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    Conceptos Basicos de Access

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    Duviel Hernandez
    Una tabla de datos almacena información sobre un tema particular como clientes o pedidos en campos y registros. Las consultas extraen datos de las tablas según ciertas condiciones. Los formularios muestran y modifican datos de las tablas y los informes presentan los datos de forma impresa. Las bases de datos de Access usan el modelo relacional y contienen tablas, consultas, formularios, informes y otros objetos.

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    Una tabla de datos almacena información sobre un tema particular como clientes o pedidos en campos y registros. Las consultas extraen datos de las tablas según ciertas condiciones. Los formularios muestran y modifican datos de las tablas y los informes presentan los datos de forma impresa. Las bases de datos de Access usan el modelo relacional y contienen tablas, consultas, formularios, informes y otros objetos.

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    Una tabla de datos almacena información sobre un tema particular como clientes o pedidos en campos y registros. Las consultas extraen datos de las tablas según ciertas condiciones. Los formularios muestran y modifican datos de las tablas y los informes presentan los datos de forma impresa. Las bases de datos de Access usan el modelo relacional y contienen tablas, consultas, formularios, informes y otros objetos.

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    Una tabla de datos almacena información sobre un tema particular como clientes o pedidos en campos y registros. Las consultas extraen datos de las tablas según ciertas condiciones. Los formularios muestran y modifican datos de las tablas y los informes presentan los datos de forma impresa. Las bases de datos de Access usan el modelo relacional y contienen tablas, consultas, formularios, informes y otros objetos.

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    CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS

    Tablas de datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para
    almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto
    particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.

    Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el
    código del cliente, nombre del cliente, dirección,...Y al conjunto de campos
    para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los
    campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman
    otro registro,...

    Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa en
    este caso una tabla de VENTAS podría ser:

    Consultas: Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los
    datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas
    para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para
    extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

    Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los
    clientes cuyo nombre sea comience por T

    Formularios: Un formulario es el objeto de Access 2019 diseñado para la


    introducción, Visualización y modificación de los datos de las tablas.

    1
    Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma
    de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes
    de la tabla CLIENTES. Informes: Un informe es el objeto de Access 2019 diseñado
    para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

    Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

    OBJETOS ADICIONALES

    Páginas: Una página de acceso a datos es un tipo especial de sitio Web


    diseñado para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una
    intranet.

    Macros: Una macro es el objeto de Access 2019 que define de forma


    estructurada las acciones
    Que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento
    determinado.
    Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en
    respuesta a la elección de un elemento de un formulario.

    Módulos: Un módulo es el objeto de Access 2019 que contiene procedimientos


    personales que se codifican utilizando Visual Basic.

    TABLAS
    CREAR UNA TABLA DE DATOS.

    Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para
    visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
    El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente
    los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna
    determinará el tipo de datos que tiene la columna.

    Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica plantillas


    de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una
    tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.

    2
    Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio
    SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o
    tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.

    Que es una base de datos?


    Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
    determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos
    es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

    Las bases de datos de Access 2019

    Tienen la extensión de archivo .ACCDB para que el ordenador las reconozca


    como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos
    almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de
    datos relacional.

    Para que sirven?


    En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las
    tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de
    una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se
    relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos
    obtener información sobre los pedidos de éstos.

    Toda base de datos debe tener una serie de características tales como
    seguridad (sólo personas autorizadas podrán acceder a la información),
    integridad (la información se mantendrá sin pérdidas de datos), e
    independencia (esta característica es fundamental ya que una buena base de
    datos debería ser independiente del sistema operativo o programas que
    interactúen con ella). Hay más características que debe reunir una base de
    datos como ser consistente (es decir, que la información se guarde sin
    duplicidades y de manera correcta).

    Las bases de datos actuales permiten el manejo correcto de transacciones. Esto


    significa que se ha de permitir efectuar varias operaciones sobre la base de
    datos pero tratadas a modo de una sola. Es decir, si en el conjunto de las
    operaciones de una transacción se produce un error, entonces se deshacen
    todas las operaciones realizadas anteriormente y se cancela la transacción.
    Piensa en una transferencia bancaria que comprende varias operaciones como
    sacar dinero de una cuenta, anotarlo en el extracto de esta cuenta, añadirlo a
    otra cuenta y anotarlo en el extracto de esta otra cuenta. Supón ahora que
    después de sacar el dinero de la cuenta de origen se produce un error: la
    transacción (proceso completo) no se ha completado, y en este caso la base
    de datos revierte lo que se haya hecho y deja la situación tal y como estaba
    antes de comenzar la transacción. Otro factor importante en las bases de datos
    es el tiempo de respuesta, que evidentemente debe ser lo más rápido posible

    3
    en devolver o anotar las informaciones. Piensa que una base de datos puede
    tener que estar enviando y anotando información correspondiente a decenas
    de personas conectadas a internet. Si la velocidad de respuesta no es buena,
    la página se quedaría “bloqueada”.

    Como se crean?

    Crear una Tabla de Datos

    Tipos de vistas, en este caso


    se utiliza la vista de diseño

    Escribir el nombre de la tabla

    Luego aparecerá la tabla


    Para configurar asi:

    4
    En tipo de datos,
    Configuramos según
    la necesidad

    Vamos a crear la tabla tiene el Nombre


    “Empleado”
    ID --------------------------------------> Contador autonumérico o clave principal
    Nombre--------------------->Texto Máximo 8 caracteres
    Apellido---------------------> Texto Máximo 9 caracteres
    Identificación-------------> Numero (doble)
    Edad-------------------------> Numero
    Lugar de Nacimiento---->Máximo 14 caracteres
    Salario----------------------->Moneda sin posiciones decimales

    Aquí hemos creado


    El campo nombre,
    El tipo de dato es Texto

    Luego de crear todos los campos procedemos a


    Ingresar la información, de esa manera se utiliza
    Una base de datos en access 2019.

    Los diferentes tipos de datos de Access 2019 son:

    Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos
    y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres,
    siendo su longitud máxima de 255

    Caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,


    direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de
    teléfono o códigos postales.

    Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o


    explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access

    5
    recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un
    campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.

    Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del


    tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En
    resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin
    decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de
    réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

    Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año


    9999.
    Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos
    matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y
    cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador
    decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

    Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o


    número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un
    nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.

    Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores
    (Sí/No,Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
    Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel,
    un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos
    binarios.
    Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto
    y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo
    puede tener hasta tres partes:
    Texto: el texto que aparece en el campo o control.
    Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
    Subdirección: posición dentro del archivo o página.
    Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

    Funcionamiento de las bases de datos

    1. Clasificación de la información

    El árbol de menús y la estructura jerárquica de los mismos viene condicionada


    por el índice inicial de la obra, que ya se definió así en 1987. Posteriormente se
    han ido ampliando los contenidos y se han sistematizado entorno a las materias
    relacionadas directa o indirectamente con el Derecho de las Tecnologías de la
    Información.

    2. Búsqueda de un tema

    6
    La clasificación de los distintos artículos que forman la base de datos permite su
    localización, en función de su pertencia a uno de los diez grandes grupos que
    integran el menú principal. Cuando el volumen de la información lo requiera, se
    instalará un motor de búsqueda, que permita realizar consultas booleanas.

    El tema deseado también puede ser localizado a través del Índice


    Alfabético de palabras clave.

    Si usted tiene dificultades para localizar un determinado tema, puede utilizar


    el motor de búsqueda de la base de datos.

    3. Tipos de artículos de información

    El nivel de acceso a los diversos artículos que forman la base de datos


    depende de la categoría a la que pertenezcan y de los privilegios que tenga
    el usuario.

    Las categorías actuales son las siguientes:

    Categoría A - Artículos de acceso público

    Categoría B - Artículos de acceso limitado a los usuarios de la base de


    datos (+)

    Categoría C - Artículos de acceso limitado a usuarios con privilegios


    específicos (++)

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