Contenido

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3
¿Qué es Excel?................................................................................................................................. 3
¿Para qué sirve Excel? ..................................................................................................................... 3
¿Cómo abrir el programa? .............................................................................................................. 3
Características de Excel: Hojas de cálculo ....................................................................................... 4
ALMACENAR DOCUMENTOS ............................................................................................................... 6
Guardar tu hoja de calculo .............................................................................................................. 6
CONFIGURAR TU HOJA DE CALCULO................................................................................................... 8
OPERACIONES ARITMÉTICAS EN EXCEL .............................................................................................. 9
FÓRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL ................................................................................................. 10
Fórmulas de Excel básicas ............................................................................................................. 11
Función BUSCARV.......................................................................................................................... 12
¿Qué es BUSCARV?.................................................................................................................... 12
Función COINCIDIR ........................................................................................................................ 13
FUNCIÓN "SI" ................................................................................................................................ 14
TIPOS DE ERRORES EN EXCEL ............................................................................................................ 15
Error NULO .................................................................................................................................... 15
Error DIV/0 ................................................................................................................................... 16
Error VALOR................................................................................................................................... 16
Error REF........................................................................................................................................ 16
Error NOMBRE ............................................................................................................................... 17
Error NUM ..................................................................................................................................... 17
Error N/A ....................................................................................................................................... 17
GRÁFICOS EN EXCEL .......................................................................................................................... 18
 INTRODUCCIÓN

¿Qué es Excel?

Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos
y de texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas. Pero ¿qué
es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es lo que utilizaban los contadores para llevar

registros, esto se utilizaba mucho antes de que aparecieran las
computadoras. Las hojas de cálculo en programas informáticos
aparecieron desde la década de 1960 y fueron desarrolladas para simular
las hojas de trabajo contables, que se utilizaba en ese entonces y de esa
manera automatizaban el trabajo contable.

¿Para qué sirve Excel?

Gracias a los avances que ha tenido Microsoft Excel, hoy podemos usar
esta herramienta para un sinnúmero de cosas, tanto en el ámbito
personal, profesional, así como dentro de cualquier empresa, que es
donde vemos, que más se utiliza o aplica el uso de esta herramienta.

¿Cómo abrir el programa?

Buscamos en nuestro ordenador desde la barra de menú, y colocamos el

nombre del programa.

Damos click en el programa,

empezara a ejecutarse,
esperamos que cargue, y nos
mostrara la primer ventana
de inicio de Excel, en el cual
tendremos diferentes
plantillas y opciones para
trabajar con el programa
Empecemos creando nuestro primer documento en blanco para ir
conociendo más del programa.

Características de Excel: Hojas de cálculo

Una de las características principales de Excel, es que en su pantalla

principal se muestra una matriz de dos dimensiones, que está formada
por columnas y filas, de esta manera se le da forma a una celda, que
básicamente es la intersección de una columna y una fila.

La celda tiene una dirección única, conformada por una letra para
identificar la columna y un número que nos permite identificar la fila en la
que podemos estar trabajando. Por ejemplo, la celda señalada en la
siguiente imagen tiene una dirección o nombre de A1
En cada celda podemos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, como ya lo
habíamos dicho anteriormente. Una manera fácil de identificar si un dato es
numérico o es un texto, es validando en la celda el tipo de dato que introducimos.
Generalmente los datos tipo texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos
se alinean a la derecha.

De esta manera, Excel reconoce que tipo de dato estamos ingresando en una
celda, si es numérico o es un dato alfanumérico.
 ALMACENAR DOCUMENTOS

Guardar tu hoja de calculo

Sea donde sea que desee guardar el libro (en el equipo o en la web, por
ejemplo), todo el trabajo de guardar se realiza en la pestaña Archivo.

Mientras que usa Guardar o presiona Ctrl+G para guardar un libro

existente en su ubicación actual, debe usar Guardar como para guardar el
libro por primera vez, en una ubicación diferente, o para crear una copia
del libro en la misma ubicación o una ubicación distinta.

1.- Haga clic en Archivo > Guardar como

2.- Debajo de Guardar como, elija el lugar donde desea guardar el libro.
Por ejemplo, para guardar en su escritorio o en una carpeta del equipo,
haga clic en Equipo.

3.- Haga clic en EXAMINAR para encontrar la ubicación que desea en su

carpeta DOCUMENTOS.

Para elegir otra ubicación en el equipo, haga clic en Escritorio y, a

continuación, elija el lugar exacto donde desea guardar su libro.

4.- En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro

nuevo. Escriba un nombre diferente si está creando una copia de un libro
existente.

5.- Para guardar el libro en un

formato de archivo diferente (como
.xls o .txt), en la lista Guardar como
tipo (debajo del cuadro Nombre de
archivo), elija el formato que desee.

6.- Haga clic en GUARDAR.

 CONFIGURAR TU HOJA DE CALCULO

Para darle el TAMAÑO, MÁRGENES y ORIENTACIÓN de una hoja de calculo

en Excel, necesitamos ubicar en nuestra cinta de menús, la pestaña de
DISEÑO DE PAGINA

Una vez dentro de este apartado, tendremos diversas herramientas para

el diseño y configuración de la página/.

dentro de TAMAÑO, tendremos medidas preestablecidas por el programa

algunas de ellas Carta y A4.
 OPERACIONES ARITMÉTICAS EN EXCEL

Con Excel podemos realizar operaciones aritméticas simples como por

ejemplo: sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/). Para poder realizar
cálculos aritméticos en Excel, solo debemos poner un (=) o el signo (+) al
inicio de la celda, seguido de la fórmula que deseamos ejecutar.

• Sumar =2+4+8

• Restar =9-6-3

• Multiplicar +3000*33

• Dividir +9000/33

En Excel podemos escribir fórmulas muy grandes o de acuerdo a lo que

necesitemos, solo debemos respetar el límite de caracteres por celda que
es de 32,767 en las versiones de Excel más recientes.

Además, algo muy útil que podemos hacer en la hoja de cálculo al

momento de escribir fórmulas, es referenciar celdas para aplicar sus
valores dentro de la operación aritmética que estemos realizando.
 FÓRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL

Para sacarle el máximo provecho a Excel podemos realizar cálculos más

avanzados utilizando las funciones de Excel, las cuales nos ayudan a
efectuar cálculos sobre nuestros datos numéricos o alfanuméricos. Al
realizar funciones con nuestros datos en Excel, la fórmula se va a
comportar casi como si fuera un asistente nuestro, ya que nos irá
indicando los pasos a realizar dentro de la función, para entregarnos el
resultado correcto.

Por ejemplo, al ejecutar la función Promedio se nos muestra un ayudador

que indica los pasos o datos que deben ir dentro de la fórmula.

Al indicarle los datos numéricos para este caso, nos devolverá el promedio
de los valores que hayamos ingresado, como lo podemos visualizar en la
siguiente imagen.
Las funciones de Excel las podemos categorizar según su funcionalidad y
en algunas de esas categorías, podemos encontrar a las funciones de
búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto,
las funciones de fecha y hora, entre otras que iremos hablando a lo largo
de nuestro recursos.

Si quieres conocer todas las funciones de Excel disponibles, puedes hacer

clic en la pestaña Fórmulas y se mostrarán todas las funciones que
podemos aplicar en la hoja de cálculo. La siguiente imagen nos muestra
algunas de las funciones de la categoría de funciones lógicas que
podemos ejecutar en el Excel.

Fórmulas de Excel básicas

Función BUSCARV

El BUSCARV es una de las funciones más importantes que tiene el Excel.

Incluso, se podría decir que es la de más aplicación y utilización que otras
funciones de Excel.

Generalmente la función BUSCARV en Excel la utilizamos con regularidad

en el trabajo, ya que nos facilita buscar datos de forma automática en lugar
de ir línea por línea. Lo cual, nos tomaría más tiempo para encontrar algún
dato, sobre todo si manejamos base de datos o tablas de Excel muy
amplias.

¿Qué es BUSCARV?

El BUSCARV es una función de búsqueda que nos permite relacionar

información, cruzar y traer datos de un lado a otro. La función BUSCARV
en Excel nos permite comunicar dos tablas o bases de datos para
intercambiar información o realizar búsquedas de una hoja a otra y saber
si dicho valor existe o no.

Para utilizar de manera correcta la función BUSCARV en Excel, debes

saber cómo introducir los datos en la fórmula. Cada función de Excel tiene
parámetros determinados para poder que cumpla la función que
deseamos, de lo contrario nos arrojará un error o el resultado no deseado.

Veamos cómo se compone la sintaxis de la fórmula BUSCARV en Excel.

=BUSCARV (valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas,

[ordenado])

Valor_buscado: Es el valor que se va a buscar en la primera columna de la

matriz o tabla. Puedes introducir este parámetro seleccionando la celda
que contenga el contenido o simplemente escribiendo entre comillas las
palabras que deseamos buscar.

Matriz_buscar_en: Se trata del rango o base de datos, donde se va buscar

la información.

Indicador_columnas: Es el número de columna donde se encuentra el

valor que tratamos de encontrar. El valor 1 es para la primera columna, por
lo tanto puedes especificar el valor según sea el caso dentro de la matriz
Ordenado: Es el valor lógico que especifica si la función BUSCARV en Excel
va a buscar una coincidencia exacta o aproximada. Se recomienda
SIEMPRE PONER FALSO si queremos un valor exacto, ya que el Valor
VERDADERO da por sentado que la columna está ordenada y busca el
valor más aproximado.

En nuestro ejercicio, la función BUSCARV en Excel se vería de la siguiente

manera:

=BUSCARV(L30;Hoja2!B:F;3;FALSO)

Función COINCIDIR
El objetivo de la función COINCIDIR Es obtener la posición de un número
o texto, dentro de una matriz seleccionada. La fórmula buscar un valor
buscado, dentro de una matriz y lo que nos devuelve es el número de
posición del campo coincidente en dicha matriz.

Importante: El resultado de esta función, siempre es un número.

La matriz o rango, pueden ser filas o columnas, es indiferente para la

fórmula.

Valor_buscado: Es el valor que se va a buscar en el rango o matriz a

especificar.

Matriz_buscada: Se trata del rango o base de datos, donde se va buscar la

información.
Tipo de coincidencia: SIEMPRE PONER 0. Para que la búsqueda solo
arroje resultados, si es que la coincidencia es exacta y no aproximada.

FUNCIÓN "SI"
La función SI, nos permite a través de pruebas lógicas condicionales,
especificar en una función la accionar a llevar a cabo, en base a si se
cumple o no una condicional. Podemos especificar el camino a seguir o
fórmula a aplica si la prueba lógica es verdadera y cual si es que es falsa.

Lectura: SI(algo es verdadero, hacer esto; de lo contrario, hacer algo

diferente)

=SI(A1>=100;”Objetivo alcanzado”;”Objetivo no alcanzado”)

 TIPOS DE ERRORES EN EXCEL
Conocer los tipos de errores en Excel te proporcionará pistas para
corregirlos. No es lo mismo un error #¡REF! que #¡NULO!.

Error NULO

El espacio que existe en la fórmula =(enero febrero) dice a Excel que

busque el valor de la intersección entre el rango enero y el rango febrero.
Cómo vemos en la tabla, no existe tal intersección porque los dos rangos
son rangos de columna que no coinciden en ningún momento. Este error
nos da como resultado #¡NULO! Si la intersección entre dos rangos fuera
una celda vacía, el resultado sería 0, nunca el error #¡NULO! como vemos
en la imagen.

La forma de solucionar estos errores en Excel es, evidentemente, modificar

la fórmula o borrarla. También pudiera ser que no haya definido
correctamente los rangos. Habrá, por tanto, que pararse unos momentos
para ver cuál será la acción a tomar.
Error DIV/0

El error #¡DIV/0! se produce cuando intentamos hacer una división por el

blanco o por 0. Aquí deberemos comprobar si el valor que está tomando
el divisor es correcto ahora o tomará otro valor en el futuro porque se nos
puede ser que hayamos pasado por ato alguna cosa. Si por alguna razón,
la celda o el resultado de la fórmula que estamos tomando como divisor
va a tomar otro valor más adelante, podremos optar por usar la
función SI.ERROR.

Error VALOR

Si intentamos hacer una operación con un argumento no válido (en el

ejemplo el valor n/d), el resultado será el error #¡VALOR!. De nuevo
tendremos que ver si el valor que ha tomado alguno de los argumentos
puede ser resultado de una fórmula mal construida para modificarla. Si
todo está bien y es el resultado el que momentáneamente es incorrecto,
podremos usar la función SI.ERROR para interceptar el error y que
muestre 0, n/d o alguna cosa similar.

Error REF
El error #¡REF! (que es uno de los errores en Excel más típicos) se produce
fundamentalmente porque se ha borrado, accidentalmente o no, una
columna o fila que contenía la celda a la que estamos haciendo referencia
en la fórmula. Deberemos, pues, revisarla para ver qué falta o/y borrar la
referencia errónea.

Error NOMBRE

intentamos usaar un nombre de fórmula, o un nombre de rango, y nos

equivocamos al escribirla o el nombre no existe, Excel devuelve el error
#¿NOMBRE?. Como es natural deberemos repasar nuestra fórmula hasta
dar con el error y subsanarlo. 1

Error NUM

Cuando Excel encuentra un número quee no es válido como es el caso de

los dos ejemplos que aparecen en la imagen, devolverá el error #¡NUM!.
Lo que deberemos hacer será modificar nuestra fórmula o bien incluir una
variante de la misma mediante la función SI.ERROR.

Error N/A

El error #N/A es común cuando se usan las funciones BUSCARV,

BUSCARH, BUSCAR, etc. Está diciéndonos que Excel no puede encontrar
el valor que estamos buscando. Aquí deberemos tener sumo cuidado
porque puede ser que no encuentre el valor por un error en los datos como
es el caso de uno de los ejemplos que se presentan. En la fórmula en G7,
ingresos está escrito con un espacio adicional al final que hará que
no encuentre el valor «ingresos». Obviamente, deberemos analizar si este
caso sucede en otras ocasiones. Podemos usar, desde el principio la
función ESPACIOS para eliminar estos molestos problemas.

GRÁFICOS EN EXCEL

Una de las razones importantes de por qué Excel es una de las aplicaciones
más populares en el mundo, es por la capacidad de realizar gráficos con
base en los datos.

Al utilizar gráficos, podemos generar nuestros propios reportes con una

mejor interpretación y sentido de nuestros datos. Por ejemplo, podemos
crear una gráfica para validar las ventas durante un periodo de tiempo y
conocer de manera visual qué productos se han vendido más y cuáles
tienen menor rotación.

Si quieres aprender más acerca de los gráficos en Excel puedes consultar

nuestro artículo de cómo hacer gráficos en Excel con barras de
desplazamiento y darte una idea de las diferentes opciones que tienes
para crear gráficos de Excel. Además, también puedes ver los diferentes
gráficos que puedes crear en Excel dando clic en la pestaña Insertar y de
inmediato encontrarás todos los tipos de gráficos en Excel que puedes
utilizar en la hoja de cálculo.

Los tipos de gráficos disponibles en Excel son los siguientes:

• Columnas
• Líneas
• Circular
• Barras
• Áreas
• XY Dispersión
• Cotizaciones
• Superficie