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Documentos para exportar: ¿cuáles son?

¿Qué documentos para exportar se necesitan?
Cualquier empresa exportadora debe conocer con detalle todos los documentos para
exportar que van a tener que elaborar, procesar y presentar para poder empezar a exportar.
“Los documentos para exportar más importantes para poder efectuar una
exportación son: la factura pro forma, la factura comercial, la lista de contenido, la
factura aduanera, la factura consular, el certificado de origen y los cuadernos ATA y
CPD”.
Los documentos para exportar más importantes y esenciales son los denominados
documentos comerciales.
Documentos para exportar: Factura pro forma
En el ámbito de los documentos para exportar se encuentra la factura pro forma, que es un
documento provisional emitido por el exportador con la finalidad de que el comprador
disponga de información completa sobre los productos o bienes que van a ser exportados.
Cuando las relaciones entre vendedor y comprador son habituales, la factura pro forma
sustituye a la oferta comercial, en la cual el exportador propone el precio y las condiciones
de venta de la operación. Si el comprador acepta la oferta, la factura pro forma sirve para
que el exportador confirme todos los datos de la venta.
La factura pro forma también se utiliza en otros tres contextos relacionados con el comercio
exterior: para acompañar el envío de muestras que no tienen valor comercial, para que el
comprador tramite una licencia de importación y para solicitar la apertura de un crédito
documentario al banco emisor (banco del comprador), cuando es éste el medio de pago
elegido.
Es obligado que en la factura pro forma se incluya en el encabezamiento, de forma bien

visible, la expresión pro forma para que no se confunda con la factura comercial.
Generalmente las facturas pro forma no se numeran, ni tampoco es aconsejable firmarlas o
sellarlas, salvo cuando lo solicite el cliente de forma explícita.
El contenido de la factura pro forma es similar al de la factura comercial. Como mínimo,

debe informar de lo siguiente:
 Fecha de emisión.
 Nombre, domicilio e identificación fiscal (nº de IVA comunitario para ventas en la UE) del
exportador (expedidor).
 Nombre, domicilio e identificación fiscal (nº de IVA comunitario para ventas en la UE) del
comprador (destinatario o consignatario).
 Descripción precisa de la mercancía, con mención expresa de la cantidad (unidades) que se
vende.
 Precio unitario y precio total en el INCOTERM y divisa cotizados.
 Número de bultos, peso bruto, peso neto y volumen.
 Desglose de gastos de transporte y seguro, si son por cuenta del exportador, a efectos de
calcular el valor estadístico y el valor comercial.
Factura comercial
La factura comercial es uno de los documentos para exportar más importantes en el flujo
documental de una operación de comercio exterior. Lo emite el exportador, una vez
confirmada la operación de venta, para que el comprador satisfaga el importe de los
productos y servicios que se suministran.
Además, es un documento contable que se utiliza como base para aplicar los derechos
arancelarios al paso de las mercancías por las aduanas.
La información que generalmente debe incluir la factura comercial es:
 Número y, si es preciso, la serie.

 Fecha de su expedición.
 Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del que expide la factura
como del destinatario de la operación.
 Número de Identificación Fiscal otorgado por la Administración tributaria española o, en su
caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que realiza la operación el
que expide la factura.
 Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos: entregas
intracomunitarias exentas, operaciones cuyo destinatario es el sujeto pasivo del IVA y
operaciones localizadas en el territorio de aplicación del impuesto cuando el empresario se
considera establecido en dicho territorio.
 Domicilio, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones.
 Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la
determinación de la base imponible del Impuesto.
 El tipo o tipos impositivos que se aplican a la operación.
 La cuota tributaria que se repercute y que deberá consignarse por separado.
 La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o bien la fecha en
la que se ha recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de
expedición de la factura.
Algunas empresas exportadoras consideran conveniente incluir información adicional,

como por ejemplo: la forma y el plazo de pago, el Incoterm pactado, la clasificación
arancelaria a título informativo y la especificación del modo de transporte.
“Uno de los documentos para exportar más importante es la factura comercial
porque es un documento contable que se utiliza como base para aplicar los
derechos arancelarios al paso de las mercancías por las aduanas”.
En las operaciones de comercio internacional la factura comercial debe ser conforme

también con lo estipulado en la normativa en el país de destino (contenido, idioma,
obligación de legalizar).
Lista de contenido
Otro de los documentos para exportar esencial es la lista de contenido. Se trata de un

documento de control que emite el exportador y en el que detalla todos los bultos, cajas o
paquetes que componen el envío que va a expedir. También se indica el peso y el contenido
de cada uno, identificándolos con un número o referencia.
Uno de los objetivos de este documento es facilitar la labor de inspección y reconocimiento

de los bultos que comprende el envío y que figuran en la factura comercial. También se
conoce como lista de bultos, lista de empaque o “packing list”.
Factura aduanera
La factura aduanera es uno de los documentos para exportar que emite el vendedor y que es
exigido por la Aduana de algunos países importadores con fines estadísticos o informativos.
Esta factura, en la que se detalla el precio, se envía junto con la mercancía exportada. Para
elaborarla, puede servir de base la factura comercial legalizada por un consulado en España
del país destinatario de la exportación. Hay países que exigen este documento específico,
como por ejemplo Canadá (Canada Customs Invoice o Facture des Doaunes Canadiennes).
Es recomendable que el exportador confirme esta información con el importador, el agente
de aduanas o la aduana de destino.
Factura consular
La factura consular es un documento especial emitido por el exportador y visado por un

consulado del país importador en el país de exportación. Este documento puede ser
requerido por las autoridades aduaneras de algunos países.
La factura consular sirve para verificar el valor, la cantidad y el origen de la mercancía

cuando se efectúe el despacho, sobre cuya base se determinará la clase de arancel que
deberán soportar los productos exportados. Es habitual también utilizar una factura
comercial visada por el consulado.
Certificado de origen
Dentro de los documentos para exportar, es también relevante el certificado de origen. Se

trata de un documento que prueba el origen de la mercancía y sirve para satisfacer las
exigencias de la aduana de destino, del importador/cliente o de la entidad financiera a
través de la cual se realiza la operación de exportación.
En España, las entidades de emiten este documento son las Cámaras de Comercio y están
expresamente habilitadas para expedir los certificados de origen no preferencial para
mercancías destinadas a la exportación.
Estas entidades pueden expedir certificados acreditando que el origen es de un país de la

UE, o de un tercer país. En este caso, las Cámaras de Comercio suelen solicitar que se
aporte documentación acreditativa de tal origen, como la factura del fabricante, el DUA de
importación, el certificado de origen del fabricante o una declaración del expedidor.
“Las Cámaras de Comercio de España son las entidades que emiten los
Certificados de origen y los Cuadernos ATA y CPD”.
Cuadernos ATA y CPD
El cuaderno ATA es un documento de Admisión Temporal de mercancías válido en los

países miembros de la Cadena ATA y que sustituye a los documentos nacionales de
exportación e importación temporal, en ciertos supuestos y cumpliendo determinados
requisitos.
Permiten que las mercancías de la empresa exportadora puedan viajar fuera de las fronteras
nacionales con el fin de: ser expuestas en ferias y exposiciones, ser utilizadas para la
realización de trabajos o servicios de tipo profesional o ser presentadas como muestras
comerciales por representantes.
Las Cámaras de Comercio de España son las entidades que emiten estos documentos.
La empresa que utiliza un cuaderno ATA se compromete a:
 Reimportar, en territorio comunitario, las mercancías amparadas por el cuaderno dentro

de los plazos autorizados.
 Cumplir lo dispuesto por las Administraciones aduaneras comunitarias y de los países de
destino o tránsito, para la utilización de los Cuadernos ATA.
 Satisfacer, en caso de venta, cesión, abandono, pérdida, robo, destrucción fortuita, omisión
del trámite aduanero de reexportación, reexportación en fecha posterior al plazo
autorizado de estancia en el país, etc., el importe de los derechos de importación y otras
tasas correspondientes en vigor, a la Administración Aduanera del país de importación. O
también, reembolsar a la Cámara de Comercio emisora todas las sumas que, en concepto
de derechos de importación y tasas, deba abonar a las autoridades aduaneras del país de
admisión temporal, y de cuantos gastos origine la cancelación definitiva de este
documento.
Documentos de transporte para exportar
Dentro de los documentos para exportar también deben tener en cuenta los documentos del
transporte físico de la mercancía.
Estos documentos son de por si contratos de transporte de mercancías entre las partes
(vendedor y comprador) y se suelen utilizar como un acuse de recibo que certifica que la
mercancía ha llegado al punto de entrada en el país de destino.
Cuando el transporte es por carretera, el documento es el CMR o contrato de transporte

internacional por carretera. Si la mercancía viaja en tren el documento utilizado será el
CIM o contrato de transporte internacional por ferrocarril.
Si el transporte es por vía marítima, la naviera o el agente es quien emite el Conocimiento

de embarque marítimo o Bill of Lading (B/L)). Este documento certifica que la mercancía
ha sido embarcada en el buque y que va a ser entregada en el puerto de destino que consta
en el B/L.
Si el transporte se lleva a cano por avión, el documento es el Conocimiento de embarque

aéreo o Air Way Bill (AWB).
Otro de los documentos para exportar vinculado al transporte es la Póliza de seguro de la

mercancía,que contratará el exportador si así lo ha acordado con el comprador o
importador.
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