EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE

DE QUITO EMAAP-Q

AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS DEL

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES DE LA GERENCIA
ADMINISTRATIVA DE LA EMAAP-Q

CAPITULO I

ENFOQUE DE LA AUDITORÍA

1.1 MOTIVO DEL EXAMEN

La auditoría de Gestión a la unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento de

Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAAPQ, se realizaró con
cargo al Plan Anual de Control para el año 2007, de la Unidad de Auditoría Interna y
en cumplimiento a la orden de trabajo No. 09–OT-AI-2007 del 27 de marzo de 2007,
suscrita por el Auditor Interno de la EMAAP-Q.

1.2 OBJETIVOS DEL EXAMEN

ƒ Evaluar el cumplimiento de las funciones generales y específicas determinadas

en el Reglamento Orgánico Funcional de la Empresa para la Unidad de
Mantenimiento y Servicios.

ƒ Determinar el logro de las metas establecidas en los planes operativos

correspondientes, sobre la base de los indicadores de gestión de eficacia,
eficiencia e impacto.

ƒ Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y

reglamentarias.

1
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
1.3 ALCANCE DE LA AUDITORIA

La Auditoria de Gestión se orientó a evaluar la eficiencia de la gestión cumplida por la

Unidad de Mantenimiento y Servicios, en los aspectos relacionados con la economía
en la utilización de los recursos disponibles, así como la gestión realizada para la
consecución de objetivos y metas, mediante los planes estratégicos y operativos cuyos
resultados son medibles por su calidad e impacto por período comprendido entre el 1
de enero de 2005 y el 31 de marzo de 2007.

1.4 ENFOQUE DE LA AUDITORIA

La auditoría se orientó a evaluar la eficiencia de la gestión cumplida por la Gerencia de

Operación y Mantenimiento y las Unidades Administrativas que la conforman, en los
aspectos relacionados con la economía en la utilización de los recursos disponibles,
así como la gestión realizada para la consecución de objetivos y metas, mediante los
planes estratégicos y operativos cuyos resultados son medibles por su calidad e
impacto.

1.5 COMPONENTES AUDITADOS

Hemos auditado la Unidad de Mantenimiento y Servicios. Es de mencionarse que el

componente Departamento de Servicios Generales, se auditó y se han emitido
informes de los componentes de Seguridad, Transportes, y Seguros, informes que se
encuentran en trámite de aprobación en la Contraloría General del Estado.

1.6 INDICADORES DE GESTIÓN UTILIZADOS

Según el Plan Estratégico para los años 2004, 2005 y el 31 de marzo de 2007, los
servidores responsables de la gestión de la Unidad de Mantenimiento y Servicios,
prepararon los indicadores con los que se evuaron el cumplimiento de sus metas y
objetivos.

2
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
Los indicadores más importantes para medir la gestión cumplida son los siguientes:

Año 2005

Meta Indicador Operativo

No.

1 Realizar 12 levantamientos para actualizar Número de levantamientos realizados

la disponibilidad de los espacios físicos en Número de levantamientos programados
la EMAAP-Q.

2 Dotar de Mantenimiento y limpieza a 27 Número de dependencias con

dependencias de la EMAAP-Q, a través de mantenimiento ejecutados
tercerización del servicios. Número de dependencias programadas

Fuente: Unidad de Planificación

AÑO 2006

Meta Indicador Operativo

No.

1 Realizar 19 levantamientos para Número de levantamientos realizados

actualizar la disponibilidad de los Número de levantamientos programados
espacios físicos en la EMAAP-Q.

2 Dotar de Mantenimiento y limpieza a 11 Número de dependencias con

dependencias de la EMAAP-Q, a través mantenimiento ejecutados
de tercerización del servicios. Número de dependencias programadas

Fuente: Unidad de Planificación

3
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
AÑO 2007

Meta Indicador Operativo

No.

1 Implementar un Software de Número de áreas con software de

Mantenimiento y servicios en mantenimiento
edificaciones, edificio matriz, edificio Areas programadas
Comercial, Edificio La Granja, y Parques
de la EMAAP-Q.

2 Realizar el mantenimiento y limpieza a Número de Dependencias con

través de la tercerización del servicio en 4 mantenimiento tercerizados
dependencias adicionales : Distrito Dependencias programadas
noroccidente Rural, Distrito Nororiente
rural Calderón, distrito Mica quito sur y
Distrito norte Saeamiento.

Fuente: Unidad de Planificación

4
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
 CAPITULO II

2.1 OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

Constituye un área de apoyo al Departamento de Servicios Generales de la EMAAP-Q

y sus acciones están encaminadas a la consecución de los objetivos institucionales
entre los cuales podemos mencionar los siguientes:
.
1. Mejorar el espacio físico y las condiciones de trabajos del personal.

2. Implementar el Plan Anual de Mantenimiento Automatizado.

MISIÓN

“Mantener y cubrir las necesidades de espacios físicos confortables, limpieza de las

instalaciones y un buen estado de las instalaciones de la Empresa, para un mejor
desenvolvimiento de las actividades.”

VISIÓN

“Contribuir al bienestar de las personas que laboran en la EMAAP-Q, como también

del consumidor externo, con profesionales permanentemente comprometidos.”

2.2 ANÁLISIS FODA

La Unidad de Planificación efectuó un análisis FODA en noviembre de 2003 en el cual

se describen las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas para cada
unidad administrativa.

En marzo de 2006 se realizó una actualización por Departamentos, por lo que

conjuntamente con el Jefe de la Unidad de mantenimiento y Servicios, se efectuó la
actualización al diagnóstico FODA el mismo que detallamos a continuación:

5
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
ANALISIS INTERNO
FORTALEZAS DEBILIDADES
1) Alto conocimiento técnico de los profesionales 1) Falta de un programa de mantenimiento.

2) Conocimiento y experiencia en la empresa. 2) Asignación de trabajo sin documentos de

requerimiento.
3) Buenas relaciones con las áreas operativas. 3) Deficientes medios de movilización

4) Trabajo en equipo. 4) Falta de oportunidades de capacitación.

5) Actitud positiva ante la delegación de trabajo. 5) Reducido espacio físico.

6) Personal capacitado. 6) Equipos Informáticos no adecuados para

el tipo de trabajo.
7) Falta de personal de apoyo

8) Falta de trabajo poli funcional y en equipo

9) Falta de comunicación y coordinación

entre unidades.
10) Demora en la atención de algunos trámites

ANALISIS EXTERNO
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Buenas Relaciones Profesionales a nivel 1) Falta de respaldo de las autoridades
Inter.-Institucional con los proveedores.
2) Falta de colaboración del cliente interno.
3) Sanciones sin previo análisis.
4) Recortes presupuestarios para ejecutar actividades
programadas.
5) Presión e imposición mediante jerarquías.
6) No se respetan reglamentos institucionales por las
urgencias de los requerimientos( se omiten pasos
reglamentarios para la elaboración de contratos).
7) Existen evaluaciones que no evidencian ni valoran los
niveles de trabajo y responsabilidad.

Fuente: Análisis Foda efectuado por Planificación y actualizado en la ejecución de la auditoría.

2.3 BASE LEGAL

Mediante Ordenanza Municipal N° 001, publicada en RO N° 226 del 31 de diciembre

de 1997, se expidió el Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito.

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Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
Según el artículo I. 413 del Código Municipal las Empresas Metropolitanas funcionan
como personas jurídicas de derecho público, con autonomía administrativa, operativa y
financiera.

Las actividades correspondientes a los Procesos contractual y de ejecución de los

contratos se encuentran reguladas por las siguientes disposiciones legales:

ƒ Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

ƒ Reglamento General de Bienes del Sector Público.

ƒ Normas de Control Interno.

ƒ Instructivo Sustitutivo del Reglamento Interno de la Empresa de Alcantarillado y

de Agua Potable de Quito, para la adquisición de Bienes, Ejecución de Obras y
Prestación de Servicios Generales que no se sujeten a los procedimientos
precontractuales previstos en el artículo 4 Reformado de la Codificación de la
Ley de Contratación Pública, contenido en la Resolución N° 026-2004, del 19
de mayo del 2004.

ƒ Reglamento Orgánico Funcional de la EMAAP-Q.

ƒ Contratos con los Proveedores.

2.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA

La Unidad de Mantenimiento y Servicios, se desarrollan en la Gerencia Administrativa

en el Departamento de Servicios Generales, de acuerdo a la siguiente estructura
orgánica:

7
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
 GERENCIA GENERAL

GERENCIA
ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO
DE SERVICIOS
GENERALES

UNIDAD DE
MANTENIMIENTO
Y SERVICIOS

8
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
 2.5 MONTO DE RECURSOS EXAMINADOS

Según información proporcionada por la Unidad de Presupuesto Financiero de la

EMAAP-Q, el movimiento presupuestario de la Unidad de Mantenimiento y Servicios,
durante el período bajo análisis ha sido el siguiente:

CUADRO No. 1
Presupuesto Unidad de Mantenimiento y Servicios

PARTIDA
USD USD USD
PRESUPUESTARIA TOTAL USD.
AÑO 2005 AÑO 2006 ABRIL AÑO 2007
DESCRIPCIÓN
530104 Energía Eléctrica 2 136 886,85 102 743,90 77 777,48 2 317 408,23
530105 Telecomunicaciones 304 416,44 195 485,80 17 098,09 517 000,33
530209 Servicio de aseo 250 777,34 166 100,25 9 970,80 426 848,39
530402 Gastos Edificios, Locales y res 517 099,89 466 800,12 46 055,89 1 029 955,90
530805 Materiales de Aseo 1 599,36 -- -- 1 599,36
530811 Mat.Const.Elect,plomer, y carp 48,27 4 602,12 0,00 4 650,39
530896 Mat. Mant. Edif.. local. Instal. 11 648,67 2 120,25 -- 13 768,92
530499 Otras inst. mant. Rep. --- 4 168,64 7 275,52 11 444,16
630104 Energía Eléctrica Productivo --- 1 939 266,73 417 378,76 2 356 645,49
630105 Telecomunicaciones Productivo --- 116 355,08 37 672,18 154 027,26
630209 Servicio de aseo Productivo --- 265 569,47 86 902,42 352 471,89
TOTAL USD. 3 222 476,82 3 263 212,36 7 185 820,32 7 185 820,32
Fuente: Unidad de Presupuesto Financiero

2.6 NOMINA DE FUNCIONARIOS PRINCIPALES

Consta en Anexo 1

9
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
 CAPITULO III

RESULTADOS GENERALES

3.1 CUMPLIMIENTO DE METAS EN LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO Y

SERVICIOS

Según el Plan Estratégico para los años 2005, 2006 y 2007, los servidores
responsables de la gestión de la Unidad de Mantenimiento y servicios, prepararon los
indicadores que se utilizaron para medir el cumplimiento de sus metas y objetivos de
los cuales en los años 2005, 2006 se cumplieron con el 100% de lo programado.

En el año 2007 hasta el corte de nuestras operaciones el cumplimiento de las metas

es el siguiente:

Resultados
MARZO 2007
Metas Indicador Operativo
No. Programado Ejecutado %
Cumplimiento
1 Implementar un Software Número de áreas con
de Mantenimiento y software de mantenimiento 4 0 0%
servicios para Número de áreas
edificaciones, edificio programadas
matriz, edificio Comercial,
Edificio La Granja, y
Parques de la EMAAP-Q.

10
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
2 Realizar el mantenimiento Número de dependencias
y limpieza a través de la con mantenimiento 4 2 50%
tercerización del servicio tercerizados
en 4 dependencias Número de dependencias
adicionales: Distrito programadas
noroccidente Rural,
Distrito Nororiente rural
Calderón, distrito Mica
quito sur y Distrito norte
Saneamiento.

Fuente: Aseguramiento de la Cálidad

Indicador 1: No se ha realizado ninguna actividad debido a que previo a la

implementación del software se debe realizar el levantamiento de la información,
actividad que va a ser ejecutada en conjunto con el área de contabilidad, por
consiguiente no se dispone de un Plan de Mantenimiento, aspectos que analizaremos
más adelante.

Indicador 2: A la fecha de corte de nuestras operaciones, se cumplió con el 50% ya

que se tercerizó el mantenimiento en el Distrito Noroccidente Rural y Distrito Norte
Saneamiento.

Estos indicadores permiten conocer la distribución de los espacios disponibles y el

mantenimiento efectuado en las dependencias de la Empresa, Sin embargo no se han
diseñado indicadores que permitan evaluar la gestión de la Unidad de Mantenimiento y
Servicios en aspectos relacionados como la oportunidad en la atención a los usuarios,
frecuencia del requerimiento de los usuarios, el uso de recursos, satisfacción de los
usuarios, condiciones de los bienes objeto de mantenimiento.

Conclusión:

Las metas planteadas en el Plan Estratégico, fase operativa, del Componente

Mantenimiento y Servicios, han permitido conocer el nivel de cumplimiento de las
actividades programadas y la factibilidad de las metas planteadas, sin embargo no se
han establecido metas que permitan evaluar la gestión en el uso de recursos, el grado

11
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
de eficiencia y efectividad de los procesos de mantenimiento y arquitectura, así como
el impacto en los procesos de las unidades administrativas.

Recomendación:

Al Gerente Administrativo:

3. Dispondrá al Jefe de Servicios Generales, para que en coordinación con el

personal de la unidad de Mantenimiento y Servicios, elabore metas que permitan
evaluar permanentemente su gestión, acorde a los procedimientos aplicados tanto
en mantenimiento como en arquitectura, lo que permitirá la toma de decisiones
oportunas, que viabilicen el cumplimiento de los objetivos. Por tal razón
consideramos los siguientes indicadores:

INDICADORES RESULTADO

¾ Indicadores de eficiencia (uso de recursos )

Monto Anual Ejecutado en Mantenimiento de las instalaciones .=Mide el uso de recursos

Monto Anual Asignado para el Mantenimiento de las instalaciones

¾ Indicadores de eficacia

Areas de Mantenimiento Ejecutadas

.=Mide el alcance del mantenimiento en
Areas de Mantenimiento Programadas
la Empresa

No. de dependencias supervisadas

Total dependencias con mantenimiento .=Permite conocer si el control es
concurrente
¾ Indicadores de impacto

.= Mide el efecto del mantenimiento en el

No. de clientes satisfechos del mantenimiento cliente interno en oportunidad y calidad
Total de clientes atendidos

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Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
3.2 EL REGLAMENTO ORGANICO FUNCIONAL NO DESCRIBE TODAS LAS
ACTIVIDADES EJECUTADAS POR LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO Y
SERVICIOS.

En el Reglamento Orgánico Funcional de la EMAAPQ, en la parte pertinente a la

Unidad de Mantenimiento y Servicios no se encuentran descritas las funciones que
ejecuta el personal de arquitectura, entre otras citamos las siguientes:

- Realizar diseños arquitectónicos de adecuaciones y obras nuevas en las

instalaciones de la Empresa.

- Elaborar las bases y especificaciones técnicas para los concursos de

mantenimiento, limpieza y aseo.

- Fiscalización de los contratos de mantenimiento.

El personal de la Unidad de Mantenimiento y Servicios, recibe las directrices del Jefe

de Mantenimiento y Servicios a quienes además de los diseños de las adecuaciones
se les ha encomendado la fiscalización de los contratos, sin que sus funciones estén
descritas en el Reglamento Orgánico Funcional.

Cabe señalar que de la verificación efectuada en Recursos Humanos este personal se

encuentra bajo la dependencia del Jefe de Servicios Generales del cual no recibe
ninguna disposición ni planificación de sus actividades.

Por lo tanto las funciones de fiscalización de contratos y diseños arquitectónicos no

han sido incluidas en el Reglamento Orgánico Funcional, con el fin de integrar las
funciones de estos profesionales a un área definida para un adecuado control y
cumplimiento de los objetivos institucionales.

Lo que implica que se ha incumplido con lo establecido en el literal c) del Reglamento

Orgánico Funcional en la parte pertinente a las funciones específicas del Jefe del
Departamento de Servicios Generales que establece: “...Colaborar con el
Departamento de Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos
internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su
aplicación dentro de la función Servicios Generales, controlando su aplicación...”.

13
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
Debido a estos aspectos las actividades que ejecuta este personal no han sido
controladas ni forman parte de las evaluaciones del Plan Operativo pues no han sido
definidas, quedando sin un adecuado control de las actividades ejecutadas por el
personal de arquitectura así como su evaluación al cumplimiento de su gestión.

Conclusión:

El Jefe de Mantenimiento y servicios tiene a su cargo personal de arquitectos cuyas

funciones no se encuentran establecidas en el Reglamento Orgánico Funcional de la
Empresa, lo que ha dado lugar que sus actividades no sean evaluadas y monitoreadas
respecto a su desempeño.

Recomendación:

El Gerente Administrativo dispondrá:

3. Al Jefe de Servicios Generales que en coordinación con el área de Desarrollo

Organizacional, se efectúe la reforma al Reglamento Orgánico Funcional para que
se incluya como unidad independiente de la Unidad de Mantenimiento y servicios,
a la Unidad de Arquitectura por la naturaleza de sus actividades.

3.3 NO SE HA DISEÑADO UN PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA

LAS INSTALACIONES DE LA EMAAPQ.

El Reglamento Orgánico Funcional en las funciones del Departamento de Servicios

Generales en su literal b) establece: “...Elaborar el plan anual de actividades del
departamento de Servicios Generales, en coordinación con las unidades relacionadas
a sus funciones; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de
decisiones oportunas...”;

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Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
Sin embargo en la Unidad de Mantenimiento y Servicios no se ha implementado un
plan de mantenimiento que permita efectuar un mantenimiento preventivo a los bienes
y a las instalaciones de la Empresa, por lo que este se encuentra a criterio de los Jefes
de cada Área, el mismo que es atendido a base de un requerimiento, más no a una
planificación de la Unidad de Mantenimiento y Servicios, pues la ausencia de este Plan
ha impedido disponer de un inventario real de las áreas físicas de mantenimiento de la
Empresa por lo que la valoración y contratación de estos rubros no eran calculados
sobre una determinación de cantidades reales por lo que la supervisión y fiscalización
de los trabajos resultaba ineficiente.

Por consiguiente al no haberse definido un Plan de Mantenimiento acorde a las

necesidades institucionales, la supervisión y el control de los trabajos de
Mantenimiento en su proceso no son efectivos, puesto que no se dispone de factores
que permitan realizar esta gestión.

Por otro lado, también es necesario considerar la falta de un soporte informático que
facilite la implantación, procesamiento, programación y control del proceso de
mantenimiento en los diferentes áreas y sectores de la empresa.

La ausencia de un Plan Anual de Mantenimiento, no ha permitido realizar una

programación del mantenimiento en las instalaciones de la Empresa lo que podría
ocasionar daños mayores y por consiguiente generar mayor gasto en este rubro.

CONCLUSIÓN:

La Unidad de Mantenimiento y Servicios carece de un Plan Anual de mantenimiento y

de un soporte informático para una adecuada planificación y control de las
instalaciones sujetos a este proceso lo que ha dado lugar a que el mantenimiento sea
efectuado únicamente cuando el usuario requiere su atención, ocasionando la falta de
preservación de los bienes e instalaciones de la empresa por la falta de un
mantenimiento preventivo.

La ausencia de un Plan de Mantenimiento da lugar también a que los parámetros para

la supervisión y el control no sean objetivos y por tanto, no cumplen con su función.

15
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
RECOMENDACIÓN:

El Gerente Administrativo dispondrá:

Al Jefe de Servicios Generales para que conjuntamente con el Jefe de la Unidad de

Mantenimiento y Servicios, elaboren el Plan Anual de Mantenimiento para lo cual
efectuará el levantamiento de todas las áreas e instalaciones de la Empresa, lo cual
permitirá la ejecución integral de mantenimiento, en base de necesidades reales así
como la preservación de los bienes de la empresa.

El Gerente de Desarrollo Institucional dispondrá:

Al Jefe de Recursos Informáticos, procesa a activar e incorporar el soporte informático

necesario en la Unidad de Mantenimiento y Servicios, gestión que permitirá a esta
unidad programar y ejecutar el mantenimiento respectivo para las diferentes áreas y
edificaciones de la EMAAP-Q.
3.4 EN LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS ESTAN CUMPLIENDO
FUNCIONES DISTINTAS A LAS ESTABLECIDAS EN EL REGLAMENTO
ORGANICO FUNCIONAL.

En el Reglamento Orgánico Funcional de la EMAAP-Q, aprobado por el Directorio en

sesión del 19 de diciembre del 2001 y reformado por el Gerente General mediante
Resolución No. 069 del 3 de abril del 2002, se encuentra definida la organización
estructural y funcional del Departamento de Servicios Generales, así como de la
Unidad de Mantenimiento y Servicios, estructura que facilita el flujo de comunicación e
información.

De la revisión efectuada al cumplimiento de las funciones del Reglamento Orgánico

Funcional para la Unidad de Mantenimiento y servicios se desprende que por la falta
de actualización de las funciones establecidas, esta Unidad se encuentra ejecutando
otras actividades que no le corresponden, tales como las funciones encomendadas al
personal de arquitectura entre las cuales podemos mencionar las siguientes:
Elaboración de Planos de las diferentes dependencias par su remodelación, planos
para construcciones de nuevas instalaciones, presupuestos de ejecución de obra,
fiscalización de los contratos de mantenimiento y servicios entre otras actividades.

16
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
Por otra parte, debemos manifestar que se encuentran funciones que no se están
ejecutando en esta unidad y que han sido delegadas a otras unidades administrativas
como son:

1. La revisión y cumplimiento de los contratos y de las planillas telefónicas ( solo

lo realizan con Andinatel, no controlan el uso de líneas para el uso de celulares
con otras empresas de telefonía), de energía eléctrica y de radiofrecuencia de
la Empresa.

2. El control de desempeño del personal de guardias privados asignados a las

diferentes dependencias de la Empresa. (Unidad de Seguros)

3. No efectúan la revisión, control y tramites para el pago de planillas por servicios

que la Empresa recibe de otras instituciones estatales o privadas y reportar las
novedades, con el objeto de optimizar éstos servicios;

Debido a que no se ha actualizado las funciones de la Unidad de Mantenimiento y

Servicios, lo que ha impedido un control adecuado de las actividades de esta unidad
así como el cumplimiento de los objetivos y metas

Conclusión:

ƒ La estructura organizativa de la Unidad de mantenimiento y servicios, no se

encuentra claramente definida debido a que no se ha actualizado las funciones en el
Reglamento Orgánico Funcional concernientes a los diseños, adecuaciones y
construcciones menores, lo que ha incidido en el cumplimiento de sus metas y
objetivos de esta unidad.

ƒ El Reglamento Orgánico Funcional respecto a la Unidad de Mantenimiento y

servicios contiene funciones que son realizadas por otras Unidades administrativas de
la Empresa.

Recomendación:

El Gerente Administrativo:

17
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
3. Solicitará al Gerente de Desarrollo Institucional para que el personal de la Unidad
de Desarrollo Institucional efectúe la revisión y reformas del Reglamento Orgánico
Funcional de la Unidad de Mantenimiento y servicios a partir de un levantamiento
de las funciones, información que permitirá la definición de una estructura
orgánica funcional de esta unidad y las áreas que la integran, dicha gestión
incorporará valor a los procesos de esta unidad en el cumplimiento de sus metas
con el fin de determinar si se requiere la creación de la Unidad de Arquitectura,
gestión que permitirá el desarrollo y cumplimiento de las funciones en forma
eficiente.

3.5 PERSONAL DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS NO HA RECIBIDO

CAPACITACIÓN ACORDE A LAS ACTIVIDADES QUE DESEMPEÑA

La Norma de Control Interno 300-04 Capacitación y Entrenamiento Permanente

establece: “.. La capacitación es un proceso continuo de orientación – aprendizaje,
mediante el cual se desarrollan las habilidades y destrezas de los servidores, que les
permitan un mejor desempeño en sus labores habituales ...”.

El personal de la Unidad de Mantenimiento y Servicios han recibido 121 horas de

capacitación, en el transcurso de los años 2004, 2005 hasta el corte de nuestras
operaciones marzo de 2007; sin embargo los eventos a los cuales asistieron no han
aportado a un mejor desarrollo de sus actividades ya que no corresponden a los
perfiles de las funciones y naturaleza de su trabajo.

Los eventos de capacitación impartidos en los periodos respectivos los presentamos

en el siguiente cuadro:
CUADRO No. 2
Eventos de Capacitación del personal de la Unidad de Mantenimiento y Servicios

18
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
 NUMERO
PERSONAL
AÑO CURSO CLASIFICACIÓN DE HORAS MODALIDAD
QUE ASISTIÓ
RECIBIDAS

JEFE DE MANTENIMIENTO Y PERSONAL

DE ARQUITECTOS

Ética del servicio y trabajo en equipo Crecimiento

2005 Personal 18 Asistencia 5
Conocimientos
2006 Contratación Pública Serv. generales Administrativos 35 Aprobación 5
Conocimientos
2006 Curso 5 S Administrativos 9 Asistencia 1

PERSONAL DE MANTENIMIENTO
Motivación y relaciones interpersonales Crecimiento
2005 Personal 10 Asistencia 8
Crecimiento
Personal
2006 Motivación y trabajo en equipo Conserjes 20 Asistencia 11
Conocimientos
Sesión de trabajo del staff gerencial
Administrativos
2006 EMAAPQ 9 Asistencia 2
Psicoterapias de esfuerzo para adictos y
2006 coadictos 1
Crecimiento
2007 Motivación Conserjes enero 2007 Personal 20 Asistencia 11
TOTAL 121 44

Fuente: Unidad de Capacitación

Como se puede observar el personal de la Unidad de Mantenimiento no ha recibido

capacitación en eventos relacionados a la actividad de su trabajo además se les ha
convocado a participar a la mayoría del personal en un solo evento por año
relacionado con el crecimiento personal, esto no ha permitido un mejor
desenvolvimiento en sus actividades, puesto que la capacitación no ha sido
programada al ámbito su trabajo con el fin de obtener un mejor desempeño laboral y
profesional.

Una de las razones es que la Unidad de Capacitación no ha programado los eventos a

base de la detección anual de necesidades pese a los requerimientos del Jefe de
Servicios Generales en temas como: “Control de obra y Fiscalización, Diseño de
interiores, Manejo y Operación de Equipos”.

En cuanto a su nivel académico el profesional técnico cuenta con título profesional, y

experiencia en el campo de la arquitectura; el personal de mantenimiento mantiene un
nivel de educación básica con varios años de trabajo en esta unidad.

19
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
Conclusión:

El personal de la Unidad de Mantenimiento y Servicios ha recibido capacitación en

eventos que no están relacionados con la actividad que desempeñan, aspecto que no
ha permitido la actualización de conocimientos del personal para el ejercicio de sus
funciones propias a la naturaleza de su trabajo.

Recomendación:

El Gerente Administrativo dispondrá:

4. Al Jefe de Recursos Humanos para que a través de la Unidad de Capacitación se

programen cursos en los cuales se prevea la participación del personal de la
Unidad de mantenimiento y servicios en eventos que permitan el crecimiento
profesional del personal en actividades inherentes a su función.

3.6 CONTRATOS DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS SON EFECTUADOS SIN

UNA ADECUADA PLANIFICACIÓN.

El Reglamento Orgánico Funcional en su literal b) establece: “...Elaborar el plan anual

de actividades del Departamento de Servicios Generales, en coordinación con las
unidades relacionadas a sus funciones; y, controlar y evaluar su ejecución para
proceder a la toma de decisiones oportunas...”.

Los requerimiento de mantenimiento para limpieza de las adecuaciones de la Empresa

son solicitados por las áreas que requieren este servicio, debidamente aprobadas por
el Gerente Administrativo ya que la Unidad de Mantenimiento y Servicios no planifica
las necesidades de este servicio, como lo mencionamos en este informe. E así como
se ha evidenciado que se efectúan varios contratos en un mismo año y con el mismo
proveedor sin que su planificación obedezca a una situación real del sitio en el cual se
debe efectuar el mantenimiento; ni a una determinación de los rubros de
mantenimiento a ser ejecutados.

20
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
De la revisión efectuada a los documentos que respaldan el pago de las planillas de
los contratos, se determinó que los servicios prestados corresponden a periodos
distintos a la ejecución de los contratos, por lo que los proveedores continuaban
prestando el servicio sin que exista un contrato suscrito, puesto que los servicios son
recibidos un mes antes de la suscripción del contrato; un ejemplo, de estos casos lo
presentamos a continuación:
CUADRO No. 3
Mantenimiento efectuado con anterioridad a la firma del contrato
MEMORANDO DE
MESES DE
RESPALDAN EL FECHA DE FIRMA
CONTRATO CONTRATISTA
PERIODO DEL
EJECUCIÓN DE LOS
DEL CONTRATO
MONTO
TRABAJOS
SERVICIO
095-GA-SG-2005 Alfredo Guzmán MS-319-2005 FEBRERO Y MARZO 13 DE MARZO 2005
095-GA-SG-2005 Alfredo Guzmán MS-320-2005 FEBRERO Y MARZO 13 DE MARZO 2005
095-GA-SG-2005 Alfredo Guzmán ASEG-027-2005 FEBRERO 13 DE MARZO 2005
095-GA-SG-2005 Alfredo Guzmán MS-316-2005 FEBRERO Y MARZO 13 DE MARZO 2005
ARCHIVO SECRETARIA
095-GA-SG-2005 Alfredo Guzmán GENERAL FEBRERO 13 DE MARZO 2005 20,000
130-GA-SG-2005 Alfredo Guzmán MS-725-2005 ABRIL Y MAYO 9 DE MAYO 2005
130-GA-SG-2005 Alfredo Guzmán 543-BCH-2005 ABRIL 9 DE MAYO 2005
130-GA-SG-2005 Alfredo Guzmán MS-716-2005 ABRIL Y MAYO 9 DE MAYO 2005
130-GA-SG-2005 Alfredo Guzmán MS-717-2005 ABRIL Y MAYO 9 DE MAYO 2005
130-GA-SG-2005 Alfredo Guzmán MS-718-2005 ABRIL Y MAYO 9 DE MAYO 2005 20,000

Fuente: Comprobante de Pago

Por consiguiente se efectuaron contrataciones sucesivas con el mismo proveedor

mediante la modalidad de contratos por adhesión: pues los servicios eran prestados
sin que exista un contrato de respaldo para posteriormente facturarse en el contrato
suscrito aunque no corresponda al periodo de ejecución puesto que se establecía
como vencimiento la culminación del monto contractual, y no el plazo para el que fue
suscrito, contratándose con el mismo proveedor y por el mismo objeto después de un
período de tiempo corto tal como describimos a continuación:

CUADRO No. 4
Periodicidad de Contratación en Mantenimiento y Limpieza de las Instalaciones

21
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
 Con un Solo Proveedor
TIEMPO ENTRE
CONTRATO No. SUSCRIPCIÓN MONTO
CONTRATOS
003-GA-SG-2005 01/01/2005 20 000,00 1 MES
058-GA-SG-2005 16/02/2005 20 000,00 1 MES 15 DIAS
095-GA-SG-2005 17/04/2005 20 000,00 2 MESES
130-GA-SG-2005 14/05/2005 20 000,00 1 MES
166-GA-SG-2005 19/07/2005 20 000,00 2 MESES
201-GA-SG-2005 01/07/2005 20 000,00 19 DIAS
281-GA-SG-2005 23/12/2005 20 000,00 4 MESES
014-GA-SG-2006 28/01/2006 20 000,00 1 MES 5 DIAS
067-GA-SG-2006 08/03/2006 20 000,00 1 MES 9 DIAS
TOTAL 160 000,00

CUADRO No. 4
Periodicidad De Contratación En Mantenimiento Eléctrico
Con un Solo Proveedor
TIEMPO ENTRE
CONTRATO No. SUSCRIPCIÓN MONTO
CONTRATOS
15-GA-SG-2005 25/02/2005 29,623.32 1 MES
77-GA-SG-2005 10/03/2005 20,000.00 14 DÍAS
126-GA-SG-2005 27/05/2005 15,676.69 2 MESES 19 DIAS
133-GA-SG-2005 14/06/2005 19,606.19 18 DIAS
142-GA-SG-2005 05/07/2005 15,415.03 21 DIAS
156-GA-SG-2005 06/07/2005 20,000.00 1 DIA
165-GA-SG-2005 03/08/2005 11,019.77 27 DIAS
191-GA-SG-2005 26/08/2005 19,697.08 23 DIAS
252-GA-SG-2005 23/11/2005 20,000.00 2 MESES 27 DIAS
272-GA-SG-2005 29/12/2005 20,000.00 1 MES 6 DIAS
17-GA-SG-2006 13/02/2006 12,440.63 1 MES 15 DIAS
70-GA-SG-2006 15/03/2006 20,000.00 1 MES 2 DIAS
107-GA-SG-2006 31/05/2006 16,594.27 2 MESES 16 DIAS
169-GA-SG-2006 24/08/2006 24,000.00 3 MESES
5-GA-SG-2007 02/02/2007 22,734.44 5 MESES
TOTAL 286,807.42
Fuente: Servicios Generales Unidad de Mantenimeinto y Servicios.

Esta modalidad de contratación evidencia que no se disponía de una planificación en

los trabajos efectuados por mantenimiento, en las instalaciones de la empresa,
ocasionando contrataciones sucesivas con los mismos proveedores bajo un mismo
concepto obviando procedimientos de contratación, puesto que no existe una
planificación para el mantenimiento, dependiendo de los requerimiento de las unidades
administrativas, y efectuando contratos por períodos muy cortos y con el mismo
proveedor.

Debemos señalar que no fue posible determinar un universo de contratos de

Mantenimiento y Servicios debido a que de la revisión efectuada se detectó que la
información que nos fue remitida mediante memorando No. 376-GASM-2007 del 23 de

22
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
abril de 2007 no se encontraba completa por lo nuevamente se solicitó esta
información al Jefe de Mantenimiento y Servicios la misma que nos fue proporcionada
con memorando No. GASM-2008-0339 el 22 de febrero de 2008 en la cual presentaba
inconsistencia con por lo que nos remitimos al análisis de los contratos más
representativos de la última base de datos entregada.

CONCLUSION:

Se efectúan contrataciones sin una adecuada planificación y determinación de rubros

a ser considerados en los contratos de mantenimiento y limpieza, por lo que se
celebraron contratos sucesivos con los mismos proveedores y bajo un mismo
concepto de servicio obviando los procesos de selección de ofertas para la prestación
de servicios.
No se pudo determinar el total de contratos suscritos por la Unidad de Mantenimiento y
Servicios debido a la inconsistencia en la información presentada.

RECOMENDACIÓN:

El Gerente Administrativo dispondrá:

Al Jefe de Servicios Generales y Jefe de Mantenimiento y Servicios la elaboración de

un Plan Anual de Mantenimiento basado en las necesidades reales de cada unidad
administrativa, con el cual se programará y controlará el cumplimiento de sus
actividades.

Que los contratos se realicen considerando los rubros y áreas sobre los cuales se
realizará el mantenimiento de las instalaciones de la Empresa, los mismos que
formarán parte integrante del contrato, para la supervisión y fiscalización de los
trabajos ejecutados, esta gestión permitirá la suscripción de contratos en forma
organizada en función de plazos y montos realmente establecidos.

Que previo a la inscripción de los contratos, se curse por lo menos tres invitaciones a
proveedores calificados y registrados en el Registro Único de Proveedores de la
EMAAPQ y de estas elegir la oferta más conveniente y óptima para la Empresa.

23
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
Se recomienda la planificación de un examen especial a los procesos de contratación,
ejecución y liquidación de los contratos suscritos debido a las novedades comentadas
en este informe.

3.7 SE INVITÓ Y CONTRATÓ A PROVEEDORES SIN VERIFICAR SI SU OBJETO

SOCIAL CORRESPONDÍA AL SERVICIO REQUERIDO.

El Instructivo Sustitutivo del Reglamento Interno de la EMAAP-Q, para la adquisición

de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios generales que no se sujeten a
los procedimientos precontractuales previstos en el artículo 4 reformado, de la
codificación de la Ley de Contratación Pública, en las disposiciones generales Tercera
establece: Invitaciones según objeto social .- “ Para las invitaciones que se realicen a
personas naturales y/o jurídicas, deberán tenerse en cuenta que tales personas
ejerzan su actividad en la misma rama; es decir, que el título profesional o estatuto
social, tenga compatibilidad con la adquisición del bien, servicio u obra de que se
trate..”

Según memorando No. 0430-MS-2006 del 17 de abril de 2006, por pedido expreso de
la Gerencia Administrativa , se procedió a efectuar el proceso precontractual para la
instalación de césped sintético en las canchas del Tanque La Mañosca, en dicho
memorando suscrito por el Jefe de Servicios Generales se da a conocer en
Memorando No. 433-MS-2006 del 19 de abril el Ex Jefe de mantenimiento y servicios
que la Empresa GRAMA Césped Sintético es el único fabricante e instalador en la
ciudad de Quito, sin embargo no existe evidencia de la investigación de mercado
realizado.

Con estos antecedentes se solicita autorización al Jefe de Servicios Generales y de

este al Gerente Administrativo para contratar con la Empresa GRAMA adjuntando una
proforma por $41.778 dólares más IVA; invitándose el 30 de mayo de 2006 al señor
Otón Soledispa, quien firma como administrador de la Empresa GRAMA, más no se
invita a la empresa en mención, el cual expresa su aceptación el 31 de mayo del
2006.

El contrato 124-GA-SG-2006, se suscribió el 18 de junio de 2006, con el Señor Othon

Soledispa sin que se haga constar a la Empresa ofertante, concluyéndose los trabajos
el 18 de julio del 2006. Posteriormente solicita la cancelación del servicio prestado,

24
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
para lo cual entrega la factura No. 0000001 correspondiente a IMPORT Soledispa
Othon; el mismo que al verificar en el Servicio de Rentas Internas bajo RUC
0910579796001 inicia su actividad económica desde el 09 de septiembre de 2005 bajo
la “Venta al Por Mayor y Menor de Pavos”; sin que esta actividad corresponda al
servicio prestado.

Así mismo, se efectuó una verificación en el mercado de proveedores de césped

sintético encontrándose a los siguientes proveedores en la ciudad de Quito y otras
provincias:

− “La Gambeta” Empresa representante en el Ecuador desde el año 2005 en la

venta e instalación de césped sintético funciona en Quito.
− “Jardín Express” funciona desde el año 2003 en actividades de diseño, cuidado,
instalación de césped y jardines, instalación de césped sintético, funciona en Quito.
− “Ecogarden” actividad iniciada desde el año 2003 en diseño, cuidado, instalación
de césped y jardines, instalación de césped sintético, funciona en la ciudad de
Guayaquil pero mantiene representantes en Quito.
− “Import-Soccer” venta e instalación de césped sintético desde el año 2006 tiene
oficinas en Guayaquil.

Lo comentado demuestra que existían otras Empresas cuya actividad es la venta,

instalación y mantenimiento de césped sintético, y que para este proceso no se
efectuó sondeo en el mercado ni se solicitaron cotizaciones para comparar precio y
calidad, cabe resaltar que todas estas empresas ofrecen garantía de 7 a 10 años sin
que con la persona que se contrató se haya establecido esta garantía.

A criterio de Auditoría, debemos señalar que no existió planificación en la ejecución de

los contratos de mantenimiento; inobservando disposiciones legales y normativas en
los procesos de contratación, puesto que se contrataban con montos permitidos para
una adjudicación directa a un solo proveedor, con el cual se contrataba
periódicamente sin que se permita la participación de otros proveedores, calificados
por la empresa para estos servicios.

25
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
CONCLUSIÓN:

Se inobservaron procedimientos para contratación por parte del Ex - Jefe de Servicios

Generales y Ex Jefe de la Unidad de Mantenimiento y Servicios, incumpliendo con lo
establecido en el artículo 4 reformado, de la codificación de la Ley de Contratación
Pública.

RECOMENDACIÓN:

El Gerente Administrativo, dispondrá:

Al Jefe de Servicios Generales que los contratos de mantenimiento se efectúen

considerando el Plan Anual de Mantenimiento el mismo que contendrá las cantidades
reales de ejecución así como los montos y servicios requeridos, tomando en
consideración aquellas áreas que no dispongan de personal de planta para el
mantenimiento, esta gestión permitirá la optimización de los recursos financieros y
humanos para el cumplimiento de este proceso en la Empresa.

3.8 NO SE CALIFICARON OPORTUNAMENTE A LOS PROVEEDORES

CONTRATADOS AL SISTEMA UNICO DE PROVEEDORES DE LA EMAAP-Q.

El Artículo 7 Incorporaciones del Instructivo Sustitutivo del Reglamento Interno de la

EMAAPQ, para la Adquisición de Bienes, ejecución de Obras y Prestación de
Servicios Generales que no se sujeten a los procedimientos precontractuales previstos
en el artículo 4, reformado de la codificación de la Ley de Contratación Pública,
contenido en la Resolución No. 89-2002, del 18 de julio del 2002, determina: “ En el
caso de que ninguno de los contratistas y proveedores inscritos en los Registros de la
Empresa, se encontraren en capacidad de atender sus requerimientos las gerencias
y/o directores de proyectos, deberán solicitar cotizaciones a otros contratistas o
proveedores, los mismos que serán incorporados a dichos registros”.

Al efectuar la revisión a varios procesos de contratación efectuados por la Unidad de

Mantenimiento y Servicios, estos fueron efectuados mediante contratos de adhesión
adjudicando a los mismos proveedores consecutivamente sin que se solicite
cotizaciones del servicio a proveedores calificados ni se solicite proformas con el fin de
comparar precios y calidad del servicio.

26
Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
Debido a estos aspectos se contrataron a proveedores que no se encontraban
calificados, adjudicándoles contratos sin que éstos una vez que prestaron el servicio,
sean registrados en el Registro Único de Proveedores de la EMAAPQ, un ejemplo de
estos casos se describe a continuación.

Se efectuó la contratación al señor Marco Juiña por trabajos de mantenimiento, al cual

se le adjudicaron los siguiente contratos:

− En el año 2005 los contratos 78-GA-SG del 23 de Marzo de 2005 por 20.000; el
contrato 98-GA-SG del 09 de Junio de 2005 por 21.097,38.
− En año 2006 el contrato 11-GA-SG del 30 de enero de 2006 por 17.153,88.

Sin embargo a pesar de la frecuencia de contratación su calificación y registro no ha

sido oportuno en el sistema de proveedores, ya que según información de
abastecimientos fue calificado el 06 de Febrero de 2006, contratándose por tres
ocasiones anteriores a la fecha de su calificación sin que haya sido solicitada su
incorporación al Registro Único de proveedores por parte de l Jefe de Servicios
Generales.

De la revisión efectuada tanto en el registro de Proveedores de Abastecimientos como

de Contrataciones se evidenció que de los 92 proveedores contratados, 47 no han
sido calificados ni registrados como proveedores de la EMAAPQ, sin embargo, se han
suscrito contratos de servicios durante el período analizado.

No se ha observado un adecuado proceso de contratación que permita una

participación uniforme de proveedores del servicio de mantenimiento que se
encuentran calificados y registrados en la Base de Datos de Proveedores tal como lo
establece el Art. 9 Requerimientos del Instructivo Sustitutivo del reglamento Interno de
la EMAAPQ.

Además, no se ha establecido un criterio definido para la selección de los

proveedores, por lo que el escogitamiento se encuentra a criterio de los responsables
de la Unidad de Mantenimiento y Servicios y del Jefe de Servicios Generales. Es así
como se demuestra la concentración de contrataciones en ciertos proveedores, tal
como lo damos a conocer en el siguiente detalle:

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Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
 CUADRO No. 5
PROVEEDORES CON MAYOR FRECUENCIA DE CONTRATOS
PROVEEDOR No. CONTRATOS SUSCRITOS TOTAL CONTRATOS TOTAL
2005 2006 2007 MARZO SUSCRITOS CONTRATO
Alfredo Guzmán 7 2 1 10 219,483.60
Constructora Vicente R 10 4 1 15 286,807.42
José Flores 2 3 0 5 75,122.02
Marco Juiña 2 2 1 5 131,673.26
Multifer 4 2 6 12 156,936.63
TOTAL 870,022.93

Fuente: Base de Datos Unidad de Mantenimiento y Servicios.

Como se puede observar con estos proveedores se contrataba de 2 a 10 veces en un

mismo año bajo el procedimiento de invitación directa.

Por los antecedentes citados, la selección para la contratación no ha permitido la

participación de la mayoría de los proveedores calificados en los procesos para la
prestación de servicios de mantenimiento en la EMAAP-Q.

CONCLUSIÓN:

No se realizó la calificación y registro oportuno de los proveedores para el servicio de

mantenimiento y servicios, pese a la frecuencia de contrataciones efectuadas;
incumpliendo lo establecido en el Art. 9 Requerimientos del Instructivo Sustitutivo del
Reglamento Interno de la EMAAPQ.

RECOMENDACIÓN:

El Gerente Administrativo dispondrá:

Al Jefe de Servicios Generales, que a futuro los procesos de invitación, selección y

contrato se efectúen conforme lo establecido en el Instructivo Sustitutivo, para lo cual
se considerará la planificación del Plan Anual de Mantenimiento.

Que una vez concluido el proceso de contratación y recepción de los servicios

respectivos, se proceda al trámite correspondientes a la calificación y registro en el
Registro Único de Proveedores de la EMAAP-Q, lo cual permitirá contar con un
registro actualizado de proveedores más aún una vez recibido el servicios prestado.
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Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
3.9 LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS NO DISPONE DE
PROCEDIMIENTOS ISO-9001-2000.

El Reglamento Orgánico Funcional en lo relativo a las funciones del Jefe de Servicios

Generales en su literal e) establece: “Elaborar y revisar periódicamente los
procedimientos, instructivos y formularios de la Norma ISO 9000 que se manejan en el
área administrativa, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos”.

La Norma de Calidad ISO 9001-2000, permite el desarrollo de los procedimientos,

asegurando mayor eficacia y eficiencia en los procesos sujetos al control de un área
determinada, en este caso nos referimos a los procesos de mantenimiento,
elaboración de las bases para los contratos, fiscalización y adecuaciones en las
instalaciones de la empresa.

De nuestro análisis, se desprende que la Unidad de Mantenimiento y Servicios no

dispone de procedimientos ISO-9001-2000, que permita integrarse a la política del
Sistema de Calidad de la EMAAP-Q

Al no haberse establecido estos procedimientos ISO 9001-2000, no se ha cumplido

con la política de calidad de la Empresa, lo que ha ocasionado que los procesos de
mantenimiento, fiscalización de los contratos y adecuaciones no se encuentren
normados, dificultando el control y supervisión de las actividades desarrolladas en
esta área.
CONCLUSIÓN:

No se han establecido procedimientos bajo normas ISO 9001-2000, para los procesos
de mantenimiento y servicios, lo que no ha permitido la incorporación de los procesos
de la Unidad de Mantenimiento y Servicios al Sistema Integrado de Gestión de la
calidad de la Empresa para una evaluación y mejoramiento continuo en el desarrollo
de sus actividades.

RECOMENDACIÓN:

El Gerente Administrativo dispondrá:

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de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
15. Al Jefe de Servicios Generales, en coordinación con el Jefe del Departamento de
Aseguramiento de la calidad y el personal de la Unidad de Mantenimiento y
servicios, elaboren los procedimientos ISO-9001-2000, los mismos que estarán
encaminados a incorporar valor a los procesos, tomando en consideración los
siguientes aspectos:

1. Mantenimiento de las Instalaciones de la Empresa,

2. Mantenimiento de los bienes de la Empresa,
3. Bases para los contratos de Mantenimiento
4. Fiscalización de los contratos de Mantenimiento,
5. Adecuaciones de las instalaciones
6. Supervisión y control.

3.11 LA SUPERVISIÓN EJERCIDA POR EL JEFE DE MANTENIMIENTO Y

SERVICIOS RESULTA LIMITADOS RESPECTO AL CONTROL QUE SE DEBE
EFECTUARSE A LAS EMPRESAS CONTRATADAS PARA ESTE SERVICIO.

De nuestro análisis, se desprende que no se ejerce una supervisión permanente a las

Empresas que prestan el servicio de limpieza y mantenimiento.

Al respecto, la Norma de Control Interno 130-05 Herramientas para evaluar las

Actividades de Monitoreo y supervisión establece: “ La supervisión continua se
aplicará en el transcurso normal de las operaciones, incluye las actividades habituales
de gestión y supervisión, así como otras acciones que efectúa el personal al realizar
sus tareas ..”

Pese a que se han establecido mecanismos de control por parte del Jefe de
Mantenimiento y Servicios como son las visitas a las instalaciones de la Empresa para
verificar los trabajos de mantenimiento realizados por las empresas contratadas, esta
resulta escasa puesto que la supervisión la efectúa una sola persona de la Unidad de
Mantenimiento y Servicios, por lo que esta inspección no es frecuente ya que esta
misma persona se ha designado para visitar 48 centros de recaudación, 4 plantas de
tratamiento, instalaciones del edificio comercial, instalaciones de la granja, Agua No
Contabilizada y demás oficinas que se encuentran fuera del edificio matriz.

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Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.
En los reportes de supervisión se ha evidenciado que las novedades no son
comunicadas, lo que no ha permitido llevar un control permanente a través de una
supervisión al cumplimiento de los contratos de las empresas contratadas.
Es así que en ciertos informes de las inspecciones realizadas se deja constancia de
novedades detectadas, las cuales son comunicadas verbalmente a las empresas sin
embargo no se hace seguimiento posterior para constatar si estas han cumplido o no
con su propósito.
Es por esto que al verificar los contratos estos no establecen multas en la prestación
del servicio solamente especifica una cláusula por demora en la entrega de los
trabajos aplicándose esta cláusula en su mayoría contratos de obra.

CONCLUSIÓN:

Debido a que no se dispone del personal suficiente, la supervisión efectuada a las

compañías de mantenimiento no son efectivas por lo que de detectarse un servicio mal
realizado, este control se realiza verbalmente a la empresa contratado sin que sea
verificado si este servicio está acorde a lo contratado o si el contrato realmente
especifica la actividad de acuerdo al sitio en el cual debe efectuarse el mantenimiento.

RECOMENDACIONES:

El Gerente Administrativo dispondrá:

Que el Jefe de Servicios Generales instruya al Jefe de la Unidad de Mantenimiento y
Servicios, para que organice a su personal para realizar una supervisión efectiva y de
resultados sobre las actividades de mantenimiento ejecutadas por las empresas
contratadas, esta gestión permitirá el cumplimiento de los servicios contratados a
dichas empresas en los términos respectivos.

Atentamente,

Dr. Carlos Porras Vasco

AUDITOR INTENO
EMAAP-Q

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Auditoría de Gestión a la Unidad de Mantenimiento y Servicios del Departamento
de Servicios Generales de la Gerencia Administrativa de la EMAA—Q.