EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORIGEN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo fue detallado por Henry Fayol, ingeniero francés, que
describió sus fases y características en su obra: “Administración industrial y general”
(1916).

Fayol se basó en su experiencia dentro de la compañía de hierro y carbón francesa,

Compagnie Commentry Fourchambault et Decazeville (allí ocupó puestos técnicos y
luego gerenciales desde 1888 a 1918); y en sus estudios en el campo de
la administración. Para Fayol, el factor humano es la pieza fundamental en el
funcionamiento de las empresas y el cumplimiento de metas y objetivos.

En “Administración industrial y general” estableció las seis funciones de toda

empresa industrial (técnicas, administrativas, contables, comerciales, financieras, de
seguridad) y definió a las funciones administrativas como las encargadas de
coordinar y sincronizar a las otras cinco funciones. Dentro de las funciones
administrativas desarrolló las cuatro etapas para un proceso administrativo eficiente
y correcto.

Además, describió catorce principios para aplicar dentro de las empresas: jerarquía
de mando, orden, disciplina, equidad, división del trabajo, justa
remuneración, trabajo en equipo, iniciativa, estabilidad del personal, unidad de
dirección, centralización, subordinación del interés particular al general, autoridad
y responsabilidad y unidad de mando.

Su obra funciona como base de muchas organizaciones y empresas y se centra en

tres aspectos fundamentales: la aplicación del proceso administrativo, los principios
técnicos y la división del trabajo.

¿QUE ES EL PROCESO ADMINISTRATIVO?

El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas dentro de

una organización u empresa que buscan aprovechar al máximo
los recursos existentes de forma correcta, rápida y eficaz.

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El proceso administrativo funciona como una guía simple y rigurosa mediante la cual
una empresa u organización intenta lograr los objetivos propuestos de la forma
más eficiente.

La aplicación de este proceso permite aprovechar la mano de obra y los recursos

técnicos y materiales que posee una empresa. El proceso administrativo permite
controlar de manera organizada los recursos y disponerlos de manera eficiente.

Este proceso puede ser aplicado en cualquier tipo de empresa y cada uno de los
miembros de la organización debe conocer su rol dentro del proceso. La
planificación y organización de los procesos administrativos suele ser el deber de los
puestos jerárquicos cuyas funciones son menos técnicas y más administrativas.

CARACTERISTICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

 Es utilizado en empresas y organizaciones para la correcta administración y

utilización de los recursos.
 Sirve para organizar procedimientos y cumplir metas y objetivos.
 Debe estar alineado a los objetivos de la empresa y se busca que pueda
ser aplicado de manera efectiva y simple.
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 Sus fases están interrelacionadas y se pueden dividir en: mecánica (compuesta
por la planificación y la organización) y dinámica (compuesta por la dirección y el
control).
 El ciclo de sus fases se repite por cada objetivo propuesto. Son etapas cíclicas y
repetitivas.
 Debe ser conocido por todos los miembros de la empresa.
 Puede ser aplicado en cualquier tipo o tamaño de empresa.
 Debe ser regulado por la cúpula administrativa de la organización.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El Proceso Administrativo tiene dos fases, una conocida como la mecánica y la otra
como la dinámica.

DINAMICA Y MECANICA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

MECÁNICA

La mecánica es la parte encargada de prever, principalmente fijar objetivos y los

fines de la creación de la empresa, al igual que investigar con los medios que se
cuenta y los que se necesitan para poder crearla, busca estar conscientes de los
obstáculos que se pueden presentar en el trayecto hacia los objetivos expuestos, es
en donde se debe de aplicar los principios de la certeza, incertidumbre y
probabilidad.

Es encargada de planear, se refiere a tener un plan de acción para que su

realización sea en un tiempo determinado y logre culminarse de manera exitosa, la
planeación es importante ya que de ella depende la eficiencia que se va a tener, no
habrá un orden sin una planeación previa, ya que éste no puede ser improvisado; es
aquí en donde se deben de aplicar los principios como el de la precisión, ya que
deben de ser afirmaciones concretas y lo más precisas posibles, porque de ahí van
a partir las acciones que se realizarán.

Por último, también se encarga de organizar todos los recursos con los que se
cuenta, crear una estructura jerárquica, y establecer las obligaciones de cada
puesto, para obtener una mayor eficiencia.

Fase de planificación

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La fase de planificación es el primer paso de todo proceso administrativo. Es en este
punto donde se establecen los objetivos y metas de la empresa. Sin embargo, aquí
también se debe incluir los medios por los cuales se pretende alcanzar tales
objetivos. En otras palabras, se traza una ruta de acción.

La importancia de la planificación es que reduce la incertidumbre e incrementa las

posibilidades de éxito. Esta etapa se enfoca en el futuro de la empresa, por lo que
funciona por medio de proyecciones y se analiza cómo los factores actuales pueden
influenciar el futuro.

Por último, se desarrolla un plan que contenga de forma objetiva e integral las
principales actividades que se realizarán en el futuro. Los siguientes son los
principales pasos de la fase de la planificación:

 Definir los objetivos: hacia dónde se desea llegar

 Determinar la situación actual de la empresa
 Identificar los posibles eventos que podrían ocurrir en el futuro de la empresa
 Analizar y elegir la forma de resolver eventuales problemas
 Implementar un plan y evaluar el resultado

Fase de organización

El siguiente paso consiste en distribuir las tareas y responsabilidades entre los

diferentes grupos de trabajo que componen la empresa. Este es el proceso de
división de labores en grupos, los cuales deben estar interconectados y trabajar de
forma conjunta.

Esta parte del proceso está íntimamente ligada a las habilidades de cada trabajador
y los recursos físicos que la empresa posee. El propósito principal de la organización
es asignar objetivos específicos a cada actividad de la compañía.

Aquello es importante, ya que elimina la duplicación de esfuerzos para cada tarea.

Además, la estructura establecida refleja los objetivos y planes de la empresa. Con
aquel conocimiento, cada tarea puede llevarse a cabo con un mejor costo y un
mayor nivel de satisfacción por parte de cada colaborador. Algunos de los pasos
más importantes en esta etapa son:

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  Dividir la carga de trabajo en tareas que puedan realizarse por grupos
individuales
 Subdividir cada tarea en unidades operativas
 Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector
 Proveer de materiales y recursos útiles a cada sector
 Especificar quién depende de quién dentro de la organización e iniciar la
jerarquización interna de la empresa
 Establecer mecanismos que integren las actividades de todas las áreas y
revisar la efectividad de dicha integración.

DINÁMICA

La fase dinámica se encarga de integrar todos los recursos con los que se cuenta,
previamente seleccionados y estructurados en la parte mecánica, dichos recursos
deben ser necesarios para mejorar la función de la empresa. Los recursos humanos
juegan un papel mayor, ya que ellos son los que van a llevar a cabo todos los
planes, es por eso que se deben de seleccionar a los mejores, se deben de
capacitar y ayudar a que se pueda desempeñar de la mejor forma el cargo.

También se encarga de dirigir para que los planes establecidos, se lleven a cabo de
buena manera y sea exitoso; se debe impulsar a cada una de las personas que
trabaja, hay que motivarlos y vigilarlos para obtener un mejor rendimiento. En esta
etapa se aplica la autoridad, la comunicación y la supervisión.

Por último, se encarga de controlar los avances que se han obtenido, para ver en
que se está fallando y mejorar a raíz de nuevos planes o estrategias. Es aquí en
donde se debe de llevar un registro de todas las actividades y avances, para poder
compararlos entre sí y saber las fallas.

Fase de dirección

Las dos primeras etapas implican la planificación y la organización, las cuales tienen
una naturaleza teórica. A partir de este punto, se pone en ejecución el engranaje
interno de la compañía. Por esta razón, la dirección es considerada como una de las
etapas dinámicas dentro del proceso administrativo.

Con las actividades de la empresa divididas en tareas a cargo de diferentes áreas,

los colaboradores son los principales responsables de la ejecución del plan y
aseguran el correcto funcionamiento de la compañía. Por eso, se da mucha
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importancia a la motivación y la comunicación dentro de las diferentes áreas.
Algunos de los pasos más importantes en esta fase son:

 Ofrecer la motivación necesaria a los colaboradores

 Recompensar el trabajo de cada colaborador con el salario respectivo
 Prestar atención a las necesidades de los colaboradores, las cuales pueden
cambiar de acuerdo a la naturaleza de cada área
 Establecer mecanismos de comunicación eficientes entre los diferentes
sectores de la empresa

Fase de control

La última parte del proceso consiste en asegurarse de que las acciones planificadas
se realicen tal como fueron trazadas. Al igual que la fase de dirección, esta
pertenece a la etapa dinámica, ya que implica acciones concretas dentro de la
empresa.

El control de las actividades realizadas por la empresa ayuda a analizar sus puntos
más altos y bajos. Luego de conseguir los resultados, se realizan modificaciones a
fin de corregir las posibles deficiencias y dificultades durante la ejecución del plan.
Algunos de los pasos más importantes son:

 Evaluar y analizar los resultados obtenidos

 Contrastar los resultados con los de planes realizados previamente
 Identificar problemas y llevar a cabo las medidas correctivas
correspondientes.

PREVISIÓN

Concepto

“Es ver a futuro, significa que piensas y analizas lo que puede o no pasar durante
algún proceso, y permite hacer planes de algo”.

Para poder prever se necesita saber qué es lo que quieres hacer, tener los objetivos
presentes, y estar consciente de los diversos factores que puede ayudar, o en su
defecto obstaculizar el proceso de lo que se va a realizar.

La previsión “es el elemento de la administración en el que, con base en la

consideración de las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse,

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reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de
acción que permitirán realizarlos objetivos de esa misma empresa”

Principios

Existen 3 principios fundamentales para este elemento:

Certeza:

Se encarga de eliminar el temor que se produce por miedo a equivocarse. Existen

diversos tipos de certeza, como la física o la moral.

Incertidumbre:

Se da cuando no se puede llegar a una conclusión sobre lo que va a pasar en una

situación.

Probabilidad:

Es en donde hay una idea de los desenlaces que puede ir teniendo una situación,
pero no hay seguridad de que una suceda. La probabilidad puede ser mayor o
menor dependiendo de la situación.

Para prever debe de haber objetivos que perseguir, para esto existen distintos tipos
como:

 Objetivos individuales y colectivos

 Objetivos generales y particulares
 Objetivos básicos, secundarios y colaterales
 Objetivos estratégicos, técnicos y operativos
 Objetivos a corto, mediano y largo plazo
 Objetivos naturales y subjetivos o arbitrarios

La mayoría de las veces los objetivos los pone el empresario o dueño de la

empresa, y normalmente se piden opiniones para poder ver desde distintas
perspectivas.

El papel de la investigación es fundamental ya que, de ahí se determinan los medios

más aptos para llegar al objetivo propuesto.

Existen principalmente 2 tipos de investigación:

La observación
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Puede realizarse por medio de experimentos, hechos o registros que pueden
llevarse a cabo en 2 ámbitos, dentro de los participantes o los que no son
participantes.

La encuesta

Es por el medio en el que obtienen datos que confirman otras personas, puede ser
utilizada la entrevista o un cuestionario.

PLANEACIÓN

Concepto

“Consiste en fijar el plan de acción que va a seguirse, estableciendo principios y

tomar decisiones para lo que se logrará en un futuro”

Es importante planear ya que nos asegura una eficiencia, y nos ayuda a que se
lleguen a los objetivos detallando el plan de acción.

Los principios de este elemento son:

Precisión

Deben de existir planes precisos, ya que, si un proyecto carece de estos, no se

podrá llevar a cabo de forma correcta porque todo se estaría dejando al azar.

Flexibilidad

Deben de existir planes de cambio para la parte en la que no llegue a funcionar,

puedan cambiarse diferentes cosas, todo proyecto debe de tener opciones de
cambio para los problemas o dificultades que lleguen a presentarse.

Unidad de Dirección

Dentro de los planes tiene que decirse que hay uno solo para cada función, pero
todos deben de estar tan coordinados hasta poder decir que hay un solo plan.

Consistencia

Todos los planes hechos deben de estar enlazados, para que se pueda llevar a cabo
como uno solo y sus resultados sean mejores.

Rentabilidad

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Se debe demostrar que se está ganando más de lo que se consume, si el plan no
demuestra eso, debe de cambiarse.

Participación

El plan debe de hacer que todos los miembros participen en el funcionamiento, eleva
la calidad de trabajo por la competencia que existe y ayuda a una mayor producción.

Existen diversas técnicas que se pueden utilizar para la planeación, como:

 Los manuales de objetivos y políticas

 Diagramas de flujo
 Gráficas de Gantt

ORGANIZACIÓN

Concepto

“Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo
social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados”

La organización es estructurar los elementos que se establecieron, es en donde se

deben de dar las jerarquías y las actividades de cada una de ellas. Es importante, ya
que es la última etapa de la fase mecánica, complementa y termina de detallar todos
los puntos que se hicieron en la previsión y planeación.

Principios

Especialización

Este principio es fundamental, ya que te brinda una mayor eficiencia, debido a que
se divide el trabajo y se va especializando para cada empleado.

Unidad de Mando

Cada empleado debe de recibir órdenes de una sola persona, para evitar
confusiones.

Equilibrio de Autoridad-Responsabilidad

Se debe de establecer las responsabilidades de cada persona dependiendo del

cargo que tengan, y dar el nivel de autoridad que merece.
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Definición de Puestos

Debe de existir un escrito en el cual se establezcan las responsabilidades de cada

puesto, para tener una buena estructura y funcionalidad.

La organización

Se da a partir del trabajo que se debe de realizar, las personas con las que se
dispone y los lugares en los que se va a realizar el trabajo.

Existen diferentes formas de organizar, como puede ser:

 Organización Lineal: En el cuál existe un solo jefe para cada empleado,

el cual le da órdenes y el empleado se reporta.
 Organización funcional: En el que no se daba la especialización de una
sola cosa, al contrario, debían de tener conocimientos en 8 campos
para poder dar solución a un problema de cualquier tipo.
 Organización lineal y Staff: Es una mezcla de los 2 sistemas anteriores,
se mantiene la autoridad en forma lineal, pero a la vez se recibe
asesorías de personal que no forma parte de la empresa, que se
especializan en cada función. Es el más utilizado hoy en día en
empresas grandes.

Los organigramas son otra forma de organizar los puestos, y dar una jerarquía
adecuada, existen diferentes tipos, como lo son:

Organigramas Verticales

Organigramas Horizontales

Organigramas Circulares

Organigrama Escalar

INTEGRACIÓN

Concepto

“Es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la

planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un
organismo social”

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Es el primer paso de la parte dinámica, y cae una gran responsabilidad, ya que
dependen de ella que la parte teórica tenga la eficiencia que se le había planeado.

Principios

De la integración de personas:

La adecuación de hombres y funciones

Se debe de corroborar que el hombre que está en un cargo, tenga los requisitos y
cumpla con ellos para poder desempeñar la función de forma correcta.

Provisión de elementos administrativos

Dar las herramientas y elementos suficientes a cada empleado, para que pueda
desarrollar de forma correcta el puesto.

Importancia de la introducción adecuada

Se le debe de dar un buen adiestramiento a cada uno de los empleados al ser

contratados, para que estén enterados de lo que pueden hacer y lo que no pueden
hacer y de qué forma.

De la integración de cosas:

Abastecimiento oportuno

Debe de haber los recursos suficientes en todo momento, nunca deben de faltar,
pero tampoco deben de sobrar porque si no afectaría económicamente a la
organización.

Instalación y mantenimiento

El mantenimiento y la instalación de las máquinas debe de hacerse en el momento

adecuado, para que no afecte la producción y no se gaste demás siendo que se
pudo ahorrar si lo hubieran hecho en el momento.

Delegación y Control

Se deben de establecer informantes, que estén al tanto de los resultados generales,

para ellos informar al gerente general.

En la integración se juntan miembros totalmente distintos, y deben de estar

adiestrados para tener una buena comunicación y tener técnicas de comunicación
entre ellos, para esto se necesitan una serie de pasos que son:
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El reclutamiento

Se puede hacer a través de anuncios, agencia de colocaciones, televisión, radio,

cine, internet, periódicos, revistas o sindicatos. Se presenta una solicitud escrita,
para ir conociendo a la persona.

Se aplica una serie de exámenes de distintos tipos, dependiendo el interés de la

empresa, puede ser de conocimientos, físicos, psicológicos, de valor, de confianza,
etc.

Introducción

Se debe de firmar el contrato, se debe de enterar al empleado las políticas de la

empresa, darle la bienvenida y un recorrido por la empresa, y presentarlo con sus
principales jefes.

Desarrollo

Toda persona que entra a la empresa debe recibir un adiestramiento, y capacitación,

para que tenga un buen conocimiento de lo que va a realizar.

DIRECCIÓN

Concepto

La dirección “es en el que se logra la realización efectiva de todo lo que se ha

planeado”

La dirección es la parte primordial de la administración, ya que de ella depende que

todo se una y se realice de forma adecuada, porque de nada sirve tener todo lo
previamente realizado perfecto, si no se ejecuta de forma correcta.

Principios

Coordinación de intereses

Se deben de coordinar los intereses individuales de cada uno de los miembros, para
poder llevar a cabo de forma amena los intereses generales.

Impersonalidad del mando

La autoridad se vuelve una necesidad, es importante ya que debe de haber una

autoridad para que todo se cumpla a la perfección, sin dejar cosas que desear.

Vía jerárquica
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Nunca se debe de omitir a un jefe directo, ya que esto provoca un conflicto y una
ruptura de autoridad.

Resolución de los conflictos

Los conflictos deben de resolverse lo antes posible, para que no se engrandezcan y

provoquen más disgustos.

Existen diferentes tipos de líderes, principalmente hay dos:

Autoritario

Todas las decisiones son tomadas por él, decide quién va a hacer cada tarea, el
realiza sus críticas a cada uno de los compañeros y no hay democracia.

Democrático

Las decisiones de toman de forma grupal, en las que estén de acuerdo todos, al
igual que pueden trabajar con quien quieran y da opciones para que la mejor sea
elegida.

El supervisor juega un papel fundamental en una empresa, ya que es el encargado

de aplicar reglas para obtener una buena coordinación, debe distribuir el trabajo de
forma adecuada, además debe de saber tratar al personal y atender las quejas que
les presente, debe realizar entrevistas, hacer informes, y mantener la disciplina.

CONTROL

Concepto

“Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados,
ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos
planes.”6Esta etapa es importante, ya que aquí es en donde se ve reflejado si todo
lo que se ha llevado a cabo ha salido de forma correcta, si está dando los resultados
esperados o no.

Principios

Carácter administrativo del control

Se debe de distinguir entre operación y función; ya que la operación es de carácter

técnico y la función de carácter administrativo.

Estándares
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Para que exista un control, debe de haber estándares previamente fijos, a veces se
toman como base experiencias anteriores.

Carácter medial del control

Un control se usará siempre y cuando el trabajo se justifique ante los beneficios que
se obtendrán.

Excepción

El control es más eficaz cuando se centra en lo que no se logró o no se obtuvo un

resultado como el que se esperaba, y en lo que si se logró.

Existen técnicas para llevar un buen control, como:

La técnica de PERT

Gráficas de Gantt

Técnica CPM

Técnica RAMPS

ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

División en 3 elementos

La Asociación Americana de Administración divide el Proceso Administrativo en 3

elementos: Planeación, Organización y Supervisión; pero existe un problema en esta
división, no se puede aplicar por completo la división de fases, ya que la
Organización por ser la que está en medio, no sabría decirse con exactitud si
pertenece a la fase mecánica o dinámica.

División en 4 elementos

Existen otros autores que lo dividen en 4 elementos, como lo es Terry o Rue Y Byars
que lo dividieron en Planeación, Organización, Ejecución o Dirección y Control; John
E. Mee lo divide en Planeación, Organización, Motivación y Control; y Sisk y Sverdik
propuso la división en Planeación, Organización, Liderazgo y Control.

División en 5 elementos

Henry Fayol divide en 5 elementos: Previsión, Organización, Mandar, Coordinar y

controlar. Existen otros como Koontz y O’Donnell que proponen la división en:
Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control.
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División en 6 elementos

Agustín Reyes Ponce y Urwick continuaron con la división de Fayol, pero dividieron
el primer elemento propuesto, en Previsión y Planeación, continuando con
Organización, Integración, Dirección y Control.

División en 7 elementos

Ernest Dale propuso la división en 7 elementos, tomando los que se dieron

anteriormente, pero añadiendo 2, son: Previsión, Planeación, Organización,
Integración, Dirección, Control, Innovación y Representación. División en 8
elementos Gulick divide en Planeación, Organización, Integración, Dirección,
Coordinación, Operación, Comunicación y Control Presupuestal.

División en 8 elementos
Gulick divide en Planeación, Organización, Integración, Dirección, Coordinación,
Operación, Comunicación y Control Presupuestal.
BIBLIOGRAFÍA
Agustín Reyes Ponce, Administración Moderna, Limusa, México, 1992, p. 480
CIBEROGRAFÍA
http://www.gestiopolis.com/que-es-proceso-administrativo/
https://www.youtube.com/watch?
list=PLelUqgJo6lCSMSJyxM9nI4ONlk47mpuPC&time_continue=190&v=PcuLd
qG8QxE
https://concepto.de/proceso-administrativo/#ixzz8TAFnbH97

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