TECNOLOGO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

FICHA N°1135738 A

APRENDICES
Daniela Alemán
Luisa Lozano

INSTRUCTORA
MARCELA CARVAJAL

GUIA

CENTRO DEL DISEÑO TECNOLOGIA Y PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL

GIRARDOT-CUNDINAMARCA
3.1 Como se debe aplicar el proceso de comunicación empresarial en el desarrollo de
programas de Mejoramiento?

Para aplicar la comunicación empresarial en el desarrollo de programas de mejoramiento

con el cual se busca mejorar el servicio al cliente donde se aplicara la comunicación
interna, mediante unas capacitaciones en un área determinada que es este caso sería el área
de ventas utilizando el plan de mejoramiento de procesos donde es el Elemento de Control,
que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los
procesos y de las áreas responsables dentro de la Organización Pública, deben adelantarse
para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que
garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para

el aprendizaje
 Como se deben aplicar los Modelos Gerenciales
Los Modelos Gerenciales son estrategias de gestión organizacionales que se utilizan en la
dirección y desarrollo del sistema y procesos de la misma. Todo modelo es una
representación de una realidad que refleja, por lo que en Gerencia, como en otras ciencias,
los modelos determinaran una pauta, una base de sustento que a la larga permite el
desarrollo orientado de la empresa u organización en general que lo utiliza. No obstante,
ningún modelo por sí mismo basta para direccionar la empresa, por lo que su aplicación
creativa es el secreto del éxito. Así, existen modelos clásicos, modelos contemporáneos y
sobre todo clásicos que mantienen su vigencia, además que algunos surge temporalmente y
cuyos contenidos son meramente comerciales. Los modelos gerenciales se originan en las
diferentes escuelas de pensamiento administrativo tanto clásicas como de última
generación. Las escuelas de administración no necesariamente constituyen modelos de
gerencia así como tampoco los modelos de Management (palabra inglesa para gerencia o
administración que asume como sinónimos), se convierten en escuelas de pensamiento.
Preferimos resolver este posible dilema, afirmando que los modelos gerenciales hacen parte
de las estrategias que las empresas adoptan con el propósito de promover, mantener o
impulsar su efectividad de gestión.
 De qué manera se emplean los canales y los protocolos de comunicación internos y
externos establecidos por la Organización
Los canales y los protocolos de comunicación interna se emplean canales orales
porque se les hace capacitación a los empleados de ventas con el protocolo que es
un conjunto de pautas que permiten que, diferentes elementos que forman parte de
un sistema, establezcan comunicaciones entre sí a través del intercambio de
información, Con la implementación del Protocolo de Comunicación Interna de la
organización se busca, adicional al reconocimiento de las normas de comunicación,
identificar claramente las rutas que propendan por la eficiencia en el cumplimiento
misional de la Corporación. En necesario resaltar que para el adecuado
funcionamiento del protocolo se deben establecer códigos de conducta frente a los
procesos de comunicación en las diferentes instancias del Senado, buscando
establecer mecanismos que permitan circular la información de manera oportuna,
veraz y organizada Con el diseño de este Protocolo de Comunicación Interna para
la organización , se busca que las acciones que adelante la Corporación en este
aspecto se diseñen partiendo del reconocimiento de su aporte para el cumplimiento
misional de la entidad. Es, desde este enfoque, que se logra dar un salto desde la
comunicación intuitiva hacia la comunicación planeada, (que es aquella que puede
prever reacciones de sus interlocutores en la medida que se ha identificado un
objetivo claro, se ha fabricado el mensaje y los medios para difundirlo).
En los canales y protocolos externos podemos emplear los canales escritos, orales y
tecnológicos ya que requerimos de todos estos métodos para hacer llegar la
información al cliente, El protocolo, se identifica de un modo reduccionista con
normas sociales, pero abarca todo lo relativo a los acontecimientos oficiales (el
lugar, la distribución de los espacios, lugares y símbolos; los turnos de intervención;
la vestimenta requerida…), desde las grandes líneas a los pequeños detalles (orden
de los cubiertos, muestras de afecto permitidas, lugares de acceso y salida, etc.).
Esquemáticamente, el protocolo se ocupa de orden (precedencia respecto a los
demás), lugar o espacio (dónde se ubica una persona o símbolo según su
protagonismo en el acto), tratamiento (como muestra de reconocimiento del cargo o
rango de la persona), ceremonial (formalidades del desarrollo del acto), etiqueta
(importancia ay solemnidad del acto) y reglas de cortesía que se usan para
relacionarse y respetar usos y costumbres.
 Identificar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de acuerdo con los
estándares de calidad establecidos por la Organización.

fortalezas Debilidades

*Ofrecer diferentes *Inversión elevada en publicidad y

modalidades del pago. promoción para lograr
*Recurso humano con alta reconocimiento en el mercado
experiencia y conocimiento este procesos puede tardar un
*Presencia de empresas poco
competitivas que tiene
potencial para transferir *bajos niveles de innovación y
conocimiento diferenciación del producto

Oportunidades FO DO

*Innovación Gracias a que el producto es de

tecnológica alta adquisición se podrá costear la
inversión elevada de la publicidad.
*Producto económico
y de alta adquisición Gracias a su posición competitiva
hace menos evidente los bajos
*Posición competitiva
noveles de innovación

Amenazas FA DA

*Competencia de Ya que la empresa ofrece

empresas innovadoras diferentes modalidades de pago
con productos no afecta
diferentes

*inestabilidad
económica

 Interpretar las norma ISO y la NTC sobre ambiente de trabajo

  Interpretar el manual de funciones y procedimientos de la organización

FUNCIONES DEL GERENTE

 Dirigir organizar y respaldar las actividades administrativas de la empresa.

 Velar por cumplimiento y buena calidad del trabajo en el momento de prestar el

servicio.

 Elaborar cambios que se consideren pertinentes en el momento del proceso de

prestación del servicio de asesoría en la productividad.

 Formular normas y políticas que deben llevar los trabajadores en el momento de

realizar y prestar el servicio

 Dar alternativas de solución de problemas administrativas a los subordinados

 Supervisar a cada uno de los jefes presentes en el proceso de prestación del

servicio.

 Dar conocimiento de las actividades y novedades que deben ser informadas a los
subordinados.

 Velar por el total funcionamiento de cada uno de los integrantes de la empresa en

el momento de prestar el servicio

FUNCIONES DEL SUBGERENTE

 Asesorar a la gerencia en la formulación de políticas, normas para la

administración de la empresa.

 Dirigir programa de las actividades de la administración.

 Dirigir la actualización y elaboración de manuales de procedimientos de las

funciones de los trabajadores.

 Proponer a gerencia cambios considerados pertinentes en la organización

administrativa.
 Proponer a la gerencia proyectos o iniciativas necesarias para el crecimiento de la
empresa.

FUNCIONES DEL JEFE DE FINAZAS

 Mantener el control de los recursos financieros de la empresa.

 Supervisar el uso correcto de los recursos financieros, mediante el registro

contable y procedimientos administrativos adecuados evitando desajustes en
presupuesto de la entidad.

 Planear, coordinar y administrar el presupuesto económico; para lograr una

distribución eficiente y eficaz de los fondos.

 Coordinar la distribución del efectivo, para que los departamentos puedan laborar.

 Actuar guiándose en lo9s activos que posee la empresa para poder aprovechar
los recursos disponibles y así invertir en lo que sea necesario.

 Analizar la situación financiera cuando ya está todo establecido.

FUNCIONES DEL ASITENTE DE FINANZAS

 Reunir y clasificar la información financiera procedente de todas las áreas de la

empresa.

 Custodiar el material que emplea para el control y el análisis del estado financiero
de la empresa.

 Analizar la información contable, así como capta instrucciones y realiza cálculos

complejos.

 Dirige, supervisa y controla la gestión de inversiones.

 Realizar el flujo diario de efectivo de la empresa velar con su ejecución y

eficiencia.
 Realizar estadísticas, gráficas y presentaciones , para así poder seguir el estado
económico; elaborando informes detallados

FUNCIONES DE JEFE DE PUBLICIDAD

 Encargado de la promoción de la publicidad de la empresa como:

* Pendón
* Tarjetas
* Páginas web
 Buscar la economía en los productos de publicidad teniendo en cuenta la calidad
del trabajo.

 Analizar las necesidades publicitarias en la organización de eventos.

 Observar las deficiencias de la publicidad en el entorno que rodea la empresa.

 Define objetivos publicitarios con ayuda del encargado del marketing.

 Controlar el plan presupuestario en su ejecución.

 Encargado de la asistencia de la información publicitaria.

 Encargado de llevar a cabo cada método necesario de la publicidad

FUNCIONES DEL ASISTENTE DE PUBLICIDAD

 Promueve los medios de comunicación para la comercialización del servicio.

 Ayuda a seleccionar corregir diseñar y titular diferentes artículos publicitarios.

 Organiza eventos de promoción y/o publicitarios.

 Ayuda a la creación de diseños gráficos.

 Ayuda a diseñar y elaborar montajes de logos publicitarios.

 Colabora con la creación de páginas web de blog.

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

 Buena comunicación entre los niveles de organización.

 Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento.

 Proyectar y capacitar al personal de cada área.

 Supervisar y verificar los procesos de servicios.

 Coordinar y controlar el procesos de incorporación del personal.

 Analizar el desempeño de los trabajadores.

 Cumplir las políticas de la empresa.

 Fomentar la sana convivencia dando alternativas de solución de problemas.

 PRESENTAR LA PROPUESTA DEL PROYECTO DE PLAN DE

MEJORAMIENTO

Problema: No se obtienen grandes ventas por el mal servicio al cliente.

Objetivo: Lograr que el servicio al cliente sea una fortaleza en nuestra empresa y
que funcione como herramienta para aumentar las ventas.

 ORGANIZAR LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO

1. Fomentar 1. Tener 1.Gerente 1. Libros, 1.$3.00 1. 20/06/ 16 1.material utilizado
en nuestro material de María García Internet. 0 al 25/06/16
personal el apoyo X 100
buen trato y confiable. 2.$ 2. 1 abril / al
2.RR.HH 2. Video Material obtenido
amabilidad 20.000 1 mayo
Angélica Bean y guías
para con los 2.lograr García de 3.$1.80 3. 3 de mayo 2. exposiciones
clientes. llegar al realizadas x 100
aprendizaje. 0
cliente de 4. 20/03/16
3.Subgerente 3. Exposiciones
manera
eficaz Luis Penagos Evaluaciones 4. $0 al 1 de mayo.
Propuestas
Cognitivas.
3. Evaluar 4. RR.HH 3. porcentaje de
que el tema Angélica 4. Trato al evaluaciones x100
este claro. García cliente. Porcentaje total de
personas aprobadas
 4. Aplicar lo
visto de 4.total de ventas
manera realizadas x 100
práctica.

1. Organizar 1. RR.HH 1. Video 1. 1. 26 marzo Material obtenido

2. Realizar las y preparar el Angélica Beam, al 1 de abril.
capacitaciones material de García $25.00
investigación 2.capacitaciones
necesarias a apoyo 0 2. 8 de abril.
. realizadas x100
nuestros necesario 2. RR.HH 2. 3. 9 de abril.
empleados para la Angélica 2. Aula
para ampliar capacitación. García $30.00 4. 10 de abril
múltiple.
su 2. Realizar 0
conocimiento las 3. Publicidad
del trato al capacitacion Santiago 3.Internet, 3.
cliente. es de forma Bolívar computadore
s $5.000
didáctica
para mejor 4. Gerente 4.
apreciación María García 4.
como Evaluaciones
diálogos. cog
3. Utilizarlas 1. 2 marzo al
para adquirir 1. 6 de abril.
informa
1..Sudgerent $8.000 2. 7 de abril
1. Adquirir e al 18 abril.
1. Libros, 2.
3. Organizar material de Luis Penagos
internet. 3. 19 de
charlas para la apoyo. $20.00
apropiación 2. Organizar 2. Publicidad abril.
0
del lugar para Santiago 2. Aulas
4. 19 de abril
conocimiento elaborar las Bolívar múltiples. 3.
del servicio al charlas. $25.00
cliente en los 3. Realizar 3. RR.HH 3. Video 0
empleados. las charlas de Angélica Beam,
forma García 4.
talleres.
didáctica y $20.00
educativa 4. Gerente 4.
para lograr María García
 tener un Evaluaciones 0
buen servicio cognitivas
al cliente.
4. Evaluar
para detectar
posibles
falencias.

 Que es manual de funciones

Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que
desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente
basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el
establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas,
sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia
mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que
estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los
superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno
de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben
ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y
cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e
inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán
ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado
desarrollo y calidad de la gestión.

Empowerment
Un ejemplo de empowerment es la empresa McDonald
Es una de las empresas que hace uso de esta estrategia ya que sus puntos de venta son
muchos y necesitan confiar en sus equipos de trabajo para que estos puedan llevar acabo la
labor, esta empresa cada mes elige el empleado del mes y cada año entre ellos el empleado
del año dándoles es reconocimiento verbal y uno monetario, este es un incentivo de mucha
motivación para los empleados porque los impulsa a esforzarse para ganarse el logro de ese
mes o año, y es la mejor forma para que los empleados se esfuercen para superarse.
Esta es una buena estrategia porque beneficia a la empresa en :
Cumplir los objetivos
Satisface y cautiva al cliente
Forma un equipo efectivo
Liderazgo en equipo
Se reparten responsabilidades

OUTSOURCING
Ejemplo de outsourcing Nike, el fabricante de zapatos deportivos, es el ejemplo más
conocido outsourcing exitoso en el mundo. Nike contrata con terceros el 100% de la
producción de sus zapatos de la línea "Nike Air". Durante su época de mayor auge, las
ventas se expandieron a tasas superiores al 20% anual y la empresa generó un retorno sobre
ventas superior al 30%.Nike creó el máximo valor concentrándose en la preproducción, es
decir, investigación y desarrollo, y también en la posproducción, o sea, mercadeo,
distribución y ventas. Cuenta con los mejores sistemas de mercadeo e información en su
actividad

Ventajas de utilizar el outsourcing

La compañía contratante, o comprador, se beneficiará de una relación outsourcing ya que
logrará en términos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que tenía internamente con
"Costos Inferiores" en la mayoría de los casos, en virtud de la economía de escala que
obtienen las compañías contratadas. En estos casos la empresa se preocupa exclusivamente
por definir la funcionalidad de las diferentes áreas de su organización, dejando que la
empresa de Outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnológico, manejo de proyecto,
Implementación, administración y operación de la infraestructura. Se pueden mencionar los
siguientes beneficios o ventajas del proceso outsourcing:
• Los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se reduce.
• Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno. • Incremento en los
puntos fuertes de la empresa.
• Ayuda a construir un valor compartido.
• Ayuda a redefinir la empresa.
• Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un
mayor alcance de la organización
Administración estratégica
La administración estratégica es el proceso de formulación e implementación de acciones,
que mediante el análisis y el diagnóstico, tanto del ambiente externo, como del ambiente
interno de la organización, enfatizando las ventajas competitivas, se pueda aprovechar las
oportunidades o defenderse de las amenazas que el ambiente le presenta a la organización
en orden de conseguir sus objetivos declarados.
Un ejemplo de una empresa que implemento la administración estratégica fue la de red Bull
la bebida energética que gracias a una buena campaña de marketing, una excelente
distribución y un buen diseño del packaging.A mediados de los 80 comenzó la difícil tarea
de conseguir la aprobación para comercializar el contenido de la bebida a la que llamó Red
Bull.
Se trataba de un producto desconocido que contenía el triple de cafeína que una gaseosa
común. Mateschitz tuvo que esperar tres años hasta obtener la licencia en Austria. Pero ese
contratiempo generó ansiedad en los distribuidores, que apenas se aprobó la licencia, en
1987, encargaron importantes cantidades de latas.se señala que el 50% de las persona no les
gustaba el sabor de esta bebida pero como esta bebida fue diseñada más que todo para los
jugadores y a los de los deportes extremos ellos diseñaron la estrategia donde el fuerte de
ellos eran los jóvenes mejoraron su estrategia en donde El éxito dependió de muchas
cosas, como la buena distribución”.Además de enfocar el marketing hacia los jóvenes y el
deporte extremo, Mateschitz concibió su producto estrella con la idea de que su packaging
se diferenciara de otras bebidas. Por eso, comprometió a una empresa de aluminio para que
fabricara las latas de un tamaño especial, más pequeño.
También buscó un diseño exterior con dos colores: azul y plateado, muy reconocibles entre
otras latas. Ello teniendo en cuenta que el packaging, un excelente instrumento para la
diferenciación, es una de las variables de marketing más importantes, tanto o más que las
campañas publicitarias.
Una de las ventajas de esta estrategia de La Planificación estratégica es que ofrece pautas
congruentes para las actividades de la organización. Al servirse de ellas los gerentes dan a
su organización objetivos definidos con claridad y métodos para lograrlos. Además, el
proceso de planificación los ayuda a prever los problemas antes que surjan y afrontarlos
antes que se agraven.

Benchmarking
Un ejemplo de benchmarking es que pensemos que tengo una farmacia y quiero
implementar una entrega a domicilio muy eficiente (esa es mi área de interés) de modo que
me pregunto ¿Quién tiene las mejores prácticas en entrega a domicilio?¿quién es rápido y
eficiente en entre de bienes de consumo? Claro, domino”s la pizzería no compite con mi
farmacia y por tanto no caigo en una falta de ética si defino indicadores y métricas para
analizar a detalle como lo hacen ver si puedo añadirle valor y entonces implementarlo en
mi organización de hecho puede haber ocasiones que sea posible pedirle apoyo a la misma
empresa que estoy analizando, y al ver que no somos una amenaza acepten auxiliarnos
Esta estrategia tiene los sigtes beneficios:
 Mejora los procesos o actividades que realiza la empresa.
 Influenciado por lo anterior, permite la mejora de la calidad de los productos y/o
servicios que ofrece la empresa a sus clientes.
 Potencia la innovación gracias a la búsqueda de nuevas técnicas y al estudio de las
técnicas existentes y empleadas tanto por la competencia, como a nivel interno o por
otras empresas del mercado que han destacado por su excelencia.
 Consigue mejorar la eficacia en la realización de numerosas actividades y
operaciones en la organización.
 Permite vencer la resistencia al cambio.
 Mejora de forma destacable el nivel de servicio al cliente ofrecido por la
organización.
 Supone una ventaja competitiva.
Propuesta de plan de mejoramiento
1. Fomentar 1. Tener 1.Gerente 1. Libros, 1.$3.00 1. 20/06/ 16 1.material utilizado
en nuestro material de María García Internet. 0 al 25/06/16
personal el apoyo X 100
buen trato y confiable. 2.$ 2. 1 abril / al
2.RR.HH 2. Video Material obtenido
amabilidad 20.000 1 mayo
Angélica Bean y guías
para con los 2.lograr García de 3.$1.80 3. 3 de mayo 2. exposiciones
clientes. llegar al realizadas x 100
aprendizaje. 0
cliente de 4. 20/03/16
3.Subgerente 3. Exposiciones
manera
eficaz Luis Penagos Evaluaciones 4. $0 al 1 de mayo.
Propuestas
Cognitivas.
3. Evaluar 4. RR.HH 3. porcentaje de
que el tema Angélica 4. Trato al evaluaciones x100
este claro. García cliente. Porcentaje total de
personas aprobadas
4. Aplicar lo
visto de 4.total de ventas
manera realizadas x 100
práctica.

1. Organizar 1. RR.HH 1. Video 1. 1. 26 marzo Material obtenido

2. Realizar las y preparar el Angélica Beam, al 1 de abril.
capacitaciones material de García $25.00
necesarias a apoyo investigación 0 2. 8 de abril. 2.capacitaciones
nuestros necesario 2. RR.HH . realizadas x100
empleados para la Angélica 2. 3. 9 de abril.
para ampliar capacitación. García 2. Aula $30.00 4. 10 de abril
su 2. Realizar múltiple. 0
conocimiento las 3. Publicidad
del trato al capacitacion Santiago 3.
3.Internet,
cliente. es de forma Bolívar
computadore $5.000
didáctica
para mejor 4. Gerente s
4.
apreciación María García
como 4.
diálogos. Evaluaciones
3. Utilizarlas cog 1. 2 marzo al
para adquirir 1. 6 de abril.
informa
1..Sudgerent $8.000 2. 7 de abril
1. Adquirir e al 18 abril.
3. Organizar material de Luis Penagos 1. 2.
Libros, 3. 19 de
charlas para la apoyo. $20.00
internet. abril.
apropiación 2. Organizar 2. Publicidad 0
del lugar para Santiago
2. Aulas 4. 19 de abril
conocimiento elaborar las Bolívar 3.
del servicio al charlas. múltiples.
$25.00
cliente en los 3. Realizar 3. RR.HH 0
empleados. las charlas de Angélica 3. Video
forma García Beam, 4.
didáctica y talleres.
$20.00
educativa 4. Gerente
para lograr María García 4. 0
tener un Evaluaciones
buen servicio cognitivas
al cliente.
4. Evaluar
para detectar
posibles
falencias.

Propuesta de plan de contingencia

Un plan de contingencias es un instrumento de gestión para el buen gobierno de
las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el dominio del soporte y el
desempeño
Un ejemplo de plan de contingencia es Supongamos una pequeña compañía que se dedica a
la producción de prendas textiles. Un análisis de riesgos identificaría (entre otras cosas) lo
siguiente:
Activos e interdependencias: Oficinas centrales → Centro de proceso de
datos → Computadoras y almacenamiento → Información de pedidos y facturación →
Proceso de negocio de ventas → Imagen corporativa
Este análisis demuestra que una amenaza materializada en las oficinas centrales podría
llegar a afectar al proceso de negocio dedicado a la venta. Aunque esto no impida a la
compañía seguir comercializando productos, supondría una interrupción temporal de las
ventas. Además afectaría negativamente a la imagen corporativa provocando la pérdida de
clientes. Así, se evaluaría la siguiente amenaza y su impacto:
Amenaza: Incendio. (Los activos afectados son los anteriores y los futuros).
Impacto: (es un ejemplo ficticio)
 Perdida de un 10% de clientes.
 Imposibilidad de facturar durante un mes.
 Imposibilidad de admitir pedidos durante un mes.
 Reconstrucción manual de pedidos y facturas a partir de otras fuentes.
 Sanciones por accidente laboral.
 Inversiones en equipamiento y mobiliario.
 Rehabilitación del local.
Todas estas consecuencias pueden valorarse en términos monetarios, que junto a la
probabilidad de materialización ofrecen una estimación del riesgo.
El plan de contingencias contendría someramente las siguientes contramedidas:
Medidas técnicas:
 Extintores contra incendios.
 Detectores de humo.
 Salidas de emergencia.
 Equipos informáticos de respaldo.
Medidas organizativas:
  Seguro de incendios.
 Precontrato de alquiler de equipos informáticos y ubicación alternativa.
 Procedimiento de copia de respaldo.
 Procedimiento de actuación en caso de incendio.
 Contratación de un servicio de auditoría de riesgos laborales.
Medidas humanas:
 Formación para actuar en caso de incendio.
 Designación de un responsable de sala.
 Asignación de roles y responsabilidades para la copia de respaldo.
Los subplanes contendrían las siguientes previsiones:
Plan de respaldo:
 Revisión de extintores.
 Simulacros de incendio.
 Realización de copias de respaldo.
 Custodia de las copias de respaldo (por ejemplo, en la caja fuerte de un
banco).
 Revisión de las copias de respaldo.
 Plan de emergencia:
 Activación del precontrato de alquiler de equipos informáticos.
 Restauración de las copias de respaldo.
 Reanudación de la actividad.
 Plan de recuperación:
 Evaluación de daños.
 Traslado de datos desde la ubicación de emergencia a la habitual.
 Reanudación de la actividad.
 Desactivación del precontrato de alquiler.
 Reclamaciones a la compañía de seguros.

 PROPUESTA DE MANUAL DE FUNCIONES

FUNCIONES DEL GERENTE

 Dirigir organizar y respaldar las actividades administrativas de la empresa.

 Velar por cumplimiento y buena calidad del trabajo en el momento de prestar el

servicio.

 Elaborar cambios que se consideren pertinentes en el momento del proceso de

prestación del servicio de asesoría en la productividad.

 Formular normas y políticas que deben llevar los trabajadores en el momento de

realizar y prestar el servicio

 Dar alternativas de solución de problemas administrativas a los subordinados

 Supervisar a cada uno de los jefes presentes en el proceso de prestación del

servicio.

 Dar conocimiento de las actividades y novedades que deben ser informadas a los
subordinados.

 Velar por el total funcionamiento de cada uno de los integrantes de la empresa en

el momento de prestar el servicio

FUNCIONES DEL SUBGERENTE

 Asesorar a la gerencia en la formulación de políticas, normas para la

administración de la empresa.

 Dirigir programa de las actividades de la administración.

 Dirigir la actualización y elaboración de manuales de procedimientos de las

funciones de los trabajadores.

 Proponer a gerencia cambios considerados pertinentes en la organización

administrativa.

 Proponer a la gerencia proyectos o iniciativas necesarias para el crecimiento de la

empresa.
 FUNCIONES DEL JEFE DE FINAZAS

 Mantener el control de los recursos financieros de la empresa.

 Supervisar el uso correcto de los recursos financieros, mediante el registro

contable y procedimientos administrativos adecuados evitando desajustes en
presupuesto de la entidad.

 Planear, coordinar y administrar el presupuesto económico; para lograr una

distribución eficiente y eficaz de los fondos.

 Coordinar la distribución del efectivo, para que los departamentos puedan laborar.

 Actuar guiándose en lo9s activos que posee la empresa para poder aprovechar
los recursos disponibles y así invertir en lo que sea necesario.

 Analizar la situación financiera cuando ya está todo establecido.

FUNCIONES DEL ASITENTE DE FINANZAS

 Reunir y clasificar la información financiera procedente de todas las áreas de la

empresa.

 Custodiar el material que emplea para el control y el análisis del estado financiero
de la empresa.

 Analizar la información contable, así como capta instrucciones y realiza cálculos

complejos.

 Dirige, supervisa y controla la gestión de inversiones.

 Realizar el flujo diario de efectivo de la empresa velar con su ejecución y

eficiencia.

 Realizar estadísticas, gráficas y presentaciones , para así poder seguir el estado

económico; elaborando informes detallados
 FUNCIONES DE JEFE DE PUBLICIDAD

 Encargado de la promoción de la publicidad de la empresa como:

* Pendón
* Tarjetas
* Páginas web
 Buscar la economía en los productos de publicidad teniendo en cuenta la calidad
del trabajo.

 Analizar las necesidades publicitarias en la organización de eventos.

 Observar las deficiencias de la publicidad en el entorno que rodea la empresa.

 Define objetivos publicitarios con ayuda del encargado del marketing.

 Controlar el plan presupuestario en su ejecución.

 Encargado de la asistencia de la información publicitaria.

 Encargado de llevar a cabo cada método necesario de la publicidad

FUNCIONES DEL ASISTENTE DE PUBLICIDAD

 Promueve los medios de comunicación para la comercialización del servicio.

 Ayuda a seleccionar corregir diseñar y titular diferentes artículos publicitarios.

 Organiza eventos de promoción y/o publicitarios.

 Ayuda a la creación de diseños gráficos.

 Ayuda a diseñar y elaborar montajes de logos publicitarios.

 Colabora con la creación de páginas web de blog.

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

 Buena comunicación entre los niveles de organización.

 Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento.

 Proyectar y capacitar al personal de cada área.

 Supervisar y verificar los procesos de servicios.

 Coordinar y controlar los procesos de incorporación del personal.

 Analizar el desempeño de los trabajadores.

 Cumplir las políticas de la empresa.

 Fomentar la sana convivencia dando alternativas de solución de problemas.

Presentar el procedimiento para elaborar manual de funciones teniendo en cuenta la

estructura administrativa.

Misión
Identificación y referencia en el puesto de trabajo
Departamento o área
Dependencia
Subordinados
Función básica.
Responsabilidades y ocupaciones
Responsabilidades
Ocupaciones
Marco de relación
Interno
Externo

Aplicar el proceso de planeación orientado a la Unidad Administrativa.

3.4Actividades de transferencia del conocimiento.

 Diseñar y proponer capacitaciones con temas relacionados de la guía.
Justificación
Capacitar a los aprendices del centro de la tecnología del diseño y la productividad
empresarial (Sena Girardot), para desarrollar la competencia (proponer programa
de capacitación para el personal de la unidad administrativa de acuerdo a las
políticas de la organización.) Que le corresponde realizar a los estudiantes de la
ficha 1135738 A tecnólogos en gestión administrativa, los temas de las
capacitaciones fueron elegidos libremente por los aprendices, en este caso el
tema elegido fue trabajo en equipo; ya que no se pudo realizar el debido
diagnóstico para identificar realmente las necesidades de las personas a
capacitar.
Alcance
Los aprendices Daniela Alemán, Luisa Lozano, Rafael Cardozo, Robinson
Manrique capacitarán el grupo de tecnólogos en gestión administrativas 1135738B
en el tema trabajo en equipo teniendo en cuenta que no se realizó un previo
diagnóstico para analizar las necesidades de este grupo.
Fines de la capacitación
Se capacitara sobre definición y ventajas del trabajo en equipo y sus beneficios al
momento de colocarlo en práctica durante la formación y la vida laboral. La
capacitación se hará en el ambiente de aprendizaje 201 el día 04 de junio del 2016
en la hora de la mañana comenzara a las 7.00am y finalizara a las 7.30am.
Objetivo general
Conocer las herramientas necesarias para sensibilizar a los participantes hacia la
integración en los grupos, así como las habilidades básicas para orientarse al
trabajo en equipo en el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales,
dónde podamos entender que en nuestros equipos de trabajo, aunque cada uno
somos diferentes, compartimos objetivos, creencias e ideales comunes.
Objetivos específicos
● Reconocer la importancia de trabajar en equipo, basados en las
individualidades de cada uno de los integrantes.
● Tener herramientas para el mejoramiento actual del trabajo en equipo para
así colocarlo en práctica en su vida diaria.
● Identificar las cualidades necesarias para sostener una adecuada
comunicación interpersonal.
 Estrategias

Se van a implementar videos relacionados con la temática tomados como

apoyo didáctico para el buen desarrollo del tema.

Acciones a desarrollar

6:30 preparación de los elementos de la capacitación.

7:00 inicio de la capacitación (trabajo en equipo)
7:05 visualización video ¿Qué es trabajo en equipo?
7:15 visualizaciones video (trabajo en equipo)
7:20 aplicación de encuesta (satisfacción de capacitación)
7:30 finalización de capacitación

Evidencia

Encuestas
ASISTENCIA

TABULACIÓN ENCUESTA DE SATISFACCIÓN TRABAJO

EN EQUIPO

1. grado percibido de dominio del tema por los capacitadores.

personas preguntas total

25 satisfecho 100%
0 poco satisfecho 0%
0 insatisfecho 0%
 total
120%
100%
80% total
60%
40%
20%
0%
sastifecho poco sastifecho insastifecho
25 0 0

2. las condiciones ambientales( aula, mobiliario, recursos utilizados) han sido adecuadas para facilitar el proceso form

personas preguntas total

Satisfecho 72%
7 poco satisfecho 28%
0 insatisfecho 0%

total
18 sastifecho
7 poco sastifecho
28%
0 insastifecho

72%

3. la organización del taller y el soporte logístico fueron apropiados.

personas preguntas total

20 satisfecho 80%
5 poco satisfecho 20%
 total
80%
60%
40%
20%
0%
sastifecho poco sastifecho insastifecho
20 5 0

4.la capacitación fue suficiente para implementar los conocimientos en su trabajo.

personas preguntas total

23 satisfecho 92%
2 poco satisfecho 8%
0 insatisfecho 0%

total
23 sastifecho 2 poco sas-
8% tifecho
0 insastifecho
92
%
¿Qué tan rentable es invertir en capacitación?
Invertir en capacitación es rentable por que asi se capacita el personal para obtener mejores
resultados en las metas que se proponga la organización si no se invierte en capacitaciones
la empresa va a seguir estando desequilibrada
¿Qué tan empleable es quien se capacite más?
Es muy empleable porque va a tener muchos más conocimientos ya sea del producto y de
servicios ya que va adquiriendo más certeza de lo que habla y lo que hace porque sabe
cómo hacerlo y no va a estar dudando delo que hace en la organización va a ganar tanto la
organización como el que se capacite.
¿Quién consigue más fácil empleo? o ¿qué tan costosa es la ignorancia?
Consigue más fácil empleo la persona que esté más capacitada porque va saber cómo llegar
a la empresa y adquirir el trabajo ya que las organizaciones se dan cuenta del nivel de
capacidad que tiene dicha persona si está en una buenas condiciones para dicho empleo, la
ignorancia es muy costosa ya que si llegamos ignorantes al tema que se habla de una la
organización nos va a descartar por eso debemos estar preparados cada día capacitándonos
más siendo personas con muy buena actitud una actitud de persona emprendedora si
queremos llegar a lograr un futuro en nuestras vidas.
https://es.wikipedia.org/wiki/Plan_de_contingencias
http://www.luismaram.com/2013/08/28/como-hacer-benchmarking-en-sustentabilidad/

https://www.google.com.co/webhp?sourceid=chrome-instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-
8#q=outsourcing+ejemplos+

http://html.rincondelvago.com/outsourcing_2.html