Q&A

Preguntas frecuentes

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Ingreso y gestión al Coupa Supplier Portal (CSP):

¿Por qué canal llegará el usuario y contraseña?

Tus credenciales llegarán por medio de un correo electrónico por parte de Coupa,
donde encontrarás las instrucciones de ingreso y credenciales de ingreso.

Como empresa tenemos varias razones sociales a las cuales facturamos a CMI,
¿podremos usar un mismo usuario?
El usuario actual aplicará a todas las unidades de negocio y países con la que se
tenga negociación con CMI para que puedas realizar tu proceso de facturación

¿Desde cuándo se empezará a implementar Coupa?

Les estaremos notificando la fecha de salida en vivo, con el debido tiempo de
anticipación, acompañado del instructivo y material de apoyo.

¿Cuándo empieza esta nueva forma de facturación?

Estaremos enviando un comunicado con las fechas de inicio y el instructivo con el
proceso a seguir para iniciar con Coupa en CMI. Es este comunicado te contaremos
la fecha de inicio y el periodo que tienes para subir tus facturas a Coupa.

¿Puedo tener más de un proveedor como usuario?

Sí, es posible tener más de un proveedor como usuario en Coupa. Como proveedor,
puede tener varias sociedades y usuarios creados con una sola cuenta, cada uno
con sus propios permisos y niveles de acceso. Así también Coupa permite tener
acceso a varias cuentas de clientes diferentes administradas en el mismo portal.

¿Cómo será el proceso con CMI?

El proceso sigue siendo el mismo, se crea una orden de compra detallando los
productos o servicios que se desean adquirir, así como las condiciones de entrega y
pago. A continuación que se ha enviado la orden de compra al proveedor, se espera
la entrega de los productos o servicios. Inmediatamente se ha verificado que el pedido
recibido es correcto, se confirma la recepción de este al proveedor por medio de
notificación por medio de correo electrónico, y el proveedor puede proceder a
facturar.

¿Cómo configuro la entidad jurídica en Coupa?

Después de haber creado su perfil en el CSP, el o los contactos que tengan permisos
de administrador, deberán dirigirse a configuración, “configuración de la entidad
jurídica” luego “Agregar entidad jurídica” y completar la información que se solicita.
Puede consultar el video tutorial en el sitio de proveedores.
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Envío de facturas:
¿Cómo subir o cargar facturas al CSP?
Después de haber configurado la entidad fiscal (recuerde que este paso es
indispensable para poder enviar facturas por medio de Coupa), deberá
seleccionar la orden de compra a facturar, dando clic en crear factura, completa
los campos necesarios, y por último dar clic en el botón calcular y luego enviar.

Ten presente que una misma factura no puedes incluir productos de varias órdenes de
compra. Para más información, revisa nuestra comunicación en el portal de
proveedores Coupa Supplier Portal (CSP).

¿Cómo cargar las facturas XML?

Para enviar tu factura debes adjuntar en el correo el PDF y el XML. Coupa leerá los
datos del XML.
Debes utilizar la dirección de correo según el país que corresponda para registrar tu
factura:
Guatemala: [email protected]
México: [email protected]
Costa Rica: [email protected]
Recuerda incluir el número de orden de compra a nivel de encabezado o en cada
línea de la factura en el formato correcto (ejemplo: OC1243).

¿Cómo funciona el número de la factura en el XML?

El número de factura es un elemento clave dentro del archivo XML de la factura, que
debe ser incluido en el archivo XML en el campo “Número de factura” correspondiente
al proveedor. El número de la factura debe ser único y sin repetirse.

¿Cómo se coloca el número de la OC en la factura?

Debes colocar el número de OC a nivel de encabezado o en cada una de las líneas,
utilizando el formato establecido: OCXXX (sin colocar espacios ni caracteres
especiales)

¿Si actualmente tengo un programa de facturación? Ya no tendremos que usarlo y lo

reemplazaríamos por Coupa, enviando el XML y PDF?
Tu sistema de facturación no cambia, puedes seguir enviando tus facturas electrónicas
en formato XML y PDF vía correo electrónico a la dirección según tu país.
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¿Únicamente debo agregar el número de orden de compra o también debo agregar

la entrada de mercancía ERP en cada artículo?
Únicamente es necesario que coloques el número de Orden de Compra ya sea a
nivel de encabezado de la factura o en cada una de las líneas.

¿Cuáles son las razones por las que una factura puede ser rechazada?
Existen varias razones por las que una factura puede ser rechazada:
1. Si la factura no tiene toda la información necesaria o tiene información
incorrecta.
2. Si hay diferencias entre el precio acordado en la orden de compra y la factura
3. Si la factura no cumple con los requisitos fiscales y legales.
4. Si la factura se envía a la dirección de correo electrónico incorrecta.
5. Si la factura se presenta fuera del plazo según fechas de cierre de facturas
indicadas por CMI

¿Al subir la factura, es necesario colocar el IVA, ya que los precios lo incluyen?
Sí, es necesario incluir el IVA en la factura, aunque los precios ya lo incluyan.

¿Cuántos correos se deben enviar por factura? ¿Se pueden enviar varias facturas en
un solo correo?
Se pueden enviar de las dos formas, un correo por factura o varias facturas en un solo
correo.

¿Al momento de cargar la factura desde Coupa, en el campo de fecha de la factura,

se debe colocar la fecha del documento que se va a cargar o la fecha del día que
se está realizando la carga?
Se debe colocar la fecha del documento.

¿Durante la elaboración de la factura podemos poner el impuesta de ISR o sólo IVA?

Durante la elaboración de una factura en Coupa, puede incluir tanto el impuesto
sobre el valor agregado (IVA) como el impuesto sobre la renta (ISR), si corresponde.

¿Cómo se puede anular una factura?

Dirígete a la pestaña de facturas, busca la factura que deseas anular y selecciónala,
haz clic en el botón editar y selecciona la opción de anular factura.

¿La habilitación de factura está para diferentes sociedades CMI?

Actualmente se iniciará para las empresas de Pollo Campero, Pollo Granjero y Don
Pollo. Para las demás sociedades estaremos enviando la respectiva comunicación
con previo aviso para dar inicio.
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¿En cuanto a exportaciones a Guatemala y Costa Rica, como será la tasa de

impuestos?
Para los casos donde se apliquen impuestos, se debe seguir el proceso actual de CMI.
Para los casos que no generan impuestos, sólo se debe indicar en la plataforma el
indicador 0% de impuestos para que no haga ningún cálculo.

¿Se puede realizar facturación parcial?

Sí, es posible realizar una facturación parcial en Coupa, es decir, facturar únicamente
una parte de toda la orden de compra recibida por el proveedor.

Seguimiento a pago de facturas

¿Cuándo empieza a correr el tiempo de crédito, con la fecha de entrada de

mercadería o aprobación de factura?
El tiempo de crédito comienza a correr a partir de la fecha de aprobación de la factura
en Coupa. Una vez aprobada, se registra en el sistema y se establece la fecha de
pago.

¿Coupa se utilizará para hacer seguimiento de pagos?

Sí, Coupa le permitirá visualizar el estado de su factura y contraseña de pago para
que sepa cuando será cancelada.

¿Cómo se va a visualizar la fecha de pago?

La fecha de pago de una factura en Coupa se puede visualizar desde la página de
detalles de la factura, en la sección “Resumen de pago”, aquí se muestra la fecha de
pago programada.

¿Una vez elaborada la factura, en cuánto tiempo saldría el pago?

El tiempo que tarda en salir el pago después de que se aprueba la factura en Coupa
depende de los días crédito acordados entre el proveedor y CMI.

Gestión de inconvenientes:
Al ver una factura que está en aprobación pendiente, ¿cuál es el tiempo de
respuesta para dar solución?
Cuando el proveedor envía sus documentos el proceso entra automáticamente en
aprobación pendiente dentro de Coupa. Si usted ingresó las cantidades y valores
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correctos, las validaciones van a ser automáticas para que el sistema continue su flujo.
Sin embargo, puede haber diferencia en los montos o algún elemento, donde la
plataforma involucrará las áreas responsables para una segunda verificación y tomaría
más tiempo del requerido.

¿Si hay alguna inconsistencia en la factura debemos contactaros telefónicamente?

No hay necesidad, lo que hace Coupa es optimizar los tiempos de respuesta haciendo
uso de la sección de comentarios donde podrás escribir cualquier duda o
inconsistencia con la factura y Coupa te notificará inmediatamente al correo
electrónico al recibir la respuesta por parte de CMI.

¿Qué hacer cuando hay 6 líneas en la factura y por error elimino una?
Si por error eliminaste una línea de una factura en Coupa y necesitas restaurarla,
debes seguir el siguiente proceso:

1. Abre la factura correspondiente en Coupa.

2. Haz clic en "Editar" para acceder al modo de edición de la factura.
3. Busca el botón "Agregar línea" y haz clic en él para agregar una nueva línea a la
factura.
4. Completa los detalles de la línea que eliminaste accidentalmente, incluyendo la
descripción, cantidad y precio unitario.
5. Haz clic en "Guardar" para guardar los cambios en la factura.
6. Revisa la factura para asegurarte de que todos los detalles sean correctos y que
la línea que eliminaste accidentalmente haya sido restaurada correctamente.
7. Envía la factura para su aprobación y procesamiento.

Recepción de Ordenes de Compra:

¿Ya no se enviarán solicitudes/Ordenes de Compra por correo? ¿Todo será por medio
del portal de Coupa?
Continuarás recibiendo una notificación por correo electrónico, el link de ese correo
te llevará al portal de Coupa para visualizar la Orden de Compra y confirmarla.

¿Las negociaciones previamente acordadas cómo funcionarán con las ordenes de

compras?
Si ya se emitió una orden de compra en el sistema actual, el proceso continúa siendo
el mismo. En los casos donde la orden de compra aún no se tenga, ésta se creará en
Coupa para que continúe su proceso normal.
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¿Se pueden trabajar órdenes de compra anuales y mensuales?

Si, se seguirán manejando órdenes de compra anuales y mensuales. Desde Coupa se
pueden crear órdenes de compra y establecer la periodicidad y términos de la
compra ya sea en una orden anual o mensual para que los proveedores puedan
recibir estás ordenes de compra y enviar facturas correspondientes para su pago.

¿Todas las órdenes de compra van a ser emitidas antes de impuesto?

Así es. Serán emitidas antes de impuestos. Lo que significa que el precio de la orden de
compra no incluye el impuesto correspondiente. Coupa permite a los usuarios incluir
información detallada sobre los términos de la orden de compra, incluyendo la
información a, para asegurar una gestión de compras eficiente y precisa.

¿La plataforma Coupa se usa tanto para bienes como, servicios?

Sí, es correcto. Coupa se utiliza para gestionar tanto la adquisición de bienes como la
contratación de servicios. Coupa es una plataforma de gestión de compras y gastos
en línea que permite a las empresas optimizar y automatizar su proceso de compra,
desde la solicitud y aprobación hasta el pago y la contabilidad.

¿Qué pasa cuando hay algún error en el documento de cotización u orden de

compra?
Para este caso puedes usar la sección de comentarios. El comprador te comunicará
mediante esta sección los errores o actualizaciones de la orden de compra y recibirás
su debida notificación.

Entrada de Mercancías o Aceptación de Servicios

¿Actualmente se genera la orden de compra y una vez aprobado se genera la orden

de servicio o número de recepción?

Para las ordenes de compra que han sido recibidas, el usuario de CMI realizará el
ingreso en Coupa para que se genere un número de entrada ERP que, una vez
confirmado en los comentarios por CMI dentro del portal de Coupa, tu sabrás como
proveedor que la compra fue recibida y/o aceptada por CMI.

Nota: ya no recibirás por correo el PDF de la Entrada de Mercancías o Aceptación de

servicios. Por medio del portal de Coupa recibirás la confirmación de recepción de
orden de compra para que se pueda procedes a facturar.
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¿La generación del número de entrada ERP es inmediato?

Este código se genera automáticamente una vez, la persona encargada de CMI revise
la compra y realice el ingreso dentro de Coupa, recibiendo notificación y
actualización inmediata a su correo electrónico.

¿El número de recepción hay que indicarlo en algún lugar de la factura en Coupa?
No, el número de recepción es un identificador único que se genera en el momento
en que se recibe un pedido y se utiliza para confirmar que se ha recibido la mercancía
o el servicio correspondiente.

¿Cuánto es el tiempo para realizar una entrada de mercancía?

Dependerá de los tiempos de revisión por parte del responsable en CMI. Sin embargo,
una vez realizada la entrada de mercancías, llega una notificación automática, ya
que la plataforma permite colaborar en tiempo real y mantener un control preciso de
los pedidos y entregas.

¿Se pueden continuar haciendo despachos parciales?

Si puedes entregar parcialmente, el sistema está configurado para hacerlo así. En
este caso, aconsejamos hablar con su comprador para acordar el despacho parcial
de la orden.

Otros:

¿Generamos varias facturas al mes, esa retención donde la podemos obtener o

cómo será el proceso?
Los comprobantes de Retención de Impuestos las podrá seguir gestionando en
Cobranzas.com.
Para las facturas generadas a partir de una orden de compra de Coupa, podrá
también, consultar la retención dentro de la factura en su portal de Coupa.

Para El Salvador, continua con la misma modalidad de entregas de comprobante de

retención en ventanilla, entrega lunes a viernes en horario 8:00am a 2:00pm, una vez
hacienda notifique otra modalidad de entrega para los contribuyentes que ya emiten
factura electrónica se estará notificando.
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¿Cómo se manejarán los anticipos por proyectos por medio de Coupa?

El proceso para gestión de anticipos no cambia para los proveedores, si como
resultado de la negociación es necesario otorgar anticipos, el comprador /
negociador de CMI se encargará de gestionar el anticipo pactado, por medio de la
orden de compra emitida.

¿Cómo se manejan las notas de crédito en Coupa?

Coupa permite a los usuarios crear notas de crédito correspondiente a la devolución
o el descuento acordado, para ello deberá dirigirse a la sección de facturas y dar clic
en crear Nota de Crédito y asociarla a la factura que corresponda.

¿Habrá algún equipo de soporte que nos apoye si se presenta un caso en el portal?
Claro que sí, sus consultas las podrá realizar a través de Teconsulto

Adicional tendremos manuales y videos colgados en nuestra página los cuales

pueden consultar en www.proveedorescmi.com

¿Qué pasará con el portal de Cobranzas.com?

El uso de Cobranzas.com estará limitado para la carga de facturas relacionadas a
órdenes de compra originadas previamente por SAP y las contraseñas de pago
relacionadas a dichas facturas, así mismo para consultar las constancias de retención
de impuestos (ISR/IVA).
*En caso el proveedor cargue facturas y OC generadas en COUPA, la factura será
rechazada.

Preguntas aplican a El Salvador

¿Se puede manejar más de un crédito fiscal por orden de compra?
Sí, es posible manejar más de un crédito fiscal por orden de compra en Coupa.

¿Dónde puedo recibir la contraseña de factura o pago? ¿Debo ir a las oficinas

físicamente?
Una vez subida la factura dentro del portal de Coupa, y es aprobada por CMI, podrá
descargar la contraseña de pago (Quedan) dentro de la factura en el portal de
Coupa.
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Para los proveedores que no manejan factura electrónica, deberá presentar la factura
física en ventanilla, según las fechas de cierre de cada mes.

Preguntas aplican a Costa Rica

¿En Costa Rica el INELDAT se utilizará como un puente para que la información llegue
a Coupa?
Así es, ustedes pueden facturar en INELDAT y esa información viajará a Coupa para la
visualización del estado actual de sus facturas.

¿Ineldat o Coupa nos dará el número de orden de compra?

La orden de compra es generado desde Coupa, por lo que recibirá una notificación
a su correo, indicando que le ha sido emitida una orden de compra y deberá dirigirse
a su portal de Coupa para confirmarla. Una vez entregado el bien o servicio y CMI
confirme la recepción, el proveedor podrá proceder a facturar incluyendo el número
de Orden de Compra en la factura.

¿Se crea una proforma para envío de compra y luego en Coupa se hace
seguimiento?
El proceso de compras establecido por CMI es:

1. El comprador solicitará al proveedor por medio de Coupa la cotización de los

bienes o servicios
2. El proveedor envía cotización dentro de Coupa
3. El comprador crea una orden de compra en Coupa en base a la cotización
recibida y la envía al proveedor.
Coupa envía automáticamente un correo electrónico al proveedor notificándole
sobre la nueva orden de compra.
4. El proveedor recibe el correo electrónico y puede revisar la orden de compra en
Coupa.
5. Si el proveedor confirma la orden de compra, Coupa enviará automáticamente
una confirmación de la orden de compra al comprador.
6. Si el proveedor no puede cumplir con los términos de la orden de compra, puede
rechazarla y proporcionar una razón para el rechazo en Coupa.
7. El comprador recibirá una notificación de la decisión del proveedor en Coupa y
podrá tomar las medidas necesarias para asegurarse de que se cumpla la orden
de compra.

NOTA: para los bienes o servicios con un precio ya negociado (catálogo) el

comprador enviará la orden de compra con los precios ya pactados y el proceso
continúa a partir del paso 3.
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¿La hoja de servicio que se usa para facturar debe subirse en Coupa?
Ya no recibirán por correo el PDF de la hoja de servicio, a partir de la salida en vivo con
Coupa, la persona encargada hará el proceso de ingreso y será notificado al
proveedor y dentro de la orden de compra podrá verificar en o los ingresos realizados,
para que pueda proceder con el proceso de facturación.

¿El número de la hoja de entrada de servicio deberán ingresarse manualmente en

Coupa, o Coupa los ingresará automáticamente?
El número de hoja de entrada de servicio aparecerá en la orden de compra y esa
será la confirmación de aceptación de CMI.