TIPOS DE CONTROL

Existen diferentes tipos de control administrativo de acuerdo con:

1. Los recursos, las actividades y los resultados

En general, el control se realiza para que los recursos se utilicen adecuadamente en todas las
actividades y se logren los resultados esperados. Por ello, el control debe efectuarse antes,
durante y después de realizar un proceso o una tarea.

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Los tipos de control de acuerdo con los recursos, las actividades y los resultados de la empresa se
pueden clasificar en:

a. Preliminar

En primer lugar, el control preliminar es el control que se efectúa de manera previa a que se
ejecute una tarea. De esta forma, se espera que la tarea se realice de forma adecuada conforme a
los recursos humanos, materiales y financieros disponibles en la planificación.

En otras palabras, el control preliminar se realiza para tener mayor certeza de que los resultados
que se alcancen respondan a los resultados planificados. En este tipo de control el establecimiento
de las políticas empresariales es fundamental para dirigir las acciones que se emprenderán en el
futuro.

Así mismo, se anticipa a los problemas que se puedan presentar. Su función es garantizar que todo
se realice sin ningún tipo de riesgo. Por esa razón, se verifica que exista disponibilidad de los
recursos requeridos y el costo que esto implica.

b. Concurrente

En segundo lugar, el control concurrente es el que se usa en el momento que se están realizando
los procesos. Este control verifica que todas las tareas se realicen de forma óptima. Exige un
proceso de supervisión continua en todas las etapas.

Básicamente, el supervisor verifica el trabajo de sus subordinados para garantizar que todo se
realiza de forma adecuada. Se supervisa todo el trabajo para determinar errores en el tiempo
oportuno. Esto permite garantizar la seguridad y la calidad de cada una de las etapas del proceso.

c. De retroalimentación

En tercer lugar, el control de retroalimentación se efectúa al finalizar todo el proceso o toda la

actividad. Su propósito principal es obtener información sobre cómo es el desempeño de todo el
proceso. Con esta información se pueden implementar mejoras o retroalimentar todo el proceso.

Desde luego, este control permite sacar conclusiones sobre lo que salió bien y lo que se debe
mejorar. Esto ayudará para mejorar futuras acciones y para incentivar y motivar al personal. Se
utiliza para corregir problemas.

Tipos De Control Administrativo 1

Tipos de control administrativo

De acuerdo con los recursos, las actividades y los resultados

2. El alcance, de quién y cómo se ejerce el control

Toda empresa independientemente de su tamaño debe llevar a cabo el control administrativo. De

acuerdo con el alcance del control administrativo, se pueden clasificar en los siguientes tipos:

a. Global

Fundamentalmente, el control administrativo global se utiliza para verificar los resultados que
obtienen las empresas en forma general. El control se realiza sobre los logros de la empresa en su
totalidad. Normalmente, este control administrativo es de largo plazo. Además, es realizado por
los altos directivos de una empresa o las personas que ocupan el nivel jerárquico superior.

b. Táctico

Por otra parte, el control táctico se enfoca en evaluar los resultados de los distintos
departamentos que forman una empresa. Por ese motivo, se realiza de forma aislada y se aplica
en el mediano plazo. Este control es ejecutado por los gerentes o los responsables de cada
departamento.

c. Operativo

Seguidamente, encontramos el control operativo que es de corto plazo, debido a que evalúa la
ejecución de actividades y tareas de tipo operativo. Generalmente, este control se ejerce por
medio de un sistema previamente establecido.

Tipos De Control Administrativo 2

Tipos de control administrativo

De acuerdo con el alcance, de quién y cómo se ejerce

3. El objeto de control

En función del objeto de control, encontramos los siguientes tipos de control administrativo:

a. Burocrático

Sobre todo, el control burocrático se encarga de revisar la utilización de políticas, normas,

documentación escrita, sistemas de recompensas y todos los mecanismos formales usados en la
empresa. Es decir, el uso de dispositivos formales.

El fin de este tipo de control es determinar cómo estos elementos formales inciden sobre la
conducta de los trabajadores y en su desempeño. Ello, dado que todos estos mecanismos formales
determinan la forma de trabajar en cada organización.

b. De mercado
De igual modo, el control de mercado verifica cómo se adaptan los productos y servicios de
acuerdo con las normas vigentes de la empresa. Esto con el fin de evitar poner en riesgo la
seguridad o la salud de los clientes.

c. De clan

Por último, el control de clan se enfoca en verificar los aspectos correspondientes a la cultura
organizacional, las creencias y los valores de la empresa. Todos estos elementos son referentes
importantes para el comportamiento de los empleados.

Finalmente, se puede decir que toda organización debe aplicar diferentes tipos de control
administrativo. Esto permite evaluar el desempeño y los resultados de la empresa de forma
general, de sus departamentos o de ciertas actividades y tareas específicas. Todo ello con el
propósito de verificar si se están cumpliendo los resultados de acuerdo con lo establecido en el
plan.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS DE CONTROL

Sistemas de información gerencial

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que
interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones
como de la administración. Sin embargo debe recalcarse que es una colección de sistemas de
información y no un sistema “total “. En teoría, una computadora no es necesariamente un
ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable
que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras. Este
concepto aunque más amplio, se ajusta plenamente porque los sistemas de información de todas
las funciones de la empresa están unidas cada vez más en un supersistema, compuesto de
sistemas casi independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse completamente
separado de los otros.

Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que

transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de
acuerdo con los estilos y características de los administradores. Esta transformación se realiza con
base en los criterios de calidad establecidos, que son el tiempo, la relevancia, la precisión, la
retroalimentación y la disponibilidad selectiva de los datos.

Todos los sistemas de información implican tres (3) actividades principales; reciben datos como
entrada; procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, actualizan
cuentas, etc., y proporcionan información manuales, electromecánicos y computarizados. En tres
(3) funciones: Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de
Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.

Informes administrativos.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando ejecute informes administrativos:

Informes estándar
El informe Todos los usuarios activos muestra los usuarios activos de su organización y la última
vez que iniciaron sesión.

El informe Usuarios que han iniciado sesión esta semana muestra todos los usuarios que han
iniciado sesión en Salesforce los últimos siete días. Si las comunidades están activadas, puede
agregar una columna Comunidad para ver qué usuarios de comunidades también han iniciado
sesión.

El informe Documentos muestra los documentos de cada carpeta.

El informe Todas las solicitudes de aprobación pendientes enumera las solicitudes que esperan
aprobación correspondientes a cada proceso de aprobación. El informe Mis solicitudes de
aprobación delegadas está incluido en la carpeta Informes de actividades.

Si su organización utiliza territorios, el Informe de territorios de usuarios en la carpeta Informes de

territorios resume los territorios que se han asignado a los usuarios.

Punto de equilibrio

es establecido a través de un cálculo que sirve para definir el momento en que los ingresos de una
empresa cubren sus gastos fijos y variables, esto es, cuando logras vender lo mismo que gastas, no
ganas ni pierdes, has alcanzado el punto de equilibrio.

Siendo así, calcular el punto de equilibrio es fundamental para las empresas evaluar su
rentabilidad, ya que de esta forma es posible saber cuánto necesitan vender para generar lucro.
Conocer este valor, incluso antes de empezar un nuevo proyecto, permite saber qué tan
interesante es financieramente tu idea de negocio. Hacer el cálculo también ayuda a saber cuánto
tiempo, aproximadamente, necesitará tu negocio para empezar a obtener beneficios. Es decir, es
una etapa fundamental para cualquier plan de negocios.

Pensando en periodos más difíciles, como la pandemia de Coronavirus, por ejemplo, con la ayuda
del punto de equilibrio es posible crear una política de contingencia y, de esta manera, reducir
sorpresas desagradables en el medio del camino.

Estados financieros, auditorías y presupuestos

Los presupuestos

En el ámbito del control financiero, cuando hablamos de presupuestos nos referimos a la

planificación de resultados para un tiempo determinado. Generalmente, en los presupuestos se
incluyen las partidas de ingresos y gastos estimados.

Para que el cálculo presupuestario sea de utilidad para el control financiero debe hacerse con
planes detallados, objetivos, exhaustivos, bien coordinados y fiables.

Los análisis

Los análisis sirven para revisar y evaluar programas financieros. Gracias a ellos se detectan
conexiones e interrelaciones entre las diferentes áreas y departamentos de las empresas y
permiten anticipar cómo unas decisiones económicas determinadas impactarán al resto.
Esta información nos permite adelantarnos a los acontecimientos y prever si perece la pena llevar
a cabo una operación (como una campaña de publicidad o marketing), si es necesario reforzar
algún departamento o implementar otros ajustes.

El análisis financiero debe aportar información relevante sobre tres áreas principales:

La rentabilidad o resultados, calidad, evolución y la tendencia. No importa tanto su valor absoluto.

Lo fundamental para predecir el futuro de la compañía es analizar la calidad y composición de los
ingresos. Hay que conocer si los beneficios se han obtenido a partir del negocio de la empresa o si
se han generado como consecuencia de operaciones financieras extraordinarias. Además, hay que
estudiar su evolución y entender el contexto en el que se mueve la empresa.

La situación financiera de la compañía a corto plazo. Hay que conocer con todo detalle la
capacidad de la empresa de atender las deudas y los compromisos en el corto plazo. Todas las
corporaciones necesitan liquidez para poder desarrollar su actividad.

La situación financiera a largo plazo. Hay que analizar con detalle la estructura de las inversiones
de la compañía, y su capacidad de atender sus deudas en el largo plazo.

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Las auditorías

Aunque el término auditoría suele relacionarse con la detección de fraudes o de incumplimentos

de la ley o normativa vigente, lo cierto es que la auditoría puede ser también una técnica de
control de gran utilidad par elaborar una base crítica que sirva de refuerzo para tomar importantes
decisiones estratégicas u operacionales de la organización.

Técnicas de control financiero

Por lo general, las auditorías realizadas por entidades externas sí que se hacen con el objeto de
comprobar que la fiscalidad o actividades de una empresa se ajustan a la ley. Mientras que las
auditorías ejecutadas por la propia empresa están enfocadas a comprobar el estado de los activos
o los posibles problemas de financiación con el fin de llevar a cabo, si procede, las medidas
correctivas oportunas con tiempo suficiente.

Técnicas de control de calidad

La calidad de un producto o servicio se puede determinar por sus características de calidad, como,
por ejemplo: acabado, dimensiones, estética, tiempos de entrega, etc. Para establecer la calidad
del producto, se realizan mediciones de estas características y se obtienen datos numéricos. El
análisis de estos datos nos aportará una información valiosa sobre el funcionamiento y eficacia de
los procesos que nos permitirá estudiar y corregir cualquier desviación detectada.

Sin embargo, para analizar estos datos, se hace necesario recurrir a técnicas estadísticas que
permitan visualizar y tener en cuenta la variabilidad a la hora de tomar las decisiones.

Hoja de recopilación de datos. Consiste en un documento donde se pueda recoger de forma

sencilla y estructurada todo tipo de datos para su posterior análisis. En función de los datos a
recoger, se diseña la hoja y se apuntan los datos indicando la frecuencia de observación. Sirve
para:

Defectos de productos.

Causas de dichos defectos.

Clasificación de los productos defectuosos.

Variación de las características de los productos.

Diagrama de Pareto. El diagrama de Pareto es una forma de representar los datos en un gráfico de
frecuencias, de manera que dichos datos aparecen ordenados de mayor a menor. De esta manera,
podemos identificar las principales causas de la mayor parte de los efectos producidos. El
diagrama de Pareto es de gran utilidad para identificar y dar prioridad a los problemas más
significativos de un proceso.

Diagrama de dispersión. El diagrama de dispersión es una representación gráfica que nos permite
estudiar si existe una relación entre dos variables. Resulta de gran utilidad para la solución de
problemas en un proceso, ya que nos permite comprobar qué causas o factores están influyendo
en la dispersión de una característica de calidad. Las formas más comunes son:

Correlación lineal positiva: al aumentar el valor de una variable, aumenta el de la otra.

Correlación lineal negativa: cuando aumenta una variable, la otra disminuye.

De correlación no lineal: existe relación entre las dos variables en forma de curva.

Sin correlación: no existe relación alguna de influencia entre las dos variables.

Diagrama causa-efecto. El diagrama de causa-efecto, también conocido como diagrama de espina

de pescado, es una herramienta que nos ayuda a estudiar de forma estructurada todas las posibles
causas que pueden producir variaciones en un proceso. Las causas más comunes que pueden
ocasionar estas variaciones son las conocidas como las 6 M:

Variaciones en las máquinas o equipos.

Variaciones en el material de entrada al proceso.

Variaciones en el método o procedimiento.

Variaciones en los operarios o mano obra.

Variaciones en el medio ambiente.

Variaciones en las medidas.

Histograma. Consiste en la presentación de una serie de medidas clasificadas y ordenadas en filas

y columnas. La manera más sencilla es determinar y señalar el número máximo y mínimo por cada
columna y, posteriormente, agregar dos columnas, en donde colocaremos los números máximos y
mínimos por fila de los ya señalados. El histograma se usa para:

Obtener una comunicación clara y efectiva de la variabilidad del sistema.

Mostrar el resultado de un cambio en el sistema.

Identificar anormalidades, examinando la forma.

Comparar la variabilidad con los límites de especificación.

Estratificación. La estratificación permite clasificar la información recopilada sobre una

característica de calidad. Toda la información debe ser estratificada de acuerdo a operadores
individuales en máquinas específicas, y así sucesivamente, con el objeto de asegurarse de los
factores asumidos. Los criterios para la estratificación son:

Tipo de defecto.

Causa y efecto.

Localización del efecto.

Material, producto, fecha de producción, grupo de trabajo, operador, proveedor, lote, etc.

Gráficos de control. Los gráficos de control fueron propuestos, originalmente, por W. Shewart en
1920, y en ellos se representa a lo largo del tiempo el estado del proceso que estamos
monitorizando. En el eje horizontal X se indica el tiempo, mientras que el eje vertical Y se
representa algún indicador de la variable cuya calidad se mide. Además, se incluye otras dos líneas
horizontales: los límites superior e inferior de control, escogidos estos de tal forma que la
probabilidad de que una observación esté fuera de esos límites sea muy baja. Por tanto, la
finalidad de los gráficos de control es monitorizar el proceso que se esté analizando para controlar
su buen funcionamiento y detectar, rápidamente, cualquier anomalía. Existen dos tipos de gráficos
de control:

Gráficos de control por variables.

Gráficos de control por atributos.

BIBLIOGRAFIAS

Quiroa, M. (2021, 10 agosto). Tipos de control administrativo. Economipedia.

https://economipedia.com/definiciones/tipos-de-control-administrativo.html

Ceupe, B. de. (2019, 14 octubre). ¿Qué son las técnicas de mejora de la calidad? Ceupe.
https://www.ceupe.com/blog/que-son-las-tecnicas-de-mejora-de-la-calidad.html