Consultoría para la Estandarización de

Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

PROCESO
GESTIÓN DE INFORMACIÓN CLÍNICA
DEL PACIENTE

Página 1 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

Información del documento

Título Identificador
Proceso Gestión de Información Clínica del Paciente 11GICP
Versión
1.2
Archivo
704081190.doc
Autores Fecha Envío: Estado1
LOGRA S.A. 10-05-2012 Aceptado

Aprobación del documento

Validador <firma> <fecha>

Validador <firma> <fecha>

Validador <firma> <fecha>

Registro de cambios
2
Versión Fecha Tipo Descripción del cambio Autor Petición
1.0 30-12-2011 A Primera versión LOGRA S.A. MINSAL
Se incorporan las modificaciones
1.1 30-04-2012 A sugeridas por el equipo de LOGRA S.A. MINSAL
proyecto de la DIGERA.
Se incorporan las modificaciones Dra. Elisa
Jefa de
1.2 05-05-2015 M definidas por referentes técnicos Llach-Alejandra
DIGERA
DIGERA. Cordero.

1
V: Validación; A: Aceptado; R:Rechazado
2
A, Agregar; M, Modificar; E, Eliminar

Página 2 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

Tabla de Contenido

1 CONTEXTO 4
2 GLOSARIO DE TÉRMINOS 10
3 OBJETIVO DE LOS PROCESOS 11
4 MAPA DE PROCESOS 12
4.1 Modelo General De Procesos Priorizados..........................................................12
5 MODELOS DE PROCESOS ESTANDARIZADOS 15
5.1 Proceso Gestión de Información Clínica del Paciente...................................15
5.2 Sub-Proceso Recepción de Solicitud...................................................................18
5.3 Sub-Proceso Procesamiento de Solicitud..........................................................20
5.4 Sub-Proceso Recepción de Ficha Clínica............................................................23
5.5 Sub-Proceso Rescate de Ficha Clínica................................................................25
5.6 Sub-Proceso Realización de Ficha Clínica.........................................................28

Página 3 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

1 CONTEXTO

El sistema Público de Salud, desde su perspectiva estructural y estratégica,

está conformado por el Ministerio de Salud, la Central de Abastecimiento del
Sistema Nacional de Servicios de Salud (CENABAST), el Fondo Nacional de
Salud (FONASA), el Instituto de Salud Pública (ISP), la Superintendencia de
Salud, la Subsecretaria de Salud Pública y sus Secretarías Regionales
Ministeriales, la Subsecretaria de Redes Asistenciales y por los Servicios de
Salud.

El Ministerio de Salud tiene como Visión buscar contribuir a elevar el nivel de

salud de la población; desarrollar armónicamente los sistemas de salud,
centrados en las personas; fortalecer el control de los factores que puedan
afectar la salud y reforzar la Gestión de la red nacional de atención. Todo ello
para acoger oportunamente las necesidades de las personas, familias y
comunidades, con la obligación de rendir cuentas a la ciudadanía y promover la
participación de las mismas en el ejercicio de sus derechos y sus deberes.

Asimismo la Visión del ministerio de Salud considera que las personas, familias
y comunidades tendrán una vida más saludable, participarán activamente en la
construcción de estilos de vida que favorezcan su desarrollo individual y
colectivo. Vivirán en ambientes sanitariamente protegidos. Tendrán acceso a
una atención en salud oportuna, acogedora, equitativa, integral y de calidad,
con lo cual se sentirán más seguras y protegidas.

Bajo este desafío, la Subsecretaria de Redes Asistenciales es responsable de

regular y supervisar el funcionamiento de las redes de salud a través del
diseño de políticas, normas, planes y programas para su coordinación y
articulación, que permitan satisfacer las necesidades de salud de la población
usuaria, en el marco de los objetivos sanitarios, con calidad y satisfacción
usuaria. Los Servicios de Salud, por su parte, les corresponde la articulación,
gestión y desarrollo de la red asistencial asignada, para la ejecución de las
acciones integradas de fomento, protección y recuperación de la salud, como
también la rehabilitación y cuidados paliativos de las personas enfermas.

Desde la perspectiva funcional, la red asistencial de cada Servicio de Salud

estará constituida por el conjunto de establecimientos asistenciales públicos
que forman parte del Servicio, los establecimientos municipales de atención
primaria de salud de su territorio y los demás establecimientos públicos o

Página 4 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

privados que mantengan convenios con el Servicio de Salud respectivo para

ejecutar acciones de salud, los cuales deberán colaborar y complementarse
entre sí para resolver de manera efectiva las necesidades de salud de la
población.

La Red Asistencial de cada Servicio de Salud deberá colaborar y

complementarse con la de los otros Servicios, y con otras instituciones públicas
o privadas que correspondan, a fin de resolver adecuadamente las necesidades
de salud de la población.

La Red de cada Servicio de Salud se organizará con un primer nivel de

atención primaria, compuesto por establecimientos que ejercerán funciones
asistenciales en un determinado territorio con población a cargo y otros niveles
de mayor complejidad que sólo recibirán derivaciones desde el primer nivel de
atención conforme a las normas técnicas que dicte al efecto el Ministerio de
Salud, salvo en los casos de urgencia y otros que señalen la ley y los
reglamentos.

En aquellas regiones que tengan más de un Servicio existirá un Consejo de

Coordinación de Redes Regionales integrado por los Directores de los
respectivos Servicios, que será presidido directamente por la Subsecretaria de
Redes Asistenciales o por quien éste designe. Su funcionamiento se regirá por
las normas e instrucciones que éste imparta al respecto. Su función será
diseñar, proponer y evaluar mecanismos de coordinación e integración técnica
y administrativa de la Red Asistencial regional en lo referido al desarrollo de los
diferentes niveles de complejidad de los establecimientos integrantes de la
Red, así como de los sistemas de comunicación, referencia y contraderivación
de pacientes y las demás materias que sean necesarias para la adecuada
atención de la población y el mejor uso de los recursos.

Los 29 Servicios de Salud existentes a lo largo de nuestro país, son los

siguientes:

1. ARICA
2. IQUIQUE

3. ANTOFAGASTA

4. ATACAMA

5. COQUIMBO

Página 5 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

6. VALPARAÍSO - SAN ANTONIO

7. VIÑA DEL MAR – QUILLOTA

8. ACONCAGUA

9. METROPOLITANO NORTE

10. METROPOLITANO OCCIDENTE

11. METROPOLITANO CENTRAL

12. METROPOLITANO ORIENTE

13. METROPOLITANO SUR

14. METROPOLITANO SUR-ORIENTE

15. O'HIGGINS

16. MAULE

17. ÑUBLE

18. CONCEPCIÓN

19. TALCAHUANO

20. BÍOBÍO

21. ARAUCO

22. ARAUCANÍA NORTE

23. ARAUCANÍA SUR

24. VALDIVIA

25. OSORNO

26. RELONCAVÍ

27. CHILOÉ

28. AYSÉN

Página 6 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

29. MAGALLANES

Considerando lo anterior, en conjunto a los desafíos y compromisos

establecidos en el presente periodo 2014-2018 en materia de Salud Pública,
es que la Subsecretaría de Redes Asistenciales en su rol estratégico para el
funcionamiento y articulación de la Red, se ha planteado incorporar a la
propuesta de trabajo con los Servicios de Salud, el modelo de Redes
Integradas de Servicios de Salud (RISS) que le permita asegurar el
cumplimiento de los seis macro objetivos definidos sobre su gestión:

1. Avanzar hacia un modelo de atención proactivo que dé cuenta de la

epidemiología, cronicidad y multi morbilidad de la población chilena, con
enfoque de ciclo vital y de derechos en salud, preventiva y promocional,
que permita anticiparse al daño.

2. Fortalecer la integración de la Red Asistencial Pública, bajo el modelo de

Redes Integradas de Servicios de Salud (RISS) basadas en APS,
coordinando los diferentes niveles de atención, facilitando la
continuidad asistencial con equidad y calidad para lograr impacto
sanitario en la población a cargo.

3. Diseñar e implementar un Plan Nacional de Mejora Continua en la

Calidad de Atención en Salud.

4. Desarrollar una nueva política de gestión, formación, retención y desarrollo

de las personas que trabajan en el sector salud, centrada en el respeto
y reconocimiento a sus aportes cotidianos y a su necesaria participación.

5. Fortalecer la Gestión Financiera del Sector y el Financiamiento de la

Red Asistencial Pública.

6. Desarrollar un Plan Nacional de Inversiones Públicas que permita abordar

las graves brechas existentes de infraestructura y equipamiento en el
Sector Público de Salud.

La OPS (2010) define las RISS como “una red de organizaciones que presta, o
hace los arreglos para prestar, servicios de salud equitativos e integrales a una
población definida, y que está dispuesta a rendir cuenta de sus resultados
clínicos y económicos y por el estado de salud de la población a la que sirve
(OPS, 2010)”.

Página 7 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

El modelo de “Redes Integradas de Servicios de Salud“(RISS), promovido por

la Organización Panamericana de la Salud (OPS) desde el año 2010, identifica
con claridad los efectos negativos que la FRAGMENTACIÓN de los sistemas de
salud produce tanto a nivel interno (gestión, uso de recursos) como a nivel
externo (baja satisfacción ciudadana con los servicios de salud recibidos),
reflejándose en aspectos como:

 Segmentación institucional del sistema de salud,

 Predominio de programas focalizados en enfermedades,
 Riesgos y poblaciones específicos (programas verticales) que no están
integrados al sistema de salud; separación extrema de los servicios de
salud pública de los servicios de atención a las personas; modelo de
atención centrado en la enfermedad, el cuidado de episodios agudos y la
atención hospitalaria,
 Debilidad de la capacidad rectora de la autoridad sanitaria,
 Problemas en la cantidad, calidad y distribución de los recursos.

En este contexto, la iniciativa de Redes Integradas de Servicios de Salud

(RISS) apunta esencialmente a la disminución y superación de este problema
tendiendo a:

 Optimizar y garantizar el acceso a los servicios

 Mejorar la calidad técnica en la prestación de servicios
 Propiciar el uso racional y eficiente de los recursos disponibles
 Mejorar la baja satisfacción de los ciudadanos con los servicios de salud
recibidos

La metodología de abordaje sugerido por el modelo, ordena la gestión desde

cuatro ámbitos planteados, incluidos 14 atributos específicos:

 Ámbito 1) Modelo asistencial

 Ámbito 2) Gobernanza y estrategia
 Ámbito 3) Organización y gestión
 Ámbito 4) Asignación de recursos e incentivos

TABLA RESUMEN. AMBITOS Y ATRIBUTOS ASOCIADOS EN EL MODELO RISS

(OPS-2010)

Página 8 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

Página 9 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

Página 10 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

2 GLOSARIO DE TÉRMINOS

Elemento Utilizados En Modelos De Procesos (Bpmn)

Evento de Inicio: Indica el comienzo del proceso o sub-proceso.

Tarea de Usuario: Corresponde a las tareas que requieren la
intervención de un usuario, las cuales son apoyadas por algún tipo de
sistema o aplicación.
Tarea de Sistema: Corresponde a las tareas que se ejecutan en
forma automática, es decir, sin la intervención de un usuario.
Tarea Manual: Corresponde a las tareas que el usuario realiza en
forma manual, es decir, no se utiliza ningún tipo de sistema o
aplicación.
Sub-Proceso: Corresponde a un proceso llamado dentro otro
proceso, es decir, un conjunto de tareas que se ejecutan dentro del
contexto del proceso principal.
Sub-Proceso en Color Degradado: Corresponde a un proceso
llamado dentro otro proceso que no está modelado, es decir, hace
referencia a un conjunto de tareas descritas fuera del alcance de este
documento.
Compuerta exclusiva: Corresponde a las decisiones que determinan
la corriente del flujo.
Compuerta paralela: Indica que la corriente del flujo continuará por
cada una de las salidas de la compuerta.
Compuerta inclusiva: Indica que la corriente del flujo continuará por
al menos una de las salidas de la compuerta.
Compuerta basada en eventos: Indica que la corriente del flujo
continuará por una de las salidas de la compuerta, según la primera
actividad que se ejecute en este punto del proceso.

Evento de Temporización: Indica tiempo de demora en el proceso.

Evento de Término: Indica el fin del proceso o sub-proceso.

Transición Color Verde: Indica el flujo normal de eventos.

Transición Color Rojo: Indica el flujo excepcional de eventos.

Página 11 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

3 OBJETIVO DE LOS PROCESOS

El objetivo del mapa general es dar una visión general de los procesos más
importantes identificados: Atención primaria, Atención de especialidades, Atención de
urgencia, Atención de hospitalizado, Atención quirúrgica, Dispensación de fármacos,
Gestión de citación, Gestión de indicaciones médicas, Gestión información clínica y
Gestión de donación de órganos, tejido y sangre e insertarlos en el concepto general
del sistema de salud para así evidenciar como estos se relacionan y se comunican
entre sí en los distintos niveles de complejidad del sistema lo que se conoce con los
concepto de referencia y contra referencia.

Página 12 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

4 MAPA DE PROCESOS

4.1 Modelo General De Procesos Priorizados

Los establecimientos de salud que conforman la Red Asistencial incorporan la

Atención Primaria, la Atención Ambulatoria de Especialidades, la Atención de
Urgencia y la Atención en Hospitalización, conformados por Establecimientos de
Mayor, Mediana y Menor Complejidad Establecer una coordinación adecuada
requiere articular eficientemente las estructuras de trabajo, con una gestión
clínica integral, manteniendo la consistencia, integralidad y cohesión frente a sus
usuarios.

La figura siguiente representa la agrupación lógica de los principales procesos en

función de los conceptos de Atención Clínica Asistencial, con el soporte que
brindan los Servicios de Apoyo y el Soporte Administrativo y Logístico para la
atención de los pacientes. En este esquema general se destaca la relación de los
procesos centrales, así como también la relación que éstos mantienen con
procesos del ámbito administrativo, logístico y aquellos que corresponden a los
procesos clínicos de apoyo al diagnóstico; todos ellos coordinados
armónicamente para dar respuesta adecuada a las necesidades de los usuarios
de la Red de Salud Pública.

Página 13 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

Figura 1.A. Modelo General de Procesos Priorizados

Como alternativa de respuesta frente a este desafío, desde una óptica de un

modelo de gestión basado en el fortalecimiento de la Atención Primaria de salud,
resulta apropiado considerar la Gestión por Procesos, como el modelo, el método
y las herramientas más apropiadas para lograr la gestión integral de los
establecimientos de salud. En este contexto, el enfoque de Gestión por Procesos
parte de la gestión clínica, centrada en el paciente, buscando aplicar las acciones
más eficaces para lograr la mayor efectividad en la atención clínica de los
usuarios de la red de salud pública, con énfasis en la ejecución de las actividades
que corresponda en cada caso, de manera más estructurada, simplificada y
estandarizada.

La Gestión por Procesos en su esencia busca profundizar en los aspectos de

Calidad de ejecución de los procesos, permitiendo sustentar la acreditación y
profundizar el reconocimiento de la red de salud.

Con el enfoque de Gestión por Procesos se busca descomponer la actividad global

de los procesos, en flujos de actividades conectadas entre sí, que pueden ser
definidos, estandarizados y optimizados, simplificando así la variabilidad que
aparece en cada establecimiento de salud cuando se prestan los servicios de

Página 14 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

atención clínica, dando visibilidad a las oportunidades de mejoras que se puedan

implementar.

Se busca diseñar los Procesos de Atención desde que el usuario entra en contacto
con el establecimiento de salud para solicitar atención clínica, pasando por una
serie de procesos que van desde la admisión del paciente hasta su egreso del
ámbito de atención que corresponda.

Página 15 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

5 MODELOS DE PROCESOS ESTANDARIZADOS

5.1 Proceso Gestión de Información Clínica del Paciente

El proceso de gestión de la información clínica del paciente constituye un

requisito básico para la Acreditación de los establecimientos, por lo que resulta
de gran importancia establecer que todo movimiento de las fichas clínicas fuera
de la unidad de Archivo, entre los diferentes servicios y/o Unidades del
establecimiento, debe estar resguardado por un procedimiento definido, validado
y difundido en la institución que vele por la trazabilidad y la confidencialidad del
documento.

El Proceso de Gestión de Información Clínica del paciente, es el conjunto de

actividades administrativas que se realizan en el Servicio de Archivo. Tiene como
objetivo entregar oportunamente el historial clínico del paciente a los solicitantes
y custodiar la información clínica del paciente.

El proceso se inicia con la petición a través de una solicitud programada o no

programada de una Ficha Clínica a la Unidad de Archivo, en donde en la fase de
recepción se realiza el ingreso de dicha solicitud, la generación del tarjetón de
respaldo y la programación de la disponibilización de información clínica. A este
respecto cabe tener presente, que se debe contar con un sistema de registro,
que permita la trazabilidad de la Ficha clínica, incluyendo a lo menos información
como el número de ficha, run del paciente, primer y segundo apellido, el servicio
clínico solicitante y el de destino más la fecha de la solicitud, entrega y
devolución.

Luego, se lleva a cabo el procesamiento de la solicitud, en donde principalmente

se realiza la búsqueda de la ficha clínica, el rescate de la ficha, en el caso que
corresponda y finalmente la disponibilización de ellas.

En la fase de despacho es obligatorio generar una lista de chequeo de a

recepción de los documentos con copia para el receptor del documento y el
Archivo.

Finalmente, una vez utilizadas las fichas clínicas, en la fase de recepción, se

lleva a cabo el proceso de recepción de fichas clínicas, el cual está enfocado a
recuperar, en un tiempo determinado, las fichas facilitadas a los diferentes
solicitantes.

Página 16 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

Figura 2. Proceso Gestión de Información Clínica del Paciente

Página 17 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

FICHA DE
PROCESO
Versión Fecha Autor
GESTIÓN DE INFORMACIÓN Alejandra
CLÍNICA DEL PACIENTE 1.2 05/05/2015 Cordero -
DIGERA
Responsable Servicio de Archivo
 Entregar oportunamente el historial clínico del paciente
a los solicitantes (jurídico, asistencial, docente,
Objetivo
fiscalizaciones, Información a la ciudadanía)
 Custodiar la información clínica del paciente
Entradas Solicitud de ficha clínica programadas y no programadas

Salidas Fichas clínicas recepcionadas y archivadas

Participantes Servicio de Archivo

Sub-Proceso /
Descripción
Tarea
Subproceso administrativo encargado
Recepción de
de la recepción de la solicitud de
Solicitud
ficha(s) clínica(s) (Ver 5.2) .
Actividades Subproceso administrativo encargado
Procesamiento de
de la búsqueda y disponibilización de
Solicitudes
las fichas clínicas (Ver 5.3).
Subproceso administrativo encargado
Recepción de Ficha
de la devolución de las fichas
Clínica
clínicas(Ver 5.4).

Página 18 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

5.2 Sub-Proceso Recepción de Solicitud

El Subproceso de Recepción de Solicitud, es el proceso administrativo, por medio

del cual, el administrativo de archivo genera el Documento de reemplazo de
respaldo que será utilizado en las fases posteriores para el intercambio de la
ficha clínica.

Lo anterior se puede apreciar en la Figura 3, como se muestra a continuación.

Figura 3. Sub-Proceso Recepción de Solicitud

Página 19 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

FICHA DE
PROCESO
Versión Fecha Autor
Alejandra
RECEPCION DE SOLICITUD
1.2 05/05/2015 Cordero -
DIGERA
Responsable
Recepcionar las solicitudes de fichas clínicas y planificar la
Objetivo
búsqueda de las mismas

Solicitudes de ficha(s) clínicas programadas y no

Entradas
programadas

Salidas Planificación de búsqueda de las fichas clínicas

Participantes Administrativo de Archivo

Sub-Proceso /
Descripción
Tarea
Generar Tarea en donde se confecciona el
Documento de tarjetón de respaldo de la ficha
Actividades reemplazo clínica.
Tarea en donde se planifica como se
Planificar búsqueda realizará la búsqueda de la(s)
ficha(s) clínica(s) .

Página 20 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

5.3 Sub-Proceso Procesamiento de Solicitud

El Subproceso de Procesamiento de la Solicitud, es el proceso administrativo, en

donde el administrativo de archivo inicia el proceso con la búsqueda de la ficha
clínica, una vez que se encuentra la ficha se procede a sacar y reemplazar por el
Documento de Reemplazo de respaldo generado anteriormente, en caso de no
encontrar la ficha se debe registrar esta respuesta. Luego, se realiza el cotejo de
las fichas, se chequean y disponibilizan. En el caso de las fichas no disponibles se
lleva a cabo el proceso de Rescate de Ficha Clínica. Lo anterior se puede apreciar
en la Figura 4, como se muestra a continuación.

Figura 4. Sub-Proceso de Solicitud

Página 21 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

FICHA DE
PROCESO
Versión Fecha Autor
Alejandra
PROCESAMIENTO DE SOLICITUD
1.2 05/05/2015 Cordero -
DIGERA
Responsable
Disponibilizar las fichas clínicas para su posterior despacho
Objetivo
y utilización

Entradas Ficha solicitada

Salidas Ficha disponible

Participantes Administrativo de archivo

Sub-Proceso /
Descripción
Tarea
Tarea en donde se realiza la
Buscar ficha clínica
búsqueda de la(s) ficha(s) clínica(s).
Sacar y reemplazar
Tarea en donde se intercambia la
ficha por
ficha clínica por el Documento de
Documento de
reemplazo de respaldo.
reemplazo

Tarea en donde se registra la

Registrar
respuesta según lo encontrado en el
Respuesta
casillero de la ficha clínica.

Actividades Tarea en donde se verifica o

Cotejar Fichas con
contrasta las fichas encontradas con
listado de pacientes
el listado de pacientes de la solicitud.

Rescate de ficha Subproceso encargado de rescatar la

clínica ficha clínica.

Tarea de registro de las fichas en las

Chequear Fichas
dos copias del listado de pacientes.

Tarea en donde se dejan disponibles

Disponibilizar fichas
las fichas para el posterior despacho.

Entregar Ficha Tarea mediante la cual se genera

clínica a la unidad o entrega de la ficha clínica a la unidad

Página 22 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

o servicio clínico solicitante, incluye

copia del listado chequeado por el
servicio clínico
receptor. Ambas copias firmadas,
solicitante
fechada y con nombre para
resguardo del archivo

Página 23 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

5.4 Sub-Proceso Recepción de Ficha Clínica

El Subproceso de Recepción de Ficha Clínica, es el proceso administrativo, en

donde el Administrativo de archivo, inicia el proceso con el retiro de las fichas de
los servicios, para realizar luego la recepción de éstas. Luego, de forma paralela
realiza el cotejo y el registro de la devolución. Para el caso de que el estado de
devolución de las fichas sea completo continua con el traslado, ordenamiento y
archivar las fichas clínicas. En el caso de que exista un Documento de Reemplazo
de respaldo se reemplaza por la ficha y se guarda dicho Documento de
Reemplazo para un uso posterior. En caso que el estado de devolución sea
incompleto se realiza el proceso de Rescate de Ficha Clínica. Lo anterior se puede
apreciar en la Figura 5, como se muestra a continuación.

Figura 5. Sub-Proceso Recepción de Ficha Clínica

Página 24 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

FICHA DE
PROCESO
Versión Fecha Autor
Alejandra
RECEPCIÓN DE FICHA CLÍNICA
1.2 05/05/2015 Cordero -
DIGERA
Responsable
Objetivo Recuperar las fichas clínicas facilitadas

Entradas Ficha recepcionadas

Salidas Ficha clínicas archivadas

Participantes Administrativo de Archivo

Sub-Proceso /
Descripción
Tarea
Tarea en donde se realiza un
recorrido diario con el fin de retirar
Retirar Fichas
las fichas clínicas por los distintos
servicios.
Recepcionar fichas Tarea en la cual se recepcionan las
de devolución y fichas retiradas y se contrastan
cotejar devolución contra el listado original de entrega.

Tarea en donde se registran las

Registrar fichas devueltas en sistema de
devolución seguimiento de trazabilidad de la
ficha clínica.
Actividades
Subproceso encargado de rescatar la
Rescate de ficha
ficha clínica según registro de
clínica
préstamos (ver 5.5).

Tarea mediante la cual se realiza el

ordenamiento de las fichas clínicas
Reposición de la
según criterio establecido en el
ficha en su estante
servicio de archivo y se repone en su
de almacenaje
lugar del estante retirando tarjetón
de reemplazo.

Guardar
Tarea en donde se guarda el tarjetón
Documento de
para su futura utilización.
Reemplazo

Página 25 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

5.5 Sub-Proceso Rescate de Ficha Clínica

El Subproceso de Rescate de Ficha Clínica, es el proceso administrativo, que

realiza el administrativo de archivo y que corresponde al conjunto de actividades
enfocadas a investigar el motivo por el cual la ficha no se encuentra disponible en
el archivo. Dicha búsqueda se inicia consultando en el último destinatario que
aparece en el tarjetón de reemplazo, realizando desde ahí todo le seguimiento de
posibles unidades o servicios Clínicos en las cuales se pudiese encontrar la Ficha
Clínica.

Una vez pesquisada ubicación de la Ficha Clínica y antes de su entrega al

solicitante se debe resguardar el registro de la trazabilidad del documento.

En el caso de extravío se deberá informar a la jefatura de la Unidad de archivo

quien deberá gestionar apertura de una Copia de Ficha para que el paciente
pueda ser atendido y reportar de manera periódica la perdida de documentos al
Subdirector Médico del Establecimiento a fin se tomen las medidas de mejora
necesarias.

Lo anterior se puede apreciar en la Figura 6, como se muestra a continuación.

Página 26 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

Figura 6. Sub-Proceso Rescate de Ficha Clínica

Página 27 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

FICHA DE
PROCESO
Versión Fecha Autor
Alejandra
RESCATE DE FICHA CLÍNICA
1.2 05/05/2015 Cordero -
DIGERA
Responsable Administrativo de archivo
Objetivo Rescatar las fichas clínicas facilitadas

Entradas Ficha clínica no disponible

Salidas Ficha rescatada/generada

Participantes Administrativo de archivo

Sub-Proceso /
Descripción
Tarea
Tarea mediante la cual se realiza la
búsqueda de la FC iniciando por el
último destinatario que aparece en el
Generar Proceso de tarjetón de reemplazo, realizando
Búsqueda desde ahí todo le seguimiento de
posibles unidades o servicios Clínicos
en las cuales se pudiese encontrar la
Ficha Clínica.
Tarea mediante la cual se pesquisa
Actividades Disponibilizar ficha ubicación de la Ficha Clínica, se
clínica y entrega al
registra trazabilidad y se procede a
solicitante
entregar al solicitante.

Tarea mediante la cual se informa a

la jefatura de la Unidad de Archivo
Generar
del extravío de la FC, quien a su vez
notificación de
informa al Servicio solicitante y
extravío de FC.
periódicamente al Subdirector Médico
del Establecimiento

Página 28 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

5.6 Sub-Proceso Realización de Ficha Clínica

El Subproceso de Realización de Ficha clínica, es el proceso administrativo,

correspondiente al conjunto de actividades realizadas por el jefe de archivo en
donde inicia el proceso con la solicitud de autorización para la confección de un
duplicado de la ficha clínica. Por lo tanto, una vez recepcionada esta autorización
se procede a recopilar la información del paciente y así confeccionar la carátula
respectiva. Lo anterior se puede apreciar en la Figura 7, como se muestra a
continuación.

Figura 7. Sub-Proceso Realización de Ficha Clínica

Página 29 de 30
 Consultoría para la Estandarización de
Procesos de Redes Asistenciales MINSAL

FICHA DE
PROCESO
Versión Fecha Autor
REALIZACIÓN DE FICHA Alejandra
CLÍNICA 1.2 05/05/2015 Cordero -
DIGERA
Responsable
Objetivo Generar ficha clínica

Entradas Solicitud de ficha no disponible

Salidas Ficha clínica generada

Participantes Jefe de Archivo

Sub-Proceso /
Descripción
Tarea
Tarea en donde se solicita la
Solicitar
autorización para la confección de la
Autorización
ficha clínica.
Tarea en donde se recibe la
Recepcionar
autorización para la confección de la
autorización
Actividades ficha clínica.

Recopilar
Tarea en donde se recaba la
información del
información clínica del paciente.
paciente

Confeccionar Tarea en donde se confecciona la

carátula carátula de la ficha clínica.

Página 30 de 30