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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO

SIGEM v3.2.27
Manual del usuario

Índice

Introducción 3

Opciones Generales
1. ​ 4

1.1 Calendario 4

1.2 Control buscar 4

1.3 Control nuevo 5

1.4 Botón salir 5

1.5 Botón actualizar búsqueda 5

2. Ingreso al sistema 6

2.1 Acceso al sistema 7

3. Módulos del sistema 9

3.1 Módulo de procesos 10

3.1.1 Registro de requerimientos 10

3.1.2 Registro caja chica 21

3.1.3 Requerimiento interno 28

3.1.4 Procesar un requerimiento o caja chica 31

3.1.5 Recepción de bienes o servicios 33

3.1.6 Conformidad de bienes o servicios 34

3.2 Módulo presupuesto 37

3.2.1 Registro de tareas presupuestales 37

3.2.2 Notas de modificación presupuestal 41

3.2.3 Movimientos presupuestales de requerimiento 45

3.3 Módulo de logística 47

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3.3.1 Registro de claves SIGEM 47

3.3.2 Cotizar requerimientos 49

3.3.3 Control de registro de servicios públicos 53

3.3.4 Registro logístico de requerimientos internos 54

3.3.5 Pedidos de grifo municipal 55

3.3.6 Girado de órdenes 57

3.3.7 Registro de órdenes 59

3.3.8 Recepción de bienes o servicios 63

3.3.9 Conformidad de bienes o servicios 64

3.4 Módulo de almacén 67

3.4.1 Catálogo de bienes y servicios 67

3.4.2 Guías de remisión 69

3.4.3 Registro de ingresos a almacén 71

3.4.4 Registro de salidas de almacén 73

3.5 Módulo de tesorería 74

3.5.1 Atención de caja chica 74

3.6 Módulo de contabilidad 79

3.6.1 Registro de compras 79

3.6.2 Registro de ventas 80

3.7 Mantenimiento 82

3.7.1 Registro de proveedores 82

3.8 Reportes 84

3.9 Consultas 86

3.9.1 Búsqueda en el catálogo de bienes 87

3.9.2 Saldos presupuestales 87

3.9.3 Búsqueda de requerimientos, req. internos y caja chica 89

3.10 Accesos 90

3.10.1 Usuarios 90

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INTRODUCCIÓN

El Sistema Integrado de Gestión Municipal v3.2.27 es un sistema de central administrativa


de los recursos presupuestales de la Municipalidad Provincial de Ilo.

El Sistema Integrado de Gestión Municipal, está desarrollado con el fin de llevar un control
de todos los gastos que se realiza en la Institución y que a la vez se encuentra enlazado
con el SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera).

El sistema está diseñado en un entorno gráfico web permitiendo un manejo fácil y amigable
al usuario, así como la posibilidad de ser accedido desde cualquier pc con acceso a
internet.

Sub Gerencia de Informática y Estadística

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1. OPCIONES GENERALES

Los diferentes Módulos y pantallas del Sistema se componen de objetos cuyas


características de operación son las mismas, por tanto a continuación explicamos algunos
controles y formas de operación que se aplican para cualquier Módulo donde estos se
presenten.

1.1 CALENDARIO
Este elemento se muestra en los campos tipo fecha de los formularios de registro. Usted lo
identifica con el siguiente icono.

Haga clic sobre este icono para mostrar el calendario tal como se muestra en la siguiente
pantalla.

Este calendario permite la selección de un dato tipo fecha, solo haga clic sobre el día y el
sistema seleccionará la fecha. También puede cambiar el mes y año solo haga clic sobre el
campo correspondiente.

1.2 CONTROL BUSCAR

En algunos formularios de edición de datos, aparece este control “Buscar”. Usted lo


identifica con el siguiente botón Buscar.

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Este botón le permite realizar búsquedas

1.3 CONTROL NUEVO

En diferentes formularios de registro de datos aparece este botón “Nuevo”. Usted lo


identifica con el siguiente botón Nuevo.

Este botón permite realizar un nuevo registro de datos en el sistema.

1.4 BOTÓN SALIR


En diferentes formularios de registro de datos aparece este botón “Salir”. Usted lo identifica
con el siguiente botón Salir.

Este botón permite salir de los diferentes formularios

1.5 BOTÓN ACTUALIZAR BÚSQUEDA

Este botón se encuentra ubicado en gran parte de los formularios del sistema y su utilidad
es la de actualizar los resultados de una búsqueda utilizando los filtros aplicados.

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2. INGRESO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema, luego de iniciar su navegador de internet, debe digitar la siguiente
dirección URL en la barra de direcciones URL: http://www.mpi.gob.pe y presione la tecla
Enter, se carga la página Principal del sitio Web de la Municipalidad Provincial de Ilo,
después ingresar a la opción de “Intranet”.

Después de ingresar a la opción Intranet mostrará la siguiente ventana donde muestra los
aplicativos con los que cuenta la Municipalidad Provincial de Ilo entre ellos está SIGEM.

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2.1 ACCESO AL SISTEMA

Para Ingresar al Sistema Ud. debe seleccionar el año de trabajo al que desea acceder.
Después de ingresar su usuario el sistema mostrará la lista de las unidades orgánicas a las
que se tiene acceso. En caso de estar registrado en más de una unidad orgánica deberá
seleccionar a la que desea ingresar. Finalmente debe de ingresar la contraseña para poder
acceder al sistema y hacer clic en el botón iniciar sesión.

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Luego de ingresar su usuario y clave se presentará la siguiente pantalla que se muestra.


Observamos que el sistema, muestra el nombre completo del usuario, cargo que ocupa,
Área de trabajo y el Año de trabajo al cual se ingresó.

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3. MÓDULOS DEL SISTEMA

El sistema presenta ONCE módulos:

1. PROCESOS
2. PRESUPUESTO
3. LOGÍSTICA
4. ALMACÉN
5. TESORERÍA
6. CONTABILIDAD
7. MANTENIMIENTO
8. REPORTES
9. CONSULTAS
10. ACCESOS

Otra forma de entrar al INTRANET es digitando en la barra de direcciones: 10.0.0.7, pero


solo si se encuentra dentro de red de la Municipalidad

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3.1 MÓDULO PROCESOS

Posee las siguientes funcionalidades: Registro de requerimientos, registro de caja chica,


requerimiento interno, procesar caja chica, recepción de bienes y/o servicios y conformidad
de bienes/servicios.

3.1.1 REGISTRO DE REQUERIMIENTOS

Permite el trámite de requerimiento, según el tipo de requerimiento ya sea de un servicio y/o


bien. Este formulario cuenta con varias opciones y botones para realizar el proceso del
requerimiento, tal como se observa mediante los botones que presenta en la parte inferior
del gráfico.

El tono de color de cada registro advierte el estado en el que se encuentra el requerimiento:

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Negro El requerimiento ha sido ingresado.

Azul El requerimiento ha sido atendido parcialmente.

Azul con trazo grueso El requerimiento ha sido totalmente atendido con orden.

Verde El requerimiento se encuentra en logística.

Naranja El requerimiento alguna vez ha sido observado.

Naranja con trazo grueso El requerimiento está actualmente observado.

Rojo El requerimiento alguna vez ha sido rechazado.

Rojo con trazo grueso El requerimiento está actualmente rechazado.

NOTA: Las opciones “Modificar”, “ET/TR” y anular solo estarán habilitadas mientras el
registro se encuentre en la fase “INGRESA”.

a. NUEVO REQUERIMIENTO

dar clic en este icono “Nuevo”, a continuación se debe de ingresar los datos
correspondientes al requerimiento como son: Meta SIAF, tarea, fuente de financiamiento y
el tipo de requerimiento.

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Al terminar de seleccionar los datos correspondientes, hacer clic en el botón “Agregar ítem”
para agregar un requerimiento ya sea de tipo bien, servicio o persona

­ REQUERIMIENTO TIPO BIEN

Como resultado de hacer clic en el botón “Agregar ítem” se obtiene el formulario


“Agregar bien”.

Para realizar la búsqueda del bien dentro del catálogo de bienes de la municipalidad,
debe de hacer clic en el botón de búsqueda ubicado al costado de campo “Código
Bien”.

A continuación se cargará un nuevo formulario para la búsqueda en el catálogo de bienes,


aplique los filtros necesarios para llegar al bien deseado y proceda a actualizar los
resultados haciendo clic en el botón de actualizar búsqueda.

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Seleccione el bien que desea incluir en el requerimiento y haga clic en “Aceptar”.

Como resultado se rellenará el formulario con información del bien agregado. A


continuación proceda a ingresar la cantidad y precio unitario del bien. Se calculará
automáticamente el subtotal del producto, para agregar el bien al requerimiento
finalmente haga clic en aceptar.

­ REQUERIMIENTO TIPO SERVICIO O PERSONAL

El requerimiento tipo servicio se utiliza cuando se hace el requerimiento para un solo


proveedor y mientras éste no derive de una consultoría.
El requerimiento tipo PERSONA se utiliza cuando el requerimiento es de tipo
consultoría o cuando el requerimiento va requerido para varios proveedores

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Al hacer clic en el botón “Agregar ítem” se mostrará el siguiente formulario:

Ingrese el nombre del servicio o personal a requerir, la unidad de medida, la


cantidad y el precio unitario. Finalmente haga clic en agregar para agregar el servicio
o personal al requerimiento.

NOTA: En cualquiera de los casos: Bien, servicio y personal el sistema no permitirá la


adición del item si no se cuenta con presupuesto en el clasificador seleccionado.

Si todo está correcto se muestra la siguiente ventana con el número de registro del
requerimiento.

A continuación en el siguiente gráfico se visualiza el requerimiento ingresado con


todos los datos.

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b. REGISTRAR ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y TÉRMINOS DE REFERENCIA

Aplique los filtros necesarios para llegar al requerimiento al que desea agregar
especificaciones técnicas y términos de referencia. A continuación seleccione el
requerimiento y haga clic en el botón “ET / TR” situado en la parte inferior de la ventana.

Se abrirá un formulario, ingrese en él las ET/TR que desee. Deberá de navegar entre las
pestañas ubicadas en la zona superior del formulario para continuar con la edición.

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Para poder adjuntar archivos a un TR/ET ingrese el punto 11 ubicado en la cuarta pestaña
“Especificaciones técnicas III”. Puede añadir archivos adjuntos dirigidos tanto para el
proveedor como para la gerencia. Para hacerlo haga clic en la imagen ubicada al costado
derecho del punto 11.1 o 11.2.

Finalmente proceda a guardar la información haciendo clic en el botón guardar ubicado en


la parte inferior.

c. MODIFICAR REQUERIMIENTO O ET/TR

­ MODIFICAR REQUERIMIENTO

Seleccione el requerimiento que desea modificar y haga clic en el botón “Modificar”


situado en la parte inferior de la página.

En el formulario de edición podrá agregar nuevos items al requerimiento y modificar


el precio unitario y cantidad de los ítems anteriormente agregados:

­ MODIFICAR ET/TR

Seleccione el requerimiento que desea modificar y haga clic en ET/TR para poder
modificar.

Edite los campos convenientes navegando a través de las pestañas superiores y


haga clic en guardar.

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NOTA: Solo es posible modificar los los requerimientos que se encuentran en la fase
“INGRESA”.

d. ANULAR REQUERIMIENTO

Seleccione el requerimiento a anular y haga clic sobre el botón “Anular”.

NOTA: Solo es posible anular los los requerimientos que se encuentran en la fase
“INGRESA”.

e. IMPRIMIR TR/ET

Para imprimir los los TR/ET seleccione el requerimiento y haga clic en el botón “Adjuntos”.

En la nueva ventana seleccione TR o ET según sea el caso. Se generará un archivo PDF


con listo para imprimir.

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Si el requerimiento posee archivos adjuntos extras puede imprimirlos haciendo clic en el


botón PDF

f. VER FASES

Esta opción permite ver el recorrido que está llevando el requerimiento, para obtener las
fases seleccione el requerimiento y haga clic en el botón “Fases”.

El sistema generará un informe detallado como el que se muestra a continuación con las las
fases que recorre el requerimiento.

d
f. IMPRIMIR REQUERIMIENTO

Para obtener un reporte del requerimiento para imprimir, seleccione el requerimiento y a


continuación haga clic en “Imprimir”

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Esto generará el siguiente reporte:

g. MOSTRAR ORDENES DE SERVICIO/COMPRA

Para mostrar las órdenes generadas a un requerimiento seleccione el requerimiento a


consultar, a continuación haga clic en el botón “Órdenes”

Se mostrará un nuevo formulario conteniendo las órdenes generadas para el requerimiento


seleccionado. Si desea imprimir la orden de servicio puede hacer clic en el botón “Imprimir”
que se encuentra a la derecha del importe de la orden.

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El resultado será un reporte como el siguiente:

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3.1.2 REGISTRO CAJA CHICA

Permite el control de gastos de caja chica. La lógica del funcionamiento de módulo es


similar a la del registro de requerimientos.
Cómo ventana inicial tenemos la lista de registro de caja chica del área en la que se viene
laborando.

Estados posibles de un registro de caja chica:


1. Ingresa: Estado de un registros recién creado, en esta fase aún se puede modificar
y eliminar el registro por el área usuaria.
2. VoBo Residente: ​
De ser el caso, el registro pasa a este estado cuando el ingeniero
responsable da el VoBo al registro. En este caso el registro está a la espera del
VoBo de la subgerencia de la que depende la oficina que formuló el registro
3. Solicita: ​
El registro pasa a este estado cuando el gerente, subgerente o jefe de área
ha dado el visto bueno. En este momento el registro pasa a la espera del VoBo de la
gerencia
4. VoBo Gerencia: El registro pasa a este estado cuando está a la espera el VoBo del
gerente del área de la que depende la oficina que formuló el registro. En caso de ser
la misma gerencia la que lo formuló, esta misma será la que da el VoBo.
5. VoBo Presupuesto: El registro pasa a este estado después de haberse dado el
VoBo por parte de la sub gerencia de presupuesto.

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6. VoBo Efectivo:​
Este estado es asignado por la subgerencia de tesorería.
7. Rendición: Esta es la última etapa de un registro de caja chica. Este estado es
obtenido después de ingresar los datos referentes al gasto realizado (Tipo de
comprobante de pago, número de comprobante de pago, monto, etc).

a. NUEVO REGISTRO DE CAJA CHICA

Ingrese al módulo de registro de caja chica y a continuación haga clic en el botón “Nuevo”.
Ingrese la información referente al registro y haga clic en el botón “Agregar clasificador”
para seleccionar el clasificador a usar.

Seleccione el clasificador y especifique el monto.

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A continuación haga clic en el botón “Agregar”. Si desea agregar un nuevo clasificador


repita la operación las veces necesarias.
Rellene el campo “Especificaciones” con información referente al registro de caja chica que
está agregando.
Finalmente haga clic en el botón guardar para guardar la información registrada. Como
resultado satisfactorio se mostrará una mensaje con el número de recibo de caja chica
generado como el mostrado a continuación.

Ahora el registro se mostrará en la lista de registros de caja chica mostrando información


adicional y señalando el estado de “Ingresa”.

Solamente los registros con estados de “INGRESA” se tendrán las siguientes opciones
disponibles

a. Modifica
b. Consulta
c. Anular
d. Fases

Mientras que los registros con los estados de “VoBo” tendrán las siguientes opciones
disponibles:

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a. Consulta
b. Fases

Y los registros con el estado de “Rendición” tendrá las siguientes opciones disponibles:
a. Consulta
b. Fases
c. Imprimir

b. CONSULTAR REGISTRO DE CAJA CHICA

Seleccione el registro que desea consultar y haga clic en el botón “Consulta”. Se mostrará
una nueva ventana con información del registro de caja chica.

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c. MODIFICAR REGISTRO DE CAJA CHICA

Seleccione el registro de desea modificar y a continuación haga clic en el botón “Modificar”.


Se abrirá un formulario con información del registro de caja chica.

Es posible editar únicamente:


­ El importe: Haciendo clic sobre el importe del clasificador que desee e ingresando
uno nuevo.
­ Agregar nuevos clasificadores: Haciendo clic en el botón “Agregar clasificador”
siempre que se cuente con saldo en el clasificador seleccionado.
­ Eliminar clasificadores existentes: Haciendo clic en el botón “Menos” ubicado al
costado derecho del importe del clasificador a eliminar.
­ Modificar especificaciones

NOTA: La modificación de un registro es únicamente posible mientras este se encuentre en


el estado “INGRESA”.
Si el registro no se encuentra en el estado “Ingresa” deberá solicitar a las áreas que hayan
dado el VoBo la anulación del mismo para retornar al estado de “Ingresa” y poder realizar
finalmente la modificación del registro de caja chica.

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d. ANULAR REGISTRO DE CAJA CHICA

Seleccione el registro de caja chica que desea anular y que tenga como estado “Ingresa” y
a continuación haga clic en el botón “Anular”.
Si el registro no se encuentra en el estado “Ingresa” deberá solicitar a las áreas que hayan
dado el VoBo la anulación del mismo para retornar al estado de “Ingresa” y poder realizar
finalmente la anulación del registro de caja chica.

e. FASES DEL REGISTRO DE CAJA CHICA

Para obtener el reporte de movimientos del registro de caja chica, seleccione el registro que
desea consultar y a continuación haga clic en el botón “Fases”. Esto generará un reporte
listo para imprimir de los movimientos registrados para el registro de caja chica
seleccionado.

f. IMPRIMIR REGISTRO

Se puede imprimir la autorización de gasto de caja chica seleccionando el registro que


desee y haciendo clic en el botón “Imprimir”. Esta opción está únicamente disponible en
aquellos registros que se encuentran en la fase de “Rendición”.

g. REGISTRO DE COMPRA

Esta función la consulta de documentos sustentatorios de la compra realizada (Tipo de


comprobante, número de comprobante, importe, fecha, etc).

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Para mostrar dicha información haga clic sobre el botón “Registro de compra” y se mostrará
un cuadro como el siguiente con información relevante de la compra.

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3.1.3 Requerimiento interno

Esta opción permite el control de registro de requerimientos internos como son pedidos de
combustible y partes diarios.
Al ingresar a esta opción, al igual que en la opción de registro de requerimientos, se
mostrará una lista con todos los requerimientos internos realizados, su estado e información
referente a la misma.

Se puede realizar la búsqueda de requerimientos internos aplicando los filtros que


encuentran en el la parte superior de los resultados:

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a. CREAR UN NUEVO REQUERIMIENTO INTERNO

En el filtro superior seleccione el tipo de requerimiento interno. PC para un pedido de


combustible y PD para parte diario.

Después de seleccionar el tipo de requerimiento interno haga clic en el botón nuevo ubicado
en la parte inferior de la ventana. A continuación se abrirá un formulario en el deberá de
ingresar información del requerimiento interno.

Posteriormente haga clic en el botón “Agregar Ítem” y seleccione el bien a requerir, sus
especificaciones de ser el caso, la unidad de medida, el clasificador e ingrese la cantidad a
requerir. Haga clic en el botón agregar para agregar el contenido registrado. Repita la
opción si se hará la adquisición de varios productos distintos.

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Los ítems se mostrarán en la tabla inferior de la siguiente manera:

Finalmente para ingresar el requerimiento interno al sistema haga clic en “Guardar”.

b. CONSULTA REQUERIMIENTO INTERNO

Para obtener específicos de un requerimiento interno, aplique los filtros necesarios para
llegar al mismo, a continuación seleccione el requerimiento interno a consultar. Finalmente
haga clic en el botón “Consulta”. Esto mostrará un formulario con información referente al
registro de requerimiento interno.

c. ELIMINAR UN REQUERIMIENTO INTERNO

Para eliminar un requerimiento interno, aplique los filtros necesarios para llegar al mismo, a
continuación seleccione el requerimiento interno a eliminar y haga clic en el botón
“Eliminar”. Tenga en cuenta que esta opción está únicamente disponible cuando el
requerimiento interno no ha sido atendido.

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d. IMPRIMIR UN REQUERIMIENTO INTERNO


Para imprimir un requerimiento interno, aplique los filtros necesarios para llegar al mismo, a
continuación seleccione el requerimiento interno a imprimir y haga clic en el botón
“Imprimir”.

3.1.4 PROCESAR UN REQUERIMIENTO O CAJA CHICA

Esta opción permite a los supervisores, residentes de obras, jefes, gerentes y subgerentes
otorgar el la aprobación o desaprobación de los registros de requerimientos o de caja chica.
Al ingresar a cualquiera de estos menús se mostrarán por defecto los registros de
requerimientos o caja chica pendientes de aprobación, además de información referente al
los mismos.

.
Puede aplicar filtros para obtener una lista específica de los registros de requerimientos o
caja chica pendientes de aprobación.

3.1.4.1 CONSULTAR UN REQUERIMIENTO O CAJA CHICA

Esta opción permite obtener información detallada de los registros de requerimientos o caja
chica. para obtenerla, si es necesario, aplique los filtros para obtener un listado específico
de registros. A continuación seleccione el registro a consultar y finalmente haga clic en el
botón “Consulta”. Se mostrará una nueva ventana con información detallada del registro del
requerimiento o caja chica como la siguiente.

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b. ARCHIVOS ADJUNTOS

Para descargar los archivos adjuntos seleccione un registro de requerimiento o caja chica y
haga clic en el botón “Adjuntos”. Nos mostrará una pequeña ventana con opciones
disponibles de descarga. Pulse en TR para descargar un archivo con los términos de
referencia o pulse en la imagen PDF para descargar otros archivos agregados al registro de
requerimiento o de caja chica.

c. FASES DEL REQUERIMIENTO

Para obtener un reporte de las fases recorridas un registro de requerimiento o caja chica,
seleccione uno para realizar la consulta y a continuación se generará un reporte con cada
una de las fases recorridas.

d. CONFORMIDAD O RECHAZO DE UN REQUERIMIENTO

Para poder dar el VoBo o Rechazo a un registro de requerimiento o caja chica, seleccione
uno de la lista mostrada, y a continuación haga clic en el botón correspondiente.
VoBo para proceder con las siguientes fases o

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Rechazar para detener el procesamiento del registro y hacer que éste retorne a su fase
anterior.

NOTA: En el caso de otorgar más de un VoBo seleccione la opción “Acción” para obtener la
lista de requerimientos pendientes según sea el caso.

3.1.5 RECEPCIÓN DE BIENES O SERVICIOS

Al ingresar al menú recepción de bienes o servicios, se mostrará una lista con los bienes o
servicios agregados.

a. RECEPCIONAR UN BIEN O SERVICIO

Si desea agregar una nueva recepción de bienes o servicios. Haga clic en el botón “Nuevo”
y a continuación seleccione el tipo de orden, tipo de gasto, mes de la orden y el número de
la misma.

El sistema buscará la información detallada de la orden y rellenará los campos


correspondientes.

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Continúe ingresando información de la recepción del bien, tal como el número de carta de
culminación de servicio si el requerimiento es del tipo servicio o guía de remisión si el
requerimiento es del tipo bien.
A continuación haga clic en el botón agregar para agregar el o los ítems a recibir.

NOTA: En el caso de recibir una fracción del bien o servicio debe de especificar la cantidad
a recibir. El sistema automáticamente calculará el importe de la fracción o del total del bien
o servicio a recibir.

b. ELIMINAR UNA RECEPCIÓN DE UN BIEN O SERVICIO

Seleccione el registro de recepción de bien o servicio que desea eliminar y haga clic en el
botón de “Eliminar”.
Solo es posible eliminar aquellos registros que no han sido atendidos.

3.1.6 CONFORMIDAD DE BIENES O SERVICIOS

Al ingresar a la opción conformidad de bienes o servicios del menú procesos, se mostrará


un listado de las conformidades anteriormente generadas.

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a. NUEVA CONFORMIDAD DE BIENES O SERVICIOS

Para generar una nueva conformidad de un bien o servicio, como paso previo se debe de
haber generado la recepción del mismo.
Después de haber generado la recepción, ingrese al menú “conformidad de bienes o
servicios” y haga clic en el botón nuevo. En la ventana abierta, ingrese los datos de la orden
de compra en la área seleccionada

Automáticamente se completarán los demás campos con información de la orden de


compra.
Ingrese el periodo de ejecución y seleccione si se cumplió con el plazo establecido.

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Ingrese los documentos sustentatorios haciendo clic en el botón “Agregar documento”. En la


nueva ventana registre los documentos necesarios tales como facturas, boletas, guías de
remisión, recibos por honorarios, resoluciones, etc según sea el caso.
Repita esta acción para agregar todos los documentos que sean necesarios.
Finalmente haga clic en el botón “guardar” para guardar el registro de conformidad de bien o
servicio.

b. ANULAR UNA CONFORMIDAD DE BIENES O SERVICIOS

Aplique los filtros necesarios para llegar al registro de conformidad deseado. A continuación
haga clic sobre el mismo para seleccionarlo y posteriormente en el botón “Anular”.
Ingrese su contraseña de verificación y haga clic en “Aceptar”.
Si el registro de conformidad no registra fases después de su generación, el registro se
anulará. En caso contrario deberá solicitar la anulación de cada uno de los VoBo para poder
generar la anulación del registro de conformidad de bienes o servicios.

c. IMPRIMIR CONFORMIDAD

Para poder imprimir una conformidad aplique los filtros necesarios para llegar al registro de
conformidad deseado. A continuación haga clic sobre el mismo para seleccionarlo y
posteriormente en el botón “Imprimir”. Se generará un documento listo para imprimir con
información detallada de la conformidad.

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3.2 MODULO PRESUPUESTO

El módulo de presupuesto posee las siguientes opciones: Registro de metas siaf, registro de
tareas presupuestales, modificaciones presupuestales, movimientos presupuestales de
requerimientos y registro de preafectaciones.

3.2.1 REGISTRO DE TAREAS PRESUPUESTALES

Al ingresar a la opción registro de tareas presupuestales, se mostrará una lista con todas las
tareas presupuestales registradas al año en curso.

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a. AGREGAR NUEVA TAREA

Para registrar una nueva tarea haga clic en el botón nuevo.

Ingrese información referente a la tarea a crear, tal como la menta, el número de la tarea,
tipo de gasto y ingrese el nombre.
Finalmente presione el botón “Guardar” para registrar la nueva tarea presupuestal.

b. MODIFICAR TAREA PRESUPUESTAL

Seleccione la tarea que desea modificar y haga clic sobre el botón “Modificar”. Se mostrará
un nuevo formulario con información referente a la tarea. Proceda a realizar las
modificaciones necesarias y haga clic en el botón “Guardar”.

c. CLASIFICADORES PRESUPUESTALES

Para obtener un listado completo de los clasificadores registrados por cada cada tarea
presupuestal, empiece seleccionando la tarea a consultar y haga clic en el botón
“Clasificador”. Se abrirá una nueva ventana con la lista de los clasificadores comprometidos
con la tarea seleccionada.

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Para registrar un nuevo clasificador a la tarea seleccionada, haga clic en el botón nuevo
ingrese información referente al clasificador según lo señalado. Finalmente para registrar el
nuevo clasificador, haga clic en el botón guardar.

d. UNIDADES ORGÁNICAS SEGÚN TAREA PRESUPUESTAL

Para consultar por las unidades orgánicas asignadas a determinada tarea presupuestal.
Seleccione la tarea a consultar y a continuación haga clic en el botón “Unidades orgánicas”

Se abrirá una nueva ventana con el listado de unidades orgánicas según la tarea
presupuestal seleccionada. Se pueden mostrar dos tipos de colores en cada una de las
unidades orgánicas.

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Aquellas unidades con letras rojas son las que tienen habilitada la tarea presupuestal y las
que poseen letras color negro son aquellas a las que se les ha deshabilitado la tarea.

A. AGREGAR UNA UNIDAD ORGÁNICA A UNA TAREA PRESUPUESTAL

Después de haber seleccionado la tarea presupuestal a modificar y haber entrado al menú


de unidades orgánicas, seleccione la unidad a agregar que la lista desplegable y haga clic
en el botón agregar.

B. HABILITAR/DESHABILITAR UNIDAD ORGÁNICA A DE TAREA PRESUPUESTAL

Para poder habilitar o deshabilitar una unidad orgánica de una tarea presupuestal debe
hacer clic en el botón situado al lado derecho de la unidad que desea modificar.

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e. USUARIOS SEGÚN TAREA PRESUPUESTAL

Para obtener un listado de los usuarios registrados en determinada tarea presupuestal


seleccione la tarea a consultar y a continuación haga clic en el botón “Usuarios”. Se
mostrará una nueva ventana con los usuarios registrados en la tarea seleccionada con
información personal, cargos y el registro de permisos pertenecientes al mismo.

3.2.2 NOTAS DE MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL

a. CONSULTA DE NOTAS DE MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL

Al ingresar al menú se mostrará la tabla de notas de modificación presupuestal vacía. Para


poder obtener información específica sobre notas de modificación presupuestal aplique los
filtros ubicados en la parte superior de la tabla. A continuación haga clic en el botón de
refrescar y los resultados solicitados aparecerán en pantalla.

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b. REVERSIÓN DE ORDEN

Para proceder con la reversión de los saldos disponibles en una orden, haga clic sobre el
botón “Reversión Orden”. A continuación ingrese el número de orden en la ubicación que
muestra la siguiente imagen.

El sistema buscará los ítems disponibles para la reversión. Puede eliminar ítems o modificar
la cantidad de los mismos antes proceder con el guardado de la reversión.
Finalmente para efectuar la reversión de los saldos de la orden haga clic en el botón
“Guardar”

c. NUEVA NOTA DE MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL

Para poder agregar una nueva nota de modificación presupuestal, dentro del menú de
modificación presupuestal, haga clic en el botón “Nuevo”. A continuación seleccione la
unidad orgánica, meta, tarea presupuestal y fuente de financiamiento.

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Después de haber seleccionado la fuente de financiamiento haga clic en el botón “Agregar”


para agregar detalles del movimiento presupuestal.
En la nueva ventana, seleccione el clasificador de destino del movimiento, el tipo de
movimiento y el importe. Luego haga clic en guardar.

El resultado de esta acción se podrá observar en la tabla inicial.


Puede repetir esta operación las veces que sean necesarias para obtener el resultado
esperado.
Para poder eliminar un movimiento, haga clic sobre el botón “­” ubicado al lado derecho del
importe del movimiento.

Finalmente para registrar la nota de modificación presupuestal, haga clic en el botón


“Guardar”.

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d. EDITAR UNA NOTA DE MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL

Para modificar el contenido de una nota de modificación presupuestal, aplique los filtros
necesarios para llegar a la misma, a continuación, haga clic sobre el botón “Modificar” y
realice los cambios correspondientes. Finalmente haga clic sobre el botón “Guardar” para
aplicar los cambios deseados.

e. CONSULTA DE NOTA DE MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL.

Si se desea obtener información detallada sobre una modificación presupuestal, aplique los
filtros necesarios para llegar a la nota deseada, selecciónela haciendo clic sobre ella y haga
clic en el botón “Consulta”. Esta operación nos permitirá visualizar en pantalla la información
sobre la modificar.
Si lo que se desea es obtener una versión imprimible de dicha modificación deberá de
seleccionar la modificación deseada y hacer clic en el botón “Imprimir”. Esta operación
generará un reporte imprimible de los movimientos de modificaciones presupuestales
aplicados en el registro.

f. ANULAR NOTA DE MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL

Para anular una nota de modificación presupuestal, aplique los filtros necesarios para llegar
a la misma, a continuación seleccione la nota de modificación presupuestal a eliminar
haciendo clic sobre ella. Para proceder con la eliminación del registro haga clic en el botón
“Anular” e ingrese las observaciones necesarias e ingrese su clave de verificación.
Finalmente haga clic en el botón “Aceptar” para finalizar con la eliminación de la nota
presupuestal.

g. ASIGNAR NÚMERO SIAF A UNA NOTA DE MODIFICACIÓN


PRESUPUESTAL

Para poder asignar el número SIAF a una nota de modificación presupuestal seleccione la
nota a procesar y haga clic sobre el botón “SIAF”. Se mostrará una ventana con información
sobre la modificación. Ingrese el número SIAF y proceda a guardar los cambios.

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3.2.3 MOVIMIENTOS PRESUPUESTALES DE REQUERIMIENTOS

En menú de movimientos presupuestales de requerimientos permite el control específico de


movimientos presupuestales aplicados a requerimientos.
Al ingresar a este menú podrá aplicar filtros para listar los movimientos presupuestales
aplicados a los requerimientos que cumplan con los filtros aplicados.

a. NUEVA MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL DE REQUERIMIENTO

Para registrar una nueva modificación presupuestal a un requerimiento, haga clic en el


botón nuevo. En la nueva ventana seleccione el tipo de documento (ampliación o rebaja). A
continuación ingrese el número de requerimiento. El sistema consultará la información
presupuestal del mismo y la mostrará.
Ingrese el número de registro de SISGEDO como referencia de la moficiación.
Ingrese el monto de la ampliación/rebaja correspondiente y posteriormente ingrese
información adicional en el campo de especificaciones.
Finalice el registro haciendo clic en el botón “Guardar”

Debe tener en cuenta que para aplicar una rebaja presupuestaria a un requerimiento, este
debe tener saldo suficiente para la misma. En el caso de la ampliaciones presupuestales a
un requerimiento, se debe de tener en cuenta el saldo disponible en el clasificador
seleccionado.

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b. ANULAR MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL DE REQUERIMIENTO

Para poder anular una modificación presupuestal de un requerimiento, seleccione el registro


que va a anular y haga clic en el botón “anular”.

c. PRE AFECTACIONES PRESUPUESTALES

Para registrar una pre afectación diríjase al menú “Registro de pre afectaciones” del módulo
de presupuesto. A continuación haga clic en el botón “Nuevo” y registre los detalles de la
pre afectación según lo indica el formulario. Para registrar un monto a un determinado
clasificador haga clic en el botón “Agregar clasificado” y proceda a seleccionar el
clasificador deseado ingresando a continuación el monto a pre afectar. Finalmente registre
las especificaciones adicionales que considere necesarias y haga clic en el botón “Guardar”
para hacer efectiva la pre afectación.

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3.3 MODULO LOGÍSTICA

3.3.1 REGISTRO DE CLAVES SIGEM

Este menú permite el registro de proveedores y la creación de accesos al módulo de


proveedores mediante usuarios y claves pregenerados.

a. REGISTRO DE NUEVO PROVEEDOR

Para registrar un nuevo proveedor en el SIGEM, deberá de ingresar al menú “Registro de


claves SIGEM” y hacer clic en el botón “Nuevo”

Ingrese la información solicitada en el nuevo formulario


En los campo específicos de “Persona” y “Representante Legal” deberá de ingresar el
número de documento de identidad perteneciente al representante legal de la empresa. El
sistema intentará buscar información perteneciente a la persona identificada con el número
de documento ingresado. Si existiera un registro que concuerde, se mostrarán los nombres
y apellidos de aquella persona. Si no se encuentra ningún registro, se generará un nuevo
formulario para registrar a esta persona.

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Si fuese el caso, proceda a registrar a la persona introduciendo los datos solicitados.

Después de haber completado todos los campos necesarios para el registro del proveedor,
haga clic en el botón “Guardar” para finalizar con el guardado del usuario.
En este punto se recomienda la generación del reporte “Registro del proveedor” para ser
entregado al representante legal que registró a la empresa. Vea reportes en registro de
clave SIGEM.

b. CONSULTA/MODIFICAR REGISTRO DE PROVEEDOR

Para consultar por un registro de proveedor, aplique los filtros necesarios para listar al
proveedor en consulta, a continuación haga clic en el botón “Consulta” para poder obtener
información del registro del proveedor. Esta ventana solo permitirá visualizar la información
del proveedor. Si lo que desea es poder editar valores registrados de un proveedor, haga
clic en el botón “Modificar” y realice los cambios correspondientes. Finalice las tareas
haciendo clic en el botón “Guardar”

c. REGISTRAR CLAVE SIGEM

Esta opción permite la asignación de claves sigem a determinados proveedores. Para para
realizar esta acción, seleccione al proveedor haciendo clic sobre el mismo. Puede utilizar los
filtros de búsqueda para encontrar más fácilmente al proveedor deseado.
Después de haber seleccionado al proveedor, haga clic en el botón “Registro clave SIGEM”.

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En la nueva ventana mostrada ingrese el código GSL (este es un número único que se
encuentra impreso en cada uno de los sobres de claves SIGEM).
En el campo “recibe” digite el número de documento de identidad del representante legal
que recibe el acceso. Nuevamente el sistema intentará localizar los datos de la persona
ingresada. Si es posible encontrar a dicha persona, se mostrarán los nombres y apellidos de
la persona al lado derecho de su número de documento. Si la persona no se encuentra
registrada en el SIGEM el sistema volverá a mostrar una ventana para el registro de dicha
persona.

Finalmente guarde los datos registrado. Si el registro se realizó correctamente, realice la


impresión del reporte de entrega de clave sigem.

d. IMPRESIÓN DE REPORTES

Actualmente es posible imprimir los siguientes tipos de reportes:


­ Registro general de proveedor
­ Constancia de entrega de clave sol
­ Registro de entrega de clave sigem
Para realizar la impresión de los mismos, seleccione el campo del proveedor a consultar
haciendo clic sobre el mismo. A continuación haga clic en el botón reportes y seleccione el
tipo de reporte a imprimir. Finalmente haga clic en el botón imprimir, esto generará el
reporte deseado listo para ser impreso.

3.3.2 COTIZAR REQUERIMIENTOS

La opciones disponibles en el menú de cotización son similares a los mostrados en otros


menús. Posee la opción consulta que tiene la finalidad de mostrar información de la

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cotización seleccionada, La opción “archivos adjuntos” permite la impresión de archivos


adjuntos al requerimiento seleccionado, tal como términos de referencia. La opción
“Movimientos” permite el reporte del registro de fases del requerimiento.

a. SOLICITUD DE COTIZACIÓN

Para imprimir un formulario para la solicitud de cotización de determinado requerimiento,


haga clic en en el requerimiento a consultar, puede ubicar más fácilmente el requerimiento
deseado haciendo uso de los filtros de búsqueda. Después de haber seleccionado el
requerimiento, haga clic en el botón “Solicitud de cotización”. Se generará el formulario listo
para ser impreso.

b. CONTROL DE COTIZACIONES

● REGISTRO DE COTIZACIONES DE UN DETERMINADO REQUERIMIENTO

Para obtener el listado de las cotizaciones registradas de un determinado requerimiento,


seleccione el requerimiento a consultar haciendo clic sobre el mismo. A continuación haga
clic en el botón “Cotizaciones”. Se abrirá una nueva ventana con el listado de las
cotizaciones registradas al requerimiento seleccionado.

En el listado de cotizaciones se puede observar el número cotización, su fecha, el tipo de


cotización siendo “W” las cotizaciones realizadas por medio del módulo de cotizaciones web
para proveedores. También se puede apreciar información del proveedor como su RUC y

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razón social. En DE se muestra el periodo de entrega (en días) y MG muestra el periodo de


garantía expresado en meses. Finalmente se muestra el importe de la cotización.
Adicionalmente el estilo del texto brinda información de la cotización.
­ Textos con color negro: Cotizaciones registradas
­ Textos con color azúl: Cotizaciones con órdenes de compra/servicio.

● REGISTRO DE UNA NUEVA COTIZACIÓN

Seleccione un requerimiento para registrar una nueva cotización y haga clic en el botón
“Cotizaciones”. Se mostrará una ventana con las cotizaciones registradas al requerimiento
seleccionado.
Para registrar una nueva cotización haga clic en el botón “Nuevo”.
Se mostrará una nueva ventana con los ítems del requerimiento a cotizar. Proceda a
registrar los campos necesarios para la cotización tales como el RUC del proveedor, la
marca del producto, el precio unitario, plazo de entrega, meses de garantia

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Finalmente para registrar la cotización deberá de guardar los registros haciendo clic en el
botón “Guardar”

● BUENA PRO

Para registrar la buena pro a una cotización a una determinada cotización inicie
seleccionando el requerimiento a asignar la buena pro, a continuación seleccione la
cotización y haga clic en el botón “Buena pro”.

Ingrese la cantidad a asignar la buena pro del bien, producto o servicio seleccionado y
finalice el procedimiento haciendo clic en el botón “Asignar buena pro”.

● ELIMINAR BUENA PRO

Mientras la cotización o cotizaciones que posean la buena pro no hayan registrado órdenes
de servicio, es posible su eliminación ingresando al menú “Cotizaciones” del requerimiento a
modificar. A continuación haga clic en la cotización a anular la buena pro y proceda a hacer
clic en el botón “Anular buena pro”. Se deberá de ingresar la clave de validación para
finalizar este procedimiento.

● CUADRO COMPARATIVO

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Si se requiere, se puede generar el reporte de cuadro comparativo de cotizaciones de un


determinado requerimiento. Para hacerlo, inicie seleccionando el requerimiento a consultar,
haga clic en el botón “Cotizaciones” y genera el reporte del requerimiento haciendo clic en el
botón “Generar cuadro comparativo”

3.3.3 CONTROL DE REGISTRO DE SERVICIOS PÚBLICOS

Esta funcionalidad permite el control de los diversos tipos de servicios públicos de los
cuales hace uso la municipalidad.
Al ingresar a este menú puede hacer consulta del uso de algún servicio haciendo uso de los
filtros de búsqueda ubicados en la parte superior de la tabla de resultados.

a. REGISTRAR UN NUEVO SERVICIO PÚBLICO

Para poder registrar un nuevo servicio público, haga clic en el botón “Nuevo” ubicado en la
parte inferior de la tabla de resultados. Se abrirá una nueva ventana en la deberá ingresar
información del servicio a registrar tales como el tipo de servicio, el tipo y el número de
documento, el proveedor, datos de facturación, el clasificador que se utilizará para el pago
de dicho servicio y el importe correspondiente del servicio.

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b. MODIFICAR UN REGISTRO DE SERVICIO PÚBLICO

Para realizar la modificación de un servicio público, seleccione el requerimiento a editar,


puede hacer uso de los filtros de búsqueda para ubicar con mayor facilidad el registro a
modificar.
A continuación haga clic en el botón “Modificar”. Se mostrará una nueva ventana con la
información anteriormente registrada. Proceda a realizar las modificaciones necesarias y
finalice el guardado haciendo clic en el botón “Guardar”

c. CONSULTAR UN REGISTRO DE SERVICIO PÚBLICO

Si desea obtener los detalles de un registro de servicio público, inicie seleccionando el


registro a consultar. A continuación haga clic sobre el botón “Consulta”. Se abrirá una nueva
ventana con información detallada sobre el registro en consulta.

3.3.4 REGISTRO LOGÍSTICO DE REQUERIMIENTOS INTERNOS

Esta opción permite el registro de requerimientos internos. A diferencia de la opción


“Registro de requerimiento interno” ubicada en el módulo “Procesos”, este permite la
creación de requerimientos internos de cualquier unidad orgánica de la municipalidad.
Para consultar por las acciones de creación, modificación, anulación, impresión consulte la
documentación de “Registro de requerimiento interno” del módulo de procesos.

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3.3.5 PEDIDOS DE GRIFO MUNICIPAL

a. CONSULTA DE PEDIDO DE COMBUSTIBLE

Para obtener detalles de un pedido de combustible ingrese al menú “Pedidos de grifo


municipal” del módulo de logística. Seleccione el registro a consultar haciendo clic sobre el
mismo y a continuación haga clic en en botón “Consulta”. Esta opción mostrará una nueva
ventana con información detallada del registro de pedido de combustible.

b. MODIFICAR PEDIDO DE COMBUSTIBLE

Es posible modificar ciertos datos de un registro de un pedido de combustible desde el


menú “Pedidos de grifo municipal” del módulo de logística.

Para hacer una modificación, ingrese al menú “Pedidos de grifo municipal” del módulo de
logística, a continuación seleccione el registro a editar. Se abrirá una nueva ventana con
información del pedido de combustible.

Esta opción permite únicamente la modificación del información de la unidad vehicular y la


variación en el precio unitario del combustible.

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c. IMPRIMIR PEDIDO DE COMBUSTIBLE

Para imprimir un vale de pedido de combustible, inicialmente seleccione el un registro.


Puede hacer el uso de los filtros de búsqueda para encontrar fácilmente el registro a
imprimir. Ya seleccionado el registro, haga clic en el botón “Imprimir”. Se generará un vale
de combustible en formato PDF listo para ser imprimido.

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d. ATENDER PEDIDO

Para proceder con la atención de un vale de combustible, seleccione el registro a atender


de la lista de pedidos de combustible. Puede utilizar los filtros de búsqueda para encontrar
fácilmente el documento a atender. Después de haber seleccionado el registro haga clic en
el botón “Atender pedido”. Se mostrará una pequeña ventana con información del pedido a
atender, ingrese el número de registro del trabajador que procede con a atención y finalice
el proceso haciendo clic en el botón “Guardar”

3.3.6 GIRADO DE ÓRDENES

Al ingresar al menú de girado de órdenes del módulo de logística, se mostrarán


automáticamente las cotizaciones registradas con buena pro. Inicialmente se listan aquellas
cotizaciones que están en el estado “PENDIENTE”, dichas cotizaciones son las que aún no
presentan una orden de bienes/servicios. Si considera necesario puede hacer uso de los
filtros de búsqueda para poder localizar alguna cotización fácilmente.

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a. IMPRIMIR COTIZACIÓN

Para imprimir una cotización seleccione un registro de cotización haciendo clic sobre el
registro que corresponda y a continuación haga clic en el botón “Imprimir”.
Se generará un documento en formato PDF con detalles de la cotización seleccionada.

b. CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

Para obtener un reporte en el que se muestra la comparación de cotizaciones de un


requerimiento inicie seleccionando una cotización del menú de girado de órdenes del
módulo de logística y a continuación haga clic en el botón “Cuadro comparativo”.

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Esta opción generará un cuadro comparativo de las cotizaciones registradas al mismo


requerimiento de la cotización seleccionada.

c. GIRAR DE ORDEN

Para proceder con el girado de una orden, haga clic sobre el registro de de buena pro
perteneciente a la cotización de desea girar. Puede hacer el uso de los filtros de búsqueda
para encontrar con mayor facilidad el registro que desea girar.
Después de haber seleccionado el registro haciendo clic sobre el mismo, proceda a hacer
clic en el botón “Girar orden”. Se abrirá una ventana con los detalles de la cotización.
Finalmente haga clic en el botón “Guardar” para registrar la orden.

3.5.7 REGISTRO DE ÓRDENES

a. CANJE DE DOCUMENTO A ORDEN

Para hacer el canje de un requerimiento interno o documento a orden de bienes/servicios,


ingrese al menú de registro de órdenes del módulo de logística. A continuación haga clic en
el botón “Canje”. Se abrirá una nueva ventana en la que deberá de realizar la búsqueda de

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los registros a incluir en la orden. Tenga en cuenta que existen filtros que permitirán una
fácil localización.
Seleccione los registros que desea incluir en la nueva orden y haga clic en el botón
“Aceptar”.

Se generará una nueva ventana en la que se registrará la nueva orden. La información


mostrada en esta nueva ventana corresponderá a la información proveniente de registro
seleccionado. Ingrese en número de ruc del proveedor y finalmente haga clic en el botón
guardar para generar la nueva orden.

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b. MODIFICAR GLOSA DE ORDEN}

Para poder modificar la glosa correspondiente a un registro de orden, simplemente


seleccione el registro a modificar y haga clic en el botón “Glosa”. Se abrirá una nueva
ventana con los detalles de la glosa actualmente registrada, proceda a hacer las
modificaciones correspondientes y aplique la modificación haciendo clic en el botón
“Guardar”.

c. REGISTRO MODIFICAR NÚMERO DE EXPEDIENTE SIAF

Para registrar el número de un expediente de SIAF seleccione el registro de la orden a


registrar o modificar y a continuación haga clic en el botón “SIAF”. Se mostrará una ventana
que mostrará el número del expediente actual en caso de haberse registrado anteriormente
uno, o se mostrará vacío en caso de aún no haber sido registrado. Proceda a ingresar el
nuevo número de expediente y finalice el proceso haciendo clic en el botón “Guardar” para
aplicar los cambios.

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d. IMPRIMIR ORDEN

Para generar una documento imprimible con los detalles de una orden específica seleccione
el registro de una orden y a continuación haga clic en el botón “Imprimir”. Se generará un
documento imprimible en formato PDF.

e. REGISTRO DE COMPRA

Para apreciar información referente a los documentos de compras según una orden,
seleccione la orden a consultar y a continuación haga clic en el botón “Registro de compra”.

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3.5.8 RECEPCIÓN DE BIENES O SERVICIOS

Al ingresar al menú recepción de bienes o servicios del módulo de logística, se mostrará


una lista con los bienes o servicios agregados por todas las áreas usuarias del sigem.

a. RECEPCIONAR UN BIEN O SERVICIO

Si desea agregar una nueva recepción de bienes o servicios. Haga clic en el botón “Nuevo”
y a continuación seleccione el tipo de orden, tipo de gasto, mes de la orden y el número de
la misma.

El sistema buscará la información detallada de la orden y rellenará los campos


correspondientes.

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Continúe ingresando información de la recepción del bien, tal como el número de carta de
culminación de servicio si el requerimiento es del tipo servicio o guía de remisión si el
requerimiento es del tipo bien.
A continuación haga clic en el botón agregar para agregar el o los ítems a recibir.

NOTA: En el caso de recibir una fracción del bien o servicio debe de especificar la cantidad
a recibir. El sistema automáticamente calculará el importe de la fracción o del total del bien
o servicio a recibir.

b. ELIMINAR UNA RECEPCIÓN DE UN BIEN O SERVICIO

Seleccione el registro de recepción de bien o servicio que desea eliminar y haga clic en el
botón de “Eliminar”.
Solo es posible eliminar aquellos registros que no han sido atendidos.

3.5.8 CONFORMIDAD DE BIENES O SERVICIOS

Al ingresar a la opción conformidad de bienes o servicios del módulo de logística, se


mostrará un listado de las conformidades anteriormente generadas por todas las áreas
usuarias del sigem.

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a. NUEVA CONFORMIDAD DE BIENES O SERVICIOS

Para generar una nueva conformidad de un bien o servicio, como paso previo se debe de
haber generado la recepción del mismo.
Después de haber generado la recepción, ingrese al menú “conformidad de bienes o
servicios” y haga clic en el botón nuevo. En la ventana abierta, ingrese los datos de la orden
de compra en la área seleccionada

Automáticamente se completarán los demás campos con información de la orden de


compra.
Ingrese el periodo de ejecución y seleccione si se cumplió con el plazo establecido.

Ingrese los documentos sustentatorios haciendo clic en el botón “Agregar documento”. En la


nueva ventana registre los documentos necesarios tales como facturas, boletas, guías de
remisión, recibos por honorarios, resoluciones, etc según sea el caso.
Repita esta acción para agregar todos los documentos que sean necesarios.
Finalmente haga clic en el botón “guardar” para guardar el registro de conformidad de bien o
servicio.

b. ANULAR UNA CONFORMIDAD DE BIENES O SERVICIOS

Aplique los filtros necesarios para llegar al registro de conformidad deseado. A continuación
haga clic sobre el mismo para seleccionarlo y posteriormente en el botón “Anular”.

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Ingrese su contraseña de verificación y haga clic en “Aceptar”.


Si el registro de conformidad no registra fases después de su generación, el registro se
anulará. En caso contrario deberá solicitar la anulación de cada uno de los VoBo para poder
generar la anulación del registro de conformidad de bienes o servicios.

c. IMPRIMIR CONFORMIDAD

Para poder imprimir una conformidad aplique los filtros necesarios para llegar al registro de
conformidad deseado. A continuación haga clic sobre el mismo para seleccionarlo y
posteriormente en el botón “Imprimir”. Se generará un documento listo para imprimir con
información detallada de la conformidad.

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3.4 MÓDULO DE ALMACÉN

3.4.1 CATÁLOGO DE BIENES Y SERVICIOS

a. BUSCAR BIEN O SERVICIO

Para realizara la búsqueda de un bien o servicio ingrese al menú buscar bien o servicio. Se
mostrará un nuevo formulario en el que deberá aplicar filtros de búsqueda para llegar al bien
deseado. También puede realizar la búsqueda del bien/servicio ingresando en nombre o
descripción. Puede generalizar búsquedas utilizando los operadores “%”.

b. NUEVO REGISTRO DE BIEN O SERVICIO

Para realizar el registro de un nuevo bien servicio, haga clic sobre el botón “Nuevo” ubicado
en la parte inferior de la tabla de resultados.
Se mostrará una nueva ventana en la que deberá de especificar el grupo, clase, familia,
nombre, unidad y observación del bien. También podrá seleccionar si el estado del nuevo
bien o servicio estará activo después de registrarlos para ser utilizado por otros usuarios.
Finalice el guardado del bien o servicio haciendo clic sobre el botón “Guardar”.

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c. MODIFICAR UN REGISTRO

Si desea modificar un registro de un bien o servicio, simplemente debe ubicar el registro a


modificar, puede hacer uso de los filtros de búsqueda antes mencionados para ubicarlo con
mayor facilidad.
Después de seleccionar el registro a modificar haciendo clic sobre el mismo haga clic en el
botón “Modificar”.
Realice las modificaciones necesarias en la nueva ventana y finalice la edición haciendo clic
en el botón “Guardar”.

d. DESHABILITAR UN REGISTRO

Para deshabilitar un registro y denegar nuevos registros utilizando un bien específico.


Proceda a seleccionar el registro. Utilice los filtros para ubicar fácilmente el bien/servicio.
Finalmente haga clic en el botón deshabilitar para finalizar con el proceso.

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e. REPORTES

Se pueden generará reportes de ordenes de compra, existencias físicas valoradas y


movimientos de almacén de un bien o servicio específico.
Para generar un reporte de los antes mencionados seleccione el bien o servicio a consultar
y haga clic en el botón “Reporte”. Se mostrará una nueva ventana en la que deberá de
ingresar los filtros que se utilizarán para generar el reporte.

Finalmente haga clic en el botón imprimir para generar una versión imprimible del reporte o
seleccione el botón “Excel” para descargar el reporte en formato .xls.

3.4.2 GUÍAS DE REMISIÓN

Al ingresar al menú de guías de remisión se ingresará al módulo de recepción de bienes


que mostrará automáticamente todos los registro de recepción de bienes correspondientes
al año en curso. Si se encuentra en búsqueda de un registro en especial, puede aplicar los
filtros ubicados sobre la tabla de resultados.

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a. REGISTRO DE GUIA

b. ELIMINAR UNA GUIA

Para proceder con la eliminación de una guía seleccione un documento que no se


encuentre registrado en una conformidad de bien/servicio. Estos registros presentan un
color de letra negro.
Después de haber seleccionado el documento a eliminar, haga clic en el botón “Eliminar”.
Deberá de ingresar su clave de validación para finalizar con el borrado.

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c. IMPRIMIR REGISTRO

Se puede imprimir un registro de guía de remisión seleccionando el documento a consultar.


Puede ubicar fácilmente el registro haciendo uso de los filtros de búsqueda.
Después de seleccionar el registro a imprimir haga clic en el botón “Imprimir”. El resultado
será un reporte como el que se muestra a continuación.

d. IMPRIMIR ORDEN DE COMPRA

Para imprimir la orden de compra a la que pertenece el registro de guia inicie seleccionando
el registro a consultar. Finalmente haga clic en el botón “Origen”. Se generará un reporte
imprimible de la orden de compra que dió origen a la guía seleccionada.

3.4.3 REGISTRO DE INGRESOS A ALMACÉN

a. NUEVA NOTA DE ENTRADA A ALMACÉN

Para registrar una nueva nota de entrada a almacén ingrese al menú de registro de ingresos
de almacén del módulo de almacén y a continuación haga clic en el botón “Nuevo”.
Seleccione la opción “Nota de entrada almacén” en el tipo de documento y a continuación
seleccionar el número de pecosa. El sistema mostrará automáticamente los bienes a
registrar. Puede editar la cantidad de los mismos. Finalmente para guardar el registro haga
clic en el botón guardar.

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b. ANULAR INTERNAMIENTO

Para poder anular una guía de internamiento, inicie seleccionando la guía a anular. Para
seleccionar una guía haga clic sobre la misma. Puede usar filtros de búsqueda para
encontrar el registro con mayor facilidad. A continuación haga clic en el botón
“Internamiento”. Escriba información adicional en el campo de la glosa y finalmente haga
clic en el botón “Guardar” para proceder con la anulación del registro.

c. IMPRIMIR GUIA DE INTERNAMIENTO

Para poder imprimir una guía de internamiento, inicie seleccionando el registro de


internamiento. Para seleccionar una guía haga clic sobre la misma. Puede usar filtros de
búsqueda para encontrar el registro con mayor facilidad. Finalmente haga clic en el botón
imprimir para generar un documento en formato PDF imprimible.

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3.4.4 REGISTRO DE SALIDAS DE ALMACÉN

a. NUEVA SALIDA

Para registrar una nueva salida de almacén ingrese al menú de salidas de almacén del
módulo de almacén. A continuación haga clic en el botón “nuevo”. En la nueva ventana
mostrada seleccione la tarea presupuestal a la que se aplicará la salida.

Para agregar items a la salida, haga clic en el botón “Agregar item” y seleccione los
productos que se agregaran al registro ingrese la cantidad a agregar.
Para finalizar con el registro de la salida, haga clic en el botón “Guardar”.

b. ANULAR SALIDA

Para anular un registro de salida de almacén, inicie seleccionando el registro a anular. Para
seleccionar el registro solo es necesario hacer clic sobre el mismo. Puede hacer uso de
filtros de búsqueda para encontrar con mayor facilidad el registro a anular. Seguidamente
haga clic en el botón “Anular” e ingrese las especificaciones que llevan a anular el registro,
ingrese su clave de validación y haga clic en el botón “Aceptar” para finalizar.

c. IMPRIMIR PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA

Para poder imprimir una PECOSA, inicie seleccionando el registro a imprimir. Puede usar
filtros de búsqueda para encontrar el registro con mayor facilidad. Finalmente haga clic en el
botón imprimir para generar un documento en formato PDF imprimible.

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3.5 MÓDULO DE TESORERÍA

3.5.1. ATENCIÓN DE CAJA CHICA

a. CONSULTA DE REGISTRO DE CAJA CHICA

Al ingresar al menú de atención de caja chica se aprecia una tabla en la que se mostrarán
todos los registros pertenecientes a atenciones de caja chica.

Si lo que desea es consultar los detalles de un registro, puede aplicar los filtros de
búsqueda que se encuentran en la parte superior de la tabla para hacer más fácil la
búsqueda del registro deseado.
Seleccione el registro que desea consultar haciendo clic sobre el mismo y a continuación
haga clic sobre el botón “Consulta” para obtener información detallada del registro
seleccionado.

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b. FASES DE UN REGISTRO DE CAJA CHICA

Para obtener el reporte de las fases de un registro de caja chica, simplemente seleccione el
registro a consultar y a continuación haga clic en el botón “Fases”. Esta opción generará un
reporte imprimible de las fases que recorrió el registro en consulta.

c. IMPRIMIR AUTORIZACIÓN DE CAJA CHICA

Si desea imprimir un reporte de autorización de caja chica. Seleccione un registro de caja


chica y asegúrese que este se encuentra en el estado VoBo Administración para poder
generar el reporte. Después de seleccionar el registro haga clic sobre el botón “Imprimir”
para imprimir el reporte.

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d. ATENDER EFECTIVO O RECHAZAR

Solo es posible atender aquellos registros que se encuentran con el visto bueno de la
gerencia de administración financiera. Si el registro a atender o rechazar cumple con este
requisito, selecciónelo haciendo clic sobre el mismo y a continuación:
Haga clic sobre el botón “Rechazar”, si el registro no cumple con los requisitos. Se requerirá
que ingrese información sobre la razón del rechazo y la contraseña de seguridad.
Finalmente haga clic en el botón rechazar para finalizar con el procedimiento. Esta
operación retorna el registro a su fase inicial.

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Si el registro cumple con los requisitos y desea proceder con la atención efectiva del
registro, haga clic en el botón “Atender efectivo”. Finalmente el registro cambiará de estado
a VoBo Efectivo y estará listo para proceder ser cotizado.

e. REAJUSTE

Después de haber dado la atención efectiva se podrá realizar un reajuste presupuestal


siempre y cuando el registro se mantenga en el estado visto bueno efectivo.
Para realizar el reajuste, simplemente seleccione el registro haciendo clic sobre el mismo,
puede hacer el uso de los filtros de búsqueda para encontrar facilmente el registro.
Haga clic en el botón “Reajuste” y seleccione el tipo de modificación a realizar, sea
ampliación o rebaja.
Ingrese el monto a aplicar teniendo en consideración la disponibilidad presupuestal del
clasificador del registro y finalice la operación haciendo clic en el botón guardar.

f. REGISTRO DE COMPRA

Se puede hacer el registro de compra mientras el estado del registro de caja chica se
encuentre en el estado de VoBo de Administración o VoBo Efectivo.
Para realizar el registro de compra, seleccione el registro a afectar y haga clic en el botón
“Registro compra”. Se abrirá una nueva ventana solicitando información de la compra
realizada. Deberá de registrar los datos solicitados y finalizar el registro haciendo clic en el
botón guardar.

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3.6 MÓDULO DE CONTABILIDAD

3.6.1 REGISTRO DE COMPRAS

Al ingresar al menú de registro de compras podremos listar las compras registradas durante
las recepciones de bienes.
Desde este menú se pueden generar reportes imprimibles de los registros de compra. Para
hacerlo, aplique filtros de búsqueda y haga clic en el botón de la impresora situada en la
parte derecha de la pantalla. Este botón generará un reporte de compras en formato
imprimible. Si de desea también se puede generar el reporte en un archivo de Excel
haciendo clic en el ícono de excel ubicado en la parte derecha de la pantalla

Este menú también permite la edición de registro de compra. Para hacerlo seleccione el
registro a editar y a continuación haga clic en el botón “Modificar”. Se mostrará una ventana
con información detallada de la compra y permitirá la modificación de los campos
mostrados.

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3.6.2 REGISTRO DE VENTAS

El menú registro de ventas permite el control de las documentos de venta emitidos por la
municipalidad. Al ingresar a este menú se podrá observar un listado de todos los
documentos de ventas emitidos, así como información referente a los mismos.
De igual forma que con el registro de compras, se pueden aplicar filtros de búsqueda para
refinar resultados y obtener reportes generales por medio de los botones impresión
ubicados al costado derecho de los filtros de búsqueda.

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a. REGISTRAR UNA VENTA

Para hacer el registro de una nueva ventana, seleccione un tipo de documento en la parte
de superior y haga clic en el botón “Nuevo”
Registre la información de la venta en el nuevo formulario que se abre y finalice el registro
haciendo clic en el botón “Guardar”.

b. ANULAR UN REGISTROS DE VENTA

Para anular un registro de venta, tan solo seleccione el registro deseado y haga clic en el
botón “Eliminar”. Esta acción generará la eliminación automática del registro seleccionado.

c. MODIFICAR UN REGISTRO DE VENTA

Para realizar una modificación en un registro de venta, seleccione el registro que desea
modificar y a continuación haga clic en el botón “Modificar”.
Se abrirá una nueva ventana con información del registro seleccionado. Proceda a realizar
los cambios correspondientes y finalice haciendo clic en el botón guardar.

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3.7 MANTENIMIENTO

3.7.1 REGISTRO DE PROVEEDORES

Este menú permite el control del registro de proveedores.


Al ingresar a este menú se listaran todos los registro de proveedores habilitados.
Si desea obtener información de alguno de ellos, puede aplicar los filtros de búsqueda para
ubicar fácilmente al proveedor que desea.

a. AGREGAR NUEVO PROVEEDOR

Para poder registrar un nuevo proveedor, haga clic en el botón nuevo. Se mostrará una
nueva ventana en la que deberá de registrar datos del proveedora a registrar.
En los campos de persona y representante legal el sistema intentará obtener información
del individuo según el número de documento proporcionado. Si no existe registrado un
individuo con el número de documento proporcionado tendrá que registrarlo en la ventana
que aparecerá.

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b. MODIFICAR REGISTRO DE PROVEEDOR

Para realizar cambios en el registro de un proveedor, inicialmente debe de seleccionar el


proveedor que desea editar, seguidamente deberá de hacer clic en el botón “Modificar”. Se
mostrará una ventana con información del proveedor seleccionado. Proceda a realizar las
modificaciones correspondientes y finalice la operación haciendo clic en el botón guardar

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3.8 REPORTES

Este menú posee brinda la posibilidad de generar diversos tipos de reportes. Si nos
ubicamos sobre este menú se pueden apreciar los siguientes tipos de reportes:

EL uso de cada uno de estos a excepción del reporte de “Récord laboral” posee una
similaridad en su uso.

a. GENERAR REPORTES

Para generar reportes en cualquier opción correspondiente al menú Reportes, a excepción


del reporte de récord laboral, se debe de hacer lo siguiente:
Ingresar al menú correspondiente al tipo de reporte que requiera y seleccione el tipo de
reporte que desea generar

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Aplique filtros adicionales para obtener resultados específicos

Si el tipo de reporte que seleccionó lo permite puede especificar rangos de fechas para
obtener resultados precisos.

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Finalmente pude generar los reportes haciendo clic en el botón “Reporte PDF” para generar
el reporte con los filtros seleccionados en formato PDF o puede hacer clic en el botón
“Reporte Excel” para obtener los registros en un archivo de excel.

b. GENERAR REPORTE DE RÉCORD LABORAL

Para generar el récord laboral de determinada persona, ingrese al menú “Record laboral”
del módulo de reportes. Deberá de ingresar en número de documento de identidad de la
persona a consultar y oprimir la tecla enter.
El sistema mostrará un listado por año de los periodos de trabajo de la persona en consulta.

Para poder imprimir un reporte anual de la persona en consulta, haga clic en el botón que
se ubica al costado derecho del monto correspondiente al año que desea obtener
información.
Esta operación generará un reporte imprimible en una nueva ventana.

3.9 CONSULTAS

Este módulo permite la obtención de información presida de diversos tipos de registros.

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3.9.1 BÚSQUEDA EN EL CATÁLOGO DE BIENES

Puede hacer una consulta un bien o servicio ingresando al menú “Búsqueda en catálogo de
bienes y servicios”.
Para obtener resultados precisos puede hacer uso de los diversos tipos de filtros de
búsqueda. También puede incluir un nombre o código para obtener el registro que se
encuentra buscando.
Si considera conveniente puede hacer el uso del símbolo “%”. El símbolo "%" (porcentaje)
reemplaza cualquier cantidad de caracteres (incluyendo ningún carácter). Es un carácter
comodín.

3.9.2 SALDOS PRESUPUESTALES

Para realizar una consulta de saldos presupuestales podrá utilizar los filtros de búsqueda
para obtener los resultados esperados.

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Si requiere puede generar un reporte general imprimible de los saldos presupuestales


obtenidos tras la aplicación de los filtros de búsqueda. Para hacerlo haga clic en el botón de
la impresora ubicado al lado derecho de estos filtros.

En el caso de requerir un informe de los saldos presupuestales de un clasificador en


específico, puede hacer clic en el botón que se encuentra a lado derecho del saldo
perteneciente al clasificador a consultar.

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3.9.3 BÚSQUEDA DE REQUERIMIENTO, REQUERIMIENTO INTERNO O REGISTRO


DE CAJA CHICA

Se puede realizar búsqueda de requerimientos, requerimientos internos o registros de caja


ingresando a sus respectivos menús.
Para encontrar un registro específico haga uso de los filtros de búsqueda ubicados en la
parte superior de la tabla de resultados.

Además, tras seleccionar un registro en específico se pueden habilitar diversas funciones


ubicadas en la parte inferior que permiten acciones adicionales como la impresión de
archivos adjuntos, fases, órdenes, etc.

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3.10 ACCESOS

Este módulo permite la administración de usuarios del SIGEM. Permitiendo la creación de


usuarios, accesos, asignación de metas entre otras funcionalidades así como el cambio de
claves de acceso y validación.

3.10.1 USUARIOS

Este menú permite el control de usuarios. Es utilizado por los administradores del sistema.
Al ingresar al menú se listaran todos los usuarios registrados en el sistema. Aquellos con
letras de color rojo son los usuarios que se encuentran deshabilitados y sin acceso al
sistema y los que tiene color negro son los que poseen acceso al sistema.

a. CREAR UN USUARIO

Para crear un nuevo usuario, haga clic en el botón “Nuevo”.


Registre los datos del usuario a registrar ingresando la información solicitada.
Finalice el registro haciendo clic en el botón guardar.

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b. MODIFICAR UN USUARIO

Para poder modificar un usuario actualmente registrado, inicie seleccionando el registro de


usuario y haga clic en el botón “Modificar”
Proceda de realizar la modificación correspondiente y finalice la operación haciendo clic en
el botón guardar.

c. CAMBIAR CONTRASEÑAS

Para realizar el cambio de contraseñas de un usuario, debe seleccionar el usuario a editar y


hacer clic en el botón “Cambiar contraseña”. Se mostrará una ventana en la que el usuario
podrá modificar la contraseña de acceso y/o la contraseña de validación.
La seguridad de la contraseña será medida mediante un porcentaje que se mostrará al lado
derecho del campo de la contraseña. Para poder efectuar el cambio de la contraseña el
usuario deberá de proporcionar una contraseña que supere el 50% de seguridad.

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d. PERMISOS

Para ver, registrar o deshabilitar permisos de acceso de un determinado usuario se deberá


de seleccionar el usuario a consultar/editar y hacer clic en el botón “Permisos”. Al pulsar
este botón se mostrará la relación de permisos que posee el usuario.

­ NUEVO ACCESO

Para asignar un nuevo permiso de acceso al usuario, haga clic en el botón “Nuevo”.
Ingrese el año de ejecución del permiso, la unidad orgánica, el cargo y demás información
solicitada. Finalice el guardado del acceso haciendo clic en el botón “Guardar”.

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­ MODIFICAR UN ACCESO

Si desea modificar una acceso, seleccione el acceso a modificar y haga clic sobre el botón
“Modificar”. Se abrirá una nueva ventana con información del acceso. Proceda a editarla y
finalice la modificación haciendo clic en el botón “Guardar”

­ TAREAS PRESUPUESTALES

Se pueden consultar o modificar las tareas presupuestarias asignadas al usuario


seleccionado haciendo clic en “Tareas presupuestales”.
Al ingresar a esta opción se mostrará un listado con las tareas presupuestarias asignadas al
usuario seleccionado.

Se pueden registrar nuevas tareas presupuestales a un trabajador seleccionando la tarea


a agregar del menú que se muestra en la parte superior y a continuación haciendo clic en el
botón “Agregar”
Se mostrará una nueva ventana en la que se tendrán que seleccionar los permisos de
acceso que se asignan en la tarea seleccionada. Seleccione los correspondientes y haga
clic en guardar.

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Para deshabilitar el acceso a una tarea desmarque la opción “Situación activo”

­ MENÚ

Esta opción permite la asignación de permisos a los diversos menú/submenús del sigem.
Para asignar el permiso a un determinado submenú haga clic en el botón “ √ ” verde
ubicado al costado del nombre del menú, automáticamente este pasará a cambiar su forma
por una “X” de color rojo . Para deshabilitar el acceso a un determinado menú haga clic en
la “X” del menú que desea deshabilitar.
Algunos submenús poseen opciones adicionales que se ubican en el cuadro derecho.
Puede habilitarlos y deshabilitarlos de la misma forma que se habilitan los submenús

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