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MODULO OTROS

En este módulo se encuentran las funciones de control y definición de parámetros del sistema, por
lo tanto, resulta necesario revisar los mismos con bastante énfasis:

 REPORTE DE SUCESOS (AUDITORIA)

Es un reporte que le permite al responsable de la administración del sistema, ver las

acciones que realizan todos los usuarios en el sistema, en este reporte puede ver la fecha,
sesión los datos del usuario, la hora, la acción que realizo, así como otros datos que son
importantes al momento de diagnosticar un problema en el sistema, o para detectar
acciones indebidas para su corrección.

 SUCURSALES
En esta opción creamos, modificamos o eliminamos las sucursales que necesitemos, por

defecto nos mostrara la central en el mismo modificamos los datos para

agregar Nuevo ponemos los datos y guardar

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 PERSONAL

Para llevar un control adecuado de los responsables en las ventas, cobranzas, almacenes, se
debe especificar el personal que realiza dichas tareas, ya que diferentes funciones y módulos,
dependen mucho de este registro, por eso se recomienda como primer paso el registro del
personal. (Se debe crear el personal entrando a cada sucursal, en caso que la empresa tuviera
sucursales).

Crear empleado:
1. Hacer clic en el botón Nuevo.
2. Llenar los datos del empleado.
1. Los datos obligatorios son el código, el nombre y el cargo
2. Al menos debe existir un empleado en cada tipo de cargo, en el caso de que el un
empleado tenga 2 cargos entonces se lo debe registrar dos veces, cada uno con el cargo
que le corresponde.
3. Los cargos en la empresa pueden crearse nuevos, modificar o eliminar las actuales

3. Hacer clic en el botón Guardar.

Modificar los datos de un empleado:
1. Seleccionarlo en la lista inferior.
2. Hacer clic en el botón Modificar.
3. Cambiar los datos necesarios.
4. Hacer clic en el botón Guardar.
Eliminar empleado:
1. Seleccionarlo en la lista inferior.
2. Hacer clic en el botón Eliminar y confirmar la eliminación.
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ADMINISTRADOR DE USUARIOS

Le permite administrar los usuarios que manejaran el sistema, como ser vendedores, cobradores,
almaceneros, para los cuales se les asigna un nombre de usuario (login) y una contraseña, los cuales ser
necesarios al momento de ingresar a la base de datos.

Estas funciones son bien necesarias para asignar funciones a los responsables del manejo del sistema,
permite delimitar sus accesos, para que puedan consultar, ingresar información, modificar la
información, eliminar si fuera necesario, delegar y denegar los accesos a ciertas ventanas o a ciertas
funciones, en fin, hacer varias operaciones que permitan al administrador de una empresa gestionar la
misma de forma eficaz, eficiente y económico.

Con estas funciones el usuario podrá delegar las funciones que sean necesarias, y el usuario solo tendrá
acceso a aquellas funciones, no pudiendo acceder a otras ventanas y reportes.

Crear Usuario:
1. Hacer clic en el botón nuevo.
2. Especificar el login (nombre corto) y la contraseña, y confirmar la contraseña, empleado,
sucursal, almacén. Seleccionamos todos los módulos o solamente en los módulos que van a
trabajar y dentro de las mismas que operaciones van a realizar.

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3. Hacer clic en el botón Aceptar.

Modificar Usuario:
1. Seleccionar al usuario.
2. Hacer clic en el botón Modificar.
3. Especificar el login (nombre corto) y la contraseña, y confirmar la contraseña y otros
datos.
4. Hacer clic en el botón Aceptar.

Eliminar Usuario:
1. Seleccionar al usuario.
2. Hacer clic en el botón Eliminar y confirmar la acción.

CIERRE DE MESES

Desde esta ventana el sistema le permite inhabilitar ya sea la creación, modificación o eliminación de
registros en las fechas que estén como cerradas, para así mantener los datos históricos sin
modificaciones.

Para cerrar una o varias fechas se deben seguir los siguientes pasos:

Hacer clic en el botón Cerrar día.

1. Hacer clic en botón modificar

2. Seleccionar el día o días, se pueden seleccionar varias fechas (si es mensual marcar

si es por día marcamos todos los días.

.)

3. Hacer clic en el botón guardar.

Si se desea reabrir los registros de una o varias fechas que estén cerradas, para poder realizar
modificaciones, se debe hacer lo siguiente:

1. Seleccionar el Mes en la lista desplegable y desmarcar:

3. Si es solo día desmarcamos por fecha.

4. Hacer clic botón guardar

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ENLACE CONTABLE

El enlace contable, le sistema le permite generar automáticamente registros contables, (comprobantes)

de todas las transacciones que se realizan en los módulos de Ventas, Compras e Inventarios, en otras
palabras, contabiliza de manera automática las transacciones realizadas en dichos módulos, de tal
manera que el movimiento de estos módulos se pueda ver reflejado en los estados financieros
contables, para tal efecto, el usuario del sistema debe realizar los siguientes pasos:

1. Configuración del enlace.

Para poder generar un enlace contable previamente se lo debe configurar, haciendo clic en el
botón configuración, se abrirá la siguiente ventana:

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En la parte superior tendremos la opción de configurar como queremos que sistema genere los
comprobantes contables por cada documento.

o Generar un cbte. Por cada factura de ventas.- si tikeamos esta opción, el sistema va a
generar un registro contable por cada factura o nota ingresada en modulo ventas.
o Generar un cbte. Por cada compra.- si tikeamos esta opción, el sistema va a generar un
registro contable por cada factura o nota ingresa en modulo ventas.

Cobros

o Ninguno.- si tikeamos esta opción, el sistema hará un registro contable de todo lo

ingresado ya sea en el día o mes, disgregando la cuenta del disponible.
o Generar un comprobante por cada cobro. - si tikeamos esta opción, el sistema hará un
registro contable por cada cobranza ingresado al sistema.
o Generar un comprobante de cobro por cada documento de venta. - si tikeamos esta
opción, tendremos registros contable separado por cada documento, es decir, si un
cliente cancela un monto total por varias facturas, e ingresamos en una nota de
cobranza, el sistema hará comprobantes por cada factura separado sin considerar el
pago total, ni la nota.

Pagos

Ver en cobros, hará las mismas opciones, pero ya con pagos

En la parte inferior vamos a configurar los asientos contables, que va a generar el sistema por
las transacciones ingresada en la parte comerciales (modulo ventas, compras, inventarios y
tesorería).

La lista que aparece a lados izquierdo, le muestra los asientos tipo (modelo), que son los
comprobantes que generara el sistema, para los cuales, el usuario tendrá que especificar sus
propias cuentas de su plan de cuentas previamente estructurado y creado en el módulo de
contabilidad (El sistema le mostrara su plan de cuentas y usuario solo deberá elegir una cuenta
haciendo clic en la misma, y la cuenta se guardara en esta ventana), haciendo doble clic sobre
la cuenta correspondiente y el tipo de comprobante en cada asiento (ver imagen), también

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seleccionamos la cuenta de flujo de caja (las que vamos a crear en origen y destino de fondos –
modulo contabilidad), una vez especificadas las cuentas debe hacer clic en el botón Guardar.

Los comprobantes, más utilizados comúnmente son: por las ventas, cobranzas, compras, pagos
y el costo de ventas, los otros son opcionales, todo depende de las transacciones a realizar en
los módulos.

2. Una vez configurado el enlace para Generar un Nuevo Enlace manualmente, deberá
seguir los siguientes pasos:

b. Especificar la fecha inicial y la fecha final.

c. Especificar si los comprobantes se van a generar por día o mes.

e. Hacer clic en el botón GENERAR.

Visualizar un Enlace contable ya generado

Para cargar o visualizar un enlace anteriormente generado, debe dar Clic en el botón buscar en la parte
superior de la ventana, una vez seleccionado se cargarán sus respectivos comprobantes, los cuales
podrá visualizarlos haciendo clic en el signo + de cada comprobante o con un clic derecho a lado de tipo
opción expandir todo.

CONFIGURACION

Esta ventana le permite especificar los datos de la empresa, ajustar parámetros de impresión o
personalizar ciertas funciones del sistema.

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Datos de la empresa:

BASE DE DATOS

Categoría.- sacaremos formatos en Excel de las opciones que tendremos para importar desde Excel al
sistema.
Ruta de backups.- el sistema por defecto guardara copias diarias de forma automática, (cada vez que el
usuario entre a la base de datos al otro día), en la ruta de su instalación, es de decir disco local ‘’C’’ y/o
‘’D’’, GRUPO SP/SAC.NET/BACKUPS. El cliente deberá revisar en su equipo servidor si se está guardando
de forma diaria, en caso que no estuviera sacando, deberá informar a GRUPO SP, para su revisión, ya
que el sistema agarra configuraciones de Windows para este caso. Se recomienda al cliente sacar una
copia externa fuera del equipo de toda la carpeta GRUPO SP, por si pasa algo con el equipo servidor
(robo, virus, etc.), se podrá restaurar con esas copias externas.

Para sacar copias manuales, hacer clic en guardar backups, nos mostrara una ventana donde debemos
seleccionar donde queremos guardar, ponemos nombre (sin espacios) guardar.

INICIO DE NUEVA GESTION

Dar clic en iniciar nueva gestión, colocar un nuevo nombre, insertar tipos de cambios, y aceptar:

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IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS

En esta ventamos configuramos la impresión de las notas de ventas, elegimos el formato de la factura
(genérica, pre impresa y rollo), subimos el logo de la empresa la misma configuración en que módulos se
va a imprimir.(en caso que la empresa cuente con sucursales, deberá configurar entrando a cada una de
las sucursales)

IMPRESIÓN DE FACTURAS PRE-IMPRESAS

En esta ventana podemos configurar las facturas pre-impresas, para aquellas empresas que hayan
elegido esta opción para sus facturas.

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En la cabecera encontraremos el tipo de letra, tamaño y límite inferior que sería hasta donde vamos a
imprimir.

Con los datos genéricos que hay en la factura, vamos configurando en qué posición van a imprimir, con
una regla desde el borde de la página medimos desde donde queremos que impriman los datos tanto la
horizontal (x) la vertical (Y); el ancho será hasta donde va a imprimir y tenemos la opción de imprimir o
no cada dato que hay en la factura, mismo procedimiento lo haremos para la cabecera, detalle y pie.(En
caso de que la empresa cuente con sucursales, deberá configurar entrando a cada una de las sucursales)

DISEÑO DE IMPRESIÓN DE FACTURAS GENERICAS

En esta ventana vamos a configurar que datos se van a imprimir en las facturas genéricas y las copias.

En el caso de factura a rollo podemos elegir el tipo de letra y tamaño (En caso que la empresa cuente
con sucursales, deberá configurar entrando a cada una de las sucursales).

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COMPROBANTES

En esta ventana vamos a configurar las firmas que tendrá y las opciones de impresión y otros.

OTROS

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En esta ventana, está en si toda la configuración por cada módulo de nuestra base de datos,
simplemente seleccionamos haciendo un clic en el recuadro habilitado, en la opción que se van a
manejar.

MODULO VENTAS (POR SUCURSAL)

 Editar CODIGO en cliente. Si tickeamos estas opciones, el sistema

 Editar CODIGO Doc. Y Cotiz (Venta de Producto).- permitirá modificar el código de cada
 Editar CODIGO Doc. Y Cotiz (Venta de Servicio).- documento, caso contrario el sistema asignará
 Editar CODIGO en ajustes. uno de forma automática.
 Editar CODIGO en Cobranzas.
 Editar CODIGO en anticipos.
 Cobro automático (si es venta al contado).- si tickeamos esta opción, el sistema hara
automáticamente el recibo de cobranza por una venta al contado, caso contrario se hara la
venta al contado pero no hará el recibo de cobranza, deberán realizar de forma manual.
 Editar Columna precio (Venta de productos).- si tickeamos esta opción, nos permitirá modificar
el precio de venta al momento de realizar la factura.
 Alta automático (Venta de productos).- si tickeamos esta opción, automáticamente se darán de
baja los productos en almacén, caso contrario, deberán de dar alta de forma manual en módulos
inventario, bodega- alta de documentos.
 No permitir venta a clientes con plazo vencido. - si tickeamos esta opción, el sistema no
permitirá vender a un cliente que ya tiene facturas vencidas.
 Registrar cliente eventual, desde registro de ventas.- cuando tikeamos esta opción, podemos
crear a un cliente eventual al momento de facturar.

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 Ocultar columnas de descuento en venta de productos. - si tickeamos esta opción, ya no

mostrara las columnas de descuento en venta de productos.
 Generar código de control. - debemos tikear esta opción si o si cuando facturemos con el
sistema.
 Mostrar campo cambio. - si tickeamos esta opción, en facturación se habilitara la opción de
recibido y cambio, para ver cuánto debemos devolver al cliente cuando nos pague en ef8ectivo.
 Verificar precio de venta menores al costo.- si tickeamos esta opción, el sistema dara una alerta
de que estamos vendiendo por debajo del costo, al momento de facturar.
 Mostrar columna de descripción (Venta de productos).- si tickeamos esta opción, se habilitara
una columna de descripción en venta de productos.
 Filtrar clientes por sucursal. - esta opción la tikeamos cuando manejamos sucursales, para que
cada sucursal solo pueda ver y jalar sus clientes que fueron creado en su sucursal.
 Vista previa de impresión de facturas. - si tikeamos esta opción, el sistema nos mostrara una
vista previa de la factura de como imprimirá y podremos exportar a Pdf o Excel.
 Mostrar Campo tipo de transacción (si la venta es al contado).- si tickeamos esta opción, el
sistema mostrara el tipo de transacción en facturación, donde podremos categorizar como nos
canceló un cliente, si es efectivo, cheque, deposito etc.
 Factura de Exportación, modelo 2.- tikeamos esta opción para tener el segundo formato de una
de factura de exportación.
 Mostrar columna largo (venta de productos).- cuando tikeamos esta opción, se habilita las
columnas largo y número de piezas, esta opción la utilizamos para sacar el total cantidad a
vender (Ej: metros cuadrados)
 Editar columna subtotal.- cuando tickeamos esta opción, nos permite editar la columna total en
facturación.
 Opción factura por defecto en Venta de productos. - cuando tikeamos esta opción, cuando le
damos nuevo en venta de productos por defecto se pondrá en factura.
 Permitir productos duplicados. - permite productos duplicados en facturación
 Mostrar columna número de serie (Venta de producto).- se incorpora el número de serie para
digitar de cada producto.
 Usar el vendedor asignado a cliente (Venta de producto).- al momento de crear el cliente hay la
opción de asignar el vendedor, si tickeamos esta opción al momento de facturar saldrá de forma
automática el vendedor.
 Editar Nro. Fact. Manual (Venta de producto).- permite editar en número de factura.
 Editar Nro. Fact. Manual (Venta de servicio).- permite editar el número de factura.
 Mostrar columna Responsable (Venta de productos).- cuando tikeamos esta opción, se habilita
una columna en venta de productos para poner a cada producto o servicio un responsable.
 Mostrar columna Responsable (Venta de servicio).- cuando tikeamos esta opción, se habilita
una columna en venta de productos para poner a cada producto o servicio un responsable.
 Vista previa doc. sin guardar.- cuando tikeamos esta opción, podremos visualizar la factura
antes de imprimir sin guardarlo.

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MODULO COMPRAS (POR SUCURSAL)

 Editar CODIGO en Proveedores`.- si seleccionamos esta opción el sistema permitirá colocar el

código de nuestro proveedor (puede ser alfanumérico), caso contrario el sistema asignará uno
de forma automática
 Editar CODIGO en Pedidos
 Editar CODIGO en compra
 Editar CODIGO en Ajustes Si tickeamos estas opciones, el sistema permitirá
 Editar CODIGO en producción modificar el código de cada documento, caso contrario el
 Editar CODIGO en anticipo sistema asignará uno de forma automática.
 Editar CODIGO en pagos
 Pago automático (si es compra al contado).- si seleccionamos esta opción, el sistema hará de
forma automática el recibo de pago por una compra al contado, caso contrario se hará la
compra al contado pero no se hará el pago, deberán realizar de forma manual
 Ocultar columna descuentos en compras. - Se ocultan la columna de descuento en compra.
 Permitir productos duplicados. - permite poner productos duplicados en compras.

MODULO INVENTARIOS (POR SUCURSAL)

 Editar CODIGO en almacenes

 Editar CODIGO en productos Si tickeamos estas opciones, el sistema permitirá
 Editar CODIGO en Traspaso modificar el código de cada documento, caso contrario el
 Editar CODIGO en Ajuste sistema asignará uno de forma automática.
 Editar CODIGO en Otras Salidas
 Editar CODGIO en Ingreso a Producción
 Alta automático de un traspaso a destino. - cuando se realice un traspaso de un almacén a otro,
automáticamente aumentará los saldos a almacén destino, si no queremos que aumente, no lo
tikeamos, el alta se hará de forma manual en modulo inventarios-bodega-alta de documentos.
 Mostrar columna de serie (Otras Salidas).- cuando se hagan otras salida, habrá una columna de
serie, donde pondrán por cada ítem.
 Mostrar opción de búsqueda en productos (bodega).- se podrá buscar por cualquier palabra que
tuviera un producto.
 Búsqueda de productos por código de barra (bodega).- se habilita la opción de búsqueda por
código de barra.

TODOS LOS MODULOS (POR SUCURSAL)

 Evitar saldos negativos en existencia de productos. -no permitirá vender sin tener stock en
inventarios, este control será, en ventas, otras salidas. Traspasos.
 Mostrar categoría de productos. -se habilitará la columna de categoría de los productos en
ventas de productos.
 Ocultar columna bolivianos. – se ocultará las columnas de Bolivianos en ventas, compras y
reportes.
 Ocultar columna Dólares Americanos. - se ocultará las columnas de Dólares en ventas, compras
y reportes.

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 Mostrar imagen de productos en venta. -mostrara la imagen del producto al filtrar el ítem por
modulo ventas y punto de venta.

VARIOS (PARA TODAS LAS SUCURSALES)

 Precios de venta diferenciados por sucursal. -si se tikea esta opción, se podrá manejar precios
de ventas por cada sucursal, esta se aplica en modulo inventarios-precios de ventas.
 No permitir venta menor a la cantidad del combo. - no permitirá modificar la cantidad en
menor, solo podrá aumentar.
 No mostrar productos de Materia Prima en ventas de productos. - en ventas de productos, no
mostrara los productos creados con tipo Materia Prima.
 Usar centro de costos en ventas, servicios. - se habilitará la opción de centro, departamento,
objeto en ventas de productos y servicios.
 Filtrar clientes por sucursal. - cada sucursal solo podrá ver sus clientes que fueron creados.
 Venta al contado cargo masivo. - todos los cargos masivos que se hagan, se van a generar al
contado.
 Mostrar imagen reporte en inventarios. - mostrara las imágenes de los productos, en reporte
de inventario para toma de existencia.
 Salidas de inventarios según fecha de vencimiento (evitar saldos negativos).- esta opción es
para empresas que venden productos con fecha de vencimiento y lote.

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