TH-PR-13 V5 Copia Controlada

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PROCEDIMIENTO Código: TH-PR-13

Versión: 05
REPORTAR E INVESTIGAR INCIDENTES Y ACCIDENTES Rige a partir de su publicación en el
LABORALES EN EL MEN SIG

1. Objetivo, alcance y convenciones

Establecer los lineamientos para reportar, investigar y dar la atención integral oportuna a los incidentes y
Objetivo accidentes de trabajo, ocurridos a los funcionarios, contratistas y visitantes del Ministerio de Educación
Nacional en el desarrollo de sus actividades.
Inicia con la notificación del incidente o accidente laboral y finaliza con el archivo y custodia de
Alcance
documentación del procedimiento.

Interacción Tiempos
Punto de
Nota Evidencias con otros
Verificación
procesos Mínimo Máximo


Convenciones

    
2. Disposiciones Generales
En caso de presentarse un accidente o incidente es deber de los colaboradores involucrados, testigos, superior inmediato,
coordinador de área o supervisor, reportarlo al profesional SST del MEN y al brigadista más cercano, para activar el protocolo de
atención, reporte e investigación del evento.

Definiciones o Glosario:

Accidente de trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que
produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.

Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la
ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.

Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su
residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador.

El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra en vigencia a partir de su publicación, toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA.
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REPORTAR E INVESTIGAR INCIDENTES Y ACCIDENTES Rige a partir de su publicación en el
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2. Disposiciones Generales
También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical, aunque el trabajador se
encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función.
De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o
culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores
de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión. (Ley 1562 de 2012).

Accidente grave: Aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur,
tibia, peroné, humero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano,
tales como, aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de vertebra con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que
comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva.

Causas básicas: Causas reales que se manifiestan detrás de los síntomas; razones por las cuales ocurren los actos y condiciones
subestándares o inseguros; factores que una vez identificados permiten un control administrativo significativo. Las causas básicas
ayudan a explicar por qué se cometen actos subestándares o inseguros y por qué existen condiciones subestándares o inseguras.

Causas inmediatas: Circunstancias que se presentan justamente antes del contacto; por lo general son observables o se hacen
sentir. Se clasifican en actos subestándares o actos inseguros (comportamientos que podrían dar paso a la ocurrencia de un
accidente o incidente) y condiciones subestándares o condiciones inseguras (circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia
de un accidente o incidente).

FURAT: El reporte creado por el Ministerio de la Protección Social para que las empresas realicen de forma unificada, la
presentación de un presunto accidente de trabajo ante la ARL.

Incidente: Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con este, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo
personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos. (Resolución
1401 de 2007).

Investigación de accidente o incidente: Proceso sistemático de determinación y ordenación de causas, hechos o situaciones que
generaron o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su repetición, mediante
el control de los riesgos que lo produjeron (Resolución 1401 de 2007).

Equipo Investigador: Es un equipo para la investigación de todos los incidentes y accidentes de trabajo y/o ambiental, integrado
como mínimo por el jefe inmediato o supervisor del trabajador accidentado o del área donde ocurrió el incidente, un representante
del Copasst y el encargado del desarrollo del programa de seguridad y salud en el trabajo. Cuando el accidente se considere grave

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2. Disposiciones Generales
o produzca la muerte, en la investigación deberá participar un profesional con licencia en Seguridad y salud en el trabajo, propio o
contratado, así como el personal de la empresa encargado del diseño de normas, procesos y/o mantenimiento. (Resolución 1401
de 2007)

Siglas

ARL Aseguradora de Riesgos Laborales.


AT Accidente de trabajo
COPASST Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
FURAT Formato Único de Reporte de Accidente de Trabajo.
SG- SST Sistema de gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. Descriptivo del Procedimiento


No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
NOTIFICAR EL INCIDENTE O ACCIDENTE DE TRABAJO

La persona afectada o los testigos, notifican verbalmente el


incidente o accidente de trabajo con el fin de activar el sistema de
Testigos
emergencia y atención inicial al evento.  1 hora
1  N/A
Persona afectada  3 horas
1 El reporte lo puede realizar el afectado o los testigos
(compañero inmediato, anfitrión de la visita o supervisor del
contrato) del evento en caso de que este no pueda hacerlo por sus
propios medios.
NOTIFICAR EL EVENTO
Testigos
Notifica de manera inmediata al brigadista más cercano la situación,
30 minutos
2 quien debe activar el sistema de emergencia procediendo con el  N/A
aseguramiento de la escena, a fin de evitar complicaciones en la
Brigada de  1 día
primeros Auxilios
situación

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3. Descriptivo del Procedimiento


No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
1 En casos en los que se requiera una intervención
especializada, se debe solicitar el servicio de paramédicos y
ambulancia medicalizada (área protegida) vía telefónica
inmediatamente.
REALIZAR EVALUACIÓN INICIAL DEL AFECTADO

Realiza la evaluación inicial y revisar el estado de la persona


3
afectada: monitorear sus signos vitales y estado de conciencia y; de Brigada de 30 minutos  Reporte del
ser necesario, trasladar a la persona a la zona de área protegida y primeros Auxilios  1 día Brigadista
atención primaria, para brindarle oportunamente el servicio de
primeros auxilios en caso de desmayo, fractura, hemorragia,
quemadura, lesión superficial o atención psicológica.
REALIZAR EL AUTOREPORTE DE INCIDENTE O ACCIDENTE
LABORAL.
Brigada de
Reportar el incidente o accidente al profesional de Seguridad y
primeros auxilios
Salud en el Trabajo de Talento Humano en el formato de auto
reporte de incidentes o accidente laboral con la descripción
Testigo
detallada de los hechos.  TH-FT-27
4 Persona afectada
 3 horas Autoreporte de
1 Si la persona afectada no está en condiciones de hacer el  1 día Incidentes y
autoreporte lo podrá diligenciar el Ángel Guardián, el Brigadista o Accidentes
Profesional de
un testigo el cual debe avalar su testimonio con su respectiva firma.
Seguridad y Salud
en el Trabajo
2 En caso de que el incidente o accidente se haya presentado
Subdirección de
fuera de la jornada laboral o fuera de las instalaciones del MEN, el
Talento Humano
afectado deberá realizar el autoreporte vía correo institucional a la
Subdirección de Talento Humano.

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REPORTAR EL INCIDENTE O ACCIDENTE LABORAL

Reportar con base en la información suministrada por el afectado,


el hecho de manera inmediata para generar el FURAT (Formato
Reporte Accidente de Trabajo), para entregárselo al afectado o al
testigo del evento, en caso de que lo requiera.

1 En caso de que el profesional de Seguridad y Salud en el


Trabajo no se encuentre, el brigadista o el mismo servidor afectado
reportarán el AT a la ARL; acto seguido, remitirá al profesional de Profesional de
Seguridad y Salud
Seguridad y Salud en el Trabajo vía correo institucional, un informe
detallado de lo sucedido quién se encargará de realizar el reporte a
en el Trabajo  Formato
Subdirección de
5
la EPS a la cual se encuentra afiliado el servidor o el contratista.
Talento Humano
 3 horas Reporte de
accidente de
 2 días trabajo
2 Si el accidente es sufrido por un visitante se remite el informe
Excepcionalmente (FURAT) ARL
de autoreporte a la empresa a la cual pertenece el mismo para que
el Brigadista y
estos procedan con el diligenciamiento del FURAT.
Jefe de Brigada
3 Este reporte debe realizarse máximo 2 días hábiles posterior
a la ocurrencia de los hechos.

 ¿Accidente o incidente laboral?


Si es un accidente laboral continuar con el procedimiento
Si es un incidente laboral continuar con la actividad 6
PRESTAR SERVICIOS ASISTENCIALES
 Incapacidad,
La persona afectada se debe dirigir a la IPS autorizada por la ARL epicrisis y otros
Persona afectada
6
con su documento de identidad para ser atendido.  3 horas documentos
generados en la
IPS-ARL  1 día prestación de
Si el accidente de trabajo genera incapacidad y/u hospitalización, el
afectado deberá radicar la incapacidad de acuerdo con el servicios
procedimiento establecido por el MEN. asistenciales.

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REALIZAR INFORME DEL EVENTO A LAS PARTES


INTERESADAS

Remitir un correo electrónico a la persona afectada en el cual le


indique por escrito los pasos que debe seguir antes, durante y
después de la atención inicial por concepto de su accidente laboral.
A dicho correo deberá adjuntarle los siguientes documentos:
Profesional de
1. Autoreporte de incidente o accidente laboral.
Seguridad y Salud  Correo
2. Informe del Brigadista con la prestación de los primeros auxilios.
7 3. FURAT (En caso de accidente).
en el Trabajo  3 horas electrónico con
informe a las
Subdirección de  1 día partes
Talento Humano
Copiar al jefe inmediato (puede ser el coordinador del grupo al cual interesadas
pertenece, el Subdirector de la Dependencia, el Jefe de oficina, el
Viceministro, o Ministro; según sea el caso) de tal manera que éste
conozca de primera mano que su colaborador debe ausentarse de
su sitio de trabajo por concepto del evento.

1 En la carpeta de accidentalidad se almacenarán los


documentos asociados al evento en una carpeta titulada con el
nombre del afectado.
REMITIR LOS DOCUMENTOS SOPORTE DEL EVENTO A LA
ARL PARA CALIFICACIÓN DE ORIGEN Profesional de
Seguridad y Salud
Remitir los documentos requeridos por la ARL. en el Trabajo  3 horas  Soporte de
8 remisión a la
Subdirección de  1 día
ARL
1 Se debe imprimir el correo de envío de documentación Talento Humano
remitido por el afectado y el correo remitido a la ARL para
calificación del evento y anexarlo al expediente de la persona.
CONFORMAR EL EQUIPO INVESTIGADOR DE INCIDENTES Y Profesional de
ACCIDENTES DE TRABAJO Seguridad y Salud  Soporte de
9
en el Trabajo  1 día solicitud de
investigación a
Remitir vía correo a los miembros del COPASST el informe y Subdirección de  15 días COPASST
evidencia documental del presunto accidente, con el fin que de Talento Humano
acuerdo a lo estipulado en dicho Comité, el equipo de investigación

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al que por cronograma le corresponda efectuar la investigación COPASST Soporte de


proceda a citar a las partes para llevar a cabo la investigación citación a las
(Persona afectada, jefe inmediato y testigos). Dicho correo deberá Equipo partes
ser impreso y anexado al expediente de la persona. Investigador Interesadas

Entregar al equipo investigador copia del reporte del incidente o


accidente de la ARL y el formato de investigación de incidentes y
accidentes de trabajo del MEN.

1 Cuando el accidente se considere grave o produzca la muerte,


debe integrarse el equipo con un especialista en Salud Ocupacional
con licencia (Resolución 1401 de 2007).

2 Se debe conformar el equipo investigador de incidentes y/o


accidente de trabajo de acuerdo con lo establecido en la normativa
vigente.
RECOLECTAR INFORMACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

El equipo investigador debe buscar evidencias en el sitio de


ocurrencia del evento (cuando sea factible), con el afectado y los
testigos. Debe considerar:

• Visitar el área del incidente o accidente.


• Realizar un acercamiento inicial a la persona afectada y los  Fotografías,
10 testigos. Equipo  1 día
videos, planos
• Inspeccionar los elementos de trabajo involucrados en el Investigador  15 días etc.
evento ocurrido.
• Revisión documental a procedimientos, hoja de vida de
máquinas, equipos y herramientas, instalaciones físicas etc.
• Generar las evidencias del evento mediante fotografías,
videos, planos, los cuales serán parte integral del informe de
investigación.

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REALIZAR LA INVESTIGACIÓN DEL INCIDENTE O ACCIDENTE


DE TRABAJO Y ENVIAR INFORME

Coordinar con las partes interesadas (afectado, jefe inmediato y


testigos) la citación para el inicio de la investigación, notificando al
Profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo, con el fin que este
remita vía Outlook, la invitación con la descripción de la
normatividad legal vigente aplicable a las partes interesadas.

Llegado el momento de la investigación, la pareja delegada del


COPASST debe:
 Citación
• Diligenciar lista de asistencia. Equipo
• Diligenciar y firmar acta en el cual se sustente el desarrollo de Investigador Lista de
la actividad investigativa y de los testimonios de los asistentes. Asistencia
• Analizar la evidencia documental (diagnóstico, testimonios, Profesional de
 1 día Acta de
11 fotografías, informe de inspección) y proceder con el análisis Seguridad y Salud reunión
en el Trabajo  15 días
de causalidad. TH-FT-28
Subdirección de
Investigación de
La investigación y análisis de los incidentes y accidentes de trabajo Talento Humano Incidentes y
se debe realizar bajo la metodología árbol de causas y se utiliza el Accidentes de
formato de investigación de incidentes y accidentes de trabajo del Trabajo
MEN.

Determinar las causas inmediatas (actos y condiciones sub


estándar) y las causas básicas (factores del Trabajo y personales).
De dicho análisis deberá determinar el plan de acción y el plan de
mejoramiento con el fin de evitar la generación de eventos futuros
e identificar lecciones aprendidas.

Enviar informe de la investigación al Profesional de Seguridad y


Salud en el Trabajo con los soportes mencionados previamente.

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1 El equipo investigador deberá investigar el incidente o


accidente de trabajo dentro de los 15 días siguientes a la ocurrencia
del evento.
ESTABLECER ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y
DE MEJORAMIENTO

Analizar las recomendaciones presentadas por el Equipo


investigador y establecer en el SIG las acciones correctivas,
preventivas o de mejoramiento a seguir establecidas en el formato  Planes de
de Investigación de incidentes y accidentes de trabajo del MEN. Profesional de mejoramiento en
Seguridad y Salud el SIG
Remitir un informe de seguimiento vía correo electrónico al afectado en el Trabajo
12 con la copia de la investigación del accidente y el plan de acción a Subdirección de
 1 día Informe de
fin de implementarlas en los casos que aplique (capacitación, Talento Humano  15 días seguimiento
dotación de elementos de protección personal, rediseño, puesto de Registros de
trabajo, entre otros) coordinando en conjunto el cronograma de COPASST solicitud de
ejecución. divulgación

El COPASST, a partir del informe recibido solicita comunicar a


través de los canales de comunicación interna del MEN la lección
aprendida del evento, sin mencionar las personas afectadas por el
hecho ni el nombre de los testigos.
GESTIONAR PLANES DE MEJORAMIENTO

Formular ejecutar y verificar la eficacia, eficiencia y efectividad de


los planes y acciones de mejoramiento institucionales, por proceso
o compartidos, requeridas para eliminar las desviaciones, hallazgos
(oportunidades de mejora, no conformidades, observaciones y  1 día
Oficina de Control
13 mitigar los riesgos residuales críticos o altos, identificados y/o  N/A
valorados a través de los diferentes mecanismos de evaluación
Interno  30 días
internos y externos establecidos en el MEN.

Procedimiento de Gestión de Planes de Mejoramiento


PM-PR-02

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REALIZAR SEGUIMIENTO A LA CALIFICACIÓN DE ORIGEN


DEL EVENTO Y LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS

Una vez recibida la respuesta de calificación remitida por la ARL, se


Profesional de  Informe de
Seguridad y Salud cierre de plan de
analizará si se presenta recurso en caso de desacuerdo con el
14 dictamen.
en el Trabajo  1 día mejoramiento
Subdirección de  15 días Registros de
Talento Humano comunicación
Una vez aplicadas las acciones correctivas y preventivas, debe
remitir un informe al afectado con copia al COPASST, indicando la enviada
fecha de cierre del plan de mejoramiento allegándole
recomendaciones finales sobre el particular.
REMITIR EL INFORME DE LA INVESTIGACIÓN DE
ACCIDENTE DE TRABAJO GRAVE O MORTAL A LA ARL, EPS
Y AL MINISTERIO DE TRABAJO

Cuando ocurra un accidente grave o mortal, se debe remitir la


investigación realizada en acompañamiento del COPASST a la
Profesional de  Carta de
Seguridad y Salud
15
ARL, dentro de los quince (15) días siguientes a la ocurrencia del
en el Trabajo
 1 día remisión del
informe de la
evento.
Subdirección de  15 días investigación a la
Talento Humano ARL
Adicionalmente deberá reportar los accidentes graves y mortales
directamente a la Dirección Territorial u oficinas especiales
correspondientes del Ministerio de Trabajo, dentro de los dos (2)
días hábiles siguientes al evento, independientemente del reporte
que realizan a la ARL y EPS.
REALIZAR SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES
IMPLEMENTADAS Profesional de
Seguridad y Salud
 1 día  Informe de
16 Una vez aplicadas las acciones correctivas y preventivas, remitir un en el Trabajo cierre de plan de
informe al colaborador con copia al COPASST, indicando la fecha Subdirección de  30 días mejoramiento
de cierre del plan de mejoramiento allegándole unas Talento Humano
recomendaciones finales sobre el particular.
REGISTRAR EVENTO EN LA MATRIZ DE INCIDENTES Y Profesional de
17 ACCIDENTES DE TRABAJO Seguridad y Salud
 3 horas  TH-FT-29
en el Trabajo  1 día Matriz

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Registrar en la matriz de incidentes y accidentes de trabajo del Subdirección de Accidentes de


MEN, la trazabilidad del reporte, investigación, plan de Talento Humano Trabajo
mejoramiento, informe y realizar el seguimiento respectivo. TH-FT-30
Matriz Incidentes
de Trabajo

REGISTRAR INDICADORES MENSUALMENTE Profesional de
Seguridad y Salud
 1 día
18 Registrar los indicadores de accidentes e incidentes mensualmente en el Trabajo  SIG
en el SIG. Subdirección de  30 días
Talento Humano
ARCHIVAR Y CUSTODIAR LA DOCUMENTACIÓN DEL
PROCEDIMIENTO Profesional de
Seguridad y Salud
20 Organizar los soportes del procedimiento y entregarlos a la Unidad en el Trabajo
 1 día  TH-FT-39
de Atención al Ciudadano. Subdirección de  30 días
Talento Humano
Finaliza el procedimiento.

4. Control de Cambios
Versión Fecha de entrada Naturaleza del cambio
en vigencia
01 Migración total de la Ficha Técnica A-FT-TH-SL-00-01, al procedimiento denominado:
15/02/2018 Procedimiento Reportar e Investigar Incidentes y Accidentes Laborales en el MEN, llego hasta
la versión 01, cuya última actualización bajo este código fue del 16 / 03 /2017.
02 Migración total de Procedimiento TH-PR-13 denominada Reportar e investigar incidentes y
accidentes laborales al procedimiento TH-PR-13 denominado PROCEDIMIENTO: REPORTAR
E INVESTIGAR INCIDENTES Y ACCIDENTES LABORALES EN EL MEN
25/04/2018 El cambio en la codificación obedece a la actualización en el mapa de procesos y en el formato
de documentación del Ministerio de Educación Nacional. La ficha técnica TH-PR-13 llegó hasta
la versión 2 cuya última actualización bajo este código fue 15/02/2018 Por tal motivo este
documento conserva el flujo de aprobación de dicha versión.

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03 Se actualiza el logo y los colores de este documento de acuerdo con el nuevo manual de imagen
institucional generado por la Presidencia de la Republica para todas las entidades del Gobierno,
25-10-2018 lineamiento recibido de la Oficina Asesora de Comunicaciones el 31-08-2018. Al ser este un
ajuste de forma y no de contenido conserva el flujo de aprobación de la versión anterior y no
requiere aprobación por parte del líder del proceso.
04 Se actualiza nuevamente el logo de este documento de acuerdo con el manual vigente de
imagen institucional generado por la Presidencia de la República para todas las entidades del
28-12-2022
Gobierno. Al ser este un ajuste de forma y no de contenido conserva el flujo de aprobación de
la versión anterior y no requiere aprobación por parte del líder del proceso.
05 El documento entra Se actualiza el procedimiento del reporte incluyendo a la EPS, se elimina la actividad 14 que
en vigencia a partir indicaba “ADMINISTRAR EL VÍNCULO LABORAL Atender los requerimientos de información y
de su creación en de trámite generados por el vínculo laboral establecido entre el MEN y sus servidores públicos
el SIG. de carrera administrativa, libre nombramiento y remoción, supernumerarios y temporales.”,
teniendo en cuenta que la atención de requerimientos es inherente a las actividades de la
Subdirección. Se elimina el registro de indicadores en formatos ya que se realiza el registro
directamente en el SIG.

5. Ruta de aprobación
Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Luz Elena Sánchez Perilla Nombre Luisa Fernanda Parra Nombre Luisa Fernanda Parra
Norato Norato
Cargo Profesional Especializado Cargo Subdirectora Talento Cargo Subdirectora Talento
en SGSST- STH Humano Humano
Profesional Especializado
SDO

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