UNIDAD DE

DIRECTIVA DE “GESTIÓN DE CALIDAD Y

DOCUMENTOS” ACREDITACIÓN
CODIGO: DIRECTIVA
D-UCA-002 VERSIÓN: V.01
(Aprobado en la Sesión Extra-Ordinaria N° 06 del Consejo de Facultad de la FIEECS de fecha 17.10.19)

1. Objetivo.-
1.1. Establecer una metodología para la elaboración, revisión, aprobación, difusión y mantenimiento (actualización o
caducidad) de documentos relacionados a los procesos, con uniformidad de contenido y presentación.

2. Finalidad.-
2.1. La presente directiva tiene como finalidad establecer los procedimientos para el desarrollo de los documentos de gestión
de la Facultad de Ingeniería Económica, Estadística y Ciencias Sociales.

3. Alcance.-
3.1. Las disposiciones contenidas en el presente documento son de aplicación para todos los documentos que respalden
algún proceso académico y/o administrativo que se elaboren en la Facultad de Ingeniería Económica, Estadística y
Ciencias Sociales.

4. Referencias Normativas.-
4.1. Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM – Política Nacional de Modernización Pública.

5. Responsabilidad.-
5.1. El cumplimiento del presente documento es de responsabilidad del Consejo de Facultad y la Unidad de Calidad y
Acreditación.
5.2. El desarrollo de documentos de gestión es de responsabilidad de la unidad de apoyo académico con soporte de la unidad
de calidad y acreditación.
5.3. Es responsabilidad de revisar y verificar los documentos de gestión: el consejo de facultad, decano de la Facultad y
los jefes/coordinadores de la unidad al cual pertenece el documento.
5.4. La difusión de los documentos de gestión es de responsabilidad de la unidad de extensión cultural y
proyección social.

6. Vigencia.-
6.1. La presente directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación mediante Resolución Decanal.
7. Definiciones.-
7.1. Anexo.- Tabla, diagrama u otro de similar naturaleza, que se incluye al final del documento con el fin de facilitar la
explicación de algún tema/proceso/actividad relacionados al mismo. Tiene significado por si solo y puede ser utilizado de
manera independiente al procedimiento.
7.2. Diagrama de Flujo.- Es un complemento de la estructura de un proceso o de un procedimiento, ya que es la
representación gráfica de lo que se describe textualmente, permitiendo una visión del conjunto de las actividades. En
éste se muestran gráficamente las unidades o puestos que intervienen, las operaciones que realizan, la secuencia de las
mismas y, si es necesario, el equipo utilizado en cada caso.
7.3. Directiva.- Norma o conjunto de normas e instrucciones que dirigen, guían u orientan y que son de cumplimiento
obligatorio.
7.4. Ficha de Proceso.- Documento que describe de manera esquemática los componentes de un proceso, como son: el
responsable del proceso, documentos (normativas, procedimientos, formularios) que le dan soporte,
información/productos de entrada o de salida de dicho proceso, recursos requeridos, entre otros.
7.5. Formulario.- Documento que contiene campos vacíos para registrar datos, según lo requiera un determinado proceso, que
sirve como respaldo de la ejecución del mismo.
7.6. Guía de Usuario.- Conjunto de pasos que orientan al usuario para el adecuado manejo de un determinado sistema
informático.
7.7. Hoja Informativa.- Comunicados de temas particulares que requieren ser difundidos por las unidades
académicas/administrativas a los clientes internos o externos.
7.8. Hoja de Ruta.- Correo emitido a los responsables de revisar el documento en desarrollo.
7.9. Instructivo.- Documento que contiene una serie de explicaciones e instrucciones agrupadas, organizadas y expuestas
para establecer la manera de efectuar una actividad específica.

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7.10. Lineamiento.- Conjunto de pasos, reglas, objetivos, etc que se establecen con el fin de organizar, regular o lograr el
desarrollo de algo o alguien.
7.11. Manual.- Compendio que agrupa documentos relacionados entre sí y se preparan de acuerdo con la necesidad de las
unidades académicas/administrativas.
7.12. Plantilla.- Tipo especial de formulario que contiene los puntos principales para desarrollo de los documentos que
componen el Sistema de Gestión Documentario.
7.13. Política.- Orientaciones generales que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto, campo o sistema
determinado y de la cual se derivan objetivos, acciones y directivas, entre otros.
7.14. Procedimiento.- Conjunto de actividades relacionadas en una secuencia lógica y ordenada, que describe por escrito la
participación, oportunidad y responsabilidad de las unidades académicas/administrativas de la USIL en la realización de
dichas actividades. Es la manera específica de efectuar un proceso. Los procedimientos son susceptibles de ser
auditados.
7.15. Reglamento.- Es el conjunto ordenado de reglas establecidas por una autoridad competente a fin de establecer
parámetros para desarrollar o ejecutar un tema/proceso o actividad en específico. Este se debe estar basado
necesariamente sobre leyes nacionales y/o internacionales.
7.16. Tabla descriptiva.- Elemento utilizado para formularios, herramientas y aplicaciones en relación al sistema de trabajo de la
Facultad.

8. Disposiciones Generales.-
8.1. El Sistema de Gestión de Documentos se basa sobre los siguientes tipos de documentos, ordenados según su jerarquía:
a) Reglamento
b) Política
c) Manual
d) Directiva
e) Lineamiento
f) Procedimiento
g) Ficha de Proceso
h) Guía de Usuario
i) Hoja Informativa
j) Instructivo
k) Formulario
l) Plantilla

8.2. En caso de que el sistema requiera como sustento documentos de origen externo, estos serán identificados por cada
unidad académica/administrativa y se controlará el acceso a los mismos.
8.3. Los documentos se desarrollan en cinco etapas: Elaboración, Revisión, Aprobación, Difusión y Mantenimiento. Los
tiempos requeridos para cada etapa se detallan en el Anexo A.
8.4. Considerar que la aprobación de documentos como reglamentos debe ir acompañada por su consiguiente resolución, lo
cual se solicita a la oficina de la Secretaría de la Facultad, y esta resolución debe emitirse según la instancia que apruebe el
documento (Consejo de Facultad o Decano).

9. Disposiciones Específicas.-
9.1. Elaboración:
9.1.1. Los documentos a elaborar se realizan a solicitud de usuarios internos y según los procesos que se requieran
documentar, enmarcados en el Mapa de Procesos de la Facultad.
9.1.2. Es obligatorio el uso de las plantillas definidas para la elaboración de los documentos y la estructura de los mismos.
Cualquier cambio en su uso, deberá contar con el V°B° del Decano de la Facultad.
9.1.3. Todos los documentos, a excepción de los formularios, deben estar identificados mediante un rótulo o etiqueta,
según se indica en el Anexo B.

9.2. Revisión:

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9.2.1. Una vez elaborado el documento por la Unidad de Apoyo Académico con soporte de la Unidad de Calidad y
Acreditación, y el personal operativo de la(s) unidad(es) académica(s)/administrativa(s) que lo requiera(n), se remite
para su revisión a la jefatura o jefaturas de las unidades a cargo de dicho personal operativo.
9.2.2. Respecto al resultado de la revisión del documento, se debe considerar lo siguiente:
9.2.2.1. No se tienen observaciones: Se clasifica y codifica el documento y se comunica a todas las unidades
académicas/administrativas involucradas.
9.2.2.2. Si tienen observaciones: Se realizan los cambios correspondientes. Queda bajo potestad de la Jefatura de
la Unidad de Calidad y Acreditación enviar el documento a los usuarios ruteados resaltando los cambios
para una nueva revisión.

9.3. Aprobación:
9.3.1. Dependiendo del tipo de documento y su alcance, la aprobación será solicitada al Consejo de Facultad o Decano,
según corresponda.
9.3.2. Una vez obtenida la aprobación de los responsables, la Unidad de Calidad y Acreditación enviará el
documento para su firma y su posterior custodia.
9.3.3. Se actualiza el listado de Documentos y Registros.

9.4. Difusión:
9.4.1. La fecha de publicación del documento será al día siguiente de su aprobación por el Consejo de Facultad
y/o Decano.
9.4.2. La difusión es dirigida a todos los que pertenecen a la comunidad de la Facultad de Ingeniería
Económica, Estadística y Ciencias Sociales, a través de los siguientes medios:
9.4.2.1. Página web.- Para docentes / Para alumnos / Para Administrativos.
9.4.2.2. Correo Institucional.- Para docentes / Para Administrativos.
9.4.2.3. Red Social Facebook.- Para docentes / Para alumnos / Para Administrativos / Otros.
9.4.2.4. Otros medios, según se defina.
9.4.3. La difusión de los documentos se realiza como máximo tres (3) días calendario posteriores a la
aprobación.

9.5. Mantenimiento:
9.5.1. Los documentos aprobados se conservan en la vía que fue difundida hasta que deba reemplazarse por uno
actualizado.
9.5.2. Los cambios en cada actualización se reflejan con texto en cursiva.
9.5.3. Los documentos firmados físicamente serán conservados de manera permanente en la Secretaria de la Facultad.
9.5.4. En el caso específico de los formularios completados con datos/información, deberán conservarse por un tiempo
establecido en las directivas o procedimientos respectivos, según se requiera. Y a la vez escanearlos y guardarlo
en un sistema de almacenamiento digital.

9.6. Instrucciones:
9.6.1. Para la elaboración de cualquiera de los tipos de documentos definidos, debe considerarse lo siguiente:
9.6.1.1. Respetar la estructura del formato, el cual es similar al usado en este documento.
9.6.2. Sus partes principales son:
9.6.2.1. Encabezado.- Recuadro que se encuentra en la parte superior del documento y que permite identificarlo,
al igual que registrar el número de revisión y aprobación de la versión que se difunde. Debe estar
impreso en todas las hojas del documento. En el Anexo B se indica el modelo de encabezado y sus
componentes.
9.6.2.2. Cuadro de Validación.- Recuadro que se encuentra en la parte inferior de cada página y que permite
registrar la fecha (mes/año) de aprobación. Debe estar impreso en todas las hojas del documento. En el
Anexo C se indica el modelo de cuadro de validación y sus componentes.

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9.6.2.3. Contenido.- Cada tipo de documento puede contemplar distintas secciones las cuales se listan a
continuación:

Tipo de Documentos
CONTENIDO Ficha de Guía de Hoja
Reglamento Política Manual Directiva Lineamiento Procedimiento Instructivo Formulario Plantilla
Proceso Usuario Informativa
Objetivo x x x x x x x
Finalidad x x x x x x x x x
Alcance x x x x x x x x
Referencias
x x x x x
Normativas
Responsabilidad x x x x x x
Vigencia x x x x
Definición x x x x x
Disposiciones
x x x x x x
Generales
Disposiciones
x x x x x x
Especificas
Desarrollo del
x x x x x x x x x x x x
Documento
Anexo x x x x x

9.6.2.4. En el Anexo D se detalla el contenido de cada una de las secciones listadas en la tabla anterior.
9.6.3. En el caso específico de los formularios, además de los campos requeridos para el proceso en el que será
aplicado, se debe tomar en cuenta la inclusión de los siguientes puntos: Logo vigente de la institución,
codificación (registrada según lo indicado por la Unidad de Calidad y Acreditación), número de páginas, quién
elabora / revisa / aprueba el documento y la fecha de su publicación.

9.7. Codificación del Documento:

9.7.1. La codificación de un documento lo identifica para su gestión. Esta codificación debe ser solicitada a la Unidad de
Calidad y Acreditación, previo a su difusión.
9.7.2. La codificación se realiza en función a la siguiente nomenclatura:

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LETRA SIGNIFICADO VARIABLES

R: Reglamento
Po: Politica
M: Manual
D: Directiva
L: Lineamiento
P: procedimiento
FP: Ficha de Proceso
T Identifica Tipo de Documento G: Guía de Usuario
H: Hoja Informativa
I: Instructivo
F: Formulario
Pl: Plantilla
A: Administrativo
C Identifica la Clasificación del Documento
B: Académico
UCA: Unidad de Calidad y Acreditación
GHJ Identifica la unidad académica/administrativa de la cual depende el tem UAA: Unidad de Apoyo Académico
…

KMN Identifica el número correlativo del documento 001….999

Fo: Diagrama de Flujo
X Identifica documentos adicionales al documento T: Tablas descriptivas
…

9.7.3. Por ejemplo: DA-UCA-001 (Donde D es una directiva, A indica que está clasificado como administrativo, UCA
indica que es de la Unidad de Calidad y Acreditación y 001 indica que es el primer documento elaborado).

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ANEXO A

TIEMPOS REQUERIDOS PARA EL DESARROLLO DE DOCUMENTOS

TIPOS DE (DÍAS HABIELES)
DOCUMENTOS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN DIFUSIÓN
3 5 10 20 3 5 10 20 5 10 3
Reglamento X X X X
Política X X X X
Manual X X X X
Directiva X X X X
Lineamiento X X X X
Procedimiento X X X X
Ficha de Proceso X X X
Guía de Usuario X X X X
Hoja Informativa X X X X
Instructivo X X X X
Formulario X X X X
Plantilla X X X X

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ANEXO B

Modelo de Encabezado para los documentos.

A D
C
B E
F

A. Logotipo de la Universidad Nacional de Ingeniería

B. Código que identifica el documento

C. Nombre del documento

D. Nombre que identifica a la unidad académica/administrativa que elabora el documento

E. Tipo de documento

F. Número de versión del documento

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CALIDAD Y
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ACREDITACIÓN
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DIRECTIVA
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D-UCA-002

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ANEXO C

Modelo de cuadro de validación para los documentos

Elaborado: Revisado: Aprobado:

I
G H

G. Firma de la Jefatura de la Unidad de Apoyo Académico, Unidad de Calidad y Acreditación y/o de los
responsables de las unidades académicas/administrativas que participan en esta etapa.

H. Firma de las Jefaturas de los responsables de la unidad que participan en esta etapa.

I. Firma del Consejo de Facultad y/o Decano.

J. Registro de la fecha (mes/año) de cuándo fue aprobado el documento.

Elaborado: Revisado: Aprobado:

Unidad de Calidad y Acreditación Consejo de Facultad.

Decano.

Fecha: Mes / Año

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ANEXO D

CONTENIDO SEGÚN TIPO DE DOCUMENTO

1. OBJETIVO

Establecer el objetivo o el propósito para el que está desarrollado el documento y que puedan ser medibles.

2. FINALIDAD

Establecer la finalidad para el que está desarrollado el documento.

3. ALCANCE

Establecer los programas, unidades académicas/administrativas y/o puestos involucrados/afectados en la ejecución del
documento.

4. REFERENCIAS NORMATIVAS

Indicar la normativa que se aplica y alude en el documento. Puede ser más de una y debe guardar un orden de importancia.

5. RESPONSABILIDAD

Indicar el/los cargos responsables de la aprobación, implementación, supervisión, verificación y cumplimiento de lo

establecido en el referido documento. Se debe adicionar también cualquier factor limitativo, así como la responsabilidad
y labor que les compete para su cumplimiento.

6. DEFINICIONES

Incluir términos específicos que se mencionan en el documento, cuya previa definición sirve para facilitar la
comprensión y ejecución del mismo. Incluir solo aquellas definiciones relevantes involucradas en el documento, evitando el
exceso y redundancia.

7. DISPOSICIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS

En este apartado se podrán agregar sugerencias claras, breves y sencillas que, sin ser parte del documento normativo,
aclaran o amplían la descripción de uno o más temas/procesos/actividades relacionadas al mismo.

8. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

A. Debe desarrollarse de lo general a lo particular.

B. Debe participar el personal responsable del tema/proceso/actividad a documentar.
C. En caso de descripción de actividades, se recomienda desarrollar primero un flujo y luego narrarlo.
D. Describir los temas/procesos/actividades más importantes del documento a desarrollar, según el detalle que se
requiera, los mismos que deben ser presentadas en forma secuencial, señalando quién es

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responsable de ejecutarlos y en qué consisten.

E. El quién, se refiere al cargo de la persona que realiza la actividad, o bien, puede referirse a la unidad
académica/administrativa encargada de dicho tema/proceso/actividad.
F. El qué, se refiere a los temas/procesos/actividades, los que deben presentarse en orden secuencial, siguiendo el
orden de desarrollo de los mismos. Para que la secuencia sea más clara y ordenada, se recomienda asignar un
número progresivo a cada tema/proceso/actividad que se realice, procurando que ese número debe indicar el orden
secuencial, señale quien realiza la acción.
G. Para la redacción de los temas/procesos/actividades, se recomienda tomar en cuenta las siguientes premisas:
 Desarrollar una sola idea por párrafo.
 Asignar un número consecutivo al tema/proceso/ actividad que se desarrolla.
 Mencionar la unidad o el cargo de la persona responsable de ejecutar el tema/proceso/actividad.
 Narrar el tema/proceso/actividad que debe realizar el responsable de la actividad.
 La redacción debe ser clara, simple, directa y sin adjetivos, para evitar confusiones de
interpretación. Los pasos a seguir indicados en procedimientos o instructivos.
 Los objetivos, responsabilidades y otras secciones del documento deben redactarse con verbo intransitivo.
 Debe evitarse frases largas, manteniendo párrafos cortos y palabras precisas, con significados específicos.

9. ANEXOS

Se los identifica con letras: Anexo A, Anexo B, etc.

Sus páginas forman parte de la numeración de páginas del documento. Tipo de

anexos:

 Diagrama de Flujo
 Tabla Descriptiva
 Otros.

Elaborado: Revisado: Aprobado:

Unidad de Calidad y Acreditación Jefe de Calidad y Acreditación. Consejo de Facultad.

Fecha:17-10- 2019

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