VERSIÓN: 6

CÓDIGO: PR-GRH-01 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

VIGENTE DESDE: 24/08/2021

Nombre de Procedimiento: SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Proceso Asociado: GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Definir los lineamientos para el reclutamiento y selección de personal nuevo; con el fin de asegurar que el proceso se realice de manera oportuna garantizando el cubrimiento de
Objetivo:
la vacante, cumpliendo con la mayor adecuación puesto perfil y requerimientos de la solicitud.

Este procedimiento es aplicable a todos los candidatos interesados en vincularse como empleados de alguna de las empresas del grupo. Abarca desde la solicitud de Gerencias
Alcance: o Direcciones de área, comprendiendo la publicación de la oferta en las empresas y medios destinados para ello, reclutamiento de hojas de vida, análisis y verificación de
perfiles, preselección de hojas de vida, pruebas psicotécnicas y entrevistas, selección y contratación.

RESPONSABLES
ACTIVIDAD Gerencia/Dirección/Jefes/ Profesional de Representante Talento Gerente de Talento Asistente de Coordinador Salud Coordinador de
Analista de Talento Humano Candidato Director de TIC
Coordinación/Líderes Selección Humano Regional Humano Contratación Ocupacional Capacitación

1 Las Gerencias, Direcciones, Jefes,

Coordinadores o Líderes de área realizan la INICIO
requisición de personal de las vacantes al
representante de Talento Humano (Ver
política 1.8.) en el formato FO-GRH-24 Solicitar
personal
Requisición de Personal.

2 El Representante de Talento Humano

Regional valida la pertinencia de la
requisición, completa la información Validar Validar
indicada en el formato FO-GRH-24 Requisición Requisición
Requisición de Personal y envía por
correo electrónico, de acuerdo al tipo de
solicitud a:
1. Cargos nuevos y/o ampliaciones de plaza
enviar a la Gerencia de Talento Humano. Cargos Vacantes
2. Cargos vacantes enviar al Profesional de Tipo

Selección.
Cargos
Nuevos
3 La Gerencia de Talento Humano revisa la
Revisar
solicitud y presupuesto del área solicitante, solicitud
de estar todo correcto aprueba el formato
FO-GRH-24 Requisición de Personal y
envía documento debidamente firmado al No
¿Aprueba?
Profesional de Selección y a la Dirección de
TIC.
Si

4 El Profesional de Selección verifica que la

Verificar
requisición cumpla con los requisitos de requerimiento
solicitud de personal y que tenga las
aprobaciones correspondientes. Ver política
1.7. SI
¿Ajustes?

5 El Profesional de Selección hace NO

publicación interna y externa de la oferta de
empleo por los medios establecidos. Publicar Oferta

6 El Profesional de Selección consolida las

diferentes hojas de vida que llegan y Recopilar hojas
selecciona las que se ajusten al perfil 2
de vida
definido.

7 El Profesional de Selección realiza las Hacer

entrevistas iniciales a los candidatos y entrevistas
selecciona los que se ajusten al Perfil iniciales

definido, diligenciando el formato "FO-GRH-

21 Entrevista de Selección y Contratación".
No
¿Aprueba? 2

8 El Profesional de Selección cita al personal Si

seleccionado a pruebas psicotécnicas Aplicar
presenciales o para los casos que aplique, pruebas
envía link para pruebas psicotécnicas
virtuales.
Calificar y
9 El Profesional de Selección califica y valida validar
las pruebas psicotécnicas. pruebas

No
¿Aprueba? 2

Si

Escoger
10 El Profesional de Selección preselecciona
mejores
los candidatos mejor calificados, verifica las candidatos
referencias laborales y programa las
entrevistas con el jefe inmediato.
1

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 VERSIÓN: 6
CÓDIGO: PR-GRH-01 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
VIGENTE DESDE: 24/08/2021
RESPONSABLES
ACTIVIDAD Gerencia/Dirección/Jefes/ Profesional de Representante Talento Gerente de Talento Asistente de Coordinador Salud Coordinador de
Analista de Talento Humano Candidato Director de TIC
Coordinación/Líderes Selección Humano Regional Humano Contratación Ocupacional Capacitación

11 La Gerencia, Dirección, Jefe, Coordinador o

1
Líder de área realiza las entrevistas finales
a cada uno de los candidatos y selecciona
la terna indicando primera, segunda y
tercera opción, diligenciando el formato "FO- Hacer
entrevista final
GRH-21 Entrevista de Selección y
Contratación".

12 El Analista de Talento Humano consulta los

datos del candidato en las listas vinculantes Consultar listas
vinculantes
o restrictivas y otras de prevención de
LA/FT/FPADM (de acuerdo con el orden de
la terna). Si Informar al
¿Señales de
Alerta?
Oficial de 2
En caso de identificar alguna señal de Cumplimiento

alerta, se debe informar el hallazgo al No

Oficial de Cumplimiento.
No ¿Estudio?
13 Si el cargo requiere de estudio de seguridad
y/o visita domiciliaria, el Analista de Talento
Si
humano coordina de acuerdo con el orden
de la terna e informa al Profesional de Coordinar
estudios de
Selección para continuar con el proceso. seguridad
Nota: Si el primero de la terna no aprueba,
se debe coordinar el requerimiento con el No
segundo o tercero según corresponda. ¿Aprueba?

Si
14 El Profesional de Selección reporta al
representante de Talento Humano Regional
el candidato seleccionado a través del Reportar el
candidato
formato "FO-GRH-22 Contratación". seleccionado

15 El representante de Talento Humano valida

la información del candidato, diligencia los
campos requeridos en el mismo documento Informar al
("FO-GRH-22 Contratación") y reenvía al candidato
Asistente de Contratación para dar inicio
con el proceso de contratación.

16 El Asistente de Contratación contacta al

aspirante, le informa que iniciará el proceso Informar al
candidato
de contratación, solicita documentos para
iniciar el proceso.
Nota: En caso que el candidato no acepte
No
se elige la segunda o tercera opción de la ¿Acepta?

terna.
Si

17 La Asistente de Contratación entrega la

Ordenar
orden de exámenes ocupacionales de Exámenes
acuerdo al profesiograma al Proveedor Ocupacionales
seleccionado con copia al Coordinador de
Salud Ocupacional.

18 El Coordinador de Salud Ocupacional

Analizar
recibe y verifica los resultados expedidos e resultados
informa al Asistente de Contratación.

Si No
¿Aprueba? 2

19 Si el Candidato cumple con el requisito, el

Asistente de Contratación le informa al
candidato fecha, hora y lugar donde se Informar fecha
contratación
debe presentar con los documentos
obligatorios de ingreso.

20 El candidato debe presentarse con todos los

documentos obligatorios de ingreso.

Presentar
documentos
21 El representante de Talento Humano de la
regional recibe al aspirante, valida la
entrega de los documentos referenciados Revisar
en el formato "FO-GRH-02 Documentos documentos
obligatorios de ingreso".

22 El representante de Talento Humano de la

regional entrega al Candidato el contrato Generar Firmar
para ser firmado y los respectivos anexos de contrato contrato
acuerdo a cada cargo, y reporta a la
Asistente de Contratación la confirmación.

23 El Asistente de Contratación afilia al nuevo

Colaborador ante la ARL y tramita todas las
afiliaciones de seguridad social. Tramitar
seguridad
social

24 El Asistente de Contratación crea el perfil

del empleado en el sistema y envía todos
Crear perfil en
los soportes de afiliaciones al representante el SI
de Talento Humano de la regional para su
posterior archivo.
3

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CÓDIGO: PR-GRH-01 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
VIGENTE DESDE: 24/08/2021
RESPONSABLES
ACTIVIDAD Gerencia/Dirección/Jefes/ Profesional de Representante Talento Gerente de Talento Asistente de Coordinador Salud Coordinador de
Analista de Talento Humano Candidato Director de TIC
Coordinación/Líderes Selección Humano Regional Humano Contratación Ocupacional Capacitación

25 El representante de Talento Humano 3

verifica y archiva todos los documentos
físicos de la contratación.
Archivar
Documentos

26 El Asistente de Contratación cuando finaliza

el proceso de contratación notifica la fecha
de ingreso del nuevo empleado a las Asignación de
siguientes áreas para que el empleado Notificar dispositivos o
ingreso Elementos de
pueda iniciar su labor a su ingreso: tecnología

• Coordinador de Capacitación, para

coordinar inducción
• TIC: asignación recursos tecnológicos
• Administración: puesto físico.
• Jefe inmediato: entrenamiento.

27 La Coordinación de Capacitación programa

inducción y entrenamiento con el
Inducción y
representante de Talento Humano Regional Entrenamiento
y el Jefe Inmediato, según los lineamientos al cargo

del PR-GRH-02 Inducción y

Entrenamiento de Personal.

28 El Profesional de Selección alimenta los

indicadores dispuestos para el seguimiento Revisar
Generar
del proceso e informa al jefe inmediato. informe
Informe de
gestión

FIN

ENTREGABLES / SALIDAS: Personal contratado

Documentos de ingreso
Historias Laborales
INDICADORES DE SEGUIMIENTO: Efectividad Proceso de Selección
Efectividad Proceso de Contratación
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
PR-GRH-02 Inducción y Entrenamiento de Personal
PR-GT-01 Asignación de Dispositivos y Elementos de Tecnología
IN-GD-01 Ficha de Historias laborales
FO-GRH-01 Perfil del cargo
FO-GRH-02 Documentos obligatorios de ingreso
FO-GRH-24 Requisición de Personal
IN-MC-10 Manual SAGRILAFT.
Profesiograma

ALEJANDRA CASASBUENAS
Elaborado por: Fecha de elaboración: 24/08/2021
Gerente de Talento Humano
LORENA DÍAZ
Revisado por: Fecha de revisión: 24/08/2021
Analista de Mejora Continua
ALEJANDRA CASASBUENAS
Aprobado por: Fecha de aprobación: 24/08/2021
Gerente de Talento Humano

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Anterior Cambio Propuesto Rige a Partir de:

1 Cambio de cargos de acuerdo a la nueva estructura organizacional. 1/10/2016

2 Los requisitores cambian a todas las personas que tienen a su cargo personal. 26/03/2018
2 Anexo de un nuevo formato para entrevistas. 26/03/2018
3 Cambio de cargos de acuerdo a nueva estructura organizacional 1/08/2019
3 Formato de requisición de personal 1/08/2019
4 Inclusión de la actividad 2, 3 y 4 para control y verificación de la vacante 17/11/2020
4 Actualización de cargos de acuerdo a nueva estructura organizacional 17/11/2020
4 Se modifica la actividad 25 y 26 sobre el responsable de actividad de inducción y entrenamiento. 17/11/2020

4 Inclusión de la política 1.7 y 1.9. 17/11/2020

5 Inclusión de la actividad 12 donde se relaciona la consulta en listas vinculantes o restrictivas 24/08/2021
5 Ajuste de la política 1.8 e inclusión de la sección de políticas 5. Sobre SAGRILAFT 24/08/2021

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CÓDIGO: PR-GRH-01 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
VIGENTE DESDE: 24/08/2021

POLÍTICAS

1. POLÍTICAS GENERALES
1.1. Las únicas personas autorizadas dentro de las empresas del grupo para hacer solicitudes de requisición de cargos nuevos o ampliaciones de plaza responden a Gerencias Nacionales o
Vicepresidencia.
1.2. Los Jefes inmediatos que tengan personal a cargo en los casos en que se les presente una vacante, podrán gestionar con el representante de Talento Humano de su regional la requisición de
personal.
1.3. Los procesos de cargos gerenciales se coordinaran con Head Hunters y estarán bajo la responsabilidad de la Gerencia de Talento Humano.
1.4. No se aceptan reintegros de personal que laboraron en alguna de las empresas del grupo.
1.5. No se aceptan familiares, en primero, segundo o tercer grado de consanguinidad y primero de afinidad de alguno de los empleados que pertenecen al grupo.
1.6. Cuando se amplía la plaza deberá crearse el respectivo perfil o manual para poder enviar la solicitud.
1.7. El proceso de selección y contratación de personal inicia solo cuando el formato FO-GRH-24 Requisición de Personal esté completamente diligenciado y firmado.
1.8.El responsable del área de Talento Humano solicita los siguientes documentos: hoja de vida actualizada, fotocopia del documento de identidad, formato de Autorización de datos y consultas y
otros requeridos de acuerdo con el cargo del aspirante seleccionado que permite realizar la verificación y/o confirmación de la información registrada.
1.9. Representantes de Talento Humano por Regional:
Bogotá: Analista de Talento Humano
Medellín: Director Regional de Talento Humano
Eje Cafetero: Profesional de Talento Humano
Cali: Director Regional de Talento Humano

2. SOBRE LA SELECCIÓN DE PERSONAL

2.1. Cuando la primera opción seleccionada por el Jefe Inmediato no apruebe la revisión el listas vinculantes o restrictivas, el estudio de seguridad y/o visita domiciliaria o el aspirante rechaza la
propuesta, se notifica al Jefe Inmediato que se procederá a realizar la gestión con la segunda opción, sin embargo el Profesional de Selección debe tener la aprobación del solicitante.
2.2. En el caso de que ninguno de los seleccionados en la terna apruebe la revisión en listas vinculantes o restrictivas, los estudios o visita de seguridad, se deben verificar los mejores puntajes o
se vuelve a recopilar hojas de vida.
2.3. El estudio de seguridad, visita domiciliaria o pruebas de poligrafía se aplica al personal que manejará información confidencial de compañía, dineros, acciones, títulos valores, entre otros.
2.4. En caso de que el concepto médico de los exámenes ocupacionales de ingreso impliquen restricciones para el cargo a ocupar, la Coordinación de Salud Ocupacional determina el paso a
seguir.

3. SOBRE LAS CONVOCATORIAS INTERNAS

3.1. Los empleados actuales de las empresas del grupo podrán presentarse a las convocatorias internas, siempre y cuando cumplan con el perfil solicitado.

4. SOBRE LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL

4.1. Talento Humano dispondrá de cinco días hábiles para la gestión de la contratación.
4.2. Los documentos que soportan el proceso de contratación deberán quedar debidamente archivados en la hoja de vida de cada trabajador.

5. SOBRE SAGRILAFT

5.1. El área de Talento Humano verifica que la información se encuentre correcta y totalmente diligenciada y los soportes solicitados sean legibles.
5.2. El Analista de Talento Humano Bogotá o Proveedor encargado consulta las listas vinculantes o restrictivas y otras de prevención de LA/FT/FPADM.
5.3. En caso de identificar alguna señal de alerta, durante las verificaciones o consultas debe informar al Oficial de cumplimiento quien aplicará la debida diligencia intensificada descrita en el
instructivo IN-MC-10 Manual SAGRILAFT.
5.4. De ser realizado el reporte al Oficial de Cumplimiento, el proceso se detiene hasta tanto éste lo autorice. Una vez los resultados de las anteriores actividades resulten satisfactorios, el área de
Talento Humano continuará con la formalización de la relación contractual.
5.5. El Analista de Talento Humano debe dejar evidencia con el nombre completo, fecha, hora y resultado de las consultas en la herramienta de consulta (Infolaft).
5.6. El Analista de Talento Humano debe conservar el formato, los soportes y resultados de las verificaciones en la carpeta electrónica.
5.7. Las coincidencias encontradas durante las verificaciones en las listas o las inconsistencias entre el formulario y los soportes, u otras señales de alerta durante este procedimiento, deberán ser
reportadas al Oficial de Cumplimiento de la Compañía, tal y como se indica en el proceso de detección descrito en el instructivo IN-MC-10 Manual SAGRILAFT.
5.8. El Oficial de Cumplimiento es el responsable de validar y verificar la coherencia y efectividad de la política 5. del presente documento y el cumplimiento de las actividades realizadas por las
áreas correspondientes.
5.9. Mientras dure la relación contractual el área de Talento Humano realizará la actualización de la debida diligencia especificados en las políticas 5.1 a 5.6 cada dos (2) años o conforme a los
cambios de las condiciones jurídicas y reputacionales.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

1. Ampliación de la Plaza:
Hace referencia al incremento en número de personas en un cargo existente.
2. Cargo Nuevo:
Es la creación de un cargo que no estaba contemplado en la arquitectura organizacional.
3. Contratado:
Persona que se vincula por medio de una modalidad de contrato laboral con alguna de las empresas del grupo.
4. Contrato Laboral:
Es aquél por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio a otra persona natural o jurídica, bajo la continua subordinación y que recibe remuneración.
5. Vacante:
Hace referencia a los cargos establecidos en la arquitectura que se encuentran disponibles para ser ocupados por personal nuevo.
6. Head Hunters:
Cazatalentos que se encargan de localizar, evaluar y contratar personal para puestos directivos y gerencias, y también puede utilizarse en la búsqueda de perfiles escasos en el mercado laboral.

7. Perfil:
Características específicas que debe reunir un aspirante que se ha de seleccionar para cubrir una vacante previamente descrita mediante el correspondiente análisis y descripción del puesto .
8. Pruebas Psicotécnicas:
Es una herramienta diseñada para reflejar tanto el nivel de inteligencia, las aptitudes específicas y las capacidades de un candidato, como los rasgos de su personalidad, intereses, o valores
personales, etc. de una manera objetiva y con un uso muy extendido por parte de las empresas y de las consultorías de selección.

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CÓDIGO: PR-GRH-01 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
VIGENTE DESDE: 24/08/2021
9. Reclutamiento:
Búsqueda de personas que se ajustan al perfil definido para una vacante activa dentro de la organización.
10. Terna:
Corresponde a definir mínimo tres candidatos que preselecciona la Coordinación De Selección y que cumplen con los requisitos establecidos para el cargo.
11. Profesiograma Ocupacional:
Herramienta del proceso de selección de personal que permite determinar los requisitos mínimos de salud de una persona para desempeñar un cargo específico, con el fin de garantizar su
seguridad e integridad física y mental durante el desempeño de sus labores.
12. SAGRILAFT:
Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

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