Actividad Entregable – Unidad 1

Análisis de la situación problema en el área de archivo, recursos humanos,

producción y ventas de la empresa Bienestar Integral en casa IPS

Karen Yuliana Hernandez Garcia

Milton Vladimir Cabrera Ramírez

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Rectoría Sur Occidente

Sede / Centro Universitario Cali (Valle del Cauca)

Programa Administración de Empresas

Santiago de Cali. Octubre 31 2023

 CONTENIDO
Introducción ........................................................................................................................ 3

Diagnostico organizacional ................................................................................................. 7

1. Caracterización de la organización ........................................................................... 8

1.1 Nombre o razón social: ......................................................................................... 8

1.2 Sector económico al que pertenece dependiendo de la actividad económica: ...... 8

1.3 Año de fundación: ................................................................................................. 8

1.4 Numero de fundadores: ......................................................................................... 9

1.5 Área de cobertura: ................................................................................................. 9

2. Situaciones problemáticas ......................................................................................... 9

2.1 Describa en qué consisten las problemáticas identificadas y en qué áreas de la

organización se manifiestan. ....................................................................................................... 9

3. Causas y consecuencias .......................................................................................... 11

3.1 Establezca las causas y consecuencias de las situaciones problémicas y su nivel

de impacto en el funcionamiento de la organización. ............................................................... 11

Referencias ........................................................................................................................ 14

Anexos .............................................................................................................................. 15
 Introducción

En el mundo empresarial actual, la informática empresarial se ha convertido en un pilar

fundamental para el éxito y la supervivencia de las organizaciones. La capacidad de aprovechar

las tecnologías de la información para mejorar la eficiencia, la toma de decisiones y la

satisfacción de los clientes es esencial. En este contexto, el presente análisis se enfoca en la

empresa "Bienestar Integral en Casa," una Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS)

especializada en rehabilitación física en la ciudad de Cali, Colombia.

La automatización de procesos y la implementación de sistemas de información son

aspectos cruciales en la gestión de cualquier organización, pero su importancia se destaca aún

más en el ámbito de la salud. "Bienestar Integral en Casa" se enfrenta a desafíos específicos en

sus diversas áreas, y este trabajo busca identificar las problemáticas y proponer soluciones a

través de la aplicación de la informática empresarial.

El sector de la salud exige una gestión eficiente y precisa de los recursos, la información

y la atención a los pacientes. La falta de automatización de procesos puede resultar en

ineficiencias operativas, retrasos en la atención, pérdida de información vital y un impacto

negativo en la satisfacción de los pacientes. Por tanto, la implementación de sistemas de

información adecuados puede marcar una diferencia significativa en la calidad de los servicios

que ofrece "Bienestar Integral en Casa."

En este contexto, se abordarán cuatro áreas clave de la organización: talento humano,

ventas y mercadeo, archivo y la parte financiera. Cada una de estas áreas presenta retos

específicos que requieren soluciones basadas en sistemas de información. Desde la gestión de

inventarios hasta la fidelización de pacientes en ventas y mercadeo, y la eficiente administración

financiera, cada área representa una oportunidad para mejorar la eficiencia y la calidad.

En cuanto al área de talento humano, se propone una solución que facilita el seguimiento

a los objetivos y la evaluación de desempeño de los colaboradores, promoviendo un ambiente de

trabajo más productivo y comprometido.

En el ámbito de ventas y mercadeo, se plantea la adopción de un sistema de gestión de

relaciones con los clientes (CRM) que mejore la fidelización de pacientes, permitiendo un

enfoque más personalizado y orientado al paciente. Para el área de archivo, se propone un

sistema de gestión de documentos que simplificará el almacenamiento, la clasificación y la

recuperación de registros físicos y digitales, garantizando la integridad de la información.

Finalmente, la gestión financiera se beneficiará de un sistema de contabilidad y gestión

financiera que automatizará procesos de facturación, seguimiento de cuentas por cobrar y por

pagar, y ofrecerá informes financieros en tiempo real para una toma de decisiones basada en

datos.

La aplicación de la informática empresarial en "Bienestar Integral en Casa" es esencial

para enfrentar los retos específicos de la empresa y mejorar la atención a los pacientes, la

eficiencia operativa y la competitividad en el sector de la salud. A lo largo de este trabajo, se

explorarán las causas y consecuencias de los problemas identificados en cada área, así como su

impacto en la organización. Además, se presentarán soluciones concretas que demuestran la

importancia de la informática empresarial en un contexto real y su capacidad para transformar

positivamente la gestión de una IPS de rehabilitación física en la ciudad de Cali.

 1. ¿Qué impactos tienen sobre la empresa las situaciones problemáticas que afrontan

las áreas analizadas?

Las situaciones problemáticas identificadas en las diferentes áreas de "Bienestar Integral

en Casa" tienen un impacto significativo en la empresa en varios aspectos. En el área de

producción, la falta de un sistema de gestión de inventario y programación de recursos puede

resultar en demoras en la atención a los pacientes debido a la escasez de materia prima o una

asignación ineficiente de personal. Esto afecta la calidad de los servicios y la satisfacción de los

pacientes, lo que, a su vez, puede llevar a una disminución de la reputación de la empresa y la

pérdida de pacientes.

En el área de talento humano, la falta de seguimiento a objetivos y evaluación de

desempeño puede provocar una falta de motivación y dirección entre los colaboradores. La falta

de claridad en los objetivos y la ausencia de retroalimentación pueden afectar el rendimiento y el

compromiso del personal, lo que impacta directamente en la calidad de la atención al paciente.

La dificultad para fidelizar a los pacientes en ventas y mercadeo también tiene un

impacto negativo. La retención de pacientes es crucial en la atención médica, y la falta de un

sistema efectivo de gestión de relaciones con los clientes puede resultar en una pérdida de

pacientes a la competencia, lo que afecta los ingresos y la estabilidad financiera de la empresa.

El área de archivo enfrenta desafíos en la gestión de documentos físicos y digitales, lo

que puede llevar a la pérdida de información crítica y a retrasos en la recuperación de registros

médicos. Esto no solo afecta la eficiencia operativa, sino que también puede tener consecuencias

legales y de seguridad.
 Por último, en el área financiera, la falta de un sistema de contabilidad y gestión

financiera puede resultar en un desequilibrio financiero, con cuentas por cobrar y por pagar fuera

de control. Esto puede impactar la liquidez de la empresa y su capacidad para cumplir con sus

obligaciones financieras, lo que afecta su reputación y su capacidad para invertir en mejoras.

2. ¿Como puede un sistema de información mejorar las situaciones problemáticas

identificadas?

Un sistema de información puede abordar las situaciones problemáticas identificadas en

cada área de la empresa de la siguiente manera:

• Área de Producción: Un sistema de gestión de inventario y programación de

recursos permitirá un control más preciso de la materia prima y la asignación

eficiente de personal, asegurando una atención oportuna a los pacientes.

• Área de Talento Humano: Un sistema de gestión de recursos humanos facilitará

la definición de objetivos, la evaluación del desempeño y la retroalimentación, lo

que promoverá un ambiente de trabajo más productivo y comprometido.

• Área de Ventas y Mercadeo: Un sistema CRM permitirá un seguimiento

personalizado de los pacientes, mejorando la fidelización y la satisfacción de los

clientes.

• Área de Archivo: Un sistema de gestión de documentos digital optimizará el

almacenamiento, la clasificación y la recuperación de registros, garantizando la

integridad de la información y reduciendo la pérdida de documentos.

 • Área Financiera: Un sistema de contabilidad y gestión financiera automatizará la

facturación, el seguimiento de cuentas por cobrar y por pagar, proporcionando

informes financieros en tiempo real para tomar decisiones basadas en datos.

Diagnostico organizacional

Bienestar Integral IPS es una institución prestadora de servicios de salud con un enfoque

claro en el bienestar del ser humano y altos estándares de calidad y servicio. La empresa tiene

una misión definida de brindar una excelente calidad de vida a los usuarios a través de

profesionales comprometidos con la integridad, el profesionalismo y el compromiso. Con

especialidades en rehabilitación a nivel intramural y en casa, y apoyados por un talento humano

idóneo y tecnología de vanguardia, la organización ha evolucionado desde su fundación en 2011.

Desde su fundación en marzo de 2011, Bienestar Integral IPS ha experimentado un

crecimiento significativo. Comenzaron prestando servicios de terapia física, terapia respiratoria,

fonoaudiología y terapia ocupacional de manera domiciliaria. El aumento en la frecuencia de los

servicios condujo a la necesidad de crear una consulta externa en el barrio Tequendama en

septiembre de 2012, donde se proporcionaron todos los servicios de rehabilitación hasta

diciembre de 2013. En enero de 2014, la sede se trasladó al barrio. El Lido debido a la creciente

demanda, lo que llevó a una expansión de sus instalaciones y la inclusión de un área para

acondicionamiento físico.

Bienestar Integral IPS cuenta con 22 trabajadores bajo contrato y 30 terapeutas bajo la

modalidad de prestación de servicios en el área consulta externa. En el área domiciliaria, la

empresa cuenta con 75 terapeutas bajo la modalidad de prestación de servicios y su área de

cobertura de Bienestar Integral IPS abarca la ciudad de Cali y sus alrededores, donde presta

servicios de rehabilitación tanto en instalaciones intramurales como a través de servicios de

consulta externa.

Bienestar Integral en Casa IPS sigue procedimientos y protocolos establecidos para

garantizar la calidad y eficiencia de los servicios que ofrece. Estos procedimientos incluyen la

evaluación inicial de los pacientes, el diseño de un plan de tratamiento personalizado, la

implementación de terapias específicas y el seguimiento del progreso del paciente a lo largo del

tiempo. Además, la empresa también tiene en cuenta las necesidades individuales de cada

paciente y adapta sus servicios en consecuencia.

1. Caracterización de la organización

1.1 Nombre o razón social:

Bienestar integral en casa IPS

1.2 Sector económico al que pertenece dependiendo de la actividad económica:

Bienestar Integral IPS pertenece al sector de servicios de salud. Su actividad económica

se centra en la prestación de servicios de rehabilitación, terapia física, terapia respiratoria,

fonoaudiología y terapia ocupacional, tanto a nivel intramural como en la modalidad de atención

domiciliaria.

1.3 Año de fundación:

Marzo 2011
 1.4 Numero de fundadores:

Bienestar Integral IPS cuenta con un total de 22 trabajadores bajo contrato y

aproximadamente 30 terapeutas bajo la modalidad de prestación de servicios en el área de

consulta externa. Además, en el área domiciliaria, la empresa dispone de 75 terapeutas bajo la

modalidad de prestación de servicios. En total, esto suma aproximadamente 127 colaboradores

en la organización.

1.5 Área de cobertura:

El área de cobertura de Bienestar Integral IPS abarca la ciudad de Cali y sus alrededores.

2. Situaciones problemáticas

2.1 Describa en qué consisten las problemáticas identificadas y en qué áreas de la

organización se manifiestan.

La empresa "Bienestar Integral en Casa" IPS, especializada en rehabilitación física,

enfrenta una serie de problemáticas que afectan su funcionamiento y su capacidad para ofrecer

servicios de alta calidad a sus pacientes. Estas problemáticas se manifiestan en diversas áreas de

la organización y requieren atención y soluciones específicas. A continuación, describiremos las

problemáticas identificadas en cada área de la organización:

Área de Producción

La empresa no cuenta con un sistema de gestión de inventario que permita un

seguimiento adecuado de los niveles de existencias de materia prima, equipos médicos y otros
recursos necesarios para la atención de los pacientes. Esto ha llevado a situaciones de escasez de

materia prima y falta de previsión en la adquisición de insumos.

Área de Talento Humano

En el área de talento humano, no se realizan seguimientos adecuados a los objetivos y

metas del personal, y la evaluación de desempeño es insuficiente. Los objetivos no están

claramente definidos, y la retroalimentación es limitada.

Área de Ventas y Mercadeo

La empresa enfrenta dificultades en la fidelización de pacientes. No dispone de un

sistema de gestión de relaciones con los pacientes (CRM) que permita un seguimiento

personalizado de las interacciones y necesidades de los pacientes.

Área de Archivo

La empresa no cuenta con un sistema de gestión de documentos que permita el

almacenamiento, clasificación, recuperación y custodia eficiente de los registros clínicos y

administrativos, tanto físicos como digitales.

Estas problemáticas identificadas en "Bienestar Integral en Casa IPS" tienen un impacto

significativo en la eficiencia operativa, la calidad de la atención al paciente, la satisfacción de los

clientes y la gestión de recursos. Cada una de estas problemáticas requiere soluciones específicas

basadas en sistemas de información para abordar sus desafíos y mejorar el funcionamiento

general de la empresa en el sector de la rehabilitación física.

 3. Causas y consecuencias

3.1 Establezca las causas y consecuencias de las situaciones problémicas y su

nivel de impacto en el funcionamiento de la organización.

Área de Producción

Causas

• Falta de un sistema de gestión de inventario.

• Procesos manuales para el seguimiento de existencias.

• Falta de seguimiento en tiempo real de la demanda de pacientes.

• Ausencia de procesos de reabastecimiento programado.

Consecuencias

Los retrasos en la atención a los pacientes afectan directamente la satisfacción de los

clientes y pueden resultar en una disminución de la reputación de la empresa. Además, la falta de

control en la gestión de inventario puede generar costos adicionales al tener que adquirir materia

prima de manera urgente y contratar personal adicional en momentos críticos.

Área de Talento Humano. Falta de Seguimiento de Objetivos y Evaluación de

Desempeño

Causas

• Falta de procesos definidos para establecer y dar seguimiento a los objetivos.

• Insuficiencia en las evaluaciones de desempeño.

 • Ausencia de retroalimentación constante.

Consecuencias

Aunque esta problemática afecta la calidad de la atención al paciente, su impacto en la

satisfacción del cliente es menos directo que otras problemáticas ya que un personal desmotivado

y sin objetivos claros puede ofrecer un servicio menos comprometido. Además, la falta de

evaluación de desempeño dificulta la identificación de fortalezas y áreas de mejora entre los

colaboradores, lo que limita el desarrollo del talento interno.

Área de Ventas y Mercadeo. Dificultad en la Fidelización de Pacientes

Causas

• Falta de un sistema de gestión de relaciones con los pacientes (CRM).

• Limitada atención personalizada a pacientes.

• Falta de seguimiento y recordatorios de citas.

Consecuencias

La fidelización de pacientes es crucial en el sector de la salud, y la falta de un sistema

efectivo de seguimiento y atención personalizada puede llevar a la pérdida de pacientes a

competidores. Esto afecta directamente los ingresos y la estabilidad financiera de la empresa.

Área de Archivo. Ineficiencias en la Gestión de Documentos

Causas

• Falta de un sistema de gestión de documentos.

• Gestión manual de registros físicos y digitales.

 • Dificultad en la clasificación y recuperación de documentos.

• Falta de protocolos en la gestión de documentos.

Consecuencias

Las ineficiencias en la gestión de documentos pueden resultar en la pérdida de

información crítica y en retrasos en la recuperación de registros médicos. Esto no solo afecta la

eficiencia operativa, sino que también puede tener consecuencias legales y de seguridad,

especialmente en el sector de la salud, donde la integridad de los registros es fundamental.

 Referencias

Lapiedra, R; Devece, C & Guiral, J. (2011). Introduccion a la gestion de sistemas en la empresa

. www.sapientia.uji.es.

Laudon Kenneth; Laudon Jane. (2012). Sistema de informacion gerencial. Mexico: Pearson

Educacion.

Sydney. (2011). Bienestar Integral IPS. Obtenido de https://bienestarintegralips.com/

Anexos