
fuerza, la capacidad de trabajo, la especialidad y la naturaleza de cada trabajo. De modo
que se mejora la eficiencia en la producción.

2. Autoridad. Debe existir el principio de autoridad que mantiene que la autoridad es esencial
para cumplir con el trabajo. Sin autoridad, todo estaría desordenado y no se llevaría a cabo
el trabajo en la calidad y plazos adecuados.

3. Disciplina. No solo es suficiente con que exista una autoridad, además, el principio de
disciplina dicta que hay que cumplir todos los procesos con una disciplina férrea. De nada
sirve saber todo lo que tenemos que hacer, si luego no lo cumplimos. Todo siempre, bajo
los valores del respeto y la educación.

4. Unidad de mando. Un empleado recibe órdenes de un único superior. La importancia de

este principio recae en que su ausencia podría afectar negativamente a otros principios
como el de autoridad o disciplina.

5. Unidad de dirección. Las actividades persiguen el mismo objetivo, están dirigidas por un
mismo plan y un mismo superior.

6. Subordinación. Los objetivos de la empresa son más importantes que los objetivos
personales o individuales. Es decir, los objetivos generales son siempre lo primero.

7. Remuneración. Aunque no existe un sistema de pagos ideal, la remuneración es

importante. Se debe encontrar un equilibrio entre motivar el trabajo con buenos salarios,
pero que no sean excesivos y estén adecuados a la productividad.
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8. Centralización. Es importante tener la gestión de la empresa concentrada en algunos

casos, ya que eso mejora los resultados. Sin embargo, en otras ocasiones conviene más
descentralizar y recurrir a la delegación. Esto dependerá del tipo de empresa.

9. Jerarquía. La autoridad va desde arriba hacia abajo. Es decir, se trata de un tipo de

organizaciones con un organigrama vertical en el que hay distintos niveles de mando.

10. Orden. Los recursos necesarios para la actividad de la empresa deben estar en el momento
y lugar adecuados.

11. Equidad. Aunque para mantener una coherencia y obtener resultados, según Fayol,
debemos cumplir con principios como el de autoridad o unidad de mando, el trato entre
empleados debe ser de compañeros. Un trato justo y respetuoso. Puede haber diferentes
niveles en una empresa, pero todas las personas merecen el mismo respeto.

12. Estabilidad del personal. Al hilo con la división del trabajo, conviene que el personal se
mantenga a largo plazo. Cambiar continuamente de personal provocará que haya que
formar a nuevos empleados y esperar a que se adapten. Además, la estabilidad en el
empleo mejorará la productividad.

13. Iniciativa. Cualquiera puede sugerir ideas y estas pueden ser valoradas. Cuatro ojos ven
más que dos.

14. Unión del personal. Debe existir un espíritu de equipo. Si todos reman en la misma
dirección, el barco llegará antes a buen puerto.

CARACTERÍTICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso administrativo posee multitud de características y peculiaridades en función de la
empresa que lo desarrolle, mencionamos las más comunes:

 Consta de cuatro etapas relacionadas entre sí.

 Debe de plasmar todos los objetivos que se persiguen alcanzar con él.

 Deben ser informados del mismo todos aquellos trabajadores que vayan a formar parte del
proceso.
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 El objetivo que tiene es la creación de una hoja de ruta para optimizar al máximo cada una
de las acciones que incluye el proceso administrativo.

 Puede ser utilizado por cualquier empresa, independientemente de las características de

esta.

 Se realiza con un horizonte temporal previamente estipulado. De esta forma, ofrece cierta
flexibilidad para poder ser adaptado a las circunstancias.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

En la definición, hemos dicho que el proceso administrativo está formado por una serie de etapas:
planificación, organización, dirección y control. Claro que, en primer lugar, conviene saber cómo se
separan estas dos fases:

 Fase mecánica: La fase mecánica está compuesta por la planificación y la organización.

Podríamos decir que es una parte estática del proceso.

 Fase dinámica: La fase dinámica, por su parte, está compuesta por la dirección y el
control. En este sentido, la palabra dinámica hace referencia al movimiento.

Es decir, una vez hemos planificado y organizado, toca ejecutar y ponerse manos a la obra.

En cualquier caso, más importante que distinguir entre mecánico y dinámico, es conocer las
distintas etapas que lo componen:

1. Planificación: Trata de programar las tareas a realizar y resolver las cuestiones pertinentes
que más tarde se ejecutarán.
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2. Organización: La idea es ver quién se encargará de cada tarea, en qué orden y que
estructura tendrá el proyecto en su ejecución.

3. Dirección: La dirección no sólo se encarga de mandar, también se encarga de ayudar,

respaldar e intervenir ante cualquier conflicto que se presente en la consecución de
objetivos.

4. Control: El control se basa en el seguimiento de métricas confiables que permitan

supervisar que se conseguirán los objetivos más grandes.

IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo desempeña un papel fundamental en la gerencia de una compañía.
Supone la hoja de ruta a seguir durante un determinado periodo, para poder alcanzar los objetivos
establecidos por la dirección.

De esta manera, seguir todas las etapas marcadas dentro del proceso administrativo, permitirá a la
organización incrementar su grado de eficiencia a la hora de lograr las metas propuestas. Este
proceso supondrá una reducción en el número de recursos consumidos. Por este motivo, se podrán
destinar aquellos recursos ahorrados a otras acciones que resulten beneficiosas para la compañía.

Entre las ventajas que podemos destacar del proceso administrativo destacamos las siguientes:

 Permite a la empresa disponer en todo momento de una planificación futura.

 Las acciones para llevar a cabo en cada uno de los posibles escenarios se encontrarán
estipuladas.

 Establece de forma clara los objetivos que tiene una determinada empresa en el corto,
medio y/ó largo plazo.

 Se optimizan al máximo los recursos

 Evita gastos superfluos que no se encontrasen contemplados previamente.

 Puede suponer un incremento de la productividad ya que mejora la coordinación entre

miembros del equipo.
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Por último, hay que destacar que un proceso administrativo perfectamente diseñado evitará que
aparezcan sucesos que rompan los esquemas de los directivos. En consecuencia, se reducirá el
número de medidas improvisadas que pueden derivar en decisiones perjudiciales para el
funcionamiento de la empresa.

EJEMPLO DE PROCESO ADMINISTRATIVO

Por ejemplo, supongamos que somos montañeros. Nuestro objetivo es alcanzar la cima de las cinco
montañas más altas del mundo. El objetivo está claro, pero necesitamos un proceso para alcanzar
nuestros objetivos de la forma más segura posible. Es decir, sin poner en riesgo nuestra salud.

Necesitaremos por tanto un proceso para conseguir nuestro objetivo final: alcanzar las cinco cimas.
Aunque cada pico es diferente, a su vez, seguiremos una serie de etapas para alcanzar cada cima
(objetivos intermedios). A esta serie de etapas, que son comunes en la consecución de objetivos, lo
llamamos proceso administrativo.

En este sentido, toda empresa u organización que pretenda conseguir unas metas debe aplicar un
proceso administrativo. Sin el proceso administrativo, es muy complicado conseguir los objetivos
propuestos. Casi imposible. ¿Os imagináis subiendo al Everest sin tener nada planeado, sin haber
entrenado y todo fuera de control? ¿No verdad? En el ámbito empresarial ocurre lo mismo.
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DESARROLLA Y EXPLICA CADA UNA DE LAS ETAPAS DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO
Las etapas del proceso administrativo, planeación, organización, dirección y control, resultan
de la mayor importancia para la empresa. Cada una de ellas se interrelaciona con las demás,
conformando así un engranaje continuo que posibilita el establecimiento de objetivos y su logro
mediante el empleo óptimo de los recursos disponibles.

Antes de profundizar resulta relevante distinguir entre las fases del proceso administrativo y sus
etapas. En primer término, las fases son dos, a saber: fase mecánica o estructural y fase dinámica u
operacional. Por su parte, como se ha mencionado, las etapas son cuatro: planeación, organización,
dirección y control. Las primeras dos, planeación y organización, conforman la fase mecánica del
proceso, las dos finales, dirección y control, configuran la fase dinámica.

Es muy importante comprender secuencialmente cada etapa. Todas las etapas son importantes y se
relacionan entre sí.
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ESQUEMA DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es un ciclo de cuatro etapas interrelacionadas que, al ser ejecutado de

forma continua, permite alcanzar los objetivos organizacionales empleando óptimamente los
recursos de los cuales se dispone.

La sucesión de etapas del proceso administrativo inicia con la pregunta ¿qué hacer?, la cual es
respondida mediante una adecuada planeación. Seguidamente, se formula otra interrogante, ¿cómo
hacerlo?, que es esclarecida a través de una apropiada organización. A continuación, en lugar de
una cuestión se tiene una afirmación, ¡que se haga!, lo cual se consigue por medio de
una dirección idónea. Por último, una nueva pregunta, ¿cómo se hizo?, de la cual se encarga
el control, con lo cual se comienza el ciclo nuevamente a medida que el proceso se repite.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

1. PLANIFICACIÓN
La planeación es, básicamente, un esfuerzo por anticipar el escenario que se va a enfrentar. Es
decir, la planeación marca el rumbo a seguir, ya que si no se sabe hacia dónde se va poco importa
la ruta que se transite.

La planeación es necesaria porque todo organismo social se desarrolla en un medio que

constantemente está experimentando cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales y
culturales. De tal manera que esta etapa del proceso administrativo se constituye en el paso inicial
en la búsqueda por aliviar la incomodidad que produce la incertidumbre causada por los cambios
mencionados. Además, es importante porque fija las bases del control. Sin metas previamente
establecidas son imposibles la medición, la corrección y la mejora.
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Para Koontz y Weihrich, la planeación comprende la selección de misiones y objetivos, y las

acciones necesarias para lograrlas; requiere tomar decisiones, lo cual consiste en elegir entre líneas
de acción. De este modo, los planes proporcionan un enfoque racional para la consecución de
objetivos preseleccionados.

La planificación está compuesta por aquella parte que se encarga de ver cómo se va a hacer algo.
Es decir, responder a preguntas del tipo:

 ¿Qué queremos conseguir?

 ¿Qué tenemos que hacer para alcanzar nuestro objetivo?

 ¿Quién se va a encargar de cada parte del proceso para conseguir la meta?

 ¿Cuándo y en qué plazos se va a realizar cada acción?

 ¿Qué recursos necesitamos?

 ¿Dónde podemos conseguir los recursos?

 ¿Cuál es el coste de dichos recursos?

 ¿Qué tipo de contratiempos podemos tener y cómo vamos a solucionarlos si surgen?

 ¿Qué hacemos ante un contratiempo que no habíamos previsto?

En definitiva, se trata de todo aquello que debemos decidir antes de ponernos en marcha. Sin la
planificación, iremos corriendo sin rumbo fijo. Y cómo sabemos, de nada importa correr muy rápido
si no tenemos un plan.

2. ORGANIZACIÓN
La organización, como función administrativa y etapa del proceso administrativo, tiene como
finalidad proveer la estructura necesaria para que sea factible alcanzar los objetivos planteados en
la etapa de planeación.
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En otras palabras, en esta etapa del proceso administrativo se identifican, clasifican, agrupan y
asignan el trabajo, los recursos para adelantarlo y las responsabilidades, de tal manera que cada
integrante sepa qué se espera de su labor y cómo está contribuyendo a la consecución del objetivo
grupal.

Para Bateman y Snell, la organización de las actividades incluye atraer a las personas a la
organización, especificar las responsabilidades de trabajo, agrupar las tareas en unidades de
trabajo, discernir y asignar los recursos y crear las condiciones para que las personas y las cosas
funcionen juntas con el objeto de alcanzar el máximo éxito.

Una vez hemos realizado una planificación, toca organizarse. Esto es, dicho de manera muy simple,
repartir las tareas. De algún modo darle sentido a todas las preguntas a las que hemos tratado de
responder en la etapa de planificación. Algunas preguntas para resolver en es esta etapa del
proceso administrativo son:

 ¿En qué orden vamos a encargarnos de las tareas?

 ¿Quién se va a encargar de cada tarea?

 ¿Vamos a realizar las tareas de forma conjunta o cada uno se va a encargar de una cosa?

 A la hora de tomar decisiones, ¿Las tomaremos de forma democrática?

 ¿La jerarquía será horizontal o vertical?

Aunque pueda parecer que estas preguntas forman parte de la planificación, el enfoque aquí es el
de transmitir el concepto. Es decir, es una parte que establece cómo se organiza todo. Es decir,
cuando se está ejecutando que principios organizativos se siguen.

3. DIRECCIÓN
La dirección es una función administrativa mediante la que se busca influir positivamente en las
personas que integran la organización con el objetivo de incrementar su contribución a las metas
grupales.
Los elementos del concepto, de acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert Jr., se pueden definir como:
1. Liderazgo. Proceso de dirigir e influir en las actividades laborales de los miembros de un
grupo.

2. Motivación. Los factores que ocasionan canalizan y sostienen la conducta de una persona.
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3. Equipo. Dos o más personas que interactúan y se influyen entre sí con un propósito común.

4. Comunicación. Proceso mediante el cual las personas tratan de compartir significados por
medio de la transmisión de mensajes simbólicos.

Munch, conjuga estos elementos indicando que la dirección como etapa del proceso administrativo
consiste en la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía
de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y el ejercicio del
liderazgo.

La dirección, al contrario que muchas personas piensan, no tiene por qué estar a cargo de una sola
persona. También podría estar a cargo de un grupo directivo. No obstante, la dirección se encarga
de ayudar, intervenir, respaldar o motivar el trabajo que se está ejecutando.

Así, por ejemplo, los directores se encargan de influir en los integrantes del proyecto. Bien sea
ayudándolos, dándole alternativas o evitando conflictos entre distintas partes de la organización.

4. CONTROL
Aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no
existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El control administrativo, de acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert Jr., es el procedimiento que
permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas.

El objetivo de esta etapa del proceso administrativo consiste en ver que todo se haga conforme fue
planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de
corregirlos y evitar su repetición.

El control, concretamente, se define como el seguimiento de resultados y su medición a través de

métricas confiables. De modo que, en función de las métricas establecidas, la organización tratará
de realizar un seguimiento en las actividades para comprobar si se sigue el plan previsto.

Por ejemplo, imaginemos que el objetivo de ventas anuales es de 10.000. En el plan, se establece
que en el mes de enero deben realizarse, para conseguir el objetivo, 1.000 ventas. Comprobar si se
están siguiendo esas metas intermedias, nos ayuda a controlar que la meta principal se está
cumpliendo.
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La siguiente tabla resume las principales funciones de cada una de las etapas del proceso
administrativo:

FUNCIONES DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación Organización Dirección Control

 Establece  Diseña los  Dirige y  Mide el

los cargos y las motiva a los desempeño.
objetivos y tareas empleados  Toma
la misión. específicas  Establece la correctivos.
 Estudia  Crea la comunicación  Establece
alternativas. estructura de la . controles a
 Determina organización.  Soluciona los
recursos  Coordina las conflictos procesos y
necesarios. actividades laborales. actividades.
 Genera laborales.  Diseña  Establece
estrategias  Establece estrategias controles a
para políticas y para mejorar los recursos
alcanzar los procedimientos. el de la
objetivos.  Define la desempeño. empresa.
asignación de
recursos.

RELACIÓN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

En la práctica, las cuatro etapas del proceso administrativo están interconectadas. El desempeño de
una función no cesa por completo antes de que se ponga en marcha la siguiente, de tal manera que
la ejecución de una influye sobre las demás. Además, de acuerdo con Mackenzie, existen tareas o
funciones específicas, tales como el análisis de problemas, la toma de decisiones y la
comunicación, que se están realizando continuamente y que, por tanto, permean todas las etapas
del proceso.

Generalmente, un directivo se halla involucrado simultáneamente en distintas tareas que pertenecen

no solo a una sino a varias de las etapas del proceso administrativo. Por ejemplo, puede estar
planeando el lanzamiento de un nuevo producto mientras encabeza la selección y contratación del
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gerente de una sucursal, a la vez que negocia con finanzas la asignación del presupuesto necesario
para asegurar que el nuevo producto entre con fuerza en el mercado.

Para el observador externo esto puede dar la impresión de desorden, en tanto que, en realidad, el
gerente está actuando con todo propósito y fuerza. Por lo general, se hace mayor énfasis en ciertas
funciones, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y
ejecutarse previamente a que otras puedan ponerse en acción. La secuencia deber ser adecuada al
objetivo específico.

OTRAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Vale la pena mencionar que algunos autores de la teoría administrativa mencionan otras funciones
del proceso administrativo, entre ellas se tienen:

PREVISIÓN
Prever qué se puede hacer consiste en el diagnóstico de la información y los datos disponibles, de
tal manera que se haga posible la anticipación o construcción del contexto en el que la organización
se encontrará.

INTEGRACIÓN
Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y obtener los recursos
financieros, materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado
funcionamiento de un organismo social. La integración agrupa la comunicación y la reunión
armónica de los elementos humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación del
personal.

COORDINACIÓN
La coordinación se define como la reunión de esfuerzos encaminados al logro de los objetivos
establecidos. De hecho, de ella depende la eficiencia de los diversos departamentos empresariales
y se ubica en la fase dinámica del circuito.

Finalmente, la importancia del proceso administrativo se comprueba cuando la ejecución de sus

etapas les permite a los encargados de la empresa tomar mejores decisiones y, de esta manera,
posicionarla hacia un mejor futuro con mayores capacidades competitivas.