ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN DIGITAL APLICADA A EMPRESAS

ORGANIZADORAS DE EVENTOS

Fadya Halyme Mahamud Acevedo

Trabajo De Grado Para Optar Por El Título De Comunicadora Social

Campo: Organizacional

Directora: Natalia Marenco Hurtado

PONTIFICA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE

COMUNICACIÓN SOCIAL
BOGOTÁ
2016

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 ARTÍCULO 23 DE LA RESOLUCIÓN No. 13 DE JUNIO DE 1946

“La universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus alumnos en
su tesis de grado. Sólo velará porque no se publique nada contrario al dogma y a la
moral católica, porque las tesis no contengan ataques o polémicas puramente
personales. Antes bien, se vea en ella revelada el anhelo de buscar la verdad y la
justicia”.

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AGRADECIMIENTOS

Le agradezco en primera medida a la Pontificia Universidad Javeriana por darme la

oportunidad de hacer parte de ella, de darme las herramientas suficientes para afrontar
este reto y confiar en que podía hacerlo, por brindarme profesores espectaculares, que
hicieron de esta tesis un buen producto

A mi familia que siempre estuvo allí, por su apoyo incondicional y ayuda en todo lo que
necesitaba.

A mi directora de tesis Natalia Marenco, por su paciencia, confiar en mí, en mis ideas, y
ayudarme a llevarlas a cabo, ella fue parte de mi tesis y todo su desarrollo, por darme
la oportunidad de crecer profesionalmente y aprender cosas nuevas.

A la empresa “Grupo NW” la cual comprendió la importancia de este trabajo y no puso

represaría en los días que necesitaba dedicarme a ello, así como por haberme
mostrado necesidades empresariales, las cuales me ayudaron a crear mi estrategia.

A mis amigos por creer en mí y en darme fuerza siempre que lo necesitaba,

proporcionarme ideas, abrirme los ojos y tranquilizarme en los momentos de presión.

Y a todos los que dejaron su huella de una u otra manera en este trabajo de grado.

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RESUMEN

Este trabajo de grado pretende exponer una estrategia de comunicación digital para
empresas de eventos. Dicha estrategia espera mejorar la experiencia inicial, media y
final con el cliente de eventos. De igual manera exponer la importancia que tiene la
tecnología y la inversión en ella para todas las empresas, pero sobre todo para las de
eventos, Con esto se espera actualizar los métodos de recepción de clientes prospecto,
promoción de productos, fidelización, comunicación interna y externa y satisfacción
general de todos los clientes. Dicho lo anterior, los objetivos del mismo están
enfocados en ejecutar la estrategia y mejorar en gran porcentaje los medios de
comunicación, aumentando la productividad y disminuyendo los ruidos.

PALABRAS CLAVE: comunicación digital, organización de eventos servicio al cliente,

marketing digital, tecnología, empresas organizadoras de eventos, estrategia de
comunicación.

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 Índice

1. Introducción

2. Marco teórico: La comunicación en la industria de los eventos y la comunicación

digital
2.1. Los eventos hoy en día
2.1.1. ¿Qué es un evento? Definiciones y diversos acercamientos
2.1.2. A qué llamamos organización de eventos
2.1.3. Tipología de los eventos
2.1.4. El papel de las empresas organizadoras de eventos
2.1.5. Pasos para hacer un evento
2.1.6. Objetivo de los eventos en la comunicación organizacional

2.2. La Comunicación digital estratégica

2.2.1. El concepto de comunicación digital
2.2.1.1. Características de la comunicación digital
2.2.1.2. Cómo usar la comunicación digital
2.2.1.3. La importancia de estar y ser parte de la comunicación digital
2.2.2. El marketing digital
2.2.2.1. El Marketing de Eventos
2.2.3. Cómo se construye y qué elementos tiene una estrategia de
comunicación digital

3. La industria de los eventos en Colombia

3.1. Funcionamiento la industria de eventos en Colombia
3.2. Casos de estudio
3.2.1. Marketmedios Comunicaciones
3.2.2. Netbangers
3.2.3. Vlá

3.3. Diagnóstico de comunicación dentro de la industria de eventos

3.3.1. Necesidades
3.3.2. Problemas

4. Estrategia digital para la empresas de organización de eventos

4.1. Diagnóstico
4.1.1. Árbol de problema y árbol de solución
4.1.2. Audiencias
4.1.2.1. Externas
4.1.2.2. Internas
4.2. Objetivos de la estrategia
4.2.1. Objetivo general
4.2.2. Objetivos específicos
4.3. Acciones urgentes

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 4.4. Desarrollo estratégico por públicos
4.4.1. Público externo
4.4.2. Público interno
4.5. Acciones generales por público
4.5.1. Público externo
4.5.2. Público interno
4.6. Control y seguimiento
4.7. Cronograma

5. Conclusiones y recomendaciones
6. Bibliografía
7. Anexos

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1. INTRODUCCIÓN

En nuestro país son pocas las investigaciones centradas en las compañías de eventos
y todo lo que supone su funcionamiento y las buenas prácticas en sus procesos. En
este trabajo se muestra la importancia de separar su nicho de negocio de otras
actividades corporativas, pues su correcto funcionamiento depende de las relaciones
humanas y actividades sociales en nuestro contexto socio-político, con diferentes
culturas y maneras de relacionarse. Al tener un público que demanda la perfección en
el resultado de cada proceso, son muchas las características y formas de ver el
desarrollo del trabajo de estas compañías y la manera como pueden obtener el éxito
mediante una estrategia basada en sus realidades.

Durante el segundo semestre del año en curso, se desarrolló el trabajo de grado

orientado a la creación de una estrategia de comunicación digital aplicando enfocado
en el uso y apropiación de herramientas de innovación tecnológicas, en el cual se
trabajó con base en una investigación realizada a tres empresas organizadoras de
eventos, por un lado Marketmedios, por otro, Netbangers y por último Vlá. Éstas
empresas están todas enfocadas en eventos de activación de marcas, diferenciadas
por los medios de recepción, producción y ejecución. Se realizó un trabajo de campo,
donde se encontraron muchos aspectos importantes para la ejecución de la estrategia
y la producción de esta tesis. Se realizaron entrevistas con integrantes de las
organizaciones ya nombradas, trabajos de observación e investigación a priori; la
recopilación de esta información dio un panorama más grande de la necesidad principal
de estas empresas. En un principio se esperaba erradicar un problema enfocado
principalmente a la digitalización, a los proyectos de innovación tecnológica y la
importancia de los mismos; aunque ese problema fue evidente, se observaron
problemas o necesidades enfocados al clientes y era imposible obviarlos, así que se
decidió fusionar estar dos necesidades o problemas y darle mayor envergadura a la
realización de la estrategia.

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La principal importancia de este proyecto y la razón por la cual se ha realizado es
debido a que Colombia está entrando en una era de reconocimiento por su gran
trayectoria en eventos culturales y de activación de marca y culturales, aparte de contar
con grandes espacios para su realización., cuenta con infinidad de agencias de eventos
que pueden realizarlas. La pregunta es ¿qué tan bien lo hacen? ¿qué tan satisfecho
está el cliente con su evento? No es lo mismo pedir un producto que pedir un evento. El
producto tiene garantías de uso, el evento no, pueden devolverte el dinero, pueden
darte garantías económicas, pero si el evento salió mal, no habrá manera de
remediarlo. O se gana o se pierde. Teniendo en cuenta esto vemos que el mundo de la
organización de eventos ha evolucionado muchísimo en los últimos años, hasta el
punto de que las clásicas reglas de protocolo, los conocimientos básicos para llevar a
cabo un evento y las normas y tradiciones que se aplicaban hasta hoy ya no son
suficientes para culminar con éxito cualquier tipo de celebración. Por ello, es importante
aportar nuevas propuestas y actualizar técnicas y teorías obsoletas para meterse de
lleno; el diseño, las nuevas tecnologías, la producción, deben ser actualizadas y
rediseñadas ya que marcan pautas.

Es por esto que es imperativo que la experiencia con el cliente sea lo más consistente y
continua posible a través de todos los canales de interacción. Una experiencia
equilibrada no sólo a nivel de diseño visual, sino de diseño de flujos, de respuestas
interactivas y satisfacción total de cliente. Es necesario facilitar la finalización del
proceso de compra, recepción, interacción y todos los proceso de comunicación sin
fricciones, por lo que muchas veces resultará necesario integrar servicios de terceros o
implementación de nuevos métodos tecnológicos. Al momento de organizar un evento
y determinar cuáles son los pasos para su ejecución es importante aclarar en todos los
detalles cuál es el objetivo del cliente es el punto de partida para que el evento se
desarrolle sin problemas. En la mayoría de los casos los clientes llegan desorientados.
Conseguir una buena sintonía con él y ayudarle a aclarar puntos básicos del evento:
tipo de público, qué es lo que pretendemos con el evento, de qué presupuesto
disponemos, cuál es la imagen de la empresa. Este es el primer paso y es

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indispensable no dejarlo a un lado, ya que se convierte el pilar de nuestro evento. El
problema está en que el cliente en un gran porcentaje de veces, no sabe lo que quiere.

Los clientes buscan, en el 80% de los casos, un gestor integral de eventos, alguien que
se ocupe de todos los detalles del mismo. La comunicación tiene como papel principal
darle a conocer a la empresa lo que el cliente quiere sin dejar a un lado ningún
requerimiento que este tenga; es por esto que es importante que la empresa
organizadora de eventos cuente con las herramientas suficientes para poder darle la
satisfacción al cliente. Evitando mal entendidos o inconvenientes en la ejecución, en la
mayoría de los casos el cliente llega con una idea en su mente la cual intenta dar a
conocer, pero como es común dicha idea transmitida por el mismo no es entendida
como el la quisiera ver en el evento; este incontinente debe erradicarse dándole
armonía a los puentes de comunicación, diseñando planos y estrategias que impidan
que el mensaje del cliente llegue distorsionado a la empresa y viceversa.

Dicho la anterior se plantea el siguiente objetivo: plantear una estrategia digital que
sirva de apoyo para el negocio de empresas organizadoras de eventos en Colombia.
Para realizarlo es necesario contar con los siguientes objetivos específicos: analizar el
negocio de la organización de eventos en nuestro país, describir el impacto que puede
tener una buena estrategia digital en la relación cliente-empresa y por último describir
el proceso de creación de una estrategia digital para un sector en particular

Esta tesis cuenta con siete capítulos, que desembocan en una estrategia de
comunicación digital para empresas organizadoras de eventos

En el primer capítulo se realiza una introducción de la tesis, partiendo de una idea

principal, donde se esperaba encontrar una serie de problemas o necesidades y
después de realizar un diagnóstico general se llegaron a otras conclusiones y se realizó
la estrategia, Allí se muestra una importancia general del tema escogido y el objetivo
general de toda la tesis así como los aspectos específicos.

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El segundo capítulo expone el marco teórico el cual contextualiza al lector frente a lo
que son los eventos; expuesto como eventualidad o acontecimiento fuera de lo común
para celebrar y tiene elementos muy especiales como concentración, organización,
planeación y ejecución pilares en el área de la administración. Da una idea de lo que
diferentes autores apasionados por este tema, teorizan sobre todo lo que implica
organizar un evento y posteriormente ejecutarlo. Expone las diferentes definiciones de
lo que es organización de eventos, tipos de eventos, cómo se organizan, qué implica
realizar un evento y todo lo que una empresa de eventos hace para la producción de
los mismos. Por otro lado este capítulo expone todos los conceptos de lo que es
comunicación digital, estratégica, cómo se construye y su importancia en todo el tema
de la planeación y ejecución de eventos en el contexto Colombiano.

El tercer capítulo es uno de los más relevantes ya que aterriza el tema en los rasgos
característicos de nuestro país, expone todo el tema en términos de lo que sucede con
las empresas de eventos en Colombia y se realiza toda una exposición de los casos
puntuales, en donde se realizó el trabajo de investigación para observar las
necesidades y problemas de tres empresas particulares: Marketmedios, Netbangers y
Vlá; empresas escogidas por tener un enfoque empresarial para los eventos y por tener
necesidades concretas de la estrategia propuesta. También se expone de manera
detallada cada problema y necesidad, de acuerdo a lo investigado.

El cuarto capítulo es el resultado de los demás, es la estructuración de toda una

estrategia de comunicación digital para empresas organizadoras de eventos, donde en
primer lugar hablamos de un diagnóstico general, donde se realiza un árbol de
problema, arrojando un árbol de solución, encontrando un objetivo general para toda la
estrategia. Dicha estrategia se realiza para una empresa tipo, la cual se expone allí
mismo y frente a la misma se realizan acciones urgentes y generales; así mismo en
este capítulo se muestra el cronograma, proponiendo una estrategia con una duración
de nueve meses iniciando en diciembre. Todo esto se realiza pensando en la principal
necesidad de la empresa que es mejorar los métodos de recepción y comunicación de
clientes internos y externos.

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En el quinto capítulo exponemos las conclusiones y recomendaciones después de
realizada toda la investigación y ejecutada la estrategia, donde se ve una clara
necesidad de actualización de procesos de comunicación, servicio al cliente y
marketing, donde se espera que todas las empresas puedan ejecutar las soluciones
plasmadas en este documento, pero principalmente las de eventos. Finalmente se
culmina esta tesis con el sexto capítulo con toda una bibliografía que fundamente de
manera teórica toda la investigación y por último, anexos que le dan peso y valor a lo
expuesto en este trabajo.

Con todo esto en mente, se espera que con la realización de esta tesis se pueda
evidenciar la importancia de las investigaciones en nichos específicos de negocio, los
cuales tienen intereses y rasgos diferentes que merecen un campo de observación
definido. En el caso de las empresas de eventos, son un tema de estudio de amplio
espectro en la rama de las comunicaciones, al encarnar al ser humano como individuo
con necesidades sociales y políticas de integración para intercambiar lazos que están
presentes desde los comienzos de la humanidad. Los mismos que en nuestra
actualidad definen conductas masivas de pensamientos, emociones y decisiones que
unidos a la digitalización mejoran y traslapan los métodos de cualquier comunicación
existente en el ámbito corporativo.

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2. MARCO TEÓRICO: LA COMUNICACIÓN COMO INDUSTRIA Y LA
COMUNICACIÓN DIGITAL

2.1. Los eventos hoy en día

2.1.1. ¿Qué es un evento? Definiciones y diversos acercamientos

La palabra evento viene de eventualidad o acontecimiento fuera de lo común para

celebrar y tiene elementos muy especiales como concentración, organización,
planeación y ejecución pilares en el área de la administración. Para Martin Triana es la
actividad que da solución a las necesidades de empresas y particulares de generar
valor comunicando a través de acciones, en un momento y en un lugar, involucrando
distintos participantes que interactúan en pos de conseguir determinados objetivos
(Triana, 2010). En conexión con lo que dice el autor el manual de organización de
eventos define a un evento como un momento que cambia la cotidianidad de una
situación particular. Acontecimiento programado que responde a una finalidad
específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio
ambiente (Espinoza, 2016).

Es por esto que, tomando las diferentes definiciones, los eventos responden a
situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados; tienen
objetivos prefijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante
todas las etapas de su planificación. Estas definiciones nos llevan a pensar que los
eventos se catalogan como un todo que sucede a veces sin planearlo, de manera que
para Rosario Jijena es todo un acontecimiento previamente organizado que reúne a un
determinado número de personas en tiempo y lugar preestablecidos, que desarrollarán
y compartirán una serie de actividades afines a un mismo objetivo para estímulo del
comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general (Jijena, 2009).

Existen diferentes tipos de eventos: eventos de empresa y eventos corporativos,

eventos con causa y de recaudación de fondos, ferias y exposiciones de productos,
espectáculos y eventos de ocio, festivales, eventos de la administración central y/o
local, eventos de imagen de marca, eventos de marketing, eventos en los que se

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reúnen personas con propósito de intercambio de información, eventos sociales y
eventos deportivos que explicaremos más adelante.

2.1.2. ¿A qué llamamos organización de eventos?

Para llegar a definir qué es la organización de eventos, primero debemos establecer

qué es organización y agrupar dicho significado con lo expuesto anteriormente de lo
que son los eventos.

Para Stephen Robbins (1996) en su libro “Qué es el comportamiento organizacional”,

una organización está definida como una “unidad social conscientemente coordinada,
compuesta por dos o más personas, que funcionan relativamente en forma continua
para alcanzar una meta o conjunto de metas comunes”. De igual manera, March y
Simon en 1958 afirmaron que las organizaciones son un ensamble de seres humanos
que interactúan y ellas son los mayores ensambles de nuestra sociedad que tienen
algún sistema de coordinación central. La palabra organización tiene tres acepciones;
la primera, etimológicamente, proviene del griego órganon que significa instrumento.
Otra como una entidad o grupo social. Y otra más que se refiere a la organización
como un proceso. La última es la que más se acerca a lo que queremos desarrollar.
Coordinar de forma planificada las actividades de un grupo de personas, para procurar
el logro de un propósito común, a través de la división de trabajo y funciones, y a través
de una jerarquía de autoridades y responsabilidades” (Martín, 2002).

Relacionando las definiciones anteriores la organización de eventos se trata del

proceso de diseño, planificación y producción de todo tipo de reuniones, cada una de
las cuales puede tener diferentes finalidades para las organizaciones, ya sea en
función de sus audiencias o de entregar valor a la Imagen Corporativa.

2.1.3. Tipología de los eventos

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El tema de los eventos es muy extenso y nos da cavida para abordar cualquier tipo de
organización. Es por esto que Berridge analiza las diferentes clasificaciones
académicas de los eventos. Considera que para poder entender mejor lo que son los
eventos es necesario delimitar los diferentes tipos de actividades y ocasiones que
pueden considerarse eventos. Esto ayudará a conocer cuáles son las diferencias y las
similitudes entre eventos y no eventos. Esta lista realizada por Silvers, en el 2004
considera los eventos en función de sus objetivos:

A. Eventos de empresa y eventos corporativos. Este grupo de eventos hace

referencia a todos los eventos que se desarrollan con objetivos empresariales,
incluyendo los de dirección, los corporativos, los de comunicaciones, los de
entrenamiento, los de incentivos, los de personal y relaciones entre los
empleados, los de relaciones con los clientes.
B. Eventos con causa y de recaudación de fondos. Son los eventos benéficos,
promovidos por grupos solidarios con el propósito de conseguir ingresos, apoyo
y/ o sensibilización.
C. Ferias y Exposiciones de Productos. Eventos cuyo objetivo es reunir a
compradores y vendedores y a personas interesadas en ver y comprar.
D. Espectáculos y eventos de ocio. Son eventos de exhibición o de actuación
periódicos únicos en los que se puede pagar la entrada o ser gratuitos, creados
con el objetivo de entretener.
E. Festivales. Son considerados como celebraciones culturales creadas por y para
un público determinado.
F. Eventos de la Administración Central y/o Local. cualquier evento promovido o
creado por partidos políticos, comunidades, o entidades de la administración.
G. Eventos de Imagen de Marca. Se consideran los eventos cuyo alcance y
significado está relacionado con la imagen y el reconocimiento del promotor, a
nivel nacional o internacional.
H. Eventos de Marketing. Los ha descrito como eventos orientados a la estrategia
de comercialización, que facilitan las relaciones entre compradores y
vendedores, o como eventos para apoyar a los productos o servicios.

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 I. Eventos en los que se reúnen personas con propósito de intercambio de
información, debate o discusión, formación y/o relaciones de equipo son
nombradas así.
J. Eventos Sociales. Hacen referencia a eventos privados, sólo por invitación,
para celebrar o conmemorar un acontecimiento cultural, religioso, de la
comunicad, empresarial o social.
K. Eventos Deportivos. Eventos participativos o eventos en los que se observa un
espectáculo deportivo. Incluyen actividades deportivas, recreativas y
competiciones deportivas.

Cada uno de estos eventos puede estar concebido de forma individual, o en conjunto,
con otros eventos para conseguir los objetivos deseados. Esta lista de tipos de eventos
servirá, fundamentalmente, para clarificar los campos de actividad en las que los
eventos pueden estar presentes, y para entender mejor qué es un evento. Pero, hay
que tener en cuenta, que no es una clasificación en la que cada tipo de eventos
excluya al otro, ya que en muchos casos, un evento concreto podría estar incluido en
uno u otro apartado, o en dos a la vez cuatro tipos de eventos comunes que se realizan
en la actualidad: eventos laborales, eventos asociativos, eventos deportivos y culturales
y eventos sociales (RamÍrez, 2011). En este trabajo nos enfocaremos en analizar
empresas que se enfoquen en eventos de marketing, imagen de marca, ferias y
exposiciones de productos y eventos de empresa y corporativos.

2.1.4. El papel de las empresas organizadoras de eventos

El principal papel de las empresas organizadoras de eventos es cumplir con los

requerimientos del cliente, desde la planeación, hasta el seguimiento, garantizando que
la ejecución lleve al cumplimiento de los objetivos previstos para el evento.
“Es evidente que cuanto mejor sea la labor de estudio y organización, menor es la
posibilidad de que se presenten problemas. A pesar de que este trabajo esté bien
hecho, es inevitable encontrarse con algunos inconvenientes, en la mayoría de los
casos, derivados de otros tantos imprevistos” (Osuna, 2008)) expresa que un hecho

26
determinante es que el evento se realiza en directo, lo que hace que el tiempo de
resolución de imprevistos sea mínimo.

Es importante, por tanto, aplicar el mayor valor de un buen organizador: la prevención.

Esto es que hasta los imprevistos deben estar previstos. La organización de eventos
debe prever elementos, lugares y personal de sustitución, lo que facilitará dar una
respuesta inmediata a cualquier eventualidad. En línea con la opinión anterior, Irma
Arroyo, directora de marketing y ventas de SCP, considera que los eventos son actos
de comunicación en vivo, lo que conlleva un mayor riesgo. “El no poder corregir errores
cuando las cosas no salen como estaban previstas, las modificaciones y cambios de
última hora, son aspectos problemáticos durante la celebración de un evento. La
planificación, es la solución perfecta para prevenir cualquier tipo de problemas. “Una
idea mediocre bien producida puede significar un evento eficaz muy aceptable,
mientras que una idea brillante mal producida puede tener consecuencias desastrosas
en la imagen de la compañía y sus objetivos. La planificación es pues necesaria para
controlar el riesgo” (Arroyo, 2008).

La organización de eventos de igual manera, también clarifica los objetivos; al

organizar un evento se establecen los objetivos, y esto prima por encima de cualquier
requerimiento, es el punto de partida para que el evento se desarrolle sin problemas.
Muchas veces los clientes llegan desorientados. Conseguir una buena sintonía con él y
ayudarle a aclarar puntos será una labor indispensable de la empresa que va a
organizar. Aclarar con el cliente los puntos básicos del evento: tipo de público, qué es
lo que se pretende con el evento, de qué presupuesto se dispone y cuál es la imagen
de la empresa. En el momento que se aclaran estos puntos, se tendrá parte del trabajo
hecho y esto evita problemas posteriores.

Así mismo, también se realiza la medición de resultados la cual es una de las

cuestiones importantes a tratar con el cliente., “los clientes ya no demandan eventos
creativos; lo que quieren por encima de cualquier otra cosa son eventos efectivos.
Hacia ahí se está moviendo el sector. Y es un aspecto más que relevante ya que, si no

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justificamos la inversión con resultados medibles, las partidas destinadas por los
departamentos de marketing a la organización de eventos se irán rediciendo
paulatinamente”. (De la fuente, 2008)

Irma Arroyo defiende “la importancia de hacer valorar a nuestros clientes la creatividad
en los eventos, importante elemento diferenciador que tiene un valor no siempre
respetado. Y, en esta misma línea, un punto crucial a destacar es el del presupuesto.
Los precios bajos son enemigos de un buen resultado. El bajo precio conlleva un gran
riesgo para un evento que se celebra en directo” por otro lado para Valeria Knop (For
Fun Events), a nivel meramente organizativo, piensa que un problema importante ante
el que nos encontramos muchas veces son los tiempos. Lamentablemente muchos
proveedores se eternizan a la hora de enviar un presupuesto para servicios sencillos.
Personalmente valoro mucho la rapidez”. Y expone “Contar con una buena agenda de
proveedores es imprescindible para el organizador de eventos. Tener todos aquellos
contactos a los que podamos acudir, no importa la hora ni el tiempo de que
dispongamos, es un seguro para nuestro evento”.

2.1.5. Pasos para organizar un evento

Cada evento consta de una disposición ceremonial y protocolar. Es necesaria una

coordinación continua de los organizadores durante el evento, esto debe ser una
constante desde que se piensa, se diseña, planifica y lleva a cabo el mismo. En la
mayoría de los casos se debe realizar un cronograma a seguir, que debe ser claro no
sólo para los organizadores sino de todos los encargados de los diferentes sectores o
etapas del evento. Rosario Jijena Sánchez en su libro “cómo organizar eventos con
éxito” (2005) expone que no hay evento sin protocolo o por lo menos sin ordenamiento.
Por tanto, debe haber una serie de pasos establecidos que sin importar el tipo de
evento se deben cumplir.

Ana Ines Berhongaray en su trabajo de investigación “Plan de negocios, productora de

eventos” (2012) expone que la organización de un acontecimiento especial no tiene
nada de “eventual” por lo que debe ser concebido y ejecutado de acuerdo a los más

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altos estándares de calidad organizativa y estilo. La organización de un acontecimiento
especial demanda gran profesionalismo y dedicación esmerada. Es por esto que nos
instruye y muestra 4 pasos indispensables.
A. Investigación y diagnóstico: En una primera etapa debemos requerir
información a nuestros clientes. Se deben pedir datos estructurales de la
organización, y lo podemos hacer a través de cuestionarios

A.1. Brief: El brief es toda la información que el cliente entrega para el

entendimiento de sus requerimientos y necesidades. Dentro de los aspectos que
se tienen en cuenta dentro del brief se encuentran:
 Nombre de la empresa.
 Actividad
 Productos y/o servicios que comercializa.
 Público al que apunta (target group): público global o público al que quiere
apuntar el evento.
 Presupuesto con el que vamos a contar (parámetro crítico financiero)
 Aspiraciones del cliente (económicas y financieras)
 (Los 2 pasos anteriores son indispensables, debe ser una de las bases
para organizar el evento, ya que esto dará un panorama de la magnitud
del evento)
 Conocer el tipo de evento (saber su intención, su propósito, qué se busca)
 Nómina de Directivos de la organización, y su potencial participación en el
evento, es decir quiénes van a cumplir labores ejecutivas y quienes sólo
van a figurar en forma nominativa.
 Fecha tentativa.
 Oradores previstos (nacionales, internacionales)
 Invitados especiales.
 Base de datos.
 Lugares alternativos de realización.
 Financiación del evento.
 Probables patrocinadores.

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  Determinación de la cantidad de participantes matriculados e invitados
especiales.

A.2. Entrevistas con personalidades claves: dependiendo del tipo de evento se

puede pensar en realizar entrevistas con personas dentro de la organización que
permitan una mejor visión de lo que se quiere, de los objetivos y que brinden
información relevante para el éxito del evento:

 Directivos.
 Representantes del sector.
 Líderes de opinión (formales e informales)
 Muestra representativa del target del evento.

Las entrevistas podrán ser, de acuerdo al grado de información previa, totalmente

estructurada, semi-estructurado o desestructurado, en las que se podrán utilizar
preguntas abiertas, cerradas, con alternativas fijas y/o escalas de opinión.

A.3. Investigación de mercado

 Investigaciones operativas:
Se determina cómo opera el mercado desde un punto de vista cuantitativo. Por
ejemplo: hoteles, salas de reuniones o convenciones, servicios, elementos auxiliares,
conformación del público etc.

 Investigaciones motivacionales:
Son de orden cualitativo o cuantitativo, en las que se buscan determinar los gustos,
preferencias, deseos y motivaciones del público real y potencial.

 Realizar un FODA del evento

Fortalezas: son las oportunidades, es todo lo que tenemos a favor (recursos
económicos, financieros, humanos y tecnológicos, prestigio, base de datos, etc.)

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Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables,
que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten
obtener ventajas competitivas.

Debilidades: están formadas por todos aquellos elementos o variables que no

controlamos o controlamos parcialmente.

Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a
atentar incluso contra la permanencia de la organización.

Estas y / u otras investigaciones nos permitirán determinar el cuadro de situación actual

de la organización y la determinación de los objetivos primarios y secundarios.

A.4. Objetivos: Proposición que tiene: Intención: qué quiero realizar. Debe ser
posible, creíble y realizable.

 Proporción o medida: cuánto, se cuantifica la intención.

 Plazo: cuando lo quiero realizar. Puede ser corto, mediano o largo plazo.

B. Planificación: Cómo alcanzar un objetivo, cómo lograrlo. Aquí comienza un

proceso de toma de decisiones. Planificar es imaginar un escenario futuro.

B.1. Decisiones
 Estratégicas: ¿Qué queremos?
Plan para determinar qué vamos a hacer, por qué, para quién. Son decisiones
fundamentales. Quienes toman estas decisiones son los capitalistas, los dueños o los
representantes de la organización.

 Tácticas: ¿Cómo lo vamos a lograr?

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Saber qué rumbo hay que seguir para lograr el camino estratégico. A veces es
necesario definirlo con los parámetros críticos de eficiencia (algo que varía poco, por
ejemplo: tiempo, dinero) Estas decisiones son tomadas por los Gerentes o los Mandos
Medios.

 Procedimientos u operativos: ¿Quién lo hace?

B.2. Realización del organigrama del evento y minuto a minuto: todos los
organizadores del evento, deben estar enterados del paso a paso así que deben contar
con su respectivo organigrama y minuto a minuto.

B.3. Determinación de las acciones a implementar

 Nómina de autoridades honorarias y ejecutivas

 Contratación de lugar físico de realización.
 Concertación y/o contratación de los disertantes.
 Designación de colaboradores.
 Desarrollo planning.
 Fijación de las reuniones de trabajo.
 Determinación y contratación de servicios varios.
Servicios de tele o video-conferencias, turismo y hotelería, elementos auxiliares:
traducción simultánea, videos, sonido, iluminación, filmación, locución,
seguridad, coffee break, lunch, eventos subsidiarios, elementos de
merchandising (banderas, lapiceras, portafolios, carpetas, etc.), tarjetas de
identificación.
 Diseño de aviso publicitario y planificación de medios.
 Calendarización de las actividades.
 Determinación de la gestión de ventas (boletería)

B.4. Se debe tener un plan de contingencia con responsables: para cada paso
expuesto anteriormente se debe un plan b, un plan de imprevistos. En los

32
 eventos, todo pasa en un momento y un lugar y no hay opción de corrección, así
que es necesario tener claro qué hacer en el caso que suceda algún hecho fuera
de lo planeado; para esto es necesario tener destinado dentro del presupuesto
un 10% para imprevistos.

C. Ejecución: puesta en práctica de todas las acciones planificadas.

Teniendo en cuenta el organigrama realizado en el punto B.2 se ejecuta todo lo que
hemos venido planificado, siguiendo el paso a paso allí establecido.
D. Evaluación
Decidimos si evaluamos o no los objetivos propuestos. Se realiza una vez concluido el
evento, esto es diferente a los controles que se realizan durante los tres pasos previos.

La organización de eventos es un tema complejo, que requiere tiempo y dedicación y

como vimos cada paso es importante, saltarlo o erradicarlo impediría su realización.

Es evidente que el mundo de la organización de eventos ha evolucionado muchísimo

en los últimos años, hasta el punto de que las clásicas reglas de protocolo, los
conocimientos básicos para llevar a cabo un evento y las normas y tradiciones que se
aplicaban hasta hoy ya no son suficientes para culminar con éxito cualquier tipo de
celebración. Por ello, es importante aportar nuevas propuestas y actualizar técnicas y
teorías obsoletas para meterse de lleno por los derroteros de la comunicación, el
diseño, las nuevas tecnologías, la producción, la arquitectura de los escenarios o la
escenografía, las cuales marcan pautas imprescindibles para conseguir los objetivos
que en estos tiempos buscan las instituciones, ya sean públicas o privadas, cuando
organizan sus actos.

2.1.6. Objetivos de los eventos en la comunicación organizacional

La comunicación organizacional se da en toda celebración y forma parte de un plan

estratégico, que estará integrado por un modelo operativo orientado a lograr los fines y
objetivos. Todo dice algo, por lo tanto, todos los aspectos del evento merecen ser

33
interpretados, buscar las actitudes, creencias o valores que se quieran transmitir a los
invitados. Las celebraciones exitosas hablan a todos los aspectos del
ser humano, y hacen contacto con las personas a todos los niveles.

La comunicación organizacional nos lleva a lograr una imagen institucional, que

será percibida por los diferentes públicos en forma subjetiva. La imagen
institucional es el resultado de todas las experiencias, creencias, conocimientos,
sentimientos e impresiones que la gente tiene respecto de una organización, y
un evento es una herramienta fundamental para generar una actitud favorable
en los públicos a la hora de jerarquizar un producto, empresa o institución
(Saenz, 2005).

2.2. La Comunicación digital estratégica

Teniendo en cuenta los objetivos de este trabajo de grado, en esta segunda parte del
marco teórico, abordaremos qué es la comunicación digital estratégica, cómo se
construye y su importancia en todo el tema de la planeación y ejecución de eventos.

2.2.1 El concepto de comunicación digital

La manera de hacer comunicación ha cambiado, no sólo sus técnicas y sus formas,

sino también los contenidos. En concreto, la presión ejercida por las nuevas
tecnologías y el surgimiento de una sociedad muy relacionada con los medios digitales
están remodelando en constante debate el mundo de la información, frente a los
complejos fenómenos derivados de la inmediatez se presenta una nueva manera de
comunicar. “El final de la década de los años 90, nos fue mostrando un mundo, que se
asomaba como retador, pero que en el fondo significaba el apostamiento de nuevas
prácticas culturales y nuevos medios tecnológicos; lo que evidenciaba la movilización
de la comunicación al servicio de la cultura” (Lattuf, L. y Nakhoul, S. 2012).

Ya no se trata de unos medios archivados que sirven de fuentes, sino de una

visión distinta de la información y de la sociedad que la recibe. La comunicación

34
 digital está definida como todas aquellas acciones comunicacionales que una
empresa realiza en internet, dejando atrás los medios analógicos y utilizando el
internet como nuevo medio. Los emisores y receptores son básicamente los
mismos, pero el medio es diferente y la audiencia también. (Codina, 1996).

Hemos visto que “La comunicación se concibe como un fenómeno que ha sido capaz
de alcanzar grandes logros así como grandes quebrantos. Y la comunicación digital
reúne todas las anteriores más lo que le otorga su categoría tecnológica. Todo esto
concentra en un mismo espacio el lenguaje, las innovaciones y el discurso para volver
aquel fenómeno en una marca colectiva de interacción universal.” (Lattuf, L. y Nakhoul,
S. 2012).

La definición de comunicación digital viene marcada por la importancia tanto de las

herramientas y la tecnología, así como del conjunto de habilidades que aglutina y el
ecosistema en el que se desarrolla. Conlleva, en primera instancia, la digitalización de
los soportes de información, después su integración en un entorno que permita su
difusión, y por último, un repertorio de estrategias que deben atender a una o a un
conjunto de finalidades dentro de un plan de acción. En la comunicación digital la
información se transmite a través de símbolos lingüísticos o escritos, imágenes, voz,
video como en la electrónica digital.

2.2.1.1 Características de la comunicación digital

Las características principales de la comunicación digital están enfocadas, como ya

hemos estado exponiendo, al marketing digital y sus estrategias. En ese orden el libro
de Leandro Zanoni (2008), El imperio digital nos expone cuatro aspectos relevantes del
imperio digital que enfocan la comunicación digital:

A. Plataforma: Contar con un servicio general y no propiamente individual, donde

se pueda acceder desde diferentes lugares, sin necesidad de andar con un
computador propio todo el tiempo, por ejemplo: “Gmail, el servicio de correo

35
 electrónico de Google; Flickr, para alojar, editar y compartir con otros usuarios
fotografías online y Bloglines, un agregador de feeds RSS para leer blogs y
noticias cada vez que se actualicen” (Zanoni, 2008).

B. Inteligencia colectiva: Zanoni expone en este aspecto que mientras más viral y
más usabilidad se le de la plataforma más funcional y creativa será. “Cuánto
más link tenga un servicio, blog, perfil en Facebook o foto, mejor renqueará en
buscadores como Google y simultáneamente más usuarios captará” (Zanoni
2008).

C. Participación: El usuario se convierte en parte de, ya no sólo ve, sino que

también expone, comparte y deja de ser sujeto pasivo. “Un mismo usuario es
receptor y emisor de contenidos al mismo tiempo” (Zanoni, 2008).

D. Velocidad: Este aspecto es relevante y permite que la inmediatez sea una

fortaleza. Ya que la digitalización es tan inmediata que todo se tiene a la mano.
Se trata de sistemas programados que le permiten al usuario interactuar online
con aplicaciones a gran velocidad, casi como si estuviese navegando en su
propia computadora. “Gracias a nuevas tecnologías como AJAX (Javascript
asincrónico y XML) que brinda al usuario una mayor interactividad al reducir el
tamaño de la información intercambiada sin requerir instalar ningún elemento),
por ejemplo, es posible arrastrar archivos de una carpeta a otra o girar y rotar
con el mouse una toma panorámica de 360 grados” (Zanoni, 2008).

Asimismo en el Foro de comunicación digital y nuevos medios (2012), también se hace

énfasis en tres características que en conjunto con las anteriores, determinan cómo es
una comunicación digital y qué debe tener para serlo.

A. Hipertextualidad: permite “la distribución de la información en unidades

discretas (nodos) y su articulación mediante órdenes de programación (enlaces)”
(Orihuela, 2002). Presenta la posibilidad de linkear textos y vincular información

36
 de manera rápida rompe con la linealidad en la narración, permitiendo navegar
sitios de manera múltiple y un poco al azar. Muchas veces nos perdemos en
nuestras propias búsquedas frente al mar de enlaces que nos presenta un motor
de búsqueda como Google.

B. Multimedia: integra todos los formatos de insumos de información en un mismo

soporte, el digital. Todos los medios de comunicación convergen y luchan por
estar en ese lugar, no hay radio o canal informativo que no cuente por Twitter
todo lo que va sucediendo en su día de trabajo. Realmente el potencial
comunicativo e informativo es una característica sobresaliente. Esto último
revela la importancia estratégica de los ciudadanos en la producción y difusión
de conocimiento a través de los medios.

C. Mediación: los usuarios tienen cada vez más poder para ellos mismos proponer
cuáles son realmente los trendtopics que quieren comentar. Es así como los
ciudadanos logran acceder de manera directa a la información y sus fuentes sin
la mediación de los profesionales de la comunicación. Se multiplican las voces y
si bien a veces el control es un poco difuso, hay más espacio para la ciudadanía.

2.2.1.1 Cómo usar la comunicación digital

En la guía para periodista y organizadores “25 ideas para mejorar tu comunicación

digital” (2015), se presentan formas para usar una verdadera comunicación digital
empresarial.

Aunque existen más que hay más redes sociales y medio para el uso de comunicación
digital y que se debe evaluar su uso dependiendo de las necesidades
organizacionales. Dentro de las principales formas se encuentran:

A. Usar la web: esto permitirá que la empresa exponga qué quiere , qué hace, a
qué se dedica. Publicar noticias con imágenes, tenerla siempre actualizada, al

37
 menos con una frecuencia semanal. A veces, las organizaciones hacen muchas
actividades pero no se dan tiempo para difundirlas o documentarlas y poca
gente se entera de los avances.
B. Usar Facebook: esto permitirá darle difusión a los acontecimeitnos
previamente, para invitar y convocar, que la gente se sienta parte del proceso. Y
cuando termine, anunciar la noticia con una foto y un breve resumen y enlaza
con la nota completa de la web.
C. Usar Twitter: Se podrá cómo avanza la actividad o las noticias mientras se
producen. Es preferible no entrar en detalle, ya que para eso está la web. Está
red es perfecta para promocionarse internacionalmente, conseguir apoyos de
organizaciones globales. No sólo financieros, sino para que se promocionen las
actividades, campañas o luchas. Que se sepa lo que la empresa hace y lo que le
ocurre a la gente con la que trabaja en todo el mundo.
D. Usar las plataformas multimedia: para enseñar lo que se hace. Las imágenes
y los videos hablan más que las palabras. Subir videos y audios, realizar
galerías con imágenes. Ponerle rostro y voz a las noticias y a las historias que
sean contadas.

Es muy importante que toda estrategia de comunicación digital sea cual sea el medio o
forma que se use debe contar con 3 factores indispensable: Credibilidad, visibilidad,
persuasión y escalabilidad: Cuando se logra credibilidad, visibilidad y ser persuasivos,
estaremos listos para adaptar o incluir nuevas herramientas a la presencia en línea.

En este momento las organizaciones necesitan integrar todas las herramientas para
conseguir transmitir un mensaje consistente y coherente sobre la marca, producto u
organización. Y la comunicación digital es considerada por los profesionales y los
académicos, como una herramienta que se integra en esta estrategia

2.2.1.3. La importancia de estar y ser parte de la comunicación digital

En el contexto de la era de comunicación digital, se puede apreciar cómo la

convivencia de diferentes tecnologías no sólo determina nuevos avances técnicos, sino
38
que éstos evolucionan hacia nuevas formas y modos. La comunicación digital trae
consigo no sólo ventajas en la inmediatez de la estrategia sino en los costos de las
mismas. Estas ventajas son: “resultados medibles, poder viral, bajos costos de
producción y presupuestos flexibles” (Gil, 2013). Cinco años atrás, la comunicación
digital sólo era un valor agregado, hoy en día es parte indispensable de las empresas.

Con la implementación de los sistemas digitales y las nuevas tecnologías de la

información ha tenido lugar una redefinición de los medios de comunicación
tradicionales. Nuevos medios, denominados así por su vinculación con los medio offline
no digitales, vienen a ser una redefinición de los medios tradicionales adaptados a la
nueva realidad digital. Este es el caso de la prensa escrita tradicional, cuyo paradigma
digital se encuentra en el periodismo electrónico, que ha evolucionado para ofrecer un
tratamiento más especializado de los contenidos y una inmediatez poco habitual. Jordi
Alberich se refiere a estos nuevos medios como los “nuevos viejos media”, poniendo de
manifiesto la evolución protagonizada por los tradicionalmente llamados mass media
(Alberich, 2005).

La esencia de estos nuevos medios no es sólo digitalización del medio tradicional y su

cambio de formato sobre una nueva tecnología, sino que la digitalización de la
comunicación plantea una reconfiguración en la esencia propia del medio, permitiendo
al usuario la profundización en los temas y el acceso aleatorio a los contenidos. En
definitiva, la interactividad y la especialización en el proceso de comunicación: Uno de
los efectos de la fragmentación es la descentralización y diversificación y, en
consecuencia, el fin de la comunicación de masa. “La audiencia todavía es masiva,
pero ya no es masa en el sentido tradicional en que un emisor emitía para múltiples
receptores. Ahora disponemos de una multiplicidad de emisores y receptores, y por lo
tanto de una multiplicidad de mensajes, y como consecuencia, la audiencia se ha
vuelto activa y selectiva” (Tubella, 2005).

De este modo, el avance tecnológico siempre debe ir unido al progreso social,

abriendo puertas a nuevos horizontes de conocimiento y garantizando la madurez

39
intelectual de las sociedades. “Es preciso conseguir que esas nuevas tecnologías
alcancen su mayor eficacia al servicio de la comunicación humana; asimismo, que los
especialistas puedan participar con plena responsabilidad en el desarrollo de las
potencialidades que exhibe el nuevo sistema de comunicación” (Aguilera, 1998). En
este contexto de innovación tecnológica encontramos una transformación generalizada
de los medios, soportes y canales de información.

El salto de lo analógico a lo digital no sólo pone de manifiesto una nueva configuración

de los medios, sino que lleva implícito un cambio de mentalidad, un giro en los
procesos y en los modos. Esta Era Digital abre las puertas a nuevas posibilidades
hasta ahora inimaginables. Cada vez más hay espectadores que mientras ven un
programa de televisión se conectan al mismo tiempo a su página web. Esta unión entre
computador y televisión consolida la implementación del lenguaje audiovisual como
lengua franca de la cultura digital.

Poco a poco va quedando lejos aquella imagen del aparato de televisión y el

ordenador por separado. Ahora estamos ante contextos y consumidores
multiplataforma y multitarea, capaces de ver online un programa de televisión
mientras participan activamente en sesiones de chats o interactúan a través de
canales específicos de dicho programa en la Red: No es tan importante saber si
en el futuro se habrán fusionado completamente dando lugar a un nuevo
electrodoméstico, sino más bien pensar que la convergencia está operando de
un modo diverso: utilizamos distintos aparatos para satisfacer nuestras
necesidades de información, comunicación, educación y ocio, según las
circunstancias y las urgencias (Orihuela, 2000).

2.2.2. El marketing digital

Una nueva corriente de marketing nos aborda y enfoca la comunicación desde

diferentes aspectos directamente conectados con la era digital, a continuación, algunas
definiciones

40
El marketing digital es la construcción de conciencia y promoción de una marca usando
todos los canales digitales disponibles: Web, SEM (que incluye el SEO y el sistema de
publicidad de pago por click), smartphones, mercados móviles (Google Play, Apple
Store), marketing por email, banners publicitarios online y social media. (Chris, 2002).

La definición anterior puede considerarse muy específica al delimitar al marketing como

herramienta y no como estrategia. Sin embargo, en el Diccionario de Negocios, el
marketing digital está definido como una estrategia general que engloba muchos
aspectos de la comunicación digital: “La promoción de productos o marcas mediante
varias vías de medios electrónicos”. Estos pueden ser usados como parte de una
estrategia de mercadotecnia digital de un negocio que puede incluir esfuerzos de
promoción vía internet, social media, teléfonos móviles, billboards electrónicos y
también mediante la televisión y la radio.

Por otro lado, la enciclopedia virtual experta en temas de negocios, techopedia, define
el marketing digital como:

Un término que refiere a diferentes técnicas promocionales enfocadas a alcanzar

clientes mediante vías tecnológicas. El marketing digital tiene una extensa
selección de servicios, productos y técnicas de mercadotecnia para la marca,
que generalmente usan el internet como el principal medio promocional, en
adición a la TV y la radio tradicional. Al marketing digital también se le conoce
como “marketing de internet” pero sus procesos actuales difieren, ya que el
digital está considerado como más orientado a ciertos sectores, más medible y
con más posibilidades de ser interactivo (Merca 2.0, 2013).

Cómo vemos en las anteriores definiciones el marketing digital es una idea de negocio
y promoción muy nueva y eficiente que se ha dado por circunstancias conectadas a la
globalización y por tanto, deben ser parte fundamental de las empresas para enfocarse
en ser eficientes y asertivos con los clientes actuales y futuros.

41
 2.2.2.1.Marketing de eventos

La organización de eventos trae consigo un sin número de actores que representan el

servicio prestado y el cliente satisfecho; como vimos anteriormente los eventos son una
construcción compleja de muchas horas de labor, es por eso que no podemos dejar a
un lado que el mundo en el que vivimos es un mundo orientado a la red, todos estamos
integrados en gran cantidad de actividades, ya sean laborales, religiosas, recreativas o
cualquier otra actividad; en nuestro caso la organización de eventos.

Al estar integrados en actividades, y en organizaciones de manera indirecta estamos

dentro de una red, en donde intercambiamos información con las demás personas.
aunque muy pocas lo puedan notar, para poder establecer una comunicación, influyen
muchos factores, hay elementos, protocolos y medios. Dichos factores son los que
hacen posible la comunicación; y debemos tenerlos en cuenta para dar un mejor uso
de ellos; todas las redes tienen fallas, o tienen riesgo de presentar fallas, por eso es
necesario idear estrategias que permitan una recuperación rápida de la comunicación,
en caso de fallas en la red; la red debe estar disponible para los usuarios actuales, y
también resistir la llegada de nuevos usuarios, mantenerse y no colapsar. Es por esto
que el mejorar la comunicación entre el cliente y el organizador del evento es
indispensable para la consecución del mismo.

El factor de mayor importancia para los clientes es la creatividad, incluyendo el uso de

nuevos medios como la Internet (Grupo Evento Plus, 2009). Como componente de la
mezcla de comunicación efectiva para las marcas se encuentran los “Eventos”, que hoy
en día exigen una gestión estratégica. Resulta clave, para las organizaciones
especializadas en la prestación de este servicio, aplicar herramientas que les permitan
ser competitivas a largo plazo gracias a la diferenciación. Está diferenciación es la que
trae este trabajo de grado.

Torrents en su libro “Los Eventos de Empresa” los define como “actos en vivo
organizados en función de los intereses comerciales o empresariales de una compañía
o de una marca con el fin de trasladar un mensaje determinado a un público concreto
42
para provocar una respuesta o generar una actitud” (Torrents, 2005). La organización
de eventos entendida como herramienta de comunicación de marketing, tiene que estar
organizada y dirigida hacia unos fines concretos de comunicación. Tiene que partir de
unos objetivos concretos para que merezca la pena realizar una inversión. Tiene que
demostrar su eficacia como herramienta, controlando sí el mensaje ha sido recibido tal
y como se había planificado, y sí los objetivos de comunicación se han cumplido.

A un público concreto. Como cualquier herramienta de comunicación de marketing,

busca comunicarse con un público determinado. En este caso es un público
identificado y seleccionado en función de los objetivos de comunicación. No es un
público masivo ya que se dirige a colectivos para provocar una respuesta o generar
una actitud. El objetivo de cualquier evento es provocar una actitud: acercamiento hacia
la marca, identificación con la empresa; o generar una respuesta concreta: prescripción
de una marca o producto, compra. Esto es lo que va a justificar realmente la inversión
realizada. Molero y Moreno, al describir cada una de las nuevas formas de
comunicación del marketing, incluyen el Marketing de Eventos, al que definen como
“Eventos sorprendentes relacionados con la naturaleza de los productos y con la
participación de los consumidores” (Molero y Moreno, 2008).

Whelan y Wohlfeil plantean que hay muchos autores que son escépticos a explicar el
concepto de marketing de eventos como una innovadora estrategia de comunicación
de marketing. Por una parte, algunos autores consideran que nos es un concepto
nuevo. En las organizaciones, los departamentos de marketing han sido siempre los
que se han ocupado de la organización de un seminario, de la asistencia a una feria, de
una presentación de producto, o de cualquier otro tipo de evento. Por otra parte, en la
literatura de los eventos el concepto marketing de eventos se ha venido utilizando con
gran amplitud y libertad. Se ha utilizado para describir desde la comunicación de los
eventos, la gestión del evento, incluso el patrocinio de eventos. Sin embargo Whelan y
Wohlfeil tratan de delimitar el concepto y encuadrarlo dentro de este nuevo enfoque
innovador del marketing experiencial. Definen el marketing de eventos como “la puesta
en escena de eventos de marketing interactivo que, como experiencias de marca

43
hiperreales en tres dimensiones, conseguirían una afectividad emocional hacia la
marca por parte de los consumidores” (Whelan y Wohlfeil, 2005).

Cabe resaltar dos aspectos importantes de este nuevo concepto de marketing de

eventos: el primero donde los consumidores deben estar involucrados activamente en
un nivel de participación que les anima a experimentar de forma multisensorial los
valores de marca. Y el segundo donde la participación de los consumidores es
voluntaria. Esto supone una ventaja para la estrategia de comunicación de marketing.
La comunicación a través de eventos no se percibe como una invasión de la intimidad,
como es el caso de otras herramientas clásicas de comunicación de marketing. De
hecho, los consumidores participan libremente en estas experiencias de marca, aunque
se han diseñado para comunicar los mismos mensajes comerciales que otras
comunicaciones que tienden a evitar. Algunos autores defienden el al Marketing de
Eventos como “una serie de eventos planificados en los que el consumidor puede
interactuar físicamente con un producto o servicio. También se ha considerado una
forma de promoción de marcas o una táctica de comunicación que relaciona la marca
con una determinada actividad significativa” (Lenderman, 2008).

Por esto este trabajo intentará darle un panorama mucho más amplio al cliente de lo
que tendrá de su evento, trayendo a colación herramientas de comunicación digital que
amplíen el campo de visión general y futura del evento el cual quiere contratar, una
mayor efectividad y satisfacción en el cliente durante y después del evento.

2.2.3. Cómo se construye y qué elementos tiene una estrategia de

comunicación digital

La comunicación digital se construye desde 5 pasos conectados al marketing digital,

expuestos en el libro del 1.0 al 2.0: Claves para entender el nuevo marketing (2009).

A. Análisis del entorno.

Es el punto de partida para la creación de una estrategia digital. Aquí es donde nos
preguntamos ¿dónde estamos ahora? En este primer paso se debe hacer un marketing

44
assessment del entorno online general, revisando aspectos clave del micro entorno
como qué ha hecho la marca, sus consumidores, sus competidores o los intermediarios
que forman el mercado online en general, para que sepan cuáles son los retos que
deben enfrentar.

Es indispensable definir bien cuál es el cliente ideal, pues de esta forma se tendrá claro
cuál es la comunicación adecuada y sobre todo, poder personalizar los mensajes para
los clientes potenciales. Pensar en el comportamiento de las personas nos llevará a
tener estrategias exitosas.

A.1 Diagnóstico: Con el diagnóstico se busca realizar un estudio previo a toda

planificación o proyecto, recopilación de información, su ordenamiento, su
interpretación y la obtención de conclusiones e hipótesis. Con esto se analiza la
empresa y se comprende su funcionamiento, de tal manera que se puedan proponer
cambios en el mismo y cuyos resultados sean previsibles; El diagnóstico “nos permite
conocer mejor la realidad, la existencia de debilidades y fortalezas, entender las
relaciones entre los distintos actores sociales que se desenvuelven en un determinado
medio y prever posibles reacciones dentro del sistema frente a acciones de
intervención o bien cambios suscitados en algún aspecto de la estructura de la
población bajo estudio” (Rodríguez, 2007).

En el diagnóstico se establecen las necesidades de comunicación o problemas a

resolver con la comunicación, permitiendo un mejor entendimiento del entorno, y así
dar insumos para una correcta y efectiva definición de objetivos.

B. Definición de objetivos

Fijar objetivos muy claros y específicos de acuerdo a las necesidades de la marca. Es

decir, sin tener claro los objetivos simplemente no se puede avanzar. Para esto es
necesario analizar detenidamente cuáles son las necesidades de la marca o negocio y

45
decidir cómo el entorno digital va a ayudar a satisfacer esas necesidades para así
trabajar entorno a eso.

Es recomendable guiarse por los objetivos SMART, que traducido al español significa
tener objetivos: Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Limitados en el
tiempo. (LePage, 2016)

C. Definición de estrategia

A la hora de determinar las estrategias al hacer un plan de marketing digital, no existen

unas reglas escritas. Cada plan se desarrolla y es pensado de acuerdo a las
estrategias que debe realizar la empresa para conseguir los objetivos marcados.

En este paso se debe plasmar todo lo que se va a hacer. Aquí toca preguntarse ¿Cómo
posicionaremos la marca? ¿Cuál es la propuesta de valor que ofrecemos para lograr
los objetivos planteados?

C.1.Branding: Toda marca inicia su recorrido en el entorno digital con una

estrategia de posicionamiento (branding). Es importante definir cómo se quiere ser
recordado, cuál es la propuesta de valor y cuál es la personalidad de la marca.

C.2. Públicos: determinar segmentos de la población que queremos alcanzar.

Para esto, se deben tener las facilidades de los medios pagados: Planificación y
compra de medios online, Producción de piezas y ad-serving, esto forma parte de la
estrategia de segmentación y targeting.

C.3. Plataformas digitales: Definir en qué plataformas digitales tendrá presencia

la marca (o cómo optimizar las existentes). No todas las acciones que se realizan en el
ámbito online son iguales o funcionan para todas las marcas y nuestro mercado

46
objetivo no actúa ni se encuentra en todas partes por igual. Es importante determinar
cuáles son los mejores canales para su negocio y para sus objetivos.

Plasmar a nivel conceptual cuáles serán los elementos que integrarán cada una de
estas plataformas. ¿Qué se le ofrece al usuario? ¿Cuál será su motivación para
acceder y regresar a nuestros canales?

C.4. Estrategia engagement: aquí se define el contenido. No puedes compartir

cualquier cosa, debes tener claro qué quiere comunicar la marca y qué quiere consumir
su audiencia. No todo el contenido es válido, no toda forma de publicar funciona y
publicar a cualquier hora tampoco funcionará, es por esto la importancia de analizar el
entorno como primer paso.

C.5. Contenido: elegir cual es el mejor contenido para el público objetivo,

identificar que les gustaría saber de su marca o leer en sus canales y cuáles son sus
necesidades. En definitiva, el mensaje debe recoger las 3Cs: claro, conciso y concreto.

C.5. Identificar influencers: las redes sociales son un nuevo medio de

comunicación que ha llegado para quedarse. En ellos pueden considerarse como
portavoces de marcas. Todos podemos ser influencers pero no todos tenemos el
mismo alcance. Las marcas tienen la obligación de saber quiénes son y qué necesitan,
es uno de nuestros canales de comunicación

D. Plan de acción

D.1. Definir el alcance para cada una, los procesos de gestión, recursos necesarios
y herramientas a emplear. Sólo así se podrá tener un orden y ejecutar de forma exitosa
y profesional el plan.

D.2. Presupuestos: Cada iniciativa tiene un costo asociado. Saber cuánto se debe
invertir en la ejecución del plan.

47
 D.3. Plazos de ejecución: Definir los plazos en que se realizarán las diferentes
tácticas y estrategias en el corto, mediano y largo plazo.

D.4. Procesos y sistemas: Tener claros los procesos para que las acciones del plan
sean sostenibles, sino es así, pensar qué procesos poner a correr en paralelo a la
ejecución del plan.

D.5. Recursos y habilidades: Pensar si se puede ejecutar internamente el plan o se

necesita de ayuda externa, definir qué herramientas se necesitan y quién será
responsable de cada acción.

E. Análisis y medición

E.1. Uno de los beneficios de implementar una estrategia de Marketing Digital, es

que permite medir todas las acciones que se ejecuten, por lo que se puede determinar
el éxito o fracaso de la misma.

E.2. El entorno online permite medir las impresiones, las visitas y los clics que han
entrado en el portal. Utilizar herramientas de medición para poder asegurarse de un
mejor panorama de lo que ha sucedido.

E.3. KPIs (indicador clave o medidor de desempeño) “debe mostrar el objetivo de la

organización, ser definidos por la dirección de la empresa, tener significado en distintos
niveles, estar basados en datos reales, ser entendibles y conducir a la acción.”
(Mortensen, 2013)

E.4. Realizar reportes periódicos, todo dependerá de qué tantas acciones se

realicen mensualmente. Comparar los resultados con los objetivos propuestos,
identificar qué se hizo bien y qué se puede mejorar.

48
3. LA INDUSTRIA DE LOS EVENTOS EN COLOMBIA

En este capítulo intentaremos analizar cómo funciona y cómo ha evolucionado la

industria de eventos en nuestro país, con miras a situarnos en el centro de un sector
fundamental para el desarrollo económico sobre todo de las principales ciudades
colombianas.

3.1. Funcionamiento la industria de eventos en Colombia

Los colombianos no somos ajenos a la industria de los eventos. De manera

indirecta participamos casi que toda la vida de ellos, sea reuniones, congresos,
convenciones o ferias, entre otros. Sin embargo, es muy poco evidente el impacto que
genera el evento dentro de cualquier organización, la sociedad y en la economía de un
país.

Aun cuando hoy en día existe un mayor reconocimiento de la industria a nivel global,
todavía en Colombia, los estudios para demostrar su importancia económica han sido
casi inexistentes y no demuestran exactamente su impacto a nivel país.

Sin embargo, hoy en día, más países están centrando su atención en el desarrollo de
estadísticas de la industria como herramienta para comprobar su valor y su impacto
económico, abriendo el campo para su desarrollo y promoción adecuada. En Colombia
se ha visto un crecimiento constante en los últimos años, gracias al trabajo
mancomunado del sector público-privado en cabeza de entidades como Procolombia y
los Burós de Convenciones de varias ciudades del país. Aunque es vital que estudios
en este aspecto se lleven a cabo, más aún cuando vemos que la tendencia continúa.
(Procolombia, 2010).

Colombia se ha destacado en los últimos años como un destino importante en la

organización de eventos de talla mundial. Por eso en el país hay cada día más
expertos que se dedican a impulsar este sector tan importante del turismo. Los eventos
son cada vez más importantes en la pretensión de penetrar con mensajes efectivos en

49
la mente de los consumidores, con el fin de seducirlos. Dentro del mix de mercadeo
más de 60% de la inversión publicitaria se refleja en los medios BTL, con cerca de 13%
dedicado a los eventos.

La industria de los eventos en Colombia se encuentra en un importante proceso de

evolución, convirtiéndose en un canal fundamental para el posicionamiento de las
marcas y en un escenario ideal para implementar diferentes estrategias de
comunicación, como el lanzamiento de productos, eventos de marca, convenciones,
celebraciones, presentaciones corporativas, etcétera. “El objetivo actual de los
especialistas en este negocio es producir y realizar eventos donde los invitados
experimenten sensaciones, emociones y vivencias ligadas directamente a los
productos, sus características y mundo de marca” (P&M, 2011).

Sergio Vagas, director comercial de Sphera Impacta S.A. el reto es cada vez mayor por
la importancia que representan los eventos empresariales: “Las marcas, clientes y
público en general piden cada día más y son más exigentes a la hora de evaluar un
evento, lo que obliga a las compañías a capacitarse constantemente, a investigar
tecnologías, recursos, aplicaciones de elementos tecnológicos e investigaciones de
tendencias novedosas para implementar en las marcas.” (S. Vargas, comunicación
personal, 13 de mayo de 2013)

Desde el punto de vista creativo y tecnológico, hoy existen nuevos elementos y

herramientas, claves a la hora de llevar a cabo eventos exitosos. En ese sentido, el
país también ha experimentado avances significativos: “Las empresas dedicadas a
prestar servicios de producción se han dedicado en los últimos años a explorar
avances en el campo internacional en todo lo relacionado con capacitación y última
tecnología de equipos, factores que han incidido en la calidad de los eventos y,
lógicamente, en los argumentos de demanda de los clientes” (Gómez, 2011).

Todos estos desarrollos han llevado a que, en la actualidad, Colombia esté a la

vanguardia en producción y realización de eventos en el continente americano. Por ello

50
la idea es continuar actualizados sobre cuáles son los últimos avances tecnológicos
con el fin de saber hasta dónde puede pagar un cliente y qué se puede traer para que
un evento resulte relevante o no.

Uno de los grandes objetivos que tienen hoy los productores de eventos es generar
grandes momentos de verdad para las marcas, en los que el nombre de éstas
encuentre su máxima expresión, bien sea a través de un logotipo, tipografía, producto o
contenido. El evento se convierte así en el escenario propicio para que las empresas
optimicen sus recursos: Los clientes se concientizan cada vez más de que el evento es
un escenario ideal para incrementar el crecimiento de sus marcas y fijar públicos
estratégicamente enfocados (P&M, 2011).

En la industria de los eventos hay muchos frentes que atacar y cada entidad ejerce un
rol distinto, y eso alimenta una estrategia muy contundente. El primer frente de acción
es reconocer, y no solo en Bogotá sino todo el país, que esta industria es muy
importante, porque así será más fácil que todos trabajemos por ese propósito, que
incluye hacer que la gente entienda ese valor, no solo económico sino también el valor
transformador que tiene. El segundo, es generar articulación institucional. Ponernos de
acuerdo, establecer prioridades, renunciar a los egos y darle protagonismo a la ciudad.
El tercero, es fortalecer la oferta. En esta área existen empresas con unos estándares
de calidad muy altos, generar más espacios de información para saber que quieren los
clientes. (Mosquera, 2015)

Mientras que la industria de las reuniones en el mundo tuvo una tendencia a disminuir,
el país logró ascender del puesto 28 al 25 a nivel mundial y catalogarse como el tercero
de Latinoamérica después de Brasil y Argentina.

Bogotá subió una posición con 49 eventos realizados que cumplían con estas
características ICCA, y se mantiene dentro de los diez primeros lugares de la región, al
lado de ciudades como Buenos Aires, Santiago de Chile, Sao Paulo, Lima, Rio de
Janeiro y Ciudad de México.

51
Cartagena, por su parte, se mantuvo en el noveno lugar en Latinoamérica con 45
eventos realizados, mientras que Medellín, ocupó el puesto 12 con 33 encuentros. Un
punto interesante para analizar, es que Brasil y Colombia son los únicos dos países
que lograron incluir dos ciudades entre los diez primeros de la región. (Vidal, 2015)

De acuerdo con la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (Icca, por su

sigla en inglés), año tras año Colombia mejora su imagen internacional como destino
para realizar eventos de gran magnitud.

Sandra García, directora del Greater Bogotá Convention, comenta que Colombia tiene
hoy un panorama totalmente distinto al de hace 10 años, cuando había que “rogar”
para que vinieran a conocer y escucharan lo que sucedía en Colombia. “Hoy es
distinto, la gente quiere saber del país, quieren saber por qué todo el mundo quiere
venir. Eso ya es un avance muy grande, no solo en eventos sino en general, en
términos de país, en términos de turismo” (Portafolio.com, 2015).

Y es que la capital colombiana es la única ciudad de América Latina que forma parte de
la red de las doce ciudades top del mundo, las mejores para hospedar eventos.
“Bogotá es la única ciudad latinoamericana que pertenece de a la red ‘Best Cities’. Y no
es solo Bogotá, somos Colombia porque no hay otra ciudad, no hay otro país de
América Latina”, enfatiza García (Portafolio.com, 2015).

También es reconocida por World Travel Awards como el mejor destino para hacer
turismo y negocios de Sudamérica. Bogotá tiene estos galardones por su capacidad
hotelera y por sus centros de convenciones dotados de alta tecnología que garantiza la
calidad de cualquier evento corporativo. Un excelente ejemplo es el Centro
Internacional de Negocios y Exposiciones de Corferias. (ProColombia, 2015)

Una muestra de ello es que entre el 2010 y el 2014, una muestra representativa de esta
realidad se ve reflejada en los 68.617 extranjeros que participaron de alguno de los
congresos o convenciones que esta organización apoyó; y entre el 2015 y el 2018 ya
está confirmada la llegada de 27.400 asistentes internacionales a este tipo de eventos,
cifra que va en aumento. (Mosquera, 2015)

52
La Cultura es ahora la niña bonita y el nuevo combustible para alimentar el Producto
Interno Bruto (PIB), al que aporta 3,3 % del total nacional. Expresado en cifras, la bolsa
es demasiado golosa: solo en Bogotá, los ingresos por estas actividades ascienden a 5
billones de pesos anuales.

Así las cosas, el Gobierno colombiano ha decidido subir la apuesta y aumentar su

inversión con diversos proyectos, el más reciente, el Programa de Concertación
Cultural, financiado con 40.000 millones de pesos y cuya convocatoria acaba de
abrirse.

Ninguna sorpresa, puesto que se continúa así la estrategia iniciada hace cuatro años,
periodo en el que el presupuesto del Ministerio se ha incrementado un 92 % hasta
alcanzar 1,2 billones de pesos colombianos (unos 647 millones de dólares), según
datos oficiales. La cuestión reside en si los colombianos responderán.

Por el momento, los conciertos son la actividad preferida para la población, que asiste
en un 27,9 %, según datos del Departamento Administrativo Nacional de Estadística
(DANE).
3.2. Casos de estudio

3.2.1. Marketmedios Comunicaciones

Es una compañía que nace en el año 2001 de la unión de varios ejecutivos, cada uno
de ellos con más de 25 años de experiencia en las diferentes ramas de los medios de
comunicación, aportando su conocimiento en la comercialización de los medios
masivos como radio, vallas, correo directo, televisión, prensa, revistas, internet y
medios alternativos. Ubicados en la Carrera 49 Nº 91-63, barrio la castellana, cuenta
con un grupo de 80 personas en todas sus áreas de negocio. (Marketmedios, 2015)

Su objetivo es comercializar medios masivos y alternativos de comunicación con

tecnología de última generación y productos de mercadeo novedosos, propendiendo

53
siempre por ofrecer soluciones integrales de comunicación a nuestros clientes. Con el
apoyo de un excelente equipo humano optimizamos nuestros recursos para garantizar
la permanencia de la compañía en el mercado y satisfacer las expectativas de los
accionistas. (Marketmedios, 2015)

Los clientes principales son empresas grandes y medianas, varían de un público

grande a un público pequeño, empresas como Leo Burnnet, CocaCola, DirecTV, entre
otros. Clientes que tienen un presupuesto establecido para eventos y una idea en su
cabeza; en su gran mayoría tienen claro lo que quieren del evento, pero no con muchas
especificaciones, siempre quieren que Marketmedios les solucione, les haga y les
proponga. El manejo de cliente y la recepción de solicitudes es completamente directa,
vía telefónica o búsqueda puerta a puerta. Laura Pino, directora del equipo de
ejecutivos de cuenta de Marketmedios nos cuenta que al ser una empresa conocida a
nivel Colombia, los clientes llegan sin que ellos lo esperen; así que el inconveniente
está en saber decir “NO” porque cada proyecto nuevo es tan llamativo que decirles no,
no es buena idea para ellos y allí es donde acarrean la mayoría de los problemas, se
dejan a un lado proyectos y clientes por recibir propuestas y nuevos clientes, “ser
ambicioso cuesta” dice Laura Pino, que prefiere trabajar 24/7 que decirle NO a un
proyecto. (L. Pino, comunicación personal, 4 de agosto de 2016).

Cuenta con once unidades de negocio, cada una con un enfoque y objetivo diferente,
pero que juntas representan todo un negocio de comunicación y marketing,
Marketoutdoor, Marketled, Marketinternacional, Marketradio, Marketindoor,
Marketoutdoor, marketcity, Marketaeropuertos, Marketconsultores, Marketbox,
Marketbus y la que más nos compete market BTL (belove the line), la cual se encarga
de crear, diseñar y ejecutar: estrategias BTL, eventos pequeños, escenografías,
activaciones de marca, seminarios y foros. (Marketmedios, 2016)

Para el año 2020 pretende ser la empresa comercializadora líder en el país, con
cubrimiento total en medios masivos y alternativos de comunicación a nivel nacional e
internacional. Enfocados en la mejora continua dentro de la organización, donde se

54
garantice el éxito de cumplir las necesidades de sus clientes, generando respaldo en la
seguridad y el medio ambiente. (Marketmedios, 2015)

Soraya Quintero, directora general de MarketBTL nos cuenta que su centro de negocio
se basa en las alianzas, para lo eventos es indispensable contar con una larga lista de
aliados y “amigos” de negocios, eso ha logrado que Marketmedios sea una marca
premium para los expertos de eventos en Colombia, en donde pensar en nuevas
generaciones es pensar en eventos no “normalizados”, alejados del modelo tradicional
y con la idea de participar en la creación de los contenidos, trabar más contactos y
elevar la interactividad. (S. Quintero, comunicación personal, 1 de agosto de 2016).

3.2.1. Netbangers

Es una agencia digital creada en el 2007 dedicada a crear experiencias de eventos a

partir del uso del video. Líderes y pioneros en el desarrollo de tecnologías que
construyen marcas en el mundo digital y cumplen con objetivos específicos de
mercadeo y BTL. Cada nuevo producto, cada nueva empresa que sale al mercado es
un reto para Netbangers, porque debe luchar por ser la primera y única opción para
organizar sus eventos de manera creativa e innovadora, Netbangers es una solución a
los problemas de los consumidores (empresas) y satisface sus necesidades explicitas y
latentes; la mayor dificultad en esto es que se quiere un producto diferente a un costo
de un producto común. Nos cuenta María José García, ejecutiva de cuenta de
Netbangers. (M. García, comunicación personal, 10 de agosto de 2016).

Cuenta con un equipo de 14 profesionales, entre ejecutivos de cuenta, creativos (su

mayor apuesta), comunicadores, diseñadores, desarrolladores y un sin número de
especialidades que hacen de su trabajo una experiencia, un nuevo modo de ver los
negocios y las empresas; apuestan por una transformación completa hacia lo
digital. Esta transformación pasa por una reestructuración organizativa, de procesos y
sistemas.

55
Son especialistas en el desarrollo de promociones, eventos de activación de marca y
relación a largo plazo con el consumidor para marcas de consumo masivo. Diseñan
plataformas basadas en internet que ofrecen experiencia de usuario al tiempo que son
completamente medibles, optimizables y enfocadas a cumplir objetivos concretos de
mercadeo. (Netbangers, 2016).

Como parte vital de las estrategias de mercadeo, acompañan a los clientes en el

planteamiento estratégico, implementación y medición de las actividades de promoción
y activación de marca. (Netbangers, 2016). Este acompañamiento es indirecto ya que,
al tener un enfoque digital, han optado por buscar aliados que se encarguen de hacer
este empalme, al punto de encontrar poca relación con el cliente, persona-persona. El
tipo de clientes que tienen son medianas y grandes empresas las cuales tienen una
necesidad de sacar un producto, la mayoría de ellas en su cabeza tiene una idea, la
cual muestran como un ejemplo, son empresas con presupuesto reducido y proyectos
de grandes costos.

En activación diseñan plataformas que parten de la experiencia de usuario y terminan

en resultados específicos como crecimiento en ventas y/o generación de activos
digitales. Enfocados en: Estrategia digital, Diseño y desarrollo de websites, activación
de marcas y medición de resultados – ROI. (Netbangers, 2016).

La experiencia con el cliente debe ser lo más consistente y continua posible a través
de todos los canales de interacción y a través de cualquier dispositivo, web o móvil.
Experiencia consistente no sólo a nivel de diseño visual, sino de diseño de flujos y de
respuestas interactivas.

3.2.2. Vlá

Agencia de publicidad y eventos dedicada la ejecución y promoción de eventos de

clientes particulares, manejo digital. Eventos tales como ferias, matrimonios, activación
de productos.

56
Enfocados principalmente en el cliente, con la filosofía de “todo puede hacerse si tienes
un buen equipo” ubicados en el barrio el Chicó, es una empresa pequeña con un gran
equipo de 12 personas, sus clientes varían, pero los principales son particulares,
aunque tiene como cliente al supermercado Makro, el resto son personas particulares;
algunos acuden a ellos por un evento social, otros, desde un enfoque muy diferente,
quieren dar a conocer su empresa o marca; no cuentan con un departamento de
comunicaciones; la recepción de los clientes es unidireccional.

Todas las empresas expuestas tienen un cliente al cual tienen que cumplirle y hacerlo
sentir feliz, más aún si es una agencia de eventos. Es difícil satisfacer completamente
lo que el cliente quiere, pero la idea de todas estas empresas es hacerlo siempre.

3.3. Diagnóstico de comunicación dentro de la industria de eventos

3.3.1. Necesidades

Del 1 al 28 de agosto de 2016 se realizaron las diferentes entrevistas a empresas

organizadores de eventos. Por un lado, se encontraba Marketmedios, por otro,
Netbangers y finalmente, Vlá. Las tres empresas enfocadas en activación y relaciones
públicas de marcas especiales. A raíz de estas entrevistas se organizaron otro tipo de
encuentros en donde se pudo observar el funcionamiento de las empresas, su relación
con los clientes, su comportamiento dentro de las empresas, entre otros. Partiendo de
esto se encontraron las siguientes necesidades generales para todas las empresas
diagnosticadas.

A. Reconocer la comunicación como estrategia básica para relaciones

públicas de una empresa de eventos:

Parte de la comunicación organizacional invita a crear vínculos y relaciones; dejar a un

lado su importancia dentro de los eventos, implicaría fallas en afluencia del público y
transmisión del mensaje. Es importante elaborar un plan de relaciones públicas y una
temprana difusión. Así, no sólo se asegura un espacio rebosante de asistentes, sino el
haber conseguido patrocinadores y la asistencia de medios e influenciadores al evento.
57
Las Relaciones Públicas son una función directiva, de carácter continuativo y
organizado, por medio de la cual organizaciones e instituciones públicas y privadas,
tratan de conquistar y mantener la comprensión, la simpatía y el apoyo de aquellos
públicos con los que están o deberán estar vinculados, a través de la evaluación de la
opinión pública sobre la obra propia, a fin de concordar en todo lo posible las
orientaciones, procedimientos propios y obtener por medio de una información amplia y
difundida, una cooperación productiva y una realización más eficaz de los intereses
comunes. (J. Muñoz, comunicación personal, 28 de agosto de 2016)

Toda empresa de eventos debe recurrir a las Relaciones Públicas para anunciar
asuntos relevantes: el lanzamiento de nuevos productos o servicios, apertura de un
establecimiento, difusión de próximos acontecimientos, promoción de web sites,
descubrimientos, realizar campañas de concientización que despierten el interés de la
opinión pública y que le brinden una excelente imagen institucional.

B. Implementar estrategias de Networking:

Aunque esta necesidad la tienen todas las empresas, en los eventos debe ser
primordial para la recepción de clientes prospecto o proveedores. Es necesario que
todo evento genere una lista de contactos, ya sean proveedores, clientes o cualquier
tipo de contacto que podría llegar a ser funcional.

El trabajo sobre el networking no solo nos genera una agenda de direcciones y

teléfonos valiosa, sino que también contribuye a publicitar nuestra empresa de manera
informal. Este suele tener un efecto boomerang: mientras más gente nos conozca,
incrementará nuestra publicidad boca a boca y aumentaremos nuestra misma red de
contactos. Las redes sociales han aumentado la posibilidad de realizar networking
entre desconocidos de manera on-line: al tener cuentas en Facebook, twitter,
Instagram, se tendrá más posibilidad de ser recomendados y reconocidos.
“Los encuentros de networking son muy importantes en el sector corporativo. En ellos
varios empresarios se congregan en un mismo espacio para conocerse, conversar y
58
ofrecer contactos comerciales, productos o simplemente conectarse con otras
empresas”. (Desafío joven, 2009)

C. Cambiar los métodos obsoletos de recepción de clientes:

En las empresas, y principalmente las de eventos, se estancó el modo de comunicar y

de llegar al cliente, dejando vacíos en las necesidades proporcionadas por el mismo,
los comunicados por correo, las visitas a la empresa, las llamadas telefónicas, etc.
pueden ser efectivas o no. Pero muchas son costosas (si tienen un cliente fuera del
país), lentas, no todos tenemos el mismo tiempo para reunirnos o contestar un correo,
así que, al agendar una cita, mandar un correo o atender una llamada corremos el
riesgo de no encontrar una respuesta rápida, por muy perceptiva que sea la persona
que se comunica con el cliente, no siempre capta facialmente toda la información si se
realiza por una llamada o una visita, es por esto que es necesario tener más elementos
para que esta se capte perfectamente. (V. Delgado, comunicación personal, 22 de
septiembre de 2016).

Muchos de los directores de las empresas de los eventos no creen en las estrategias
digitales para la recepción de clientes, le tienen miedo o las creen innecesarias. Para
Soraya Quintero, las estrategias digitales son para la ejecución de sus eventos, no para
el contacto con el cliente; cree que una llamada así no sea contestada tiene mucho
más valor que otro tipo de comunicación. (S. Quintero, comunicación personal, 1 de
agosto de 2016) Puede tener razón, pero sino lo intenta no sabrá qué tan efectiva
puede ser.

D. Tener un presupuesto estable para inversión en tecnología:

La oleada de la tecnología llegó de manera acelerada, esto hizo que tomar decisiones
para adecuarse a ella no tuviese planeación, haciendo de ello ejecuciones poco
eficaces y por tanto con errores. Las empresas de eventos olvidaron incluir dentro de
su presupuesto, un porcentaje fijo para la inversión en tecnología, al no ver la

59
necesidad de tenerla, los medios que se tienen se vuelven obsoletos y no hay mayor
interés por renovarlos. El error se evidencia cuando se dan cuenta que son necesarios,
que su competencia está innovando y tiene mejores opciones para los clientes, más
rápidas y efectivas. Marco Bonilla, director creativo de Marketmedios nos cuenta, que
más allá de que la inversión en tecnología sea una necesidad debe ser indispensable
en los usos internos de cualquier compañía, es decir, para Marketmedios ha sido
complicado encontrar un mecanismo que les ayude a comunicarse a sí mismos, así
que, si no se le presta atención a un factor tan importante, más allá de tener estrategias
al público obsoletas tendrán estrategias internas que estancarán su labor. (M. Bonilla,
comunicación personal, 1 de agosto de 2016).

La actualización en tecnología debe darse inicialmente en la parte productiva en

interrelación con todos los encadenamientos de las TIC, dicen los expertos. Juan
Carlos Gutiérrez, director del Centro para la Investigación Socioeconómica y
Tecnológica de Colombia (Cinset), considera que “para trabajar con grandes
superficies se debe disponer de un software administrativo no solo en la parte
productiva; entonces, dependiendo de la exigencia del medio en que está, se hace más
comprometedor para el empresario abarcar la tecnología, tanto en la producción como
en administración y mercadeo” (Naranjo, 2012)

“las compañías de eventos deben especializarse en un determinado producto y

pueden hacerlo competitivo a nivel global, pero para eso necesitan de
soluciones informáticas que ofrecen enormes ventajas, entre otras, instalar un
sistema electrónico de ventas, para tener un control de los costos, medir qué
debe comprar, a qué proveedores recurrir con base en los pedidos, pronosticar
ventas, recibir o procesar órdenes, investigar mercados, tener una buena página
web y llegar a cualquier rincón del mundo” (A. Tobón, comunicación personal, 10
de octubre de 2016)

E. Tener estrategias digitales para los procesos de promoción, ejecución y

medición de resultados:

60
Como no se ve una necesidad digital, no existen estrategias, sólo se ejecuta sin tener
un proceso definido y establecido paso a paso, es necesaria la estrategia para así
poder establecer quién se encargará de la dirección de la compañía, y en segundo
lugar, cuáles serán las prioridades a la hora de alcanzar los objetivos. De esta manera,
cada miembro de la organización podrá saber en qué aspectos centrarse primero para
una adecuada consecución de las metas.

Una vez definida la dirección estratégica, es fundamental que todos los departamentos
de la organización estén alineados hacia unos objetivos comunes, y siempre
colaborando de manera conjunta hacia una misma dirección.

Después de priorizar las actividades necesarias para alcanzar el éxito, es más fácil
tomar decisiones sobre las nuevas ideas o iniciativas potenciales que, de no haber una
estrategia definida, podrían mezclarse con las actividades principales, pudiendo impedir
incluso la consecución de los objetivos principales de la compañía.

Laura Pino nos cuenta, que “las estrategias para este tipo de procesos, no son estables
en Marketmedios y solamente se toman en cuenta cuando un problema se presenta,
los inconvenientes siempre van a estar así que, creo que fallamos al dejar que pasen y
solucionar al minuto sin ver sus procesos, tal vez sólo los directivos sepamos qué hacer
cuando falla algo en la promoción o ejecución y confiamos demasiado en que todo el
equipo lo sabe solucionar como nosotros cómo nosotros. (L. Pino, comunicación
personal, 4 de agosto de 2016).

F. Implementar una cultura de cambio constante

Estamos sujetos día a día a un proceso de transformación, en el que constantemente

debemos ir reajustando nuestra conducta e ideas a las nuevas formas de convivencia y
desarrollo social. Todo cambio presupone el paso de un estado a otro, ya sea por
causas externas o por causas internas. Las organizaciones como entidades o grupos
que componen la sociedad son afectadas por estos cambios. Las mismas enfrentan un
ambiente dinámico y cambiante, que propone una reestructuración y una adaptación. Si
61
dentro de la cultura organizacional no se prevén los cambios y no se muestra una
reacción frente a los mismos, la empresa puede estancarse, los empleados
desanimarse y el cliente aislarse.

Un proceso de cambio abarca todas las actividades dirigidas a ayudar a la organización

para que adopte exitosamente nuevas actitudes, nuevas tecnologías y nuevas formas
de hacer negocios. Es indispensable que haya un cambio de la estrategia, los
procesos, la tecnología y las personas para reorientar la organización y se puedan
cumplir con los objetivos, es una especie de costumbre organizacional, en donde, lo
importante es tener receptividad para recibir cualquier cambio por pequeño o grande
que sea.

Las organizaciones y las personas que en ella están incluidas cambian continuamente.
En las organizaciones, algunos cambios ocurren por las oportunidades que surgen,
mientras que otros son proyectados. El término desarrollo es aplicado cuando el
cambio es intencional y proyectado. Es decir, las empresas organizadoras de eventos
deben proyectar los cambios, la oleada de la tecnología hace que cualquier empresa
esté expectante a recibir cambios. (J. Muñoz, comunicación personal, 28 de agosto de
2016)

3.3.2. Problemas
A raíz de las entrevistas realizadas a las empresas de eventos mencionadas
anteriormente, se encontraron una serie de problemas, los cuales deben tenerse en
cuenta a la hora de hacer una estrategia de comunicación digital. Estos problemas
serán nombrados a continuación.

A. Para las empresas de eventos la comunicación no es importante dentro de

la organización de eventos:

La mayoría de las empresas tiene una estructura definida por áreas, cada área tiene un
objetivo y una labor específica que contribuye a que la empresa produzca y por tanto
sea sostenible. Dentro de las empresas de eventos el área de comunicaciones está,
62
pero no es indispensable para su sostenibilidad, porque se cree que al ser un área de
“apoyo”, no cuenta con la suficiente fuerza administrativa para aportar un valor
monetario significativo. Se pasó por alto que de un plan de comunicación dependen
muchos factores.

“Es una hoja de ruta que marca objetivos para un determinado horizonte temporal,
que identifica y segmenta a los grupos y públicos de interés, que selecciona, ordena
y calendariza las acciones y las herramientas de comunicación, que van a hacer
realidad el cumplimiento de los objetivos del plan. Y en última instancia, marca la
medición de resultados y el retorno de todo aquello que finalmente se implementa.
Contar con un Plan de Comunicación garantiza y evita comportamientos erráticos y
da mucho margen de maniobra, así como altas dosis de seguridad cuando ocurren
imprevistos o sobrevienen crisis” (Medrano, 2016).

La comunicación está poco a poco llevándonos a un cambio en la forma de estar

inmersos en esta sociedad y mostrar a las empresas organizadoras de eventos, el
usuario supone que para encontrar lo que quiere, no sólo puede acudir a la calle o lo
que le muestra la televisión, la radio o la prensa tradicional; supone que puede ir a
google y conocer de primera mano lo que me ofrecen y lo que necesito para mi evento,
ahora el usuario encuentra más opciones en un mismo espacio y lugar.

Sin embargo, pese a todo esto, las empresas de eventos, miran hacia otro lado; no
creen en el potencial de la comunicación, no creen que la comunicación con sus
clientes sea tan importante, se centran en las estrategias de marketing y se olvidan de
cómo comunicar, del valor de los contenidos, y ello les lleva en muchos casos, a no
realizar estrategias efectivas y beneficiosas. las empresas de eventos tienen que
entender que lo importante son los consumidores, los crossumers, los prosumers, lo
“transmedia”, los contenidos, y no sólo “mi producto, mi empresa y yo”. (J, Muñoz
Comunicación personal, 10 de septiembre de 2016)

B. Poca relación con el cliente:

63
En los eventos, la relación con el cliente es durante el acuerdo de desembolso, el pago
y la evaluación del evento, aunque hay una conversación no es constante ni precisa. La
empresa debe conocer las necesidades de los clientes, tanto actuales como
potenciales, y desarrollar sus productos o servicios y demás funciones de la empresa
considerando dichas necesidades.

Hay empresas que aún no se dan cuenta que los clientes son el corazón de cualquier
negocio, y aquellas que no logran formar una relación sana y de respeto entre ambos
están destinadas al fracaso.

Escuchar a sus clientes ayudará a reforzar la reputación de la empresa y con ello a

mejorar e incluso aumentar las ventas. Es importante resaltar que, si el cliente confía
en la empresa, con seguridad confiará en el producto que se le ofrece; crecerá la
confianza entre ambas partes y el cliente se convertirá en un cliente seguro, el cual
estará dispuesto a contactar a la empresa en un futuro. Se debe tener en cuenta que
los clientes reales son un importante vehículo trasmisor de imagen de la organización,
ya que sus opiniones tanto favorables como desfavorables son generalmente tomadas
en cuenta por los clientes potenciales. La manera más fácil de dejar atrás a la
competencia es la de ofrecer algo innovador y algo que ellos no tienen, algo que el
cliente necesita, pero no lo sabe.

Verónica Delgado, directora de comunicaciones de Bancolombia, nos cuenta que para

ella la relación con la empresa de eventos es indispensable y que si por ella fuera,
trabajaría de la mano y al lado de quién realiza sus eventos, “no puedo pretender que
salga algo mal, porque quedo mal yo y hago quedar mal a la compañía, los invitados a
mis eventos son de alta gama y cometer errores por mínimos que sean serán
evidentes, así que si dejo todo en manos de la agencia, así confíe mucho en ellos, no
será suficiente, siempre intento que sea una trabajo en equipo, ellos dependen de mí y
yo dependo de ellos. Mi equipo ya sabe que, si se trata de eventos, no me hablen para
nada más” (V. Delgado, comunicación personal, 22 de septiembre de 2016)

64
 C. Procesos muy largos o entregas a destiempo

Organizar un evento, por pequeño que sea, toma tiempo, optimizar los procesos no es
tarea fácil, pero si no hay estrategia que apoye la productividad de los procesos, estos
serán más lentos y la organización del evento tomará mucho más tiempo, la evolución
en los hábitos de los clientes y la competencia en el mercado, exige cada día la
implementación de nuevas estrategias que permitan optimizar los procesos tanto
internos como externos, innovar y mantener la calidad, sin incurrir en grandes costos.
Si se implementa una estrategia de comunicación digital esta tarea será más fácil y
efectiva.
Para Soraya Quintero, directora de Marketbtl de Marketmedios, un cliente insatisfecho
son 3 clientes perdidos, así que una entrega a destiempo se debe evitar a como dé
lugar; si un cliente está insatisfecho se hace notar por diferentes vías, algunas
formales, otras informales y aunque siempre es importante tener un espacio para que
ese cliente exprese lo que siente, esto no va evitar que busque otra empresa para
organizar su evento, que le organice más rápido su evento esperado. En el mundo de
los eventos, se juega con precios, tiempos, proveedores y muchos otros factores que
hacen que el cliente escoja o no esa empresa, así que si ya se tiene el cliente lo
importante es mantenerlo y hacerlo feliz. Si no se le puede ofrecer economía, por lo
menos ofrecerle rapidez y efectividad. (S. Quintero, comunicación personal, 1 de
agosto de 2016).

A. No se tienen herramientas de mercadeo definidas

El mercadeo es cada día más importante para cualquier tipo de organización,

básicamente porque el ambiente es cada día más complicado debido a la competencia,
al constante cambio en todos los escenarios, y la incertidumbre que se refleja en los
mercados (clientes).

Todo y todos tienen competidores, directos o indirectos; eso hace que el mercadeo sea
cada día más importante para cualquier tipo de organización. La mejor manera de
competir es por medio de la innovación de la oferta, y el contacto directo y permanente

65
con los clientes, logrando así una verdadera relación de confianza, y un mayor índice
de fidelización o lealtad. Sea digital o análoga la estrategia de mercadeo deber estar
presente y debe ser clara. Ideas existen muchas, pero si no las sabemos ejecutar,
nuestro competidor puede ganarnos un cliente o incluso dos.

Sin el mercadeo, en pocas palabras no se tiene una dirección definida si no se sabe

qué quiere, no sabe qué busca; y si cree querer los mismo que todos “ganar nuevos
clientes o construir unas relaciones más fuertes con los ya existentes” no dice mucho.
Es indispensable tener objetivos claros de mercadeo, sino se hace es probable que no
haya recursos suficientes para logarlos y no se evalúe su implementación. No tendrá
mucho sentido.

Realizar un estudio de mercadeo digital de clientes es indispensable, la demanda de

clientes por servicios en línea puede estar subestimado. Tal vez no se entiende el
mercadeo ahora los movimientos en línea son diferentes al de los canales
tradicionales, con diferentes tipos de perfiles y comportamientos de clientes,
competencia, propuestas y opciones de comunicaciones de marketing

Conocer los clientes en línea es indispensable. “Es común decir que el marketing digital
es el “medio más mensurable”, pero las plataformas de análisis dirán que el volumen
no refleja el sentimiento. Es necesario utilizar otras herramientas para conseguir
retroalimentación de los clientes en línea para identificar sus puntos débiles y lidiar con
ellos” (J. Gómez, comunicación personal, 10 de septiembre de 2016).

“Es muy común que el marketing digital sea complementado por partes, ya sea
un profesional especialista en marketing digital, sentado en el área de
Informática y Comunicaciones o en una agencia de marketing digital. De esa
manera es más fácil ofrecer empaquetar el marketing digital en un paquete que
conviene. Pero, por supuesto, eso es menos efectivo. Todos están de acuerdo
que los medios digitales funcionan mejor cuando están integrados con los
medios tradicionales y los canales de respuesta” (Santa María, 2014)

66
4. ESTRATEGIA DIGITAL PARA LAS EMPRESAS DE ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS

La estrategia planteada en este trabajo de grado buscará mejorar la relación con los
clientes de empresas con más de 10 años de experiencia en la producción y ejecución
de eventos de activación de marcas, con un enfoque vanguardista, con más de 20
empleados en labor. Enfocados al servicio al cliente y calidad en los resultados; con
estrategias de mercadeo no definidas. Con proyección de un aumento su ganancia en
ventas netas en un 25% en el 2017. Esto debido a que fueron este tipo de agencias de
eventos sobre las cuales se realizó el diagnóstico en los capítulos anteriores y las que
necesitarían una estrategia de este tipo.

Se trata de un ejercicio teórico, donde se pensará en una empresa tipo, y se planteará

una solución a sus problemas y necesidades de comunicación. Para esto se hará
inicialmente un diagnóstico de las tres empresas tomadas como caso, ya que nos dan
una idea adicional de los temas que hay que resolver desde la comunicación,
complementando con una encuesta realizada a diez directores de comunicación, como
una muestra de lo que requieren los clientes o potenciales clientes de este tipo de
empresas.

4.1. Diagnóstico
 Uso de Medios

Los medios de comunicación usados por el cliente interno y externo son obsoletos, se
han apropiado de métodos “prestados” los cuales cumplen con su función principal,
pero sin darle opciones agregadas. Así que la comunicación se vuelve dependiente de
factores como internet, servidores ajenos e instrucciones establecidas, que en
momentos de presión flaquea y en ocasiones muy relevantes de producción falla. Es
por esto que es necesaria la implementación de estrategias digitales propias para todos
los procesos de la empresa (los que sean posibles), procesos que estén en constante

67
actualización, enfocados al marketing digital y al servicio al cliente. Así que se debe
tener claro un presupuesto anual para inversión y actualización en procesos
tecnológicos.

De igual modo, se observó que no se le tiene importancia al área de comunicación

porque más allá de contar con un gran equipo de ventas, producción, dirección, etc. No
se encontró mayor interés por las estrategias de divulgación, dejando a un lado el papel
que hoy en día tienen las redes sociales, impidiendo la búsqueda de clientes prospecto
y producción de contenidos desde la empresa hacía los clientes, reprimiendo una
proyección futura para la empresa.

 Visión de los clientes

Se les preguntó a 10 coordinadores / directores de comunicaciones de empresas o
entidades públicas que acuden a agencias de eventos sobre su experiencia frente a las
empresas organizadoras de eventos, con el fin de tener un panorama de lo que
esperan o requieren los clientes de una empresa organizadora de eventos

 En general ¿con qué frecuencia utiliza una agencia logística para planear sus
eventos?

68
En la gráfica se observa que la mayoría de empresas acuden a una empresa de
eventos siempre que tienen un evento o si el evento es de alta envergadura, en la
mayoría de los casos depende del tamaño del mismo, al conversar con Verónica
Delgado, nos comentaba lo mismo, y es que hay eventos como cumpleaños,
celebraciones comerciales y eventos internos que no requieren contactar una agencia
de eventos, pero otros como convenciones o activaciones de marca que son es
indispensable un experto en el tema.

 ¿Por qué medio suele comunicarse con las agencias de eventos?

En la gráfica se observa que en gran medida (50%) las empresas se comunican con las
agencias de eventos en persona, seguido de correo electrónico y por teléfono, dejando
a un lado las redes sociales y la página de la empresa. Lo que debemos preguntarnos
es si el hecho de que no fluya la comunicación virtual (sólo por correo electrónico) sea
por simple preferencia del cliente o por qué las herramientas no utilizadas no están
actualizadas, en muchas ocasiones los clientes prefieren una comunicación personal,
pero cuando esta no es posible deben existir medios actualizados para realizarla de
otro modo.
69
  En general, ¿qué tan rápido se resuelven sus necesidades al contactar el
servicio de una agencia de eventos?

En la gráfica se observa que el mayor porcentaje de clientes (80%) consideran que el la

resolución de conflictos y necesidades por parte de la empresa es moderadamente
rápida, dejando con un 20% a la rapidez máxima de la resolución de las mismas.

 ¿Cuándo piensa realizar un evento, qué tan claro tiene lo que quiere para su
evento? (enumere de 1 a 5 siendo 5 muy claro)

70
Vemos que en promedio 9 de 10 clientes tienen claro lo que quieren de su evento; es
por esto que la expectativa del mismo aumenta de manera considerable, ya que en su
cabeza tienen una idea que quieren ejecutar de la mejor manera; de este modo, si no
existe una herramienta que plasme esa idea como el cliente quiere y así mismo la
empresa pueda visualizarlo de manera exacta, las posibilidades de cometer errores
aumentarán y de este modo disminuirá la satisfacción del cliente.

 Basado(a) en su experiencia, ¿qué tan satisfecho(a) está con los eventos

contratados?

71
Se evidencia que los clientes están satisfechos pero no en un 100%, es por esto que
deben buscarse los medios para que el cliente esté 100% convencido de que la
empresa que eligió para realizar su evento es la adecuada y la que seguirá contratando
para el resto de eventos.

 ¿Qué tan necesario cree que las agencias de eventos necesitan actualizarse en
herramientas de comunicación digital?

72
Esta es una de las preguntas más relevantes, ya que responde a la principal necesidad
que tienen las empresas de eventos, que aunque los clientes no sientan insatisfacción
con sus productos consideran que puede ser mejor y tener mejor herramientas
digitales.

 ¿Cuáles son los servicios que contrata con más frecuencia con una agencia de
eventos?

73
Se observa que los eventos necesitan de tiempo y dedicación, por tanto es necesaria la
creación de estrategia para su correcta ejecución, si los clientes se acercan a la
empresa con la idea de realizar un evento con todos los requerimientos incluidos se
debe velar porque exista una correcta comunicación para hacerlo,

En las encuestas observamos que a pesar de haber una satisfacción media de los
clientes de eventos, exigen y aclaman una reestructuración de los medio de
comunicación, con esta encuesta se observa que se debe velar por evitar al máximo
los momentos de estrés y preocupación de los clientes, que siempre consideren a la
empresa como un aliado para su evento, un amigo para sus clientes y un compañero
para sus proyectos. El cliente siempre puede estar mejor.

4.1.1. Árbol de problema y árbol de solución

Árbol de problema

Árbol de Solución

74
4.1.2. Audiencias
A continuación, se van a mostrar las audiencias a quiénes está dirigida la estrategia,
así como la explicación de cada una de ellas y su importancia en este tema

4.1.2.1. Externas
A. Clientes: empresas consolidadas o empresas nuevas que hayan contratado
algún servicio de eventos que ofrece la empresa en materia de activación de
marca, y que su primera opción a la hora de organizar un evento sea nuestra
empresa tipo. Dichos clientes tienen una lista de agencia que le proporciona el
mismo servicio, así que buscan el valor agregado de cada propuesta o producto
para seleccionar la mejor opción, en términos de calidad, optimización, estética,
innovación y precio.

75
 B. Posibles clientes: empresas consolidadas o relativamente nuevas con más de
20 integrantes, ubicadas en Colombia, con un porcentaje establecido para
eventos, que requieran el servicio de organización de eventos, que hayan tenido
algún acercamiento a la empresa, sea por una cotización, solicitar información,
etc. Son aquellos que aún no realizan la compra ni cierran en el negocio pero
pueden ser clientes en el futuro ya que disponen de los recursos económicos y
del perfil adecuado. Son cliente con muchas opciones para elegir la agencia que
le organizará su evento, la mayoría son clientes grandes donde las agencias los
buscan y ellos antes de que ellas lo hagan; dichos clientes tienen una larga lista
de proveedores, requerimientos, protocolos y presupuestos establecidos, lo que
hace que atraerlos no sea una tarea fácil.

4.1.2.2. Internas
C. Colaboradores de la empresa: todos los integrantes de la empresa, que tengan
algún contacto con clientes, desde los ejecutivos de cuenta, diseñadores,
creativos, directores, etc. Con un alto grado de responsabilidad que cuentan con
plataformas estables de comunicación, pero no eficientes; integrados en la
empresa por una cultura de cambio e innovación hasta ahora propuesta

4.2. Objetivos de la estrategia

A continuación se van a exponer los objetivos por los que la estrategia va a
direccionarse

4.2.1. Objetivo General

Mejorar la experiencia inicial, intermedia y final del cliente que acude a la empresa
organizadora de eventos.

4.2.2. Objetivos específicos

 Mantener informados a los clientes y potenciales clientes sobre nuevas

tendencias en materia de eventos;

76
  Generar canales de comunicación expeditos para mantener la comunicación con
los clientes;
 Incrementar los niveles de difusión de los eventos y actividades de los clientes.

4.3. Acciones urgentes

Para la ejecución de la estrategia es indispensable realizar una serie de acciones, las

cuales son el punto de partida de cualquier acción general que se pueda realizar, es
decir sin estas la estrategia no podrá ejecutarse.

Acción 1: Se va a crear una oficina especializada exclusivamente en el servicio al

cliente interno y externo y en el mejoramiento continuo de este y la comunicación de los
públicos. Está oficina debe velar por:

 La ejecución de cualquier estrategia se ejecutada con los lineamientos

establecidos inicialmente.
 El control de los tiempos de entrega de cada punto de la estrategia, evitará que
haya entregas a destiempo de la misma.
 Control del presupuesto

Acción 2: Presupuesto en tecnología: Se debe tener un presupuesto establecido para

inversión en tecnología, ya que toda la estrategia estará enfocada al servicio al cliente y
estará determinada por las estrategias de implementación y actualización en materia de
comunicación digital.

Acción 3: Medidas de control de estrategias: como ya se nombró anteriormente, es

importante tener claros los tiempos de entrega del plan a seguir, la evaluación de las
estrategias y el seguimiento de cada una de ellas.

4.4. Desarrollo Estratégico por Públicos

A continuación se van a exponer los objetivos y mensajes para cada público

77
4.4.1. Público externo
A. Clientes
Objetivo 1: Informar sobre lo que las empresas de eventos les ofrecen en materia de
eventos
 Mensaje: Somos responsables de su satisfacción, de darle a usted lo que
necesita, nos gusta que nuestros clientes sonrían y ser su primera opción a la
hora de organizar un evento; esta decisión está cobijada, por nuestro particular
servicio, con características únicas: confiable, rápido y perfecto. Queremos que
más allá de conocerlo usted nos conozca sin que usted pierda el tiempo.

Objetivo 2: Mostrar de manera exacta cómo se llevaría a cabo su evento

 Mensaje: En tu mente siempre hay una idea exacta de lo que quiere, detalles
que hacen que tu evento sea especial, por eso sabemos que necesitas dormir
tranquilo, con la satisfacción de que tu evento tendrá todo lo que solicitaste o
incluso más, es por esto que la digitalización hará que más allá de tener la
certeza en una hoja de papel, podrás ver antes de lo que pasará ese día, con la
posibilidad de hacer cambios, sugerencias e incluso adiciones.

Objetivo 3: Cumplir con los plazos de entrega

 Mensaje: tenemos estrategias digitales a la vanguardia de la innovación,
estrategias que hacen que la comunicación sea completamente asertiva y
efectiva, mejoramos para darle a ustedes soluciones rápidas y de primer nivel,
ahora encontrarás lo que necesitas al momento que lo solicitas y tu evento se
realizará con los menores contratiempos posibles, dando lugar a entregas a
tiempo.

Objetivo 4: Mostrar el resultado de lo que se realiza con cada cliente

 Mensaje: En el pasado eras lo que tenías, ahora eres lo que compartes.
B. Posibles Clientes

Objetivo 5: Convertir posibles clientes en clientes

78
  Mensaje: creemos ciegamente en nuestros productos y por eso le damos a
usted la posibilidad de conocernos antes de comprarnos. La tecnología nos
permite que pueda acceder a nosotros y nuestros proveedores antes de
contratarnos.

4.4.2. Público Interno

C. Colaboradores de la empresa:
Mensaje 6: nuestra empresa necesita que la comunicación entre nosotros sea
perfecta porque si es así los proyectos se van a realizar más rápido y con un
margen de error mínimo. Vamos a mejorar las estrategias para comunicarnos y
hacer de nuestra labor un arma letal de captación de clientes.

4.5. Acciones generales por público

A continuación se va a visualizar la estrategia para mejorar la experiencia inicial,
intermedia y final con el cliente de eventos y el cliente prospecto que acude a la
empresa organizadora de eventos.

Tácticas para cumplir con objetivo 1

79
Tácticas para cumplir con objetivo 2

Tácticas para cumplir con objetivo 3

80
4.5.1. Externo
Clientes
A. Para el objetivo: Informar sobre lo que las empresas de eventos les ofrecen en
materia de eventos, se plantean las siguientes acciones:

 Alertas: A todos los clientes inscritos les llegará una alerta a su correo
electrónico o celular sobre los nuevos productos o proveedores para los eventos.
Dependiendo del tipo de información esta alerta podrá ser ejecutada por medio
de tres herramientas:

E-mail marketing: El e-mail marketing es la utilización del correo electrónico con ánimo
comercial o informativo (Muñoz, 2015). Esta herramienta es muy utilizada, ya que
permite personalizar y darle exclusividad a la información, para que de manera
inmediata el cliente que lo recibe tenga información que a la empresa le parece
importante que él deba tener, de igual modo, te permite medir de manera exacta la
afluencia en tuvo el correo y la efectividad en la compra del producto o servicio.

81
El objetivo principal de este medio es brindarle información detallada al cliente sobre la
entrada de nuevos proveedores, productos o novedades en general, mostrándole los
beneficios que este traería. Este se distribuirá por medio de correo electrónico.
Encargado: área de mercadeo

Página web: Como método de “alerta” es el producto online que forma parte de la
comunicación que se tiene con una empresa, es un método de divulgación de
información de la organización con sus clientes, es la principal forma de estar presente
en internet y funciona como carta de presentación que dando garantía, proyectando
confianza y generando credibilidad.

El objetivo de este medio es mostrar a todo el público la entrada de nuevos productos,

proveedores o proyectos. Este medio estará conectado con las campaña de e-mail
marketing nombradas anteriormente. Todas las campañas digitales deben direccionar a
la página web de la empresa. Este se distribuirá por medio de las estrategias de e-mail
marketing.
Encargado: área de comunicaciones

Mensajería instantánea: Como método de alerta, es el medio más efectivo para

proyectar de manera inmediata y con riesgo bajo de no visibilidad; el celular se ha
convertido el principal medio de comunicación para la personas, dejando a un lado las
llamadas telefónicas fijas. Este se distribuirá por medio de mensajería instantánea.

El encargado tendrá un celular Smartphone e donde va a redactar una frase corta y

llamativa que invite al cliente a ingresar al portal web y poder revisar las noticias en
general de la empresa.

El objetivo de este medio es Informar de manera inmediata a los clientes

Encargado: Comunity manager

82
 B. Para el objetivo: Mostrar de manera exacta cómo se llevaría a cabo su evento,
se plantean las siguientes acciones:

 Simulador de eventos: Cada cliente que solicite un evento con requerimientos

específicos, tendrá un simulación sobre cómo se llevará a cabo su evento. Se
plantea la siguiente acción:

Funciona como una herramienta para el usuario, la cual sólo tendrán acceso los
empleados de la empresa y al finalizar cada producción de un evento podrá ser
utilizada por el cliente. Dicho aplicativo será la presentación y el bosquejo del evento
que se va a ejecutar. Este simulador podrá proyectar precios, productos, personal de
servicio y todos los elementos necesarios para el evento, de igual modo, también
tendrá opciones de sugerencias o cambios que podrá usar el cliente, asimismo tendrá
un sistema de backups para evitar los riesgos de eliminación o cambios por error. El
uso de este simulador tendrá un precio adicional para el cliente.

El objetivo principal de este aplicativo es mantener un lazo de confianza entre el cliente

y la empresa durante la producción del evento
Encargado: Sistemas

A. Para el objetivo: cumplir con los plazos de entrega, se plantean las siguientes
acciones

 Chat externo: Cada miembro de la empresa tendrá una herramienta (chat) para
comunicar avances, reuniones, entregas, etc, de los eventos con los clientes y
los integrantes de la empresa

Chat externo: es una herramienta de comunicación externa, donde va a existir una

comunicación inmediata con el cliente, durante la jornada laboral que permitirá dar
respuesta a inquietudes, quejas o reclamos. Este chat tendrá en su interface,
herramientas que permitirán una comunicación más efectiva y comprensiva.

83
Herramientas como trazo a mano, vídeollamada, visualización de cambios, formatos de
paquete de office, imágenes, exportador de archivos y videoconferencia grupal. Al
existir esta herramienta los inconvenientes por errores en la comunicación van a
disminuir, por tanto habrá una mayor posibilidad de cumplir con los tiempos de entrega
El objetivo de este chat es mejorar la comunicación externa,
Encargado: área de comunicaciones

 Actas físicas: Por cada reunión presencial se solicitará un acta donde se

especifiquen los acuerdos pactados

Actas físicas de reunión: Es un formato físico establecido por la empresa para llevar
un registro exacto con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo
acordado. Dicho documento tendrá, acuerdos, asistentes, fecha y firma de asistentes.

El objetivo de esta herramienta es mantener un histórico de los plazos y acuerdos de

las reuniones con los clientes.
Encargado: Asistencia administrativa

 Campaña de redes sociales: Se realizarán publicaciones de las actividades y

eventos que realizan los clientes, dentro de las redes sociales de la empresa

C. Para el objetivo de mostrar el resultado de lo que se realiza con cada cliente

 Campaña de redes sociales: Se realizarán publicaciones de las actividades y

eventos que realizan los clientes, dentro de las redes sociales de la empresa.

Redes sociales: dentro de las redes sociales de, Facebook, twitter, linkedin y youtube
se mostrarán todas las actividades, eventos, entrada de nuevos clientes y noticias en
general. Una publicación diaria en Facebook, dos en twitter, una cada 4 días en
Youtube y una semanal en Linkedin. Las publicaciones deben direccionar a la página
web y algunas deben estar en el blog de la misma.

84
El objetivo de esta herramienta es: Incrementar el reconocimiento de la empresa
Encargado: Comunity manager

 Modulo web de registro final de eventos: En la página estarán expuesto los

eventos realizados por la empresa (el cliente del evento debe dar el permiso)

Registro de eventos: para cada evento se hará una producción, se mostrarán

apartados de la misma, exponiendo los momentos más emocionantes del evento
realizado. Sólo se expondrán si el cliente lo permite, máximo se podrán ver 3 minutos
del evento.

El objetivo de esta herramienta es dar a conocer la efectividad de la producción del

evento.
Encargado: Producción audiovisual

Posibles Clientes
D. Para el objetivo de: Convertir posibles clientes en clientes se realizarán las
siguientes acciones:

 Visualizador de eventos: Los posibles clientes que ingresen a la página podrán

ver cómo será su evento y el costo del mismo.

Módulo web: Cada cliente prospecto que requiera un evento tendrá la opción de
visualizar su evento o cómo funcionará el servicio requerido, para aquellos que acuden
a la empresa por servicios particulares para su evento. Este visualizador estará en la
página web con el nombre de “Imagina tu evento” tendrá un costo de uso al momento
de ingresar a la página, se espera que más allá de considerar el hecho de ingresar y
averiguar por un evento puedan ver una simulación de su evento. Este servicio tendrá:
ilustraciones de productos, carrito de compras, animación, lista de locaciones y un link
que direccione al “botón” adquirir y contratar.

85
El objetivo de esta herramienta es atraer clientes prospecto
Encargado: Sistemas

 Networking: Se va a realizar un enfoque en relaciones públicas asistiendo a

eventos, ferias o celebraciones empresariales.

Estrategia de relaciones públicas: Se tendrá una persona con características

específicas de relacionamiento, la cual va a asistir a las diferentes ferias o eventos que
se realizan y toquen temas enfocados a la empresa o que se crea necesiten del
servicio que presta la empresa. Para asistir debe contar con el material POP necesario
para que el cliente prospecto se lleve un recuerdo de la empresa donde este el número
de contacto y productos. Así mismo se buscaran ferias o eventos donde se pueda tener
un espacio para mostrar a invitados a la misma lo que se hace.

El objetivo de esta herramienta es crear redes, alianzas y obtener nuevos clientes

Encargado: Relacionista público o Comunicador social

 Material POP: Se realizará un brochure, tarjetas de presentación y agendas

especializadas para entregar a los posibles clientes.

Entregables y souvenir: Para la asistencia de eventos y ferias, visitas de cliente

prospecto y situaciones presenciales donde el cliente tenga contacto con algún
miembro de la empresa, se deberán tener material de promoción y recordación física.
Estos entregables serán: un brochure, el cual tendrá, nombre de la empresa, los
servicios ofrecidos, el número de contacto y redes sociales; tarjetas de presentación,
las cuales tendrán, nombre de la persona contacto, dirección de la empresa y celular
de contacto; agendas, las cuales tendrán, nombre de la empresa y contacto.

El objetivo de esta herramienta es generar recordación para los clientes prospecto

Encargado: publicista

86
4.5.2. Interno
Miembros de la empresa
E. Para el objetivo de: Mejorar la comunicación entre los integrantes de la empresa
y los clientes de la misma, se realizarán las siguientes acciones:

 Chat interno: Todos los integrantes de la empresa tendrán una comunicación

inmediata y efectiva, mediante un chat interno, será una versión interna del chat
externo, pero con ciertas modificaciones.

Intranet: Se realizará una plataforma interna para todos los miembros de la empresa,
la cual permita tener una comunicación efectiva entre los mismos. Esta intranet tendrá
todo un sistema que facilitará la inmediatez de la información; tendrá como
características principales: estado de conexión, videoconferencias, llamadas,
posibilidad de adjuntar archivos, visualizador de cambios, uso móvil, chat privado.

El objetivo de esta herramienta es mejorar la comunicación interna de la organización

Encargado: Comunicación interna

4.6. Control y seguimiento

Para la ejecución de esta estrategia es necesario tener indicadores por cada acción,
que permitan dilucidar la efectividad de la misma y los cambios que sean necesarios
hacer seguimiento permanente de los siguientes indicadores:

1. Brindar la información detallada al cliente sobre la entrada de nuevos

proveedores, productos o novedades en general, mostrándole los beneficios que
este traería.
Impacto:
 Medición exacta de plataformas de email marketing
 Medición de la plataforma de la página web

87
  Número de personas que al recibir la información ingresan inmediatamente a la
página
Gestión:
 Aumento de un 30% de visualizaciones en la página
 Fidelización de cliente en un 20%
 Aumento de un 33% de Clientes que ya hicieron uso del servicio, usándolo de
nuevo
2. Visibilizar a todo el público la entrada de nuevos productos o proveedores
Impacto:
 Ingreso de clientes a la página y redes sociales
Gestión:
 Incremento del 20% del número de clientes que adquieren productos adicionales
de la empresa
3. Formalizar los procesos de servicio al cliente en la empresa
Impacto:
 Comparación con las actas de reunión y las entregas de producto o servicio
 Encuestas de satisfacción para cliente por entregas a tiempo y buen manejo de
PQRs.
Gestión
 Disminución de un 97% de las entregas a destiempo
 Aumento de un 80% de la satisfacción del cliente
 Retroalimentación positiva del cliente de un 90% después de cada evento
realizado.
4. Mantener un lazo de confianza entre el cliente y la empresa durante la
producción del evento.
Impacto:
 Encuestas de satisfacción al cliente, durante y al finalizar el evento
Gestión:
 Aumento de un 99% de la satisfacción del cliente con su evento final
 Disminución de un 25% de errores pequeños a causa de falencias en la
comunicación
88
 5. Atraer clientes prospecto
Impacto:
 Link de contáctanos en redes sociales y página web
 Ingreso de clientes por asistencia a eventos
Gestión:
 Aumento de un 54% de nuevos clientes prospecto interesados en adquirir el
servicio de eventos con la empresa

a. Cronograma

4.8 Presupuesto

89
Para la ejecución de la estrategia se realizó un presupuesto aproximado, que visualiza
el costo anual de la estrategia para una duración inicial de 9 meses en construcción de
herramientas y ejecución a largo plazo y permanente en algunos casos. La imagen
muestra los rubros que engloban la estrategia con una división por unidad, mes y valor
total por cada rubro y al finalizar un valor total de la estrategia implementada. (Ver
anexo)

Para la ejecución de la estrategia es necesario contar con un presupuesto establecido

para cada rubro, dividido por recursos humanos y físicos, acciones generales y
acciones urgentes. (Ver anexo).

El presupuesto se hizo de acuerdo a la duración de la creación de la estrategia: 9

meses. Sin embargo esta estrategia debe estar siempre implementada en la empresa y
para el control de este se contratarán algunos profesionales por tiempo indeterminado,

90
debido a que se necesitarán en toda la ejecución de la campaña, el seguimiento de
esta y futuras estrategias. Estos profesionales serán: encargado de la estrategia,
comunity manager, comunicador social organizacional, relacionista público y productor
audiovisual; así mismo el desarrollador web y el animador web, se les pagará por
producto realizado y el diseñador por todos los productos realizados en un tiempo
determinado. (Ver anexo)

En este orden después de realizar todo un estudio de gastos para la estrategia de

comunicación digital aplicada a empresas de eventos, con una duración aproximada de
9 meses para su ejecución y establecida de manera permanente. Se necesitaría un
porcentaje anual de $172.460.920. Posteriormente a la realización de los puntos de
partida de la estrategia el presupuesto del seguimiento de la estrategia será menor.

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Finalmente, me queda la satisfacción de haber logrado entender un nicho de negocio

que tiene lazos intrínsecos con la carrera que escogí, pues agrupa una gran variedad
de aspectos sociales humanos de la actualidad en los que se pueden observar un sin
número de comportamientos que pueden llevar a una mejor comprensión de cada
individuo que busca la unidad social, resaltando los valores que se producen y las
emociones que pueden llevar al éxito o fracaso de un negocio centrado en la resolución
de necesidades de la sociedad. El análisis de las personas responsables de todo esto
ha sido gratificante al lograr entender la importancia y la delicadeza de cumplir los
compromisos con actividades en directo como eventos, las cuales se toman en serio en
pro de lograr la satisfacción de cada cliente. Espero este trabajo sea usado por otras
empresas que se dediquen a procesos parecidos (no sólo las de eventos), pues
desafortunadamente no contamos con investigaciones que agrupen esta compleja red
de comunicaciones digitales.

A raíz de esto y la consecución de este trabajo se han llegado a las siguientes

conclusiones particulares:

91
 Todas las empresas sean organizadoras de eventos o no, deben tener un
presupuesto establecido para inversión en tecnología, como vimos el futuro está
en lo digital y aunque no se deben dejar a un lado las herramientas offline,
muchas de ellas ya son obsoletas, es por esto que hay que realizar una revisión
general de las herramientas utilizadas y con el presupuesto ya establecido
cambiarlas o modificarlas. El mundo de la digitalización se apoderó de las
organizaciones y no quedó más remedio que apostarle en gran medida a ello. Es
por esto que es importante llevar un análisis estratégico de estas herramientas,
ya que el abuso también puede ser dañino y ocasionar el efecto contrario, se
debe encontrar un equilibro en la producción de nuevas tecnologías y contar con
un buen equipo que ayude a ejecutarlo de manera rápida y efectiva.

 Se ha logrado observar que los eventos son y serán una herramienta de

activación de marca muy efectiva para las empresa y que el futuro de Colombia
podrá estar enfocado en los eventos empresariales; para nadie es un secreto
que asistir a eventos es una excelente oportunidad para conocer y darse a
conocer así que es importante invertir en estas estrategias. Las marcas deben
buscar diferentes mercados y captar clientes de manera estratégica, de tal modo
que la recepción de cliente sea más sencilla y tenga mayor efectividad, el tener
una base de datos fuerte y sólida, hará de la empresa un proyecto fuerte con
bases y potencialidades

 Desde que existe el momento 0 de la verdad, la opinión pública virtual y el

cliente hace uso de internet para adquirir productos o servicios, el control de lo
que se dice se desligó, es por esto que la nube debe ser el principal medio para
captar, controlar y medir la satisfacción y la receptividad de los clientes. Hoy en
día el cliente tiene mucho más poder del que tiene la empresa y sabe más de lo
que debería, así que hay que tenerlo feliz y crear estrategias para este fin.

 Así como la digitalización, las relaciones públicas deben ser parte de cualquier
estrategia de comunicación, ya que estas apoyan la visión de la organización y

92
 el crecimiento continuo, las relaciones públicas permiten aumentar la banda de
clientes, aliados y generar posicionamiento de marca. Hoy en día cualquier
herramienta que implique interacción, simboliza alianza, contactos y nuevas
oportunidades; existe un punto exacto donde las relaciones públicas llegan e
impactan, debe ser ese punto en el que se usen, en este caso las empresas de
eventos deben aprovechar al máximo esta estrategia para poder apropiarse de
clientes.

 Cada día los clientes se vuelven más exigentes, hoy en día el cliente tiene más
opciones para escoger y una diferencia mínima puede hacer que este escoja un
producto u otro, es por esto que hay que darle valores agregados, elementos
diferenciales, que hacen de un producto básico, algo especial, no se puede dejar
a un lado, que el cliente sólo busca satisfacer una necesidad, hay que mostrarle
que más allá de satisfacer su necesidad se debe apropiar de la marca, creer en
ella, llegar al nivel más alto del top of heart y que al pensar en eventos sólo
piense en su marca, en su empresa porque no habrá mejores opciones en el
mercado.

 Aunque los eventos son una gran estrategia, es importante tener cuidado con
ellos, no es lo mismo comprar un producto, que “comprar” un evento, el evento
requiere la producción en el momento, la ejecución instantánea y la contingencia
adecuada, nunca se tiene completa certeza de que el evento saldrá perfecto, así
que por un pequeño diferencial se puede hacer que el cliente se sienta confiado
con el servicio contratado y sólo espere con ansias su evento anhelado.

93
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7. ANEXOS

Ver los anexos en CD adjunto.

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