UNIDAD 5 Administración de Almacenes

UNIDAD 5.
ADMINISTRACIÓN DE
ALMACENES
5.1 FUNCIONES Y MANEJO FÍSICO DE LOS

INVENTARIOS, RECEPCIÓN,
ORGANIZACIÓN,
DESPACHO, MANTENIMIENTO DE LOS
REGISTROS.
 Las mercancías recibidas en el almacén pueden ser de diferentes
formas, tamaños y pesos. De hecho, casi siempre es así y esto
resulta más frecuente cuanto más variadas sean las fuentes de
suministro.
 Suelen darse dos situaciones: Todas las unidades tienen las
dimensiones y el peso adecuados para su almacenaje directo o
una buena parte necesitan una modificación previa para su
ubicación.
 En ambos casos el almacén central debe estar preparado para
recibir, preparar y alojar cualquier tipo de mercancía y, por lo
tanto, deberá estar provisto de uno o varios muelles, máquinas de
manutención para la descarga de los camiones, una zona de
recepción y, cuando sea necesario, otra de preparación.
2
Recepción de
Materiales.
Coordinación del
Registro de entradas
almacén con
y salidas del
inventarios y
Almacén.
contabilidad.
Despacho de Almacenamiento de
materiales. materiales.
Mantenimiento de
materiales y de
almacén.
3
RECEPCIÓN DE
MATERIALES
 Proceso en el cual los productos adquiridos a un
proveedor llegan al almacén para ser clasificados,
controlados y, posteriormente, ubicados.
 Para llevar a cabo una correcta recepción de todos los
productos es necesario realizar una serie de trabajos
previos (análisis) para determinar las necesidades de
los medios mecánicos, humanos e informáticos que se
requieren.
 Se debe tener en cuenta las dimensiones y el peso de
las unidades de carga, la consistencia del embalaje o
embalajes –si es que se utilizan–, la frecuencia de
llegada de cada material y la cantidad de mercancía
recibida en cada envío.
 El análisis de PESO y DIMENSIONES condiciona las
necesidades que se deben cubrir en relación a las
mercancías que son recibidas, al tipo de máquinas y a
las capacidades de carga. Se debe procurar que las
máquinas utilizadas en la zona de almacenamiento sean
válidas para la recepción y, de ser posible, para el
despacho.
4
REGISTRO DE ENTRADAS
Y SALIDAS DEL
ALMACÉN.
 Para ingresar mercancías al almacén debe haber un
control de calidad central. Se debe limitar a la
comprobación de contenido y envase.
 Para facilitar esta operación, las unidades de carga
deben ir acompañadas de un documento en el que
se detallan las características del producto que se ha
recibido, su nombre comercial y la cantidad de
unidades contenidas en cada envase o embalaje (por
ejemplo, en cada tarima, contenedor o caja).
 Con este documento, el personal que reciba la
mercancía debe hacer un muestreo selectivo,
abriendo algún envase –si es necesario– y
comprobando su contenido. Este examen se realiza
para certificar tanto la cantidad como la calidad del
envío.
 Un segundo aspecto del que debe ocuparse el control
de calidad es el de la comprobación de que el envase
es lo suficientemente resistente como para soportar
el tiempo y las condiciones previstas de
almacenamiento. En este punto es cuando se procede,
si así se requiere, a la modificación del embalaje para
adaptarlo a las características del almacén. Esto se
lleva a cabo, sobre todo, cuando se trata de un
almacén central que recibe mercancías de diversas 5
procedencias o proveedores.
ALMACENAMIENTO DE
MATERIALES
 Los almacenes centrales deben disponer de los medios
mecánicos suficientes y necesarios para la realización de
un alojamiento correcto de las mercancías. Si estas son
recibidas sobre tarimas, deberá disponer de alguno de
los medios o equipos de manutención para poder
manejarlos con comodidad y seguridad, así como
introducirlos en la zona de almacenamiento.
 Si por el contrario la mercancía es recibida a granel, es
necesario no sólo que se disponga de los medios
requeridos para su movimiento, sino que en ocasiones
también es preciso que se cuente con las herramientas
o máquinas para proceder a su envasado. Para ello debe
haber disponibles tolvas, cucharas u otros elementos
mecánicos adecuados, como mini cargadoras o incluso
palas cargadoras, si el volumen y características de la
mercancía lo requiere.
 En general, no se puede efectuar un almacenamiento
correcto ni tampoco se puede exigir una rentabilidad y
eficiencia a una instalación si no se la dota de los
adecuados medios físicos, humanos y materiales.
6
MANTENIMIENTO DE
MATERIALES Y DE
ALMACÉN.
 Para un correcto alojamiento de las mercancías en el
almacén será necesario dotar a la instalación de los
factores físicos requeridos para garantizar la calidad de
los productos. Supervisión, equipo de soporte y
cumplimiento de normas de calidad de acuerdo a la
naturaleza de instalaciones o productos almacenados.
 Será necesario también desarrollar un plan de
mantenimiento preventivo para que, tanto la maquinaria
como las instalaciones, estén siempre en perfectas
condiciones.
 Un mantenimiento bien diseñado y ejecutado es clave
para evitar deterioros del material, averías e incluso
accidentes en el lugar de trabajo.
 De esta forma preserva la inversión realizada y aleja las
temidas paradas de actividad para solucionar problemas
que, con un mantenimiento adecuado, seguramente no
habrían llegado a producirse.
7
DESPACHO DE
MATERIALES.
 El tiempo en el despacho de pedidos es fundamental
para evitar demoras y rupturas de las cadenas de
distribución. Por eso, una de las funciones de un almacén
central es, precisamente, la de realizar dicha operación
de manera ágil.
 La rapidez en la ejecución de los despachos es
consecuencia de una correcta organización de todos los
aspectos involucrados en las funciones de un almacén..
Si todas esas funciones se realizan de la manera más
adecuada, el despacho de pedidos se simplifica y se
acelera.
 Por el contrario se se generan cuellos de botella en
alguno de los puntos anteriores, el despacho de pedidos
se convierte en un caos y se hace lento. Por eso es
esencial que en el interior de la instalación se trabaje
coordinadamente. Esa es la responsabilidad más
importante de un buen Administrador de almacén.
8
COORDINACIÓN DEL
ALMACÉN CON INVENTARIOS
Y CONTABILIDAD.
 El departamento de recepción debe contar con uno o varios terminales, de tal manera
que en el caso de que se detecte alguna discrepancia entre la mercancía y el formato
de control que la acompaña, se proceda a efectuar inmediatamente una reclamación al
centro de fabricación o al proveedor correspondiente.
 Una vez introducida la entrada de la carga en el servidor, este debe informar de la
ubicación precisa que asigna a cada unidad, conforme a la programación de
almacenamiento preestablecida.
 Durante el proceso de expedición de las mercancías se debe efectuar la operación
inversa, informando al servidor de la baja o salida de las unidades correspondientes.
Así, el software de gestión puede disponer del lugar vacío y asignarle una nueva carga.
 Esta salida de mercancía debe realizarse en el momento en el que se lleve a cabo la
operación ya que, aunque el sistema genere un formato de registro, durante el tiempo
que pasa entre la emisión de ese documento y el momento de recoger la carga de su
ubicación la posición de esta debe figurar como ocupada.
 El sist6ema no debe dar la ubicación por vacía hasta que el operario recoge la unidad
y se lo comunica al sistema. El empleo adecuado de un software de administración de
almacén garantiza todos los procesos implicados en este punto y evita este tipo de
posibles errores de gestión de las posiciones.
9
ACTIVIDADES:
 Elabore con la información del contenido 5.1 un

cuadro sinóptico como se explicó en clase.
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5.1 FUNCIONES Y MANEJO FÍSICO DE LOS

 Elabore con la información del contenido 5.1 un

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