INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S.

GPR-PR05
GESTIÓN DE PROYECTOS Version 02
02/01/2023
EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO

1. OBJETO.
Definir el documento para ejecutar y controlar las actividades del proceso de construcción que se debe seguir
en los proyectos de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., para garantizar el cumplimiento de los requisitos
del cliente y partes interesadas.

2. ALCANCE
El presente documento es aplicable a todas las obras de construcción realizadas por INTEGRAR BIENES Y
SERVICIOS S.A.S. Se inicia con la etapa de Planeación de la obra y la aprobación por parte de Gerencia al
Plan de gestión de obra y finaliza con la liquidación de obra.

3. DEFINICIONES
• Coordinación Técnica: Estudio de todos los aspectos técnicos de los Proyecto involucrados dentro de una
obra con el fin de asegurar la suficiencia, claridad, precisión, veracidad y correspondencia de la
documentación elaborada previamente a la construcción de la obra, para facilitar la ejecución de la misma
anticipando factores críticos dentro del proceso de construcción y garantizando una completa racionalización
y cumplimiento de metas.
• Constructor: Entidad profesional responsable de la materialización y construcción de un Proyecto.
• Especificación de Construcción: Documento que establece requisitos técnicos y de documento
constructivo particular, con que debe cumplir una parte de una obra.
• Interventoría: Conjunto de procesos de verificación y control desarrolladas por una entidad profesional sobre
la ejecución de obra, basado en el cumplimiento de los requisitos del Proyecto y los documentos
administrativos de construcción, en procura de sus objetivos de Gestión y eficiencia de costos y tiempos.
• Movimiento de tierra: Son las actividades de excavación, carga, retiro y disposición final del material
proveniente del lote en donde se ejecuta la obra o proyecto.
• Cimentación: Es la actividad que define la estructura que está en contacto con el terreno de fundación y que
da soporte a las edificaciones.
• Estructura: Es la actividad que involucra los elementos que soportados sobre la cimentación dan estabilidad
a las edificaciones.
• Obra Húmeda: Se designa como el conjunto de las actividades de mampostería, pañetes, remates, afinado
de pisos, afinado de escaleras y enchapes.
• Acabados: Son las últimas actividades de la construcción: Pintura, carpinterías, colocación de aparatos
sanitarios, eléctricos, gasodomésticos, mesones de mármol o de granito, ascensores, equipos especiales,
alfombra, cielorrasos, entre otros.

4. GENERALIDADES
4.1 EJECUCIÓN Y CONTROL.
Este plan busca normalizar los documentos administrativos, técnicos y operativos, mejorando la productividad
y la eficiencia de los procesos internos, mejorar el desempeño de los servicios que se están prestando a los
clientes, garantizar la reducción de costos operativos, garantizar la prestación del servicio con profesionales y
mano de obra calificados y la calidad de los materiales, equipos y herramientas utilizados en la prestación del
servicio.

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Las actividades de la ejecución y control de la construcción se presentan a continuación:

5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES.
5.1. EJECUCIÓN
El Ingeniero Residente con el apoyo de su equipo de trabajo, direcciona y ejecuta las siguientes actividades:

• Actualización de plano cero con las redes provisionales eléctricas, hidrosanitarias, vías industriales,
campamento, portería cerramientos, unidades sanitarias provisionales, casino de trabajadores ubicación de
puntos de acopio de materiales, patios y sitios de preparación de morteros y concretos, si aplica. Señalando
las fases y secuencias de construcción y ubicación de los equipos de transporte horizontal y vertical.
• Programa detallado de Obra, por frentes, capítulos y actividades, en MS Project.
• Plan de manejo forestal incluyendo retiros necesarios de arborización.
• Demoliciones necesarias de construcciones existentes, cuando aplique.
• Reciclaje de elementos del área
• Construcciones robustas como bunker para equipos de topografía, en los casos que aplique.
• Cantidades de tableros móviles eléctricos, reflectores móviles, mangueras, motobombas, ubicación de
cortadora (s) de ladrillo a requerir.
• Determinación de alternativas de transporte y alojamiento (personal operativo y de administrativo) y selección
de la más viable, técnica y económicamente. En los casos de proyectos fuera de Bogotá.
• Listado de equipos a requerir con tiempos estimados para considerar la compra o alquiler.
• Elaboración del plan de gestión de obra,
• Elaboración del programa SST
• Elaboración del programa Medio ambiente y de construcción sostenible
• Elaboración del programa de contrataciones y compras, interactuando con el proceso de Logística.

5.2. REPLANTEO TOPOGRÁFICO

De acuerdo con la decisión del comité de adjudicaciones, el Ingeniero Residente indica a la comisión topográfica
la manera de ejecutar el replanteo. Estas actividades se controlan bajo las condiciones que se definen como
básicas así:

• Verificación placas de nivelación y coordenadas oficiales de la oficina de planeación local.

• Levantamiento de redes eléctricas, hidrosanitarias y de alcantarillado adyacentes al predio objeto de
desarrollo.

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• Documento base para elaborar el acta de vecindades donde quede claro el alinderamiento del predio y las
zonas de cesión.
• Verificación de la cabida del proyecto en el lote, previo replanteo de los ejes del mismo.
• Con el levantamiento preliminar se definen las cotas de referencia y nivel cero del proyecto para realizar el
descapote y el nivel de excavación válido para controlar los volúmenes de tierra a remover en el desarrollo
del proyecto.

Los controles de esta actividad se registrarán en la cartera del topógrafo la cual es verificada diariamente por el
Supervisor de Obra con su firma. En el replanteo topográfico se debe hacer la verificación del equipo topográfico
(equipo crítico) antes de su utilización conforme a las disposiciones determinadas en el documento Control de
equipos de seguimiento y medición (GMT-IN02).

5.3. ELABORACIÓN DE ACTAS DE VECINDAD

El Ingeniero Residente debe elaborar las actas de vecindad formato Acta de Vecindad, en cada uno de los
inmuebles cercanos al proyecto, así como del estado de las vías y obras de infraestructura en caso de que
existir (puentes, box coulvert, muros de contención, entre otros)

En casos especiales y previa coordinación con el dueño del proyecto y Gerencia, se podrá subcontratar la
elaboración de las actas de vecindad con firmas especializadas en este tema. En todo caso, adicionalmente al
diligenciamiento del formato, se debe dejar registro fotográfico y video de las situaciones encontradas y que
sean relevantes.

Una vez elaboradas las actas de vecindad el Ingeniero Residente debe elevarlas a escritura pública
protocolizada ante notaría de la respectiva ciudad en donde se ubique la obra.

Culminada la obra se debe liberar (tramitar ante la notaría la constancia de que no hubo afectaciones de parte
de la obra a los inmuebles vecinos) ante la mencionada notaría.

5.4. CONTROL E INSPECCIÓN DE MATERIALES

Los materiales críticos definidos en el plan de gestión de obra, deben ser controlados e inspeccionados,
almacenados y protegidos de acuerdo con:

✓ Plan de inspección y ensayo

✓ Matriz de almacenamiento de materiales
✓ Matriz de protección de obra ejecutada

Elaborados por el Ingeniero Residente, de acuerdo con las características específicas del proyecto.

El Ingeniero Residente a través de Supervisor de Obra, revisa los resultados de los ensayos de laboratorio o
los resultados de los protocolos entregados por los proveedores y deja evidencia de la revisión de estos
documentos.

Para el control de la resistencia del concreto el Supervisor de Obra, gestiona, verifica y controla la toma de
cilindros de prueba de acuerdo con el Plan de inspección y ensayo.

La obra envía estos cilindros a un laboratorio acreditado para la ejecución de ensayos de resistencia al concreto.
Los resultados del informe del laboratorio los debe registrar y revisar el Supervisor de Obra en el formato
Relación y Trazabilidad del Concreto, reportando al Ingeniero Residente aquellos eventos relevantes o de
desarrollo de las resistencia por debajo de lo esperado, de manera que el Ingeniero Residente comunique estas
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situaciones al Diseñador Estructural, se haga seguimiento y si una vez obtenida la edad de desarrollo
resistencias del concreto, no cumple con la resistencia de diseño, se atenderán las recomendaciones dadas por
el Diseñador Estructural.

Los informes de laboratorio son archivados, previa revisión del Supervisor de Obra.

5.5. EJECUCIÓN Y CONTROL DE OBRA.

5.5.1. GENERALIDADES QUE APLICAN A TODAS LAS ETAPAS CONSTRUCTIVAS.
• Reunión e Inicio de Obra: Previo al inicio de cualquier actividad se debe realizar una reunión del equipo de
obra y el contratista y su representante en el proyecto (Residente, Encargado o Maestro), liderada por el
Ingeniero Residente en la que se establecen las condiciones de frente, secuencia, tiempos, frecuencia y días
de reuniones de obra, riesgos de las actividades y sus elementos de protección a utilizar, horarios, permisos,
canales de comunicación, entre otros. Para dar inicio a la actividad de obra se requiere que el Ingeniero
Residente haya firmado el acta de iniciación con cada contratista.
• Plan de trabajo del Contratista: El Ingeniero Residente debe solicitar a cada contratista el Plan de Trabajo
el cual hace parte integral del contrato de obra. Este Plan de Trabajo es controlado por el Supervisor de
Obra.
• Lista de Chequeo y Aprobación de Actividades: Para la aprobación de cualquier actividad ejecutada el
Supervisor de Obra durante el proceso constructivo debe realizar las listas de chequeo correspondientes
para liberar las actividades. El Supervisor de Obra solicita a la interventoría en el formato F-05-15 “Solicitud
de revisión”, la aprobación de las actividades.
• Lista de Chequeo-Criterios de Aceptación y Rechazo: Los criterios de aceptación y rechazo definidos en
las listas de chequeo deben ser acordados entre el Ingeniero Residente y la Interventoría técnica al inicio del
proyecto, lo cual quedará registrado en el libro de obra.

El Ingeniero Residente hace la coordinación de los diferentes contratistas de la Obra y responde porque el
contratista ejecute la obra cumpliendo los términos del contrato especialmente con los planos, las
especificaciones técnicas de construcción, con el plazo de construcción y con el valor del contrato para la obra
pactada.

5.6. EXCAVACIÓN, CARGUE Y TRANSPORTE

Con base en las recomendaciones del estudio de suelos, las cotas de terreno encontradas y los niveles del
proyecto y el replanteo topográfico se procede a ejecutar el movimiento de tierras hasta encontrar la cota y el
terreno de cimentación descrito en el estudio de suelos a lo cual se debe obtener la autorización del Ingeniero
de Suelos registrada en el Libro Técnico, como se describe en el numeral “libros de Obra” descrita en este
instructivo. El Representante del Cliente debe dar Visto bueno a la cota de cimentación y registrarla en el libro
de obra

El control a esta actividad se registra diariamente en la cartera de topografía o en su defecto en la bitácora de

Obra. Es obligación que el Ingeniero Residente consulte cada vez que lo estime conveniente al ingeniero de
suelos para que lo asesore en el manejo de los suelos de fundación y las recomendaciones de éste deben
quedar registradas igualmente en el Libro de Técnico.

El Ingeniero Residente conjuntamente con el Coordinador SIG, definen previamente el programa SST y GAM
de la obra, donde quedan definidos los controles de manejo de las actividades de Obras de Urbanismo y de
edificaciones.

5.7. CIMENTACIÓN Y ESTRUCTURA

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En esta actividad se verifica:

✓ Replanteo de ejes,
✓ Excavaciones Manuales o mecánicas,
✓ Amarre de acero de refuerzo
✓ Colocación de Tuberías (Hidrosanitarias y de gas, Eléctricas y afines)
✓ Armado de formaleta
✓ Nivelación,
✓ Fundida,
✓ Toma de cilindros

Se registran en la lista de chequeo “Lista de Chequeo de Cimentación y Estructura” que diligencia el Supervisor
de Obra.

El Supervisor de Obra con el apoyo de los Maestros o Inspectores de Obra es responsable de revisar la
armadura, la cimbra de la estructura y a través del Representante del Cliente obtener la autorización de la
fundición del elemento estructural. Tanto la aprobación de la fundición como la autorización del descimbre (se
debe establecer la resistencia mínima que debe tener una placa para el descimbre y determinar cómo se
asegura la ejecución del curado) deben quedar registradas en el libro de obra. Esta actividad termina con la
entrega a Interventoría de cada una de los elementos estructurales fundidos, mediante el formato Solicitud de
revisión.

5.8. OBRA HÚMEDA

En esta actividad se verifica:

✓ Replanteo (forme), armado de muros

✓ Mampostería, Construcción de Muros
✓ Pañetes
✓ Afinados de pisos y escaleras
✓ Pendientados
✓ Enchapes de muros, pisos y escaleras
El control, seguimiento y aprobación a contratistas de las actividades la realiza el Supervisor de Obra con el
apoyo de los Inspectores o Maestros de Obra, mediante la lista de chequeo “Lista de chequeo de Obra Húmeda”

Estas actividades deben estar aprobadas por el Representante del Cliente mediante el formato Solicitud de
revisión, para dar inicio a la etapa constructiva de Acabados.

5.9. ACABADOS
Los Residentes de Obra con el apoyo de los Inspectores o Maestros de Obra, verifican los siguientes aspectos:

✓ Pruebas de boquillera
✓ Tipo de estuco
✓ Especificaciones ventanas y vidrios
✓ Instalación de gasodomésticos y alfombras.
✓ Pintura,
✓ Carpintería
✓ Aparatos sanitarios, eléctricos, gasodomésticos
✓ Mesones de mármol o de granito,

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✓ Ascensores,
✓ Equipos especiales,
✓ Alfombra, pisos de madera o cualquier otro tipo de material
✓ Cielorrasos, entre otros.

El control, seguimiento y aprobación a los Contratistas de estas actividades se lleva a cabo con la lista de
chequeo “Lista de chequeo de Acabados”. Las actividades de Acabados deben estar aprobadas por el
Representante del Cliente mediante el formato Solicitud de revisión.

5.10. INSTALACIONES HIDROSANITARIAS Y DE GAS

El Ingeniero Residente, coordina a los diferentes contratistas para que el de instalaciones hidrosanitarias y de
gas ejecute la obra cumpliendo los términos del contrato especialmente con los planos y las especificaciones
técnicas de construcción y el plazo de construcción.

En el desarrollo de la instalación de las redes, el contratista debe hacer pruebas estanqueidad y de presión
dependiendo del sistema constructivo. Las pruebas que se realizan para tuberías embebidas en la loza y para
tuberías descolgadas con las siguientes:

SI LA TUBERÍA VA EMBEBIDA EN LA LOSA SI LA TUBERÍA VA DESCOLGADA

1. Antes de fundir la estructura de las placas 1. Antes de las prolongaciones de las
de entrepiso tuberías en los muros
2. Antes de enchapar los pisos y los muros de baños y cocinas
3. Antes de colocar aparatos sanitarios.

Los resultados de estas pruebas deben ser registrados por el Supervisor de Obra en el formato correspondiente
y debe realizarlo:

✓ Antes de fundir la placa.

✓ En prolongaciones en muros (antes de pañetes).
✓ Antes de enchapar

El Supervisor de Obra debe llevar un control para garantizar que las pruebas hidrosanitarias y de Gas se lleven
a cabo a cada local, apartamento o unidad constructiva. Adicionalmente se debe diligenciar los siguientes
formatos de control de las diferentes revisiones para garantizar la ejecución y aceptación durante el proceso
constructivo.

✓ Revisión de Equipos de presión

✓ Control de pruebas de presión en tuberías
✓ Control de pruebas de flujo salidas hidrosanitarias
✓ Control de pruebas de llenado de bajantes
✓ Control de pruebas de estanqueidad redes de desagües
✓ Revisión de instalación hidrosanitaria incrustada en placa
✓ Control de prolongaciones tubería hidrosanitaria

El Supervisor de Obra con el apoyo del Maestro de Obra verifica las siguientes actividades, cuando aplique:

✓ Replanteo de ejes

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✓ Instalación de tuberías por placa

✓ Instalación de tuberías por muros
✓ Instalación de aparatos
✓ Instalación de Tuberías Colgantes.
✓ Construcción cajas de inspección
✓ Construcción filtros
✓ Instalación de equipo de presión.
✓ Pruebas Hidrosanitarias

5.11. INSTALACIONES ELÉCTRICAS Y AFINES

El Ingeniero Residente, hace la coordinación entre los diferentes contratistas de las Instalaciones Eléctricas y
de Comunicaciones, para que se ejecute la obra cumpliendo los términos del contrato, especialmente con los
planos y las especificaciones técnicas de construcción, con el plazo de construcción y con el valor del contrato
para la obra pactada. Durante esta actividad se verifica:

✓ Replanteo de ejes
✓ Prolongación en muros.
✓ Altura, posición y nivelación de cajas.
✓ Cableado.
✓ Especificación e Instalación de aparatos.
✓ Continuidad de las instalaciones.
✓ Se realizan pruebas de conductividad después del cableado.

El Ingeniero Residente en coordinación con la Interventoría, los respectivos residentes y el contratista deben
llevar los diferentes formatos y registros para garantizar un buen desarrollo de las diferentes instalaciones a
ejecutar dentro de los proyectos de vivienda, oficinas, centro comercial u otro utilizando los formatos siguientes:

✓ Revisión de subestaciones eléctricas

✓ Revisión plantas eléctricas de emergencia
✓ Revisión de instalaciones eléctricas y afines incrustadas en placa
✓ Control de prolongaciones tubería eléctrica y afines
✓ Revisión instalación cajas para tableros de distribución
✓ Control de alambrado de ductería eléctrica y afines
✓ Revisión de armado de tableros de distribución
✓ Revisión aparatos para instalaciones eléctricas y afines.

5.12. INSTALACIÓN DE EQUIPOS ESPECIALES

A partir de la elaboración de la programación detallada, la Dirección de Obra, debe definir cuáles son los equipos
especiales. Éstos deben cumplir con las especificaciones dadas por los ingenieros proyectistas.

Estos equipos tendrán sus requerimientos especiales de acuerdo al sistema que se esté usando y el control se
establecerá en coordinación con la Interventoría y el contratista de estos sistemas. Se deben tener en cuenta
las listas de chequeo para cada tipo de equipo (Ascensor, montacargas, equipo de ventilación y/o aire
acondicionado, entre otros).

5.13. EJECUCIÓN Y CONTROL DE OBRAS DE URBANISMO

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Con base en el plano de localización, planos urbanísticos, planos de Ingeniería y de redes de servicios y
especificaciones, el Ingeniero Residente coordina a los diferentes contratistas la secuencia de ejecución para
evitar interferencias.

Se deben conocer las redes existentes con el fin de identificarlas en el terreno para evitar cruces y/o obstáculos.
Las actividades que se verifican son:

✓ Localización y replanteo
✓ Excavaciones y Movimiento de tierras,
✓ Tendido de tubería, Cableado, Construcción de Cajas,
✓ Rellenos de excavaciones,
✓ Construcción andenes y vías
✓ Paisajismo (conformación zonas verdes)
✓ Trámites de servicios públicos,
✓ Entregas a entidades estatales

5.14. CONTROL AL PROGRAMA DE PASOS PREVIOS

De acuerdo con el programa de pasos previos, Logística elabora los requerimientos en el formato Requisición
de Materiales y/o Servicios (GCS-FT04), con base en la información registrada en el presupuesto registrado
en el sistema de información y los envía a la Obra para su revisión y complemento, si es del caso, por parte del
Ingeniero Residente, Residente(s) de obra y la Interventoría Interna (ésta última realiza una revisión aleatoria).

La Gerencia, envían el requerimiento de convocatorias con las observaciones y ajustes, dentro de los cuatro (4)
días calendario, siguientes de la fecha recibida del mismo, Si durante estos días no se presentan ajustes, el
proceso de convocatoria se inicia con la información del requerimiento inicialmente enviado por Logística

En los casos que aplique y se indique en los términos de referencia, el Ingeniero Residente coordina la visita a
obra y registra en el formato, las inquietudes presentadas de los proponentes, los compromisos adquiridos, lo
desarrollado en la visita, entre otras, y registra las firmas de los proponentes que asistieron a la misma. Al
finalizar la visita, entrega copia del acta debidamente firmada a cada proponente, ya que es el certificado de
asistencia a la visita y debe ir adjunta en la propuesta presentada por el proponente. Posteriormente entrega el
original a Logística.

En cada adjudicación y legalización del contrato a contratistas, la obra recibe de Logística, la ficha individual de
proyecto diligenciada con los aspectos iniciales para que el Director Administrativo realice el seguimiento de
manera manual.

5.15. CONTROL DEL PROGRAMA DE OBRA

El seguimiento al cumplimiento del programa de Obra se realiza semanalmente en conjunto con la Interventoría
Interna en el formato Control de programación, estableciendo los porcentajes de ejecución para cada una de
las actividades consignadas en el programa de obra.

En el caso que se presenten atrasos o se puedan mejorar los rendimientos en las actividades, se deben tomar
acciones como: cambiar logística de ejecución, incrementar recursos a través de la metodología de recursión,
registrada en el formato

Faltando 45 días para la fecha de finalización del proyecto, se debe implementar los cortes y control de obra
DIARIAMENTE, de manera tal que se logre reaccionar e implementar la logística y recursos necesarios para

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dar cumplimiento a lo contractual. Este informe es elaborado por Interventoría Interna y enviando copia al
Gerente

5.16. CONTROL DE PLANOS

Una vez son entregados los planos para construcción por parte del Cliente o su Representante, obra los controla
conforme al documento Control de Planos en Obra (GPR-IN04).

5.17. CONTROL DE COSTOS

Con base en los datos del sistema de información, el día Treinta (30) de cada mes el Ingeniero Residente con
el apoyo del Director Administrativo realizan el cierre de costos del proyecto y evalúan los costos causados, los
costos pendientes por causar junto con las cantidades ejecutadas y por ejecutar; así como actividades nuevas
y/o cantidades adicionales a los costos reales de manera que se pueda obtener la proyección del costo final del
proyecto, atendiendo los lineamientos dados en el instructivo Elaboración del resumen estado de obra por
subcentro de costos”.

Los registros generados de esta actividad son enviados al Auditor de Costos, durante los 5 primeros días hábiles
de cada mes.

5.18. COMITÉS DE OBRA Y DE SEGUIMIENTO A CONTRATISTAS

5.18.1. Comités de Obra
El Comité de Obra es la principal herramienta de control y seguimiento con que cuenta la obra, su frecuencia
es semanal. La Gerencia conjuntamente con el Representante del Cliente definen los integrantes que harán
parte del Comité de forma regular. Adicionalmente participarán en las reuniones de Comité todas aquellas
personas que tengan inherencia en la obra y que por su condición sean invitadas a intervenir en él.

Las actas del Comité de Obra se registrarán en el formato dispuesto por el Representante del Cliente.

5.18.2. Comité de seguimiento a Contratistas

Los comités de seguimiento tendrán una frecuencia semanal, en los cuales asistirán el Ingeniero Residente,
Residente(s) de Obra y Contratistas. El objetivo principal de esta reunión, es realizar seguimiento al cronograma
presentado por el Contratista y aprobado por el Ingeniero Residente.

Una vez se haya legalizado el contrato y de acuerdo con el programa de obra, en conjunto con el Contratista,
el Ingeniero Residente elabora el cronograma de incorporación de recursos, el cual será revisado y actualizado
semanalmente, proyectando con al menos dos semanas de anticipación, y de común acuerdo con el
Contratista, el “cuadro de recursos” según las necesidades de obra, en el que se identificarán los recursos
existentes y con los que debe contar el Contratista durante las fechas que se establezcan, con el fin de asegurar
el avance en la obra y cumplimiento del plazo establecido con el Cliente. El cuadro contendrá los siguientes
recursos:

✓ Personal – indicar especialidad, por ejemplo; Pintores, Instaladores, Rematadores, Detalladores, entre
otros.
✓ Herramienta
✓ Equipos
✓ Materiales e Insumos, entre otros.

Los acuerdos y compromisos de la reunión quedarán consignados en el formato “Acta de reunión”, la cual será
elaborada por el Director Administrativo o persona encargada en la obra y será considerada como compromiso
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contractual. El Ingeniero Residente es el responsable de garantizar el seguimiento a las tareas y pendientes de

las actas dentro del tiempo estipulado.

5.19. SEGUIMIENTO A EQUIPOS DE MEDICIÓN

El Ingeniero Residente define en el Plan de Gestión de Obra del proyecto, los equipos críticos y no críticos de
medición que van a ser utilizados en el proyecto. Una vez definidos, los controla de acuerdo con el instructivo
Control de equipos de medición.

5.20. LIBROS DE OBRA

Los libros de obra son de carácter contractual y deben ser llevados en todos y cada uno de los proyectos y
están conformados de la siguiente manera:

• Bitácora de obra: En este libro se registran las actividades diarias ejecutadas en la obra citando aspectos
como:

✓ Estado del clima

✓ Situaciones relevantes que afecten el normal desarrollo de las actividades, en cuyos casos se deberá
solicitar en éstas la firma del o los contratistas involucrados o sus representantes.
✓ Todas aquellas situaciones que el Ingeniero Residente considere deben dejarse registradas.
✓ Tanto el Ingeniero Residente como el Representante del Cliente, están facultados para transcribir sus
anotaciones la bitácora.

• Libro de Técnico: En este libro se registran las definiciones y/u observaciones que realicen los diseñadores
y consultores del proyecto. En otra sección de éste mismo, se deben registrar resultados de los ensayos
de calidad que indiquen algún riesgo en la integridad de la obra, llevando la trazabilidad de las acciones
tomadas hasta lograr eliminar la situación indeseable que se haya presentado.
• Libro SSTMA: En este libro el Residente y/o Inspector SSTMA, dejan constancia de las situaciones
particulares o específicas de SSTMA como:

✓ Capacitaciones en obra
✓ Actividades preventivas
✓ Campañas
✓ Accidentes de trabajo
✓ Actividades correctivas propias o hacia los contratistas
✓ Accidentes ambientales
✓ Registro de llamados de atención al personal y Contratistas
✓ Observaciones de la Interventoría o de Control Interno

Es responsabilidad del Ingeniero Residente con el apoyo de Control Interno, verificar que se estén llevando
adecuadamente los libros de obra anteriormente mencionados y de plasmar su firma como constancia de su
conocimiento sobre todas las anotaciones.

5.21. CORTES DE OBRA A CONTRATISTAS

De acuerdo con la periodicidad establecida en los contratos celebrados con cada contratista, es decir, catorcenal
o mensual, el Ingeniero Residente en común acuerdo con el personal técnico y administrativo de la obra,
además de los contratistas, establecen el cronograma de elaboración de los cortes de obra a los contratistas.

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Se debe tener en cuenta, tanto las fechas de envío de las facturas, para visto bueno de Gerencia, como las
fechas de giro establecidas por el área de Contabilidad. Con base en lo anterior se definirá los días de
elaboración del corte con sus respectivas memorias.

Día a día y en la medida que los contratistas vayan desarrollando actividades, el Supervisor de Obra, con el
apoyo del Maestro de Obra y en los casos que requiera de la comisión de topografía, deberán llevar un registro
Memorias de cortes de obra con la ubicación de las actividades en ejecución, indicando el nivel de ubicación,
referenciado a los ejes del proyecto y con base en las dimensiones ejecutadas, establecer las cantidades
ejecutadas de acuerdo a las unidades de pago contratadas.

En el día establecido para realizar el corte, con el liderazgo del Supervisor de Obra, se realiza la reunión para
totalizar y resumir las cantidades de obra ejecutadas y a pagar según los ítems contratados, estas memorias
de cantidades deben tener el visto bueno de la Interventoría y la aceptación del contratista. Se deja registro en
el formato “cortes de obra”. Esta información es entregada al Ingeniero Residente para su visto bueno y posterior
registro en el sistema de información del proyecto y con base en este, el contratista puede elaborar la factura
correspondiente, para continuar con las actividades descritas en el numeral “trámite de Facturas” de este
instructivo.

NOTA: Bajo ninguna circunstancia, se debe adelantar el pago de actividades NO EJECUTADAS.

Durante el trámite de los cortes de obra, se debe tener en cuenta los descuentos que se van a aplicar a los
proveedores o Contratistas cuando ellos hayan ocasionado daños a la obra o desperdicios de materiales por
encima de los porcentajes acordados.

5.22. GENERACIÓN Y TRÁMITE DE OTROSÍ A CONTRATOS DE PROVEEDORES

En los casos que el Ingeniero Residente, Supervisor de Obra o el Contratista identifiquen actividades a ejecutar
o suministro de insumos adicionales, proceden a clasificar las causas por las que se genera el otrosí y a evaluar
las cantidades de obra y el contratista debe presentar la valoración de los precios unitarios para determinar el
valor del Otrosí.

Con base en esta información, el Director Administrativo elabora la solicitud del Otrosí en el formato de para
revisión y aprobación del Ingeniero Residente, previa verificación y visto bueno de la Interventoría Interna.

Este documento es enviado a la Gerencia para que se entere de la novedad, y se solicite al Cliente comprobar
la consistencia de la solicitud. De requerirse el Ingeniero Residente deberá sustentar el Otrosí en dicho
seguimiento. Una vez avalado por el Cliente, es entregado al proceso de Logística para ser aprobado en el
comité de adjudicaciones.

Una vez aprobado el Otrosí, el Ingeniero Residente lo registra en el sistema de información para que la obra
pueda tramitar pagos de estos nuevos ítems y/o cantidades, envía a la obra copia del otrosí aprobado para su
respectivo archivo.

Simultáneamente el Director Administrativo elabora en la minuta el otrosí contractual. Envía al Contratista para
que gestione la ampliación de la vigencia y/o el valor de pólizas y su respectiva firma. Una vez recibos estos
documentos entregados por el Contratista, el Director Administrativo los revisa y entrega al Ingeniero Residente
para firma de Vo.Bo., antes de ser enviados a la Gerencia para su respectiva firma.

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EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO

Una vez firmado el otrosí, se debe escanear el otrosí y lo registra en el sistema de información y lo envía a la
obra. Posteriormente envía copia de los documentos del otrosí firmados al Contratista y entrega los originales
por medio del Inventario documental.

5.23. TRÁMITE DE FACTURAS

El Director Administrativo, recibe las facturas de los proveedores verificando requisitos contables (nombre del
proveedor, dirección, teléfono, actividad económica, NIT, régimen, numeración, autorización de la DIAN para
numeración, empresa litográfica y su NIT), vigencia de las fechas, cantidades, valores unitarios, parciales y
finales e impuestos.

En los casos que la factura no cumpla alguno de los requisitos anteriormente mencionados, no se dará por
recibida. Una vez verificada esta información, debe iniciar el trámite para su pago, siguiendo las disposiciones
dadas en el instructivo.

5.24. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

El Ingeniero Residente con el apoyo del personal Técnico y Administrativo, elaboran los registros de
reevaluación de proveedores de acuerdo con las frecuencias establecidas en el instructivo Evaluación, selección
y reevaluación de proveedores. Establece acuerdos y controles para mejorar desempeño del contratista.

Envía a Logística las evaluaciones físicas diligenciadas con sus respectivas firmas y seguimiento de acciones
a acuerdos establecidos, cuando se presenten.

5.25. SEGUIMIENTO VIGENCIA DE CONTRATOS

El Director Administrativo o persona asignada en obra, hará seguimiento de la vigencia de los contratos dando
aviso al Ingeniero Residente, Gerente y Director Administrativo, por lo menos con Treinta (30) días calendario
de anticipación al vencimiento del contrato o de un hito específico, entregando un reporte específico en el que
se incluya el estado del contrato y sus particularidades, con el fin que se puedan tramitar de manera oportuna
la renovación de las pólizas, la declaratoria de incumplimiento y/o la imposición de una multa o cláusula penal.

El Supervisor de Obra o persona asignada, en caso de detectar un riesgo de incumplimiento y/o un

incumplimiento se deben establecer las actividades necesarias para la Terminación y/o Intervención de
Contratos y Reclamaciones.

6. CONTROL OPERACIONAL Y DE GESTIÓN

6.1. CONSIDERACIONES DE CALIDAD.
• Utilice y diligencie adecuadamente los formatos establecidos para registrar sus actividades.
• Aplique los documentos establecidos para cada actividad. En caso de requerirse una mejora, deberá
informarlo para que se aplique lo antes posible.
• Archive en el lugar indicado los registros y/o documentos aplicables a la gestión de su cargo.
• En caso de envíos digitales, proteja los documentos en Formato PDF o asígnele una protección con
contraseña.

6.2. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO.

• Revisar de forma periódica los hábitos de trabajo para detectar posibles actos inseguros que puedan generar
riesgos.
• Las salidas, zonas de paso, vías de evacuación y espacios de trabajo deberán mantenerse siempre
despejados de objetos y líquidos o sustancias resbaladizas
• Inspeccionar equipos y herramientas a utilizar que estén en buen estado y bien asegurados.
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• El área de trabajo y muebles deberán quedar ordenadas y recogidas al finalizar la jornada. Guarda los objetos
cortantes o punzantes tan pronto termines de utilizarlos.
• Mantener un extintor en el sitio en buen estado y con recarga vigente. Tener en el lugar: una camilla, un
botiquín y un vehículo en caso de que se llegue a presentar una emergencia.
• Usar los equipos de protección personal que sean necesarios para protegerte de los riesgos a que estés
expuesto (Cabeza, Cara, Visual, Auditiva, Manos, Pies y Cuerpo).

6.3. CONSIDERACIONES DE SALUD EN EL TRABAJO.

• Cumpla con las recomendaciones médicas generadas en sus Exámenes Ocupacionales.
• Reportar oportunamente las condiciones de salud o causas de su ausentismo.
• Cumplir con las recomendaciones ergonómicas generadas para la ejecución de sus labores.
• Participe en los programas de Promoción & Prevención ejecutados por la empresa.

6.4. CONSIDERACIONES DEL MEDIO AMBIENTE.

• El material que pueda ser reutilizado será recuperado.
• Ubicar bolsa o contenedor en el color adecuado para la recolección y separación del residuo.
• Aplicar las medidas establecidas para el ahorro de los recursos (Agua, energía y papel).
• Los elementos de protección defectuosos se deberán ser entregados a bodega de materiales para su
recolección, clasificación y disposición final

7. DOCUMENTOS Y FORMATOS ASOCIADOS

Código Documento y/o Formatos Aplicables Responsable Frecuencia
GCA-FO02 Listado Maestro de Documentos Coordinador SGI Ocasión
GCA-FO03 Listado Maestro de Registros Coordinador SGI Ocasión
GCA-PR01 Elaboración y Control de Documentos Coordinador SGI Ocasión
GCA-PR02 Control de los Registros Coordinador SGI Ocasión
GCA-IN01 Edición de Documentos Coordinador SGI Ocasión
GPR-PL01 Plan de Gestión del Proyecto Coordinador SGI Ocasión
GPR-PL02 Plan de Inspección y Ensayos del Proyecto Coordinador SGI Ocasión

8. GESTIÓN DEL CAMBIO

Versión Fecha Descripción del Cambio
01 01/08/2022 Emisión Inicial del Documento.
02 02/01/2023 Ajuste y actualización de este documento.

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9. APROBACIÓN DE DOCUMENTO
NOMBRE COMPLETO CARGO FIRMA

ELABORÓ HENRY E. CAICEDO R. ASESOR SGI

APROBÓ CAMILO ADOLFO GALLEGO P. GERENTE

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