Microsoft

Excel
Dirección de Tecnologías de la Información
Centro de Alfabetización Digital
Presentación

En este taller aprenderás a conocer y dominar los conceptos básicos e interfaz de

Microsoft Excel como herramienta de trabajo para la elaboración, análisis, gestión y

comunicación de los datos mediante hojas de cálculo.

Contenido
1. ¿Qué es Microsoft Excel?
2. ¿Qué se puede hacer en Microsoft Excel?
3. ¿Cómo ingresar?
4. Crear un nuevo libro
5. Conociendo la hoja de cálculo
6. Introducir datos
7. Formato de celdas
8. Formulas y funciones
9. Gráficos
10. Guardar libro
 ¿Qué es Microsoft Excel?

Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft. Se trata de un

software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus

funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar

con hojas de cálculo.

Excel se distingue de los demás programas ofimáticos porque nos

permite organizar datos en filas y columnas, y al introducir datos

numéricos y alfanuméricos en las hojas de cálculo de Excel,

podemos realizar cálculos aritméticos básicos o aplicar funciones

matemáticas de mayor complejidad y utilizar funciones de

estadísticas o funciones de tipo lógica en Excel.

¿Qué se puede hacer en Microsoft Excel?

Excel es una herramienta para poder hacer cualquier tipo de cálculo matemático.

• Se pueden realizar operaciones matemáticas

• Crear tablas de números
• Insertar datos numéricos, texto, alfanuméricos
• Utilizar fórmulas
• Contabilidad
• Análisis de datos matemáticos
 ¿Como ingresar a Microsoft Excel?

Programa Excel Desde una computadora:

1. Tecla Windows
2. Escribir Excel
3. Dar enter/dar clic con el mouse

Tecla Windows
Al ingresar a Microsoft Excel se podrá usar una hoja de calculo (en un libro en blanco), o
bien volver a ingresar y seguir trabajando con algún libro donde se necesite añadir o
actualizar la información recopilada previamente.
En la sección nuevo contará con diversas plantillas de trabajo predeterminadas. Desde
una plantilla en blanco hasta plantillas prediseñadas para diversos fines.
.....
Nuevo
AYUNTAMIENTO DE MÉRIDA
Ablli 20XX
Enpezar a trabajar con Crea tu primera Más allá de los
Realizar un fórmulas Tabla dinámica Gráficos circulares
recorrido

Le damos la bienvenida a L. Tutorial de fórmula Tutorial de tabla dinámica Más allá del tutorial de gráf... Calendario de fotos estacio...

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1
Presupuesto personal men... Calendario de cualquier añ... Calendario de un mes de c... Calendario académico Presupuesto mensual de la...

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Presupuesto mensual dom... Programación de tareas se... Factura a:zul Balance de situación a:zu l Programación para los al u...
En la sección de abrir, se puede visualizar las ultimas tareas realizadas

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OneDrive: Personal ,. Escritorio 13/04/2022 12:09 p. m.
Crear un nuevo libro

Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se
denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede
crear libros nuevos para separar los datos.

1. Haga clic en Archivo y después en Nuevo.

2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco
 Conociendo la hoja de cálculo

1.- Barra de herramientas de acceso

rápido.
2.- Barra de título.
3.- Definición de cuenta. 10.- Información - ayuda.
4.- Botón opciones de presentación 11.- Compartir en la red.
de la cinta de opciones. 12.- Cinta de opciones.
5.- Botón minimizar. 13.- Cuadro de nombres.
6.- Botón restaurar. 14.- Barra fórmulas.
7.- Botón cerrar. 15.- Botón insertar función.
8.- Botón opción archivo. 16.- Cuadro de contenido.
9.- Barra menú principal. 17.- Columnas.
18.- Filas.

13
Barra de menús

La barra de menús de Excel se encuentra en la parte inferior de la barra de título y tiene la

finalidad de agrupar en menús desplegables los comandos más usados de Excel.

Haciendo clic en cada una de las opciones se despliegan los contenidos relacionados con

dicha opción.
 Menú Inicio

Dentro de la pestaña de “Inicio” se conseguirá todas las herramientas de portapapeles,

fuentes, alineación, números, estilos, celdas, edición. Todo eso para poder cambiar las

propiedades del texto como su fuente, alineación, formato, estilo, etc.

Menú Insertar

Dentro de la pestaña “Insertar” se podrá encontrar las herramientas: tablas imágenes, ilustraciones,
complementos, gráficos, vínculos, texto y símbolos.
 Menú disposición de página

En la pestaña “Diseño de página” se contará con las herramientas de temas, configurar pagina,
ajustar área de impresión, opciones de la hoja, organizar; y con más opciones para modificar la
hoja de Excel de acuerdo a tus necesidades.
Menú Fórmulas

En la pestaña de “Fórmulas” se podrá contar las con las herramientas de biblioteca de funciones,
nombres definidos, auditoria de formulas, calculo. Es una de las pestañas más utilizadas para el
cálculo de operaciones matemáticas, financieras, contables o estadísticas.
 Menú Datos

En la pestaña “Datos” se observará que se tendrá opciones para poder obtener y transformar

datos, consultar y realizar conexiones, poder ordenar y filtrar datos, utilizar herramientas para

tratar datos, realizar previsiones, realizar esquemas y resolución de análisis.

Menú Revisar

En la pestaña “Revisar” observarás que tendrás opciones para hacer correcciones ortográficas,
comprobar accesibilidad, hacer búsquedas inteligentes, traducir palabras de diferentes idiomas, poner
comentarios, hacer protección de hojas y celdas, y entrada de lápiz óptico.
Menú Vista

En la pestaña “Vistas” observarás que tendrás opciones para modificar las vistas de libro, mostrar las
cuadriculas , formulas, encabezados, reglas, realizar zoom, organizar con ventanas, y diseñar macros.
Menú Ayuda

En la pestaña “Ayuda” observarás que tendrás opciones para consultar por apoyo del equipo de
Microsoft para poder resolver problemáticas con referencia al programa de Excel .
Barra de búsqueda (¿Qué deseas hacer?)

En la pestaña “¿Qué de sea hacer?” observarás que tendrás acceso a búsqueda de

herramientas en Excel en caso de no ubicar la herramienta de preferencia.

Celdas

Técnicamente, una celda es la intersección entre una fila o línea horizontal con una columna
vertical en la hoja de cálculo. Por ello, el nombre de cada casilla de Excel proviene de la
combinación del número de la fila con el de la columna.
Su tamaño puede ser modificado y en ellas se puede introducir todo tipo de datos.

Celda B3

24
Seleccionar celdas, rangos, filas o columnas de
una hoja de cálculo
Seleccionar una o varias celdas

1. Haga clic en la celda para seleccionarla. O bien use el teclado para navegar a esta y seleccionarla.
2. Para seleccionar un rango, seleccione una celda y, después, con el botón primario del mouse
presionado, arrastre las demás.
3. Para seleccionar rangos de celdas y celdas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl y
seleccione las celdas.
 Seleccionar una o mas filas y columnas

1. Seleccione la letra en la parte superior de una columna para seleccionar toda la columna.
O bien haga clic en cualquier celda de la columna y, después, presione Ctrl + Barra
espaciadora.

2. Seleccione el número de fila para seleccionar una fila. O

bien haga clic en cualquier celda de la fila y, después,
presione Shift + Barra espaciadora.
3. Para seleccionar filas o columnas no adyacentes,
mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione los
números de fila o columna.
Seleccionar una tabla, lista u hoja de cálculo

1. Para seleccionar una tabla o lista, seleccione una celda en la tabla o lista y, después,
presione Ctrl + E.
2. Para seleccionar toda la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo en la
esquina superior izquierda.
Introducir datos

Para introducir datos manualmente:

1. Seleccione una celda vacía (como D1) y,

después, escriba texto o un número.

2. Presione Entrar o Tab para pasar a la

celda siguiente.
 Rellenar celdas con una serie de datos

1.-Escriba el principio de la serie en dos celdas (por ejemplo, enero y febrero).

2.-Seleccione las dos celdas que contienen la serie y después arrastre el controlador de
relleno en sentido vertical u horizontal por las celdas.
Rellenar celdas con valores numéricos

1.Seleccionar las celdas que quiera usar como base para rellenar celdas adicionales.

Para una serie como “1, 2, 3, 4, 5…”, escribir 1 y 2 en las primeras dos celdas. Para la serie “2, 4, 6, 8…”,
escribir 2 y 4.
Para la serie “2, 2, 2, 2…”, escribir 2 solo en la primera celda.

2.Arrastrar el controlador de relleno .

3.Si es necesario, hacer clic en Opciones de autor relleno y seleccionar la opción que desee.
Aplicar borde a las celdas

1. Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea agregar un borde.

2. En la pestaña inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha junto a Bordes y,
después, haga clic en el estilo de borde que quiere.
Fórmulas en Microsoft Excel

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código
realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

32
Fórmulas en Microsoft Excel

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se
adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear,
todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben
empezar con un símbolo igual (=).

33
Fórmulas en Microsoft Excel
Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Enter obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la
celda A1.

34
Fórmulas en Microsoft Excel

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual = al inicio de una fórmula de lo contrario Excel

tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al

no especificar el signo igual al inicio del texto

35
Barra de fórmulas

Es la parte interactiva entre la hoja de cálculo electrónica y el usuario, porque en ella se refleja lo
que se teclea en la celda activa, con el propósito de verificar su contenido o bien editarlo en
cualquier momento

Cuadro de nombres:
Indica la referencia o dirección de la celda activa o rango de celdas.

36
Elementos de la barra de fórmulas
Botón cancelar:
Sirve para cancelar una edición del contenido de la celda activa, se puede emplear la tecla Esc como
tecla auxiliar o dar un clic sobre el icono de cancelar.

Botón aceptar:
Confirma el contenido de la celda activa para colocarlo en ella, otra opción es utilizar la tecla enter como
la auxiliar o dar un clic sobre este icono de aceptar.

37
 Elementos de la barra de fórmulas

Botón insertar función:

Permite abrir el cuadro de diálogo para seleccionar una función preestablecida de la hoja de
cálculo y aplicársela a la celda activa.

Cuadro de contenido:
Es la zona donde aparecen los datos que el usuario va tecleando, pueden ser textos, números o
fórmulas, cabe mencionar que el resultado de la fórmula se muestra en la celda activa y en el
cuadro de contenido se visualiza la fórmula

38
¿Cuáles son las partes de una fórmula?

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

• Constantes o texto.
• Referencias de celda.
• Operadores.
• Funciones de Excel.

39
 Constantes o texto

Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de

una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

40
Referencias de celda

En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de

celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

41
Operadores

Los operadores más utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos

como: (+ para la suma), ( * para la multiplicación), (/ para la división)

42
Ejemplo de fórmulas básicas

Sumar
Si los números están en la celda de la columna A1 y A2 =A1+A2
Si los números están en la celda de la columna B1 y B2 =B1+B2

Restar
Si los números están en la celda de la columna A1 y A2 =A1-A2
Si los números están en la celda de la columna B1 y B2 =B1-B2

43
Ejemplo de formulas básicas

Multiplicar
Multiplicar los números de la celda A1 y A2 =A1*A2
Multiplicar los números de la celda B1 y B2 =B1*B2

Dividir
Si los números están en la celda de la columna A1 y A2 =A1/A2
Si los números están en la celda de la columna B1 y B2 =B1/B2
Si los números están en la celda de la columna B1 y B2 =C1/C2

44
Ejemplo de formula

Sumar y dividir
Sumar los números de la celda A1 y A2 y dividirlo con el valor de la celda A3 =(A1+A2)/A3

Restar y dividir
Restar el número de la celda A1 y A2 y dividirlo con el valor de la celda A3 = (A1-A2)/A3
Restar el número de la columna B1 y B2 y dividirlo con el valor de la celda B3 =(B1-B2)/B3

Multiplicar y dividir
Multiplicar los números de la celda A1 y A2 y dividirlo con el valor de la celda A3 =(A1*A2)/A3
Multiplicar los números de la celda B1 y B2 y dividirlo con el valor de la celda B3 =(B1*B2)/B3

45
Mover o copiar una fórmula

Mover una fórmula

1. Seleccionar la celda que contiene la fórmula que desea mover.
2. En el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, hacer clic en Cortar.
También se puede mover fórmulas arrastrando el borde de la celda seleccionada a la celda superior
izquierda del área de pegado. Esto reemplazará los datos existentes.
3. Siga uno de los siguientes procedimientos:
• Para pegar la fórmula y cualquier formato: en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, haga
clic en Pegar.
• Para pegar solo la fórmula: en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, haga clic en Pegar,
haga clic en Pegado especial y, a continuación, hacer clic en Fórmulas.
Copiar una fórmula

1. Seleccionar la celda que contiene la fórmula que desea copiar.

2. En el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, hacer clic en Copiar.
3. Seguir uno de los siguientes procedimientos:
1. Para pegar la fórmula y cualquier formato, en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio,
hacer clic en Pegar.
2. Para pegar solo la fórmula, en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, hacer clic en Pegar,
hacer clic en Pegado especial y, a continuación, hacer clic en Fórmulas.
4. Comprobar que las referencias de celda de la fórmula produzcan el resultado que
desee. Der ser necesario, cambiar el tipo de referencia haciendo lo siguiente:
a.Seleccionar la celda que contenga la fórmula.
b.En la barra de fórmulas, seleccionar la referencia que desee cambiar.
c.Presionar F4 para cambiar entre las combinaciones.

La tabla resume cómo se actualizará un tipo de referencia si una fórmula que contiene
la referencia se copia dos celdas hacia abajo y dos celdas a la derecha
Funciones de Excel

Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel.

Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de

una fórmula.

49
Funciones con autosuma

Una forma rápida y sencilla de agregar valores en Excel

es usar Autosuma. Solo tiene que seleccionar una celda
vacía directamente debajo de una columna de datos.

1. en la pestaña Fórmula
2. Autosuma
3. Suma

Excel detectará automáticamente el rango que se va a

suman.
Autosuma crea la fórmula automáticamente para que no
tenga que escribir. Si se prefiere escribir la fórmula usted
mismo, vea la función SUMA.

Agregar en función de las condiciones

• Use la función SUMAR.SI para sumar valores con una
condición. Ejemplo, cuando necesita sumar las ventas
totales de un producto determinado.
• Use la función SUMAR.SI.TOTAL cuando desee sumar
valores con más de una condición. Ejemplo, es posible que
desee sumar las ventas totales de un determinado
producto, dentro de una región de ventas determinada.
Función Suma

La función SUMA suma valores. Puede sumar valores individuales, referencias o rangos de celda
o una combinación de las tres.
Por ejemplo:
•=SUMA(A2:A10) Suma los valores de las celdas A2:10.
•=SUMA(A2:A10, C2:C10) Suma los valores de las celdas A2:10, así como las celdas C2:C10.

52
Función Sumar si

La función SUMAR.SI se usa para sumar los valores intervalo de un rango que cumplan los
criterios que haya especificado. Por ejemplo, supongamos que, en una columna que contiene
números, solo quiere sumar los valores mayores que 5. Puede usar la siguiente
fórmula: =SUMAR.SI(B2:B25;">5")

Otros ejemplos

53
Función Promedio

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el

intervalo A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el

promedio de dichos números.

Otros ejemplos

54
 Función Contar

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista
de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un
rango o matriz de números. Por ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango
A1:A20: =CONTAR(A1:A20). En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen números, el resultado es 5.

Otros ejemplos

55
 Función Contar si

Use CONTAR.SI, una de las funciones estadísticas, para contar el número de celdas que cumplen un criterio;
por ejemplo, para contar el número de veces que una ciudad determinada aparece en una lista de clientes.
En su forma más sencilla, CONTAR.SI indica lo siguiente:
•=CONTAR.SI(¿Dónde quiere realizar la búsqueda y qué quiere buscar?)
Por ejemplo:

56
Función SI

La función SI permite realizar comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera.
Por esto, una instrucción SI puede tener dos resultados. El primer resultado es si la comparación
es Verdadera y el segundo si la comparación es Falsa.

57
Función BuscarV

Use BUSCARV cuando necesite buscar elementos en una

tabla o en un rango por fila. Por ejemplo, busque un

precio de una parte de automóvil por el número de pieza

o busque un nombre de empleado basándose en su

identificador de empleado.

58
Ocultar una formula

1. Seleccionar el rango de celdas cuyas fórmulas quiere ocultar.

2. Hacer clic en Inicio > Formato > Formato de celdas.
3. En la pestaña Proteger, activar la casilla Oculta.
4. Hacer clic en Aceptar.
5. Hacer clic en Revisar > Proteger hoja.
6. Comprobar que la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas está
seleccionada y, después, hacer clic en Aceptar.
GRÁF G ficos
IC

rá
O S
60
Gráficos

Los gráficos nos ayudan a que la audiencia visualice los datos de

una forma más efectiva, además nos permite poder organizar y

analizar mejor la información que trabajemos en Excel.

61
Pasos para crear gráficos
1. Seleccione datos para el gráfico.
2. Seleccione Insertar > Gráficos recomendados.
3. Seleccione un gráfico en la pestaña Gráficos. recomendados para
obtener una vista previa.
4. Seleccione un gráfico.
5. Seleccione Aceptar.

Nota: Puede seleccionar los datos que quiera en el gráfico y presionar ALT + F1
para crear un gráfico inmediatamente

62
 Agregar una línea de tendencia

1.Seleccione un gráfico.
2.Seleccione Diseño > Agregar elemento de gráfico.
3.Seleccione Tendencia y, después, seleccione el tipo de línea de tendencia que quiera, como Lineal,
Exponencial, Extrapolar lineal o Media móvil

63
 Agregar un titulo al gráfico

1.En el gráfico, seleccione el cuadro "Título del gráfico" y

escriba un título.
2.Seleccione el signo + en la parte superior derecha del
gráfico.
3.Seleccione la flecha situada junto a Título del gráfico.
4.Seleccione Superposición centrada para que se muestre el
título sobre el gráfico, o Más opciones para ver opciones
adicionales.
5.Haga clic con el botón derecho en el título del gráfico para
aplicar formato con opciones como Relleno o Esquema.
Agosto Septiembre Octubre

64
 Guardar libro

Sea donde sea que desee guardar el libro (en el equipo o en la web, por ejemplo), todo el trabajo de
guardar se realiza en la pestaña Archivo.
Mientras que usa Guardar o presiona Ctrl+G para guardar un libro existente en su ubicación actual,
debe usar Guardar como para guardar el libro por primera vez, en una ubicación diferente, o para
crear una copia del libro en la misma ubicación o una ubicación distinta.

65
Pasos
1. Haga clic en Archivo > Guardar como.

2. Debajo de Guardar como, elija el lugar donde desea guardar el libro.

Por ejemplo, para guardar en su escritorio o en una carpeta del
equipo, haga clic en Equipo.

66
 Pasos
3. Haga clic en Examinar para encontrar la ubicación que desea en su carpeta Documentos. Para elegir otra
ubicación en el equipo, haga clic en Escritorio y, a continuación, elija el lugar exacto donde desea guardar
su libro.
4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro nuevo. Escriba un nombre diferente si
está creando una copia de un libro existente.

5. Para guardar el libro en un formato de archivo diferente (como .xls o .txt), en la

lista Guardar como tipo (debajo del cuadro Nombre de archivo), elija el formato que
desee.
6. Haga clic en Guardar.

67
 ¡GRACIAS!
Dirección de Tecnologías de la Información
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