PRÁCTICA 1

INTRODUCCIÓN A MS PROJECT

Objetivos:

Conocer las características generales de una herramienta software para la gestión de proyectos.
Aprender el manejo básico de MS Project.1

Actividades:

1) Repasar los conceptos básicos de gestión de proyectos. a)

Partes de un proyecto:
i) Tareas. ii)
Hitos.
iii) Recursos.
b) Herramientas diagramáticas:
i) Diagramas de Gantt. ii)
Diagramas PERT.
2) Presentar las características de MS Project. a)
Ejecutar la presentación de MS Project. b)
Manejo de archivos de proyectos.
c) Manejo de vistas de proyectos.
d) Manejo de informes de proyectos.
3) Definición de las tareas de un proyecto.
a) Incorporar tareas y sus duraciones previstas. b)
Definición de hitos.
c) Edición de la lista de tareas. d)
Tareas repetitivas.
4) Crear en MS Project el ejemplo de aplicación.

a) Tutorial:

Se trata de preparar una reunión anual de accionistas. Las características del proyecto se
describen a continuación:

• Proyecto: Reunión de Accionistas. Fecha de Comienzo: 1 Marzo de 2020. Asunto del

Proyecto: Informe Anual de 2020. Responsable y Autor: Nombre del Alumno.
• Lista de Tareas Inicial:

Nombre Duración
Programar fecha de la conferencia 1 día
Imprimir carta 2 días
Buscar Conferenciante 2 días
Preparar Carta 1 día
Preparar menú con empresa catering 3 días
Imprimir Menú 1 día
Celebración de la reunión 0 días

• Modificación de la lista de tareas inicial:

ƒ Insertar nueva tarea “Reservar centro de conferencias”, duración 2 días, antes de la
tarea Imprimir Carta.
ƒ Desplazar la tarea 3, “Imprimir Carta”, detrás de la tarea 5, “Preparar Carta”
(arrastrar y colocar)
ƒ Eliminar la tarea 7 “Imprimir Menú”.

• Esquematización de las Tareas del Proyecto:

ƒ Modificar el Proyecto Actual para incluir la siguiente lista de actividades:
Id Nombre Duración
1 Planificación preliminar 1 día
2 Programar fecha de la conferencia 2 días
3 Reservar centro de conferencias 1 día
4 Buscar conferenciante 3 días
5 Planificación preliminar completa 0 días
6 Carta de notificación 1 día
7 Ordenar lista de envío 1 hora
8 Preparar carta 1 día
9 Revisar carta 1 día
10 Aprobar carta 1 día
11 Imprimir carta 2 días
12 Enviar carta 0 días
13 Detalles de la reunión 1 día
14 Preparar menú con empresa 3 días
15 catering
Preparar salas de reunión del 1 día
16 comité equipamiento necesario
Preparar 2 días
17 Preparar programa 3 días
18 Imprimir programa 1 día
19 Celebración de la reunión 0 días
 ƒ Insertar una nueva tarea 1, Reunión de Accionistas, y luego aplicar sangría a las
tareas de la 2 a la 20.
ƒ Esquematizar la lista de tareas en tres grupos:
• Sangría a las tareas de la 3 a la 6
• Sangría a las tareas de la 8 a la 13
• Sangría a las tareas de la 15 a la 19
ƒ Ocultar las subtareas de la tarea de resumen 7, Carta de Notificación, y de la tarea de
resumen 14, detalles de la reunión.
ƒ Mostrar el esquema completo
ƒ Insertar una tarea repetitiva –> En paralelo, durante la realización del proyecto se
programarán reuniones de seguimiento todos los lunes cada semana con los responsables
de la planificación (de una duración de 4 horas) para un seguimiento de los avances en los
preparativos de la reunión de accionistas. Por otro lado, se programan pequeñas reuniones
en la segunda semana de cada mes (los lunes) con el directivo jefe de la empresa (6 horas
de duración) para presentar el seguimiento del proyecto. Estas reuniones se mantienen
hasta que el proyecto ha finalizado.

b) Caso Práctico

Realizar el apartado 1 del caso práctico.

 PRÁCTICA 2

DEFINICIÓN DE TAREAS Y SUS DEPENDENCIAS

Objetivos:

Aprender a definir en MS Project la estructura de descomposición de trabajos (WBS) de un proyecto.

Aprender a definir en MS Project las dependencias entre tareas.

Actividades:

a) Tutorial
1. Repaso de conceptos.
2. Estructura de descomposición de trabajos (WBS).
3. Tipos de dependencias entre tareas.
4. Dependencias entre tareas.
5. Vinculación de tareas.
6. Tiempos de posposición y de adelanto.
7. Camino crítico y tareas críticas.
8. Visualización en el diagrama de Gantt.
9. Formulario de propiedades de tareas.

b) Crear en MS Project el ejemplo de aplicación.

a) Tutorial:

Se trata de preparar una reunión anual de accionistas. Abrir el fichero del resultado de tutorial de la
práctica anterior. Realizar las siguientes modificaciones sobre el proyecto:
Eliminar tareas repetitivas del proyecto anterior
Vinculación de Tareas:
 Vincular todas las tareas con una dependencia de fin a comienzo.
 Desvincular la tarea de resumen 7, “Carta de Notificación” y la tarea de resumen 14,
“Detalles de la Reunión” (seleccionar únicamente las tareas de resumen).
 Vincular la tarea de resumen 2, “Planificación Preliminar”, con la tarea de resumen 14,
“Detalles de la Reunión”.

Establecimiento de Dependencias entre Tareas. Se proponen los siguientes cambios a la

programación del proyecto:
 Cambiar la dependencia entre la tarea 8, “Ordenar Lista de Envío” y la tarea 9, “Preparar
Carta” a «Comienzo-Comienzo»
 Cambiar la dependencia entre la tarea 16, “Preparar Salas de Reunión del Comité”, y la tarea
17, “Preparar equipamiento necesario”, a «Fin -Fin»
  Especificar un tiempo de adelanto de 0,5 días en la dependencia entre la tarea 4,
“Reservar Centro de Conferencias” y la tarea 5, “Buscar Conferenciante”.
 Especificar un tiempo de posposición de 2 días entre la tarea de resumen 14, “Detalles de
la reunión” y la tarea 20, “Celebración de la reunión”.

Uso del Asistente de Diagramas de Gantt

Se desea ahora ver el camino crítico del proyecto. Para ello se usará el asistente del diagrama de
Gantt.

1) Iniciar el asistente para diagramas de Gantt

2) Mostrar el camino crítico en el diagrama de Gantt
3) Mostrar los nombres de los recursos y fechas a la derecha de las barras de Gantt.
4) Mostrar las líneas de vínculo entre las tareas dependientes
5) Dar Formato al diagrama de Gantt y luego salir del asistente para diagramas de Gantt.
6) Guardar el archivo sin línea de base.

c) Caso Práctico
Realizar apartado 2 del caso práctico.
 PRÁCTICA 3

GESTIÓN DE RECURSOS CON MS PROJECT

Objetivos:

Aprender a definir y asignar recursos en MS Project.

Manejar diferentes tipos de costes en MS Project. Utilizar
calendarios en MS Project.

Actividades:

a) Tutorial

1. Repaso de conceptos. a)
Tipos de recursos. b) Tipos
de costos.
2. Asignar recursos a las tareas. a)
Crear un recurso.
b) Manejar la hoja de recursos.
c) Asignar un recurso a una tarea.
d) Unidades de un recurso para una tarea.
e) Detalle de los recursos: grupo, capacidad máxima y disponibilidad.
3. Definir Costos de Recursos. a)
Costo fijo de una tarea.
b) Costos variables de un recurso. c)
Tasas variables de recursos.
d) Tasas de tablas de costo, aplicación a una tarea.
4. Establecer Calendarios.
a) Calendario base un proyecto.
b) Horario laboral y días no laborables. c)
Calendario de un recurso.
d) Asignar un calendario base a un recurso. e)
Cambiar formato de las fechas.

b) Caso Práctico: Utilizar MS Project para gestionar los recursos en la aplicación de ejemplo de la
práctica anterior.

Bibliografía:

1. Microsoft Press, Microsoft Project 2000 paso a paso; McGraw-Hill Interamericana.

a) TUTORIAL:

Una vez terminada la lista de tareas, esquematización y las dependencias de la

programación de la reunión anual de accionistas, el equipo del proyecto ha pasado la
información sobre los recursos a usar en el proyecto los costos y el calendario.
Abrir archivo Tutorial3.mpp

Creación de la lista de recursos:

Usando el cuadro de diálogo Asignar Recursos, añadir el recurso secretario con la

siguiente información:

Iniciales Grupo Código

Sec Personal oficina 105-303

En la Hoja de Recursos introducir los siguientes recursos:

Nombre Grupo Capacidad Código

Iniciales
Recurso Máxima
Vicepresidente Vp Directiva 100% 101-101
Jefe oficina Jo Directiva 100% 101-200
Auxiliar Personal oficina 200% 105-106
Aux
administrativo

Asignación de Recursos a Tareas. Asignar los recursos a las siguientes tareas:

Id Nombre Recursos
3 Programar fecha de la conferencia Vp, Jo
4 Reservar centro de conferencias Sec
5 Buscar conferenciante Jo
8 Ordenar lista de envío Sec
9 Preparar carta Aux
10 Revisar carta Jo
11 Aprobar carta Vp
15 Preparar menú con empresa Aux
16 catering
Preparar salas de reunión del Sec
17 comité
Preparar equipamiento necesario Aux

Aplicación de costos de recursos:

El departamento de contabilidad ha proporcionado la información necesaria sobre

costos para cada recurso asignado al proyecto de reunión de accionistas. El recurso
Secretario va a tener un aumento de sueldo durante el proyecto. El auxiliar administrativo
cobrará más por las tareas relacionadas con cualquier trabajo de supervisión.

1) Introducir los siguientes costos asociados a los recursos:

 Nombre Recurso Tasa Estándar Tasa Horas Extra
Secretario 10€ por hora 15€ por hora
Vicepresidente 85.000 € por año
Jefe oficina 45.000 € por año 39.000 € por año
Auxiliar administrativo 20€ por hora 30 € por hora

2) A partir del 20 de Julio de 2020, el recurso secretario va a tener un aumento de

sueldo de un 10% en las horas estándar y horas extra.
3) El recurso auxiliar administrativo tiene una tasa distinta para las tareas de supervisión.
Crear una nueva tabla de costos con una tasa estándar de 24 € por hora y una tasa
de horas extra de 37,5 € por hora.
4) Aplicar la nueva tasa de costos para el recurso auxiliar administrativo en la tarea
17 (Preparar equipamiento necesario). Utilizar la vista Uso de Tareas.
5) El recurso Secretario tiene una tasa distinta para la tarea Ordenar Lista de Envío.
Para dicha tarea su tasa estándar es de 15 € por hora y su tasa de horas extra es de
20€ por hora.

Creación, Edición y Asignación de Calendarios.

El proyecto de la reunión de accionistas no requiere una jornada tradicional de ocho

horas para cada recurso. En vez de ello sólo se trabajará en las tareas del proyecto por la
mañana, excepto los lunes. Es necesario crear un nuevo calendario base y asignárselo a
cada recurso del proyecto. También se ha solicitado una lista de días no laborables para el
proyecto y los horarios de trabajo especiales de los recursos individuales. Hay que introducir
estas excepciones en el calendario adecuado.

1) A partir de una copia del calendario base estándar, crear un nuevo calendario base
llamado Reunión_Accionistas para el proyecto de la reunión de accionistas.

2) Cambiar el horario laboral para que sea el siguiente:

a. Todos los lunes: de las 13:00 a las 17:00 horas
b. De martes a jueves: de las 8:00 a las 12:00 horas. c.
Todos los viernes de 9:30 a 13:30 horas.

3) Añadir los siguientes días no laborables al calendario Reunión_Accionistas:

a. 5 de julio de 1999; por la fiesta del 4 de julio
b. 26 de Julio de 1999; no se trabaja por la tarde, porque hay una comida de la
empresa.
4) Asignar el calendario Reunión_Accionistas a todos los recursos asignados al
proyecto.
5) Marcar el 6 de Julio de 1999 como día no laborable para el jefe de oficina en su
calendario de recurso.
6) Guardar el archivo sin línea de base.

a) Caso Práctico
Realizar apartado 3 del caso práctico.
 PRÁCTICA 4

VERSIÓN COMPLETA DEL PLAN DEL PROYECTO

Objetivos:

Optimizar la asignación de los recursos a las tareas.

Utilizar delimitaciones temporales en las tareas. Generar
la versión final del plan del proyecto.

Actividades:

1) Repaso de conceptos.
a) Trabajo (esfuerzo) vs Duración vs Unidades. b)
Tipos de tareas.
c) Tipos de perfiles de trabajo.
d) Sobrecarga e infrautilización de recursos.
e) Clases de delimitaciones en las fechas de tareas.
f) Línea base de un proyecto y planes provisionales.
2) Programación de recursos.
a) Activar y desactivar la programación condicionada por el esfuerzo. b)
Manejar la vista Entrada de tarea.
c) Utilizar tareas de unidades fijas. d)
Utilizar tareas de duración fija. e)
Utilizar tareas de trabajo fijo.
3) Perfiles de trabajo.
a) Utilizar las vistas Uso de Tarea y Uso de Recursos. b)
Asignar perfiles de trabajo preestablecidos.
c) Definir nuevos perfiles.
4) Definir el calendario a partir de la fecha de finalización del proyecto.
5) Cargas de trabajo de recursos.
a) Ver las cargas de trabajo de los recursos.
b) Utilizar la barra de herramientas de administración de recursos. c)
Identificar recursos sobrecargados.
d) Resolver conflictos de sobreasignación: redistribuir recursos.
6) Añadir delimitaciones en las fechas de las tareas. a)
Utilizar la ficha Información de la Tarea.
b) Añadir delimitaciones flexibles.
c) Resolver conflictos: Asistente para Planeación.
7) Crear la línea base de un proyecto.
a) Ver estadísticas de una línea base. b)
Almacenar planes provisionales.

8) Utilizar MS Project para completar con los aspectos anteriores la aplicación de ejemplo.
a) Tutorial

1. Modificación del tipo de tareas

 Abrir el archivo Programa.mpp

 Cambiar a la vista Entrada de Tarea (opción Más Vistas aplicar entrada de tarea)

 Añadir un recurso adicional a una tarea de unidades fijas

- Seleccionar tarea 9 Terminar Dibujos (tiene asignada una unidad, un 100% del
recurso arquitecto con 80 horas de trabajo y con una duración de dos semanas)
- Añadir una unidad del recurso arquitecto
- ¿Qué efectos se producen?

 Añadir un nuevo recurso a una tarea de Duración Fija

- Seleccionar la tarea 24, Últimas reparaciones (tiene asignada una unidad, un
100% del recurso carpintero con 40 horas de trabajo y con una duración de una
semana)
- En el formulario de tareas seleccionar como tipo de tarea Duración Fija.
- Asignar un electricista a esta tarea (barra herramientas estándar- asignar
recursos)
- ¿Qué efectos se producen?

 Modificación de una tarea de trabajo fijo

- Seleccionar la tarea 19, Terminar paredes (tiene asignada una unidad, un 100%
del recurso pintor con 80 horas de trabajo y con una duración de dos semanas)
- En el formulario de tareas seleccionar como tipo de tarea Trabajo Fijo.
- Asignar la empresa constructora a esta tarea (barra herramientas estándar-
asignar recursos)
- ¿Qué efectos se producen?

2. Creación de Perfiles de Trabajo

 Presentación de Vistas de Uso

- En la vista combinada establecer las vistas Uso de Recursos y Uso de Tareas

 Aplicación de un perfil preestablecido

- En la tarea 3 (Escribir propuesta), pulsar el campo trabajo para el “jefe de
operaciones” (está asignado a la tarea con un trabajo total de 24 horas que se
distribuyen uniformemente en un periodo de tres días)
- Ir a la tarea seleccionada (barra herramientas estándar) e introducir 12 en el
campo de trabajo (el trabajo cambia a 12 horas por lo que el trabajo total de la tarea
cambia a 36 y la duración sigue siendo de tres días cambiando la
distribución del trabajo a 8 horas el primer día y 4 horas el segundo).
- En la barra herramientas estándar, pulsar botón Información de la asignación y
cambiar el perfil de trabajo a Creciente.
 - ¿Qué efectos se producen?

3. Programar el proyecto a partir de la fecha de fin

 Cambiar la opción Programar a partir de

- Seleccionar la información del proyecto
 (la fecha inicial es el 10/8/98 y la final está programada para el 19/11/98)
- Programar el proyecto a partir de la fecha de fin
- Seleccionar como fecha de fin el 6 de noviembre de 1998.
- La fecha de comienzo es recalculada
- Guardar el archivo sin línea de base

4. Resolver sobreasignaciones de recursos

o Abrir el Archivo Repaso3.mpp

 Visualizar la carga de trabajo de los recursos

- Establecer la vista Uso de recursos

- Ver la carga de trabajo del recurso secretario
- Mostrar la barra de herramientas Administración de Recursos
- Mostrar la vista Asignación de Recursos
- Buscar la sobreasignación del recurso Vicepresidente

 Uso de la redistribución automática

- Comprobar la fecha de fin actual del proyecto
- Abrir el cuadro de diálogo Redistribuir Recursos
- Comprobar las opciones:
 Redistribución manual por días, proyecto completo, estándar, se pueden
ajustar asignaciones individuales, la redistribución puede crear divisiones
en el trabajo restante.
- Redistribuir el proyecto (comprobar que está seleccionada la sección inferior de la
vista Asignación de Recursos)

5. Aplicación de delimitaciones sobre las tareas

 Abrir el archivo Restricción.mpp
 Aplicación de delimitaciones flexibles.
- Seleccionar la tarea Demolición del espacio existente
- Comprobar fechas de comienzo y de fin programadas para esta tarea
- En avanzado seleccionar tipo –no comenzar antes del 21 de septiembre de 1998
- ¿Qué efectos se producen?
 Aplicación de delimitaciones inflexibles.
- Seleccionar la tarea Negociar nuevo alquiler
- Comprobar fechas de comienzo y de fin programadas para esta tarea
- En avanzado seleccionar tipo –no finalizar después del 1 de septiembre de 1998
- ¿Qué efectos se producen?
 Aplicación de delimitaciones conflictivas.
- Seleccionar la tarea Presentar Propuesta
- Comprobar fechas de comienzo y de fin programadas para esta tarea
- En avanzado seleccionar tipo –debe comenzar el 7 de septiembre de 1998
- Cancelar la delimitación
  Mostrar Delimitaciones
- Establecer la vista hoja de tareas
- Añadir la tabla de fechas de delimitación (opción más tablas)

6. Definición de una línea de base

 Definición de una línea de base
- Guardar línea de base (herramientas-seguimiento)
- Comprobar que está seleccionada la opción guardar línea de base y en la opción
para que está seleccionado el proyecto completo

 Estadísticas de una línea de base

- Ir a la información del proyecto
- Pulsar Estadísticas. Se abre el cuadro de diálogo del proyecto “Delimitaciones de
tarea” mostrando información de la línea de base.

b) Caso Práctico:

Realizar apartado 4 del caso práctico general.

 PRÁCTICA 5

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Objetivos:

- Controlar el progreso de las tareas.

- Reprogramar el trabajo de las tareas.
- Comparar el plan del proyecto con la situación real.

Actividades:

1) Repaso de conceptos.
a) Valores de fechas en una tarea: previstas, reales y actuales. b)
Valores de costos en una tarea: previstas, reales y actuales. c)
Valores reales de un proyecto.
d) Clases de delimitaciones en las fechas de tareas. e)
Línea base de un proyecto y planes provisionales.
2) Introducir información del progreso real de una tarea. a)
Fecha real de fin de una tarea.
b) Duraciones reales y restantes.
c) Porcentaje completado. d)
Trabajo real.
3) Seguimiento de trabajo y costos. a)
Seguimiento del trabajo real.
b) Seguimiento de los costos actuales.
4) Dividir una tarea.
5) Actualizar el proyecto según la programación.
6) Comparar la línea base con los datos reales. a)
Estadísticas del proyecto.
b) Gantt de seguimiento.
c) Valores acumulados.
d) Ver datos de tablas del proyecto.
e) Mostrar líneas de progreso en los Gantt.

a) Tutorial

Abrir el archivo seguimiento.mpp

1. Introducción de la información del progreso real

 Seleccionar la tarea Escribir propuesta
 Establecer como fecha de fin de esta tarea el 11 de Agosto de 1998 (Seguimiento-
Actualizar Tareas-Estado Real)
 - El diagrama de Gantt muestra una barra de progreso y el campo indicadores añade una
marca de verificación
 Actualizar las tareas (menú herramientas-seguimiento)
La fecha real se introduce como prevista
Duración real recalculada a dos días y su % completado es el 100%
 Ver sugerencia de la fecha fin tarea (puntero del ratón sobre el indicador de la tarea)

2. Introducción de duraciones reales y restantes

 Seleccionar la tarea Negociar nuevo alquiler
 Establecer como duración real 2 días y como duración restante 1 día (Seguimiento-
Actualizar Tareas-Duración Real y restante)
 Actualizar las tareas (menú herramientas-seguimiento)
La fecha real de comienzo se introduce como prevista
Fecha de fin recalculada y el % completado es del 67%

3. Introducción de un porcentaje completado

 Establecer la vista hoja de tareas y establecer la tabla seguimiento
 Ver la barra de herramientas Seguimiento
 Seleccionar la tarea Terminar dibujos
 Pulsar en la barra herramientas seguimiento 75% completado.
La fecha de comienzo real se introduce como prevista
Las duraciones real y restante son actulizadas según lo previsto.

4. Introducción del trabajo real

 Establecer la vista Uso de Tareas
 En el menú formato seleccionar detalles y pulsar trabajo real
Se muestra el campo de trabajo real en la escala temporal de la vista
 Seleccionar la tarea Levantar tabiques (tarea 16) e ir al día 29 de septiembre de 1998.
 Pulsar el campo trabajo real del recurso empresa constructora e introducir 6.
Las horas reales son introducidas
Las horas previstas para el 2 de octubre se recalculan de 12 a 10 horas.
Observar también como la tarea instalación eléctrica ha variado, empezando el
viernes con 1,33 horas, teniendo en cuenta que empieza al acabar la tarea 16.
Observar en el diagrama de Gantt como las tareas completadas se quitan del
camino crítico.

5. Actualizar el resto del proyecto según la programación.

 Las tareas que no tienen lugar según lo previsto deben ser actualizadas antes de
actualizar el resto de la programación y las que tienen lugar según lo previsto pueden ser
actualizadas usando el cuadro de diálogo Actualizar proyecto.
 Las tareas son actualizadas automáticamente del 0 al 100% completado.
 Actualizar el proyecto (herramientas-seguimiento-actualizar proyecto).
 Cuadro de diálogo Actualizar Proyecto:
Actualizar trabajo completado al 8 de octubre de 1998
Opciones: Por Porcentaje completado y Proyecto completo.
 Todas las tareas programadas para comenzar el 8/10/98 o en una fecha anterior son
programadas según la programación.
6. Comparación de la línea base con los datos reales

 Mostrar estadísticas del proyecto:

Mostrar la información del proyecto y ver las estadísticas
 Mostrar el diagrama de Gantt de seguimiento
Mostrar la vista Gantt de seguimiento
 Visualización de los datos del proyecto en tablas
Mostrar la hoja de tareas
Mostrar la tabla de costo
Se muestra la información del costo incluyendo las variaciones
Ver la información de costos para cada tarea.
 Visualización y eliminación de la línea de progreso
Abrir al archivo Líneas.mpp
Establecer la vista Gantt de Seguimiento
Ir a la tarea 29
Agregar una línea de progreso (barra herramientas seguimiento-agregar línea de
progreso).
Situar el puntero del ratón hasta que la sugerencia muestre como fecha de
progreso el 25de noviembre de 1998 y pulsar el botón izquierdo.
Pulsar dos veces sobre la línea de progreso en el diagrama de gantt y pulsar
sobre el cuadro de diálogo líneas de progreso el botón eliminar.

b) Caso práctico.

Simular un seguimiento sobre el proyecto del caso práctico.

Como mínimo se debe hacer un seguimiento en el que se aplique lo aprendido en las
opciones de los apartados 1,2,3,4 y 5 del tutorial.