TAREA #1

ANÁLISIS DE PROCESO:
CUENTAS POR PAGAR-
MEDIA PAYABLES

EMPRESA: LION RESOURCES

31 ENERO, 2019

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA MAESTRÍA INGENIERÍA INDUSTRIAL

ESTUDIANTES:
MARÍA GABRIELA VALLEJO ASTÚA B06482
ALEJANDRA VENEGAS FLORES B89335

1
 ANÁLISIS DEL PROCESO Y PROPUESTA DE MEJORA

1. Proceso seleccionado actual: Cuentas por Pagar – Media Payables

A continuación, se aborda por medio de la herramienta “cursograma analítico” el proceso seleccionado (ver
diagrama N°1), el cual contempla el desglose de las actividades (25) que constituye el proceso actual, así como
su respectiva clasificación en actividades de operación, transporte, espera, inspección y almacenamiento y los
tiempos requeridos para la ejecución de cada actividad.

DIAGRAMA N°1. CURSOGRAMA ANALÍTICO DEL PROCESO ACTUAL

Diagrama Nº1 Resumen
Proceso: Cuentas por Pagar-Media Payables
Actividad Actual Propuesto Economía
Empresa: Lion Resources
Operación 17
Actividad: Registro Manual de Facturas de ACTIVE en Mbox
Transporte 1
Tiempo: 334 minutos / 5.57 horas
Espera 5

Método: En Ejecución Inspección 1

Lugar: Eurocenter Torre 2 Piso 1 Almacenamiento 1

Símbolos
Tiempo
Descripción
(minutos)

Recibir un correo por parte del vendor avisando que hay

1 1
facturas nuevas
2 Acceder al portal mediante el link adjunto en el correo 2

3 Loguearse con los credenciales 1

Buscar por mes y por cliente la carpeta donde están las
4 5
facturas detalladas en el correo
5 Descargar los PDFs de la facturas 30
Separar los PDFs de las facturas (vienen en batches con
6 120
diferentes cantidades de facturas)
7 Abrir Mbox (sistema donde se registran las facturas) 1

8 Abrir transacción SPOT FINANCIAL INQUIRY 1

Generar un reporte por cliente y mes de servicio de las
9 5
facturas previamente ingresadas
10 Descargar el reporte en excel 5

11 Buscar las facturas nuevas por invoice number en el excel 60

Descargar el WRITER (archivo donde se encuentran todas
12 10
las órdenes de compras abiertas)
Filtrar para encontrar la orden de compra de la factura
13 3
nueva
14 Abrir transacción AFFIDAVIT ENTRY en Mbox 1

15 Ingresar el Vendor ACTM remit 004 (siempre es el mismo) 1

16 Ingresar el Mes de Servicio (de acuerdo con la factura) 1

17 Ingresar el Cliente, el Producto y el Estimado de la factura 1

18 Ingresar el Monto Bruto 1

19 Ingresar el Monto Neto 1

20 Ingresar los Spots de la factura (tiempo, duración, fecha) 5

21 Guardar el ingreso manual de la factura 1

22 Correr el Matching Report 5

Codificar el PDF de la factura de acuerdo con el registro que
23 3
se hizo en el sistema
24 Enviar a Escanear las factura al Scanning Center 10
Tarea que no agrega valor
Verificar que se escaneó y se guardó la factura en la base
25
llamada BrandVault
60 Tarea que agrega valor

Fuente: Elaboración propia, 2019.

2
 2. Análisis ESIA (Eliminar, Simplificar, Integrar, Automatizar): Una vez detallado el proceso en su versión
actual, se procede a aplicar la herramienta ESIA (ver cuadro N°1) como instrumento que facilita el
tratamiento sobre aquellas actividades que no agregan valor.

CUADRO N°1. ANÁLISIS ESIA

ELIMINE SIMPLIFIQUE INTEGRE AUTOMATICE

Procesos:
1. Recibir correos por
parte del vendor
Sistemas:
2. Acceder al portar Procesos: Captura de Datos:
Unificar en un
web del vendor 1. Las facturas se dejan Ya no es necesario ingresar la
solo sitio la
3. Buscar las facturas de recibir físicamente y factura manualmente, se recibe
información
que se deben ingresar se reciben por medio de una transmisión
(registro, factura,
4. Ingresar las facturas electrónicamente electrónica
pago)
manualmente
5. Separar los PDFs de
las facturas
Transferencia de datos:
Transportes: El PDF de la factura se transfiere
1. Enviar la factura al automáticamente a la base de
scanning center datos de Resources, ya no hay que
enviarla al scanning center
Análisis de datos:
Duplicación:
Los analistas que procesan las
1. La factura se guarda
facturas tienen menos información
en dos lugares
que analizar, por lo que se
diferentes (en el portal
minimizan los riesgos como pagos
web del vendor y en la
duplicados u órdenes de compra
base de Resources).
incorrectas
Flujo:
Al aplicar la tecnología hay menos
partes involucradas por lo que el
flujo se disminuye de 25 a 7 pasos
Fuente: Elaboración propia, 2019.

3
 3. Proceso seleccionado mejorado: Cuentas por Pagar – Media Payables

A continuación, se aborda por medio de la herramienta “cursograma analítico” el proceso seleccionado en su

versión mejorada (ver diagrama N°2), el cual contempla el desglose de las actividades después del análisis ESIA
(Eliminar, Simplificar, Integrar, Automatizar). La nueva versión del proceso contempla un total de 7 actividades,
las cuales en su totalidad agregan valor al resultado esperado.

DIAGRAMA N°2. CURSOGRAMA ANALÍTICO DEL PROCESO MEJORADO

Diagrama Nº2 Resumen

Proceso: Cuentas por Pagar, Media Payables

Actividad Actual Propuesto Economía
Empresa: Lion Resources

Operación 17 3 14
Actividad: Registro Manual de Facturas de ACTIVE en Mbox
Transporte 1 0 1
Tiempo: 37 minutos / 0.62 horas
Espera 5 2 3

Método: Propuesto Inspección 1 1 0

Lugar: Eurocenter Torre 2 Piso 1 Almacenamiento 1 1 0

Símbolos
Tiempo
Descripción
(minutos)

Recibir las facturas en Mbox por medio de una

1 10
transmisión
Distribuir las facturas a los analistas en el inventario
2 10
diario
3 Abrir Mbox 1

4 Abrir la transacción Electronic Invoice Hotlist 1

5 Filtar por las facturas asignadas en el inventario 5

6 Aceptar las facturas en el sistema 5

Verificar por medio del estatus si hay facturas
7 5
duplicadas y
Fuente: Elaboración propia, 2019.

4
4. Principales cambios realizados: En la lista a continuación se mencionan aquellos cambios que
fueron aplicados a la propuesta mejorada del proceso, asegurando que las actividades que lo
constituyen agreguen valor y así alcanzar una mayor eficiencia en el mismo.
a. Disminuir el tiempo de procesamiento de un batch de 100 facturas de 5 horas a 30
minutos.
b. Aplicar la tecnología sin necesidad de inversión adicional de recurso ya que la empresa
cuenta con esta plataforma de transmisión electrónica para todos los proveedores.
c. Simplificar el proceso y lograr cumplir con el SLA (service level agreement) establecido
para los clientes.
d. Disminución del headcount utilizado para procesar las facturas de ACTIVE de 3 a 1
persona.
e. Evitar pagos duplicados debido a que por medio de la transmisión electrónica el sistema
detecta las facturas duplicadas y se pueden analizar y eliminar de inmediato.
f. Integrar al proveedor en la otra cara del proceso, logrando mejores relaciones que
simplifican el trabajo diario.
g. Se elimina la dependencia con el Scanning Center cuando se necesita acceder a una
factura que no se encuentra en BrandVault, ya que la transmisión electrónica siempre
adjunta la factura con el registro.
h. Se elimina el tráfico de correos innecesarios.