MICROSOFT EXCEL 2007 AVANZADO

Unidad Didáctica Nº 2
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I Auditoría de fórmulas
A) Rastrear

Precedentes

Dependientes

B) Mostrar fórmulas

Evaluar fórmula

Ventana de inspección

C) Comprobación de errores

D) Nomenclatura de celdas y rangos

Trabajo y rastreo con nombre

Ejercicio de Repaso

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I Auditoría de fórmulas
A) Rastrear
Cuando vemos el contenido de una hoja de Excel no podemos identificar a simple
vista que celdas han participado en las operaciones.

Lo intuimos de una forma lógica. Pero a veces no es tan sencillo porque la operación lo
la conozcamos o sea complicada.

Para facilitar esta situación Excel nos aporta el rastreo de fórmulas.

El rastreo de fórmulas lo encontramos en la pestaña Fórmulas > Grupo Auditoría de

fórmulas.

Par entender el rastreo de fórmulas y todas sus variaciones con más facilidad vamos a
partir de un ejemplo.

En nuestro ejemplo tratamos los préstamos de una persona y su reunificación.

Tendremos dos hojas cuyas celdas participaran en las operaciones.

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Vamos a rastrear la celda F15 donde se encuentra el capital amortizado.

Nos situamos en la celda que queremos rastrear.

Si queremos conocer que celdas han intervenido en la operación de capital

amortizado pulsaremos el botón rastrear precedentes.

Aparecerá unas flecha azules que nos indicarán que celdas han participado en la
operación.

Cada vez que volvamos a pulsar el botón rastrear precedentes retrocederá un nivel
más.

Si la celda que forma parte de la operación se encuentra en otro libro u hoja aparece
una flecha discontinua con el icono de una tabla.

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Si nos situamos en esa celda podemos ver su procedencia.

Si queremos quitar el rastreo pulsaremos el botón quitar flechas.

Con la opción quitar un nivel de precedentes irán desapareciendo las flecha nivel a
nivel según se pulse el botón desde el último nivel al primero.

Con quitar flechas desaparecerán todas en grupo.

Otra opción que nos proporciona Excel es rastrear dependientes.

Por dependientes se entienden aquellas celdas en cuya operación forma parte la celda
seleccionada.

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En nuestro caso vamos a ver en que operaciones participa el capital amortizado.

Se pueden ver al mismo tiempo las celdas precedente y dependientes pulsando ambas
opciones a la vez.

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B) Mostrar fórmulas
Cuando realizamos operaciones o funciones el resultado que vemos en la celda es el
número resultante de tales operaciones.

Excel no permite ver en vez del resultado la fórmula que se ha realizado.

Para ello tendremos que seleccionar la pestaña Fórmulas > Grupo auditoria de
fórmulas > Mostrar fórmulas.

En la celda donde estamos situados aparecen las celdas que forman parte de la
operación en colores.

Ese color es el que utiliza Excel para enmarcar la posición exacta de la celda.

En nuestro ejemplo el azul para la celda B8 y el verde para la F15.

Otra manera que tenemos de inspeccionar la fórmula que se ha realizado es a través del botón
evaluar fórmula.

Al pulsar el botón evaluar fórmula se abre una ventana flotante donde nos muestra la
fórmula de la celda.

La parte que aparece en subrayado es la que se está evaluando.

Si se trata de una referencia a una celda al pulsar evaluar aparece en cursiva el

resultado numérico al que corresponde.

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Por el contrario si lo que aparece subrayado en la celda de una operación se activa

el botón paso a paso para entrar.

Nos muestra la celda y el contenido de esta.

Al pulsar paso a paso para salir nos muestra el contenido numérico de la misma.

Pasara a subrayarse la siguiente celda que forma parte de la operación y realizaremos

los mismos pasos por cada celda que forma parte de la operación para ver el resultado
numérico por partes.

Para ver el resultado final de la operación pulsaremos evaluar.

Cada operación de la fórmula viene delimitada por el “;”.

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Si no queremos ver las operaciones paso a paso sino solo el dato numérico final
pulsamos evaluar y nos muestra el resultado de la operación.

Veamos cómo podríamos evaluar la fórmula del capital vivo en función de seguir paso
a paso o evaluando directamente los resultados.

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Por último Excel nos permite tener un registro de las fórmulas más importantes que
hemos realizado dentro de nuestro libro u hoja.

Para ello utilizaremos la ventana de Inspección que se encuentra en la pestaña

Fórmulas > Grupo Auditoría de formulas > Ventana Inspección.

Una vez que pulsamos el botón aparece una ventana flotante donde podemos agregar
la operación que se ha realizado en la celda con la opción Agregar inspección.

Estando en cualquier parte del libro al pulsar doble clic sobre la inspección guardada
nos sitúa en la celda donde se está realizando esa operación.

Para eliminar de la ventana de inspección uno de los datos hay que seleccionarlo y
pulsar el botón Eliminar Inspección.

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C) Comprobación de errores
En este apartado vamos a ver como Excel no avisa de la existencia de errores y nos
permite corregirlos de manera más o menos automática.

Cuando Excel cree que en una celda hay un error o incompatibilidad lo primero que nos
muestra es la esquina superior izquierda de color verde.

Si nos situarnos en la celda aparece una llamada que es un desplegable.

En el aparece la razón por la que Excel cree que ese contenido es erróneo y las
acciones que podemos llevar a cabo para corregir el error.

Otra forma de localizar los erres es desde la pestaña Fórmulas > Grupo Auditoría de
Fórmulas > Botón Comprobación de errores.

Al pulsar el botón comprobación de errores se selecciona la celda donde se estima que

hay un error y aparece una ventana flotante donde nos especifica porque cree que es un error
y cuáles son las acciones que podemos llevar a cabo para corregirlo.

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Con los botones de anterior y siguiente nos desplazamos entre celdas de error.

En otras ocasiones no nos encontramos con el triangulo verde en la celda sino que el
contenido de la celda es un mensaje de error.

Los mensajes de error pueden ser:

• #¡NUM!: Se está utilizando en la operación un número no valido.

• #¡NULO!: El resultado de la operación es nulo o vacío.
• #¡REF!: El contenido está referido a una celda no válida.
• #¡VALOR!: La operación contiene un argumento u operador no valido.
• #¡Nombre!: Se hace referencia a un nombre que Excel desconoce
• #¡DIV/0!: Se divide por una celda vacía que equivale a 0
• #N/A: No se dispone de datos.
• #########: No es un error es que el ancho de la columna es menor que el
contenido.

Cuando aparece uno de estos mensajes Excel nos ofrece la posibilidad de rastrear las
celdas que forman parte del error para poderlo corregir.

Debemos situarnos en la celda que tiene como contenido el error.

Pestaña Fórmulas > Grupo Auditoría de fórmulas > Rastrear error.

Aparecen flecha azules como en el caso de rastrear precedentes o dependientes. Si

queremos borrarlas debemos pulsar el botón Quitar flecha.

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En otros momentos antes de terminar la operación o la formula aparecen mensajes de

alerta que nos indican que estamos produciendo un error.

Por ejemplo cuando al usar una función no determinados todos los argumentos
necesarios para la misma. Aparecerá un mensaje de alerta que nos lo indica la falta de
argumentos.

Al aceptar en la barra de fórmulas aparece en negrita el último argumento que hemos

rellenado.

Para seguir rellenando los argumentos pulsaremos el botón “ƒ∗” para que se abra de
nuevo la ventana flotante de la función que se encuentra en la barra de fórmulas.

Cuando se está arrastrando aparece una flecha que nos indica la posición donde se
desplazaría la hoja.

También puede ocurrir el error de seleccionar como parte de la operación la celda

en la que queremos el resultado.

En este caso se habla de una referencia circular.

En el momento en el que se produce la referencia circular se muestra el siguiente

mensaje de alerta.

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Cuando aceptamos nos deja seleccionar otra celda con la que no se establezca
referencia circular.

Si la referencia circular ya ha sido aplicada Excel nos permite buscarla.

Pestaña Fórmulas > Grupo Auditoría de fórmulas > Referencias circulares.

Nos aparecerá la primera celda que tiene referencia circular. Al pulsar sobre el nombre
de la celda nos desplaza dentro de la hoja de Excel a esa posición.

Una vez que hemos resuelto la referencia circular a través de la barra de fórmulas en el
desplegable de referencias circulares aparecerá la siguiente celda que tiene esta característica
y así sucesivamente hasta que esta opción aparece en gris y no se puede seleccionar.

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D) Nomenclatura y rangos
Hasta ahora hemos estado trabajando con el nombre básico de la celda compuesto
por la letra de la columna y el número de la fila.

Avanzamos haciendo una diferenciación entre celdas fijas y relativas donde nos
encontrábamos que delante de la letra o del número tendríamos el símbolo de dólar “$” para
indicar que ese elemento no se moverá en el momento de arrastrar la operación.

Ahora vamos a pasar a nombrar las celdas o los rangos para una identificación
más rápida y clara del elemento que estamos utilizando.

Partamos de un ejemplo para verlo más claro.

La celda que contiene el “Importe del préstamo” es decir 17.000 € se denomina B8.

Vamos a establecer de nombre a la celda B8 “Importe del préstamo” de tal manera que
cada vez que se utilice en fórmulas u operaciones no aparezca B8 sino “Importe del préstamo”
denominación que nos indica muchísimo mejor de que estamos tratando.

Para establecer el nombre a una celda o rango hay que:

• Seleccionar la celda o rango.

• Pestaña Fórmula > Grupo Nombres definidos > Asignar nombre a un rango.
• Escribimos el nombre del rango y Aceptamos.
• En la barra de fórmulas se verá el nombre del rango o celda.

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Una vez que hemos definido el nuevo nombre en todas las celdas donde participe
como operando o argumento ya no aparecerá la nomenclatura básica sin el nombre que hemos
definido.

Para nombrar un rango de celdas de una manera más automática podemos

seleccionar el rango y pulsar el botón crear desde la selección se abrirá un ventana
flotante donde seleccionaremos donde se encuentran los nombres que queremos dar a las
celdas.

Hemos visto como en las operaciones ya no aparece el nombre básico de la celda sino
el nombre que le hemos asignado.

Excel también nos permite utilizar este nombre para dar el contenido de la celda o
definir un listado de nombre y celdas a las que se han asignado.

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Para ello Excel nos proporciona el botón utilizar en la fórmula.

Por último vamos a ver como podemos administrar los nombres definidos: eliminarlos,
modificarlos, etc.

Si queremos eliminar el nombre definido a un rango o celda debemos pulsar el

botón Administrador de nombres.

Aparece una ventana flotante donde nos muestra el listados de nombres que hemos
creado.

Seleccionamos el nombre a eliminar y pulsamos el botón eliminar.

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Si en cambio elegimos editar o nuevo nos abre la ventana flotante donde podemos
especificar el nombre y la celda que deseamos que lleve ese nombre.

EJERCICIO PRÁCTICO DE REPASO.

EJERCICIOS TUTORIZADOS.

Ejercicio práctico de repaso y tutorizados de la Unidad didáctica 02

(Disponible en la Sección “Trabajos”).

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