Seguridad social por parte del empleado:  Siempre se debe descontar 4% para salud y 4% para
pensión del devengado del trabajador, si corresponde se debe descontar el 1% para el fondo de
solidaridad pensional y de igual manera sucede con la ARL, estos dos últimos son casos especiales,
le recomendamos que lea cada artículo para que comprenda mejor el tema.

 Libranzas:  Es un préstamo o crédito otorgado por una entidad financiera, que en convenio con la
empresa, las cuotas serán descontadas directamente del devengado del empleado.

 Embargos:  El salario de un empleado podrá ser embargado por disposición de autoridades

judiciales, debido a obligaciones financieras no cumplidas o cuotas alimentarias.

 Obligaciones financieras con el empleador:  El empleado podrá solicitar anticipos o prestamos al

empleador para que sean descontados de la nómina.

 Retención en la fuente:  Cuando el empleado supera el monto establecido para que sea objeto de
retención por salario, el empleador está en la obligación de calcular dicho valor y descontarlo al
empleado, esto sucederá al devengar más de 87 uvt.

Lo que reciba el empleado será el resultado de restar las deducciones al total devengado, tenga
en cuenta que hay deducciones que no se pueden hacer a un trabajador sin que este de su
autorización y de igual manera tampoco se podrán descontar valores que afecte su mínimo vital.

Todas las deducciones que se vieron anteriormente son valores que debe pagar el empleado, pero
el empleador también tendrá que asumir unos gastos por concepto de la relación laboral:

Provisiones

El empleado tiene derecho a que se le reconozcan sus prestaciones sociales cuando finalice el
contrato o cuando se cumpla las condiciones para el desembolso de cada una, para comprender
mejor el tema de las prestaciones sociales le recomendamos leer:

Para dar claridad al tema, cada día que el empleado labora, además de sus conceptos salarias que
se cancelan en un periodo no superior a un mes, también se le deben calcular las prestaciones,
aunque estas no se pagan todos los meses, el empleador si adquiere una deuda con el empleado y
por esta razón se debe contabilizar una provisión que sería una cuenta por pagar.

Ejemplo de provisiones en la nómina

Ejemplo de provisiones en la nómina

El empleador en su contabilidad demuestra que el total de las cuentas por pagar a mayo son de
tan solo $ 500.000, nunca realizó una provisión de las prestaciones, teniendo 10 empleados a
todos ellos les deberá en total $ 9.216.000 aproximadamente, un valor que no se encuentra en la
contabilidad, puesto que, nunca realizo la provisión de ese gasto, pero si tuviese que liquidar a
todos los empleados debería pagar de inmediato.

De esta manera se evidencia la importancia de las provisiones dentro de la contabilidad y la

iquidación de la nómina, puesto que es una obligación que

adquiere diariamente el empleador con sus empleados.

Las provisiones se deben calcular y contabilizar cuando se realiza la liquidación de la nómina, los
valores de las provisiones se calculan multiplicando el salario del empleado por:

Prima: 8.33%

Cesantías: 8.33%

Intereses de cesantías: 1% sobre las cesantías.

Vacaciones: 4.17% excluyendo el auxilio de transporte.

Más información en Leegales: https://dianhoy.com/liquidacion-de-nomina/

Seguridad social y parafiscales

La seguridad social y los aportes parafiscales son dos conceptos que no se deben confundir, puesto
que cada uno de ellos está conformado de distinta manera, aunque su finalidad es muy similar.

Por parte de las prestaciones sociales como ya vimos una parte se debió descontar al empleado,
pero ahora el empleador debe calcular el valor que le corresponde a él, lo cual se determina de
igual manera con base al salario del empleado, pero con distintos porcentajes, que en este caso
serán:

Salud: 8.5%

Pensión: 12%

ARL: depende del nivel de riesgo.

🔗 Artículo recomendado

Qué es la seguridad social y cómo se liquida

De esta manera se recauda todo el dinero que se le debe cancelar a cada entidad, lo cual en total
suma un 12.5% para la EPS y un 16% para el fondo de pensión o FPS.

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Por otra parte, los parafiscales deben ser pagados en su totalidad por el empleador, los valores
que debe pagar son:

Caja de compensación familiar: 4%

I.C.B.F: 3%

Sena: 2%

Es de extrema importancia que lea el artículo sobre aportes parafiscales, puesto que existen
algunos beneficios para los empleadores en este sentido.

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Aportes parafiscales: Tarifas y legalidad

¿Cuándo se debe realizar la liquidación de nómina?

La liquidación de la nómina se debe realizar, según lo pactado en el contrato de trabajo, de

manera obligatoria el contrate de trabajo debe contener expresamente, con que periodicidad se
va a cancelar el salario.

El acuerdo entre las dos partes se puede dar por pagos, semanales, quincenales o hasta
mensuales, siendo este último el límite de tiempo para que el empleador le pague a sus
empleados.

Ejemplo práctico para la liquidación de nómina

En este caso veremos un ejemplo práctico real, de todo el proceso para la liquidación de una
nómina, la cual tiene los siguientes empleados:
Nombre Básico A. transporte Horas extras Comisiones Total devengado

Manuel Pérez 1,000,000                      –                 –               –  1,000,000

Nubia Jiménez 600,000  51,427                 –               –  651,427

Andrés Rubio 438,902  51,427         43,000     100,000  633,328

Empecemos por resaltar los aspectos fundamentales que se deben tener en cuenta:

Solicitar las deducciones que pueda tener el empleado con las respectivas áreas de la empresa.

Tener presente el tope para aplicar la retención en la fuente.

Analizar si alguno de los empleados debe aportar al fondo de solidaridad pensional.

Tener en cuenta si el empleador está exento del pago de los aportes a salud, Sena e ICBF.

Revisar la liquidación de las horas extras y los recargos si el caso.

Descontar los días no laborados por los empleados en el caso de que no sean justificados, debe
tener en cuenta que los descuentos de salud y pensión si se deben realizar completos.

Mirar quiénes tienen derecho a recibir auxilio de transporte y quiénes no.

Conocer cada concepto devengado por el trabajador para diferenciar entre lo salarial y no salarial.

Teniendo en cuenta estos aspectos podremos empezar a realizar la liquidación de nómina con
mayor seguridad.

También le puede interesar: Documentos soporte de pago de nómina electrónico.

Aplicar deducciones

El empleado Manuel Pérez tiene un descuento por concepto de anticipo por parte del empleador
por valor de $ 300.000 durante cuatro quincenas, para el resto aplicará lo que corresponda de ley.

Teniendo en cuenta lo anterior, debemos realizar los respectivos descuentos de ley, estos son los
de seguridad social, debido a que ningún empleado supera el monto para aportar al fondo de
solidaridad pensional ni para aplicar retención en la fuente.

Al revisar cada uno de los conceptos evidenciamos que todos los pagos se consideran salario, por
ende, se deben tener en cuenta para el cálculo de la salud y pensión.
Nombre Salud Pensiónotras deducciones Total Deducciones

Manuel Pérez 40,000 40,000 300,000  380,000.00

Nubia Jiménez 24,000 24,000 0  48,000.00

Andrés Rubio 23,276 23,276 0  46,552.12

Neto a pagar

Teniendo el total devengado y las deducciones ya sabemos cuánto le debemos pagar a cada
empleado.

Nombre Total devengado Total Deducciones Neto a pagar

Manuel Pérez  1,000,000.00 380,000  620,000.00

Nubia Jiménez  651,427.00 48,000  603,427.00

Andrés Rubio  633,328.50 46,552  586,776.38

En este caso la liquidación de la nómina, dio como resultado un valor a pagar en total de $
1.810.203, ahora debemos calcular los demás valores que debe pagar el empleador.

Seguridad social y aportes parafiscales

El empleador cumple con las condiciones para estar exento de los aportes a salud, Sena e ICBF,
entonces debemos calcular exclusivamente los demás valores.

Recuerde que para estos cálculos no tendremos en cuenta el auxilio de transporte.

Seguridad Social % Valor

Salud 0 0

Fondo de Pensiones 12 261,828

ARL (riesgos laborales) 0.522 11,389

Total $ 273,217

Parafiscales % Valor

Caja Compensación Familiar 0.04 81,556

ICBF 0 0
SENA 0 0

Total Parafiscales 81,556

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Provisión de las prestaciones sociales

Este es el último paso, para calcular las provisiones debemos hacerlo por cada empleado y por
cada concepto de la prestación de la siguiente manera:

Nombre Total devengado Prima 8.33% Cesantías 8.33 % Intereses 1%

Vacaciones 4.17%

Manuel Pérez 1,000,000 83,300 83,300 833 41,700

Nubia Jiménez 651,427 54,264 54,264 543 25,020

Andrés Rubio 633,329 52,756 52,756 528 24,265

Debemos tener en cuenta que para el cálculo de la provisión de las vacaciones se excluye el auxilio
de transporte.

Esta es la manera de realizar una liquidación de nómina completa.

No olvide leer cada uno de los artículos relacionados, los cuales se fueron mencionados a lo largo
de esta guía, puesto que estos enseñan los tratamientos especiales que se pueden llegar a
presentar en casos específicos.

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Cómo elaborar la liquidación de un empleado

Formato para realizar la liquidación de nómina en Excel

Ponemos a su disposición nuestro formato de nómina para realizar la respectiva liquidación, de

igual manera es muy importante que conozca el tratamiento de la nómina, como fue explicada en
la guía anterior.

Descargar formato para liquidación de nómina

Tips para el uso del archivo

Hoja 1: Datos iniciales.

En la primera hoja debe ingresar los datos solicitados de cada empleado, nombre y sueldo.

Responda a la pregunta ¿Está exonerado de aportes de salud y aportes parafiscales?, debe elegir
una opción de la lista.

Elija una opción de la lista para la celda de auxilio de transporte, si el empleado tiene o no derecho
a recibir auxilio de transporte dependiendo de si devenga menos de dos salarios mínimos y si vive
a más de un kilómetro de distancia de la empresa.

Hoja 2: Liquidación de nómina

En este caso solo debe ingresar los días laborados por el empleado en el periodo, otros pagos
como comisiones y horas extras, y las respectivas deducciones por retención o por descuentos.

Más información en Leegales: https://dianhoy.com/liquidacion-de-nomina/