Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”

Trabajo Presentado Por:

Ginna Paola Gonzalez Cardenas

Trabajo Presentado a:
Instructor Antonio Alexander López Claro

Tecnología en Gestión Logística

Ficha de Caracterización 2104752

Centro de Comercio y Servicios, Centro para el desarrollo agroecológico y agroindustrial, centro

Nacional colombo Alemán, Centro Industrial y de Aviación – Regional Atlántico
Aguazul - Casanare
12/11/2020
 Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”

En esta evidencia debe elaborar un manual de procesos y procedimientos que

involucre la estructuración de los procesos logísticos, variables y recursos
asociados con actividades de operación de la empresa.

Para desarrollar esta evidencia realice lo siguiente:

 Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la Evidencia 1:

Presentación “Caracterización de la empresa”, junto con su respectivo
subproceso de la gestión logística (aprovisionamiento, producción o
distribución).

DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

Es la función logistica mediante la cual se provee en una empresa de todo el

material necesario para su funcionamiento, aprovisionamiento, provisión o
suministro. Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de
la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la
empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y
obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y
aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso. Los
consumidores pueden segmentar en términos de estilos de compra y pueden
dirigirse diferentes estrategias de mercadotecnia a cada segmento.

PROCESO DE COMPRAS
El cliente interno como ejemplo Director de HSEQ, requiere dotación para
nuevo personal, debe realizar una orden de compra donde especifica la
descripción de prenda y su tallaje, las cantidades un, centro de costos quien
solicita del pedido “HS” en el sistema del SAP, debe estar todo diligenciado y
especificado, se envía la Orden de compra por correo y copia a gerencia, al
correo del departamento de compras; se recibe la orden de compra y se cotiza
de 3 a 5 proveedores para evaluar los costos y el tiempo de espera, se envía
las cotización sugiriendo la más económica junto con la orden a Gerencia para
así esperar la Aprobación para su compra.

Después de ser aprobada se solicita al proveedor documentación para registros

de Proveedores según sistema de gestión, documentos legales como:

Rut
Cedula representante legal
Cámara de comercio
Cuenta Bancaria
Se envía orden de compra descargada por el sistema SAP, se genera la compra al
proveedor entregándonos una remisión, de 2 a 3 días es recibida la dotación, se
verifica conforme la factura como en físico y se da recibido la mercancía.

Se verifica que la dotación se encuentre en óptimas condiciones y sea despachado

como aparece en la orden de compra, se realiza las entradas de la dotación al
inventario y junto con HS se realiza la entrega de dotación, dándole salida del
inventario descargado a centro de costos HS, en diferentes órdenes de acuerdo a
entrega al personal quien recibe de estas prendas, deben firmar la entrega y queda
como soporte físico de despacho de la mercancía.

“Este es el breve resumen del proceso de compras que ejercía en la empresa

ECOPLANTA PRI S.A.S”.

LOGISTICA DE COMPRAS: ACTIVIDADES, FUNCIONES, CONDUCTA Y TIPO

DE PROCESOS.

1. Etapa. LA NECESIDAD DE LA COMPRA

 Identificar una necesidad.

Identifica la necesidad para la compra de un producto.

 Seleccionar el producto específico.

Selecciona un producto específico para cubrir la necesidad.

 Asignar a un equipo de compra.

Reúne a un equipo para administrar el proceso de compra, incluyendo finalizar la
lista de especificaciones técnicas requeridas para el producto y el proceso de
solicitud de cotización y realización del contrato.

 Especificaciones técnicas.
Hace una lista de especificaciones técnicas requeridas para asegurar que el
producto cumpla las necesidades de la compañía.

 Presupuesto para la compra.

Establece un presupuesto para la compra dependiendo del rango de precios
identificado en la investigación hecha.

 Investiga a proveedores potenciales.

Investiga los diversos tipos de productos que cubren la necesidad junto con sus
proveedores para identificar el modelo más durable al mejor precio.
Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar
por carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos
conocer.

La información gira en torno a tres aspectos:

Condiciones económicas.
 Precio por unidad y por lote.
 Descuento comercial.
 Rappels y su aplicación.
 Gastos de envases y embalajes.
 Gastos de transporte y seguro.
 Forma de pago.
 Recargo por aplazamiento del pago.
 Condiciones técnicas.

Características técnicas.
Calidad.
Embalajes especiales.
Instalación y montaje.
Tiempo de garantía.
Formación de los usuarios.
Repuestos y mantenimiento postventa.
Servicios postventa.

Plazo de entrega.
 Devolución de excedentes.
 Revisión de precios.

Otros servicios.

Solicitud de ofertas y presupuesto.

Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la

economía de la empresa Solicita cotizaciones de los fabricantes y proveedores del
producto identificado que cubra todas las especificaciones técnicas requeridas. La
fase de petición de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una
práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:

 Cuando inicia por primera vez la actividad.

 Cuando tiene que comprar un producto nuevo.
 Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales.
 Para ampliar la cartera de proveedores.
 Para responder a la publicidad recibida.
Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un coste económico,
nos aseguraremos de enviar la solicitud sólo a proveedores cuya respuesta incluya
una oferta de nuestro interés y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar
nuestra solicitud. Además, dependiendo de la política de compras que adopte la
empresa también existen varios factores que influyen cuando de decide comprar al
fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son:

• El tipo de producto.
• La cantidad solicitada en cada periodo.
• La ubicación de la tienda.
• Los servicios ofrecidos por el proveedor.

Para conocer el coste unitario de los materiales que figuran en la oferta o

presupuesto enviado por el proveedor, la mayoría de las veces es preciso hacer
unos cálculos previos respecto a elementos como rappels, embalajes, portes, etc.,
que aparecen reflejados en la misma oferta o factura y son comunes a todos los
artículos en ella incluidos. Este proceso se conoce como “prorrateo de gastos
comunes”, que consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes,
portes, etc…

Entre los distintos artículos.

Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que
estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de

selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la
empresa que suministrará el producto.

Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican

algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

2. Etapa. LA COMPRA O ADQUISICIÓN.

Tendremos en esta etapa la fase específica de adjudicación del contrato y solicitud

del pedido: Selecciona a un proveedor de entre las cotizaciones enviadas y realiza
el contrato de compra. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo
deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de
compraventa o pedido en firme).

Esta importante etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la decisión

de compra tomada anteriormente y la ejecución de la compra Esta actividad tiene
por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y
económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento
oportuno y al precio total más conveniente.
Se trata de la compra propiamente dicha, como acto comercial y jurídico por
excelencia con sus fases de investigación del mercado de proveedores, la
negociación, elección y pedido.

Se deben considerar con atención las cláusulas de los contratos de compra al

efectuar los pedidos, teniendo en cuenta no solo lo concerniente a las
especificaciones de calidad, cantidad, precio y plazo de entrega, sino también tener
muy presentes todo lo relacionado con las tasas o impuestos a aplicar, los
embalajes y transportes, las condiciones de pago, las garantías y penalizaciones,
las fórmulas de revisión de precios, el suministro de piezas de recambio, las
condiciones del servicio postventa e incluso la posterior formación de los usuarios.

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

Mantener la continuidad del abastecimiento

o Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada

o Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin

prejuicios para la empresa

o Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad

adecuada

o Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y

materiales

Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación

Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la

permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de
logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.

3. Etapa. LA OBTENCIÓN DE LA COMPRA.

La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad

de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y
calidad de lo que se recibe. En esta etapa es primordial el seguimiento del pedido y
los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado,
que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han
suministrado a tiempo.

En este caso, suele ser interesante la incorporación de un puesto de trabajo que

desempeñe la función del perseguidor de pedidos. Es importante el seguimiento y
control post compra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerse un control
del producto o servicio durante todo el ciclo de suministro y posterior consumo o
uso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de reclamación. Por
tanto, debe establecerse e implementarse un sistema de inspección u otras
actividades similares en donde necesariamente deberán participar aquellas
personas que tienen que ver directamente con la utilización del producto.

El comprador-perseguidor deberá comprobar del proveedor los plazos de entrega

de materiales contratados, así como vigilar el control cualitativo de la calidad del
proveedor y el control cuantitativo de la cantidad contratada. Realizando las
reclamaciones pertinentes.

Asimismo el comprador deberá comprobar la exactitud de los términos de los

albaranes de entrega del proveedor y dar su aprobación y conformidad a la
aceptación de las correspondientes facturas emitidas por el proveedor en cuestión,
con respecto al precio, especificaciones, condiciones de compra y cantidades
solicitadas.

4 Etapa. EL ALMACENAMIENTO.

Es la primera de las operaciones posteriores a la compra Implica la ubicación o

disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la
actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta
que se necesitan o entregan. La función de un responsable como Jefe de
Almacenes y Expediciones es conveniente. Los principales aspectos de esta
actividad son:

Control de la exactitud de sus existencias.

Recepción cualitativa y cuantitativa de los productos, accesorios y mercancías
compradas o de los trabajos realizados.

Reclamaciones y devoluciones
Mantenimiento de la seguridad contra imprevistos y robos.
Conservación de los materiales.
Reposición oportuna.

5 Etapa. EL DESPACHO O DISTRIBUCIÓN.

Como operación paralela a la compra tendremos la entrega de los suministros a

sus solicitantes. También conocida como Expediciones. Consiste en atender los
requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la
mercancía solicitada.

Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es
necesario contar con el embalaje o empaquetado para asegurarnos de que las
cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente
importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que
se despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos
solicitados.
6. Etapa. EL CONTROL DE EXISTENCIAS O STOCKS.

Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta
en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno (“just in time: JIT), sin sobrepasar
la capacidad de instalación.

Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los

artículos de abastecimiento. Se trata de realizar una adecuada gestión y
organización de los almacenes, realizando una óptima rotación de las existencias y
estandarizando aquellos productos que puedan ser normalizados, gracias su
proliferación y consumo

7 Etapa. LA UTILIZACIÓN DE DESPERDICIOS.

Los desperdicios y mercancías obsoletas se deberán vender o reutilizar, si fuera

factible, con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa. Se trata
de la recuperación y enajenación de materiales modificados, desperdicios y
sobrantes de fabricación y de materiales en desuso u obsoletos

 Elabore un diagrama de flujo de los procesos del área seleccionada,

según las técnicas y métodos de programación y las herramientas de
control involucradas en el proceso. Para trazar el diagrama puede utilizar
el software sugerido en el material de formación “Procesos y sistemas de
información” o el de su preferencia.
 Plantee el diseño del manual de procesos y procedimientos, de manera
estandarizada y contemplando los servicios, costos, espacios, factores
internos y externos y tecnologías de la información involucrados.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOSINDENTIFICACION DEL

PROCESO:
Operativo

NOMBRE DEL PROCESO:

Distribución

AREAS INVOLUCRADAS:
Compras, logística, sistema y operaciones

OBJETIVOS GENERALES:
Capacidad de almacenaje, distribución e información de existencias de productos
para hacer enviados a los puntos de ventas

RESULTADOS ESPERADOS DE OPERACIÓN:

La entrega en el tiempo, el manejo adecuado de la información y que el cliente esté
satisfecho con el resultado.

RECURSOS TECNOLOGICOS Y DE INFORMACION:

Correo corporativo, internet corporativa, teléfonos y servicio al cliente en línea.

SOPORTES DE EVALUACION Y CUMPLIMIENTO

Revisión del presupuesto, gastos adicionales y facturación guías de despachos,
fletes y peajes de camiones.

RIESGOS OPERATIVOS
Fallas en el proceso de información, Stock de mercancías.

Sobre costos de envíos

EJERCICIOS DE CONTROL INTERNO
Revisión general de costos y procesos internos Revisión de facturas y pedidos
suministrados por el punto de venta Manejo de la información de gastos y recursos
de la compañía Actualización de la información diaria de operaciones.
  Realice el perfil del manual, para esto defina un diseño de presentación de
acuerdo a las indicaciones suministradas en el material de formación
mencionado.

PROCEDIMIENTO DE PRODUCCIÓN

Para realizar la gestión de producción es necesario recibir los pedidos del área Comercial de
manera completa por medio de correo electrónico o en la red, además en la reunión diaria
se entregan los pedidos de manera oficial con el fin de programar la realización del
producto.

Antes de iniciar la producción deben estar los kits en el sistema, una vez el cliente solicite
una muestra al proceso comercial este diligencia un pedido con la observación de muestra y
lo entrega a producción quien le realiza tratamiento como producto normal: orden de trabajo,
planos e inspecciones de calidad.

Al ingresar productos para mantenimiento o garantías se debe rotular y colocar en el área

destinada para la propiedad del cliente.

Se debe garantizar que los productos no sean dañados en el periodo de almacenamiento.

Luego realiza tratamiento como producto normal con órdenes de trabajo, planos en cada
área productiva e inspecciones de calidad.

Los productos que ingresen y son propiedad del cliente se debe almacenar y garantizar que
no se dañan y se identifican dentro de las instalaciones de la empresa, en el área de
propiedad del cliente.

Según la fecha de entrega del producto se debe programar la realización en cada uno de los
subprocesos productivos con las personas responsable de las actividades productivas.

Una vez ingrese el pedido y con la programación de la producción se debe tener en cuenta
los insumos o materias primas requeridas para la realización del producto, se solicitan los
insumos al coordinador de compras y el almacenista por medio del formato requerimiento de
materiales por pedido.

Solicitar al almacén las herramientas necesarias para la instalación y el ensamble en los

tiempos destinados por almacén para ello.

Por medio de la programación se solicita los planos a desarrollo para los procesos
productivos, incluyendo el ensamble, instalación y procesos externos como madera para
realizar la producción y la inspección de calidad del producto.

El almacenista entrega los materiales, los insumos y las herramientas al supervisor de

producción y este a su vez realiza la entrega de material al operario para que inicie su
trabajo, esto se realiza mediante el formato entrega de materiales.

El almacenista entrega las herramientas solicitadas por el supervisor quien a su vez entrega
mediante el mismo formato para los operarios entrega de herramientas devolutivas.

Teniendo todos los insumos y la programación de la producción se realizan las órdenes de

trabajo para cada sub proceso, el área de calidad entrega las inspecciones y los formatos
para identificar el producto en proceso y producto no conforme.
Producción debe realizar la entrega de planos y ordenes de trabajo para garantizar la
calidad del producto y el cumplimiento al requerimiento del cliente, antes de entregar los
planos debe verificar que se encuentren legibles y correctos.

A todos los productos deben realizarle la inspección de calidad teniendo en cuenta la orden
de trabajo y el plano con las especificaciones indicadas según color, tamaño y forma,
garantizando que el producto cumpla con el requerimiento del cliente y el producto, se
registra cada 10 unidades pero se debe realizar la medición a todos los productos de cada
subproceso, el supervisor de producción debe realizar inspección y registrarlo en el formato
con la fecha.

Los productos que no cumplen totalmente las especificaciones y presentan variaciones se

identifican como producto no conforme, y deben ser identificados y registrados en el área de
producto no conforme, además entregar al supervisor la novedad para que tome las
acciones pertinentes de liberar, reprocesar o disponerlo como residuo.

Todo el personal operativo debe identificar el lote una vez inspeccionado y registrado en la
inspección de calidad, la manipulación de los productos en cada sub proceso debe ser
preservando la calidad del producto evitando que se doble, que tenga rayones, golpes y
aplastamientos.

El producto que ingresa a mantenimiento se rotula y empaca para evitar daños en el

producto.

Cuando se requiera despachar producto terminado se debe colocar la información del lugar
hacia dónde va dirigido, nombre del cliente, nit, nombre de los artículos que despachan con
la remisión, esta información debe encontrarse en el paquete que se envía al cliente.

Se debe tomar fotos de los productos a despachar e identificar cada paquete que contiene
para enviarlo al cliente y que pueda hacer relación con la remisión.

La lista de empaque describe de manera general que contiene todo el despacho y la

cantidad esta debe ser devuelta una vez el cliente lo reciba y escribir si se encuentra
conforme o no para poder realizar los ajustes necesario en caso de que aplique. Solo se
responde por reclamos en que el cliente envié foto al día siguiente de lo remitido. Antes del
despacho se debe realizar la lista de empaque de los productos para entregarle al cliente y
registrar la satisfacción de quien recibe.

Finalmente, construya el manual de procesos y procedimientos incluyendo la información

obtenida del desarrollo de cada uno de los ítems de la evidencia, al igual que la
documentación de soporte requerida.