EXCEL 2016 INICIAL - MEDIO

Tema: Introducción a Excel 2016

1. Características generales a todos los productos de Office 2016

2. Información general
3. Tratar y editar hojas de cálculo
4. Trabajar con las hojas de cálculo
5. Introducción de datos
6. Referencias a celdas
7. Imprimir hojas de cálculo
8. Práctica: Crear hoja de cálculo
9.Práctica: Ejercicio

Características generales a todos los productos de Office 2016

Office 2016 es la última versión de la suite de Microsoft.

Esta versión tiene una interfaz de usuario más minimalista, integrándose a

la familia de Microsoft Windows 10 y a todo su ecosistema. Si bien es
cierto que esta interfaz, denominada Ribbon o Cinta de Opciones y
Herramientas, no es nueva, sino que viene heredada desde la versión
de Office 2010 que fue la que marcó un antes y un después incluyendo
el Ribbon.
Los cambios visuales entre Office 2013 y Office 2016 son mínimos. Lo que
realmente han realizado con esta nueva versión es mejorar todo lo anterior,
con funcionalidades internas más avanzadas (que son transparentes para el
usuario medio, por ej: la limitación de Excel a la memoria y disponibilidad
del equipo) hacerlo más robusto (cuelgues), más integrado con OneDrive,
integrado con la web, con la tienda de aplicaciones de Microsoft, integrado
con Wikipedia.
Y un aspecto interesante, Office 2016 funciona como SDI (single
document interface), es decir, que cada archivo “abre” un programa
independiente con un proceso en memoria independiente, lo que
proporciona estabilidad y robustez en memoria. Si un archivo “cuelga” el
sistema, tan sólo debemos cerrar ese archivo sin afectar a los demás. En
versiones anteriores, un mismo programa abría varios archivos. Si un
archivo se quedaba “colgado” cerraba todos los demás.
La integración de la interfaz gráfica de usuario, entre diversas aplicaciones
que componen Office 2016, es completa. Dispone de una serie de pestañas
(que pueden variar según la aplicación) donde se encuentra
funcionalidades; algunas de ellas son comunes entre todas las aplicaciones.
Por ejemplo: la ficha de Inicio es muy parecida
en Word, Excel y PowerPoint; la razón es el uso del texto y sus
modificadores en tales aplicaciones.
Veamos un recorrido completo por las aplicaciones más
comunes, Word, Excel, Access, PowerPoint y Outlook:

También se dispone de un planteamiento similar en cómo arrancar el

programa y su configuración. Enumeraremos las características generales
de cualquier aplicación de Office 2016:

Pantalla de inicio o de bienvenida

Es la primera pantalla que visualizamos al ejecutar una aplicación.
Disponemos de un menú con información de archivos recientemente
trabajados, abrir ficheros desde otras ubicaciones, usar plantillas on-line y,
por supuesto, crear un archivo para iniciar nuestro trabajo.
Backstage
Es un menú personalizado de la aplicación muy parecido a la pantalla de
bienvenida, pero con mayor detalle. Sustituye al botón Office de la versión
2010. Este menú realmente es una pestaña más, como lo puede ser Inicio o
Insertar, pero con una particularidad, es totalmente independiente. Es
decir, desde el entorno de trabajo de una aplicación, al pulsar la pestaña
Archivo vemos de manera independiente las opciones del que dispone.
Diferenciando totalmente el entorno de trabajo a la gestión de: archivos,
configuración del programa, importación o exportación, creación de nuevos
archivos, ubicaciones, impresión y compartición.
Búsqueda inteligente
Es una funcionalidad desde la que se accede mediante el menú emergente
(pulsando el botón derecho). Con ella podemos buscar información de ese
texto en Wikipedia, referencias en internet e incluso definición según
diccionarios. Sin dudas es una gran ayuda que evita tener que “salir” del
programa y buscar esa referencia desde un navegador.
Búsqueda inteligente

Asistente ¿Qué desea hacer?

Es un asistente de ayuda integrada (off-line, no requiere acceso a internet)
que nos guiará para encontrar cómo hacer una funcionalidad con la
aplicación en cuestión. Podríamos decir que es una mezcla del personaje
Clippy (de versiones anteriores de Office) junto con el asistente integrado
de Windows 10, Cortana.

Ecuaciones manuscritas
Incluye un sistema mejorado de inserción de ecuaciones de forma
manuscrita. De esta forma evitamos tener que componer una ecuación
mediante símbolos. Tan sólo debemos escribir de una manera directa, tal y
cómo lo haríamos en papel.
Gestión pantalla completa
Justo al lado de los modificadores de ventana de Windows (minimizar,
maximizar y cerrar) tenemos un icono de modificación del entorno de la
aplicación, donde configuramos si deseamos la interfaz: a pantalla
completa (sin la cinta de opciones), sólo con pestañas o el entorno por
defecto (pestaña y menús completo).
Compartir en OneDrive
Para poder compartir y editar en línea a través de la nube de Microsoft.
Para ello es necesario crear una cuenta en OneDrive y que las personas que
editen en tiempo real también dispongan de una cuenta y permisos.

Con esta funcionalidad no sólo vamos a editar documentos almacenados

en OneDrive, sino que también podemos editar, al mismo tiempo, desde
multitud de dispositivos (iPad/Mac –IOS, Android, Windows Phone u Office
Web Apps-escritorio) y desde múltiples usuarios.
Una vez creada la cuenta, podemos iniciar la sesión y guardar el archivo en
OneDrive:
Seleccionamos la ubicación dentro de la nube:

Podemos comprobar el archivo desde el navegador, a través de

OneDrive.com:
Si además queremos hacer uso del elemento colaborativo, lo podemos
compartir a otras personas:

Pudiendo enviarles una invitación si están conectados desde un listado de

la agenda de contactos de Outlook o a través de un vínculo compartido.

Por último, las diferencias más notables que afectan a la mayoría de

aplicaciones de Office (que tratan en mayor o menor medida) es la
ficha Insertar. Añadiendo un menú denominado Complementos, que
incluye integración con la Tienda de Microsoft, adición de complementos
externos on-line e integración a Wikipedia desde el mismo programa sin
salir a un navegador externo.

Información general
Excel es la aplicación de hojas de cálculo incluida en el paquete Office 2016.
Esta versión tiene una interfaz de usuario más minimalista, integrándose a
la familia de Microsoft Windows 10 y a todo su ecosistema. Si bien es cierto
que esta interfaz, denominada Ribbon o Cinta de Opciones y
Herramientas, no es nueva, sino que viene heredada desde la versión de
Office 2010 que fue la que marcó un antes y un después incluyendo el
Ribbon.

Interfaz de Microsoft Excel 2016

El objetivo de Excel es realizar todo tipo de cálculos rápidamente mediante

el uso de operaciones aritméticas sencillas, pero también la realización de
operaciones con fórmulas complejas que vendrán ayudadas por funciones.
Quizás el trabajo más duro que haya que realizar con Excel sea el de
introducir los datos, aunque existen métodos para facilitar esta tarea.
Cuando se maneja con cierta fluidez se podrá ver que en muchos casos el
programa resta trabajo al usuario.
Para el usuario que ya haya utilizado otro programa de Office, la pantalla de
Excel le resultará muy familiar. Los botones de la ficha INICIO son muy
similares a los de Word; por ejemplo, y permitirán, entre otras
funcionalidades, utilizar el portapapeles, efectuar cambios al texto
gestionando las fuentes y la alineación, controlar el formato de los
números, dar formato con estilos, añadir o eliminar celdas, y modificar
contenidos. Todos los comandos de Excel que tienen que ver con el
formato de texto y los números son similares a los de Word.
A continuación, explicaremos en detalle de qué partes consta un archivo de
Excel, así como su distribución y funcionamiento.
Un archivo de Excel es un libro y cada libro consta de una o más hojas de
cálculo.
Dicha hoja es una tabla donde se introducen los datos y las etiquetas para
identificarlos o describirlos.
Una hoja de cálculo funciona como un extracto y está distribuida por
columnas (A, B, C, etc.) y filas (1, 2, 3, etc.). Los rectángulos que se cruzan en
las columnas y las filas son las celdas, y cada celda puede contener un
elemento constituido por datos, una fórmula para el cálculo, o también
puede dejarse en blanco.

Los libros y las hojas de Excel presentan algunos límites. Éstos son los
principales:
 No hay límite de libros abiertos a la vez, depende
exclusivamente de la memoria de la máquina. En Office 2016,
funciona como SDI (single document interface), es decir, que
cada archivo “abre” un programa Excel independiente, lo que
proporciona estabilidad y robustez en memoria. Si un archivo
“cuelga” el sistema, tan sólo debemos cerrar ese archivo sin
afectar a los demás. En versiones anteriores, un mismo
programa abría varios archivos. Si un archivo se quedaba
“colgado” cerraba todos los demás.
 No hay límite de hojas abiertas en un solo libro, depende
exclusivamente de la memoria de la máquina.
 Una hoja de cálculo tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas.
 En una columna caben hasta un máximo de 255 caracteres.
 En una fila caben 409 puntos.
 En una celda caben 32.767 caracteres, aunque sólo se
mostrarán 1.024 en una celda. Sin embargo, se verán todos los
caracteres en la barra de fórmulas al hacer clic en la celda en
cuestión.
 El zoom puede ir del 10 % al 400 %.

Los fundamentos de una hoja de cálculo son:

  La finalidad principal de Excel es la de realizar cálculos sobre
datos introducidos por el usuario, así como la representación
gráfica de estos valores.
 Las hojas de un libro se pueden copiar, mover, cambiar de
nombre, etc.
 Cada una de estas hojas es una cuadrícula formada por celdas.
La celda activa aparece siempre resaltada. Las columnas (en
vertical) siempre las encabezan letras y las filas (en horizontal)
siempre están iniciadas por números.
 Una ventana sólo muestra una hoja y de esa hoja, sólo aquellas
celdas que caben en una pantalla.
 Una celda es la unidad fundamental de trabajo de Excel. En las
celdas se introducen los datos necesarios para sus operaciones.
 Al conjunto de celdas consecutivas se las conoce como Rango y
se representa de la forma A1:Zn para indicar que se está
trabajando con las celdas A1, A2, A3..., An, B1, B2, B3..., Bn; Z1,
Z2, Z3..., Zn
 Para referirse a una celda concreta, se realiza un punto de
unión entre el encabezado de columna y el de fila, por ejemplo,
la celda B2.
 Al hacer un clic en una celda, por ejemplo la B2, el encabezado
B de columna y el encabezado 2 de la fila se realzan. La celda en
cuestión se conoce como Celda activa y presenta un borde
alrededor de ella.

Tratar y editar hojas de cálculo

Para editar una hoja de cálculo en Excel se tiene la opción de crear una
nueva hoja o abrir alguna de las ya existentes. En el caso de creación de
una nueva es posible hacerlo desde una en blanco o desde alguna basada
en las plantillas predeterminadas.

1. Para crear una nueva hoja de cálculo a partir de una

plantilla hay que ir al menú ARCHIVO y seleccionar la
opción Nuevo.
 2. Por ejemplo, elegir la plantilla Presupuesto de
tendencias de gastos. Buscando a través de la barra de
desplazamiento vertical (scroll) o introduciendo el texto
en la barra de búsqueda.
3. Se pulsa en el botón Crear y se generará una nueva hoja
de cálculo con el aspecto de la plantilla deseada.

A partir de este momento ya se puede editar la hoja de cálculo como si

fuera una hoja ya existente.
Trabajar con las hojas de cálculo
Desplazamiento por las hojas de cálculo
Para ir a una determinada celda hay que moverse con la barra de
desplazamiento vertical u horizontal, pero esto a veces es complicado con
Excel, ya que hay muchas celdas y el cursor puede ir demasiado deprisa.
Para evitar el problema hay que utilizar el Cuadro de nombres que se
encuentra en la parte superior de las celdas. Se puede apreciar en la
siguiente imagen (A1).

En dicho cuadro se puede escribir una celda cualquiera, por ejemplo, Z1000
y al pulsar Intro se marca la nueva celda como activa y directamente se
traslada a dicho lugar. Pulsando Ctrl+Inicio se vuelve a la celda A1.
También se puede asignar un nombre a una celda cualquiera. Para ello, hay
que pulsar sobre ella con el botón derecho del ratón y elegir la
opción Definir nombre. Entonces se muestra una ventana en la que definir
el nombre deseado, tal y como se aprecia en esta imagen:

Se puede realizar la misma tarea para un rango de celdas. Basta con marcar
el rango deseado y realizar la misma operación que para una celda. Se
mostrará la misma ventana, indicando el rango correspondiente.
Para desplazarse por una hoja de cálculo se pueden utilizar las teclas que
definen las acciones representadas en la siguiente tabla:

Teclas a pulsar Acción de desplazamiento

Flechas de dirección derecha o izquierda Una celda a la derecha o a la izquierda

Flechas de dirección arriba o abajo Una celda arriba o abajo

Ctrl + Flechas de dirección Ir al extremo de la región de datos actual

Inicio Ir al inicio de una fila

Ctrl + Inicio Ir al inicio de una hoja

Ctrl + Flecha abajo Ir a la última celda de la hoja

AvPág Una pantalla abajo

RePág Una pantalla arriba

 Teclas a pulsar Acción de desplazamiento

Alt + AvPág Una pantalla a la derecha

Alt + RePág Una pantalla a la izquierda

Ctrl + Flecha izquierda Desplazamiento para ver la celda activa

Añadir, eliminar, copiar y cortar hojas de un libro

Un libro siempre tiene una hoja activa denominada Hoja1, pero a la
derecha aparece un icono con el signo más (+). Esto quiere decir que se
pueden añadir o eliminar hojas, e incluso se puede personalizar el trabajo
de Excel con tantas hojas en un libro como se quiera.

1. Para añadir una hoja concreta a un libro, simplemente se

hace un clic en el icono de hoja nueva y se añadirá
automáticamente, tal y como se aprecia en la siguiente
imagen:

2. Para eliminar una hoja se hace clic con el botón derecho

sobre la hoja que se ha añadido y se elige Eliminar.
3. También se puede copiar el contenido completo de una
hoja haciendo un clic sobre la hoja a copiar, presionando
la tecla Ctrl y, sin soltarla, arrastrar el icono de la hoja
hasta la nueva posición, soltando entonces el puntero.
Aparece con el mismo nombre, pero al final tendrá el
número 2 entre paréntesis, pudiendo después
renombrarla.
4. Por otra parte, se puede cambiar el orden de posición de
una hoja, realizando la misma práctica que en el punto
anterior, pero sin presionar Ctrl.
Otra de las opciones que ofrece Excel 2016 es la de
modificar los nombres de las hojas y, además, aplicar a
cada una de las etiquetas un color.
 5. Para modificar el nombre se pulsa el botón derecho
sobre la celda y se elige la opción Cambiar nombre. Para
realizar el cambio de color se pulsa también con el botón
derecho y se elige la opción Color de etiqueta que, a su
vez, despliega la gama de colores que se pueden
seleccionar para la hoja.
6. El número de hojas con las que se abre un libro puede
configurarse. Para ello se abre el menú ARCHIVO, se
entra en Opciones y en la ficha General se modifica el
apartado Incluir este número de hojas. Al pulsar
en Aceptar se guarda para futuras ocasiones.

Además, si tenemos varias hojas creadas podemos navegar entre ellas; e

incluso, seleccionarla desde una lista (pulsado con el botón derecho encima
de los botones de navegación).

Selección de celdas
La forma habitual de trabajar con una hoja de cálculo es siguiendo estos
pasos:

1. Seleccionar las celdas con las que se quiere trabajar.

2. Aplicar fórmulas y funciones.
3. Formatear los datos, ya sea a través de un icono o de un
menú.
4. Configurar las opciones de la ordenación.

El primero de los puntos anteriores es imprescindible para que los

siguientes pasos funcionen correctamente.

Cuando se quiere escribir un valor en una celda, introducir una fórmula,

aplicar color de fondo, etc., es necesario seleccionarla previamente. La
forma de seleccionar una celda es muy sencilla:

1. Se coloca el cursor del ratón sobre la celda y se hace un

clic dentro de ésta. Se quedará enmarcada de color
oscuro.
En el Cuadro de nombres aparecerá escrita, de forma
automática, la coordenada de la celda clicada.
A menudo, es necesario aplicar la misma orden a más de
una celda. En este caso, la solución óptima es hacer una
selección conjunta de todas las celdas para que atando
se decida la orden a ejecutar, ésta se aplique a todas las
celdas seleccionadas. Para seleccionar diversas celdas
hay dos maneras, en función de que las celdas se hallen
contiguas o separadas.
2. Cuando las celdas a seleccionar están situadas
correlativamente, la manera de seleccionarlas es
haciendo un clic en cualquiera de los extremos de las
celdas de selección (normalmente la esquina superior
izquierda) y manteniendo pulsado el botón izquierdo del
ratón, se arrastra primero hacia la derecha y abajo hasta
la celda final, donde se soltará el botón del ratón. El
conjunto de celdas queda sombreado.
3. Cuando las celdas sobre las que se ha de aplicar una
orden no se hallan contiguas, la forma de seleccionarlas.
Se selecciona una celda inicial y presionando la
tecla Ctrl del se van seleccionando otra celda o
conjuntos de celdas no contiguas. Los pasos se pueden
repetir hasta seleccionar un grupo de rangos o celdas
sueltas.

También se pueden seleccionar filas o columnas

completas.
4. Para seleccionar una columna hay que situarse en el
encabezado de ésta y, cuando el puntero cambie de
 forma, hacer un clic. Se seleccionará toda la columna. Y si
se quieren seleccionar columnas contiguas, se arrastra el
puntero por el encabezado, por ejemplo, hasta la
columna deseada.

5. Si se quieren seleccionar a la vez varias filas, primero se

presiona Ctrl y. sir soltar la tecla, se hace un clic encima
de la fila inicial y se arrastra el puntero hasta la fila final.
Al soltar el puntero quedará marcada la selección. Si se
deseamos seleccionar varias filas y columnas a la vez, se
realiza la misma operación que para filas y columnas
completas, pero presionando a la vez la tecla Ctrl.

Introducción de datos
Para introducir un valor en una celda basta con pulsar con el ratón sobre la
celda donde se quiere introducir el valor, escribirlo y, a continuación, pulsar
la tecla Intro para confirmar el valor escrito.

En una celda se puede incluir texto, números, texto y números combinados

o fórmulas. Si se introducen valores constantes, éstos pueden ser números,
fechas, horas o textos.

Si en lugar de introducir directamente un dato, se introduce primero un

signo “=”, Excel interpretará que se va a introducir una fórmula.
Introducción de números
 Para introducir números se pueden incluir los caracteres 0, 1, 2,
3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos especiales “+”,”-“,”(,)”, “/”, “%”.

 Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir

un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como
un número negativo.

 Se pueden incluir los puntos de miles en los números

introducidos como constantes. Cuando un número tiene una
sola coma se trata como una coma decimal.

 Si al finalizar un número se escribe el símbolo del euro (€), Excel

asigna el formato de Moneda al número y así se verá en la
celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho
símbolo.

 Si se introduce el símbolo “%” al final de un número, Excel lo

considera como formato de porcentaje.

 Si se introducen fracciones tales como 1/2, 3/4, se debe escribir

primero un cero para que no se confundan con números de
fecha.

 Si un número no cabe en su celda se pasa automáticamente a

notación científica. Por defecto, los números aparecen
alineados a la derecha en la celda.

Introducción de fechas
 Las fechas se pueden introducir, añadiéndolas como se quiere
que aparezca o de forma que Excel interprete que se trata de
una fecha.

 Para una fecha comprendida entre 1930 y 2029, sólo será

necesario añadir los dos últimos dígitos del año, pero si no
 están incluidas en este intervalo, se debe añadir el año
completo.

 Por defecto, siempre se alinean a la derecha.

Introducción de texto
 El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres
especiales que se puedan reproducir en la impresora.
 Si un texto no cabe en la celda se pueden utilizar las celdas
contiguas que estén en blanco a su derecha para visualizarlo,
aunque el texto se almacena únicamente en la primera celda y
se visualizará al completo en la barra de fórmulas.
 El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Introducción de fórmulas
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias
a otras celdas, nombres, funciones u operadores.

Se pueden realizar operaciones básicas, como sumas, restas,

multiplicaciones y divisiones, o fórmulas complejas como funciones.

La fórmula siempre debe comenzar por el signo igual (=).

Existen diferentes tipos de operadores:

 Aritméticos: Se utilizan para producir resultados numéricos.

Estos opera- 5 dores son “+” (suma), “-“(resta), “*” (multiplica), “/”
(divide), “%” (situado tras un valor, aplica el formato porcentaje)
y “^” (exponente).
 Texto: Se emplea para concatenar celdas que contengan texto.
El operador para concatenar es “&”.
 Relaciónales: Para comparar valores y proporcionar un valor
lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación.
Los operadores son “<” (menor), “>” (mayor), “=” (igual), “<=”
(menor o igual), “>=” (mayor o igual) y “<>” (distinto).
 Referencia: Indica que el valor producido en la celda
referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden
ser de dos tipos, Operador de rango, indicado por dos puntos
(:) y que se emplea para indicar un rango de celdas, y Operador
 de unión, indicado por un punto y coma (;) y que une los
valores de dos o más celdas.
Relleno y autocompletado automático
La versión de Excel 2016 tiene una opción muy rápida de relleno
automático, situada en la ficha INICIO, dentro del grupo Modificar.

En ocasiones se tienen series de datos que son susceptibles de ser

rellenadas automáticamente, por ejemplo:

1, 2, 3, 4, 5, 6...

9:00, 10:00, 11:00, 12:00...

lun, mar, mié, jue...

lunes, martes, miércoles, jueves...

ene, feb, mar, abr...

ene, abr, jul, oct, ene...

2012, 2013, 2014, 2015, 2016...

Producto 1, Producto 2, Producto 3...

1. Partiendo de la celda inicial se comienza a escribir el

primer valor, en la siguiente celda, el segundo. Si se
quiere continuar hasta un número determinado de
celdas, Excel ahorrará el trabajo.
2. Se seleccionan las celdas rellenas y se observa que en la
parte inferior derecha hay un cuadrado pequeño que se
conoce como Controlador de relleno, y que al llevar el
puntero hasta él, cambia por una flecha de punta doble.
3. Si se arrastra el cuadro de llenado hacia la derecha, se
irán rellenando las celdas con los siguientes contenidos.
 Si se arrastra hacia abajo, se repetirá el contenido. En las
siguientes imágenes se puede ver el efecto:

Referencias a celdas
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de
cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos
que se desean utilizar en una fórmula.
En las referencias se pueden utilizar datos de distintas secciones de una
hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en
varias fórmulas.
También se puede hacer referencia a las celdas de otras hojas del mismo
libro y a otros libros, denominándose en este caso referencias externas o
remotas.
Para hacer referencia a una celda se introduce la letra de columna seguida
del número de fila. Por ejemplo, A200 hace referencia a la celda en la
intersección de la columna A y la fila 200.

1. Para hacer referencia a un rango de celdas, se introduce

la referencia de la celda de la esquina superior izquierda,
luego se añaden dos puntos (:) y después se introduce la
referencia a la celda de la esquina inferior derecha del
rango. Por ejemplo, A200:C500 hace referencia a todas
las celdas que se incluyen en el rango, abarcando las
celdas de la A200 a la A500, de la B200 a la B500 y de la
C200 a la C500.

Imprimir hojas de cálculo

Se pueden imprimir las hojas de cálculo y los libros de Excel uno por uno, o
varios al mismo tiempo. Así mismo se puede imprimir una hoja de cálculo
parcial, como, por ejemplo, una tabla de Excel.

Antes de imprimir una hoja de cálculo, se recomienda obtener una vista

previa para asegurarse de que ésta tenga la apariencia deseada. Para
obtener una vista previa de una hoja de cálculo en Excel, emplea la Vista
Backstage de Microsoft Office. En ella se pueden cambiar la configuración
de la página y el diseño antes de imprimir.

Vista previa
1. Para ver una vista previa de la hoja de cálculo hay que
hacer un clic en la hoja o seleccionar las hojas de cálculo
de las que se desea obtener dicha vista. Se va a la
pestaña ARCHIVO y dentro se pulsa en Imprimir o se
presiona Ctrl+P. Se obtiene un resultado como el de la
siguiente imagen:

2. Para obtener una vista previa de las páginas siguientes y

anteriores, en la parte inferior de la ventana de vista
previa, se puede pulsar en la página siguiente o en la
anterior.
Configurar las opciones de impresión
Para configurar las opciones de impresión hay que seguir uno o varios de
estos procedimientos:
 Para cambiar la impresora hay que hacer un clic en el cuadro
desplegable de Impresora y seleccionar la impresora que se
desee.
 Para realizar cambios en la configuración de la página como la
orientación, el tamaño del papel y los márgenes, hay que
seleccionar las opciones que se deseen en Configuración.
 Para aplicar una escala a la hoja de cálculo para que entre en
una sola hoja impresa, dentro de Configuración, hay que hacer
un clic en la opción que se desee en el cuadro desplegable de
opciones de escala. En este caso, en el escalado, se elige la
opción Ajustar hoja en una página.
 Para crear encabezados y pies de página se va al enlace
Configurar página en la parte inferior y, en la ventana que
 aparece, se debe abrir la pestaña Encabezado y pie de página,
tal y como se aprecia en esta imagen:

 Para imprimir todo o sólo una parte, dentro

de Configuración se selecciona una opción para imprimir la
selección, la hoja u hojas activas o todo el libro.
 Para imprimir una parte de una hoja de cálculo hay que
seleccionar el rango de datos que se desea imprimir. En la
pestaña ARCHIVO, se elige la opción Imprimir y
en Configuración se debe pulsar en Imprimir selección.

Establecer un área de impresión

Si se imprime con frecuencia una sección específica de una hoja de cálculo,
se puede imprimir un área de impresión específica para ella. De esa
manera, cuando se imprima la hoja de cálculo, sólo se imprimirá dicha
sección.

1. Para ello, primero hay que seleccionar las celdas que se

desea imprimir. Es posible establecer varias áreas de
impresión manteniendo presionada la tecla Ctrl y
marcando diferentes áreas y cada una se imprimirá en su
propia página.
2. Desde la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el
apartado Configurar página, se debe abrir el botón Área
de impresión y pulsar sobre la opción Establecer área
de impresión.
3. Cuando se guarde el libro, también se guardarán las
áreas de impresión.
 4. Si se desea volver a imprimir la hoja de cálculo completa
hay que eliminar las áreas de impresión establecidas.
Para ello, desde la solapa DISEÑO DE PÁGINA, se debe
abrir el botón Área de impresión y pulsar sobre la
opción Borrar área de impresión.

Práctica: Crear hoja de cálculo

Para realizar la práctica se va a crear una nueva hoja de cálculo en Excel
que use diversas herramientas de análisis rápido. Se establecerá el área de
impresión y se imprimirá.

Desarrollo paso a paso

1. Desde la ficha ARCHIVO se elige NUEVO. Se

selecciona LIBRO EN BLANCO.
2. Se introducen los datos que aparecen en la hoja
siguiente:

3. Se seleccionan los datos haciendo clic en la primera celda

y, a continuación, arrastrándola a la última celda de los
datos, en nuestro caso, selecciona el rango B1:G7.
4. Se hace un clic en el botón Análisis rápido de la esquina
inferior derecha de la selección.
5. Se pueden utilizar diversas opciones de análisis. Hacemos
las pruebas necesarias hasta dejar la hoja según nuestros
intereses.
 6. Si ya no se desea trabajar con los datos de una tabla (será
una tabla de datos si aparece una flecha en el
encabezado de tabla de una columna.), se convierte la
tabla en un rango de datos normal manteniendo
cualquier formato de estilo de tabla que se haya aplicado.
Cuando ya no se necesiten la tabla ni los datos
contenidos en ella, se puede eliminar.
7. Se selecciona la tabla de datos y, desde la ficha DISEÑO
DE HERRAMIENTAS DE TABLA, grupo Herramientas, se
hace un clic en el botón Convertir en rango y se
presiona SI en el cuadro de diálogo que aparece para
regresar al estado normal de los datos.
Las tablas de Excel no se deben confundir con las tablas
de datos, que forman parte de un conjunto de comandos
de análisis de hipótesis.
8. Se seleccionan las celdas que se desea imprimir. Por
ejemplo, rango B2:B8.
Para establecer varias áreas de impresión, se mantiene
presionada la tecla Ctrl y se hace un clic en las áreas que
se desea imprimir. Cada área de impresión imprime en
su propia página.
9. Se hace un clic en Diseño de página, Área de
impresión, Establecer área de impresión.
10.Para ver todas las áreas de impresión, se hace un clic
en Ver, Vista previa de salto de página.
11.Se imprime el área de impresión, alineado al centro.

Práctica: Ejercicio
Crear una hoja de cálculo en la que se creen las cabeceras para realizar una
tabla de multiplicar (números de 1 a 10). Después se deben rellenar los
contenidos de forma automática, usando para ello las referencias a otras
celdas a la hora de arrastrar los elementos. Únicamente se establecerá la
fórmula inicial de la primera celda y el resto debe rellenarse arrastrando.

Práctica: Referencias relativas

Esta práctica tiene como objetivo introducir al alumno en el uso de las
referencias relativas utilizadas en las fórmulas de Excel, ya que es uno de
los pilares en los que se basa el funcionamiento de las hojas de cálculo.

Es fundamental conocer cómo funcionan, cuándo se utilizan, y cuál es su

comportamiento.

Planteamiento del supuesto

Nos encontramos con una pequeña empresa dedicada a la venta que

cuenta con diez comerciales. Hasta entonces, todos ellos habían cobrado
un sueldo fijo, pero a partir de este momento, su director ha decidido
incentivarlos con un porcentaje de las ventas que realicen.

Deberá preparar una hoja de cálculo en la que el director de la empresa

pueda calcular el sueldo total de cada empleado al final de cada mes,
introduciendo el salario fijo de cada uno, las ventas realizadas ese mes y el
porcentaje sobre las ventas realizadas que les corresponde.

Introducción de rótulos y datos numéricos

1. Fijándose en la imagen inicial que se aporta con esta

práctica, inserte los rótulos y las cifras presentadas en
sus celdas correspondientes.
2. Aplique a los datos de las columnas Sueldo
base y Ventas el Formato de número de contabilidad.
3. Recuerde que deberá ampliar el ancho de la columna A
para que puedan visualizarse al completo los nombres de
los empleados. La forma más sencilla de conseguir este
objetivo es haciendo doble clic con el botón principal del
ratón sobre los encabezados de las columnas A y B.
Calcular la columna Comisión

1. Colóquese en la celda E8 e inserte la siguiente fórmula

para calcular la comisión correspondiente al primer
comercial: =C8*D8/100. En este caso, estará calculando el
1,5% de 53.900,00 €. Presione INTRO.
NOTA: No se limite a introducir la fórmula sin más,
preste atención a lo que calcula con ella. Es fundamental
interpretar el porqué de lo que hace para asimilar todos
los conceptos y avanzar con seguridad.

2. A continuación, piense en el resto de las fórmulas de la

columna Comisión.

E9 =C9*D9/100

E10 =C10*D10/100

E11 =C11*D11/100

3. Compruebe que siempre usa la misma fórmula, variando

el número de las filas de las referencias.
4. Para ello, utilizaremos una de las posibilidades básicas de
la hoja de cálculo. Seleccione la celda que contiene la
fórmula, es decir, E8, y observe su borde.
5. Coloque el puntero del ratón en la parte inferior derecha
de la celda, concretamente, donde aparece dibujado un
pequeño cuadradito. Éste será el cuadro de relleno.
6. Cuando la forma del puntero pase a ser una cruz, pulse y
arrastre hacia abajo hasta completar las celdas con las
comisiones del resto de comerciales.
7. Suelte su ratón y observe el resultado.
8. Posiciónese en cada una de las celdas calculadas y preste
atención a la Barra de fórmulas. En ella, verá la operación
que Excel ha utilizado para calcular el resultado obtenido.
 Estudio del proceso

Al copiar la fórmula con la operación de arrastre que ha hecho al resto de

celdas, Excel sustituye las referencias incrementando el número de fila de
cada una de ellas. De esta forma, la celda C8 se convierte en C9, luego
en C10, luego en C11 y así, sucesivamente.
Ésta es la característica fundamental de las fórmulas establecidas con
referencias relativas; al ser copiadas a otra celda, las referencias se
modifican de acuerdo al desplazamiento que se produce.

Calcular la columna Sueldo total

1. Colóquese en la celda F8 e inserte en ella la

fórmula =B8+E8. De esta forma, obtendrá el sueldo total
del primer comercial, sumándole la comisión a su salario
base.
2. Arrastre de nuevo la fórmula para copiarla en el resto de
celdas pero, en esta ocasión, en lugar de arrastrar, haga
un doble clic sobre el cuadro de relleno.
3. Obtendrá el mismo resultado que si hubiese arrastrado.
 Calcular la fila totales

1. Sitúese en la celda B19 y sume el rango de valores que se

encuentran encima.
2. Para ello, localice el botón Autosuma y presiónelo. Excel
le propondrá una expresión que coincidirá con la que le
interese, sólo necesitará aceptar pulsando la tecla INTRO.
3. Para introducir fórmulas en el resto de celdas, vuelva a
posicionarse en la celda B19, presione sobre el cuadro de
relleno, y arrastre hacia la derecha hasta completar la fila.
4. La suma de la celda D19 no tiene sentido, por lo que
debe situarse en ella y eliminar su valor con la tecla SUPR.
5. Si alguna celda muestra el valor de error ######, deberá
situarse entre las cabeceras de las columnas en la que se
encuentre la celda y hacer doble clic, pues Excel le estará
indicando que los datos no caben en la celda actual.

Guardar el documento

 Guarde su archivo con el nombre Referencias relativas.

Práctica: Referencias absolutas

Una vez conocidas y usadas las referencias relativas, dedicaremos nuestro
estudio a las referencias absolutas; veremos qué son, para qué sirven,
cómo usarlas, qué diferencias hay con las relativas, etc.

Planteamiento del supuesto:

La empresa El Carrascal desea utilizar Excel para calcular los sueldos que
debe pagar a sus empleados.

La idea general es la misma que en la práctica anterior, cada comercial

realiza unas ventas de las que va a recibir un porcentaje en concepto de
comisión; ésta, sumada al salario base, debe dar como resultado el sueldo
total.

La diferencia se encuentra en que ahora todos los comerciales van a recibir

el mismo porcentaje de comisión y el mismo salario base.

Introducción de rótulos y datos numéricos

1. Fijándose en la siguiente imagen, inserte los rótulos y

números presentados en las celdas correspondientes.
2. Aplique el Formatode número de contabilidad a los
datos de las columnas Ventas, Sueldo total y al Sueldo
base.
3. Recuerde que deberá aumentar el ancho de la columna A
para que se visualicen los nombres completos de todos
los empleados.
 Calcular la columna Comisión

1. Ubíquese en la celda C12 y teclee en ella la

fórmula =B12*B8, para calcular correctamente el
porcentaje de comisión del primer comercial.
2. Coloque el cursor del ratón sobre el cuadro de relleno y
arrastre para copiar la fórmula al resto de celdas de la
columna C, de la misma forma que explicamos en la
práctica de referencias relativas.
3. Observe el resultado que se obtiene y compruebe que es
erróneo.

Estudio del proceso

Como ya sabe, al copiar una fórmula que contiene referencias relativas,

éstas cambian para adaptarse a la nueva posición que ocupa la fórmula.
Por ello, la fórmula original que usted introdujo se ha transformado en
incorrecta.
Si observa la Barra de fórmulas al situarse en cualquiera de las
celdas C13, C14 o C15, comprobará que el cambio que se ha producido en
la primera referencia de la fórmula ha sido correcto, ya que las celdas de la
columna correspondiente a las ventas se han ido desplazando hacia abajo
con relación a la fórmula (B12, B13, B14, etc.).
El problema se encuentra en la segunda referencia, ya que nuestro objetivo
es que calcule siempre el porcentaje de comisión con la celda B8.

1. Borre el rango C12:C22.

2. Sitúese en la celda C12 y teclee en ella la siguiente
fórmula: =B12*B$8. De esta forma, estaremos fijando el
número de fila 8 de la columna B.
3. Arrastre el cursor del ratón hasta el resto de celdas de la
columna C y verá que el resultado obtenido sí es el
correcto.

Calcular la columna Sueldo total

 1. En esta columna encontramos un caso similar al anterior,
pues debe sumar las celdas de la comisión diferente de
cada comercial, más la celda fija que se corresponde con
el sueldo base que es igual para todos.
2. Posiciónese en la celda D12 y teclee la fórmula =C12+B$7.
3. Arrastre hasta completar el resto de celdas de la columna
D.

Calcular la fila TOTALES

 Seleccione el rango de celdas B12:D22, localice el

botón Autosuma, y presiónelo.
 Guardar el documento

 Guarde su documento con el nombre Referencias absolutas.

Práctica: Tipos de referencia

Mediante esta práctica, deberá usar referencias mixtas y absolutas, y
conseguir los resultados expuestos en la imagen final de esta práctica con
la ayuda de los comandos estudiados en esta lección.

Introducción de rótulos y datos numéricos

 Introduzca los datos a partir de la celda B2, tal como se muestra

en la siguiente imagen.
Introducción de fórmulas

1. Las fórmulas que debe insertar se encontrarán en las

columnas Importe.
2. Posiciónese en la celda D3 y emplee la estructura de
fórmula Cantidad*Precio*(1+IVA), que llevada a las
celdas sería =C3*C12*(1+C9).
3. Para poder copiar las fórmulas en el resto de celdas,
deberá colocar referencias absolutas para que sus
referencias no se pierdan.
4. Como siempre nos referiremos al IVA como la celda C9, y
no nos interesa que ésta cambie a C10 al copiarla hacia
abajo, ni a D9 al copiarla a la derecha, debe mostrarla
como absoluta: $C$9.
5. Con respecto al precio de los artículos, debemos permitir
que cambien al copiar la fórmula abajo, pero no al
copiarla a la derecha, por lo que deberá mostrarla como
mixta: $C12.
6. Utilice la tecla F4 para pasar de referencia relativa a
referencia absoluta o a referencia mixta.
7. La fórmula correcta para la celda D3 será =C3*$C12*(1+
$C$9).
Copiar las fórmulas

1. Seleccione la celda D3 que contiene la fórmula.

2. Pulse el botón Copiar de la pestaña Inicio, o bien la
combinación de teclas CTRL+C.
3. Marque el rango de celdas D4:D7, mantenga pulsada la
tecla CTRL, y seleccione el rango discontinuo F3:F7. Deje
de pulsar CTRL.
4. Presione sobre el comando Pegar de la misma
pestaña Inicio o bien, presione la combinación de
teclas CTRL+V.
5. Pulse la tecla ESC para quitar la selección de la celda
copiada.
6. También podrá copiar las fórmulas utilizando el cuadro
de relleno.
7. Localícelo en el borde inferior derecho de la celda D3 y,
cuando el cursor cambie de forma y se muestre como
una cruz, arrastre hasta la dirección en la que desee
copiar la fórmula.
8. Aplique a los datos de las columnas Importe el Formato
de número de contabilidad.
9. Si algún dato no se ve porque no cabe en la celda,
soluciónelo haciendo doble clic entre las cabeceras de las
columnas.

Guardar el documento
  Guarde el archivo con el nombre Tipos de referencia.

Práctica: Cuatro libros

En esta práctica, aprenderá a desenvolverse con varios libros de trabajo
abiertos al mismo tiempo, cambiando su organización y visualización.
Pasará información de un libro a otro copiando y moviendo sus hojas, y
trabajará con el modo grupo activado.

Trabajar con varios libros

1. Acceda a Microsoft Excel y compruebe que se crea un

libro de trabajo denominado Libro1.
2. Cree cuatro libros más con seis hojas cada uno.
3. Para ello, presione la orden Opciones de Excel del Botón
de Microsoft Office y, en el cuadro de diálogo que se
abre, seleccione la pestaña Más frecuentes.
4. Localice el área Al crear nuevos libros y, con ayuda de
las flechas de aumento y decremento del campo Incluir
este número de hojas, indique la cantidad 6.
5. Seguidamente, acepte para salir del cuadro de diálogo y
presione cuatro veces sobre el
comando Nuevo del Botón de Microsoft Office.
6. En el cuadro de diálogo Nuevo libro, deje seleccionada por
defecto la opción Libro en blanco y haga clic en Crear.
7. Posiciónese en el Libro1 mediante el comando Cambiar
ventanas de la pestaña Vista, o bien haciendo clic en el
icono correspondiente de la Barras de tareas y ciérrelo
presionando el botón Cerrar de la esquina superior
derecha.

Trabajar con el modo grupo

1. Active el modo grupo seleccionando las hojas 1, 2 y 3

del Libro2. Para ello, pulse sobre las hojas 1 y 3,
manteniendo presionada la tecla MAYÚS.
 2. Seguidamente, introduzca en todas ellas los datos que se
muestran en la siguiente imagen a partir de la celda C3.

3. Desactive el modo grupo pulsando con el botón

secundario del ratón sobre las etiquetas de las hojas y
seleccionando la opción Desagrupar hojas.
4. Compruebe que los datos se han insertado sólo en las
tres hojas indicadas.

Rellenar las tablas

1. Introduzca en cada hoja (1, 2 y 3) diferentes datos para

las columnas Precio, IVA y Stock. En la imagen, verá los
datos que debe insertar en la hoja 1; los de las hojas 2 y
3, introdúzcalos al azar.
 2. La columna Importe contiene la siguiente
fórmula: =Precio*(1+IVA). Cópiela en el resto de celdas de
su columna y aplíquela en cada hoja. Aplique a los
resultados el Formato de número de contabilidad.
3. Inserte el texto Enero en la celda G2 de la hoja 1, el
texto Febrero en la celda G2 de la hoja 2, y el
texto Marzo en la misma celda de la hoja 3.

Organizar los libros

1. Muestre los libros que tiene abiertos en las diferentes

opciones de organización que le ofrece Excel. Para ello,
presione la pestaña Vista y pulse la opción Organizar
todo.
2. Distribuya los libros horizontalmente.
Trabajar con las hojas

1. Active el Libro5 pulsando sobre él.

2. Modifique el orden de sus hojas. Para ello, pulse sobre su
hoja 1 y arrástrela entre las hojas 4 y 5.
3. Coloque la hoja número 2 al final.
 4. Pulse sobre la hoja 1 del libro de trabajo 2 y,
manteniendo pulsada la tecla CTRL, arrástrela para
copiarla entre las hojas 5 y 6 del Libro4.

5. Cierre los libros de trabajo 3, 4 y 5 sin guardar sus

cambios y, maximice el Libro2.

Cambiar el aspecto de las hojas

1. Pulse con el botón secundario del ratón sobre la etiqueta

de la hoja 1 y, utilizando el menú de opciones que
aparece, llámela ENERO y ponga su etiqueta de color rojo.
2. Siga los mismos pasos con la hoja 2; ponga su etiqueta de
color azul y llámela FEBRERO.
3. Para finalizar, nombre la hoja 3 como MARZO y coloree su
etiqueta de verde.
4. Seleccione la hoja denominada ENERO, e insértele como
fondo la imagen que crea oportuna. Para ello, recurra a la
orden Fondo que encontrará tras seleccionar la
pestaña Diseño de página.

Guardar el documento

 Guarde el libro de trabajo con el nombre Libro2.

Tema: Configuración de la ventana de la aplicación

1. Trabajar con barras de herramientas

2. Crear botones de opciones personalizadas

3. Vistas personalizadas
4. Inmovilizar paneles y dividir las columnas y las filas
5. Utilizar comentarios para documentar la hoja
6. Práctica: Personalizar Barra de herramientas
7. Práctica: Aprendiendo a movernos
8. Práctica: Ejercicios

Trabajar con barras de herramientas

La ventana inicial de la aplicación Excel del paquete Microsoft Office tiene el
siguiente aspecto:

Esta ventana es conocida como Backstage. Esta ventana (o vista) es donde:

se configura el programa; donde se pueden: gestionar los archivos (tanto
locales del usuario como on-line de Microsoft.com), imprimir, guardar o
exportar, etc; es el reemplazo de botón Office en versiones anteriores a
2010.
No obstante, iremos a la ventana de trabajo creando un nuevo documento:
NOTA: En cualquier momento podemos ir a la vista Backstage desde
el Menú / Archivo.

En la parte superior izquierda aparece una pequeña barra de herramientas

de acceso rápido. Esta barra se puede mover y colocar debajo de la cinta de
opciones.

1. Para ello, hay que pulsar en la flecha desplegable del final

de la barra de herramientas y seleccionar la
opción Mostrar debajo de la cinta de opciones. De la
misma forma, si se quiere volver a colocar en la parte
superior, se despliega de nuevo el menú Opciones y se
elige la opción Mostrar encima de la cinta de opciones.
Además de esta barra, en función de la pestaña que se esté visualizando,
aparecerán las barras de herramientas correspondientes a dichas pestañas.
El usuario tiene la opción de personalizar todas las barras de herramientas.

Mostrar y eliminar barras de herramientas

Mientras se ejecute Excel, la barra de herramientas de acceso rápido no se
puede dejar de visualizar; sin embargo, es posible eliminar todo su
contenido y ésta desaparecerá. De la misma manera, se puede añadir
contenido y la barra aparecerá nuevamente.
La barra de herramientas de acceso rápido se muestra siempre en una
única línea y no es posible modificar el tamaño de los botones mostrados.
El resto de barras de herramientas pueden mostrarse o no cuando el
usuario lo desee. Para ello, hay que usar los botones que aparecen en la
parte superior derecha con forma de flecha hacia arriba o flecha hacia
abajo. Dichos botones junto a sus acciones son:

 Minimiza la cinta de opciones: En la cinta de opciones

solamente se muestran los nombres de las pestañas.
 Expande la cinta: Se muestra la cinta de opciones expandida,
incluso cuando se pulsa sobre un comando.

Modificar barras de herramientas

Con Excel se pueden modificar las dos barras de herramientas, tanto la de
acceso rápido como la estándar.
Desplegando la flecha se visualiza un menú contextual con estas opciones:
Los botones que se pueden colocar en la barra de herramientas de accesos
directos son los siguientes:
 Nuevo.
 Abrir.
 Guardar (por defecto).
 Correo electrónico.
 Impresión rápida.
 Vista previa de impresión e imprimir.
 Ortografía.
 Deshacer.
 Rehacer.
 Orden ascendente.
 Orden descendente.
 Modo táctil.
 Más comandos...
 Mostrar debajo de la cinta de opciones.

El resto de barras de herramientas se muestran siempre por defecto, cada

una en la pestaña que le corresponde. Sus contenidos se pueden alterar
mediante la modificación de los botones de opciones personalizados, tal y
como se explica en el siguiente apartado.

Las barras de herramientas existentes para cada pestaña son las siguientes:
Inicio

Insertar

Diseño de página

Fórmulas

Datos

Revisar

Vista
NOTA: La barra de herramientas DESARROLLADOR sólo será visible si
antes se activa desde ARCHIVO, Opciones, Personalizar cinta de
opciones y se activa la casilla de verificación Desarrollador.

Crear botones de opciones personalizadas

En Excel, además de los botones de opciones que se pueden colocar en la
barra de herramientas de acceso directo, es posible incluir nuevas opciones
existentes en las demás barras de herramientas. Para ello hay que pulsar
con el botón derecho del ratón sobre la opción deseada y pulsar
en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

1. Por ejemplo, si se quiere añadir la opción Formato

condicional, se pulsa sobre el icono de desplegable de
opciones y se muestra un menú contextual que indica la
personalización de la barra de herramientas:

2. Tras elegir la opción Agregar a la barra de

herramientas de acceso rápido, aparecerá el nuevo
elemento en la barra de herramientas de acceso rápido:

3. Para personalizar el resto de barras de herramientas hay

que pulsar con el botón derecho en ellas y en el menú
contextual que aparece, elegir la opción Personalizar la
cinta de opciones... Al hacerlo se mostrará la siguiente
ventana:
 4. Desde esta ventana se pueden elegir todas y cada una de
las opciones de las barras de herramientas para que
queden completamente personalizadas a gusto del
usuario.

Vistas personalizadas
Las hojas de cálculo se pueden visualizar de diferentes maneras. Para ello,
se accede al menú VISTA.

Las diferentes opciones de visualización existentes son:

 Normal: Es el modo de visualización normal.

 Ver salt. Pág.: Muestra una vista preliminar con los lugares en
los que se van a producir los saltos de página a la hora de
imprimir.
 Diseño de página: Se visualiza la página tal y como se va a
imprimir.
 Vistas personalizadas: Se visualiza el documento con el
tamaño a elección del usuario.
 Regla: Muestra las reglas para poder medir y organizar los
objetos del documento.
 Líneas de cuadrícula: Muestra líneas entre las filas y columnas
del documento para que sea más fácilmente legible.
 Barra de fórmulas: Se visualiza la barra de fórmulas en la que
se pueden editar fórmulas y texto para las celdas.
 Títulos: Muestra los encabezados de filas y columnas (números
para las filas y letras paira las columnas).
 Zoom: Muestra el cuadro de diálogo Zoom para que se pueda
especificar el nivel de zoom de la visualización.
 100 %: Aplica un zoom del 100 % para que el documento se
visualice a tamaño normal.
 Ampliar selección: Realiza un zoom del documento con el
tamaño necesario para que el área seleccionada ocupe toda la
ventana.
 Nueva ventana: Abre una nueva ventana con una nueva vista
del documento actual.
 Organizar todo: Coloca en mosaico todas las hojas de cálculo
que estén abiertas en ese momento.
 Inmovilizar: Mantiene una parte de la hoja visible mientras se
puede desplazar el resto de la hoja.
  Dividir: Se divide la ventana con varios paneles que pueden
contener diferentes vistas de la hoja de cálculo.
 Ocultar: Oculta la ventana actual.
 Mostrar: Muestra las ventanas que se hubieran ocultado.
 Ver en paralelo: En lugar de ir y volver de un libro a otro, se
pueden visualizar en paralelo, de modo que se puedan
comparar más fácilmente.
 Desplazamiento sincrónico: Permite desplazar juntos dos
documentos en paralelo. Resulta de gran utilidad para
comparar documentos línea a línea o para explorar las
diferencias.
 Restablecer posición de la ventana: Permite colocar los
documentos que se quieren comparar en paralelo, de modo
que compartan la ventana de forma equitativa.
 Guardar área de trabajo: Guarda el diseño actual de todas las
ventanas como área de trabajo para que se pueda restaurar
más tarde.
 Cambiar ventanas: Permite cambiar a alguna de las otras
ventanas abiertas.
 Macros: Muestra la lista de macros con las que se puede
trabajar.

Inmovilizar paneles y dividir las columnas y las filas

Excel ofrece la posibilidad de inmovilizar una parte de la hoja y de dividir los
datos por filas y columnas, de manera que después sea más sencillo
moverse por la información.
Por ejemplo, se tiene una hoja de cálculo en la que se van apuntando los
gastos de los diferentes meses, separados por conceptos y subconceptos.
Se irán guardando los gastos previstos y los reales para cada mes. Ello
supone que la hoja de cálculo será muy ancha y, por tanto, no se podrá
visualizar de forma completa.
La hoja de cálculo puede ser como la del siguiente ejemplo:
Como se puede apreciar en la imagen, solamente se ven los primeros
meses. Si se desplaza la hoja de cálculo a la derecha, entonces se pierden
los conceptos y subconceptos en la pantalla de visualización, con lo que
resulta complicado saber a qué se refiere el valor de cada fila.
Para que ello no suceda, es conveniente dividir la hoja a partir de donde
empiezan los valores con los gastos:

1. Para realizar la división hay que ir a la ficha VISTA,

posicionarse marcando la columna en la que se quiere
realizar la división (en este caso, la de los datos del mes
de enero) y pulsar en la opción Dividir.

Tras realizar la división, en la parte izquierda, se tiene una vista de la hoja

de cálculo en la que se pueden dejar las dos primeras columnas para que
siempre estén fijas. En la parte derecha de la división es factible moverse
por los diferentes meses, de manera que siempre esté claro a qué fila
corresponde cada gasto.
El aspecto de la ventana después de la división debe ser como el de la
siguiente figura:
Utilizar comentarios para documentar la hoja
Es posible poner comentarios en cada una de las celdas de las hojas de
cálculo. Para ello, hay que pulsar con el botón derecho sobre la celda que
se desea comentar y, en el menú contextual que aparece, seleccionar la
opción Insertar comentario. También es posible realizar esta misma
acción desde la ficha Revisar – Insertar comentario.

1. Por ejemplo, abrir una nueva hoja de cálculo basada en

una plantilla y elegir un calendario anual. En la siguiente
imagen se refleja el resultado de usar la plantilla
Calendario de planificación (calendario académico1 de la
lista).
2. Seleccionar una fecha, por ejemplo el 6 de enero, e
insertar un comentario que indique que es el día de
Reyes. El resultado de la inserción debe ser como el de la
siguiente imagen:
 3. En las celdas en las que se han insertado comentarios,
aparece en el borde superior derecho una pequeña
flechita de color rojo. Cuando se pasa el ratón por
encima, se visualiza el comentario.
4. Si se pulsa en una celda con comentario, usando el botón
derecho del ratón, aparecerán varias nuevas opciones en
el menú contextual desplegado:
 Modificar comentario: Permite editar el
comentario existente.
 Eliminar comentario: Elimina el comentario
creado.
 Mostrar u ocultar comentarios: Se
visualizan los comentarios al seleccionar la
opción la primera vez, y se ocultan al volver a
seleccionar en la opción que se habrá
modificado a Ocultar comentario.

Práctica: Personalizar Barra de herramientas

Se va a personalizar la apariencia de la barra de herramientas de Excel para
que, primero, no se muestre la pestaña FÓRMULAS y después vuelva a
mostrarse. Además, dentro de dicha pestaña se practicará para que no se
muestre el apartado para XML.

Desarrollo paso a paso

1. Lo primero que se debe hacer es pulsar sobre la barra de
herramientas con el botón derecho y seleccionar la
opción Personalizar la cinta de opciones.
2. Se abre la ventana donde se va a realizar la
personalización y lo primero que se va a hacer es
desmarcar la pestaña Fórmulas.
3. Tras desplegar la zona de Desarrollador, se podrá
visualizar el apartado de XML que se desea eliminar. Al
pulsar sobre dicha opción, se activará el
botón «Quitar visualizado en la parte central. Pulsando
sobre dicho botón, el apartado XML desaparecerá de la
lista.
Después del proceso, la ventana con la personalización
deberá quedar como la de la siguiente figura:

4. Se finaliza la personalización mediante la pulsación del

botón Aceptar. El resultado final de la barra de
herramientas personalizada deberá ser así:

5. Para finalizar, hay que volver a abrir la ventana de

personalización y nuevamente volver a marcar la
opción Desarrollador; luego, se hace un clic en el
botón Restablecer para que de nuevo quede todo como
estaba. Se pulsa en el botón Aceptar y se tendrán las
mismas herramientas que al comienzo.
Práctica: Aprendiendo a movernos
Mediante este ejercicio, practicará con los desplazamientos en la hoja de
cálculo, y seleccionará rangos y celdas según lo estudiado.

Asignar un nombre a una celda

1. Entre en Microsoft Excel de una de las formas que ha

estudiado.
2. Seleccione la celda A5 con el botón principal del ratón.
3. Presione la pestaña Fórmulas y en el área Nombres
definidos, pulse el comando Asignar nombre.
4. Localice el apartado Nombre dentro del cuadro de
diálogo Nombre nuevo y teclee Nombre_Celda en él.
5. Pulse el botón Aceptar.

Asignar un nombre a un rango

1. Seleccione el rango continuo C2:G3 pulsando sobre la

celda C2 y arrastrando hasta la celda G3.
2. Presione la pestaña Fórmulas y en el área Nombres
definidos, pulse el comando Asignar nombre a un
rango.
3. Localice el apartado Nombre dentro del cuadro de
diálogo Nombre nuevo y teclee Rango_Continuo en él.
4. Presione Aceptar.
5. A continuación, marque el rango
discontinuo C7:G8;C11:G12. Para ello, seleccione la
celda C7, arrastre hasta la celda G8 y, manteniendo
pulsada la tecla CTRL, seleccione la celda C11 y arrastre
hasta la celda G12.
6. Deje de pulsar la tecla CTRL.
7. Presione la pestaña Fórmulas y en el área Celdas con
nombre, pulse el comando Asignar nombre a un rango.
 8. Localice el apartado Nombre dentro del cuadro de
diálogo Nombre nuevo y teclee Rango_Discontinuo en él.
9. Pulse el botón Aceptar.

Seleccionar un rango mediante el cuadro de nombres

1. Pulse sobre la lista desplegable del cuadro de nombres.

2. Seleccione en su interior el elemento Rango_Continuo.
3. Excel señalará el rango que usted seleccionó.

Pulse para ampliar

Práctica: Ejercicios
1. Modificar la barra de herramientas de acceso rápido eliminando la
opción Formato condicional. Añadir además las opciones Correo
electrónico e Impresión rápida. Por último, añadir las
opciones Ordenar y Filtro.
2. Crear una nueva hoja de cálculo en Excel que contenga una lista de
nombres de personas. Después, se deberán apuntar como comentarios los
DNI de dichas personas.

Tema: Mecanismos de importación y exportación de ficheros

1. Importar datos de programas externos

2. Exportar datos a formato de texto

3. Exportar datos a otros formatos
4. Importar y exportar gráficas
5. Práctica: Paso a paso
6.Práctica: Ejercicio

Importar datos de programas externos

La importación de datos externos desde Excel se realiza desde la pestaña
DATOS, dentro de ella existen varias opciones en el grupo Obtener datos
externos. Estas opciones son las siguientes:
 Desde Access (tipos de archivo *.mdb, *.mde, *.accdb, *. accde).
 Desde web (tipos de archivo de página web).
 Desde texto (tipos de archivo *.prn, *.txt, *.csv).
 De otras fuentes:
o Desde SQL Server.
o Desde Analysis Services.
o Desde importación de datos XML.
o Desde el Asistente para la conexión de datos.
o Desde Microsoft Query.

1. Por ejemplo, para realizar una importación de un archivo

de texto, hay que seguir varios pasos. El archivo de texto
debe tener los datos columnados, tal y como se aprecia
en la imagen siguiente (también puede usar el archivo de
importación adjunto) con cada campo separado por una
tabulación.
2. Para realizar la importación, se abre la pestaña DATOS y
en el grupo Obtener datos externos, se hace un clic en
el botón Desde texto para abrir la ventana de
diálogo Importar archivo de texto. En dicha ventana se
debe localizar el archivo que se desea importar.

3. Una vez localizado el archivo, se debe pulsar en el

botón Importar. De ese modo, se abrirá el primer paso
del asistente para la importación de archivos de texto. Se
debe elegir entre importar utilizando un archivo con
delimitadores (caracteres que separan los contenidos de
los campos) o escogiendo columnas de ancho fijo, es el
caso del archivo seleccionado, delimitadores por
tabulación.

4. Tras pulsar en el botón Siguiente se accede a un nuevo

paso en el que se permite establecer el ancho de cada
columna.
 5. Pulsando de nuevo en el botón Siguiente se puede elegir
el tipo de datos que se va a generar para cada columna
tras el proceso de importación.

6. Al pulsar en Finalizar se puede elegir entre importar los

datos en la hoja de cálculo actual o en una nueva hoja de
cálculo.
7. Pulsando en el botón Aceptar se finaliza el proceso de
importación y los datos deben aparecer en la hoja de
cálculo elegida. El resultado debe ser como el de la
siguiente imagen:

Exportar datos a formato de texto

Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, use el
comando Guardar como y cambie el tipo de archivo del menú desplegable.
Son dos los formatos de archivo de texto que se utilizan habitualmente:

 Archivos de texto delimitados (*.txt), en los que el carácter de

tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa
normalmente cada campo de texto.
  Archivos de texto de valores separados por comas (*.csv), en los
que el carácter de coma (,) suele separar cada campo de texto.

1. Para exportar datos desde Excel se debe ir al

menú ARCHIVO y elegir la opción Guardar como.
2. Al pulsar sobre una de las carpetas o sobre el
botón Examinar, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar
como y en el tipo de archivo se podrá desplegar la lista de
opciones.
La lista es muy amplia, puesto que Excel permite la
exportación a muchos tipos de formatos. Para el caso de
exportar a formato de texto se va a elegir el tipo Texto
(MS-DOS) (*.txt).

3. Además de elegir el tipo de formato, se debe poner el

nombre para el archivo y, finalmente, pulsar en el
botón Guardar.

Exportar datos a otros formatos

El proceso de exportación desde Excel a otros formatos es el mismo que el
de exportación a archivos de texto, pero se debe seleccionar en cada caso
el tipo de archivo al que se quiere exportar.
Los formatos a los que permite exportar Excel son los siguientes:
 Libro de Excel (*.xlsx).
 Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
 Libro binario de Excel (*.xlsb).
 Libro de Excel 97-2003 (*.xls).
 Datos XML (*.xml).
 Página web de un solo archivo (*.mht;*.mhtml).
  Página web (*.htm;*.html).
 Plantilla de Excel (*.xltx).
 Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm).
 Plantilla de Excel 97-2003 (*.xlt).
 Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt).
 Texto Unicode (*.txt).
 Hoja de cálculo XML 2003 (*.xml).
 Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls).
 CSV (delimitado por comas) (*.csv).
 Texto con formato (delimitado por espacios) (*.pm).
 Texto (Macintosh) (*.txt).
 Texto (MS-DOS) (*txt).
 CSV (Macintosh) (*.csv).
 CSV (MS-DOS) (*.csv).
 CZF (formato de intercambio de datos) (*.dif).
 SYLK (vinculo simbólico) (*.slk).
 Complemento de Excel (*.xlam).
 Complemento de Excel 97-2003 (*.xla).
 PDF (*.pdf).
 Documento XPS (*.xps).
 Hoja de cálculo de Open XML(*.xlsx).
 Hoja de cálculo de OpenDocument (*.ods).

Veamos un ejemplo de exportación hacia formato PDF. Realmente, la

exportación a PDF no difiere mucho de la impresión en papel, salvo que en
vez de imprimir en papel lo haremos en “digital”. Por esta razón, debemos
seleccionar el Área de impresión / Establecer área de impresión, desde
la ficha Diseño de página / Configurar página.
 Pulse para ampliar

Una vez seleccionado y establecido el área deseada, iremos

al Backstage pulsando la ficha Archivo. Una vez dentro, pulsar
sobre Exportar:

Importar y exportar gráficas

Excel no tiene un procedimiento exclusivo para importar o exportar
gráficas. Sin embargo, mediante la utilización de las opciones Copiar y
Pegar es posible importar y exportar gráficas entre diferentes hojas de
cálculo, e incluso con otras aplicaciones.

1. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga una

gráfica, se pulsa con el botón derecho del ratón y se elige
la opción Copiar.
2. A la hora de pegar el elemento copiado, existen varias
posibilidades. La primera opción es simplemente elegir
sobre una celda la opción Pegar. El pegado no es idéntico
al copiado. Ello es debido a que los datos de las celdas a
los que hace referencia el gráfico no se encuentra en la
nueva hoja de cálculo.
3. La otra opción es utilizar otro tipo de pegado. Existe
el Pegado especial que lo que hace es abrir el cuadro de
diálogo del mismo nombre. En dicho cuadro se permite
pegar la gráfica como una imagen de diferentes tipos.

Además, se puede distinguir entre el pegado normal y el

pegado de un vínculo. Cuando se selecciona esta última
opción, no se incrusta la imagen en la nueva hoja de
cálculo, sino que se crea un acceso directo entre la
imagen original y la pegada. Eso significa que si hay una
 modificación en la imagen de origen, se verá también
reflejada en la imagen pegada.
4. Para hacer la prueba se debe elegir Mapa de bits como
tipo de imagen y realizar un pegado normal.
El resultado del proceso debe ser como el que se puede
ver en esta imagen:

Práctica: Paso a paso

Crear una hoja de cálculo en Excel en la que se guarden una serie de gastos
por diferentes conceptos. Debe contener las siguientes columnas:

 Fecha.
 Concepto.
 Gasto.
 Acumulado.

Debajo de cada columna se introducirán los datos correspondientes a cada

una de ellas. El resultado se debe exportar a un archivo de texto de tipo
CSV.

Desarrollo paso a paso

1. Lo primero que hay que hacer es abrir una nueva hoja de

cálculo y crear la cabecera de las columnas. Después, se
rellenan unas cuantas filas debajo de cada cabecera de
 columna. El resultado debe asemejarse al que aparece en
la siguiente imagen:

2. A continuación, se procede a la exportación. Para ello, se

abre el menú Archivo y se selecciona la opción Guardar
como, se pulsa en el botón Examinar y se abre el cuadro
de diálogo del mismo nombre que la opción.
3. En Tipo de archivo se elige CSV (MS-DOS) (*.csv) y se
selecciona la carpeta en la que dejar el resultado.
4. El proceso de exportación ha finalizado y basta con abrir
el archivo generado con un editor de texto cualquiera
para visualizar su contenido.

Práctica: Ejercicio
Crear una nueva hoja de cálculo en Excel e importar a ella el contenido del
archivo de texto CSV generado en el punto anterior.
 Tema: Utilización de rangos y vinculación entre ficheros

1. Usar los rangos

2. Trabajar con diferentes ficheros

3. Práctica: Paso a paso
4. Práctica: Ejercicio
5. Práctica: Trabajando con rangos
6. Práctica: Introducir datos

Usar los rangos

Un rango de celdas en Excel es el conjunto de celdas adyacentes o no
adyasentes. Las celdas adyacentes se encuentran una junto a la otra sin
ningun espacio entre ellas. Las celdas no adyasentes tienen uno o más
bloques de separacion entre ellas.

Usar rangos en funciones

Los rangos son grupos de celdas de varias filas y/o columnas. Por ejemplo,
si se marcan las columnas de la C a la G y las filas de la 2 a la 13, el rango
resultante es el que se muestra en la figura siguiente:

La nomenclatura para definir este rango es: C2:G13

Los rangos se pueden utilizar dentro de las funciones. Por ejemplo, se
rellena esa misma área de valores numéricos. A continuación, se realiza la
suma de todas estas celdas en una nueva celda con el resultado.
La función SUMA es la que se encarga de realizar la suma de un rango de
celdas. En este caso, la función que habría que poner sería: =SUMA(C2:G13)
El resultado de la suma con los valores para el rango anterior debe ser
como el de la siguiente imagen:

Pulse para ampliar

Usar rangos entre hojas de cálculo

Para poder utilizar rangos de hojas de cálculo diferentes, simplemente hay
que hacer referencia a la hoja de cálculo correspondiente antes del rango
seleccionado y dentro de la llamada a la función correspondiente. Por
ejemplo, si se quiere realizar la misma suma que en el punto anterior, pero
en una hoja de cálculo diferente, se usaría la siguiente función:
=SUMA(Hoja1!C2:G13)

El ejemplo se puede ver en la siguiente imagen:

Pulse para ampliar

Usar rangos entre diferentes ficheros
El modo de funcionar para esta opción es similar al del uso en hojas de
cálculo diferentes, sólo que en este caso, además, hay que añadir el
nombre del otro fichero delante del nombre de la hoja de cálculo.
Existe además otra pequeña diferencia. Las celdas del otro fichero se van a
referenciar de forma fija y, para ello, antes de cada letra y de cada número
de fila y columna se pone el símbolo del dólar ($). Este símbolo indica que
son celdas fijas y que si se mueven a otro lugar, se alcanzará su lugar
original siempre. Este tipo de referencias se denominan absolutas.

EJEMPLO:

Por ejemplo, para hacer referencia a la suma del mismo rango que en los
puntos anteriores, la función resultante deberá ser:

=SUMA([rangos.xlsx]Hoja1!$C$2:$G$13)

Trabajar con diferentes ficheros

Las hojas de cálculo pueden hacer referencia a celdas de otros ficheros. De
la misma forma que se pueden referenciar rangos para las funciones, las
celdas referenciadas se pueden utilizar dentro de la hoja de cálculo que las
tiene vinculadas como si fueran celdas propias.
Para hacer referencia a una celda de otro fichero desde Excel se debe
indicar el nombre del fichero, el nombre de la hoja de cálculo y el nombre
de la celda.

EJEMPLO:

Por ejemplo, para referenciar la primera celda se haría de esta manera:

=[ejemplo.xlsx]Hoja1!$A$1

Práctica: Paso a paso

Usando Excel se van a crear dos hojas de cálculo que contengan la siguiente
información:

 Fichero 1:
 o DNI
o Nombre
o Apellido
o Provincia
 Fichero 2:
o DNI
o Teléfono fijo
o Teléfono móvil

Una vez creadas las dos hojas de cálculo, se vincularán los teléfonos de la
segunda en la primera hoja, de manera que toda la información quede
junta.

Desarrollo paso a paso

1. Lo primero que se debe hacer es crear los dos ficheros

con la información correspondiente. El aspecto que
deben tener después de la creación de ambos es el que
se puede ver en las dos siguientes figuras:

2. Para vincular las celdas del otro fichero hay que ir

poniendo los siguientes enlaces en cada columna
correspondiente:
=[fichero2.xlsx]Hoja1!$D$3
=[fichero2.xlsx]Hoja1!$D$4
=[fichero2.xlsx]Hoja1!$D$5
=[fichero2.xlsx]Hoja1!$E$3
=[fichero2.xlsx]Hoja1!$E$4
=[fichero2.xlsx]Hoja1!$E$5
 3. Después de insertar los vínculos correspondientes, el
resultado final de la primera hoja de cálculo quedará
como en la siguiente imagen:

Pulse para ampliar

Práctica: Ejercicio
Crear un fichero con una hoja de cálculo que contenga 10 columnas y 10
filas llenas de números enteros. Crear después otro fichero con una hoja de
cálculo que tenga una única fila que contenga, en 10 celdas, las sumas de
los valores del otro fichero.

Práctica: Trabajando con rangos

Mediante este ejercicio, usted practicará introduciendo datos en un rango
determinado.

Rellenar un rango con un valor determinado

1. Entre en Microsoft Excel de una de las formas que ha

estudiado.
2. Seleccione el rango C5:G10 pulsando sobre la celda C5 y
arrastrando hasta la celda G10.
3. Teclee directamente el valor 10000.
4. Pulse la combinación de teclas CTRL+INTRO y el valor se
copiará en todas las celdas del rango.
 Limitar la entrada a un rango

1. Marque el rango C12:F14 pulsando sobre la celda C12 y

arrastrando hasta la celda F14.
2. Introduzca la siguiente lista de valores separándolos con
la
tecla INTRO: 1000, 1005, 1010, 1015, 1020, 1025, 1030, 1035,
1040, 1045, 1050, 1055.
3. Observe que los datos sólo se introducen dentro del
rango de celdas que tiene seleccionado.

Práctica: Introducir datos

En este ejercicio, creará la tabla que se muestra como imagen final a partir
de la celda D7. Aplique el Formato de número de contabilidad y Estilo
porcentual que ya conoce a las columnas correspondientes.

Teclear datos

1. En un nuevo libro de trabajo de Microsoft Excel, escriba

los datos que aparecen en la siguiente imagen, sin
aplicarles ningún formato, a partir de la celda D7.
 2. Introduzca las fechas separando el día, mes y año
mediante /. Por ejemplo, teclee 1/2/06 para la primera
fecha.

3. Seleccione los datos de la columna Precio y aplíqueles el

formato de moneda presionando el botón Formato de
número de contabilidad dentro del área Número de la
pestaña Inicio.
4. Los datos de la columna Tipo de IVA deberán ir
acompañados por el formato Estilo porcentual que
deberá pulsar, justo al lado del comando anterior.

Guardar el documento con dos tipos de formato

1. Presione comando Guardar de la Barra de herramientas

de acceso rápido y seleccione Guardar como.
2. En el cuadro de lista Guardar en, indique la carpeta en la
que va a almacenar su documento o bien, utilice la Barra
de sitios.
3. Teclee como nombre de archivo Introducir datos y deje
como tipo de archivo Libro de Excel (*.xlsx).
4. Presione el botón Guardar.
5. Seguidamente, despliegue el menú Archivo y en su lista
de opciones, sitúese sobre la orden de
submenú Guardar como.
6. En el nuevo conjunto de opciones que aparece, pulse
sobre Formato de Excel 97-2003 y se abrirá de nuevo el
cuadro de diálogo Guardar como.
 7. Mediante el cuadro de lista Guardar en o la Barra de
sitios, ubique su documento donde almacenó el anterior.
8. Teclee como nombre de archivo Introducir datos II y
fíjese que, como tipo de archivo, aparece Libro de Excel
97-2003 (*.xls).
9. Haga clic en Guardar.
10.Cierre el documento pulsando el botón con forma de
aspa que encontrará en la esquina superior derecha.

Establecer contraseñas de apertura y escritura

1. Abra el documento con formato 97-2003 que acaba de

guardar pulsando la opción Abrir.
2. Dentro del cuadro de diálogo Abrir y utilizando el cuadro
de lista Buscar en, localice el documento “Introducir
datos II.xls”, selecciónelo, y presione Abrir.
3. Observe que, en la Barra de título del programa, aparece
junto al nombre del fichero la indicación [Modo de
compatibilidad].
4. A continuación, vuelva al cuadro de diálogo Guardar
como pulsando la opción con el mismo nombre
desde Archivo.
5. Despliegue el menú Información, y haga clic
sobre Proteger libro.
6. Seleccione Cifrar con contraseña. Para la contraseña
teclee gastos. Haga clic en Aceptar y Excel le pedirá que
vuelva a teclear las claves para confirmarlas de nuevo.
7. Guarde su documento reemplazando el anterior. Si
Microsoft Excel le propone cambiar su extensión por el
tipo de formato XML de la versión 2007, responda No.
8. Cierre el documento, intente abrirlo de nuevo y verifique
que necesita las claves de apertura y de escritura que le
adjudicó.
5: Utilización de las herramientas avanzadas de formato

1. Copiar, cortar y pegar especial

2. Cambiar a diferentes formatos

3. Configurar el formato condicional
4. Reducir y aumentar decimales
5. Validar datos
6. Práctica: Paso a paso
7. Práctica: Ejercicio
8. Práctica: Introducir fórmulas
9.Práctica: Tienda del Oeste

Copiar, cortar y pegar especial

En las hojas de cálculo de Excel se tiene la opción de realizar copiados de
celdas que después se pueden pegar de varias maneras.
Por ejemplo, se crea una hoja de cálculo sencilla que tenga tres valores
numéricos y su suma debajo de ellos. Las celdas, además, se crean con un
borde que agrupe los sumandos por un lado y el resultado de la suma por
otro. El resultado debe ser como el de la siguiente imagen:
Si se hace un copiado del valor con el resultado de la suma (es lo mismo
tanto con copiar como con cortar, pero para los ejemplos no nos interesa
perder el valor de la celda origen) y después un pegado normal, se
obtendrá una copia de la función de origen, pero con las celdas modificadas
en la celda destino. En el caso del ejemplo, en origen se tiene la
función =SUMA(A1:A3) y en la celda de destino se tendría, por ejemplo, la
función =SUMA(C1:C3).

Si se pulsa con el botón derecho del ratón en la celda de destino y se elige

la opción Pegado especial, se abre una nueva ventana con las siguientes
opciones:

En función de la opción seleccionada, en la celda de destino se copiarán

datos diferentes. Por ejemplo, si se pulsa en el botón Pegar vínculos, lo
que se copia en la celda de destino es =$A$4, con lo que se tiene el mismo
valor, simplemente hace referencia a la celda de origen, sin tener relación
con la suma.
Si se elige la opción Todo excepto bordes, entonces lo que se copia es igual
al pegado normal, dejando la función =SUMA(C1:C3), pero sin el borde que
se ha puesto en la celda de origen.
Si, por el contrario, se elige la opción Valores, entonces no solamente se
copia la misma función, sino que se incluye el propio formato de la celda,
con lo que también se copia el borde del origen.
Para este último caso, el resultado queda como el que se muestra en la
siguiente figura:

Si lo que se desea es únicamente copiar el formato de la celda origina] se

puede usar Pegado especial y seleccionar la opción Formatos. Pero
también existe en la barra de herramientas de Inicio otra opción, la
llamada Copiar formato. El efecto es idéntico.

Cambiar a diferentes formatos

En Excel se pueden incluir muchos formatos tanto para el aspecto de las
celdas como para su contenido. De hecho, dentro del menú INICIO se tiene
el grupo Estilos que, a su vez contiene el botón Estilos de celda, que
permite varias opciones relacionadas con la visualización.
Los diferentes estilos se pueden ver en la siguiente ventana:
Visualmente se pueden usar las opciones de estilos y modificar el aspecto
de las celdas, lo que no afectará a su contenido. Por ejemplo, modificando
las celdas de origen con los sumandos y el resultado se puede obtener algo
así:

Al margen del aspecto visual, es posible modificar el formato del contenido.

Para la celda del sumando se pueden obtener diferentes modos de
visualización del contenido. Para ello hay que pulsar con el botón derecho
del ratón y elegir la opción Formato de celdas.
Se muestra una ventana con diferentes opciones y, por defecto, se puede
observar que el modo de visualización del contenido es General.
 NOTA: Hay que prestar una atención muy especial porque no es correcto
dejar a Excel que sea quién “detecte” el tipo de contenido que irá alojado en
esa celda o que deje a todo del tipo General. Si no queremos que
apliquemos una fórmula y no muestre el resultado esperado ante un
cálculo; o peor aún, muestre un tipo de error aun habiendo introducido los
datos correctamente. Por ello, siempre que se tenga claro qué se necesita,
es recomendable ir “formateando” o estableciendo las celdas según qué
contenido vaya ir alojado dentro. De esta manera nos iremos haciendo con
el control de Excel y que mejor desde la base. La base es la celda en sí.

Pulsando en los diferentes formatos se puede observar cómo el valor visual

de la celda va variando. Por ejemplo:
 Moneda: 77,00 €
 Porcentaje: 7700,00 %
 Científica: 7,70E+01

Configurar el formato condicional

A la hora de aplicar formatos a las celdas, se pueden establecer varias
condiciones que marquen el formato que se quiere utilizar. Por ejemplo, es
muy común que los números negativos vayan con un color diferente que
los números positivos. Incluso se podría decidir que se quiere resaltar un
valor que es muy grande y ponerlo de otro color diferente al resto.
Para aplicar estos formatos hay que seleccionar primero las celdas a las que
se quiere aplicar y después, dentro del menú INICIO ir a la
pestaña Estilos y pulsar en Formato condicional Se abre un cuadro de
diálogo y entonces se pulsa en la opción Nueva regla, a continuación se
abrirá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato. En ese cuadro de
diálogo se pueden establecer las condiciones deseadas. El aspecto del
cuadro es el siguiente:

Por ejemplo, se puede indicar que se quiere que el fondo de las celdas
tenga una gama de colores en función de su valor, siendo el más claro para
los valores bajos y el más oscuro para los valores más altos. La regla se
establece como se indica en la siguiente imagen:
Y el resultado obtenido en las celdas seleccionadas sería como el siguiente:

Las reglas se pueden editar y modificar. Para ello hay que ir de nuevo a la
opción Formato condicional y en el cuadro de diálogo elegir la
opción Administrar reglas, con lo que se mostrarán las reglas ya creadas y
se podrán modificar.

Reducir y aumentar decimales

Para modificar el número de decimales con los que se quiere visualizar una
serie de valores en las celdas, hay que modificar su formato. Para ello,
basta con seleccionar el rango de celdas en las que se quiere aplicar y con
el botón derecho elegir Formato de celdas. En el cuadro de diálogo que
aparece hay que elegir la pestaña Número y, en la categoría,
seleccionar Número. Entonces se puede establecer el número de decimales
que se van a visualizar.
Hay que tener en cuenta que en función de los decimales que se visualicen,
se realizarán los redondeos correspondientes. El valor numérico de la celda
no va a variar, pero sí lo que se visualiza para el usuario.
En la siguiente imagen se puede ver cómo quedaría una serie de celdas
numéricas con dos decimales:

Validar datos
A las celdas se les pueden poner condiciones de validación para que el
usuario no introduzca cualquier valor. Por ejemplo, en celdas numéricas se
puede obligar a que los valores no superen ciertos umbrales, poniendo un
valor mínimo y uno máximo.
Para realizar esta acción hay que ir a la pestaña DATOS y elegir la
opción Validación de datos. Se abrirá el cuadro de diálogo y en el criterio
de validación se puede indicar, por ejemplo, que se quiere que los valores
numéricos estén entre el 0 y el 50, para lo cual se crearía una regla como la
siguiente:
Hay que tener en cuenta que los valores que se hayan introducido antes,
quedarán como estaban, puesto que la regla es posterior. Pero si a partir
de ahora se intenta introducir un valor fuera del rango establecido,
aparecerá un mensaje de error como el siguiente:

Pulse para ampliar

Práctica: Paso a paso

Se va a crear una hoja de cálculo en Excel que contenga valores de
temperaturas en un lugar y un período de tiempo concretos. Para que
visualmente se pueda apreciar mejor, los valores más bajos de las
temperaturas se van a poner en color azul de fondo y los más altos en color
rojo. Además, los valores posibles para las temperaturas tendrán que
oscilar entre un mínimo de -20° y un máximo de 50°, no permitiendo
introducir valores fuera de ese rango.

Desarrollo paso a paso

1. Primero, se crea la hoja de cálculo. Se toman las
temperaturas medias de la ciudad de Sevilla en el año
2000 y se genera la siguiente hoja de cálculo:

2. Se seleccionan las celdas que contienen los valores

numéricos y, a continuación, se establece la regla con el
rango de colores deseados. La regla tiene el siguiente
aspecto:

3. Al aplicar la regla a las celdas, la hoja de cálculo

resultante queda así:

Pulse para ampliar

 4. Por último, se establece la regla con el rango de valores
para los contenidos de las celdas. Dicha regla es:

Práctica: Ejercicio
Crear una hoja de cálculo que contenga una serie de gastos para diferentes
conceptos, y cuyos valores cumplan las siguientes condiciones:

 Los números negativos se visualizarán en rojo y los positivos en

negro.
 Todos los valores tendrán dos decimales.

Práctica: Introducir fórmulas

Basándose en el ejercicio “Introducir datos.xlsx” que creó en la práctica
anterior, deberá incluir una nueva columna en la que insertará diferentes
tipos de fórmulas.

Crear la columna Importe

1. En primer lugar, abra el documento que guardó con el

nombre “Introducir datos.xlsx” mediante el
comando Abrir desde Archivo (backstage).
2. Cree una nueva columna denominada Importe a la
derecha de la columna Precio, tal como se muestra en la
imagen final de esta práctica. Deberá insertar las
fórmulas de estas celdas empleando diferentes métodos.
Emplear una fórmula manual

1. Posiciónese en la celda H8 correspondiente al importe

del alquiler y escriba la fórmula =F8*(1+G8).
2. Pulse INTRO.

Emplear una fórmula por punteo

1. Sitúese en la celda H9 correspondiente al importe de la

matrícula y teclee en ella el signo igual =.
2. Pulse con el botón principal del ratón sobre la celda F9. A
continuación, escriba el texto *(1+.
3. Pulse con el botón principal del ratón sobre la celda G9 y
teclee ).
4. Presione INTRO.
5. Cree las fórmulas para las casillas H10 y H11 de alguna
de las dos formas que se acaban de explicar.

NOTA: Aplique a todos los datos de la columna Importe el Formato de

número de contabilidad, presionando el botón con el mismo nombre de
la pestaña Inicio.
Utilizar el botón Autosuma

1. Sitúese en la celda F12 y haga clic sobre el

botón Autosuma.
2. Acepte el rango F8:F11 como válido y presione INTRO.
3. Marque el rango H8:H11 y presione el botón Autosuma.
4. Sitúese en la celda E12 y teclee TOTALES como
denominación de los dos nuevos datos obtenidos.

El asistente de funciones

1. Borre el contenido de la celda F12 para crear su fórmula

mediante el asistente de funciones. Para ello, sitúese en
ella y presione la tecla SUPR.
2. Seguidamente, pulse el comando Insertar función de la
Barra de fórmulas.
3. En el cuadro de diálogo Insertar función, seleccione la
categoría Matemáticas y trigonométricas y elija la
función SUMA. Pulse Aceptar.
4. Indique como argumento del cuadro Número1 la
celda F8; como argumento del cuadro Número2, la
 celda F9; la celda F10 será el argumento del
cuadro Número3; y F11 será el argumento del
cuadro Número4.
5. Pulse Aceptar.

Nombres en las fórmulas

Aprenderá a crear nombres para las fórmulas de forma manual y

automática, y a cambiar los rangos de las celdas por sus correspondientes
nombres.

1. Para crear un nombre de forma manual:

 Seleccione el rango F8:F11.
 Pulse la orden Asignar nombre de la opción
con el mismo nombre del área Nombres
definidos de la pestaña Fórmulas.
 Teclee Precio en el cuadro Nombres. (Puede
que Excel lo haya insertado de forma
automática).
 Presione Aceptar.
2. Para crear un nombre de forma automática:
 Seleccione el rango de celdas D7:H11.
Observe que este rango contiene tantos
rótulos como datos.
 Escoja la orden Crear desde la selección del
área Nombres definidos de la
pestaña Fórmulas.
 Verá un cuadro de diálogo con las casillas de
verificación Fila superior y Columna
izquierda activadas. Estas filas y columnas
contienen los rótulos que se utilizarán como
títulos.
 Presione Aceptar.
 Despliegue el cuadro de nombres y
compruebe que se han creado todos los
nombres del rango. Si selecciona alguno de
ellos, se activarán sus celdas
correspondientes.
 Guardar el documento

1. Acceda al cuadro de diálogo Guardar como mediante la

opción con el mismo nombre desde menú Archivo
(backstage).
2. Almacene su nuevo documento con el nombre Introducir
fórmulas.

Práctica: Tienda del Oeste

En este ejercicio, creará una nueva hoja de cálculo a partir de la
celda C3 siguiendo el ejemplo de la imagen inicial que se le propone.

Introducir datos

1. El dato de la columna IVA será siempre 16%, por lo que

puede utilizar la opción estudiada anteriormente para
introducir el mismo dato en varias celdas de una sola vez.
 2. La columna Importe contendrá la
fórmula =Precio*(1+IVA).
3. Aplique a los datos de las
columnas Precio e Importe el Formato de número de
contabilidad haciendo clic en el comando con el mismo
nombre.

NOTA: Para que el dato “Traje vaquero” se vea al completo, sitúese entre
las cabeceras de las columnas C y D, haga clic y arrastre hacia la derecha
hasta que sea completamente visible.

Guardar el documento

 Almacene su archivo con el nombre Tienda del Oeste.

Práctica: Formatear Tienda del Oeste

Basándose en la práctica que almacenó con el nombre “Tienda del Oeste”,
realice los cambios oportunos para conseguir un formato completo de la
hoja.

Formatear datos numéricos

1. Señale los datos de la columna Stock y aplíqueles

el Estilo millares utilizando el comando con el mismo
nombre de la pestaña Inicio.
2. Si el estilo aplica decimales a los datos, elimínelos
presionando el comando Disminuir decimales de la
misma pestaña Inicio.
Alineación de rótulos

1. Seleccione el rango de celdas formado por los rótulos

Artículo, Precio, IVA, Importe y Stock, y céntrelos con el
botón Centrar de la pestaña Inicio.
2. Marque la celda que contiene la frase “Tienda del Oeste”
junto a las cuatro siguientes, y presione el
comando Combinar y centrar.

Alineación de rótulos

1. Seleccione los datos de la columna Artículo y aplíqueles el

estilo Cursiva presionando el comando con el mismo
nombre.
2. Marque los rótulos de las columnas y aplíqueles el
estilo Negrita.
3. Seleccione la celda que contiene la frase “Tienda del
Oeste” y desígnele los atributos Negrita, Cursiva, y un
tamaño de 16 puntos.
 Aplicar bordes

Utilice el botón Bordes de la pestaña Inicio para aplicar los bordes que se
muestran en la imagen. Observe que los bordes exteriores son más
gruesos que los interiores.

Alineación de rótulos

1. Los colores a utilizar deberán seguir una gama de

diferentes tonos de azul. En los azules más oscuros,
cambie el color del texto a blanco.
2. Use el comando Color de relleno para modificar el color
del fondo de las celdas, y el comando Color de
fuente para cambiar el color del tipo de letra.
 Guardar el documento

 Guarde el archivo con el nombre Formatear Tienda del Oeste.

Práctica: Formatear Referencias relativas

Para realizar esta práctica, abra el documento que almacenó con el
nombre “Referencias relativas” y, utilizando los formatos que ha
estudiado, consiga el aspecto que se muestra al final.

Alineación de datos

1. Seleccione la celda A1 y las cinco siguientes, y presione el

comando Combinar y centrar de la pestaña Inicio.
2. Seleccione la celda A3 y las cinco siguientes, y combine
sus celdas pulsando el comando anterior.
3. Marque la celda A5 y las cinco siguientes, y combine sus
celdas. Seguidamente, alinéela a la izquierda.
4. Seleccione el rango de rótulos A7:F7 y céntrelo con el
botón Centrar de la pestaña Inicio.
5. Centre los datos de la columna % Comisión.
Aplicar estilos

1. Seleccione la celda A1, aplíquele el

estilo Negrita pulsando sobre el comando
correspondiente, y cambie el tamaño de su fuente
a 14 puntos.
2. De igual modo, aplique el estilo Negrita sobre las
celdas A3 y A5, los rótulos de la fila 7 y todos los datos de
la fila 19.
3. Marque los nombres de los comerciales que aparecen en
la columna Comercial y aplíqueles el estilo Cursiva.
 Aplicar colores

1. Pulse sobre la celda A1 y coloree su fondo con el

color Gris 25%, Fondo 2. Para ello, utilice el
comando Color de relleno.
2. Coloree las celdas A3 y A5 de color Azul claro
60% utilizando el botón anterior.
3. Rellene de color Negro las celdas de la fila de rótulos. A
continuación, cambie el color de la fuente
a Blanco usando el comando Color de fuente.
4. Coloree el rango de celdas A8:F18 de
color Verde, Énfasis 6, Claro 80%.
5. Pulse sobre la celda A19 y cambie el color de relleno
a Verde.

Aplicar bordes

Utilice el botón Bordes de la pestaña Inicio para aplicar los bordes que se
muestran en la imagen.
Insertar comentario

1. Posiciónese en la celda A14 y presione la orden Nuevo

comentario de la pestaña Revisar.
2. Teclee en el cuadro de edición que aparece el
texto Mayor número de ventas.
3. Muestre el comentario siempre visible con la
opción Mostrar u ocultar comentarios de la
pestaña Revisar.
4. Recorte al máximo el cuadro del comentario que acaba
de crear, centre su texto, y aplíquele Negrita.
5. Sitúelo fuera de la zona de datos pulsando sobre él y
arrastrándolo.
6. Acceda al cuadro de diálogo Formato de
comentario pulsando con el botón secundario del ratón
sobre el comentario.
7. Seleccione la pestaña Colores y líneas y escoja Azul
cielo como color de relleno.
 Guardar el documento

 Guarde el archivo con el nombre Formatear Referencias

relativas.

Práctica: Formatear Referencias absolutas

Al igual que en el ejercicio anterior, deberá abrir la práctica que almacenó
con el nombre “Referencias absolutas” y emplear los formatos adecuados
para conseguir el aspecto que se muestra al final.

Alineación de datos

1. Seleccione la celda A1 y las tres celdas siguientes. A

continuación, presione el comando Combinar y
centrar de la pestaña Inicio.
2. Marque el rango de celdas A3:D3 y pulse el
botón Combinar y centrar.
3. Seleccione el rango A5:D5, combine sus celdas, y alinéelo
a la izquierda.
4. Seleccione el rango B7:C7, presione el
comando Combinar y centrar, y alinee su contenido a la
derecha.
5. Marque el rango B8:C8, pulse sobre el botón Combinar y
centrar, y alinee sus datos a la derecha.
6. Centre la fila 11, correspondiente a los rótulos.
Aplicar estilos

1. Aplique el estilo Negrita a las celdas A1, A3, A5, A7, A8.
2. Seleccione el rango de celdas A11:D11 correspondiente a
los rótulos y aplíqueles también el estilo Negrita.
3. Marque los nombres de los comerciales de la columna
Comercial y aplíqueles el estilo Cursiva.
4. Aplique el estilo Negrita a los datos de la
columna Sueldo Total y a la fila 23.
Aplicar colores

1. Posiciónese en la celda A1 y, utilizando el comando Color

de relleno, aplique a su fondo el color Verde
oliva, Énfasis 3, Oscuro 25%.
2. Ponga el color de fuente Blanco con el botón Color de
fuente y cambie su tamaño a 12 puntos.
3. Seleccione las celdas A7 y A8 y rellene su fondo de
color Verde claro.
4. Utilice Verde oliva, Énfasis 3, Claro 60% para el fondo
del rango de celdas A12:D22.
5. Pulse sobre la celda A23, rellene su fondo con el
color Canela, Fondo 2, Oscuro 25% y modifique su
fuente aplicándole Verde oliva, Énfasis 3, Oscuro 50%.
 Aplicar bordes

Utilice el botón Bordes de la pestaña Inicio para aplicar los bordes que se
muestran en la imagen.
Insertar comentario

1. Pulse sobre la celda C18 y presione el botón Nuevo

comentario de la pestaña Revisar.
2. En el cuadro de edición que aparece, teclee el
texto Comisión más elevada.
3. Muestre el comentario siempre visible con la
opción Mostrar u ocultar comentarios de la
pestaña Revisar.
4. Recorte al máximo el cuadro del comentario que acaba
de crear y centre su texto.
5. Sitúelo fuera de la zona de datos, pulsando sobre él y
arrastrándolo.
6. Acceda al cuadro de diálogo Formato de
comentario haciendo clic sobre el comentario con el
botón secundario del ratón y marcando la orden con el
mismo nombre.
7. Seleccione la pestaña Fuente y escoja Verde azulado en
el cuadro de lista Color.
 8. Pulse sobre la pestaña Colores y líneas y escoja Verde
claro como color de relleno.

Guardar el documento

 Guarde su documento con el nombre Formatear Referencias

absolutas.

Práctica: Copiar formato

Para la realización de esta práctica, abra el archivo que almacenó con el
nombre “Formatear Tienda del Oeste” y aplique sobre él las opciones de
formateo, la opción Copiar formato que ha estudiado en esta lección e
insértele comentarios.

Modificar filas y columnas

1. En primer lugar, cambie el ancho de las columnas IVA y

Stock para que se ajusten a la selección. Para ello, haga
 doble clic con el botón principal del ratón sobre el borde
derecho de los encabezados de dichas columnas.
2. Aumente el ancho de las columnas Precio e Importe
aproximadamente medio centímetro para que ambas
tengan el mismo tamaño. Para ello, arrastre el borde
derecho de cualquiera de las dos columnas.
3. Aplique el atributo Negrita a los datos de la
columna Artículo y amplíe su columna para que no
quede cortado ningún valor.
4. Marque la fila 4 correspondiente a los rótulos de la tabla
y amplíe su tamaño a 12 puntos. Seguidamente, aumente
el alto de la fila arrastrando su parte inferior.
5. Debido al incremento de tamaño de la fila que contiene
los rótulos, el texto se ha descentrado verticalmente.
Para centrarlo, seleccione la fila y pulse la
opción Formato de celdas del comando Formato.
6. Dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas,
seleccione la pestaña Alineación. Despliegue el cuadro
de lista Vertical y escoja la opción Centrar.

Crear un comentario

1. Sitúese en la celda G8, presione la pestaña Revisar, y

seleccione la opción Nuevo comentario.
2. Escriba el texto Existen tantas balas en stock debido a la
gran demanda en el recuadro amarillo que aparece.
3. Recorte el recuadro del comentario y centre su texto.
Crear una nueva tabla

1. A continuación, posiciónese en la celda C15 y cree, a

partir de ella, una nueva tienda copiando los datos que se
muestran en la imagen.

2. Deberá calcular la columna Importe mediante la

siguiente fórmula: =Precio*(1+IVA).

Copiar el formato

1. Para aplicar los colores, estilos y alineaciones, y conseguir

un resultado que se asemeje al de la imagen final, utilice
el botón Copiar formato.
2. Marque la fila que contiene el rótulo Tienda del Oeste,
pulse el comando Copiar formato de la
pestaña Inicio dentro del grupo Portapapeles, y señale
la fila que contiene el rótulo Tienda Submarina.
3. Seleccione la fila 4 que contiene los rótulos, presione el
comando Copiar formato, y señale los rótulos de la
fila 16.
 4. Señale una fila de datos de la tabla Tienda del Oeste, que
no sea la primera o la última. Pulse el botón Copiar
formato y marque todas las filas de datos de la tabla
Tienda Submarina.
5. Observe que la última fila de datos de la Tienda
Submarina no tiene borde inferior. Para aplicarlo con la
orden Copiar formato, seleccione la última fila de la
Tienda del Oeste, presione el comando correspondiente,
y marque la última fila de la Tienda Submarina.
6. Si los datos de alguna de las columnas se cortan, haga
doble clic con el botón principal del ratón sobre el borde
derecho de los encabezados de dichas columnas.

Guardar el documento

 Guarde el documento que acaba de crear con el nombre Copiar

formato.

Práctica: Análisis anual

Creando una nueva hoja de cálculo aprenderá a dar formatos por
secciones.

Rellenar la hoja

1. Posiciónese en la celda B4 e introduzca los datos que se

muestran en la siguiente imagen. A los datos de las
columnas Precio y Publicidad aplique el Formato de
número de contabilidad.
 2. Seleccione el rango de celdas B4:G4 y presione el
comando Combinar y centrar de la pestaña Inicio.
3. Aplíquele los atributos Negrita y Cursiva y un tamaño
de 14 puntos.
4. Aplique el estilo Negrita a los títulos de las columnas y
céntrelos.
5. Utilizando el botón Bordes de la pestaña Inicio, asigne
contornos a la tabla entera y a la zona de datos.
6. Aplique a la zona de datos un color de
fondo Anaranjado, Énfasis 6, Claro 60%. Coloree los
títulos de las columnas y los nombres de las filas de
color Azul oscuro, Texto 2, Claro 60%, y el título de la
hoja de color Anaranjado, Énfasis 6, Oscuro 25% con el
color de fuente Blanco.
7. Calcule los datos de las
columnas Recaudación y Valoración aplicando la
fórmula =(Precio*Espectadores)+Publicidad.

NOTA: Si en algunas celdas se muestran como resultado almohadillas

(#####) será señal de que los datos no caben en la celda; haga doble clic
entre las cabeceras de las columnas para solucionarlo.
Formatear por condiciones y color

1. Cree un formato por condiciones y color en la columna

Precio mediante el cuadro de diálogo Formato de celdas,
de forma que, cuando el valor supere los 30,00 €,
aparezcan sus datos de color azul; si son inferiores a
12,00 €, se muestren en rojo; y en caso contrario, en
negro.
2. Seleccione el rango de datos de la columna Precio y pulse
la opción Formato de número del grupo Número.
3. Presione la pestaña Número y haga clic sobre la
categoría Personalizada.
4. Teclee el formato siguiente en el cuadro Tipo: [azul]
[>30,00]##.##0,00 €;[rojo][<12,00]##.##0,00 €;
[Negro]##.##0,00 €
5. Pulse Aceptar para comprobar el resultado.
6. Para la columna Espectadores, el formato tendrá que
cumplir con las condiciones que a continuación se
exponen: sus datos serán de color azul si superan los
40.000; de color rojo, si su número es inferior a 10.000; y
en caso contrario, se visualizarán en color negro.
7. Siga los pasos anteriores y emplee el siguiente
formato: [azul][>40000]##.##0;[rojo][<10000]##.##0;
[negro]##.##

Formatear por valores

1. Las columnas Publicidad y Recaudación mostrarán sus

datos según el formato: los valores superiores a un
millón de euros, por ejemplo 1.100.000 € deberán
 aparecer como 1,10 Mill, cambiando la representación de
euros a millares.
2. El formato a emplear será: [>1000000]##.. "Mil";#.#00,00
€
3. Para la columna Valoración, deberá crear un formato de
manera que muestre la palabra “Excelente” si sus datos
son superiores a 901.000,00 €; la palabra “Estudiar”, si
éstos son inferiores a 300.000,00 €; o, en caso de no
cumplirse ninguna de las condiciones anteriores, ocultar
los datos.
4. Siga los pasos ya explicados para emplear el
formato: [>901000,00]"Excelente";[<300000,00]"Estudiar"
5. Aplique una alineación centrada al resultado.

Crear un comentario

1. Posiciónese sobre la celda F16 correspondiente a la

recaudación de noviembre y pulse sobre la opción Nuevo
comentario de la pestaña Revisar.
2. Teclee como texto Recaudación lograda gracias al
partido de la selección española.
3. Recorte el comentario al máximo y centre sus datos.
4. Muestre el comentario como visible presionando el
comando Mostrar u ocultar comentarios de la
pestaña Revisar.
5. Pulse sobre el comentario con el botón principal del
ratón y, sin soltar, arrástrelo para que se muestre fuera
de la tabla.
 Guardar el documento

 Almacene el documento que acaba de crear con el

nombre Análisis anual.

Práctica: Los autoformatos

Para comenzar con esta práctica, deberá crear una hoja de cálculo a partir
de la celda B2 y aplicarle los autoformatos que acaba de estudiar.

Rellenar la hoja

1. Sitúese en la celda B2 y, a partir de ella, comience a

teclear los datos que se muestran en la imagen.

2. Calcule la columna Semestre 1 con la

fórmula =Trimestre 1+Trimestre 2; y la
columna Semestre 2 con la fórmula =Trimestre
3+Trimestre 4.
3. Calcule la columna Total sumando los valores de los
semestres 1 y 2. Su fórmula será =Semestre 1+Semestre
2.
 4. La fila Total Ingresos es el resultado de sumar los cinco
conceptos superiores. Para ello, utilice la
orden Autosuma de la pestaña Inicio.
5. Calcule la fila Total Gastos sumando las cinco filas
superiores a ella. En esta ocasión, use también la
orden Autosuma.
6. Sitúese en la celda I16 y, restando al total de ingresos
obtenidos el total de gastos, calcule los beneficios con la
fórmula =I8-I14.

Aplicar autoformatos

1. Sitúese en una de las celdas de la zona de datos, o bien

seleccione el rango completo de la hoja y, seguidamente,
pulse sobre la opción Dar formato como tabla de la
pestaña Inicio.
2. En la lista de formatos de la tabla, seleccione la
opción Estilo de tabla medio 13 y en el cuadro Dar
formato como tabla, asegúrese de que el rango de
celdas marcado sea $B$2:$I$16.
3. Marque la casilla La tabla tiene encabezados y
presione Aceptar.
4. Seleccione la fila Total ingresos y aplíquele un borde
exterior fino.
5. Proceda de igual forma con la fila Total gastos y
Beneficios.
Aplicar estilos

1. Seleccione el rango compuesto por todos los datos

numéricos.
2. Elija el comando Estilos de celda de la pestaña Inicio y
en la lista de opciones que muestra, presione Nuevo
estilo de celda.
3. En el cuadro Estilo, desactive las casillas de
verificación Fuente, Bordes, Llenar y Protección.
4. Haga clic sobre el botón Aplicar formato y, en el cuadro
de diálogo que se abre, seleccione la pestaña Alineación.
5. Localice el cuadro de lista Horizontal del
apartado Alineación del texto y escoja en él la
opción Derecha (sangría).
6. A continuación, pulse sobre la pestaña Número y
seleccione la categoría Personalizada.
7. Especifique que todos los datos numéricos superiores o
iguales a 1.000.000,00 € se representen en millones con
el formato: [>1000000]##.. “Mill”;#.#00,00 €
8. Presione Aceptar.
9. Nombre el nuevo estilo como Detalle y acepte.
10.Para aplicar el estilo creado, asegúrese de que sigue
seleccionado el rango de datos numérico y despliegue de
nuevo el comando Estilos de celda.
11.Dentro de la categoría Personalizada, presione sobre el
estilo Detalle.
12.Ajuste el ancho de las columnas de la tabla haciendo
doble clic con el botón principal del ratón sobre el borde
derecho de sus encabezados.
 Guardar el documento

 Almacene el documento que acaba de crear con el nombre Los

autoformatos.
Práctica: Formato condicional
Con esta práctica, deberá crear una hoja de cálculo a la que aplicará
formatos condicionales siguiendo las pautas que se explican a
continuación.

Crear la tabla

1. Teclee los datos que se muestran en la imagen inicial a

partir de la celda C3.

NOTA: Para teclear los datos 1.er, 2.o, 3.er y 4.o,

escríbalos normal (1.er, 2.o, 3.er y 4.o), seleccione los
valores que desee que se muestren como Superíndice y
marque la casilla de verificación con el mismo nombre de
la pestaña Fuente dentro del cuadro de diálogo Formato
de celdas.

2. Calcule la fila Total, restando las filas

de Ingresos y Gastos con la fórmula =Ingresos-Gastos.
Aplique al resultado el estilo Cursiva.
3. Aplique estilo Negrita a los rótulos y al título de la tabla.
 4. Aplique al título Formato condicional el color de
relleno Púrpura, Énfasis 4, Claro 40% mediante el
botón Color de relleno de la pestaña Inicio.
5. Seleccione el rango de celdas C3:F3 y presione sobre el
comando Combinar y centrar de la pestaña Inicio.
6. Aplique los bordes necesarios para que su tabla se
asemeje a la imagen que se muestra mediante el
comando Bordes de la pestaña Inicio.

Aplicar formatos condicionales

1. Seleccione los datos de las filas Ingresos y Gastos y

aplíqueles un formato condicional de forma que aquellos
datos inferiores a 6.010,12 € aparezcan de color rojo; y
los iguales o superiores a esa cantidad, de color azul.
2. Despliegue el comando Formato condicional del
área Estilos dentro de la pestaña Inicio.
3. En el menú de opciones que se muestra,
seleccione Resaltar reglas de celdas y, en el submenú
que aparece, marque Es menor que.
4. En el cuadro que se abre, seleccione la celda D7,
presionando sobre el cuadro para minimizar y pulsando
directamente sobre ella.
5. Despliegue la lista con y, dentro de sus opciones,
seleccione Texto rojo.
6. Haga clic en Aceptar y verá aplicados los cambios.
7. Seleccione de nuevo los datos de las
filas Ingresos y Gastos y despliegue de nuevo el
comando Formato condicional.
8. Sitúese sobre la opción Resaltar reglas de celdas y, en el
nuevo menú que se abre, marque la orden Más reglas.
9. En el cuadro Nueva regla de formato, deje por defecto el
tipo de regla Agregar formato únicamente a las celdas
que contengan que aparece marcado.
10.En el área Editar una descripción de regla, especifique
en el primer cuadro Valor de celda.
 11.Como comparador, indique en el segundo cuadro mayor
o igual que.
12.Minimice el tercer cuadro y seleccione la celda D7, que
contiene el valor 6.010,12.
13.Seguidamente, pulse el botón Formato y escoja el
elemento Azul del cuadro Color de la pestaña Fuente.
14.Acepte todos los cambios realizados y observe los
resultados.

15.Marque los datos de la fila Total y vuelva a desplegar el

comando Formato condicional.
16.Sitúese sobre la orden Barras de datos y en su menú,
marque la orden Barra de datos naranja. Los datos
mostrarán mediante esta banda de color cuáles son
superiores y cuáles inferiores.

Insertar comentarios

1. Inserte comentarios en todas las celdas de las

filas Ingresos y Gastos que tengan una cantidad inferior
a 6.010,12 €, es decir, en todas cuyos datos sean de color
rojo.
2. Para ello, despliegue la pestaña Revisar y seleccione la
opción Nuevo comentario.
3. Introduzca en todos ellos el texto Revisar datos.
4. Recorte al máximo sus cuadros, centre sus textos, y
aplíqueles el estilo Negrita.
 Guardar el documento

 Guarde su documento con el nombre Formato condicional.

Práctica: Clasificación
En esta práctica, aprenderá a introducir una lista en una hoja de cálculo y
veremos cómo ordenarla tomando como criterio una o varias columnas.

Introducir datos

1. Elabore una hoja de cálculo e inserte la lista que se

muestra en la siguiente imagen.

2. Calcule la columna PUNTOS, otorgando tres puntos por

cada partido ganado y dos por partido empatado.
3. Sitúese en la celda I4 e introduzca la fórmula =(D4*3)+
(E4*2).
4. Arrastre la fórmula al resto de celdas de la columna.
Organizar los equipos por nombre

1. Seleccione una de las celdas de la lista y presione la

opción Ordenar de la pestaña Datos.
2. En la lista desplegable Ordenar por seleccione Equipos,
deje por defecto la opción Valores del cuadro Ordenar
según, marque la orden A a Z del cuadro de lista Criterio
de ordenación y pulse Aceptar.
Organizar los equipos por puntos y goles en contra

1. A continuación, obtenga una calificación general de los

equipos de esta jornada. Seleccione los datos de la tabla,
excluyendo “Partidos”, y presione la orden Ordenar de la
pestaña Datos.
2. Ordenaremos los equipos por puntos de forma
descendente situando arriba de la clasificación el equipo
que más puntos tenga y, en caso de empate,
considerando como mejor situado al que tenga menos
goles en contra.
3. En la lista desplegable Ordenar por, seleccione la
columna PUNTOS y en el cuadro de lista Criterio de
ordenación, escoja De mayor a menor.
4. Presione el comando Agregar nivel para seguir
marcando criterios.
5. Dentro de la lista desplegable Luego por, escoja la
columna Goles en contra y, señale De menor a
mayor en el cuadro Criterio de ordenación.
 6. Haga clic en Aceptar y compruebe los cambios
realizados.

Aplicar formatos

Aplique bordes, colores de fuente, estilos y colores de relleno para

asemejar su hoja de cálculo a la que se muestra en la imagen final de esta
práctica.

Pulse para ampliar

 Aplicar formatos

 Guarde al documento que acaba de crear con el

nombre Clasificación.

Práctica: Próxima jornada

En esta práctica, aprenderá a controlar la entrada de datos en su lista
utilizando la herramienta Validación de datos.

Rellenar la hoja de cálculo

1. Abra el documento que almacenó con el

nombre “Clasificación”.
2. Sitúese en la celda K2 y, a partir de ella, elabore la tabla
que a continuación se expone.

Validación de equipos

1. En las columnas Local y Visitante, se introducirán los

partidos de la próxima jornada, teniendo en cuenta que
sólo serán datos válidos los nombres de los equipos que
se encuentren en la lista de clasificación.
2. Seleccione el rango de celdas K4:L13 y presione la
orden Validación de datos de la pestaña Datos.
3. Escoja la pestaña Configuración, y seleccione la
opción Lista del cuadro Permitir.
4. Centre su atención en el apartado Origen y, en él, señale
el rango de celdas B4:B23.
5. Pulse sobre la pestaña Mensaje de error y, dentro del
campo Título, teclee Equipo no válido.
6. En el campo Mensaje de error, escriba “El equipo que ha
introducido no pertenece a esta división”.
7. Señale el elemento Advertencia dentro del
cuadro Estilo y haga clic en Aceptar.
 8. Rellene el contenido de estas columnas con los datos que
se muestran en la imagen, utilizando el cuadro de lista
que Excel muestra en cada celda. Si en lugar de
seleccionar un equipo de la lista, teclea un texto
equivocado, se mostrará en pantalla el mensaje de error
que usted acaba de crear.

Validación de fechas

1. Seleccione el rango de celdas M4:M13 de la

columna Fecha y vuelva al cuadro de diálogo Validación
de datos pulsando sobre la opción con el mismo nombre
de la pestaña Datos.
2. Presione la pestaña Configuración e indique que, en esa
columna, sólo se podrán insertar fechas desde el
02/02/2007 al 23/02/2007; que serán las fechas
propuestas por la Federación Española de Fútbol.
3. Escoja la opción Fecha de la lista desplegable Permitir y
elija entre en la lista Datos.
4. Teclee como Fecha inicial 02/02/2007 y, como Fecha
final, 23/02/2007.
5. Presione sobre la pestaña Mensaje de error. Escriba
como título del mensaje Fecha no válida y como
texto, “El partido se debe jugar en una fecha permitida
por la Federación Española de Fútbol”.
 6. Elija Información como estilo y presione Aceptar.
7. Copie las fechas mostradas en la imagen.

Validación de horas

1. Marque el rango de celdas N4:N13 de la columna Hora y

pulse la opción Validación de datos de la pestaña Datos.
2. El criterio a seguir será que ningún partido deberá
jugarse antes de las 17:00 horas. Indíquelo en la
pestaña Configuración del cuadro de diálogo Validación
de datos.
3. Seleccione el valor Hora de la lista desplegable Permitir,
y escoja mayor o igual que en el cuadro Datos.
4. Como Hora inicial introduzca 17:00.
5. Presione la pestaña Mensaje entrante e inserte como
título el texto ¡Atención!.
6. El mensaje de entrada será “Recuerde que el horario de
los partidos en invierno es posterior a las 17:00 h”.
7. Haga clic sobre la pestaña Mensaje de error e inserte
como título Hora no permitida.
8. El texto del mensaje de error será “El partido se debe
jugar después de las cinco de la tarde”. Escoja como
estilo del mensaje de error Grave.
9. Presione Aceptar e introduzca las horas de los
encuentros según se muestra en la imagen.
 Aplicar formatos

Aplique bordes, colores de fuente, estilos y colores de relleno para

asemejar su hoja de cálculo a la que se muestra en la imagen final de esta
práctica.

Guardar el documento

 Guarde el documento que acaba de crear con el

nombre Próxima jornada.
Práctica: Desglose de gastos
En esta práctica, aprenderá a utilizar el cuadro de relleno para crear una
serie de datos personalizada que no esté contemplada en las listas
predefinidas de Excel.

Utilizar el cuadro de relleno

1. Abra un nuevo libro de Microsoft Excel, sitúese en la

celda A4 y escriba el texto Enero en ella.
2. Localice el cuadro de relleno en la esquina inferior
derecha de la celda A4, pulse sobre él cuando el cursor
del ratón cambie de forma y se muestre como una cruz y,
seguidamente, arrastre hacia abajo hasta llegar a
Diciembre.

Crear una lista personalizada

1. Haga clic sobre el botón Archivo.

2. En el cuadro de diálogo que se abre, ir
a Opciones, Avanzadas, General y presione Modificar
listas personalizadas.
3. Dentro de la pestaña Listas personalizadas del cuadro
de diálogo que se abre, marque NUEVA LISTA en el
apartado Listas personalizadas y, en el área Entradas
de lista teclee los siguientes componentes
 pulsando INTRO después de cada
uno: Hotel, Transporte, Comida, Ocio y Total.
4. Presione el botón Agregar y, a continuación,
pulse Aceptar.
5. Haga clic en Aceptar para salir del cuadro Opciones de
Excel.
6. Posiciónese en la celda B3 y escriba Hotel en ella.
7. Localice el cuadro de relleno en la esquina inferior
derecha de la celda B3, pulse sobre él cuando el cursor
del ratón cambie de forma mostrándose como una cruz
y, seguidamente, arrastre hacia la derecha hasta
completar todos los elementos de la lista.
8. Rellene el resto de la hoja de cálculo con los datos de la
siguiente imagen:

Completar la hoja

1. Calcule la columna Total sumando los datos de las celdas

de la izquierda. Para ello, emplee la orden Autosuma.
2. Calcule los datos de la fila Total sumando los datos de las
celdas de arriba. Utilice la orden Autosuma para realizar
esta operación.
Aplicar estilos, colores y bordes

1. Seleccione el rango de celdas A2:F2 y presione el

comando Combinar y centrar.
2. Aplique al título de la hoja los
atributos Negrita y Cursiva y un tamaño de 14 puntos.
3. Centre los rótulos de la hoja con el botón Centrar de la
pestaña Inicio y aplíqueles el estilo Negrita.
4. Aplique Negrita a los rótulos de las filas (nombres de los
meses y fila Total).
5. Aplique el Formato de número de contabilidad a los
datos numéricos de la tabla.
6. Ajuste el ancho de las columnas de toda la hoja, haciendo
doble clic sobre el borde derecho del encabezado de
cada una de ellas.
7. Utilice para colorear el fondo de la hoja diferentes
tonalidades del color verde.
8. Muestre el color de fuente del título de la hoja Amarillo.
9. Habilite bordes a la tabla según se muestra en la imagen
final.
Proteger el documento

1. Active la pestaña Revisar, y localice el área Cambios.

2. Presione el botón Permitir que los usuarios editen
rangos y, dentro del cuadro que se abre, pulse el
botón Nuevo.
3. Teclee el nombre Informe en el cuadro Título.
4. Seleccione el rango de celdas B4:E15 en el
cuadro Correspondiente a las celdas y, seguidamente,
teclee gastos como contraseña y acepte. Vuelva a escribir
la contraseña como confirmación y acepte de nuevo.
5. Pulse el botón Proteger hoja del cuadro de
diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos.
6. Inserte desglose como contraseña y permita a los
usuarios de la hoja seleccionar sólo celdas bloqueadas y
desbloqueadas activando estas casillas. Al
presionar Aceptar, deberá volver a escribir la contraseña
para confirmarla.
7. Haga clic en el comando Proteger libro de la
pestaña Revisar y, en su lista desplegable,
seleccione Proteger estructura y ventanas.
8. Introduzca gastos como contraseña, confírmela y
presione Aceptar.
9. Compruebe que únicamente puede modificar los datos
del rango de celdas B4:E15, y sólo si introduce la clave
con la que lo protegió.
Guardar el documento

 Guarde la hoja de cálculo que acaba de crear con el

nombre Desglose de gastos.