DISEÑO DE PROCESOS INNOVADORES

ACTIVIDAD EJE 4

MARIA ALEJANDRA BARRETO POLANIA

GINA ALEXANDRA BERNAL ROA
JUAN GUILLERMO BERMUDEZ CORTES
JACKELINE ARIZA PEÑA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
DISEÑO DE PROCESOS
BOGOTÀ
2019
 CONTENIDO

INTRODUCCION .................................................................................................................. 3
OBJETIVOS ........................................................................................................................... 4
PROBLEMA .......................................................................................................................... 4
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ........................................................................................... 4
JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA .............................................................................. 5
ACCIONES O FASES A EMPRENDER PARA EL DESARROLLO ............................. 5
Creación de información digital ..................................................................................... 5
INSUMOS Y COSTOS .......................................................................................................... 6
RECOMENDACIONES ........................................................................................................ 7
LECCIONES APRENDIDAS ................................................................................................ 8
ANEXOS ................................................................................................................................ 8
ANÁLISIS DE ENCUESTAS .............................................................................................. 8
INFORME EJECUTIVO .................................................................................................. 14
CONCLUSIONES .............................................................................................................. 15
ANEXOS ............................................................................. Error! Bookmark not defined.
 INTRODUCCION

El presente trabajo escrito tiene como propósito, reforzar la información adquirida en el eje
4, los cuales están enfocados al diseño de procesos innovadores. En esta oportunidad se
aplicarán los conocimientos basándonos en una actividad que se ejecutó previamente, en
la cual se analizó por medio de encuestas varias de las áreas funcionales de empresas del
sector de importación automotriz y consultoría de arquitectura, de manera que permitió
detectar sus fortaleza y oportunidades de mejora en cada uno de los procesos que se
realizan actualmente, para así conseguir un funcionamiento eficaz, efectivo y por ende el
crecimiento de la organización.
En esta ocasión, como se mencionó anteriormente, se toara como referencia toda la
información recopilada para encontrar de qué forma se pueden modificar los procesos, para
que estos se realicen de una manera más eficiente y a su vez óptima. Desglosando a detalle
las actividades a realizar con su respectivo cronograma y costos estimados.
 OBJETIVOS

Identificar las problemáticas que se presentan en los procesos de la compañía y generar un

plan de desarrollo que permita una acción de mejora en las labores que ejecutan de manera
diaria en cada una de las áreas de la compañía.

Lograr que los procesos en las ventas se realicen de manera eficiente, reduciendo costos,
tiempo y margen de pérdida, verificando el macro entorno al momento de tomar una
decisión.

PROBLEMA

De acuerdo al análisis de la información, se pudo identificar que el área de ventas requiere

de un rediseño de procesos, ya que, debido al avance del mercado, este debe estar en
constante actualización para así mantenerse a la vanguardia cubriendo las necesidades del
mercado, que día a día son distintas e innovadoras. Actualmente los colaboradores de la
compañía no tienen clara la información sobre los costos de los procesos, lo que ocasiona
pérdidas al momento de las ventas. Adicionalmente se observó que los estudios de mercado
los realizan únicamente consultando fuentes primarias dejando a un lado la validación de
fuentes secundarias que es la que permite realizar un balance y comparación de un producto
o servicio frente al mercado competente.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN

En la actualidad la empresa ENTORNO AMBIENTAL CONSULTORÍA E

IMPORTACIONES AUTOMOTRICES SAS, tiene como actividad principal las por
servicios de venta de repuestos automotrices y servicios de asesoría para remodelación de
inmuebles.
El proceso de ventas se realiza de manera tradicional, es decir las personas se acercan a una
oficina física donde obtienen la información o adquieren el producto. Esta modalidad es
muy genérica, lo que quiere decir que no es para nada innovadora y ocasiona un bajo
desempeño operacional, ya que para realizar un acercamiento es necesario asistir a sus
oficinas. En esta nueva era, los datos deben estar al alcance de la mano, para que así las
personas desde cualquier lugar puedan realizar cotizaciones, pedidos, recibir orientación,
etc. En resumen, canales que le permitan al cliente mantenerse conectado de manera simple
con su proveedor. El método que emplean, puede estar influenciado en gran parte por el
sistema que adaptaron para el estudio de mercados, pues indican que consultan fuentes
primarias, lo cual les proporciona datos verídicos y concretos, pero a la vez planos en
comparación con el mercado externo, es necesario indagar a fondo el estado de la
competencia y así con base en ello poder actuar de distintas maneras para atraer mayor
cantidad de clientes.

JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

Para mejorar lo anteriormente mencionado se sugiere idear una estrategia de ventas que no
incremente en gran manera los costos de inversión, pero que posibilite la apertura de
distintas formas de venta, las cuales pueden estar apoyadas en internet (página web y redes
sociales), de esta manera ingresa la compañía al mundo digital que es lo que está en auge y
podrá generar ingresos extra. Adicionalmente utilizar este tipo de herramientas para
recaudar información externa que amplíe la visión del mercado y así diseñar tácticas de
atracción.

ACCIONES O FASES A EMPRENDER PARA EL DESARROLLO

Creación de información digital

Es claro que en la actualidad las grandes empresas se mueven a través de medio digitales,
brindando información sobre los distintos producto y servicios que ofrecen, ya que tienen
en cuenta que sus clientes no poseen el tiempo para dirigirse todas las veces hacia los
lugares donde se encuentran ubicadas las compañías, es por eso que incursionan en este
medio para mantenerse en constante comunicación con sus clientes actuales y los
potenciales, permitiendo así ingresos extras y así mismo el posicionamiento de la marca
y/o empresa.
A continuación, se indican, de manera concreta los pasos a seguir para la elaboración de
página y perfil digital:
Ilustración 1 Creación de información digital

Fuente: Adaptación propia

INSUMOS Y COSTOS

Tabla 1. Insumos y costos

Fuente: Adaptación propia

En la anterior tabla se evidencia los insumos y costos requeridos para la implementación de
mejoras aplicados a los procesos administrativos de la empresa.
TIEMPO ESTIMADO PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES
Tabla 2. Cronograma

Fuente: Adaptación propia

El diagrama de Gantt nos muestra los tiempos establecidos para la ejecución de las
actividades propuestas para realizar mejoras de la organización.

RECOMENDACIONES

 Aplicabilidad e implementación de las diferentes redes sociales para obtener un mejor

reconocimiento en general.

 Mejorar la administración de los recursos propios para satisfacer de manera oportuna

las necesidades de los clientes.

 Por medio de la eficiencia y respuesta oportuna a los clientes, catalogarnos y

posicionarnos en el mercado, siendo una de las organizaciones más prestigiosas.

 Planificar las actividades a realizar para obtener un mejor desempeño y poder ofrecer a
los clientes la atención y servicios requeridos.
 Mejorar la comunicación interna para poder facilitar el proceso interno de la empresa.
  Utilizar de manera adecuada los recursos para generar adecuadamente los servicios
ofrecidos por la organización.

LECCIONES APRENDIDAS

1. Se resaltan tres elementos importantes que obstaculizan las buenas prácticas: ausencia de
planificación por parte de la Administración, ausencia de participación por parte de lo/as
agentes implicado/as y ausencia de diagnósticos como punto de partida para el diseño de las
actividades a ejecutar.
2. Realizar la autoevaluación previamente como una herramienta que mejore el trabajo y
permita reformular proyectos.
3. Contar con estructuras claras de trabajo a partir de un diagnóstico de necesidades y un Plan
de Actuación.
4. Contar con espacios de comunicación.
5. La elaboración de estrategias que permitan compartir información y que permitan que esa
información se actualice de forma periódica.
6. Se propone fortalecer acciones que promuevan la integración social de los trabajadores
internos, generando ambientes plenos de trabajo.

ANEXOS

ANÁLISIS DE ENCUESTAS

En este estudio de identificación de problemas empresariales para el diseño de procesos en

dos diferentes empresas se usó un método (encuesta) para además de aplicar los
conocimientos y herramientas relacionados los procesos y la investigación de mercados,
también identificar problemas y necesidades que pueden ser solucionados con el diseño de
procesos operacionales en una empresa. Con respecto a la encuesta, los resultados fueron
los siguientes:

Tabla 2 Pregunta 1
Fuente: adaptación propia

Grafica 1 Pregunta 1

Fuente: Adaptación propia

Tenemos el caso de una empresa en la que se han realizado diseño de procesos operativos
en los últimos años, en la otra compañía no se han efectuado o quizás se han realizado, pero
no siguiendo un esquema previamente establecido, sino que al presentarse variaciones en
sus ventas o demás se han optado por modificar la forma de ejecutar sus tareas sin tener un
previo estudio para verificar la mejor opción.

Tabla 3 Pregunta 2

Fuente: Adaptación propia

Grafica 2 Pregunta 2
Fuente: Adaptación propia
Como se observa en la tabla, las empresas indicaron que el área con mayor necesidad de
renovación de procesos es el de “ventas”, es claro que las compañías, realmente sobreviven
gracias a este proceso y es de suma importancia que la empresa tenga conciencia que es un
tópico que debe permanecer en constante renovación por el cambio constante del mercado
y otros factores externos que influyen en que este varíe, seguido de este, el área de recursos
humanos, ya que su personal permite que todo el proceso de producción de un producto o
servicio se lleve a feliz término. Otro punto, no menor, que requiere cambios es el de
archivo, el mundo está en constante cambio, es por esto que el método de conservación de
información, el cual es el soporte de todas las operaciones de la compañía y el que permite
a lo largo de los años realizar distintos análisis, se mantenga de manera ordenada
actualizada y alineado a las nuevas tendencias.

Principales procesos que realiza la empresa

ITEM RESPUESTAS
Proceso administrativo 2
Gestión de mercadeo -
Gestión de ventas 2
Gestión de producción -
Gestión de compras 1
Gestión de inventarios -
Gestión de innovación -
Gestión contable y financiera -
Gestión de capital humano -

Tabla 4 Pregunta 3
Fuente: Adaptación propia
Las empresas que se utilizaron para el presente trabajo tienen la mayor cantidad de
procesos enfocados a la parte administrativa, ventas y compras, esto debido a la actividad
económica que realizan.

Tabla 5 Pregunta 4

Fuente: Adaptación propia

De acuerdo a las respuestas de las empresas encontramos que cuentan con procesos que
están soportados por medio de documentos lo que hasta cierto punto facilita el traspaso o
presentación de los procesos, adicionalmente tienen debidamente delimitados quienes son
los responsables lo que hace que exista un sentido de pertenencia y un grado alto de
compromiso con cada una de las labores, sin embargo en algunos procesos no se tiene
claridad del costo, lo que ocasiona que se generen pérdidas al momento de
implementación.

Tabla 6 Pregunta 5

Fuente: Adaptación propia

En la tabla anterior se muestra cómo las empresas ubicaron en un ranking de importancia,

los factores que influyen en la toma de decisiones al momento de realizar un diseño de
proceso. Vemos que las condiciones del mercado son uno de los factores más determinantes
en este proceso, ya que de esto dependerá que se modifiquen procesos para que las labores
en general funcionen a favor y así poder mantener o aumentar las ventas. Seguido se
encuentra la tecnología, es claro que estamos en un mercado cambiante y los avances de la
tecnología influyen de manera directa en las compañías. En último lugar, ubicaron la
adquisición de la materia prima, aunque es un aspecto importante la representaron como
una constante, esta puede variar de precio, pero, indicaron que no requieren cambios
drásticos de proceso para su adquisición.

Tabla 7 Pregunta 6

Fuente: Adaptación propia

En cuanto al método de recolección de información, las empresas prefieren que sea de
primera mano, lo que quiere decir que tienen contacto con las personas o analizan por sí
mismos las situaciones antes de dirigirse a fuentes externas.

Tabla 8 Pregunta 7
Fuente: Adaptación propia
Se le pidió a los empresarios que ubicaran en una escala de importancia, que beneficios les
trae realizar procesos innovadores que generen disminución de costos en la producción y
distribución del producto o servicio. Ellos colocaron como el más relevante la opción de
producir nuevos productos o servicios, ya que esto les permitirá realizar una mayor acogida
del mercado y por ende aumentar sus ventas. En segundo lugar, posibilita optimizar la
calidad del producto o servicio que ya se tiene para así fidelizar al cliente.

Tabla 9 Pregunta 8

Fuente: Adaptación propia

Las compañías con la implementación de diseños innovadores buscan en primer lugar
ofrecer nuevos servicios que les permitan atraer mayor cantidad de clientela y por de esta
manera incursionar en un mercado competitivo, además conseguir vender sus productos o
servicios en varios medios logrando así abarcar otras geografías.

Pregunta 9
Se les preguntó a las dos empresas si estarán dispuestos a realizar un proyecto para el
diseño de un proceso innovador y ambas respondieron que sí, ya que les interesa apuntar a
ingresar en nuevos mercados para ampliar su clientela, aumentar sus ventas y mejorar la
calidad de su servicio o producto que tienen actualmente.
 INFORME EJECUTIVO

A partir de la investigación y el trabajo desarrollado para la implementación de la encuesta

a las empresas sobre el diseño de procesos, se obtuvieron resultados en cuanto a
implementación de procesos de innovación.
Se diseñó una encuesta en base a 9 preguntas enfocadas a conocer la implementación y el
diseño de procesos, en qué áreas se aplica con mayor frecuencia, y el tiempo de ejecución.
Dicha encuesta se aplicó a las compañías, GAMA INSPECCIONES E INGENIERIA SAS
Y ENTORNO AMBIENTAL CONSULTORIA E IMPORTACIONES AUTOMOTRICES
SAS., La primera empresa a encuestada se dedica a la inspección de redes de gas en usos
residenciales o comerciales. La encuesta evidencia que sus áreas con diseño de procesos
son: Archivo, Recursos Humanos y Ventas de los cuales los procesos principales son:
procesos administrativos y Gestión de ventas. Las características de dichos procesos están
identificadas y documentadas, cada proceso cuenta con un responsable y objetivos
definidos, aun cuando el costo del proceso es desconocido.
Para Gama Inspecciones al momento de desarrollar un proceso innovador busca
principalmente, generar satisfacción hacia los futuros clientes ya que es indispensable para
la compañía la buena atención y el buen servicio por parte de los funcionarios, cada
proyecto que se innova se implementa en la sede principal que se encuentra ubicada en la
ciudad de Bogotá, pero sus alcances tienen cobertura en las demás sedes: Medellín, Boyacá
Santander, Huila, Manizales.
Finalmente se tiene en cuenta que la empresa busca seguir diseñando procesos innovadores
a futuro para mejorar sus servicios y niveles de competitividad a nivel nacional.
Con respecto a la empresa de ENTORNO AMBIENTAL CONSULTORÍA E
IMPORTACIONES AUTOMOTRICES es una compañía que en el momento cuenta con un
recurso humano muy pequeño lo que implica que varias de las funciones que se deleguen
no sean completadas en su 100%. Por este lado la empresa requiere un apoyo de diseño de
procesos de organización.
El diseño organizacional es un elemento administrativo que se encarga de estructurar
ordenada y sinérgicamente las diversas unidades orgánicas de una institución. Así como
también, busca brindar las condiciones racionales óptimas para que pueda operar en el día a
día. Con esa intención es imprescindible un exhaustivo análisis de condicionantes exógenos
y componentes endógenos que contribuirán en el perfil del diseño organizacional a ser
construido.

En estos tiempos las empresas pequeñas requieren de este diseño administrativo pues se
convierte en una ventaja competitiva y contribuyendo a la estandarización y normalización
de funciones y procesos, de modo que el trabajador se desempeñe a lo estipulado y que con
esto no afecte la cadena de los demás departamentos o áreas.
Cabe destacar que esta herramienta es un salvavidas para mejorar los aspectos críticos de la
empresa, incluyendo factores internos y externos.

CONCLUSIONES

Luego del análisis de los resultados de la investigación sobre el enfoque de la gestión de

procesos y su aplicación práctica e innovadora en las empresas se llega a las siguientes
conclusiones:
En un mundo lleno de competitividad las compañías deben tener muy presente desarrollar
procesos de innovación para mantenerse en el mercado, aun cuando la empresa se
encuentre muy bien posicionada, siempre se debe buscar innovar con nuevos productos o
servicios, también estos procesos se pueden implementar en la compañía internamente, en
áreas como el archivo, costos y presupuesto.
De esta manera detectar los re-procesos que se estén desarrollando y así buscar una manera
eficiente a la hora de desarrollar el trabajo y obtener los mejores resultados posibles.
La elaboración de este trabajo permitió consolidar los conceptos de innovación,
competitividad y diseño de procesos operativos articulados con elementos administrativos,
con base en los resultados obtenidos y la propuesta realizada, se confirmó que la existencia
de una estrategia de innovación, soportada en un sistema formal y estructurado representa
una necesidad en las organizaciones que buscan diferenciarse y ser destacadas en el
mercado.
Ilustración 3 Encuesta GAMA INSPECCIONES E INGENIERIA SAS - Parte 1
Ilustración 4 Encuesta GAMA INSPECCIONES E INGENIERIA SAS - Parte 2
Ilustración 5 Encuesta GAMA INSPECCIONES E INGENIERIA SAS - Parte 3
Ilustración 6 ENTORNO AMBIENTAL CONSULTORIA E IMPORTACIONES AUTOMOTRICES
SAS - Parte 1
Ilustración 7 ENTORNO AMBIENTAL CONSULTORIA E IMPORTACIONES AUTOMOTRICES
SAS - Parte 2
Ilustración 8 ENTORNO AMBIENTAL CONSULTORIA E IMPORTACIONES AUTOMOTRICES
SAS - Parte 3