La Función de Compras, Abastecimientos, y Servicios 1-15

2. PRINCIPIOS BAslCOS DE COMPRAS

y ABASTECIMIENTOS

Las compras deben de ser moduladas, por ciertos fundamentos o reglas, que permiten
tomar decisiones respecto a sti elección. Existen cuatro aspectos básicos, correctos y tra-
, que se consideran en la Compra y por ende en los abastecimientos, los cuales
dicionales,
son los 'siguientes : calidad, cantidad, precio, financiamiento, y servicio, mismos que se
desarrollan a continuación:

A).- Calidad

Este lineamiento no solamente trata de decir, si un artículo posee "buena o mala cali-
dad", no, es algo más profundo, ya que se deben tomar en cuenta todas las características
existentes en un material, artículo o servicio, para poder decidir si cumple con las exigen-
cias que se desean.

Entre las peculiaridades elementales a ponderar, se encuentran las siguientes: propie-

dades, volumen, tamaño, calidad, etcétera.

a).- Consideraciones de Calidad

Existen ciertas situaciones de la calidad de los materiales, artículos o servicios, las cua-
les son: conveniencia, disponibilidad, costo, sistematización, y control de calidad.

a.l )> Conveniencia. Determinar cuál es la calidad adecuada mínima aceptable, es di-
fícil, ya que no se puede medir, en general, por ser relativo a cada comprador,
pues lo que es pertinente para uno puede no serlo para otro; más. bien el que
un artículo, material, o servicio, sea benéfico o no, se enmarca de acuerdo a las
necesidades que cada comprador tiene, y el fin que se persiga.

Pero independientemente de lo expuesto, el Departamento de Compras tiene la obli-

gación de buscar y obtener la calidad necesaria de los artículos, a precios bajos, buen ser-
vicio, y ventajas en financiamiento; es decir, debe de procurar la eficiencia, por lo que la
conveniencia es un factor básico. .•. '

a.2).- Disponibilidad. Significa, además de conseguir el material, el artículo o el servi-

'" cio que se desea, también adquiridos con facilidad en las condiciones citadas en
el párrafo anterior, dentro de un período razonable y viendo diversos proveedo-
res, de no lograrse, la calidad y la elección del proveedor no sirven.

Las reglas comerciales también juegan un papel importante, en la disponibilidad del

producto, igualmente es susceptible de mejoramiento, consiguiendo fuentesnuevas y con-
venientes a corto y a largo plazos.
1-16 Adquisiciones y Abastecimientos

a.3).- Costo. Otro factor importante, además de los anteriores y ligado profundamente
a ellos, es el costo de los artículos, los materiales o los servicios, ya que es base
para determinar la posibilidad de adquisición.

Por lo anterior, el Departamento de Compras o su Encargado, debe ser responsable

de conseguir los "precios mínimos, con la calidad deseada, sin descuidar el servicio, ni lo
referente al finctnciamiento.

Dentro de los Costos, se deben de incluir los de operación, al utilizar el material, trans-
formarlo, distribuirlo, ~tc., hasta llegar a alcanzar el Costo Total.

a.4).- Sistematización. Este punto incluye la conjugación de los artículos, las condi-
ciones de calidad, las ventajas que deben proporcionar los posibles proveedores,
y los costos más bajos; al unir esos elementos, se pueden tomar decisiones, en
conjunto, para una buena compra.

a.5).- Control de Calidad. Se refiere a revisar que los artículos, los materiales, o los servi-
cios, sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados, especificaciones,
y considerar ciertos, parámetros determinados.

El lugar y la fecha para realizar la revisión del Control de Calidad, depende de la

importancia que tenga para el Comprador el producto; pero normalmente se hace en su
Entidad, por lo que el costo por la revisión de la calidad de la adquisición, es generalmente
un gasto para el Comprador.

La comprobación de la Calidad, de lo que pretende vender el Proveedor, debe efec-

tuada él bajo su costo y en su Empresa, antes de surtir el pedido al Comprador, lo cual es
en beneficio para las dos partes, pues ocasiona gastos en la facturación, en el transporte, en
el empaque, y otros, en caso de no cumplir con las circunstancias establecidas.

Los artículos también se pueden revisar al momento en que se utilizan, lo cual no es

recomendable, pues dista mucho de cumplir con la eficiencia, pudiendo traer consecuen-
cias negativas.

B).- Cantidad

Ya determinada la calidad de los artículos, se necesita precisar la cantidad correcta. Al

igual que el principio de conseguir la calidad adecuada, y la cantidad necesaria a alcan-
zar, lo cual, esto último, es una obligación del Encargado de Compras y de su personal,
destinada a satisfacer las necesidades planeadas, para tener un balance con la operación y
con los beneficios de las Compras al mayoreo, procurando también reservas de productos,
justificada.

La cantidad se relaciona con el tiempo en que deben de comprarse los materiales, con
el que se deben de buscar, y con el volumen económicamente justificable, tanto al comprar
como en almacenar.·
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La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido, está regulada por algu-
nos factores que se deben considerar:

• Tipo de artículos.
• Tiempo de entrega.
• Necesidad del Pedido.
• Precio unitario del material o servicio.
• Promedio de compras del Inventario.
• Emisión de pedidos.
• Costo de la transacción.
• Período de compra .
•, Mantenimiento del inventario (máximos y mínimos).

Este último, implica otros factores tales como : inversiones en el mismo, espacio en el
Almacén, sueldo de los trabajadores del Almacén, aseguramiento, amortización, inversión, y
financiamiento necesario justificable, estiba, movimientos, evitar obsolencia, básicamente.

Los factores citados, se debieron de haber estudiado con la profundidad y la exactitud

necesarias o convenientes.

a).- Factores que Influyen en la Cantidad

El Comprador debe de considerar diversos elementos, que intervienen al tomar la

decisión de qué cantidad debe comprar, con el objeto de que se siga llevando a cabo
la operación de la Empresa, que se refiere a precios bajos, aprovechamiento de los benefi-
cios del comercio, y las expectativas del mercado, cuyos factores son los siguientes:

a.l). - Tiempo Adecuado de Entrega, Recepción, y Producción. Se refiere al Proveedor y

abarca desde que se realiza el Pedido, hasta que se reciben los artículos en la En-
tidad Compradora, anexando otra serie de factores, referentes a los productos
que se tienen que transformar manual o mecánicamente, entre los que destacan :
el tiempo de tránsito, su producción, y tolerancia de las instrucciones de pro-
ducción del Proveedor (estos tres elementos, constituyen ehiempo del Pedido
antes de que surja la necesidad).

b).- Tradición Comercial

qtá relacionada con la transformación del material, del empaque, y del envío de mer-
cancías, por lo cual la cantidad varía, de acuerdo con la clasificación de artículos y las con-
diciones que otorguen los proveedores. El costo de transporte constituye otro elemento,
que se suma al costo unitario total de adquisición del Comprador. Sobre este punto, cabe
recalcar que es importante el transporte, por la razón de que el monto del mismo, aumenta
o disminuye de acuerdo al espacio que ocupen los artículos que van a comprarse, su peso,
riesgo, y distancia.
1-18 Adquisiciones y Abastecimientos

c).- Almacenaje y Mantenimiento

De acuerdo con los mínimos y los máximos establecidos, en lo referido en el inciso

"a. 1)", inmediato anterior.

d).- Mercado, Condiciones, y Tendencias

Constituyen un aspecto principal para fijar la política en los Departamentos de Com-

pras y de Almacén, Al tender los precios a la alza, se debe de agrandar el lapso de incre-
mento de las compras; pero cuando los precios van a la baja, se recomienda disminuir las
mismas.

C).- Precio Exacto

Es un elemento de mucha importancia en la operación de la Compra. La Administra-

ción de la Compañía confía en que el Departamento de Compras, el Encargado, adquieran
mercancías a precios favorables, que pueden dar una buena calificación al Departamento o
al Encargado, basándose en los precios y calidad que se pagan.

El precio y la calidad son un término y condición de la Orden de Compra, los cuales

se puede estudiar por sí mismos, sólo tienen que relacionarse otros factores, como la canti-
dad, el servicio, yel financiamiento, que deben de considerarse como un medio para lograr
otros objetivos de la Institución, aparte de los del Departamento de Compras, ya que el
precio y la calidad son un factor determinante en la decisión.

El Departamento o el Encargado de Compras, debe de cooperar para mantener al

Organismo en competencia, con otros de su mismo giro, en lo que se refiere a los costos
de materiales o servicios, condición que es responsabilidad del citado Departamento o su
Encargado, considerando los altos costos no necesarios y el mantenimiento de los fines
que se persiguen.

Varias compras se obtienen por medio de ofertas, que también puede conocer la Com-
petencia, a precios especiales, los que puede dar lugar a precisar parte de la eficiencia de
los responsables.
.. .

a).- Proveedor Adecuado

Es ideal tratar con un proveedor competente y eficiente, para llegar a un trato inteli-
gente, sobre los factores de calidad y servicio (trato a los clientes), yel mejor precio; aun-
que esos factores se consignan fácilmente, es difícil su control.

Por lo regular el Vendedor es quien busca al cliente potencial, lo cual conduce a ne-
gociar, pero también se puede dar el caso en que el Comprador, busque a los vendedores
cuando surge una necesidad con emergencia. .
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Las fases en la selección de fuentes de adquisición son las siguientes:

• Averiguar todos los futuros y posibles lugares de suministro.

• Adquirir información para aprobar a los posibles proveedores.
• Tratar y elegir quién surtirá un pedido.
• Examinar y tener tratos directos de comprador con vendedor.
• Duración del proceso.
• Tiempo de entrega.
Al realizar la selección del Proveedor, se necesita medir su actuación como vendedor,
considerando la calidad, la cantidad, el precio, el servicio y el financiamiento para saber si
él seguirá surtiendo los pedidos; o bien, si se estudia y elige a otro.
"

Se puede observar que los principios de Compras se relacionan íntimamente, ya que

para analizar uno, se deben de estudiar también los otros.

D).- Financiamiento

Este es un factor que se debe tener mucho en cuenta, sobre todo cuando no se tiene
liquidez, o se presupuesta otra actividad más importante o urgente, entre otras, referentes
a la necesidad o manejo de pecuniario.

E).- Servicio

En muchas ocasiones, este elemento es determinante en la decisión de la Compra,

pues un proveedor serio, cumplido, atento, responsable, sin costo adicional por la entrega
a tiempo y en el domicilio del adquirente, es influyente en la determinación final.

3. ORGANIZACiÓN Y OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO

DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

A).- Conceptualización del Departamento

de Compras y Abastecimientos

Es un equipo de la Gerencia Administrativa de la Compañía, el cual está integrado por

personal profesional capacitado, con experiencia, que tiene l~ responsabilidad de obtener
materiales, abastecimientos, productos, y servicios que necesitan los demás departamentos
de la Empresa para realizar sus actividades; es decir, es un mediador.

Al"crearse una sección especial, para que la función de compras se lleve a cabo, se le
está dando importancia como una actividad organizada.

B).- Organización

El Departamento de Compras tiene que estar en esas condiciones, con el objeto de

cumplir con su misión de la manera más eficiente posible, abarcando no sólo sus funcio-