Tecnológico Nacional de México

Instituto Tecnológico de Orizaba

Materia

Administración de Proyectos

Trabajo
Unidad 1 Tarea 1
Conceptos de la Administración de Proyectos

Nombre(s)
Ávila Gómez Jair

Docente
Ing. Alfonso Cruz Alejo

Carrera
Ing. Industrial

Hora

9 - 10

Semestre

Enero – Junio - 2023

CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

INTRODUCCIÓN
La gestión de proyectos se conforma por todas las acciones que se deben realizar
para alcanzar un propósito definido dentro de un período de tiempo determinado.
Cumple con un enfoque metódico que se orienta a la estimación, administración y
cumplimiento de objetivos específicos, medibles, alcanzables y realistas
planteados por una organización. Durante este proceso se utilizan recursos,
herramientas y personas que deben ser previstos y predeterminados en un
presupuesto.
Además, la administración de proyectos es importante porque aporta liderazgo y
dirección. Con respecto a esto, la finalidad del profesional que se dedica a dirigir
un equipo de trabajo desde esta perspectiva es administrar, diseñar y orientar los
esfuerzos dentro de un proyecto corporativo, civil, tecnológico o de cualquier otra
índole de principio a fin.
1.1 Definición de proyecto.
Definición de proyecto. El concepto de proyecto está relacionado de acuerdo al
ámbito de desarrollo y la perspectiva que adopte el proyectista en un determinado
trabajo. En primera instancia, debe saber qué tipo de estudio está por realizar, por
ejemplo, si es un Proyecto de Investigación, un Proyecto de Inversión Privada o un
Proyecto de Inversión Social.
Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se
encuentran interrelacionadas y coordinadas.
la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que
imponen un presupuesto, cualidades establecidas previamente y un lapso de
tiempo previamente definido.
La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los
requisitos del proyecto. consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es
un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a
lograr un resultado único.
Un proyecto es un conjunto de acciones
 No repetitivas.
 Únicas.
 De duración determinada.
 Formalmente organizada.
 Que utilizan recursos.
Podremos considerar un proyecto, a efectos de aplicarle los métodos de la gestión
de proyectos, a cualquier actividad que podamos dividir en tareas que no sean
cíclicas, que puedan caracterizarse con precisión y cuyas relaciones entre ellas
sean conocidas.
Conceptos de Proyecto:
 "Un proyecto es una herramienta o instrumento que busca recopilar, crear,
analizar en forma sistemática un conjunto de datos y antecedentes, para la
obtención de resultados esperados. Es de gran importancia porque permite
organizar el entorno de trabajo".
 Un proyecto surge como respuesta a la concepción de una "idea" que
busca la solución de un problema o la forma de aprovechar una oportunidad
de negocio.
 Un proyecto es una ruta para el logro de conocimiento específico en una
determinada área o situación en particular, a través de la recolección y el
análisis de datos.
Tipos de proyectos
 Proyecto de Investigación: Se fundamenta cuando se presenta la solución
de un problema mediante el análisis de los sub-temas o factores, guiados
por una o varias hipótesis, proposiciones e interpretaciones.
 Proyecto de inversión privada es un instrumento de decisión. Orienta y
apoya el proceso racional de toma de decisiones, permite juzgar cualitativa
y cuantitativamente las ventajas y las desventajas en la etapa de asignación
de recursos para determinar la rentabilidad socioeconómica y privada del
proyecto, en base a la cual, se debe programar la inversión.
 Proyecto de inversión social utiliza criterios similares del que utiliza la
formulación de un proyecto de inversión privada, aunque difieren en la
valoración de las variables determinantes de los costos y beneficios que se
les asocien, la evaluación privada trabaja con el criterio.
 Proyecto Tecnológico da como resultado un producto nuevo o mejorado
que facilita la vida humana. Todos los proyectos tecnológicos surgen
después de analizar otros proyectos. Con el análisis del producto se puede
observar las fallas para luego, corregirlas.
1.2 Significado e importancia de la Administración de Proyectos
Significado e importancia de la Administración de Proyectos Administración
de Proyectos
Es la planeación, dirección y control de los recursos para lograr un objeto a largo
plazo. Esto ocurre cuando se da una atención especial para conducir actividades
no repetitivas con propósito de lograr un conjunto de metas. Si se lleva a cabo
mediante un conjunto de administradores que actúan como agentes unificándole
para proyectos articulares tomando en cuenta recursos existentes (Tiempo,
Material, Capital, Recursos Humanos, Tecnología)

Importancia
La importancia de los proyectos de inversión estriba principalmente en el hecho de
que en nuestra sociedad de consumo día a día se tienen productos y servicios que
nos proporcionan bienestar y satisfacciones, por tanto, siempre existe una
necesidad humana de un bien o servicio en el cual invertir, ya que esta es la única
forma de producir el bien o servicio.
Es claro que las inversiones no se hacen solo porque alguien desea algo, o
porque quiere producir un artículo, o porque cree que le dejara dinero, es
necesario entonces efectuar una inversión inteligente, y esta requiere una base
que la justifique, dicha base es un proyecto de inversión bien estructurado y
evaluado que indique el camino a seguir. Esto deriva en la necesidad de elaborar
proyectos.

1.3 Fases de la administración de proyectos

Los jefes de proyecto experimentados saben que definir las fases de un proyecto.
permite manejar los detalles de un proyecto y tomar los pasos en el orden
correcto. Dividir los esfuerzos de gestión de proyectos en estas cinco fases puede
ayudar a estructurar sus esfuerzos y simplificarlos en una serie de pasos lógicos y
manejables.
1. Identificación del proyecto.
La identificación es la primera fase del ciclo de vida del proyecto. Aquí es donde
se mide el valor y la viabilidad del proyecto. Los gerentes suelen utilizar dos
herramientas de evaluación para decidir si quieren o no llevar a cabo un proyecto:
Plan de Negocio. Este documento justifica la necesidad del proyecto, e incluye una
estimación de los beneficios financieros potenciales.
Estudio de viabilidad. Esta es una evaluación de las metas del proyecto,
cronograma y costos para determinar si el proyecto debe ser ejecutado. Equilibra
las necesidades del proyecto con los recursos disponibles para ver si perseguir el
proyecto tiene sentido.
Los equipos abandonan los proyectos propuestos que están etiquetados como no
rentables y/o inviables. Sin embargo, los proyectos que pasan estas dos pruebas
pueden ser asignados a un equipo de proyecto u oficina de proyecto designada.

2. Planificación del proyecto.

Una vez que el proyecto recibe la luz verde, necesita un plan sólido para guiar al
equipo, así como mantenerlo a tiempo y dentro del presupuesto. Un plan de
proyecto bien redactado proporciona orientación para obtener recursos, obtener
financiación y adquirir los materiales necesarios. El plan del proyecto proporciona
al equipo dirección para producir productos de calidad, manejar el riesgo, crear
aceptación, comunicar los beneficios a las partes interesadas y administrar los
proveedores.
El plan del proyecto también prepara a los equipos para los obstáculos que
podrían encontrar durante el transcurso del proyecto, y les ayuda a entender el
costo, alcance y plazo del proyecto.

3. Ejecución del proyecto.

Esta es la fase más comúnmente asociada con la gestión de proyectos. La
ejecución se basa en la construcción de entregables que satisfacen al cliente. Los
líderes de equipo hacen que esto suceda al asignar recursos y mantener a los
miembros del equipo enfocados en las tareas asignadas.
La ejecución depende en gran medida de la fase de planificación. El trabajo y los
esfuerzos del equipo durante la fase de ejecución se derivan del plan del proyecto.
4. Seguimiento del proyecto.
La supervisión y el control a veces se combinan con la ejecución porque a menudo
ocurren al mismo tiempo. A medida que los equipos ejecutan su plan de proyecto,
deben monitorizar constantemente su propio progreso.
Para garantizar las fechas de entrega de lo que se prometió, los equipos deben
supervisar las tareas para prevenir el avance del alcance, calcular los indicadores
de rendimiento clave y realizar un seguimiento de las variaciones del costo y el
tiempo asignados. Esta vigilancia constante ayuda a mantener el proyecto en
marcha sin problemas.

5. Cierre del proyecto.

Los equipos cierran un proyecto cuando entregan el proyecto terminado al cliente.
Hay que comunicar la finalización a los interesados y liberar recursos para otros
proyectos. Este paso vital en el ciclo de vida del proyecto permite al equipo
evaluar y documentar el proyecto y avanzar en el siguiente, utilizando los errores y
éxitos del proyecto anterior para construir procesos más fuertes y equipos más
exitosos.

Aunque la gestión de proyectos puede parecer abrumadora a veces, dividirlo en

estos cinco ciclos distintos puede ayudar a su equipo a gestionar incluso los
proyectos más complejos y utilizar el tiempo y los recursos de forma más
inteligente

1.4 Planificación de los parámetros de un proyecto. (alcance, estructura,

especificaciones y estimaciones de tiempos, costos y recursos).
Alcance del trabajo
Es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que las
entregas (las cosas por hacer), es decir el producto u objetos tangibles que han de
suministrarse) cumplan con los requisitos o criterios de aceptación acordados al
comenzar el proyecto.
Estructura
Por estructuración se entiende la facilidad con que las funciones pueden ser
compartimentalizadas y la naturaleza jerárquica de la información a tratar. A
medida que el grado de estructuración aumenta, la posibilidad de estimar con
precisión mejora y, por consiguiente, el riesgo disminuye.
Bajo el concepto de la administración de proyectos, se asignan representantes de
cada uno de los departamentos funcionales de las divisiones al equipo asignado al
proyecto. Cada miembro del equipo deriva una guía funcional experta y control
administrativo del gerente de departamento. El equipo incluye al siguiente
personal clave:
 Gerente de Proyectos
 Ingeniero de Proyectos
 Gerente de Construcción del proyecto
 Coordinador de construcción del proyecto
 Ingeniero de puesta en marcha del proyecto
 Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto
 Supervisor de costo y programas del proyecto
 Administrador del proyecto
 Gerente de aprovisionamiento del proyecto
 Asistente del controlador del proyecto

Especificaciones
El concepto en la preparación de planos y especificaciones es que los planos del
proyecto definen la geometría incluyendo dimensiones, forma y detalles mientras
que las especificaciones complementen esto definiendo aspectos generales,
materiales y la ejecución necesaria.
Muchos profesionales de la construcción confían en que los planos contienen lo
necesario para ejecutar su proyecto de infraestructura. En el momento en que se
requiere más información o cuando surgen discrepancias, entonces buscan más
detalles en las especificaciones. Es entonces donde muchas veces aparecen
problemas porque las especificaciones no son adecuadas y, en vez de aclarar la
intención del diseñador, crean complicaciones adicionales.
Tiempo
La estimación del tiempo forma parte del proceso de Gestión del Tiempo de la
Administración de Proyectos. La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los
procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo. Los procesos
de Gestión del Tiempo del Proyecto incluyen lo siguiente:
1 Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del
cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos
entregables del proyecto.
2 Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las
dependencias entre las actividades del cronograma.
3 Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de
recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.
4 Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de períodos
laborables que serán necesarios para completar cada actividad del
cronograma.
5 Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la
duración de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del
cronograma para crear el cronograma del proyecto.
6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.

Costos
La estimación de costos de una actividad es una evaluación cuantitativa de los
costes probables de los recursos necesarios para completar las actividades del
cronograma del proyecto. Este tipo de estimación puede presentarse en forma de
resumen o en detalle.
Recursos
La estimación de recursos y costes es una actividad importante que debe llevarse
a cabo con el mayor detalle posible, porque permite al comprador establecer una
aproximación al coste total y plazos del desarrollo del sistema.

1.5 Actividades del proyecto

En cualquier proyecto de actividad hay que distinguir tres momentos: un antes, un
durante y un después.

Antes
Corresponde a las actuaciones previas a la ejecución y que se pueden resumir en
tres pasos:
1. La idea. En ella se plasman las líneas maestras de lo que pretendemos hacer.
Es conveniente concretar la idea en un guión en donde se resuma el proyecto y
detalle:
a) Le denominación. Como lo vamos a llamar a efectos de divulgación y
Publicidad. Debe de ser un nombre atractivo, claro y conciso.
b) Fundamentación. El porqué de esta actividad, que pretendemos conseguir.
c) Descripción. Sintetiza el contenido de la actividad de una forma clara y sencilla.
d) Los objetivos tanto generales como específicos.
e) El tiempo. Duración de todo el proyecto.
f) Las líneas generales de actuación.
g) Lugar o lugares donde se desarrollará.
h) Estructura de apoyo. El equipo humano, la logística, la comunicación.
i) Los destinatarios de la actividad.
j) El presupuesto. La cuantificación económica tanto de los gastos como de los
ingresos previstos.

2. Viabilidad. A la vista de todo esto, se estudian los medios tanto humanos como
materiales de los que se dispone y que serán necesarios para sacar adelante
nuestra idea. A la vista de ellos se decide si es posible.

3. Planificación. Asegurada la viabilidad, se efectuará una programación detallada

en la cual se planifiquen, las tareas, los tiempos, las personas. Es conveniente
tener presente los siguientes aspectos:
a) Programación de actividades.
b) Comunicación, divulgación de las mismas de manera que llegue a sus
destinatarios.
c) Recursos materiales para su realización.
d) Financiamiento. Como se hará frente a los gastos que se generen.
e) Presupuesto

Durante
Corresponde a la ejecución de la actividad propiamente dicha. Se divide también
en tres etapas:
1. Pre-actividad. Se trata de la "puesta a punto", de concretar todos los trámites
necesarios, preparación logística, divulgación y publicidad, coordinación de las
personas que intervengan, etc. Tener todo preparado para el gran momento.
2. La Actividad. Es el momento de la verdad, la realización de las actividades.
3. La Post-Actividad. Será el momento inmediatamente posterior a la actividad,
servirá para cerrarla y conseguir la información necesaria para hacer la memoria.
Después
Corresponde al período en que se recoge toda la información disponible y se
evalúa la actividad, tanto en sus aspectos internos como externos. Se finalizará el
proyecto y se elaborará la memoria del mismo.
a) La evaluación. Con la evaluación se pretende conocer hasta qué punto se han
logrado los objetivos pretendidos, la idoneidad de la actividad realizada para
conseguirlo, y el estudio de la organización y los procedimientos seguidos.
b) La Memoria. Es un documento que describe las actividades que se hicieron; el
procedimiento seguido para la ejecución de la actividad, tanto a nivel metodológico
como de organización; los resultados obtenidos, en base a los objetivos previstos;
evaluación tanto de lo realizado, como de los procedimientos; y concluye con una
valoración final de la actividad. Se pueden adjuntar, reportaje fotográfico, dossier
de prensa, modelos de documentos, fichas, evaluaciones etc.

Las Relaciones de Precedencia

Para que en un proyecto cada tarea comience o termine en el momento adecuado,
se han de vincular las tareas en función de sus dependencias de comienzo y de
fin. Suponga que a usted, se la asigna un proyecto que consiste en alquilar una
galería de arte, para realizar allí una exposición sobre pinturas y obras de arte
moderno realizado por nuevos exponentes que llegan al medio, a usted se le
asigna como gerente del evento. La realización de varias tareas, entre otras la de
conseguir la sala para la exposición, adecuarla, contratar la seguridad, la logística,
y realizar la difusión en los medios de comunicación y coordinar completamente la
ejecución de la exposición.

Sistemas secuenciales
Un sistema secuencial está definido como un conjunto de componentes que
pueden regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un
funcionamiento predeterminado, de modo que se reduzcan las probabilidades de
fallos y se obtengan los resultados buscados. Hoy en día los procesos de control
son síntomas del proceso industrial que estamos viviendo. Estos sistemas se usan
típicamente en sustituir un trabajador pasivo que controla una determinado
sistema ( ya sea eléctrico, mecánico, etc. ) con una posibilidad nula o casi nula de
error, y un grado de eficiencia mucho más grande que el de un trabajador.
1.6 Matriz de asignación de responsabilidades. Control mediante gráfica de
Gantt.
La matriz de la asignación de responsabilidades Se utiliza generalmente en la
gestión de proyectos para relacionar actividades con recursos (individuos o
equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los
componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo.
En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada.
No es necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero sí por lo
menos el de encargado y el de responsable. Estas matrices se pueden construir
en alto nivel (áreas generales) o en un nivel detallado (tareas de nivel bajo). Una
RAM de alto nivel se puede graficar con el listado de todos los entregables del
proyecto definidas en la EDT versus los recursos definidos en el OBS. No todos
los recursos tendrán necesariamente una entrada para cada actividad. Una RAM
de bajo nivel se puede utilizar para designar roles, responsabilidades y niveles de
autoridad para actividades específicas.
La matriz de la asignación de responsabilidades (RACI por sus siglas en inglés) se
utiliza generalmente para relacionar actividades con recursos (individuos o
equipos de trabajo).
De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance
esté asignado a un individuo o a un equipo.
En la Matriz de Asignación de Responsabilidades destaca los siguientes puntos:

Responsable: Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización. Lo

más habitual es que exista sólo un R, si existe más de uno, entonces el trabajo
debería ser subdividido a un nivel más bajo, usando para ello las matrices RASCI.
Es quien debe ejecutar las tareas.
Aprobador: Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese
momento, se vuelve responsable por él. Sólo puede existir un A por cada tarea. Es
quien debe asegurar que se ejecutan las tareas.
Consultado: Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para
terminar el trabajo. Se le informa y se le consulta información (comunicación
bidireccional).
Informado: Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del
trabajo. A diferencia del Consultado, la comunicación es unidireccional.
En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada.
No es necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero sí por lo
menos el de encargado y el de responsable.

El diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es un diagrama de barras horizontales en el cual la lista de
actividades va debajo del eje vertical y las fechas se colocan a lo largo del eje
horizontal.

En el eje Horizontal corresponde al calendario, o escala de tiempo definido en

términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día,
semana, mes, etc. En el eje Vertical se colocan las actividades que constituyen el
trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una línea horizontal
cuya longitud es proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con
relación a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra. En el cuadro
numero 8 aparece un diagrama de Gantt que representa el proyecto del libro
mayor principal.
Las actividades que comienzan más temprano se localizan en la parte superior del
diagrama, y las que comienzan después se colocan de modo progresivo,
empezando por la que empiece primero, en el eje vertical. De este modo, el
diagrama parece la vista lateral de una corriente que fluye de una montaña, lo cual
explica por qué los diagramas de Gantt también se conocen como diagramas en
“cascada”. Además, el flujo desde la parte superior izquierda hacia la parte inferior
derecha puede dar la idea de secuencia al colocar el número o la letra de la
actividad precedente inmediata a la izquierda del extremo de la barra que
representa la actividad.
Componentes de un diagrama de Gantt
 Normalmente, un diagrama de Gantt contiene los siguientes elementos:
 Fechas: las fechas de inicio y finalización permiten que los gestores de
proyecto tengan una visión de cuándo empezará y terminará la totalidad del
proyecto.
 Tareas: los proyectos consisten en una serie de subtareas. Con un
diagrama de Gantt, podrás hacer un seguimiento de estas subtareas para
que ninguna sufra retrasos o se quede olvidada.
 Plazos de tiempo previstos: el diagrama muestra cuándo debe llevarse a
cabo cada tarea. Te ayudará a garantizar que cada subtarea se completará
según el programa y que todo el proyecto se terminará a tiempo.
 Tareas interdependientes: algunas tareas se pueden llevar a cabo en
cualquier momento, mientras que otras se deben completar antes o
después de que empiece o termine otra tarea. Estas tareas que dependen
de otras se pueden indicar en un diagrama de Gantt.
 Progreso: el diagrama te muestra exactamente cómo se está desarrollando
tu proyecto ya que te ofrece una representación de las tareas que ya se han
completado. Al indicar la fecha actual, obtendrás una vista general de
cuánto queda por hacer y verás si todo procede como estaba planeado
para completar el proyecto a tiempo.
Fuentes consultadas

Actividades del proyecto. (2015, 23 mayo). MarcoTeorico.com.

https://www.marcoteorico.com/curso/49/administracion-de-proyectos/376/

actividades-del-proyecto-

Definición de proyectos. (2016, 21 febrero). Blogpost.

http://definiciondeproyectos.blogspot.com/2016/02/11-definicion-de-proyectos.html

La importancia de la administración de proyectos. (2014, 24 marzo). Querétaro.

https://www.eluniversalqueretaro.mx/content/la-importancia-de-la-administracion-

de-proyectos

Las 5 fases de un proyecto para su correcto desarrollo. (2023, 6 febrero). Esquio.

https://esquio.es/5-fases-para-el-desarrollo-de-un-proyecto/

Martin, V. S. (2022, 14 diciembre). Administración de proyectos. Excel Para Todos.

https://excelparatodos.com/administracion-de-proyectos/

Matriz de asignación de responsabilidades control mediante gráfica de Gantt. (2016, 22

mayo). MarcoTeorico.com.

https://www.marcoteorico.com/curso/49/administracion-de-proyectos/377/matriz-

de-asignacion-de-responsabilidades-control-mediante-grafica-de-gantt-

Waelput, B. (2022, 7 septiembre). ¿Qué es y para qué sirve un diagrama de Gantt? España.

https://www.teamleader.es/blog/diagrama-de-gantt