Manualsigem
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SIGEM v3.2.27
Manual del usuario
Índice
Introducción 3
Opciones Generales
1. 4
1.1 Calendario 4
2. Ingreso al sistema 6
3.7 Mantenimiento 82
3.8 Reportes 84
3.9 Consultas 86
3.10 Accesos 90
3.10.1 Usuarios 90
INTRODUCCIÓN
El Sistema Integrado de Gestión Municipal, está desarrollado con el fin de llevar un control
de todos los gastos que se realiza en la Institución y que a la vez se encuentra enlazado
con el SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera).
El sistema está diseñado en un entorno gráfico web permitiendo un manejo fácil y amigable
al usuario, así como la posibilidad de ser accedido desde cualquier pc con acceso a
internet.
1. OPCIONES GENERALES
1.1 CALENDARIO
Este elemento se muestra en los campos tipo fecha de los formularios de registro. Usted lo
identifica con el siguiente icono.
Haga clic sobre este icono para mostrar el calendario tal como se muestra en la siguiente
pantalla.
Este calendario permite la selección de un dato tipo fecha, solo haga clic sobre el día y el
sistema seleccionará la fecha. También puede cambiar el mes y año solo haga clic sobre el
campo correspondiente.
Este botón se encuentra ubicado en gran parte de los formularios del sistema y su utilidad
es la de actualizar los resultados de una búsqueda utilizando los filtros aplicados.
2. INGRESO AL SISTEMA
Para ingresar al sistema, luego de iniciar su navegador de internet, debe digitar la siguiente
dirección URL en la barra de direcciones URL: http://www.mpi.gob.pe y presione la tecla
Enter, se carga la página Principal del sitio Web de la Municipalidad Provincial de Ilo,
después ingresar a la opción de “Intranet”.
Después de ingresar a la opción Intranet mostrará la siguiente ventana donde muestra los
aplicativos con los que cuenta la Municipalidad Provincial de Ilo entre ellos está SIGEM.
Para Ingresar al Sistema Ud. debe seleccionar el año de trabajo al que desea acceder.
Después de ingresar su usuario el sistema mostrará la lista de las unidades orgánicas a las
que se tiene acceso. En caso de estar registrado en más de una unidad orgánica deberá
seleccionar a la que desea ingresar. Finalmente debe de ingresar la contraseña para poder
acceder al sistema y hacer clic en el botón iniciar sesión.
1. PROCESOS
2. PRESUPUESTO
3. LOGÍSTICA
4. ALMACÉN
5. TESORERÍA
6. CONTABILIDAD
7. MANTENIMIENTO
8. REPORTES
9. CONSULTAS
10. ACCESOS
Azul con trazo grueso El requerimiento ha sido totalmente atendido con orden.
NOTA: Las opciones “Modificar”, “ET/TR” y anular solo estarán habilitadas mientras el
registro se encuentre en la fase “INGRESA”.
a. NUEVO REQUERIMIENTO
dar clic en este icono “Nuevo”, a continuación se debe de ingresar los datos
correspondientes al requerimiento como son: Meta SIAF, tarea, fuente de financiamiento y
el tipo de requerimiento.
Al terminar de seleccionar los datos correspondientes, hacer clic en el botón “Agregar ítem”
para agregar un requerimiento ya sea de tipo bien, servicio o persona
Para realizar la búsqueda del bien dentro del catálogo de bienes de la municipalidad,
debe de hacer clic en el botón de búsqueda ubicado al costado de campo “Código
Bien”.
Si todo está correcto se muestra la siguiente ventana con el número de registro del
requerimiento.
Aplique los filtros necesarios para llegar al requerimiento al que desea agregar
especificaciones técnicas y términos de referencia. A continuación seleccione el
requerimiento y haga clic en el botón “ET / TR” situado en la parte inferior de la ventana.
Se abrirá un formulario, ingrese en él las ET/TR que desee. Deberá de navegar entre las
pestañas ubicadas en la zona superior del formulario para continuar con la edición.
Para poder adjuntar archivos a un TR/ET ingrese el punto 11 ubicado en la cuarta pestaña
“Especificaciones técnicas III”. Puede añadir archivos adjuntos dirigidos tanto para el
proveedor como para la gerencia. Para hacerlo haga clic en la imagen ubicada al costado
derecho del punto 11.1 o 11.2.
MODIFICAR REQUERIMIENTO
MODIFICAR ET/TR
Seleccione el requerimiento que desea modificar y haga clic en ET/TR para poder
modificar.
NOTA: Solo es posible modificar los los requerimientos que se encuentran en la fase
“INGRESA”.
d. ANULAR REQUERIMIENTO
NOTA: Solo es posible anular los los requerimientos que se encuentran en la fase
“INGRESA”.
e. IMPRIMIR TR/ET
Para imprimir los los TR/ET seleccione el requerimiento y haga clic en el botón “Adjuntos”.
f. VER FASES
Esta opción permite ver el recorrido que está llevando el requerimiento, para obtener las
fases seleccione el requerimiento y haga clic en el botón “Fases”.
El sistema generará un informe detallado como el que se muestra a continuación con las las
fases que recorre el requerimiento.
d
f. IMPRIMIR REQUERIMIENTO
6. VoBo Efectivo:
Este estado es asignado por la subgerencia de tesorería.
7. Rendición: Esta es la última etapa de un registro de caja chica. Este estado es
obtenido después de ingresar los datos referentes al gasto realizado (Tipo de
comprobante de pago, número de comprobante de pago, monto, etc).
Ingrese al módulo de registro de caja chica y a continuación haga clic en el botón “Nuevo”.
Ingrese la información referente al registro y haga clic en el botón “Agregar clasificador”
para seleccionar el clasificador a usar.
Solamente los registros con estados de “INGRESA” se tendrán las siguientes opciones
disponibles
a. Modifica
b. Consulta
c. Anular
d. Fases
Mientras que los registros con los estados de “VoBo” tendrán las siguientes opciones
disponibles:
a. Consulta
b. Fases
Y los registros con el estado de “Rendición” tendrá las siguientes opciones disponibles:
a. Consulta
b. Fases
c. Imprimir
Seleccione el registro que desea consultar y haga clic en el botón “Consulta”. Se mostrará
una nueva ventana con información del registro de caja chica.
Seleccione el registro de caja chica que desea anular y que tenga como estado “Ingresa” y
a continuación haga clic en el botón “Anular”.
Si el registro no se encuentra en el estado “Ingresa” deberá solicitar a las áreas que hayan
dado el VoBo la anulación del mismo para retornar al estado de “Ingresa” y poder realizar
finalmente la anulación del registro de caja chica.
Para obtener el reporte de movimientos del registro de caja chica, seleccione el registro que
desea consultar y a continuación haga clic en el botón “Fases”. Esto generará un reporte
listo para imprimir de los movimientos registrados para el registro de caja chica
seleccionado.
f. IMPRIMIR REGISTRO
g. REGISTRO DE COMPRA
Para mostrar dicha información haga clic sobre el botón “Registro de compra” y se mostrará
un cuadro como el siguiente con información relevante de la compra.
Esta opción permite el control de registro de requerimientos internos como son pedidos de
combustible y partes diarios.
Al ingresar a esta opción, al igual que en la opción de registro de requerimientos, se
mostrará una lista con todos los requerimientos internos realizados, su estado e información
referente a la misma.
Después de seleccionar el tipo de requerimiento interno haga clic en el botón nuevo ubicado
en la parte inferior de la ventana. A continuación se abrirá un formulario en el deberá de
ingresar información del requerimiento interno.
Posteriormente haga clic en el botón “Agregar Ítem” y seleccione el bien a requerir, sus
especificaciones de ser el caso, la unidad de medida, el clasificador e ingrese la cantidad a
requerir. Haga clic en el botón agregar para agregar el contenido registrado. Repita la
opción si se hará la adquisición de varios productos distintos.
Para obtener específicos de un requerimiento interno, aplique los filtros necesarios para
llegar al mismo, a continuación seleccione el requerimiento interno a consultar. Finalmente
haga clic en el botón “Consulta”. Esto mostrará un formulario con información referente al
registro de requerimiento interno.
Para eliminar un requerimiento interno, aplique los filtros necesarios para llegar al mismo, a
continuación seleccione el requerimiento interno a eliminar y haga clic en el botón
“Eliminar”. Tenga en cuenta que esta opción está únicamente disponible cuando el
requerimiento interno no ha sido atendido.
Esta opción permite a los supervisores, residentes de obras, jefes, gerentes y subgerentes
otorgar el la aprobación o desaprobación de los registros de requerimientos o de caja chica.
Al ingresar a cualquiera de estos menús se mostrarán por defecto los registros de
requerimientos o caja chica pendientes de aprobación, además de información referente al
los mismos.
.
Puede aplicar filtros para obtener una lista específica de los registros de requerimientos o
caja chica pendientes de aprobación.
Esta opción permite obtener información detallada de los registros de requerimientos o caja
chica. para obtenerla, si es necesario, aplique los filtros para obtener un listado específico
de registros. A continuación seleccione el registro a consultar y finalmente haga clic en el
botón “Consulta”. Se mostrará una nueva ventana con información detallada del registro del
requerimiento o caja chica como la siguiente.
b. ARCHIVOS ADJUNTOS
Para descargar los archivos adjuntos seleccione un registro de requerimiento o caja chica y
haga clic en el botón “Adjuntos”. Nos mostrará una pequeña ventana con opciones
disponibles de descarga. Pulse en TR para descargar un archivo con los términos de
referencia o pulse en la imagen PDF para descargar otros archivos agregados al registro de
requerimiento o de caja chica.
Para obtener un reporte de las fases recorridas un registro de requerimiento o caja chica,
seleccione uno para realizar la consulta y a continuación se generará un reporte con cada
una de las fases recorridas.
Para poder dar el VoBo o Rechazo a un registro de requerimiento o caja chica, seleccione
uno de la lista mostrada, y a continuación haga clic en el botón correspondiente.
VoBo para proceder con las siguientes fases o
Rechazar para detener el procesamiento del registro y hacer que éste retorne a su fase
anterior.
NOTA: En el caso de otorgar más de un VoBo seleccione la opción “Acción” para obtener la
lista de requerimientos pendientes según sea el caso.
Al ingresar al menú recepción de bienes o servicios, se mostrará una lista con los bienes o
servicios agregados.
Si desea agregar una nueva recepción de bienes o servicios. Haga clic en el botón “Nuevo”
y a continuación seleccione el tipo de orden, tipo de gasto, mes de la orden y el número de
la misma.
Continúe ingresando información de la recepción del bien, tal como el número de carta de
culminación de servicio si el requerimiento es del tipo servicio o guía de remisión si el
requerimiento es del tipo bien.
A continuación haga clic en el botón agregar para agregar el o los ítems a recibir.
NOTA: En el caso de recibir una fracción del bien o servicio debe de especificar la cantidad
a recibir. El sistema automáticamente calculará el importe de la fracción o del total del bien
o servicio a recibir.
Seleccione el registro de recepción de bien o servicio que desea eliminar y haga clic en el
botón de “Eliminar”.
Solo es posible eliminar aquellos registros que no han sido atendidos.
Para generar una nueva conformidad de un bien o servicio, como paso previo se debe de
haber generado la recepción del mismo.
Después de haber generado la recepción, ingrese al menú “conformidad de bienes o
servicios” y haga clic en el botón nuevo. En la ventana abierta, ingrese los datos de la orden
de compra en la área seleccionada
Aplique los filtros necesarios para llegar al registro de conformidad deseado. A continuación
haga clic sobre el mismo para seleccionarlo y posteriormente en el botón “Anular”.
Ingrese su contraseña de verificación y haga clic en “Aceptar”.
Si el registro de conformidad no registra fases después de su generación, el registro se
anulará. En caso contrario deberá solicitar la anulación de cada uno de los VoBo para poder
generar la anulación del registro de conformidad de bienes o servicios.
c. IMPRIMIR CONFORMIDAD
Para poder imprimir una conformidad aplique los filtros necesarios para llegar al registro de
conformidad deseado. A continuación haga clic sobre el mismo para seleccionarlo y
posteriormente en el botón “Imprimir”. Se generará un documento listo para imprimir con
información detallada de la conformidad.
El módulo de presupuesto posee las siguientes opciones: Registro de metas siaf, registro de
tareas presupuestales, modificaciones presupuestales, movimientos presupuestales de
requerimientos y registro de preafectaciones.
Al ingresar a la opción registro de tareas presupuestales, se mostrará una lista con todas las
tareas presupuestales registradas al año en curso.
Ingrese información referente a la tarea a crear, tal como la menta, el número de la tarea,
tipo de gasto y ingrese el nombre.
Finalmente presione el botón “Guardar” para registrar la nueva tarea presupuestal.
Seleccione la tarea que desea modificar y haga clic sobre el botón “Modificar”. Se mostrará
un nuevo formulario con información referente a la tarea. Proceda a realizar las
modificaciones necesarias y haga clic en el botón “Guardar”.
c. CLASIFICADORES PRESUPUESTALES
Para obtener un listado completo de los clasificadores registrados por cada cada tarea
presupuestal, empiece seleccionando la tarea a consultar y haga clic en el botón
“Clasificador”. Se abrirá una nueva ventana con la lista de los clasificadores comprometidos
con la tarea seleccionada.
Para registrar un nuevo clasificador a la tarea seleccionada, haga clic en el botón nuevo
ingrese información referente al clasificador según lo señalado. Finalmente para registrar el
nuevo clasificador, haga clic en el botón guardar.
Para consultar por las unidades orgánicas asignadas a determinada tarea presupuestal.
Seleccione la tarea a consultar y a continuación haga clic en el botón “Unidades orgánicas”
Se abrirá una nueva ventana con el listado de unidades orgánicas según la tarea
presupuestal seleccionada. Se pueden mostrar dos tipos de colores en cada una de las
unidades orgánicas.
Aquellas unidades con letras rojas son las que tienen habilitada la tarea presupuestal y las
que poseen letras color negro son aquellas a las que se les ha deshabilitado la tarea.
Para poder habilitar o deshabilitar una unidad orgánica de una tarea presupuestal debe
hacer clic en el botón situado al lado derecho de la unidad que desea modificar.
b. REVERSIÓN DE ORDEN
Para proceder con la reversión de los saldos disponibles en una orden, haga clic sobre el
botón “Reversión Orden”. A continuación ingrese el número de orden en la ubicación que
muestra la siguiente imagen.
El sistema buscará los ítems disponibles para la reversión. Puede eliminar ítems o modificar
la cantidad de los mismos antes proceder con el guardado de la reversión.
Finalmente para efectuar la reversión de los saldos de la orden haga clic en el botón
“Guardar”
Para poder agregar una nueva nota de modificación presupuestal, dentro del menú de
modificación presupuestal, haga clic en el botón “Nuevo”. A continuación seleccione la
unidad orgánica, meta, tarea presupuestal y fuente de financiamiento.
Para modificar el contenido de una nota de modificación presupuestal, aplique los filtros
necesarios para llegar a la misma, a continuación, haga clic sobre el botón “Modificar” y
realice los cambios correspondientes. Finalmente haga clic sobre el botón “Guardar” para
aplicar los cambios deseados.
Si se desea obtener información detallada sobre una modificación presupuestal, aplique los
filtros necesarios para llegar a la nota deseada, selecciónela haciendo clic sobre ella y haga
clic en el botón “Consulta”. Esta operación nos permitirá visualizar en pantalla la información
sobre la modificar.
Si lo que se desea es obtener una versión imprimible de dicha modificación deberá de
seleccionar la modificación deseada y hacer clic en el botón “Imprimir”. Esta operación
generará un reporte imprimible de los movimientos de modificaciones presupuestales
aplicados en el registro.
Para anular una nota de modificación presupuestal, aplique los filtros necesarios para llegar
a la misma, a continuación seleccione la nota de modificación presupuestal a eliminar
haciendo clic sobre ella. Para proceder con la eliminación del registro haga clic en el botón
“Anular” e ingrese las observaciones necesarias e ingrese su clave de verificación.
Finalmente haga clic en el botón “Aceptar” para finalizar con la eliminación de la nota
presupuestal.
Para poder asignar el número SIAF a una nota de modificación presupuestal seleccione la
nota a procesar y haga clic sobre el botón “SIAF”. Se mostrará una ventana con información
sobre la modificación. Ingrese el número SIAF y proceda a guardar los cambios.
Debe tener en cuenta que para aplicar una rebaja presupuestaria a un requerimiento, este
debe tener saldo suficiente para la misma. En el caso de la ampliaciones presupuestales a
un requerimiento, se debe de tener en cuenta el saldo disponible en el clasificador
seleccionado.
Para registrar una pre afectación diríjase al menú “Registro de pre afectaciones” del módulo
de presupuesto. A continuación haga clic en el botón “Nuevo” y registre los detalles de la
pre afectación según lo indica el formulario. Para registrar un monto a un determinado
clasificador haga clic en el botón “Agregar clasificado” y proceda a seleccionar el
clasificador deseado ingresando a continuación el monto a pre afectar. Finalmente registre
las especificaciones adicionales que considere necesarias y haga clic en el botón “Guardar”
para hacer efectiva la pre afectación.
Después de haber completado todos los campos necesarios para el registro del proveedor,
haga clic en el botón “Guardar” para finalizar con el guardado del usuario.
En este punto se recomienda la generación del reporte “Registro del proveedor” para ser
entregado al representante legal que registró a la empresa. Vea reportes en registro de
clave SIGEM.
Para consultar por un registro de proveedor, aplique los filtros necesarios para listar al
proveedor en consulta, a continuación haga clic en el botón “Consulta” para poder obtener
información del registro del proveedor. Esta ventana solo permitirá visualizar la información
del proveedor. Si lo que desea es poder editar valores registrados de un proveedor, haga
clic en el botón “Modificar” y realice los cambios correspondientes. Finalice las tareas
haciendo clic en el botón “Guardar”
Esta opción permite la asignación de claves sigem a determinados proveedores. Para para
realizar esta acción, seleccione al proveedor haciendo clic sobre el mismo. Puede utilizar los
filtros de búsqueda para encontrar más fácilmente al proveedor deseado.
Después de haber seleccionado al proveedor, haga clic en el botón “Registro clave SIGEM”.
En la nueva ventana mostrada ingrese el código GSL (este es un número único que se
encuentra impreso en cada uno de los sobres de claves SIGEM).
En el campo “recibe” digite el número de documento de identidad del representante legal
que recibe el acceso. Nuevamente el sistema intentará localizar los datos de la persona
ingresada. Si es posible encontrar a dicha persona, se mostrarán los nombres y apellidos de
la persona al lado derecho de su número de documento. Si la persona no se encuentra
registrada en el SIGEM el sistema volverá a mostrar una ventana para el registro de dicha
persona.
d. IMPRESIÓN DE REPORTES
a. SOLICITUD DE COTIZACIÓN
b. CONTROL DE COTIZACIONES
Seleccione un requerimiento para registrar una nueva cotización y haga clic en el botón
“Cotizaciones”. Se mostrará una ventana con las cotizaciones registradas al requerimiento
seleccionado.
Para registrar una nueva cotización haga clic en el botón “Nuevo”.
Se mostrará una nueva ventana con los ítems del requerimiento a cotizar. Proceda a
registrar los campos necesarios para la cotización tales como el RUC del proveedor, la
marca del producto, el precio unitario, plazo de entrega, meses de garantia
Finalmente para registrar la cotización deberá de guardar los registros haciendo clic en el
botón “Guardar”
● BUENA PRO
Para registrar la buena pro a una cotización a una determinada cotización inicie
seleccionando el requerimiento a asignar la buena pro, a continuación seleccione la
cotización y haga clic en el botón “Buena pro”.
Ingrese la cantidad a asignar la buena pro del bien, producto o servicio seleccionado y
finalice el procedimiento haciendo clic en el botón “Asignar buena pro”.
Mientras la cotización o cotizaciones que posean la buena pro no hayan registrado órdenes
de servicio, es posible su eliminación ingresando al menú “Cotizaciones” del requerimiento a
modificar. A continuación haga clic en la cotización a anular la buena pro y proceda a hacer
clic en el botón “Anular buena pro”. Se deberá de ingresar la clave de validación para
finalizar este procedimiento.
● CUADRO COMPARATIVO
Esta funcionalidad permite el control de los diversos tipos de servicios públicos de los
cuales hace uso la municipalidad.
Al ingresar a este menú puede hacer consulta del uso de algún servicio haciendo uso de los
filtros de búsqueda ubicados en la parte superior de la tabla de resultados.
Para poder registrar un nuevo servicio público, haga clic en el botón “Nuevo” ubicado en la
parte inferior de la tabla de resultados. Se abrirá una nueva ventana en la deberá ingresar
información del servicio a registrar tales como el tipo de servicio, el tipo y el número de
documento, el proveedor, datos de facturación, el clasificador que se utilizará para el pago
de dicho servicio y el importe correspondiente del servicio.
Para hacer una modificación, ingrese al menú “Pedidos de grifo municipal” del módulo de
logística, a continuación seleccione el registro a editar. Se abrirá una nueva ventana con
información del pedido de combustible.
d. ATENDER PEDIDO
a. IMPRIMIR COTIZACIÓN
Para imprimir una cotización seleccione un registro de cotización haciendo clic sobre el
registro que corresponda y a continuación haga clic en el botón “Imprimir”.
Se generará un documento en formato PDF con detalles de la cotización seleccionada.
c. GIRAR DE ORDEN
Para proceder con el girado de una orden, haga clic sobre el registro de de buena pro
perteneciente a la cotización de desea girar. Puede hacer el uso de los filtros de búsqueda
para encontrar con mayor facilidad el registro que desea girar.
Después de haber seleccionado el registro haciendo clic sobre el mismo, proceda a hacer
clic en el botón “Girar orden”. Se abrirá una ventana con los detalles de la cotización.
Finalmente haga clic en el botón “Guardar” para registrar la orden.
los registros a incluir en la orden. Tenga en cuenta que existen filtros que permitirán una
fácil localización.
Seleccione los registros que desea incluir en la nueva orden y haga clic en el botón
“Aceptar”.
d. IMPRIMIR ORDEN
Para generar una documento imprimible con los detalles de una orden específica seleccione
el registro de una orden y a continuación haga clic en el botón “Imprimir”. Se generará un
documento imprimible en formato PDF.
e. REGISTRO DE COMPRA
Para apreciar información referente a los documentos de compras según una orden,
seleccione la orden a consultar y a continuación haga clic en el botón “Registro de compra”.
Si desea agregar una nueva recepción de bienes o servicios. Haga clic en el botón “Nuevo”
y a continuación seleccione el tipo de orden, tipo de gasto, mes de la orden y el número de
la misma.
Continúe ingresando información de la recepción del bien, tal como el número de carta de
culminación de servicio si el requerimiento es del tipo servicio o guía de remisión si el
requerimiento es del tipo bien.
A continuación haga clic en el botón agregar para agregar el o los ítems a recibir.
NOTA: En el caso de recibir una fracción del bien o servicio debe de especificar la cantidad
a recibir. El sistema automáticamente calculará el importe de la fracción o del total del bien
o servicio a recibir.
Seleccione el registro de recepción de bien o servicio que desea eliminar y haga clic en el
botón de “Eliminar”.
Solo es posible eliminar aquellos registros que no han sido atendidos.
Para generar una nueva conformidad de un bien o servicio, como paso previo se debe de
haber generado la recepción del mismo.
Después de haber generado la recepción, ingrese al menú “conformidad de bienes o
servicios” y haga clic en el botón nuevo. En la ventana abierta, ingrese los datos de la orden
de compra en la área seleccionada
Aplique los filtros necesarios para llegar al registro de conformidad deseado. A continuación
haga clic sobre el mismo para seleccionarlo y posteriormente en el botón “Anular”.
c. IMPRIMIR CONFORMIDAD
Para poder imprimir una conformidad aplique los filtros necesarios para llegar al registro de
conformidad deseado. A continuación haga clic sobre el mismo para seleccionarlo y
posteriormente en el botón “Imprimir”. Se generará un documento listo para imprimir con
información detallada de la conformidad.
Para realizara la búsqueda de un bien o servicio ingrese al menú buscar bien o servicio. Se
mostrará un nuevo formulario en el que deberá aplicar filtros de búsqueda para llegar al bien
deseado. También puede realizar la búsqueda del bien/servicio ingresando en nombre o
descripción. Puede generalizar búsquedas utilizando los operadores “%”.
Para realizar el registro de un nuevo bien servicio, haga clic sobre el botón “Nuevo” ubicado
en la parte inferior de la tabla de resultados.
Se mostrará una nueva ventana en la que deberá de especificar el grupo, clase, familia,
nombre, unidad y observación del bien. También podrá seleccionar si el estado del nuevo
bien o servicio estará activo después de registrarlos para ser utilizado por otros usuarios.
Finalice el guardado del bien o servicio haciendo clic sobre el botón “Guardar”.
c. MODIFICAR UN REGISTRO
d. DESHABILITAR UN REGISTRO
e. REPORTES
Finalmente haga clic en el botón imprimir para generar una versión imprimible del reporte o
seleccione el botón “Excel” para descargar el reporte en formato .xls.
a. REGISTRO DE GUIA
c. IMPRIMIR REGISTRO
Para imprimir la orden de compra a la que pertenece el registro de guia inicie seleccionando
el registro a consultar. Finalmente haga clic en el botón “Origen”. Se generará un reporte
imprimible de la orden de compra que dió origen a la guía seleccionada.
Para registrar una nueva nota de entrada a almacén ingrese al menú de registro de ingresos
de almacén del módulo de almacén y a continuación haga clic en el botón “Nuevo”.
Seleccione la opción “Nota de entrada almacén” en el tipo de documento y a continuación
seleccionar el número de pecosa. El sistema mostrará automáticamente los bienes a
registrar. Puede editar la cantidad de los mismos. Finalmente para guardar el registro haga
clic en el botón guardar.
b. ANULAR INTERNAMIENTO
Para poder anular una guía de internamiento, inicie seleccionando la guía a anular. Para
seleccionar una guía haga clic sobre la misma. Puede usar filtros de búsqueda para
encontrar el registro con mayor facilidad. A continuación haga clic en el botón
“Internamiento”. Escriba información adicional en el campo de la glosa y finalmente haga
clic en el botón “Guardar” para proceder con la anulación del registro.
a. NUEVA SALIDA
Para registrar una nueva salida de almacén ingrese al menú de salidas de almacén del
módulo de almacén. A continuación haga clic en el botón “nuevo”. En la nueva ventana
mostrada seleccione la tarea presupuestal a la que se aplicará la salida.
Para agregar items a la salida, haga clic en el botón “Agregar item” y seleccione los
productos que se agregaran al registro ingrese la cantidad a agregar.
Para finalizar con el registro de la salida, haga clic en el botón “Guardar”.
b. ANULAR SALIDA
Para anular un registro de salida de almacén, inicie seleccionando el registro a anular. Para
seleccionar el registro solo es necesario hacer clic sobre el mismo. Puede hacer uso de
filtros de búsqueda para encontrar con mayor facilidad el registro a anular. Seguidamente
haga clic en el botón “Anular” e ingrese las especificaciones que llevan a anular el registro,
ingrese su clave de validación y haga clic en el botón “Aceptar” para finalizar.
Para poder imprimir una PECOSA, inicie seleccionando el registro a imprimir. Puede usar
filtros de búsqueda para encontrar el registro con mayor facilidad. Finalmente haga clic en el
botón imprimir para generar un documento en formato PDF imprimible.
Al ingresar al menú de atención de caja chica se aprecia una tabla en la que se mostrarán
todos los registros pertenecientes a atenciones de caja chica.
Si lo que desea es consultar los detalles de un registro, puede aplicar los filtros de
búsqueda que se encuentran en la parte superior de la tabla para hacer más fácil la
búsqueda del registro deseado.
Seleccione el registro que desea consultar haciendo clic sobre el mismo y a continuación
haga clic sobre el botón “Consulta” para obtener información detallada del registro
seleccionado.
Para obtener el reporte de las fases de un registro de caja chica, simplemente seleccione el
registro a consultar y a continuación haga clic en el botón “Fases”. Esta opción generará un
reporte imprimible de las fases que recorrió el registro en consulta.
Solo es posible atender aquellos registros que se encuentran con el visto bueno de la
gerencia de administración financiera. Si el registro a atender o rechazar cumple con este
requisito, selecciónelo haciendo clic sobre el mismo y a continuación:
Haga clic sobre el botón “Rechazar”, si el registro no cumple con los requisitos. Se requerirá
que ingrese información sobre la razón del rechazo y la contraseña de seguridad.
Finalmente haga clic en el botón rechazar para finalizar con el procedimiento. Esta
operación retorna el registro a su fase inicial.
Si el registro cumple con los requisitos y desea proceder con la atención efectiva del
registro, haga clic en el botón “Atender efectivo”. Finalmente el registro cambiará de estado
a VoBo Efectivo y estará listo para proceder ser cotizado.
e. REAJUSTE
f. REGISTRO DE COMPRA
Se puede hacer el registro de compra mientras el estado del registro de caja chica se
encuentre en el estado de VoBo de Administración o VoBo Efectivo.
Para realizar el registro de compra, seleccione el registro a afectar y haga clic en el botón
“Registro compra”. Se abrirá una nueva ventana solicitando información de la compra
realizada. Deberá de registrar los datos solicitados y finalizar el registro haciendo clic en el
botón guardar.
Al ingresar al menú de registro de compras podremos listar las compras registradas durante
las recepciones de bienes.
Desde este menú se pueden generar reportes imprimibles de los registros de compra. Para
hacerlo, aplique filtros de búsqueda y haga clic en el botón de la impresora situada en la
parte derecha de la pantalla. Este botón generará un reporte de compras en formato
imprimible. Si de desea también se puede generar el reporte en un archivo de Excel
haciendo clic en el ícono de excel ubicado en la parte derecha de la pantalla
Este menú también permite la edición de registro de compra. Para hacerlo seleccione el
registro a editar y a continuación haga clic en el botón “Modificar”. Se mostrará una ventana
con información detallada de la compra y permitirá la modificación de los campos
mostrados.
El menú registro de ventas permite el control de las documentos de venta emitidos por la
municipalidad. Al ingresar a este menú se podrá observar un listado de todos los
documentos de ventas emitidos, así como información referente a los mismos.
De igual forma que con el registro de compras, se pueden aplicar filtros de búsqueda para
refinar resultados y obtener reportes generales por medio de los botones impresión
ubicados al costado derecho de los filtros de búsqueda.
Para hacer el registro de una nueva ventana, seleccione un tipo de documento en la parte
de superior y haga clic en el botón “Nuevo”
Registre la información de la venta en el nuevo formulario que se abre y finalice el registro
haciendo clic en el botón “Guardar”.
Para anular un registro de venta, tan solo seleccione el registro deseado y haga clic en el
botón “Eliminar”. Esta acción generará la eliminación automática del registro seleccionado.
Para realizar una modificación en un registro de venta, seleccione el registro que desea
modificar y a continuación haga clic en el botón “Modificar”.
Se abrirá una nueva ventana con información del registro seleccionado. Proceda a realizar
los cambios correspondientes y finalice haciendo clic en el botón guardar.
3.7 MANTENIMIENTO
Para poder registrar un nuevo proveedor, haga clic en el botón nuevo. Se mostrará una
nueva ventana en la que deberá de registrar datos del proveedora a registrar.
En los campos de persona y representante legal el sistema intentará obtener información
del individuo según el número de documento proporcionado. Si no existe registrado un
individuo con el número de documento proporcionado tendrá que registrarlo en la ventana
que aparecerá.
3.8 REPORTES
Este menú posee brinda la posibilidad de generar diversos tipos de reportes. Si nos
ubicamos sobre este menú se pueden apreciar los siguientes tipos de reportes:
EL uso de cada uno de estos a excepción del reporte de “Récord laboral” posee una
similaridad en su uso.
a. GENERAR REPORTES
Si el tipo de reporte que seleccionó lo permite puede especificar rangos de fechas para
obtener resultados precisos.
Finalmente pude generar los reportes haciendo clic en el botón “Reporte PDF” para generar
el reporte con los filtros seleccionados en formato PDF o puede hacer clic en el botón
“Reporte Excel” para obtener los registros en un archivo de excel.
Para generar el récord laboral de determinada persona, ingrese al menú “Record laboral”
del módulo de reportes. Deberá de ingresar en número de documento de identidad de la
persona a consultar y oprimir la tecla enter.
El sistema mostrará un listado por año de los periodos de trabajo de la persona en consulta.
Para poder imprimir un reporte anual de la persona en consulta, haga clic en el botón que
se ubica al costado derecho del monto correspondiente al año que desea obtener
información.
Esta operación generará un reporte imprimible en una nueva ventana.
3.9 CONSULTAS
Puede hacer una consulta un bien o servicio ingresando al menú “Búsqueda en catálogo de
bienes y servicios”.
Para obtener resultados precisos puede hacer uso de los diversos tipos de filtros de
búsqueda. También puede incluir un nombre o código para obtener el registro que se
encuentra buscando.
Si considera conveniente puede hacer el uso del símbolo “%”. El símbolo "%" (porcentaje)
reemplaza cualquier cantidad de caracteres (incluyendo ningún carácter). Es un carácter
comodín.
Para realizar una consulta de saldos presupuestales podrá utilizar los filtros de búsqueda
para obtener los resultados esperados.
3.10 ACCESOS
3.10.1 USUARIOS
Este menú permite el control de usuarios. Es utilizado por los administradores del sistema.
Al ingresar al menú se listaran todos los usuarios registrados en el sistema. Aquellos con
letras de color rojo son los usuarios que se encuentran deshabilitados y sin acceso al
sistema y los que tiene color negro son los que poseen acceso al sistema.
a. CREAR UN USUARIO
b. MODIFICAR UN USUARIO
c. CAMBIAR CONTRASEÑAS
d. PERMISOS
NUEVO ACCESO
Para asignar un nuevo permiso de acceso al usuario, haga clic en el botón “Nuevo”.
Ingrese el año de ejecución del permiso, la unidad orgánica, el cargo y demás información
solicitada. Finalice el guardado del acceso haciendo clic en el botón “Guardar”.
MODIFICAR UN ACCESO
Si desea modificar una acceso, seleccione el acceso a modificar y haga clic sobre el botón
“Modificar”. Se abrirá una nueva ventana con información del acceso. Proceda a editarla y
finalice la modificación haciendo clic en el botón “Guardar”
TAREAS PRESUPUESTALES
MENÚ
Esta opción permite la asignación de permisos a los diversos menú/submenús del sigem.
Para asignar el permiso a un determinado submenú haga clic en el botón “ √ ” verde
ubicado al costado del nombre del menú, automáticamente este pasará a cambiar su forma
por una “X” de color rojo . Para deshabilitar el acceso a un determinado menú haga clic en
la “X” del menú que desea deshabilitar.
Algunos submenús poseen opciones adicionales que se ubican en el cuadro derecho.
Puede habilitarlos y deshabilitarlos de la misma forma que se habilitan los submenús