Pro-Ger-Gc-005

PROCEDIMIENTO
Gestión de Cobranza
PRO-GER-GC-005
Dirección Financiera
Versión 2.0
Julio-2020
PR OCED IM IEN TO
IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO

Proceso Nivel 1: Gestión de la Recaudación
Proceso Nivel 2: Gestión de Cobranzas
Proceso Nivel 3: No Aplica
Proceso Nivel 4: No Aplica
Versión del documento: 2.0 Frecuencia de Ejecución: Bajo demanda
Responsable: Director (a) Financiero
REGISTRO DE VERSIONES
Descripción de la versión Realizado / Aprobado Fecha de Documentos que se dan de baja
Versión
(motivos y cambios) por elaboración con la vigencia de este documento
Elaborado por:
Ing. Orly Marcelo

Velásquez Cedeño
Creación:
Jefe Técnico de Cartera
y Cobranzas Agosto-
1.0 - Documentar No aplica
2016
procedimiento de la
Aprobado por:
gestión de cobro
Ing. Agustín Casanova
Cedeño
Alcalde
Elaborado por:
Econ. Jahaira Katherine

Rivadeneira Mendoza
Especialista de
Planificación
Actualización:
Institucional
- Nueva metodología.
- Descripción de los diversos
Ing. Orly Marcelo
flujos y etapas del PRO-DFIN-004
Velásquez Cedeño
proceso. Procedimiento para la Gestión de
2.0 Jefe Técnico de Cartera Julio -2020
- Creación del flujo para Cobranzas del GAD de Portoviejo
y Cobranzas
cobro emergente Versión 1.0
- Actualización de formatos
Aprobado por:
según nuevas leyes
vigentes.
Ing. Diego Vicente
Vélez Mendoza
Director Cantonal de
Desarrollo Institucional
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Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Portoviejo
PR OCED IM IEN TO
ÍNDICE Y CONTENIDO
1. OBJETIVO........................................................................................................................................................................5
2. ALCANCE ........................................................................................................................................................................5
3. MARCO NORMATIVO ......................................................................................................................................................5
3.1. DOCUMENTOS EXTERNOS ....................................................................................................................................5
3.2. DOCUMENTOS INTERNOS ....................................................................................................................................5
3.3. NORMAS GENERALES ...........................................................................................................................................5
4. DESCRIPCIÓN ..................................................................................................................................................................7
4.1. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN .......................................................................................................................7
4.2. CONCEPTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................8
4.3. DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................................................................... 10
4.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES........................................................................................................................... 16
5. INDICADOR ................................................................................................................................................................... 25
6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES........................................................................................................................................... 28
7. DOCUMENTOS, ANEXOS Y REGISTROS........................................................................................................................... 22
7.1. LISTADO DE DOCUMENTOS ................................................................................................................................ 29
7.2. CONTROL DE REGISTROS .................................................................................................................................... 30
7.3. LISTADO DE ANEXOS .......................................................................................................................................... 30
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PR OCED IM IEN TO
1. OBJETIVO
Normar el procedimiento de la Gestión de Cobranzas a seguir por el área de cobro de la Dirección Financiera del
Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Portoviejo para lograr el pago oportuno de obligaciones y/o una
efectiva recuperación de valores adeudados.
2. ALCANCE
El presente procedimiento establece desde la gestión persuasiva de la cobranza, hasta la gestión de la coactiva, así
como la citación a los administrados y los convenios de pago efectuados.
3. MARCO NORMATIVO
3.1. DOCUMENTOS EXTERNOS
 Constitución de la República del Ecuador
 Código Tributario
 Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos
 Ley Orgánica de Apoyo Humanitario para combatir la crisis sanitaria derivada del COVID 19
 Ley Orgánica de Discapacidades
 Ley del Anciano
 Ley de Defensa del Artesano
 Ley Orgánica para la optimización y eficiencia de trámites administrativos (LOOETA)
 Código Orgánico Administrativo
 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización- COOTAD
 Código Civil
 Código de Procedimiento Civil
 Ley Orgánica para el Equilibrio de las Finanzas Públicas
 Leyes especiales vigentes
 Decreto Ejecutivo No. 1017 del 16 de marzo de 2020
3.2. DOCUMENTOS INTERNOS

 Ordenanza de cobro mediante la acción o jurisdicción coactiva de créditos tributarios y no tributarios
que se adeudan a la municipalidad de Portoviejo; y, de baja de especies incobrables.
 GUÍA-SGR-001 Guía de Contestaciones a Solicitudes Ciudadanas
3.3. NORMAS GENERALES
a) Las normas de este documento son de aplicación obligatoria para todos los servidores del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Portoviejo (GADM – PORTOVIEJO), en tanto guarden
conformidad con las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y resoluciones vigentes al
momento de su ejecución.
b) El servidor que incumpliere sus obligaciones o contraviniere las disposiciones de este documento, así
como las leyes y normativa conexa, incurrirá en responsabilidad administrativa que será sancionada
disciplinariamente, sin perjuicio de la acción civil o penal que pudiere originar el mismo hecho.
c) La gestión de cobranza de es responsabilidad de la Dirección Financiera a través de la Jefatura Técnica

de Cartera y cobranzas.
d) La Dirección de Desarrollo de Tecnología deberá de proveer al Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas una
base de datos con información actualizada de los administrados, los datos mínimos que deben contener
son: correo electrónico y números de teléfonos. Posterior el Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas hará
el análisis y entrega de la propuesta de los deudores a los cuales se les realizará la gestión de cobranzas.
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e) La Dirección Desarrollo de Tecnología deberá además, proveer al Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas la
base de datos que no se encuentre actualizada (sin correo electrónico y números de teléfonos) la misma
que será remitida al Director/a Financiero para la toma de decisiones.
f) Todo lo que no estuviere establecido en este procedimiento, se estará sujeto a lo dispuesto en el

COOTAD, Código Tributario y leyes conexas.
g) Por efecto de actualizaciones o modificaciones que se realicen a la estructura organizacional del GAD,
las denominaciones de cargos citadas en este documento, se entenderá también “o por quien haga sus
veces”.
h) Todo documento generado en el proceso de gestión de cobro en las diferentes etapas deberá incluirse
en el expediente final de archivo institucional.
i) Para un control de las gestiones realizadas por los analistas de cobranzas se diseñarán automáticamente
reporterías (visores de información) a fin de establecer los ingresos, alcance de la gestión de cobro y el
comportamiento de la cartera vencida pre – coactiva, cartera vencida coactiva, cartera no gestionable,
gestión de cobranza preventiva, gestión de cobranza persuasiva.
j) Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en este documento deben ser
complementados o suplidos por las disposiciones del marco normativo vigente.
k) Las políticas de cobranzas del GADM de Portoviejo se enmarcan en 3 ejes:
i. Incremento de la recaudación: Los esfuerzos de cobranza deben ser sostenidos, de modo que
la recaudación sea creciente y estimada.
ii. Generar conciencia y cultura tributaria: Tiene como finalidad comunicar a los deudores sus
deberes y derechos en materia tributaria, descuentos por pago oportuno, destino de los valores
recaudados (ejecución de obras y servicios en el cantón) a fin de promover el cumplimiento
cabal y oportuno de sus obligaciones.
iii. Generar percepción de riesgo en el caso de no cumplir obligaciones tributarias y no

tributarias oportunamente: Además de notificar la deuda, se busca informar al deudor el
procedimiento legal al que estaría sujeto, generando una percepción de riesgo.
l) Para segmentar la cartera de cobranza se basará en los siguientes parámetros:
 Tipo de cartera: Tiempo de obligaciones vencidas

 Persona / Propietario: Personas que adeudan.
 Persona / Tipo de Derecho / Selección de Derecho Privado.
 Excluir los deudores que ya se encuentran en gestión coactiva (estados: juicio coactivo, activo,
cancelado coactivado, convenio, de baja, notificación y reclamo).
 Período (de emisión de la obligación): Todos los años.
 Valores Pendientes: Todos los valores pendientes.
3.4. DE LA GESTIÓN DE COBRO EN SITUACIONES DE EMERGENCIA DECLARADAS EN EL TERRITORIO

m) En caso de emergencia declarada en el territorio, la Administración Municipal abrirá el campo de gestión
persuasiva de las deudas de más de dos (02) años hacia atrás, para lo cual contará con el contingente
humano necesario encaminado a cumplir con la gestión persuasiva, en concordancia a las leyes,
ordenanzas, procedimientos que se crearen a beneficio de la ciudadanía, producto de la emergencia.
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4. DESCRIPCIÓN
4.1. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN
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4.2. CONCEPTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
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CONCEPTUALIZACIÓN 2
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4.3. DIAGRAMA DE FLUJO
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DIAGRAMA DE FLUJO
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DIAGRAMA DE FLUJO
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DIAGRAMA DE FLUJO
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DIAGRAMA DE FLUJO
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4.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ANÁLISIS DE CARTERA VENCIDA PRE-COACTIVA Y DISTRIBUCIÓN A LOS GESTORES DE COBRANZA
# ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
1. Generar base de datos El Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas generará una base de datos
actualizada (con medios actualizada con los contribuyentes que mantengan obligaciones vencidas
de contactos de con el GAD, misma base que será complementada con información
contribuyentes) y no
secundaria que será proveída por la Dirección de Desarrollo Tecnológico
actualizada (para toma de
decisiones) como lo son los medios de contacto (número de teléfono y correo
electrónico).
El Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas preparará la base de información de
la cartera vencida, de acuerdo a los siguientes parámetros:
Tipo de cartera: Tiempo de obligaciones vencidas y deudas de tres años
pendientes (en caso de emergencias)
Obtener base de datos
actualizada y preparar la  Persona / Propietario: Personas que adeudan.
2. cartera vencida  Persona / Tipo de Derecho / Selección de Derecho Privado
trimestralmente  Excluir los deudores que ya se encuentran en gestión coactiva
(estados: juicio coactivo, activo, cancelado coactivado, convenio,
de baja, notificación y reclamo).
El Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas realizará el análisis de la cartera

vencida, a fin de definir la gestión de cobranza a realizar (por montos):
 Gestión de cobranza pre-coactiva de cartera vencida (que la

realizará la Jefatura de Cartera y Cobranzas): Selecciona los
deudores con obligaciones vencidas del período fiscal actual o del
período fiscal anterior.
 Gestión de cobranza coactiva de cartera vencida (el Jefe de Cartera
y Cobranza envía al Órgano Ejecutor de la Coactiva (analista
delegado) para su gestión), para lo cual selecciona:
Analizar, definir,  Los deudores con obligaciones vencidas por más de dos
segmentar y distribuir ejercicios fiscales.
3. cartera vencida pre
 Los deudores con obligaciones vencidas, en los cuales se ha
coactiva
agotado la gestión pre-coactiva.
El Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas segmenta y distribuye la cartera
vencida pre coactiva entre los analistas del equipo por segmentos:
 Segmentación por monto de la deuda. - rubros de mayor a menor

(principales deudores).
 Segmentación por tipo de cliente. - Hoteles, Industrias, Comercios,
Entidades Financieras, Prestadores de Servicio, Entidades Públicas y
Entidades Religiosas.
 Segmentación por sectores geográficos. - Para optimizar los medios
de movilización se podrá sectorizar la ciudad.
Aprobar cartera vencida

El Director Financiero aprueba la cartera vencida pre coactiva de
4. pre coactiva
conformidad a las meta de recaudación presupuestaria.
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GESTIÓN DE COBRANZA PERSUASIVA PRE COACTIVA DE LA CARTERA VENCIDA

Solicitar envío masivo de El Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas inicia con la gestión persuasiva y
5. correos a deudores solicita al Director de Desarrollo de Tecnológico el envío masivo de correos
a deudores.
El Director de Desarrollo de Tecnología a través de su equipo de trabajo,
Enviar correos masivos a envía correos masivos a los deudores notificando el Aviso de Pago F01-PRO-
6.
deudores GER-GC-004, en el cual se informa el rubro adeudado y exhortando al
deudor a realizar su pago.
El Analista de Cobranza realizará el seguimiento a la cartera vencida pre
coactiva utilizando el Sistema de Control de Trámites y en el Sistema de
Coactiva. ¿Se, ha solicitado un convenio, se ha cancelado la totalidad de la
Realizar el seguimiento al
deuda o se ha presentado un reclamo?
7. deudor
Si: Actividad 8 – 9 – 10.
No: Actividad 11.
Colocar al ciudadano en la Si es un Convenio de pago: El Analista de Cobranza colocará al ciudadano en

8.
matriz la Matriz de seguimiento de pago. Continua en actividad 7
Si es pago total de la deuda: El Analista de Cobranza eliminará al usuario de
Eliminar el registro de la Matriz de gestión de la cartera vencida pre coactiva F02-PRO-GER-GC-
9. gestión de cartera 004.
Fin.
Si es un reclamo: El Analista de Cobranza realizará el seguimiento a la
Realizar seguimiento a la
respuesta del reclamo utilizando el Sistema de Control de Trámites.
10. respuesta del reclamo
Continúa en actividad 7.
El Analista de Cobranza iniciará contacto telefónico utilizando el Protocolo

de llamadas telefónicas F03-PRO-GER-GC-004 con el deudor (con datos
de fuentes como la base de datos del sistema catastral municipal, del SRI,
de CNT y otros).
Iniciar contacto telefónico
11. con el deudor ¿Se realizó el contacto telefónico con el deudor o una tercera persona?
Si: Actividad 13.

No: Actividad 12.
El Analista de Cobranza elaborará un informe, dirigido al Jefe de Cartera y

Cobranza, para asignar a deudor a cartera no gestionable.
Elaborar informe para
asignar a deudor a cartera
12. La gestión realizada la registra en la Matriz de gestión de cartera vencida
no gestionable
pre-coactiva F02-PRO-GER-GC-004.
Fin.
El Analista de Cobranza utilizando el Protocolo de llamadas telefónicas F03-
PRO-GER-GC-004 contacta al deudor y le informa de la deuda, el plazo de
pago de acordado en el plan de recuperación de cartera el riesgo legal de no
pagar
13. Informar la deuda
La gestión realizada la registra en la Matriz de gestión de cartera vencida
pre-coactiva F02-PRO-GER-GC-004: fecha, hora, persona que recibió el
mensaje (el deudor o una tercera persona).
El Analista de Cobranza revisará al deudor utilizando el Sistema de Control
Realizar el seguimiento al de Trámites y en el Sistema de Coactiva.
14.
deudor
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¿Se ha solicitado un convenio, se ha cancelado la totalidad de la deuda, o

se ha presentado un reclamo en el plazo que se asignó en la actividad 13?

No: Actividad 18.
Colocar al ciudadano en la
Matriz de gestión cartera Si es un Convenio: El Analista de Cobranza colocará al ciudadano en la Matriz
15.
vencida pre coactiva de seguimiento de pagos. Continúa en Actividad 14.

Eliminar el registro de
la Matriz de gestión cartera vencida pre coactiva F02-PRO-GER-GC-004.
16. gestión de cartera
Fin.
Realizar seguimiento a la Si es un reclamo: El Analista de Cobranza realizará el seguimiento a la
17. respuesta del reclamo respuesta del reclamo utilizando el Sistema de Control de Trámites.
Continúa en Actividad 14.
GESTIÓN DE LA COBRANZA PRE COACTIVA DE LA CARTERA VENCIDA
Seleccionar deudas para
reforzar la gestión de El Analista de Cobranza seleccionará las deudas para reforzar para la cartera
18.
cobro vencida pre coactiva.
Elaborar oficio al deudor El Analista de Cobranza elaborará un Oficio para el deudor concediéndole
19.
08 días de plazo para pagar los valores pendientes.
20. Revisar y sumillar oficio El Jefe Técnico de Cartera y Cobranza revisa y sumilla el Oficio.
El Director Financiero revisa y firma el Oficio.
21. Revisar y firmar oficio
Realizar visita persuasiva El Analista de Cobranza realiza una visita persuasiva al deudor.
22.
al deudor
El Analista de Cobranza notifica el Oficio al deudor y recepta el acuse recibo

Notificar oficio y receptar
23. como constancia de la notificación.
acuse recibo
Registrar información de
El Analista de Cobranza registra la información de gestión en la Matriz de
24. gestión
gestión cartera vencida pre coactiva F02-PRO-GER-GC-004.
El Analista de Cobranza revisa al deudor en el Sistema de Coactiva y en el
Sistema de Control de Trámites.
¿Se ha solicitado un convenio, se ha cancelado la totalidad de la deuda, o se

25. Realizar el seguimiento al
ha presentado un reclamo en el plazo que se estableció en la actividad 13?
. deudor
No: Actividad 29.
Si es un Convenio: El Analista de Cobranza colocará al ciudadano en la Matriz
26. matriz
de seguimiento de pago. Actividad 25.
la Matriz de gestión cartera vencida pre-coactiva F02-PRO-GER-GC-004.
27. gestión de cartera
Fin.
28. respuesta del reclamo
Continúa en la Actividad 25.
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PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE LA COBRANZA PRE- COACTIVA DE LA CARTERA VENCIDA

El Analista de Cobranza seleccionará las deudas a notificar bajo los
Seleccionar deudas a siguientes criterios:
29. notificar
 Vencimiento es mayor a dos períodos fiscales.
 No recuperable con la gestión persuasiva pre coactiva.
El Analista de Cobranza imprimirá el Título de crédito de la deuda vencida
por duplicado y la Orden de cobro F04-PRO-GER-GC-004 o la Orden de Pago
F05-PRO-GER-GC-004 según corresponda.
La Orden de Cobro F04-PRO-GER-GC-004 se emite cuando son DEUDAS

Imprimir título de crédito
TRIBUTARIAS – Código Tributario.
por duplicado y la orden
30. de cobro o la orden de
La Orden de Pago F05-PRO-GER-GC-004 se emite cuando son DEUDAS NO
pago
TRIBUTARIAS – Código Orgánico Administrativo.
¿Existe dirección para notificar al deudor?
Si: Actividad 32.

No: Actividad 31.
El Analista de Cobranza gestionará la notificación por prensa o gaceta
31. Gestionar publicación
tributaria. Continúa en Actividad 35.
Revisar y firmar el título
El Coordinador de Rentas revisará y firmará el Título de crédito de la deuda
32. de crédito de la deuda
vencida.
vencida
El Tesorero Municipal revisará y firmará la notificación de la Orden de Cobro
F04-PRO-GER-GC-004/Orden de Pago F05-PRO-GER-GC-004.
Firmar la notificación de Orden de cobro F04-PRO-GER-GC-004 en la que se
Revisar y firmar la concede un término de 08 días para que cancele el valor adeudado, realice
notificación de la orden
33. un convenio de pago o presente el reclamo, de ser el caso.
de cobro/orden de pago
Firmar la notificación Orden de Pago F05-PRO-GER-GC-004 en la que se

concede un término de 10 días para que cancele el valor adeudado, realice
un convenio de pago o presente el reclamo, de ser el caso.
El Notificador procederá a realizar la notificación del Título de crédito y la
Orden de cobro F04-PRO-GER-GC-004/Orden de pago F05-PRO-GER-GC-
Notificar la orden de 004.
34. cobro/orden de pago ¿La notificación es exitosa?
Si: Actividad 35.

No: Actividad 39.
El Analista de Cobranza revisará al deudor.
¿Se ha solicitado un convenio, cancelado la totalidad de la deuda, o ha

35. presentado un reclamo?
deudor
Si: Actividad 36-37-38.
No: Actividad 39.
Si es un Convenio: El Analista de Cobranza colocará al ciudadano en la Matriz
36. Matriz de seguimiento de
de seguimiento de pagos. Continúa en la Actividad 35.
pagos
Eliminar del registro de la Matriz de gestión de la cartera vencida pre coactiva F02-PRO-GER-GC-
37. gestión de cartera 004.
Fin.
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38. respuesta del reclamo respuesta del reclamo utilizando el Sistema de Control de Trámites.
Continúa en Actividad 35.
El notificador informará en su reporte de notificación al Analista de
39. Informar novedad
Tesorería.
El Analista de Tesorería gestionará publicar por prensa o gaceta tributaria
40. Gestionar publicación digital previa la autorización del Director Financiero, en títulos de crédito
por ingresos tributarios.
El Analista de Cobranza revisará si el ciudadano ha cancelado la totalidad de
la deuda, ha presentado un reclamo o ha solicitado un convenio; si no ha
41. Ejecutar coactiva
efectuado ninguna de las condiciones anteriores procederá a ejecutar la
coactiva. Continúa en Actividad 42.
GESTIÓN DE LA COBRANZA COACTIVA DE LA CARTERA VENCIDA
El Analista de Cobranza generará el Auto de pago F06-PRO-GER-GC-004/
Orden de pago inmediato F07-PRO-GER-GC-004 según corresponda,
Generar el auto de concediendo el plazo estipulado en el plan de recuperación de cartera
42. pago/orden de pago contados a partir del siguiente día de la citación.
Automáticamente cambia el estado del deudor a coactivado.

El Secretario ADHOC revisará el Auto de pago F06-PRO-GER-GC-004/ Orden
de pago inmediato F07-PRO-GER-GC-004 y el expediente a enviar al Juez
Revisar el expediente a Coactiva.
enviar a la gestión
43. CONTROL: Revisar el expediente previo suscripción del Auto de Pago/Orden
coactiva
de pago.
RESPONSABLE: Secretario ADHOC/Jefe Técnico de Cartera y Cobranza.
FRECUENCIA: Bajo demanda.
Suscribir el auto de
El Órgano ejecutor de la coactiva suscribe el Auto de pago F06-PRO-GER-
44. pago/orden de pago
GC-004 / Orden de pago inmediato F07-PRO-GER-GC-004.
En analista de tesorería enviará el expediente del deudor que contendrá la
Orden de Cobro F04-PRO-GER-GC-004, Títulos de Crédito, legitimidad de
personería, Auto de Pago F06-PRO-GER-GC-004 –Orden de Pago inmediato
F07-PRO-GER-GC-004 y los documentos generados durante el proceso pre-
Enviar expediente del
45. coactivo, para que inicie su gestión coactiva.
deudor
Colocar al deudor en la Matriz de seguimiento coactivo F08-PRO-GER-GC-
004, y realizar el seguimiento de efectividad del pago mensual, para lo cual
generará un reporte semanal del sistema y lo enviará al Jefe de Cobranza y
al Órgano Ejecutor de la Coactiva.
El Abogado externo receptará el Auto de Pago F06-PRO-GER-GC-004 /
Orden de pago inmediato F07-PRO-GER-GC-004 y el expediente del caso y
demás documentos generados durante el proceso pre coactivo para que
Receptar auto de pago
inicie su gestión coactiva.
/orden de pago inmediato
46.
y expediente
¿Se pudo citar al administrado?
SI: Actividad 47.

NO: Actividad 48.
Entregar la razón de El abogado externo entrega al Secretario/a de Coactiva para la
47.
notificación correspondiente razón de notificación. Continúa en Actividad 49.
Ingresar a base de datos El Secretario/a de coactiva los ingresa a una base de datos las citaciones por
48.
para citar prensa o por gaceta tributaria. Continúa en Actividad 49.
El Abogado externo aplicará las medidas cautelares establecidas en el Auto
de Pago F06-PRO-GER-GC-004 / Orden de pago F07-PRO-GER-GC-004.
Aplicar medidas
49.
cautelares establecidas a) Gestiona la medida de retención y embargo de sus fondos y créditos
que mantenga en cuentas corrientes, de ahorro, inversiones, o
cualquier otro título en todas las instituciones del sistema financiero
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nacional, para lo cual elabora los Oficio respectivos (que suscribirá el

Órgano Ejecutor de la Coactiva y el Secretario ADHOC), adjunta el
Auto de Pago F06-PRO-GER-GC-004 - Orden de Pago inmediato F07-
PRO-GER-GC-004, y envía a dichas instituciones solicitándoles remitan
la información de las cuentas del deudor y de tener saldo que
retengan los valores. Continuar en Actividad 50.
b) Elabora un oficio para PORTOVIAL (que suscribirá el Órgano Ejecutor de

la Coactiva y el Secretario ADHOC), adjunta el Auto de Pago F06-PRO-
GER-GC-004 - Orden de Pago inmediato F07-PRO-GER-GC-004 y envía
a dicha institución, para que remita un certificado en el que conste
todos los vehículos de propiedad del coactivado, de tenerlos, remite
otro oficio (que suscribirá el Órgano Ejecutor de la Coactiva y el
Secretario ADHOC)) en el que de Acuerdo al Auto de Pago F06-PRO-
GER-GC-004 - Orden de Pago inmediato F07-PRO-GER-GC-004 solicita
la prohibición de enajenar y/o secuestro de vehículos. Posteriormente
de ser el caso se aplicará la normativa para remate de bienes.
c) Elabora un oficio para el Registro de la Propiedad del cantón Portoviejo
(que suscribirá el Órgano Ejecutor de la Coactiva y el Secretario ADHOC),
adjunta el Auto de Pago F06-PRO-GER-GC-004 - Orden de Pago
inmediato F07-PRO-GER-GC-004 y envía a dicha institución, para que
remita un certificado en el que conste los bienes de propiedad del
coactivado, de tenerlos, remite otro oficio (que suscribirá el Órgano
Ejecutor de la Coactiva y el Secretario ADHOC)) en el que de Acuerdo al
Auto de Pago F06-PRO-GER-GC-004 - Orden de Pago inmediato F07-
PRO-GER-GC-004 solicita la prohibición de enajenar y/o secuestro de
los bienes. Posteriormente de ser el caso se aplicará la normativa para
remate de bienes.
¿Consulta en el sistema si el deudor coactivado ha cancelado la deuda en

el plazo de tres días a partir de la citación?
Si: Actividad 52.

No: Actividad 67.
Entregar oficio a El depositario judicial entregará a las entidades bancarias e instituciones

50. entidades bancarias e pertinentes (PORTOVIAL Y REGISTRO DE LA PROPIEDAD DE PORTOVIEJO) el
instituciones pertinentes oficio y receptará el acuse recibo.
El Depositario Judicial recepta el acuse recibo del oficio de consulta de
información del deudor.
Receptar acuse recibo del ¿Las instituciones financieras contestan que el deudor tiene cuenta y
51. oficio saldo/ vehículo o bienes inmuebles?
Si: Actividad 55.

No: Actividad 54.
El Abogado externo archiva el juicio coactivo, remite expediente al Órgano
52. Archivar juicio coactivo
Ejecutor de la Coactiva.
Eliminar a deudor de la
El Abogado externo elimina al deudor de la Matriz de gestión de cartera
Matriz de gestión de
53. vencida coactiva.
cartera vencida coactiva.
Fin.
Asignar deudor a cartera
El Abogado externo solicitará asignar deudor a la cartera no gestionable.
54. no gestionable
Fin.
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El Abogado externo realiza la Boleta de embargo.
PORTOVIAL EP.
Registrar la medida cautelar, en caso no poseer bienes en PORTOVIAL, la
medida cautelar se mantiene hasta que cancele la deuda tributaria y no
tributaria; (Asignar deudor a cartera no gestionable).
Si la o el deudor no paga la deuda ni dimite bienes para el embargo en el
término dispuesto en la orden de pago inmediato o auto de pago, el
ejecutor ordenará el embargo de los bienes que estime suficientes para
satisfacer la obligación (precio justo).
Realizar boleta de
55. embargo
REGISTRO DE LA PROPIEDAD
RE
· Se registra la medida cautelar, en caso de no poseer bienes en el
REGISTRO DE LA PROPIEDAD, la medida cautelar se mantiene hasta que
cancele la deuda tributaria y no tributaria (Asignar deudor a cartera no
gestionable).
· Si la o el deudor no paga la deuda ni dimite bienes para el embargo en el
término dispuesto en la orden de pago inmediato o auto de pago, el
ejecutor ordenará el embargo de los bienes que estime suficientes para
satisfacer la obligación (precio justo).
Notificar a la institución
El Depositario judicial notificará a la institución financiera la Boleta de
financiera la boleta de
56. embargo retira el cheque y entrega al abogado externo.
embargo
Firmar acta de retiro de

57. cheque El Depositario judicial firmará el Acta de retiro de cheque.
El Depositario judicial retirará el cheque y obtendrá una copia del cheque

58. Retirar cheque
para el expediente.
Entregar al abogado acta

y cheque a favor del GAD El Depositario judicial entregará al Abogado externo el Acta y el cheque a
59.
Municipal favor del GAD Municipal.
Receptar cheque a favor

60. del GAD Municipal El Abogado externo receptará el cheque a favor del GAD Municipal.
Depositar cheque en
Tesorería y receptar El Abogado externo depositará el cheque en la Tesorería del GAD Municipal
61.
comprobante de pago y receptará el comprobante de pago.
El Abogado externo elaborará un oficio solicitando el pago por la gestión de

embargo al GAD.
Elaborar oficio para
solicitar pago de la
62. ¿El valor embargado cubre la deuda total?
gestión de embargo
Si: Actividad 63.
No: Actividad 67.
El Abogado externo elaborará la providencia final dando un plazo de 05 días
63. Elaborar providencia final
para el levantamiento de las medidas cautelares.
64. Firmar providencia final El Juez coactiva firmará providencia final.
Receptar expediente del
65. El Secretaria/o de Juzgado receptará el expediente del proceso.
proceso
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PR OCED IM IEN TO
Foliar y archivar el El Secretario/a de Juzgado foliará y archivará el expediente.

66. expediente FIN.
El Abogado externo revisará si el deudor coactivado ha cancelado la

obligación o han realizado el convenio de pago.
67. Revisar deudor ¿El deudor se acerca a realizar el Pago total de la deuda?
SI: Actividad 68.

NO: Actividad 69.
El Abogado externo realizará el oficio de levantamiento de medidas
cautelares de retenciones en cuentas bancarias del deudor, firmado por el
Realizar oficio de
Secretario ADHOC y Órgano Ejecutor de la Coactiva (analista delegado), y
68. levantamiento de
envía mediante el depositario judicial, el oficio de la institución financiera
medidas cautelares
correspondiente.
FIN.
El Abogado externo gestionará las medidas señaladas en el Auto de Pago
F06-PRO-GER-GC-004 / Orden de pago inmediato F07-PRO-GER-GC-004
según el caso:
a) Prohibición de enajenar y/o embargo de los bienes inmuebles: para

cuyo efecto notificará al Registro de la Propiedad y al Registro de datos
Públicos, mediante un oficio (suscrito por el Órgano Ejecutor de la
Coactiva y el Secretario/a ADHOC) adjuntando el Auto de Pago F06-
PRO-GER-GC-004 – Orden de Pago F07-PRO-GER-GC-004.
b) La clausura y embargo de bienes muebles, para cuyo efecto notificará a

Gestionar medidas los Administradores de las dependencias municipales del GAD,
69. señaladas en el Auto de mediante un oficio (suscrito por el Órgano Ejecutor de la Coactiva y el
Pago /Orden de pago Secretario/a ADHOC) adjuntando el Auto de Pago F06-PRO-GER-GC-
004 – Orden de Pago inmediato F07-PRO-GER-GC-004.
c) El embargo de bienes muebles que se encuentren en el comercio o

local, para cuyo efecto se designará un depositario (custodio de bienes)
en colaboración con un agente de policía, mediante un oficio (suscrito
por el Órgano Ejecutor de la Coactiva y el Secretario/a ADHOC)
adjuntando el Auto de Pago F06-PRO-GER-GC-004– Orden de Pago
inmediato F07-PRO-GER-GC-004.
d) Declaración de insolvencia.
El Abogado externo solicitará al GAD el pago por la gestión de embargo

70. Solicitar el pago
realizada.
Revisar y autorizar el El Juez Coactiva revisa y autoriza el pago por la gestión de embargo solicitada
71.
pago por el Abogado Externo.
El Coordinador/a de Comprobación y Rentas emite a nombre del coactivado,
el valor de gestión de embargo correspondiente.
72. Emitir el título de crédito Nota. El Órgano Ejecutor de la Coactiva podrá excepcionalmente conceder
al deudor coactivado un convenio, cuando lo considere pertinente, siempre
que exista una causa lícita para realizar este acto.
Fin.
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PR OCED IM IEN TO
El Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas generará la reporteria de las

gestiones realizadas por los analistas de cobranzas a fin de establecer los
Generar reportería de ingresos, alcance de la gestión y el comportamiento de la cartera vencida
73.
gestión de cobro pre – coactiva, cartera vencida coactiva, cartera no gestionable, gestión de
cobranza preventiva, gestión de cobranza persuasiva.
PROCESO DE CITACIÓN
Ubicar dirección del
1A El Notificador del consorcio ubicará la dirección del administrado/a.
administrado/a
El Notificador del consorcio acudirá a notificar el Auto de pago F06-PRO-
GER-GC-004.
¿La citación es exitosa?
Si: ¿Localiza al contribuyente?

Acudir a notificar auto de No: Actividad 5A.
2A pago
¿Localiza al contribuyente?
Si: Actividad 3A.

No: Actividad 4A.
El Notificador del consorcio verificará que se trate de la misma persona, es

decir directamente el administrado/a o de su representante legal,
Citar a la persona por una debiendo procederse con la firma de recepción en la notificación (al
3A
sola vez reverso del Auto de Pago F06-PRO-GER-GC-004). Si el notificado se niega
a firmar se dejará constancia del hecho con un testigo de actuación,
supliendo este la firma del administrado.
El Notificador del consorcio cuando recepta la notificación de una tercera
Citar por boletas
4A persona u otro relacionado deberá citar tres (03) veces y dentro de días
laborales seguidos, receptando la firma respectiva.
De no localizar al ciudadano se aplicará la citación por prensa por tres (03)
días seguidos (publicación en prensa y emisión de título por pago de
5A Citar por prensa
publicación).
Elaborar reporte de El notificador del consorcio elaborará al final del día el Reporte de trabajo
6A
trabajo diario diario donde se registran las gestiones de citación realizadas.
El abogado externo receptará el Reporte de trabajo diario por parte del
Notificador del consorcio; la información se analizará y se anexará al
Receptar Reporte de expediente del coactivado para proseguir con el trámite pertinente.
7A
trabajo diario
Fin.
PROCESO DE CONVENIO DE PAGO

Receptar solicitud de
El Analista financiero recepta Solicitud de Convenio de pago, según los
1B. convenio de pago
plazos otorgados.
El Analista financiero informará al deudor las condiciones de un Convenio
de pago (el convenio incluirá el monto total de la deuda, impuestos,
recargos e intereses calculados por la Dirección Financiera a la fecha de
vencimiento de cada dividendo de la deuda).
Informar al deudor las
condiciones de un
2B. En 08 días: Deberá cancelar un pago inicial acordado cuyo valor mínimo será
convenio de pago
del 20% sobre el monto total de la deuda para formalizar el convenio.
Hasta 06 meses: deberá efectuar el pago de la diferencia en dividendos
periódicos que se acuerden para realizar el convenio. Sin embargo, en casos
especiales podrá conceder para el pago de esa diferencia un plazo de hasta
02 años.
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PR OCED IM IEN TO
¿Se establecen acuerdos para el convenio?

Si: Actividad 4B.
No: Actividad 3B.
Continuar con gestión de Se continuará con la gestión de cobro a partir de la última actividad
cobro a partir de la última ejecutada.
3B
actividad ejecutada
Fin.
Elaborar convenio de
El Analista financiero elaborará el Convenio de pago, se detallará monto
4B pago
periodicidad de pago, recargo e intereses y lo imprime en 2 ejemplares.
Hacer firmar al deudor el
5B convenio de pago El Analista financiero hará firmar al deudor el Convenio de pago.
Enviar para firmar El Analista financiero enviará la firma del Convenio de pago al Jefe Técnico
6B
convenio de pago de Cartera y Cobranza.
7B Firmar convenio de pago El Jefe Técnico de Cartera y Cobranza firmará el Convenio de pago.
El Analista financiero realizará el control de cumplimiento del Convenio de
pago, mediante el Sistema de Coactiva y el Sistema de Control de Trámites.
Realizar control del
cumplimiento de
8B. ¿El deudor cumple con los abonos acordados?
convenio de pago
Si: Actividad 9B.
No: Actividad 10B.
Continuar con monitoreo El Analista financiero continuará con el monitoreo.
9B
FIN.
El Analista financiero elaborará el Reporte de novedades del deudor, si éste
incumple 02 meses, queda anulado el convenio de pago y continúa con el
Elaborar reporte de
10B proceso de cobranza a partir de la última actividad gestionada.
novedades
FIN.
GESTIÓN DE COBRO EN SITUACIONES DE EMERGENCIA DECLARADAS EN EL TERRITORIO

# ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
El Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas generará una base de datos

actualizada con los contribuyentes que mantengan obligaciones vencidas
Generar base de datos con el GAD, misma base que será complementada con información
actualizada secundaria que será proveída por la Dirección de Desarrollo Tecnológico
1C. como lo son los medios de contacto (número de teléfono y correo
electrónico).
El Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas preparará la base de información de

la cartera vencida (deudas mayores a 2 años hacia atrás), de acuerdo a los
siguientes parámetros:
Obtener base de datos  Tipo de cartera: Tiempo de obligaciones vencidas y deudas de tres
actualizada y preparar la años pendientes (en caso de emergencias)
2C.
cartera vencida  Persona / Propietario: Personas que adeudan.
(por emergencia)  Persona / Tipo de Derecho / Selección de Derecho Privado
 Excluir los deudores que ya se encuentran en gestión coactiva
(estados: juicio coactivo, activo, cancelado coactivado, convenio,
de baja, notificación y reclamo).
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PR OCED IM IEN TO
El Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas realiza el análisis de la cartera

vencida, a fin de definir la gestión de cobranza a realizar (por montos):
 Gestión de cobranza pre-coactiva de cartera vencida (que la

realizará la Jefatura de Cartera y Cobranzas): Selecciona los
deudores de más de 2 años hacia atrás.
3. Analizar definir y
distribuir cartera vencida El Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas segmenta y distribuye la cartera
3C. vencida pre coactiva entre los analistas del equipo por segmentos:
pre coactiva
 Segmentación por monto de la deuda. - rubros de mayor a menor

(principales deudores).
 Segmentación por tipo de cliente. - Hoteles, Industrias, Comercios,
Entidades Financieras, Prestadores de Servicio, Entidades Públicas y
Entidades Religiosas.
 Segmentación por sectores geográficos. - Para optimizar los medios
de movilización se podrá sectorizar la ciudad.
El Director Financiero aprueba la cartera vencida pre coactiva de

Aprobar cartera vencida
conformidad a las meta de recaudación presupuestaria.
pre coactiva
4C.
GESTIÓN DE COBRANZA PERSUASIVA PRE COACTIVA DE LA CARTERA VENCIDA

Solicitar envío masivo de El Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas inicia con la gestión persuasiva y
5C. correos a deudores solicita al Director de Desarrollo de Tecnología el envío masivo de correos a
deudores.
El Director de Desarrollo de Tecnología a través de su equipo de trabajo,
Enviar correos masivos a envía correos masivos a los deudores notificando el Aviso de Pago F01-PRO-
6C.
deudores GER-GC-004, en el cual se informa el rubro adeudado y exhortando al
deudor a realizar su pago.
El Analista de Cobranza realizará el seguimiento a la cartera vencida pre

coactiva utilizando el Sistema de Control de Trámites y en el Sistema de
Coactiva.
¿Se ha solicitado un convenio, se ha cancelado la totalidad de la deuda, o
7C. deudor
ha presentado un reclamo?
Si: Actividad 8C – 9C - 10 C
No: Actividad 11C
Colocar al ciudadano en la Si es un Convenio de pago: El Analista de Cobranza colocará al ciudadano en

8C.
matriz la Matriz de seguimiento de pago. Continua en la Actividad 7c.
Eliminar el registro de la Matriz de gestión de la cartera vencida pre coactiva F02-PRO-GER-GC-
9C. gestión de cartera 004.
FIN.
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PR OCED IM IEN TO

10C. respuesta del reclamo
Continua en la Actividad 7c.
.
El Analista de Cobranza iniciará contacto telefónico utilizando el Protocolo
de llamadas telefónicas F03-PRO-GER-GC-004 con el deudor (con datos
de fuentes como la base de datos del sistema catastral municipal, del SRI,
de CNT y otros).
Iniciar contacto telefónico
11C. con el deudor ¿Se realizó el contacto telefónico con el deudor o una tercera persona?
Si: Actividad 13C.

No: Actividad 12C.
El Analista de Cobranza elaborará un informe, dirigido al Jefe de Cartera y

Cobranza, para asignar a deudor a cartera no gestionable.
Elaborar informe para
asignar a deudor a cartera
12C. La gestión realizada la registra en la Matriz de gestión de cartera vencida
no gestionable
pre-coactiva F02-PRO-GER-GC-004.
Fin.
El Analista de Cobranza utilizando el Protocolo de llamadas telefónicas F03-
PRO-GER-GC-004 contacta al deudor y le informa de la deuda, el plazo
acordado en el plan de recuperación de cartera y el riesgo legal de no pagar.
13C. Informar la deuda
La gestión realizada la registra en la Matriz de gestión de cartera vencida
pre-coactiva F02-PRO-GER-GC-004: fecha, hora, persona que recibió el
mensaje (el deudor o una tercera persona).
El Analista de Cobranza revisará al deudor utilizando el Sistema de Control

de Trámites y en el Sistema de Coactiva.
¿Se ha solicitado un convenio, cancelado la totalidad de la deuda, o ha

14C. presentado un reclamo en el plazo que se asignó en la actividad 13C?
deudor
Si: Actividad 15C – 16C – 17C.
No: Fin.
Matriz de gestión cartera Si es un Convenio: El Analista de Cobranza colocará al ciudadano en la Matriz
15C. vencida pre coactiva de seguimiento de pagos. Continúa en actividad 14C.

la Matriz de gestión cartera vencida pre coactiva F02-PRO-GER-GC-004.
16C. gestión de cartera
Fin.
17C. respuesta del reclamo respuesta del reclamo utilizando el Sistema de Control de Trámites.
Continúa en actividad 14C.
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PR OCED IM IEN TO
5. INDICADOR
NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO
FÓRMULA DE CÁLCULO: (Número de deudores

5.1. (%) Porcentaje de efectividad de gestionados/Número de deudores planificados) *100
gestión de deudores de cartera
vencida
FÓRMULA DE CÁCULO: (Recaudación efectiva del
mes/Recaudación presupuestada del mes) *100
5.2. (%) Porcentaje de recuperación
de cartera
FÓRMULA DE CÁLCULO: (Valor cartera coactivada del mes/Valor
5.3. (%) Porcentaje de cartera de cartera planificada coactivada)
vencida pre-coactiva
FÓRMULA DE CÁLCULO: (Recaudación efectiva de cartera
5.4. (%) Porcentaje de recuperación coactivada del mes/ Recaudación presupuestada de cartera
de cartera coactivada del mes) *100
6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 Orden de Cobro: Es una notificación legal al contribuyente que mantiene deuda vencida, líquida y
determinada, en el GAD Portoviejo y que busca generar percepción de riesgo en el deudor para persuadirlo
al pago inmediato. Con dicha orden se otorga un plazo de OCHO días para pago o reclamo de ser el caso.
 Orden de Pago: Es una notificación legal al contribuyente que mantiene deuda vencida, líquida y
determinada, en el GAD Portoviejo y que busca generar percepción de riesgo en el deudor para persuadirlo
al pago inmediato. Con dicha orden se otorga un plazo de DIEZ días para pago o reclamo de ser el caso.
 Auto de Pago – Orden de Pago Inmediato: Documento que contiene un acto de carácter administrativo
emanado por órgano ejecutor y que tiene por finalidad compeler al destinatario del mismo a efectuar el
pago del crédito fiscal no cubierto. (Requisito necesario para ejecutar la coactiva, es decir, para proceder
a embargar siempre y cuando cumple el término perentorio).
 Depositario Judicial: Persona designada por el Juzgado de coactivas, para tener, custodiar y conservar bajo
su responsabilidad determinados bienes de los contribuyentes deudores, mientras se resuelve o se ejecuta
la acción.
 Fuerza Pública: Es el apoyo de las autoridades civiles o agentes del orden para prestar auxilio a los
funcionarios recaudadores.
 Medios Masivos: Son los medios de comunicación utilizados para dirigirse de forma masiva a un grupo
grande de deudores exhortándolos para que cumplan con el pago de sus deudas. Pueden contratarse
publicaciones por prensa, radios, internet, publicaciones en banderolas, correos electrónicos, mensajes de
texto, volantes, perifoneo y otros.
 Medios personalizados: Son los medios de comunicación utilizados (llamadas telefónicas, visita y
notificación de orden de cobro, etc.) para dirigirse a los deudores de manera personalizada y en forma
individual, priorizando a aquellos que, por el monto de la deuda ameriten mayor gestión; incluye el
contacto telefónico y de ser necesario, realizar una visita a las instalaciones o domicilio del deudor.
 Cartera vencida pre coactiva: Abarca las obligaciones vencidas en el periodo fiscal actual o en el periodo
fiscal anterior, la misma que gestionaran a través del procedimiento pre-coactivo.
 Cartera vencida coactiva: Abarca las obligaciones vencidas de los deudores, de las que no se ha conseguido
su recuperación una vez realizada la gestión de cobranza pre-coactiva. Se gestionará mediante el
procedimiento de gestión de cobranza coactiva.
 Cartera no gestionable: Se considera como tal a la base de los deudores cuyo cobro no es posible realizar
por falta de información para su ubicación, una vez que se han agotado los mecanismos administrativos
para su localización.
 Gestión de cobranza preventiva: son las gestiones administrativas y operativas, realizadas en forma
preventiva por el área de cobranzas, para conseguir el pago oportuno de obligaciones de manera
voluntaria, antes de que se cumpla el plazo de vencimiento de dichas obligaciones y pasen a estado
vencido. Esta gestión la realiza en coordinación con las áreas de informática, comunicación, y otras, a
través de medios masivos, comunicando, al universo de contribuyentes, independiente de la clasificación
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PR OCED IM IEN TO
de cartera, la fecha de vencimiento de obligaciones, el plazo, descuentos, etc. Por ejemplo: en el mes de
enero se comunica por prensa, redes sociales, etc. Los descuentos por pronto pago de impuestos prediales;
continuamente, a través de mensajes de texto, se informará a los contribuyentes la fecha de vencimiento
de una obligación, antes de que venza. Son las gestiones administrativas y operativas persuasivas, que
buscan lograr el pago de una deuda de manera voluntaria, comunicando a los deudores sus obligaciones
pendientes de pago y plazos, puede realizarse a través de medios masivos al universo de contribuyentes,
independientemente de la clasificación de la cartera.
 Gestión de cobranza persuasiva: son las gestiones administrativas y operativas persuasivas, que buscan
lograr el pago de una deuda de manera voluntaria, comunicando a los deudores sus obligaciones
pendientes de pago y plazos, puede realizarse a través de medios masivos al universo de contribuyentes,
independientemente de la clasificación de la cartera.
 Gestión de Cobranza de la Cartera Vencida Pre-Coactiva: Existen dos tipos de gestiones de cartera vencida
pre-coactiva:
No personalizada.- son las notificaciones a realizar vía correo electrónico a los deudores. La Jefatura
de Cobranzas una vez que defina la cartera vencida pre-coactiva, planificará las fechas requeridas de
notificación, (se realizarán mínimo dos veces al año, una en el primer trimestre del año y la segunda a
inicio del tercer trimestre del año, o cuando se requiera) y solicitará a la Dirección de Informática el
envío masivo de correos electrónicos, mediante un formato de Notificación, en el que se informe a los
deudores de cartera vencida el monto adeudado, el rubro y el plazo para realizar el pago. Los correos
electrónicos a los cuales se notificará serán los que constan en la base de datos del sistema catastral
municipal.
Personalizada.- está enfocada a los deudores, por cuyos montos económicos u otros factores, amerita
realizar una gestión personalizada para el cobro, como llamadas telefónicas o visitas que realiza el
gestor de cobranza, quien deberá demostrar predisposición y empatía con el deudor, a fin de
persuadirlo para generar la voluntad de pago y que el deudor se comprometa a pagar o de acogerse a
algún tipo de facilidad de pago. “Procedimiento para gestión de la cobranza pre-coactiva de la cartera
vencida”.
 Gestión de Cobranza Coactiva de la Cartera Vencida.- son las gestiones legales que buscan lograr el pago
de una deuda.
6.1. LISTADO DE DOCUMENTOS

Código Nombre de los documentos
F01-PRO-GER-GC-004 Aviso de pago
F02-PRO-GER-GC-004 Matriz de gestión cartera vencida pre-coactiva
F03-PRO-GER-GC-004 Protocolo de llamadas telefónicas
F04-PRO-GER-GC-004 Orden de Cobro
F05-PRO-GER-GC-004 Orden de Pago
F06-PRO-GER-GC-004 Auto de Pago
F07-PRO-GER-GC-004 Orden de Pago inmediato
F08-PRO-GER-GC-004 Matriz de seguimiento coactivo
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PR OCED IM IEN TO
6.2. CONTROL DE REGISTROS

Indexación o Control de
Almacenamiento Tiempo de
Recuperación Acceso
Nombre del Responsable del retención y
Código Como se ordenan
Registro resguardo Ubicación física y/o Quien tiene acceso al disposición
los registros
electrónica registro final.
Física: Archivo
provisional de la Disposición
F01-PRO-GER- unidad Jefe Técnico de Final:
Aviso de pago y Cobranza/Secretaria Cronológicos
GC-004 Electrónica: Sistema Cartera y Cobranza Conservación
de Juzgado
de Control de en el Archivo
Trámites central
Física: Archivo
Disposición
Matriz de provisional de la
Jefe Técnico de Cartera Final:
F02-PRO-GER- gestión cartera unidad Jefe Técnico de
y Cobranza/Analista de Cronológicos Conservación
GC-004 vencida pre- Electrónica: Sistema Cartera y Cobranza
Cobranza en el Archivo
coactiva de Control de
central
Trámites
Física: Archivo Disposición
provisional de la Final:
F04-PRO-GER- unidad Jefe Técnico de Conservación
Orden de Cobro y Cobranza/Secretaria Cronológicos
GC-004 Electrónica: Sistema Cartera y Cobranza en el Archivo
de Juzgado
de Control de central
Trámites
Orden de Pago y Cobranza/Secretaria Cronológicos
de Juzgado
Trámites
Auto de Pago y Cobranza/Secretaria Cronológicos
de Juzgado
Trámites
Física: Archivo
provisional de la Disposición
unidad Final:
F07-PRO-GER- Orden de Pago Electrónica: Sistema Jefe Técnico de Conservación
y Cobranza/Secretaria Cronológicos
GC-004 inmediato de Control de Cartera y Cobranza en el Archivo
de Juzgado
Trámites central
Física: Archivo
Disposición
provisional de la
Matriz de Jefe Técnico de Cartera Final:
F08-PRO-GER- unidad Jefe Técnico de
seguimiento y Cobranza/Secretaria Cronológicos Conservación
GC-004 Electrónica: Sistema Cartera y Cobranza
coactivo de Juzgado en el Archivo
de Control de
central
Trámites
NOTA: La Matriz de seguimiento de pago- Oficios, Títulos de crédito, Solicitud de convenio de pago y el Convenio de pago descritos en los flujos y actividades del proceso son
automatizados/se encuentran en el sistema por lo tanto no se encuentran codificados.
La Matriz de gestión de cartera vencida coactiva, la Boleta de embargo, Acta de retiro de cheque, Cheque, Providencial final, Reporte de trabajo diario y reporte de novedades
son formatos que realiza la empresa patrocinadora externa .
6.3. LISTADO DE ANEXOS

Código Nombre de los anexos
N/A N/A
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GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PORTOVIEJO
DIRECCIÓN FINANCIERA
AVISO DE PAGO
F01-PRO-GER-GC-004
OFICIO NO.
Portoviejo, día mes y año
ASUNTO: AVISO DE PAGO-GESTIÓN DE COBRO DE VALORES PENDIENTES
Señor
XXXXXXX
Ciudad.-
Estimado XXXXX, el nuevo Portoviejo se construye con el compromiso y los pilares que sus
propios ciudadanos estar erigiendo. Por ello, hago llegar mis saludos y deseos de éxitos en sus
funciones.
El presente escrito tiene como fin recordarle, que su prestigiosa institución es sujeta de pago
de…………………………………………………..
Así mismo, le hacemos una cordial invitación para que cancele las obligaciones citadas, con la
oportunidad de acogerse a los descuentos que el GAD Municipal del Cantón Portoviejo otorga
a los contribuyentes que paguen en el primer semestre de cada año , en lo referente a ………….
Para su comodidad y una mejor atención el GAD Municipal del Cantón Portoviejo pone a su
disposición los diferentes canales de pago a través de la red MI VECINO BANCO PICHINCHA,
BANCO DEL BARRIO-BANCO DE GUAYAQUIL, BANCO COMERCIAL DE MANABÍ, COOPERATIVA 15 DE
ABRIL, ON LINE (en línea www.onlineportoviejo.gob.ec) y las cajas de recaudación situadas en las
instalaciones del Colegio de Ingenieros Civiles en la Av. Manabí y El Periodista en horario de 08:00 am
a 16:30 pm, de lunes a viernes.
Con sentimientos de estima y consideración.
TESORERO/A GAD PORTOVIEJO

AVISO DE PAGO
F01-PRO-GER-GC-004
OFICIO NO.
ASUNTO: AVISO DE PAGO-GESTIÓN DE COBRO DE VALORES PENDIENTES
Señor
XXXXXXX
Ciudad.-
Estimado XXXXX, el nuevo Portoviejo se construye con el compromiso y los pilares que sus
propios ciudadanos estar erigiendo. Por ello, hago extensivos mis saludos y deseos de éxitos
en sus funciones.
El presente escrito tiene como fin recordarle, que su prestigiosa institución es sujeta de pago
de…………………………………………………..
TRIBUTO AÑO DEUDA
NOTA: Los valores determinados en el presente documento están sujetos a incremento de

intereses y recargos en conformidad con las reglas aplicables.
Así le hacemos una cordial invitación para que cancele las obligaciones citadas, con la
oportunidad de acogerse a los descuentos que el GAD Municipal del Cantón Portoviejo otorga
a los contribuyentes que paguen en el primer semestre de cada año , en lo referente a ………….
Para su comodidad y una mejor atención el GAD Municipal del Cantón Portoviejo pone a su
disposición los diferentes canales de pago a través de la red MI VECINO BANCO PICHINCHA,
BANCO DEL BARRIO-BANCO DE GUAYAQUIL, BANCO COMERCIAL DE MANABÍ, COOPERATIVA 15 DE
ABRIL, ON LINE (en línea www.onlineportoviejo.gob.ec) y las cajas de recaudación situadas en las
instalaciones del Colegio de Ingenieros Civiles en la Av. Manabí y El Periodista en horario de 08:00 am
a 16:30 pm, de lunes a viernes.
Con sentimientos de estima y consideración.
TESORERO/A GAD PORTOVIEJO

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL D
MATRIZ DE GESTIÓN DE CARTERA VENCIDA PRE COACTIVA GESTIÓ
Nro. Cédula/RUC Nombre Concepto/Rubro

UTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PORTOVIEJO
DE CARTERA VENCIDA PRE COACTIVA GESTIÓN COBRANZA GAD MUNICIPAL
F02-PRO-GER-GC-004
Vencimiento de período Tipo de persona Gestión de Persuasiva
Valor emitido Valor pagado Natural Jurídica Llamadas Circular

ón de Persuasiva
Notificación
PROTOCOLO DE LLAMADAS TELEFÓNICAS
F03-PRO-GER-GC-004
1. CHECK LIST PREVIO LLAMADA

PROTOCOLO DE LLAMADAS TELEFÓNICAS
F03-PRO-GER-GC-004
2. LINEAS ARGUMENTALES PARA LLAMADA

ORDEN DE COBRO (CT)
F04-PRO-GER-GC-004
ORDEN DE COBRO
OFICIO N° XXXXXXXX
Señor(a):XXXXXXX
C.C.:XXXXXXXX
El Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Portoviejo, a través de su administración tributaria,

en aplicación a las disposiciones establecidas en la Constitución de la República del Ecuador, Código
Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD), Código Tributario (CT));
por medio de la presente cumple en NOTIFICAR las obligaciones pendientes de pago detalladas a
continuación:
RUBROS CLAVE CATASTRAL DIRECCION AÑO MES VALOR
De conformidad a lo que determina el artículo 151 del código tributario, se le concede el TÉRMINO DE
OCHO DIAS HÁBILES que se contara a partir del día siguiente de la notificación del presente documento,
para que se digne en recurrir a las ventanillas de este dependencia a cancelar el valor de dichos títulos,
más los correspondientes INTERESES DE LEY, calculados a la fecha de pago.
De ser el caso dentro del término señalado usted podrá presentar reclamaciones relacionadas a él o los
títulos que no estuviese conforme, una vez que se haya ejecutoriado el término este G.A.D. Municipal
dictara y citara el AUTO DE PAGO. La negativa al pago de estos rubros acarreara el incremento del 10%
por costas procesales e intereses y dará la facultad legal para ordenar medidas cautelares entre ellas,
secuestros de bienes muebles, prohibiciones de enajenar, retención y embargos de valores en cuentas,
prohibiciones de salida del país, entre otras contempladas en el Código Tributario.
Le recordamos que atendemos en horario de 08h00 hasta las 17h00 de lunes a viernes y ponemos a su
disposición las diferentes modalidades de pago a través del BANCO DE GUAYAQUIL- BANCO DEL BARRIO
– BANCO COMERCIAL DE MANABÍ, COOPERATIVA 15 DE ABRIL, ON LINE (en línea
www.onlineportoviejo.gob.ec) y las cajas de recaudación situadas en las instalaciones del Colegio de
Ingenieros Civiles en la Av. Manabí y El Periodista.
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
ORGANO EJECUTOR CANTONAL DE COACTIVA
ORDEN DE COBRO (CT)
RAZÓN DE NOTIFICACION
En Portoviejo a los……………………………………………………………………del xx se procede a notificar con el

presente oficio xxxxxxx, al Señor(a): xxxxxxxxxxxxxx con cédula de identidad N°………………….. domiciliado
en xxxxxxxxxxxxxxx.
Firma de Notificador Firma el Notificado
C.C.:……………… C.C……………….
Nombre:……………………………. Nombre:…………..
Observación:……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………
Firma de Testigo
C.C.:………………..
Nombre:…………………
ORDEN DE COBRO (COA)
F05-PRO-GER-GC-004
ORDEN COBRO
Señor(a):
XXXXXXX
Cédula de ciudadanía, Pasaporte o RUC Nº XXXXXXXX
Presente.-
El Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Portoviejo, a través de la Dirección Financiera

Municipal, en aplicación a las disposiciones establecidas en la Constitución de la República del Ecuador,
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD), Código Orgánico
Administrativo (COA); por medio del presente cumple en NOTIFICAR las obligaciones pendientes de
pago, conforme el siguiente detalle:
TRIBUTO CLAVE AÑO MES FECHA RECARGO VALOR

CATASTRAL INTERES
REQUERIMIENTO DE PAGO VOLUNTARIO
De conformidad a lo que determina el 271 del Código Orgánico Administrativo (COA), se le concede el
plazo de DIEZ días que se contarán a partir del día siguiente de la notificación del presente documento,
para que se digne en recurrir a las ventanillas de esta dependencia a cancelar el valor de dichos títulos,
más los correspondientes INTERESES DE LEY, calculados a la fecha de pago.
De ser el caso, dentro del término señalado usted podrá presentar reclamaciones relacionadas a él o los
títulos que no estuviese conforme, vencido el plazo para el pago voluntario, el ejecutor emitirá la
ORDEN DE PAGO INMEDIATO, en la misma se podrán dictar la medidas cautelares entre ellas: el
secuestro, la retención o la prohibición de enajenar bienes y dispondrá, que la o el deudor o sus
garantes o ambos, paguen la deuda o dimitan bienes dentro de tres días contados desde el siguiente al
de la notificación, apercibiéndoles que, de no hacerlo, se embargarán bienes equivalentes al total de la
deuda por el capital, intereses y costas.
Le recordamos que atendemos en horario de 08h00 hasta las 17h00 de lunes a viernes y ponemos a su
disposición las diferentes modalidades de pago a través del BANCO DE GUAYAQUIL- BANCO DEL BARRIO
– BANCO COMERCIAL DE MANABÍ, COOPERATIVA 15 DE ABRIL, ON LINE (en línea) y las cajas de
recaudación situadas en las instalaciones del Colegio de Ingenieros Civiles en la Av. Manabí y El
Periodista.
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
RAZÓN DE NOTIFICACION
En Portoviejo a los……………………………………………………………………del xx se procede a notificar con el
presente oficio xxxxxxx, al Señor(a): xxxxxxxxxxxxxx con cédula de identidad N°………………….. domiciliado
en xxxxxxxxxxxxxxx.
Firma de Notificador Firma el Notificado

C.C.:……………… C.C……………….
Nombre:……………………………. Nombre:…………..
Observación:……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………
Por cuanto el notificado se niega a recibir la presente notificación y firmar su aceptación de que recibe,
se lo expresa así con la certificación de un testigo.
Firma de Testigo
C.C.:………………..
ORDEN DE COBRO (COA)
Nombre:…………………
ORDEN DE COBRO Nº XXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PORTOVIEJO
De conformidad con lo dispuesto en el Art. 272 del Código Orgánico Administrativo (COA), emito la
presente orden de cobro, a la cual adjunto la copia certificada del TITULO DE CREDITO Nº XXXXX, con su
respectiva notificación, para que mediante el ejercicio de la potestad de ejecución coactiva, se proceda
al cobro de los valores adeudados por: XXXXXXXXXXXXXXXXX, con cédula de ciudadanía/Pasaporte/RUC
Nº XXXXXXXXXX.
La cantidad de XXXXXXXXXXXXXXXXX 00/100 DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA (USD $

XXXX.XX), más intereses por mora, que será calculado a la tasa que se encuentra vigente a la fecha
efectiva de pago y otros valores adicionales que genera la presente obligación.
De la sentada razón se desprende que el deudor, hasta la presente fecha no ha pagado dentro del plazo
establecido.
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
ÓRGANO RESPONSABLE DE LA EMISIÓN
AUTO DE PAGO (CT)
F06-PRO-GER-GC-004
JUICIO COACTIVO N° XXXX

Iniciado XXXXX
Cuantía $ XXXXX
JUZGADO DE COACTIVA DEL GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN PORTOVIEJO
AUTO DE PAGO
VISTOS: Avoco conocimiento del presente Proceso de Ejecución Coactiva en la calidad en que suscribo.
Agréguese a los autos la documentación precedente. En lo principal, de la Orden de Cobro No.XXXXX y
los Título de Crédito Nº X , remitidas por el órgano responsable de su emisión, desprendiéndose que el
señor (a) ,XXXXXX con cédula de ciudadanía Nº XXX ; adeuda al Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal del cantón Portoviejo la suma de $ XXX, por los siguientes conceptos XXXXX, lo cual
corresponde a los ejercicios fiscales XXXXX sin que a la presente fecha haya pagado la obligación es
líquida, determinada y de plazo vencido que actualmente exigible, por lo que de conformidad con lo
establecido en los artículos 157 y siguientes del Código Tributario, dicto el presente AUTO DE PAGO,
disponiendo que el deudor o sus garantes o ambos paguen al ORGANO EJECUTOR DE COACTIVA DEL
GAD MUNICIPAL PORTOVIEJO, en el término de TRES DÍAS, la cantidad XXXXXX CON XX/XXX.- DOLARES
AMERICANOS (USD.XXXX), valor al que se sumarán los intereses, recargos, costas procesales y otros
valores adicionales que genere la obligación, hasta la total cancelación de la deuda; o, dimita bienes
equivalentes, previniéndole que de no hacerlo se procederá al embargo de bienes suficientes para
cubrir las obligaciones vencidas o se solicitara la declaración de insolvencia cuando careciera de bienes,
se le previene además de la obligación de señalar domicilio judicial para posteriores notificaciones. En
uso de la facultad concedida en el Art. 164 del Código Tributario, 124, 125, 126, 129, 130 y 131 de
Código Orgánico General de Procesos (COGEP), se tomaran las medidas precautelatorias que
correspondan y que a continuación se detallan hasta que cancele las obligaciones vencidas, se ordena:
1) La prohibición de enajenar y/o secuestro de vehículos, para cuyo efecto, se notificará a PORTOVIAL EP
para que remita un certificado en el que conste todos los vehículos de propiedad del coactivado, así
mismo las características y situación jurídica de los mismos; 2) Retención y embargo de sus fondos y
créditos que mantenga en cuentas corrientes, de ahorro, inversiones, o cualquier otro títulos en todas
las instituciones del Sistema Financiero Nacional, así como también en el sector cooperativista para lo
cual se notificará a la Superintendencia de Bancos, Instituciones Financieras y Superintendencia de
Economía Popular y Solidaria; 3) Prohibición de enajenar y/o embargo de los bienes inmuebles del
coactivado, para cuyo efecto, se notificara al señor Registrador de la Propiedad del Cantón Portoviejo. 4)
Poner en conocimiento del Ministerio de Trabajo que el/la coactivado/a es deudor del GAD Municipal
de Portoviejo a fin que registre el impedimento de ejercer cargo público
Actué como Secretario/a Ab. XXXXX; y para que dirija este proceso se nombra al Sr ./a. Abg. XXXXX
.
Cítese al coactivado o a su representante legal, con el contenido del acto administrativo conforme lo
previsto en el Art. 163 del Código Tributario. Se previene al coactivado(a), de la obligación de señalar
correo electrónico y/o casillero judicial para posteriores notificaciones.- Cúmplase, Ofíciese y
Notifíquese.
La secretaria y el abogado, encontrándose presente, aceptan las designaciones y prometen cumplirlas

fiel y legalmente.
ÓRGANO EJECUTOR DE LA COACTIVA ABOGADOS
SECRETARIA-ABOGADO
AUTO DE PAGO (CT)
EN PERSONA
En la ciudad de Portoviejo, el día de hoy……………………………………..del dos mil………..a las……………notifique

la orden de pago que antecede a…………………………………………en su persona el mismo que se encontraba
en………………………………………………………entregándole la copia de ley.
FIRMA DE RECEPCION:
CORREO ELECTRONICO:
OBSERVACION DEL NOTIFICADOR:
NOMBRE Y FIRMA DEL NOTIFICADOR:
POR BOLETAS:
PRIMER BOLETA: En la ciudad de Portoviejo, el día de hoy…………………………. cite con el auto de pago que
antecede a...……………………………………………………………por medio de la boleta siendo que recibe.
FAMILIAR Parentesco: FIRMA
Nombre:
OTRO Parentesco: FIRMA
Nombre:
NINGUNA PERSONA, y por no encontrarse miembro alguna de su familia o servidumbre quien la reciba
la fije en la puerta en la puerta del lugar de
habitación, ubicado en
TESTIGO FIRMA
OBSERVACION DEL NOTIFICADOR
NOMBRE Y FIRMA DEL NOTIFICADOR
SEGUNDA BOLETA: En la ciudad de Portoviejo, el día de hoy…………………………. cite con el auto de pago
que antecede a...……………………………………………………………por medio de la boleta siendo que recibe.
Nombre:
Nombre:
TESTIGO FIRMA
TERCER BOLETA: En la ciudad de Portoviejo, el día de hoy…………………………. cite con el auto de pago que
Nombre:
Nombre:
TESTIGO FIRMA
AUTO DE PAGO (CT)
RAZÓN
Siento como tal y para los fines legales consiguientes, a pesar de estar legalmente
notificado………………………………….señor XXXXXX XXXXXXXXX y por haber transcurrido el término legal
hasta la fecha no ha pagado su obligación ni dimitido bienes, tampoco ha señalado domicilio legal o
correo electrónico para posteriores notificaciones.- Certifico.
ORDEN DE PAGO INMEDIATO (COA)
F07-PRO-GER-GC-004
JUICIO COACTIVO N° XXXX

Iniciado XXXXX
Cuantía $ XXXXX
JUZGADO DE COACTIVA DEL GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN PORTOVIEJO
ORDEN DE PAGO INMEDIATO
Portoviejo, día mes y año, a las 00h00.
VISTOS: Avoco conocimiento del presente Proceso de Ejecución Coactiva en la calidad en que suscribo. Agréguese
a los autos la documentación precedente. En lo principal, de la Orden de Cobro No. XXXXXXXXX de fecha
XXXXXXXXXXXX y el Título de Crédito Nº XXXXXXXXXXX de fecha XXXXXXXXXXXXX, remitidas por el órgano
responsable de su emisión, desprendiéndose que el señor (a) XXXXXXXXXXXXXXX, con cédula de ciudadanía Nº
XXXXXXXXX-X; adeuda al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Portoviejo por los siguientes
conceptos _____________, lo cual corresponde a los ejercicios fiscales________, sin que a la presente fecha haya
pagado la obligación líquida, determinada y de plazo vencido que actualmente es exigible, por lo que de
conformidad con lo establecido en los artículos 267 de la Codificación del Código Orgánico Administrativo, dicto la
presente ORDEN DE PAGO INMEDIATO, en contra de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, con cédula de ciudadanía Nº
XXXXXXXXXX; disponiendo que el deudor o sus garantes o ambos paguen al ORGANO EJECUTOR DE COACTIVA DEL
GAD MUNICIPAL PORTOVIEJO, en el término de TRES DÍAS, la cantidad de XXXXXXXXXXXXX 00/100 DÓLARES DE
LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA (USD. XXXX,XX), valor al que se sumarán los intereses, recargos, costas
procesales y otros valores adicionales que genere la obligación, hasta la total cancelación de la deuda; o, dimita
bienes equivalentes, previniéndole que de no hacerlo se procederá al embargo de bienes.
En uso de la facultad concedida en el 281 del Código Orgánico Administrativo se tomarán las medidas cautelares
que correspondan y que a continuación se detallan hasta que cancele las obligaciones vencidas, ordenándose lo
siguiente: 1) La prohibición de enajenar y/o secuestro de vehículos, para cuyo efecto, se notificará a PORTOVIAL EP
para que remita un certificado en el que conste todos los vehículos de propiedad del coactivado, así mismo las
características y situación jurídica de los mismos; 2) Retención y embargo de sus fondos y créditos que mantenga
en cuentas corrientes, de ahorro, inversiones, o cualquier otro títulos en todas las instituciones del Sistema
Financiero Nacional, así como también en el sector cooperativista para lo cual se notificará a la Superintendencia
de Bancos, Instituciones Financieras y Superintendencia de Economía Popular y Solidaria; 3) Prohibición de
enajenar y/o embargo de los bienes inmuebles del coactivado, para cuyo efecto, se notificara al señor Registrador
de la Propiedad del Cantón Portoviejo. 4) Poner en conocimiento del Ministerio de Trabajo que el/la coactivado/a
es deudor del GAD Municipal de Portoviejo a fin que registre el impedimento de ejercer cargo público
Actúe como Secretario(a) Abg. XXXX XXX XXXX; y para que dirija este proceso se nombra al Señor (a) Abg. XXXX
XXXX XXX.
Notifíquese al coactivado o a su representante legal, con el contenido del acto administrativo conforme lo previsto
en el Art. 280 del Código Orgánico Administrativo. Se previene al coactivado(a), de la obligación de señalar correo
electrónico y/o casillero judicial para posteriores notificaciones.- Cúmplase, Ofíciese y Notifíquese.
ÓRGANO EJECUTOR DE LA COACTIVA ABOGADOS

F07-PRO-GER-GC-004
SECRETARIA-ABOGADO
EN PERSONA
En la ciudad de Portoviejo, el día de hoy……………………………………..del dos mil………..a las……………notifique la orden
de pago que antecede a…………………………………………en su persona el mismo que se encontraba
en………………………………………………………entregándole la copia de ley.
FIRMA DE RECEPCIÓN:…………………………………………………………………..
CORREO ELECTRONICO:
POR BOLETAS:
PRIMER BOLETA: En la ciudad de Portoviejo, el día de hoy…………………………. Notifique con la orden de pago que
Nombre:
Nombre:
la fije en la puerta o en la puerta del lugar de habitación, ubicado en……………………………………….
TESTIGO FIRMA
SEGUNDA BOLETA: En la ciudad de Portoviejo, el día de hoy…………………………. Notifique con la orden de pago que
Nombre:
Nombre:
la fije en la puerta o en la puerta del lugar de habitación, ubicado en …………………………………………
TESTIGO: FIRMA:
RAZÓN
Siento como tal y para los fines legales consiguientes, a pesar de estar legalmente
notificado………………………………….señor XXXXXX XXXXXXXXX y por haber transcurrido el término legal hasta la fecha
no ha pagado su obligación ni dimitido bienes, tampoco ha señalado domicilio legal o correo electrónico para
posteriores notificaciones.- Certifico.
OTRA RAZÓN :
F07-PRO-GER-GC-004
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PO
MATRIZ DE SEGUIMIENTO COACTIVO
F08-PRO-GER-GC-004
ITEM Nombre o Razón Social Cédula o RUC Número de Notificación

ZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PORTOVIEJO
ÓN FINANCIERA
UIMIENTO COACTIVO
Fecha de entrega al Hora de

Fecha de emisión Observaciones
contribuyente entrega

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PROCEDIMIENTO

IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO

Ing. Orly Marcelo

Econ. Jahaira Katherine

3. MARCO NORMATIVO ......................................................................................................................................................5

3.1. DOCUMENTOS EXTERNOS ....................................................................................................................................5

3.2. DOCUMENTOS INTERNOS ....................................................................................................................................5

3.3. NORMAS GENERALES ...........................................................................................................................................5

4.1. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN .......................................................................................................................7

4.2. CONCEPTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................8

4.3. DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................................................................... 10

4.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES........................................................................................................................... 16

7. DOCUMENTOS, ANEXOS Y REGISTROS........................................................................................................................... 22

7.1. LISTADO DE DOCUMENTOS ................................................................................................................................ 29

7.2. CONTROL DE REGISTROS .................................................................................................................................... 30

7.3. LISTADO DE ANEXOS .......................................................................................................................................... 30

3.2. DOCUMENTOS INTERNOS

c) La gestión de cobranza de es responsabilidad de la Dirección Financiera a través de la Jefatura Técnica

f) Todo lo que no estuviere establecido en este procedimiento, se estará sujeto a lo dispuesto en el

k) Las políticas de cobranzas del GADM de Portoviejo se enmarcan en 3 ejes:

iii. Generar percepción de riesgo en el caso de no cumplir obligaciones tributarias y no

l) Para segmentar la cartera de cobranza se basará en los siguientes parámetros:

 Tipo de cartera: Tiempo de obligaciones vencidas

3.4. DE LA GESTIÓN DE COBRO EN SITUACIONES DE EMERGENCIA DECLARADAS EN EL TERRITORIO

4.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

El Jefe Técnico de Cartera y Cobranzas realizará el análisis de la cartera

 Gestión de cobranza pre-coactiva de cartera vencida (que la

 Segmentación por monto de la deuda. - rubros de mayor a menor

Aprobar cartera vencida

GESTIÓN DE COBRANZA PERSUASIVA PRE COACTIVA DE LA CARTERA VENCIDA

Colocar al ciudadano en la Si es un Convenio de pago: El Analista de Cobranza colocará al ciudadano en

El Analista de Cobranza iniciará contacto telefónico utilizando el Protocolo

Si: Actividad 13.

El Analista de Cobranza elaborará un informe, dirigido al Jefe de Cartera y

¿Se ha solicitado un convenio, se ha cancelado la totalidad de la deuda, o

Si: Actividad 15 – 16 – 17.

Si es pago total de la deuda: El Analista de Cobranza eliminará al usuario de

El Analista de Cobranza notifica el Oficio al deudor y recepta el acuse recibo

¿Se ha solicitado un convenio, se ha cancelado la totalidad de la deuda, o se

PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE LA COBRANZA PRE- COACTIVA DE LA CARTERA VENCIDA

La Orden de Cobro F04-PRO-GER-GC-004 se emite cuando son DEUDAS

¿Existe dirección para notificar al deudor?

Si: Actividad 32.

Firmar la notificación Orden de Pago F05-PRO-GER-GC-004 en la que se

Si: Actividad 35.

¿Se ha solicitado un convenio, cancelado la totalidad de la deuda, o ha

Realizar seguimiento a la Si es un reclamo: El Analista de Cobranza realizará el seguimiento a la

Automáticamente cambia el estado del deudor a coactivado.

SI: Actividad 47.

nacional, para lo cual elabora los Oficio respectivos (que suscribirá el

b) Elabora un oficio para PORTOVIAL (que suscribirá el Órgano Ejecutor de

¿Consulta en el sistema si el deudor coactivado ha cancelado la deuda en

Si: Actividad 52.

Entregar oficio a El depositario judicial entregará a las entidades bancarias e instituciones

Si: Actividad 55.

El Abogado externo realiza la Boleta de embargo.

Firmar acta de retiro de

El Depositario judicial retirará el cheque y obtendrá una copia del cheque

Entregar al abogado acta