ANALISIS Y DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

LEIDY GIOVANNA ARANZALEZ HERRERA

JAYARID LOVERA DIAZ
INGRITH JHOANA OROZCO TRIVIÑO

FABIAN AGUSTO AVILA ORJUELA

1530395

COORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
LERIDA -TOLIMA
2022
 INTRODUCCION

En el presente trabajo como muestra investigativa tomamos como referencia la empresa

ARROCERA BOLUGA LTDA a la cual le realizamos el análisis de los factores que intervienen en

la auditoría externa e interna con relación a sus debilidades y fortalezas , Amenazas y oportunidades

a través de la matriz DOFA y de esa manera establecer un plan de acción en la organización ya

mencionada y la capacidad de respuesta de la empresa , adaptación de la organización o los

aspectos ,económicos , sociales ,tecnológicos legales ambientales que están relacionada con ella

además la organización frente a sus competidores fortalezas y debilidades

DETALLES DE LA EMPRESA: ARROCERA BOLUGA tiene su sede en el municipio de

venadillo Tolima y fue fundada en 1994 y es una empresa dedicada al beneficio de transformación,

comercialización de arroz para consumo Humano

DESCRIPCION DE PROCESO PRODUCTIVO: empresa dedicada principalmente en el Tolima

, aunque también se abastece en menor proporción de los departamentos del meta y Casanare .y

tenemos la capacidad instalada de trilla de 9.000 toneladas mensuales de arroz pady verde para lo

cual pose un área de 2 Ha 1513.06 m2 en donde laboran 160 personas aproximadamente en las

áreas administrativas técnica , operativa y comercial

 PLAN DE ACCION PARA LA EMPRESA SELECCIONADA (ARROCERA BOLUGA)

MATRIZ DOFA

Estrategias Acciones Actividades Responsable Recursos Tiempo Presupuesto Resultado

inesperado/
Indicadores
Establecer Aumento de Realizar Área comercial Computado Se va a $ Número de
nuevas la creación volantes y r ejecutar 3.000.000 visitas en la
opciones y del musculo creativos. administrativo Acceso a mediant de pesos agina web.
canales para financiero internet e el mes
las campañas generado Instalar Personal de
comerciales, así mayor pendones en capacitado mayo y El Aumento
para dar a rentabilidad puntos con e idóneo junio de llamadas
conocer el del mayor afluencia para la recibidas
producto y producto. de personas. ejecución por parte de
así aumentar de las las personas
las ventas. Crear páginas actividades interesadas
web como planteadas en adquirir
fuentes nuestro
informativas producto.
para la difusión
de los productos
El aumento
Ejecutar cuñas en la
producción
radiales sobre
de los
sus precios,
productos.
servicios y
disponibilidad
Identificar si
de productos.
hay o no
Aumento de
ventas.

Aplicar un Se Implementar un Área de talento Video beam Durante Se utilizara Ejecutar

programa de desarrolla y taller para el humano Refrigerio el mes un auditorias
capacitación, brinda reconocimiento Folletos de junio presupuesto internas en
para competenci de las falencias por un la empresa;
fortalecer las as que poseen y así valor de $ que
competencias poder 300.000 mil permitan
del equipo. fortalecerlas. pesos conocer la
Por lo cual, calidad
este debe profesional
abarcar tanto de cada uno
competencias de los
técnicas empleados,
como acerca de
sociales o sus
blandas. responsabili
dades y
funciones
dentro de la
empresa.

Encuestas
de
satisfacción
los clientes
sobre el
servicio
brindado
por
nuestros
empleados.

El número
de
peticiones –
Quejas –
Reclamos
(PQR)
recibidas.

Generar Generando Poner en los Área de talento Caja de Se Se utilizara Encuestas

participación motivación tableros humano junto chinches llevara un valor de periódicas a
en la y informativos de con el área Plegables a cabo entre $ los
utilización de satisfacción la empresa los administrativa Impresora entre la 50.000 a empleados
la caja de en sus beneficios del Acceso a primera 70.000 mil para
compensació empleados hacer parte de internet y la pesos conocer su
n familiar y ellas. última pensamient
así semana o sobre las
incrementar Compartir de junio políticas de
la información vía las
productividad WhatsApp con empresas y
del los empleados asi
empleado. sobre sus identificar
servicios en que se
puede
mejorar en
pro de que
los mismo
se sientan
reconocidos
 como
elemento
fundamenta
l de la
empresa.

Seguimient
o al uso de
los
beneficios
que tienen
por ser
parte de la
empresa.

Contratar un Agilizar el Realizar el Área de talento Computado Se Un valor de Control del

empleado proceso y la reclutamiento de humano r realizar $150.000 tiempo que
adicional en optimizació los candidatos Divulgació a en la mil pesos se emplea al
el área de n del referente al n de la segunda llevarse una
despacho y tiempo para perfil solicitado. vacante por semana venta.
así agilizar su el despacho medio de de junio
proceso. de los redes y Identificar
productos cuñas
adquiridos radiales las actitudes

y aptitudes

del personal

contratado

frente a su

función.

Ejercer Brindar Realizar una Contratación Marcadores Se Un valor de Reconocer

proactividad habilidades capacitación al de una persona Sillas realizar $ 250.000 la calidad
en el personal y personal externa , Computado a en la mil pesos humana del
administrativ herramienta administrativo experta en r primera personal
o y así s útiles en cuanto a su estos temas Refrigerio semana sobre la
generar para zona de confort de junio profesional.
mayor mejorar el
adherencia a desempeño Ejecutar Identificar
los cambios de sus actividades aquellos
que se actividades lúdicas para que actúan
realicen generar mayor antes de
una
 conciencia e eventual
impacto en ellos situación o
problema.

Verificar el Prevenir la Implementar un Área de Maquinara Se Un valor de Resultados

proceso en contaminaci proceso adecuada realizar de las
cuanto al ón del diferente para el calidad a en la $ 1.000.000 auditorías
manejo o producto estudio de la primer internas
control de plaga semana frente a los
plagas, para de estándares
aumentar la octubre de calidad e
calidad del higiene.
producto
Evaluar la
materia
prima en
busca de
saber si a
sido
manipulada,
tocada,
pisada u
otros por
roedores.

implementar Generar el Gestionar una Área Contratar Se haría Seria por Encuestas a
la reconocimie valla donde se administrativa con una en el un valor de personas en
localización nto y dé información empresa de mes de $ la calle;
de la distinción de sus productos litografía junio 500.000mil preguntado
empresa, en de la pesos si conocen o
cuento, a su empresa Implementar en han
distintivo la entrada el escuchado
(nombre y nombre y el sobre la
logo de la logo de la empresa.
empresa) empresa
Identificar la
facilidad o
no, que
tienen las
personas al
buscar
información
de la
empresa en
internet.
Mejorar la Proporciona Gestionar la Área Refrigerio Se haría Seria por El
calidad del ndo Comprar de administrativa Una la un valor de aprovecham
aire en el área bienestar a cuatro (4) cotización gestión $700.000 iento de los
de los ventiladores de en la mil pesos espacios del
empaquetado. empleados para esta área diferentes tercera lugar.
de esta área lugares para semana
y así Realizar una la compra de junio Conocer la
aumentar la reunión con los de los comodidad
productivid interesados ventiladores y facilidad
ad con la que
el personal
allí
laborando
desarrollan
sus
funciones.
Incorporar la La Ejecutar un Persona Comprar la Se lleva Un valor de Identificar el
señalización prevención análisis interno encargada de señalizació a cabo $ 250.000 aumento o
en el área de de para evaluar los SG-SST n en el mil pesos no, del
la cisquera accidentes o recursos. Refrigerio mes de número de
incidentes junio incidentes o
de carácter Realizar una accidentes
laboral capacitación al que allí
personal de esta ocurren.
área
Encuesta a
los
empleados,
donde se
determine
si conocen
los planes
de
emergencia,
la ubicación
de los
extintores y
botiquín de
primeros
auxilios.

MATRIZ DOFA

Por medio de este análisis de Arrocera Boluga LTDA se pretende potencializar las

fortalezas y oportunidades que tiene la Arrocera Boluga, neutralizar y minimizar las

debilidades y planear la contingencia necesaria para enfrentar las amenazas a las cuales se

puede ver afectada.

FORTALEZAS DEBILIDADES

1. Reputación de la alta gerencia y sus 1. Uso de técnicas sistemáticas en los

gerentes. procesos de tomas de decisiones

2. Prácticas de gobierno corporativo 2. Conocimiento de las necesidad del

transparente y responsabilidad social consumidor o cliente, la venta no se

hace por la necesidad del cliente si no

3. Calidad y experiencia del equipo
por la disponibilidad, no tenemos
directivo y de los directores
conocimiento de las necesidades del
4. Imágenes y prestigio de la
cliente
organización
3. Efectividad de los incentivos de
5. Organización de ventas
desempeño

6. Calidad de servicio al cliente y

4. Redes y su administración
servicio post venta
5. Falta de una aplicación o blog
7. Lealtad de la marca (para el mercado)
corporativo o el diseño de una página

8. Seguridad e higiene laboral web (marketing)

9. Velocidad y capacidad de respuesta de 6. Mejorar los procesos de bienes y

los usuarios servicios para optimizar la

10. Competencia y calificaciones productividad (proceso logístico)

profesionales
7. Desarrollo de nuevos productos y

tecnología antes que la competencia

8. Selección, capacitación y desarrollo el

personal

9. Disponibilidad y calidad de mano de

obra

10. Cultura organizacional

OPORTUNIDADES AMENAZAS

1. Nuevos canales de ventas 1. contrabando

2. Aprovechamiento tecnológico 2. Escasez de materia prima

3. Demanda de creciente del producto 3. El tamaño de las empresas líderes del

(Arroz Boluga) sector es muy Grande ( proveedores y

clientes)
4. Baja participación en el mercado

nacional 4. Hidroeléctrica

5. Diversidad de referencias 5. Falta de apoyo gubernamental y

claridad en el negocio
6. Mantener un crecimiento continuo

6. Dólar
7. Alianzas estratégicas con productos

complementarios 7. La tecnología avanzada que maneja la

8. El molino cuenta con guías propias, competencia

para el momento del transporte

8. políticas del gobierno y nuevas leyes

9. Apoyo del sector publico para el sector

10. Expansión 9. El clima afecta en el almacenaje de

arroz y en la obtención de materia

prima

10. Precio con respecto a arroces de

marcas regionales

ANÁLISIS MATRIZ FODA

ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA DO
● Establecer nuevas alianzas estratégicas ● Alianzas, nuevos puntos de compra

que permitan la expansión de la

organización aprovechando la buena ● Proceso logístico – apertura de

reputación con la que ya se cuenta en bodegas – fortaleces la estructura del

el mercado, dada la calidad del equipo área de logística y despachos

de trabajo.(F1,F3, O10,07)
● Establecer reuniones periódicas con

● Apertura de nuevos canales de ventas

los gerentes y directores donde se

aprovechando la gran demanda toquen objetivos, metas y formas de

creciente del producto, teniendo como acción

base los procedimientos ya

● Adquirir información de mercado y
estandarizados para su venta
participación en el gremio – desarrollo
(F5,O1,03)
CRM
● Presentarse en las ruedas de Negocio
● El gerente debe conocer los estados
establecidas por el gobierno nacional
financieros reales – ratios
para ayudar a los productores de arroz

del departamento del Tolima,

● Redificar Iso incentivo de desempeño
buscando así que se puedan acoger a

SOYA MAÍZ: Proyecto País’, con

● Disminuir costos para competir en
esto se podría garantizar que bajo una
todas las líneas de producción
continuidad en las buenas practicas de

gobierno corporativo transparente y ● Se puede utilizar las redes sociales

responsable que tiene la organización

 perdure el crecimiento continuo. para promocionar nuestros productos

(F2,O4,O6,O9)

● Aprovechando que la organización

cuenta con amplias competencias y

calificaciones profesionales, se podría

obtener diagnósticos que permitan el

incremento en la productividad

teniendo en cuenta que la empresa

tiene un molino de propiedad donde

daría provecho avances tecnológicos

(F10,O2,O8)

ESTRATEGIA FA ESTRATEGIA DA

● Buscar nuevos proveedores de arroz ● Ampliación de infraestructura en

blanco en el Tolima y Huila para almacenamiento

garantizar los estándares de calidad

● Alianzas y nuevos proveedores de
actuales
materia prima
● Contar siempre con variedad de
● Participación en el gremio
precios y productos a ofrecer, para

poder diferenciarnos de la
● Realizar marketing de fidelización por
competencia
los clientes
ANALISIS

Con la elaboración de esta matriz Dofa, podemos tener una mejor claridad sobre la

situación actual de la empresa Arrocera Boluga LTDA, las fortaleces de la empresa se

basan en torno a la antigüedad de la empresa, la marca de Arroz Boluga tiene un valor

importante, por lo tanto tiene como objetivo seguir creciendo y de esa misma manera

mejorar su posición frente a sus consumidores

Por otro lado las oportunidades de la empresa son de suma importancia y que son el

fortalecimiento para ampliar el producto dentro del mercado y retener a sus clientes

mediante el plan de fidelización (lealtad del cliente).

En cuanto a sus debilidades nos permite observar aquellos puntos críticos en los

cuales la empresa Arrocera Boluga debe enfocarse para ser reconocida por su calidad en los

productos, además de eso implementar nuevos canales de venta para mejorar la economía

de la empresa, de igual forma dejar a un lado la independencia en el mercado y los

movimiento de los competidores por ejemplo fijar precios teniendo en cuenta a la

competencia pero no dependiendo de ella.

Por otro lado las amenazas nos hacen toma decisiones e implementar estrategias que

sean capaces de garantizar en su totalidad la permanencia de la empresa en el futuro, ya sea

en la entrada de nuevos competidores, alimentos y una posible saturación en el mercado

CAPACIDAD DE RESPUESTA Y ADPTACION A LOS CAMBIOS DE LA

ORGANIZACIÓN

La empresa debe estar en condiciones de adoptarse a los entornos cambiantes ya que se espera

sobrevivir. a los cambios tecnológicos, los gustos consumidores, los reglamentos de gobierno, el

incremento en los recursos los valores y capacidades de los futuros empleados o profesionista no si

no en algunos de los cambios y amenazas la existencia de la organización

Ya que no todas las personas tienen la capacidad mas cuando muchos de los trabajadores de la

empresa ya mencionada se acostumbran a realizar las tareas diarias de la misma manera. ya que es

muy importante los cambios que se realicen en la organización

En nuestro plan de acción para la empresa ARROCERA BOLUGA es mejorar el marketing de la

organización esto con el fin de que sea más reconocida por otro lado esta interna ya que el problema

de marketing es hacer un departamento marketing y con trabajadores capacitados en este aspecto

para poder mejorar las habilidades en las redes y atender mejor a los nuevos clientes en cuanto a

dudas y demás

ENTORNO POLITICO: en cuanto el entorno ya mencionado las leyes decretadas por el estado

que favorece a la empresa ya que estas empresas exportadoras incluso las que apoyan como

métodos para mejorar ya que es una ventaja significativa.

Nuestro plan de acción es seguir cumpliendo con las normas establecidas por las leyes en el

gobierno

ENTORNO TECNOLOGICO: En la empresa ARROCERA BOLUGA en el entorno tecnológico

presenta ciertas dificultades en factores: medios de publicidad, comunicación con los nuevos

clientes ya que cuentan con una red social pero no la revisan y hay llegan clientes nuevos

preguntan, y también, pero reclamos, pero no la abren constantemente tampoco cuentan con un logo

a fuera de la empresa para que sea mas visible y reconocida la empresa.

Por parte del personal operativo pues presenta fallas en cuanto a la formación de las nuevas

tecnologías ya que o se adaptan a la modernidad esto provocando inconformidad en el proceso de

producción en donde se tiene la necesidad de aplicar herramientas tecnológicas

En el plan de acción de la empresa ARROCERA BOLUGA es realizarles capacitaciones a los

trabajadores con el fin de mejorar las acciones tecnológicas y de esa manera hacer mas visible la

empresa y mejorar la venta de los productos.

LA ORGANIZACIÓN FRENTE A SUS COMPETIDORES

La empresa cuenta con competidores en la actualidad lo que diferencia son los precios la calidad de

los productos y que cuenta con la materia prima y la garantía de ellos diferenciándola de los demás

competidores.

Las amenazas posibles de nuevos competidores es un riesgo latente que tiene la organización ya que

se encuentra controlado el tema de los clientes ya que les gusta calidad y la experiencia para la

elaboración del arroz con lo que ha requerido

El punto que hará la diferencia frente a nuevos competidores seria la tecnología el buen manejo de

las redes sociales para la publicidad del arroz las nuevas presentaciones ya que carece de la

tecnología ya que esta disminuyendo la publicidad a nuevos clientes este punto se ha tomado como

una debilidad y con una amenaza para la empresa además se encuentra en mejora de las

herramientas tecnológicas no solamente en publicidad si no también el proceso productivo.

FORTALEZAS

En experiencia esta empresa tiene años de experiencia en ventas del producto y también vendiendo,

y en diferentes clientes de la región y demás

El personal operativo de la empresa es antiguo y cuenta con una experiencia en el proceso de

elaboración del arroz

Empatía y servicio tiene una gran relación de los clientes el cual les da la oportunidad de opinar

para mejorar los procesos.

Eficacia

En nuestro plan de acción es seguir haciendo lo que estamos implementando en los servicios al

cliente, y seguir siendo responsables con nuestros clientes y continuar mejorando cada vez más con

el fin de tener mas crecimiento en el mercado

DEBILIDADES

Falta de comunicación con la empleada de seguridad y salud en el trabajo

En nuestro plan de acción vamos a trabajar en las debilidades para contrarrestar con las fortalezas

para mejorar la empresa ya que es de suma importancia las estrategias

 Diseñar canales de comunicación externa para dar a conocer de la compañía para esto se

recomienda el buen uso de la red social y de publicidad el cual será dirigido por el personal

el compétete así reforzaran nuevos clientes

OPORTUNIDADES

Programa de participación para la mejora de los procesos

Nuestro plan de acción es implementar las estrategias necesarias para que la organización

cada vez sea mejor e ir mitigando las debilidades que tiene presentes la organización

 Darle un buen uso a la red social en la que se tenga crecimientos de esta parte para así

lograr abrir en el mercado de nuevos clientes

CONCLUSIONES:

En nuestro plan de accion buscamos tomar decisiones estratégicas sobre los cambios que

debe realizar la empresa Arrocera Boluga, esto con el fin de mejorar su servicio.

Encontramos diferentes problemáticas las cuales necesitan ser corregidas para que la

empresa fluya de una mejor manera en diferentes aspectos, encontrando las principales
casusas de dicho problema, además de eso dando las posibles soluciones para el

mejoramiento de la empresa en cuanto a nivel de productividad y atención al cliente.

A demás de eso realizar un seguimiento que sea efectivo para que se concretice el

mejoramiento de sus diferentes procesos internos y así mimos poder brindar eficacia y

productividad, esto con el fin de contribuir a un alto nivel de calidad, permitiéndonos

alinear los objetivos de la organización de esta manera brindar satisfacción a nuestros

clientes y generar ventajas ante la competitividad.

Resolveremos las problemáticas también buscando simplificarlos para evitar las pérdidas

de tiempo y costos para así mismo aumentar su productividad.

Realizando el análisis interno de la empresa encontramos problemas en diferentes áreas.

En cuanto a la atención al cliente se observa que no es de la mejor calidad por que los

empleados no siempre tienen la misma disposición para vender el producto además de eso

influye mucho el agotamiento

En el área de producción se encuentra mucho desperdicio de materia prima y controlar la

cantidad de producto terminado por ende se hace necesario diseñar el un formato de

control de materia prima y producto terminado esto con el fin de mejorar los espacios

necesarios para la elaboración de los productos y el buen manejo de materia prima.

En el área de mercadeo encontramos que la empresa no implementaba totalmente actividad

relacionadas con este tema es por esto que debemos de enfocarnos principalmente en los

clientes actuales, clientes potenciales, competidores y de igual forma con la

implementación de la página de web.

Por ultimo en el área financiera se puede evidenciar que cuando hay abastecimiento de

materia prima se llenan las bodegas y como no hay espacio optan por la quema de ella

entonces el gerente general opta por elevar los precios más que la competitividad esto

creando una consecuencia en la disminución en las ventas

estudiando durante este periodo de tiempo de acuerdo con los estudios y los análisis

efectuados, podemos concluir que la empresa BOLUGA LTDA. Es una empresa que

aunque se vea en crecimiento, no es el que los directivos quisieren ya que por múltiples

factores que amenazan a la organización como lo son sus problemáticas en la que

encontramos y resaltamos es la falta de implementación de marketing, ya que para la

empresa sería un beneficio en gran escala que puede ayudar a crecer como organización en

negocios, esto se relaciona con la implementación de una página web, se a su vez haría las

veces de vendedora, a raíz de la pandemia producida por el Covid-19 y post pandemia,

múltiples organizaciones optaron por hacer su sostenibilidad y crecimiento a través de las

plataformas digitales con su venta y su forma de ofrecer sus servicios al cliente, esto a su

vez daría el reconocimiento a nivel nacional que buscan los directivos de la empresa y la

sostenibilidad financiera que la misma requiere para la productividad y comercialización de

sus productos en cuanto al mercado y la competencia que esté presente según sea el área

donde se este ofreciendo.

A su vez es de suma importancia que la organización implemente un plan de capacitación

para todo su personal que conlleve con los procesos que se requieren para la entrega final

del producto, esto con el fin de que cada uno de los colaboradores conozcan el rumbo que

tiene determinado la empresa y cada uno de los objetivos estipulados que ayudaran a

cumplir esa meta plasmada desde el inicio por la parte administrativa, con el fin de que la
productividad a gran demanda se pueda estabilizar con el comercio y nuevos clientes que se

puedan adquirir con la implementación de nuevas ideas de negocio que beneficien el

crecimiento de la empresa tanto en el reconocimiento a nivel nacional y competitivo, como

estructuralmente.

Adecuar e implementar un plan de ventas, haría el crecimiento competitivo que la

organización requiere para no dejar perder productos por no tener plasmado un objetivo

claro en el tema comercial, al entrar a un nuevo mercado y competir con productos que

siempre han estado dispuestos con los clientes, haría que la empresa pueda llegar a nuevas

ciudades, pero con el estudio previo de mercado, analizando múltiples factores que puedan

beneficiar a la empresa, ya que en productividad se fabrica a gran demanda pero en

ocasiones los productos regresan ya que en sus ventas no fue posible que el cliente

consumiera lo que se le está ofreciendo o en ocasiones la competencia vente primero y en

mayor cantidad.

RECOMENDACIONES
 Plantear un marketing digital que beneficie a la organización para que sus ventas se

incrementen y esto permita que la empresa se vaya alineando al crecimiento

tecnológico que se presenta, ya que después de pandemia, se ha evidenciado que la

gran mayoría de las empresas se alinearon a este marketing digital y si la empresa

quiere crecer se debe acoger a los nuevos cambios.

 Realizar proceso de selección y capacitación adecuada de acuerdo a las funciones

requeridas para el proceso de venta, ya que la empresa en el momento no cuenta con

el talento humano idóneo que realice esta actividad y en su parte es el primero

contacto del cliente con la empresa.

 Implementar un programa de capacitación oportuno con el personal que hace parte

de la organización, con el fin de que los colaboradores conozcan más a fondo la

misión, visión, objetivos de la empresa y el dónde se quiere llegar.

 Predeterminar los indicadores cuantitativos de la empresa con el fin de poder medir

el cumplimiento y el objetivo que se estipuló con el fin de dar mejora a la

problemática encontrada que no beneficia a la organización

 Contar con lineamentos y procesos establecidos desde el momento de producción,

trasporte y venta al cliente donde se pueda cumplir en el tiempo determinado y que

garantice la responsabilidad de la empresa que esto haga el buen nombre y la

capacidad de ser competitiva.

 Realizar auditorías internas para que cada área que se responsabilice de la mejora de

este plan, cumpla a cabalidad con lo solicitado, con el fin de que cada proceso se

haga más fuerte dentro y fuera de la organization.