Programa de Formación Complementaria

Auxiliar Administrativo
320 horas

Programa de Formación:
Fecha de inicio: 19 febrero 2024
Complementario Auxiliar
Fecha fin: 6 mayo 2024
Administrativo de 320 horas
GUÍA DE APRENDIZAJE: Teóricas:48 HRAS
210601020: Administración: Elaborar DURACIÓN Practica Intramural: 0 HRAS
documentos de acuerdo con técnicas y UNIDAD Aprendizaje Autónomo: 0 HRAS
normativa

OBJETIVO: Redacción, elaboración de documentos administrativos, oficiales y personales

integrando las TICS.

MODALIDAD DE FORMACIÓN: Presencial

RESULTADOS DE APRENDIZAJE:

• Atender clientes de acuerdo con procedimiento de servicio y normativa: brindar atención y

servicio a los clientes siguiendo los protocolos y estándares establecidos por la empresa o
institución, garantizando una experiencia satisfactoria para el cliente.

• Desarrollar procesos de comunicación eficaces y efectivos, teniendo en cuenta situaciones de

orden social, personal: Implica establecer y mantener una comunicación clara, precisa y
efectiva, considerando el contexto social y las características individuales de las personas
involucradas, con el fin de lograr una interacción exitosa.

• Elaborar documentos de acuerdo con normas técnicas: Consiste en redactar documentos de

manera adecuada y siguiendo las normativas y estándares establecidos para cada tipo de
documento, asegurando su correcta presentación y formato.

• Generar hábitos saludables de vida, mediante la aplicación de programas de actividad física en

los contextos productivos y sociales: Implica promover la adopción de hábitos saludables de
vida, como la práctica regular de actividad física, tanto en el ámbito laboral como en el personal,
a través de la implementación de programas y actividades que fomenten el bienestar físico y
mental.

• Registrar información de acuerdo con normativa y procedimiento técnico: Consiste en

documentar y almacenar información de manera precisa y organizada, siguiendo las
normativas y procedimientos establecidos para garantizar su integridad y disponibilidad
cuando sea necesario.
 Programa de Formación Complementaria
Auxiliar Administrativo
320 horas
• Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y Normativa: Implica gestionar y
enviar la correspondencia de manera adecuada, siguiendo los procesos y normativas
establecidos para cada tipo de envío, garantizando su entrega oportuna y segura.
•
• Utilizar herramientas informáticas de acuerdo con las necesidades de manejo de información:
Significa emplear programas y aplicaciones informáticas de manera adecuada y eficiente, de
acuerdo con las necesidades específicas de manejo de la información en el ámbito laboral.

• Elaborar comunicaciones escritas de acuerdo con la tipología documental y la normativa:

Consiste en redactar y elaborar diferentes tipos de comunicaciones escritas, como correos
electrónicos, informes o memorandos, siguiendo las normativas y convenciones establecidas
para cada tipo de documento.

• Digitar y transcribir documentos en procesador de textos: Implica introducir y transcribir

información de manera precisa y eficiente utilizando un software de procesamiento de texto,
asegurando la corrección y coherencia del texto.

• Organizar documentos: Significa ordenar y clasificar documentos de manera sistemática y

coherente, facilitando su acceso y consulta cuando sea necesario.

• Archivar documentos: Consiste en almacenar y conservar documentos de manera ordenada y

segura, siguiendo un sistema de archivado establecido para garantizar su disponibilidad y
conservación a largo plazo.

• Diligenciar soportes contables: Implica completar y llenar documentos o formularios

relacionados con la contabilidad de manera precisa y exacta, registrando la información
financiera de manera adecuada.

• Registrar documentos contables: Significa documentar y registrar información financiera y

contable de manera sistemática y organizada, asegurando la precisión y veracidad de los datos
registrados.

• Elaborar tablas y bases de datos con herramientas ofimáticas: Consiste en crear y diseñar tablas
y bases de datos utilizando software de oficina, como Excel, para organizar y gestionar
información de manera eficiente.

• Elaborar agendas de reuniones: Implica planificar y organizar reuniones estableciendo fechas,

horarios y temas a tratar, asegurando una gestión efectiva del tiempo y recursos.

• Registrar datos de clientes: Significa documentar y almacenar información relevante sobre los
clientes, como datos de contacto o historial de compras, asegurando su correcta gestión y
seguimiento.
 Programa de Formación Complementaria
Auxiliar Administrativo
320 horas

• Manejar herramientas básicas de procesadores de texto: Consiste en utilizar de manera

competente y eficiente las funciones básicas de un procesador de texto, como Microsoft Word,
para crear y editar documentos de texto.

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Introducción
La ocupación de auxiliar administrativo desempeña un papel crucial en el proceso de gestión
documental, ya que se encarga de coordinar y ejecutar las tareas relacionadas con la
producción, organización y mantenimiento de documentos, tanto físicos como digitales, dentro
de una empresa.

En cuanto a los documentos físicos, el auxiliar administrativo se encarga de recibir, clasificar,

archivar y mantener actualizada toda la documentación en formatos impresos. Esto implica
asegurarse de que los documentos estén correctamente etiquetados, almacenados en archivos
adecuados y disponibles para su consulta cuando sea necesario. Asimismo, puede ser
responsable de la eliminación adecuada de documentos físicos que ya no son necesarios,
siguiendo los procedimientos establecidos por la empresa y las regulaciones pertinentes.

En el ámbito digital, el auxiliar administrativo debe estar familiarizado con el uso de

herramientas informáticas para la creación, almacenamiento y gestión de documentos
electrónicos. Esto incluye la utilización de programas de procesamiento de texto, hojas de
cálculo y bases de datos para elaborar y mantener registros digitales. Además, puede colaborar
en la implementación de sistemas de gestión documental electrónica, facilitando la transición
hacia un entorno más digitalizado y eficiente.

En resumen, el auxiliar administrativo desempeña un papel fundamental en la gestión

documental de una empresa, asegurando que la información se maneje de manera adecuada,
tanto en formato físico como digital, contribuyendo así a la eficiencia operativa, la seguridad
de la información y la sostenibilidad ambiental.
 Programa de Formación Complementaria
Auxiliar Administrativo
320 horas
2. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

TABLA DE SABERES ACTIVIDADES Y

SABER SABER HACER SER ESTRATEGIAS DE
APRENDIZAJE
Asistencia Analítico
Administrativa Tener DOCENTE:
Utilización de las Exploración de
la capacidad de Observador
tecnologías de la conocimientos previos.
Transcribir, digitar y
información y la Propone a los
elaborar documentos
comunicación, Ético en el estudiantes actividades
empresariales,
integradas, en ambientes desarrollo de sus de consulta y estudio de
aplicando la
abiertos y funciones los temas planteados,
normativa, conformar
pluritecnológicos, que en Fomenta el como parte del
expedientes de oficina,
todo caso recrean el desarrollo integral de
archivar los trabajo en equipo
contexto productivo y su proceso de
documentos y la armonía
vinculan al estudiante formación.
producidos de acuerdo con la realidad cotidiana entre las
con las indicaciones del Formular planes
y el desarrollo de las personas con las estratégicos que
área, orientar al competencias. que interactúa permitan que el
usuario dándole Igualmente, debe
información permanentement estudiante interprete y
estimular de manera aplique los conceptos.
pertinente a sus e, propiciando la
permanente la
necesidades, con autocrítica y la reflexión conciliación de
responsabilidad, ALUMNO:
los conflictos que
del estudiante sobre el Exploración de
asertividad y que hacer y los se presenten.
concordancia con los conceptos previos,
resultados de Estricto en el
valores y principios de aprendizaje que logra a realización de mesas
cumplimiento de
la organización, través de la vinculación redondas, debates,
registrar y verificar los norma y políticas
activa de las cuatro previa consulta de los
inventarios a su cargo, organizacionales
fuentes de información temas; elaboración de
registrar y controlar para la construcción de Reflexivo
mapas conceptuales
préstamo de conocimiento:
documentos, elaborar referente a la
-El instructor - Tutor Aplicar la
soportes contables. clasificación de las
-El entorno metodología
Utilizar procesadores -Las TIC empresas y sus
DECIDO SER
de texto y hojas de - El trabajo colaborativo diferentes
cálculo para la gestión PODEROSA
características.
administrativa. Consultas ejercicios y
talleres en clase y aula
extendida con apoyo de
la plataforma virtual.
 Programa de Formación Complementaria
Auxiliar Administrativo
320 horas

3. CRITERIOS DE EVALUACIÓN, EVIDENCIAS, TECNICAS E INSTRUMENTOS

CRITERIOS DE EVALUACIÓN
• Precisión y organización: Evaluar la capacidad del auxiliar para clasificar, archivar y
mantener los documentos de manera precisa y ordenada, tanto en formato físico como
digital.

• Cumplimiento de procedimientos: Evaluar si el auxiliar sigue los procedimientos

establecidos por la empresa en cuanto a la gestión documental, incluyendo la recepción,
manejo, almacenamiento y eliminación de documentos.

• Eficiencia en la recuperación de información: Evaluar la rapidez y eficacia con la que el

auxiliar puede localizar y recuperar documentos cuando sea necesario, ya sea en formato
físico o digital.

• Uso adecuado de herramientas informáticas: Evaluar el dominio y la capacidad del auxiliar

para utilizar herramientas informáticas y software específico para la gestión documental,
como programas de procesamiento de texto, hojas de cálculo y sistemas de gestión
documental electrónica.

• Colaboración y trabajo en equipo: Evaluar la capacidad del auxiliar para colaborar con
otros miembros del equipo administrativo y seguir instrucciones para cumplir con los
objetivos del departamento o la empresa en cuanto a la gestión documental.

• Cumplimiento de plazos y prioridades: Evaluar si el auxiliar es capaz de completar las

tareas asignadas dentro de los plazos establecidos y priorizarlas según su importancia y
urgencia.

• Adaptabilidad y aprendizaje continuo: Evaluar la disposición del auxiliar para adaptarse a

cambios en los procesos o procedimientos de gestión documental, así como su disposición
para aprender nuevas habilidades y mejorar su desempeño
 Programa de Formación Complementaria
Auxiliar Administrativo
320 horas
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

Conocimiento: Taller evaluativo

Desempeño: Capacidad para realizar el archivo digital

Producto: Documento digital y el cumplimiento de sus especificaciones

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN

TECNICAS INSTRUMENTOS
Formulación de preguntas, Observación directa, Lista de chequeo, Cuestionario, Lista de
Valoración producto chequeo

4. ESCENARIOS DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDÁCTICOS

ESCENARIOS DE APRENDIZAJE MEDIOS EDUCATIVOS

● Computador
● Ambiente de trabajo tipificado ● Guías
● Documentos

5. GLOSARIO

● Gestión documental: Proceso de organización, almacenamiento y recuperación de

documentos de manera eficiente.
● Archivo físico: Conjunto de documentos almacenados en formato físico, como papel.
● Archivo electrónico: Conjunto de documentos almacenados en formato digital.
● Clasificación: Acción de organizar documentos según categorías o criterios específicos.
● Archivador: Mueble o dispositivo utilizado para almacenar documentos de forma
organizada.
● Digitalización: Conversión de documentos físicos a formato digital.
● Almacenamiento: Acción de guardar documentos de manera segura y accesible.
● Recuperación: Proceso de localizar y obtener documentos cuando sea necesario.
 Programa de Formación Complementaria
Auxiliar Administrativo
320 horas
● Eficiencia: Capacidad de realizar tareas de manera rápida y efectiva, minimizando los
recursos utilizados.
● Procedimientos: Conjunto de pasos o acciones a seguir para llevar a cabo una tarea
específica.
● Software de gestión documental: Programa informático diseñado para organizar y
gestionar documentos electrónicos.
● Hoja de cálculo: Programa informático utilizado para manipular datos numéricos y
realizar cálculos.
● Procesador de textos: Aplicación informática utilizada para crear y editar documentos
de texto.
● Copia de seguridad: Réplica de los documentos almacenados como medida de
precaución contra la pérdida de información.
● Normativa: Conjunto de reglas o directrices que rigen el manejo y la gestión de
documentos.
● Colaboración: Trabajo conjunto con otros miembros del equipo para alcanzar objetivos
comunes.
● Priorización: Acción de asignar prioridad a tareas o actividades en función de su
importancia y urgencia.
● Adaptabilidad: Capacidad de ajustarse y responder eficazmente a los cambios en el
entorno laboral.
● Aprendizaje continuo: Proceso de adquisición de nuevos conocimientos y habilidades de
manera constante.
● Desempeño: Evaluación del rendimiento y la efectividad en la realización de tareas y
responsabilidades laborales.

6. BIBLIOGRAFIA/CIBERGRAFIA

● Sitio web google.com.co

7. DOCENTE

Zoraya Rivas