Cap 2 Dirección de Reuniones y Conducción de Juntas
Cap 2 Dirección de Reuniones y Conducción de Juntas
Cap 2 Dirección de Reuniones y Conducción de Juntas
Todos hemos participado alguna vez en reuniones de la más variada índole para
discutir un tema o llegar a un acuerdo sobre determinadas cuestiones: en clase,
en el equipo deportivo... En el ámbito laboral las reuniones son el medio habitual
de trabajo de cualquier equipo, ya que permiten que los miembros expresen
ideas, coordinen funciones y adopten decisiones.
Una reunión es una actividad en la que un grupo de personas/equipo de trabajo
se comunica entre si, en un tiempo y espacio determinados, con el fin de alcanzar
soluciones conjuntas ante un objetivo específico.
Exige, para su desarrollo, que exista un grupo (no tiene sentido reunirse
uno consigo mismo).
Tipos de Reuniones
Para que den buenos resultados, se deben dar una serie de condicionantes. En
primer lugar, los asistentes a la reunión deben acudir preparados, con información
previa y estudiada. También es importante que discurra en un ambiente adecuado,
que permita la conectividad y la proyección de diapositivas, para que todos
puedan compartir los datos que ayudarán a tomar la decisión.
En estas reuniones, los asistentes deben estar bien despiertos y atentos, dado
que tienen una finalidad creativa y requieren de mucha interacción. Es
recomendable tomar notas o trazar bocetos durante el transcurso de la reunión,
para ayudar a organizar las ideas que van saliendo.
Para que las reuniones de innovación tengan sentido, todos los participantes
deben estar en la misma onda, entender a la perfección la esencia de la empresa,
marca, negocio, proyecto o producto en torno al cual gire la reunión. El
organizador de la reunión, también puede plantearse dinamizarla echando mano
de las metodologías ágiles o de un ‘gamestorming’ (una fusión entre brainstorming
y un juego).
3. Reuniones informativas
El objetivo de las reuniones de puesta al día es que todos los miembros del equipo
estén al día de las modificaciones, los avances y las actualizaciones de los
proyectos, manteniéndolos al tanto de las decisiones de la organización. Es
esencial contar con un archivo en el que se vayan anotando las fases o metas
alcanzadas.
-Cansados de asistir
-Que son agotadoras
-Sensación de pérdida de tiempo
-No hay quien se aclare
-No hay moderador
-El objetivo no es claro
1.Que hacer:
1.1. En la preparación (antes de desarrollar la evaluación).
1.2. Durante la reunión (desarrollo)
1.3. Después de la reunión (evaluación)
Objetivo:
Por qué y para que de la reunión
Que está justificando la reunión,
Que se espera conseguir en dicha reunión.
Desarrollo:
Que temas vamos a tratar
Cuales son los importantes y en que orden se van desarrollar
Que tiempo destinaremos a cada uno y quien va a intervenir en cada uno de estos
temas.
Participantes:
Determinar el tamaño, composición y habilidades
Quien puede aportar información útil,
Quienes son los que más aportan ideas,
Quien va a dinamizar en un momento necesario en el grupo
Quien puede influir asimismo en los acuerdos o toma de decisiones
A quien le interesan los temas (a veces no les interesa)
1.2.1. -Inicio:
Presentación, instrucciones.
1.2.2. -Desarrollo:
Crear un clima de confianza, en donde las personas se habrán y demuestren su
interés
Definiremos el contexto y clarificaremos el objetivo de la reunión
Definiremos el método de trabajo y las reglas del juego
Clarificaremos el papel de los asistentes, que esperamos de cada uno de ellos
Fijaremos el tiempo disponible
Durante la reunión:
1.2.3 -Cierre:
Sintetizaremos las ideas claves
Detectar posibilidades de consenso
Comprobar si existe el acuerdo y lo vamos a reforzar
Fijaremos objetivos con responsables y fechas
Documentaremos el resultado de la reunión comprometiéndonos a hacerles llegar
este resultado (acta de la reunión)
1.3 Evaluar tres aspectos claves e importantes:
Resultado: Esta claro el resultado, hemos conseguido los objetivos, todos han
participado en la consecución del objetivo, se gestiono bien el tiempo, el nivel de
satisfacción con que se marchan las personas.
Concepto de la Mediación
La mediación es una forma de resolver conflictos entre dos o más personas. Las partes
se reúnen con un mediador para tratar de llegar a un acuerdo antes de ir a la justicia.
I.- Mediación: su objetivo es lograr que por la intervención de una tercera parte
los disputantes lleguen a un consenso por sus medios. El mediador, en lugar de
imponer una solución, trabaja con las partes en conflicto para explorar los
intereses subyacentes tras las posiciones de las partes. Esta metodología es útil
para permitir que salgan a la luz los sentimientos y posibles agravios. Los
mediadores buscan, trabajando con ambas partes juntas y por separado, que
éstas encuentren una solución que sea sostenible , voluntaria y no vinculante.
La verdad es que, como reza el dicho: “todo es según el color del cristal con que
se mira”. Por ello, la conducta que debe adoptarse cuando se manifiesta un
conflicto que requiera de la intervención de la tercera parte (el consultor) es la de
ganar-ganar, en la que del conflicto que surgió en una situación determinada se
deriven consecuencias positivas para la organización y para las personas
involucradas en él. Por ejemplo, el que esto escribe recuerda que en ocasiones
surgían malentendidos o problemas de interpretación de hechos en su etapa de
estudiante de preparatoria. Ante ello, dialogaba con su padre, y con la intervención
de un tercero como mediador —su hermano o su madre—, lograba obtener
resultados favorables para todos. Es importante, como más adelante
comentaremos, que exista la confianza que permita un diálogo productivo para
todos los que intervienen en esta técnica. El objetivo fundamental del diálogo
consiste en manejar el conflicto mediante su solución o control, para reducir su
costo, así como para mejorar la calidad de la relación de trabajo. Una buena
relación de trabajo debe basarse en: identificación de metas comunes, funciones
aceptadas de común acuerdo, respeto y confianza mutuos, normas y expectativas
compartidas, y respeto a las diferencias individuales.
Vaso medio lleno o vaso medio vacio, como lo ve usted? Reflexión.
Una forma estructurada de resolver un conflicto en los
interdepantamental
III.- Arbtiraje: en este caso una tercera parte neutral actúa de juez responsable
de resolver la disputa. Previamente escucha a cada parte defender sus
posiciones y aportar evidencia relevante y posteriormente presenta su decisión
que es vinculante. Los disputantes pueden negociar prácticamente cualquier
aspecto en el desarrollo del proceso de arbitraje, incluida la presencia de
abogados y el tipo de evidencia que puede ser aportada.
IV.- LITIGACIÓN: implica que un juez o un jurado van a valorar las evidencias
presentadas y a tomar una decisión vinculante. Los abogados juegan una parte
importante en este proceso, que suele ser largo, caro y público. Con frecuencia
para evitar estas consecuencias se busca llegar a un acuerdo antes de llegar a
juicio.
El proceso de mediación puede ser informal pero para que tenga éxito es
conveniente, según Kimberlee K. Kovach en " The Handbook of Dispute
Resolution" que incluya todos o algunos de los pasos siguientes:
b).- INTRODUCCIÓN: el mediador, una vez que están las partes reunidas,
presenta a los participantes en la reunión, describe en qué va a consistir el
proceso de mediación, marca las reglas básicas y comenta qué resultado espera
alcanzar con la mediación.
1. La preparación
2. La discusión
Como se ha dicho, las personas negocian porque tienen o creen tener un conflicto
de derechos o intereses. En esta fase que normalmente se llama de conversación,
intercambio o presentación, tratando de quitar agresividad al vocablo discusión, se
exploran los temas que separan a las partes para conocer sus actitudes e
intereses. Es muy parecida a la etapa de determinación de necesidades que se
practica en la venta.
3. Las señales
4. Las propuestas
5. El intercambio
Esta fase es la más intensa de todo el proceso de negociación y exige una gran
atención por ambas partes, ya que en ella se trata de obtener algo a cambio de
renunciar a otra cosa. Cualquier propuesta o concesión debe ser condicional, es
decir, por todo lo que se concede debe obtenerse algo a cambio.
6. El cierre y el acuerdo
Como es lógico, la finalidad del cierre es llegar a un acuerdo. Al igual que cuando
hablábamos del cierre en la venta, también en la negociación debe hacerse en
forma segura y con firmeza, y para que sea aceptado debe satisfacer un número
suficiente de las necesidades de la otra parte. En cualquier caso y al igual que en
la venta, existen dos tipos de cierre:
Ejercicio:
Imagine Solaris Corp. está negociando con Alexa para vender sus paneles solares
artesanales. Su experimentado equipo de investigación cree que tiene un gran
producto con mucho potencial. El único punto difícil en el contrato es la cantidad
de paneles que Solaris Corp. necesita de Alexa para la empresa.
Los paneles artesanales requieren mucha mano de obra, por lo que ha sido difícil
para Alexa escalar su negocio. Ella tiene solo 250 paneles en stock y
probablemente podría hacer 250 más, si fuera necesario, antes de quedarse sin
fondos. Solaris Corp. debe comenzar con al menos 1,000 paneles para cubrir el
costo fijo de llevar a Alexa a bordo.