MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA C

CLIENTES

PROCESOS OPERATIVO

VIGILANCIA

PROCESOS DE SOPORTE
Gestión Comercial
Requisitos

Gestión Contable

PROCESOS ESTRATÉGIC

Gestión de la Calidad

LEYENDA

Entradas

Salidas (Servicio)
DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

CLIENTES

PROCESOS OPERATIVOS

VIGILANCIA

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Gestión de la Calidad Satisfacción

Flujo de información

Interacción
 MEJORA CONT

PROCESOS
ESTRATEGICOS
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES

PROCESOS DE APOYO

LOGISTICA

GESTIÓN
COMERCIAL

R.R.H.H.

CONTABILIDAD

SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
RA CONTINUA DE S.G.C.

PROCESOS
ESTRATEGICOS

GESTIÓN DE LA
DIRECCIÓN

PROCESOS
OPERATIVOS

INSPECCIÓN CONTROL

VIGILANCIA OPERACIONES

A DE GESTIÓN
TEGRADO
SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPERIENCIAS
Partes Interesadas Internas Partes Interesadas Externas

Proveedores
Empleados
Sociedad

EMPRESA

Gobierno

Propietarios Clientes
 TIPO DE
N° PROCESO ETAPAS ACTIVIDAD
PROCESO

S.G.I Planificar la provisión de recursos

P
Definir la Política de Calidad
Definir los Objetivos de Calidad
Diseño e Implementación de Documentación
Asignación del Representante de la Dirección
H
Asignar de Responsabilidades
Estructurar e Implemenar de la documentación
1
Evaluar la vigencia de los objetivos con su respectivo indicador
Verificar los indicadores con respecto a los objetivos
V
Controlar los registros
Planificar y Ejecutar de Auditorías Internas de Calidad
Revisión de la documentación del S.G.C.
PROCESOS ESTRATÉGICOS

Planes de Mejoras de Procesos

A

Revisión por la Dirección P Planificar la estrategia de trabajo.

Comunicar la estrategia de trabajo a los responsables de cada proceso.
Difundir políticas de calidad.
Asegurar que se establezcan objetivos de calidad.
Asignar de Responsabilidades
Hacer cumplir la misión y visión de la empresa.
H Asegurar la disponibilidad de recursos económicos de la organización.
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales.
Presidir las reuniones de Revisión por Dirección
Revisar la documentación para firma de contrato.
2 Cerrar contratos.
Autorizar pagos de planillas y emisión de órdenes de compra.
Supervisar todas las áreas correspondientes a la empresa.
Analizarla documentación de gestión
Verificar los resultados de las auditorias
V
Analizar los resultados de la medición del proceso
Analizar los resultados de la encuesta de satisfacción al cliente
Considerar las recomendaciones sugeridas por clientes
Elaborar Planes de Acción
A Recomendaciones para el mejoramiento continuo del S.G.I

Proceso de Vigilancia Ordenarse y asignar a que unidad va cada persona.

Uso de vestuario para el cambio de ropa a uniforme.
P Uso de servicios higiénicos.
Uso de duchas.
Uso de casilleros Tránsito hacia el puesto de vigilancia.
Relevo en el puesto de vigilancia
Uso del arma
Vigilancia en la apertura y cierre de la instalación
Vigilancia de la instalación
Uso de servicios higiénicos.
H
Acuartelado
Mantenerse vigilante, desempeñando correctamente sus funciones y tareas asignadas.
Dirigirse a las personas con armonía y cortesía.
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de la empresa.
Efectuar correctamente el llenado de formatos .
Verificar las existencias de su puesto de servicio y los alrededores al inicio de sus labores de seguridad.
V Verificar la operatividad de armamento, munición, equipo de radio y demás equipos de seguridad.
Reportar los inconvenientes a su inmediato superior.
Evacuación ante una emergencia.
A
Proceso de Inspección Programar visitas inopinadas.
Programar la adquisición del equipo de comunicación a usar.
P
Programar

Conocer el movimiento del entorno de la empresa para detectar movimientos extraños

Orientar a personal de agentes en la confección de informes.
Orientar la forma correcta de efectuar registros.
Orientar la forma correcta de atención a visitas.
Orientar la forma correcta de reportar de inconformidades.
H
Llenar correctamente el cuaderno de ocurrencias.
Llenar correctamente el cuaderno de cargos y relevos.
Llenar correctamente el cuaderno de movimientos de personas y vehículos.
Coordinar con el encargado sobre el buen funcionamiento del sistema de seguridad.

4
 4 Verificar en el personal: uso correcto de uniforme, carpeta y licencia.
Verificar la operatividad de armamento, munición y equipo de radio o rpm.
Inspeccionar instalaciones – condiciones inseguras
Verificar que los vigilantes cuenten con el uniforme completo.
Verificar constantemente el material a cargo del personal vigilante.
V Visitar a las instalaciones del cliente y realizar la Inspección Operativa, con la finalidad de detectar riesgos y
vulnerabilidades que pudieran estar presentes.
Documentar la propuesta de seguridad física de acuerdo a los requisitos de clientes y de los resultdos de la inspeccion operativa
Revisar el diseño de la propuesta de seguridad física y evaluarlo
Identificar cualquier problema y proponer acciones necesarias
Realizar la verificación del diseño de la propuesta del servicio
Acercamiento con el personal para conocer su problemática en el servicio.
Asumir el comando del personal en una unidad, cuando se produzca alguna ocurrencia.
A Redactar los informes de recomendación en forma clara y concisa.
Coordinar con Jefatura de Operaiones para efectuar las recomendaciones pertinentes.

Gestión de Operaciones Formular el programa para cada unidad.

P Planificar el mantenimiento de los vehículos, armamentos y equipos, necesarios para poder llevar a cabo la prestación del servicio.
Planificar las inspecciones a realizarse a cada uno de los puestos de servicio
Documentar los manuales operativos por contrato con las respectivas instrucciones para todos los puestos
Cumplir con el programa asignado para cada unidad.
Desarrollar conjuntamente con los coordinadores de cada contrato, los planes de accion y roles para cada miembro.
Contratar seguros para el personal
Suministrar a Dirección de Gestión Humana, los requerimientos específicos del perfil a ingresar a los diferentes puestos de trabajo
Disponer de personal y equipos necesarios para brindar el servicio.
H
Coordinar la logística necesaria para el montaje del servicio
Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad.
5
Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.
Rendir cuenta del desarrollo de la instrucción
Autorizar permisos a los trabajadores del área.
Supervisar que la documentación y permisología de operaciones de la organización se encuentre vigente y en regla de acuerdo a ley
Inspección de equipos.
Investigaciones e indagaciones en caso de hurtos y problemas.
V
Verificar actualización de carnets acorde a DICSCMEC
Verificar vigencia de licencia de armas.
Mantenimiento de armas.
Informar a Gerencia – alta dirección sobre el desempeño del SGC y de cualquier necesidad de mejora.
A Redactar las acciones correctivas y preventivas convenientes

Gestión de Control Coordinar la asignación de personal en cada unidad.

P
Gestionar su material de trabajo ( linterna, velas, fosforos y botiquin)
Cumplir con las funciones documentadas en el Manual Operativo
Manipular los equipos y accesorios del centro de control.
Registrar el reporte diario de comunicaciones.
Registrar asistencia del personal en las diferentes unidades.
H
Registrar asistencia de personal que entra y sale de la empresa.
6 Controlar las tareas de los vigilantes y reconocer sus voces.
Recepcionar y transmitir novedades al inmediato superior.
Velar por que no exista la presencia de instrusos en las áreas perimetrales
Monitorear las áreas e instalaciones contratadas por el cliente
Evaluar
Controlarelpor
nivel de satisfaccion
medio de los
de supervisión el clientes
correctorespecto a la prestación
funcionamiento del
en los puestos de servicios
V
servicio y controlar que se tomen acciones correctivas necesarias para
solventar no conformidades
Reportar los eventos que ocurren dentro del contrato y tomar las acciones nceesarias para solucionarlas
A
Facturación Planificación mensual de actividades
Organizar sus actividades.
P
Realizar coordinaciones contables con las diversas áreas.
Planificar actividades diarias, priorizando pendientes.

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PROCESOS DE APOYO
 Registrar la planilla mensual de los trabajadores
Mantener actualizado y archivar los contratos y legajos del personal.
Proporcionar orientación básica sobre los contratos a los nuevos trabajadores.
Registrar el servicio de vigilancia por horas cubiertas.
H
Emitir facturación
Cálculo de Impuestos.
7
Hacer el desgloce: Factura original para el cliente dos copias; una para contabilidad y la otra para administración
Registar los puestos no cubiertos para proceder a facturar.
Verificar que las horas cubiertas coincidan con el reporte de operaciones
Verificar que las facturas y voletas cuenten con la debida numeración.
V Verificar que los cargos de las boletas esten debidamente documentados.
Verificar que los registros esten debidamente actualizados.
Verificar que los registros esten protegidos.
Reportar a tiempo algun tipo de problemas en cuanto a cálculos de impuestos.
A Reportar a su inmediato superior en caso de pérdida de facturas, boletas u otro documento.

Logística P Planificar la compra y entrega de las dotaciones al personal de vigilancia o útiles de oficina.
Recibir la requisición recurrente de materiales, bienes y/o servicios debidamente llenada y aprobada
Suministrar oportunamente los materiales e insumos
Buscar información de proveedores, para su selección, unificación y clasificación.
Solicitar cotizaciones
Elaborar cuadro comparativo de precios
Emitir orden de compra para su aprobación de Dirección.
H Recibir ordenes de compra aprobadas y procesar según condiciones de pago.
Remitir copia de las ordenes de compra aprobadas al área de contabilidad
8 Recepción y verificación de las compras.
Monitorear el pago oportuno a los proveedores
Almacenar, identificar y clasificar los materiales acorde a las necesidades de la empresa
Garantizar la calidad de materiales de acuerdo a las especificaciones.
Entrega y recepción de la dotacion, por ingresos y/o egresos del personal
Verificar el stock del almacén contra la requisición
V
PROCESOS DE APOYO

Monitorear el consumo del stock para su reposición oportuna y periódica.

Proponer clapsulas de mejora continua en caso de materiales en mal estado.
A Realizar el procedimiento adecuado en caso de pérdidas de materiales.

Gestión de R.R.H.H. P Planificar las fechas de entrevistas.

Planificar las fechas de capacitaciones del personal.
Recepción del formato de requisición de personal
Publicación de avisos de oferta de empleos
Verificación de documentos del personal aspirante
Revisión de planilla de solicitud de empleo y entrevista inicial al aspirante
Chequeo de Investigación del Historial de Personal
Entrevista del requisitor con el aspirante
Entrega, explicación y formalización del contrato de personal
Dotar al nuevo trabajador del uniforme de la empresa
H
Elaboración y entrega del carnet de identificación de la empresa al nuevo trabajador
9 Dictar la charla de Inducción a todo el nuevo ingreso
Armado y archivo de expediente del nuevo trabajador
Ingreso del personal según procedimiento de ingreso en periodo de prueba
Elaboración del Plan de Adiestramiento
Elaboración del Programa de Adiestramiento
Selección y Evaluación de las entidades didácticas
Ejecución de Programas de Adiestramiento
Aplicación de pruebas psicotécnicas y entrevistas a los aspirantes
V Aplicación de pruebas médicas a los aspirantes
Medición de la efectividad, cobertura y eficacia del adiestramiento
Bucar mejorar en los planes de capacitación acorde a los requerimientos del cliente
A Descartar a los postulantes que no cumplan con los requisitos solicitados.

P
Gestión Comercial Prospectación de clientes potenciales a través de contratos/referidos/imagen empresarial/relaciones públicas/entrevistas solicitadas .
Llevar un registro de clientes
Presentación de los servicios de la empresa a través de folletos publicitarios y Power Point
Recabar las bases de los procesos de selección que se convocan.
Recabar las respuestas a las consultas y observaciones a las bases de todos los participantes que hayan realizado
Mantener la documentación necesaria solicitada en los concursos públicos.
H
10 Armar y verificar que la información y documentación del personal propuesta sea correcta.
Armar expedientes.
Mantener seguimiento minucioso en las presentaciones a licitaciones de la Empresa
Confeccionar proformas de servicios para posibles clientes privados de acuerdo a las normas establecidas
Tramitar y verificar conformidades al término del servicio.
V Verificar la conformidad de facturas canceladas con documentos al término del contrato.
En caso de negociaciones en la estructura de costos, informar a su inmediato superior.
A