Examen Gestión de Talento Humano

Examen Gestión de talento humano
Archivos
Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se
utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un
documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los
datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.
Cuando el Gestor de archivos está en uno de sus modos de vista de iconos,
puede identificar el tipo de datos de un archivo por el icono que se utiliza para
representar el archivo. Cada tipo de datos tiene un icono diferente.
La mayoría de los programas de aplicación identifican un número limitado de
tipos de datos. Por ejemplo, un editor de documentos probablemente no puede
leer un archivo de hoja de cálculo. El escritorio le ayuda a reconocer diferentes
tipos de archivos mediante una base de datos de tipos de datos. En la mayoría
de los casos, cuando hace doble clic en un archivo, el escritorio ejecuta
automáticamente la aplicación que reconoce el tipo de datos de este archivo.
La longitud máxima permitida para un nombre de archivo varía de un sistema a
otro. Algunos sistemas operativos no permiten nombres de archivo superiores a
14 caracteres. Si fuera necesario, consulte al administrador de su sistema.
Podemos dividir los archivos en dos grandes grupos. Éstos son los ejecutables y
los no ejecutables o archivos de datos. La diferencia fundamental entre ellos es
que los primeros están creados para funcionar por si mismos y los segundos
almacenan información que tendrá que ser utilizada con ayuda de algún
programa.
De todos modos, la mayoría de los programas llevan otros archivos que
resultan necesarios aparte del ejecutable. Estos archivos adjuntos que requieren
los programas son necesarios para su buen funcionamiento, y aunque puedan
tener formatos distintos no pueden ser separados de su programa original. O al
menos si queremos que siga funcionando bien.
Dentro de los tipos de archivos de datos se pueden crear grupos, especialmente
por la temática o clase de información que guarden. Así lo haremos en este
tutorial. Separaremos los grupos en archivos de imágenes, de texto, de vídeo,
comprimidos... y nombraremos algunos programas asociados.
Los tipos de archivo más comunes son:

 De texto: txt, doc, docx, etc.
 De imagen: jpg, gif, bmp, png, etc.
 De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.
 De ejecución o del sistema: exe, bat, dll, sys, etc.
 De audio: mp3, wav, wma, etc.
 De archivo comprimido: zip, rar, tar, etc.
 De lectura: pdf, epub, azw, ibook, etc.
 De imagen de disco: iso, mds, img, etc.
Por su frecuencia de uso

Los archivos también se clasifican por su necesidad en el día a día de la
empresa.
Archivo activo: Se trata de los documentos generados recientemente y que

seguramente se utilizarán y agotarán su uso el mismo día. La mayoría pasará a
un segundo plano, pero hay documentos que siguen vigentes por largos
periodos y se usan al menos una vez por mes. Es por eso que deberán
permanecer accesibles.
Archivo semiactivo: Se refiere a los documentos que han terminado su vida útil
dentro de una actividad concreta o han cumplido su ciclo fiscal. Los
documentos llegan aquí del archivo activo y su fin es dar cuenta de las
operaciones realizadas.
Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han
perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se
mantienen por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley
General de Archivos exige un periodo de conservación.
Otras clasificaciones:
Un archivo también se puede clasificar de acuerdo con las necesidades propias

de la empresa. Por ejemplo, en cada área puede existir una clasificación
personal para cada colaborador. Es el caso de los departamentos de ventas,
donde cada vendedor tiene su cartera de clientes.
Otro tanto se puede decir del soporte en el cual se conservan, sea este archivo
físico o digital. Sin embargo, estos y otros tipos más de archivos se
interrelacionan con los ya señalados.
Como ves, un archivo, en tanto que es fuente organizada de la documentación
de tu empresa, no solo es vital en sí mismo, sino en la forma en que tu empresa
lo desarrolla. Por eso es muy importante contar con la asesoría de expertos para
tener un manejo documental adecuado.

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Por su frecuencia de uso

Archivo activo: Se trata de los documentos generados recientemente y que

Un archivo también se puede clasificar de acuerdo con las necesidades propias

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