ESTRUCTURA

ADMINISTRATIVA
INTEGRANTES :

ROBERTO CARLOS MAMANI MAIDANA

SUSAN ANGELES MALDONADO CHURQUI
CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE
EMPRESAS
MATERIA : ADMINISTRACIÓN
 INTRODUCCI
ON
En la presente informe se hablara de la estructura administrativa de la empresa
Boliviana TOTE’S, la cual fue creada tras ser una pequeña oficina ubicada en la zona
de Sopocachi frente a la Plaza del Cóndor. Con los años la empresa fue creciendo y
expandiéndose en los departamentos de Cochabamba, Santa Cruz , Sucre, Tarija ,
Potosí y Oruro, esperando así crecer aún mas para expandirse a todo el país.

Su misión es brindar limpieza 100% garantizada a todos nuestros clientes

Según la estructura administrativa de esta empresa podremos ver como esta

compuesta cada una de ellas y también de que se tratan.

La empresa se compone por el consejo administrativo el cual esta constituido por los
responsables que han asignado la asamblea general, también por un director general
esta persona que dirige el rumbo de la institución, también de la secretaria de dirección
la cual su función es también importante en la empresa, los recursos humanos que
gestiona todo lo relacionado con las personas que trabajan en ella.

Desde hace aproximadamente diez años se ha observado en nuestro departamento un

incremento en la demanda de servicios de limpieza. Originalmente en las

organizaciones locales, las tareas de aseo eran realizadas por el propio personal, o se
acudía a la contratación de personal doméstico independiente. Si bien hoy ésta
sistemática subsiste, el ingreso de grandes compañías al medio con nuevas
modalidades de trabajo, donde la tercerización de ciertos servicios puede resultar
práctica para los empresarios, fue creando una tendencia de cambio en el sector

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servicios. Es así como poco a poco nuestras Pymes en la búsqueda de una mejor
imagen y mayor calidad en la higiene de sus instalaciones se han inclinado por
tercerizar las tareas de limpiezas a firmas especializadas en ello

Historia de TOTES:
Totes La Paz empezó sus operaciones el 10 de abril de 1986 con la idea visionaria del
señor Carlos España y su esposa Isabel Ayala de España. Empezaron las operaciones
de Totes desde el pequeño departamento donde vivían junto a algunos amigos y
familiares que los apoyaron desde el principio. En esta época el Sr. España realizaba la
limpieza, siguiendo el entrenamiento que recibió cuando vivía en Estados Unidos,
mientras que la Sra. España atendía llamadas y manejaba la primera combi
Volkswagen que compraron de segunda mano.

Poco a poco fueron creciendo y lograron alquilar la primera oficina de Totes en la

zona de Sopocachi frente a la Plaza del Cóndor. Cuentan que durante estos años era
muy común ver alfombras colgadas de las alas de la estatua del cóndor por la falta de
espacio en la oficina.

Mientras los trabajos iban aumentando también crecía la familia Totes. En los
próximos años, la empresa, que ya contaba con más de 30 empleados, se mudó a una
pequeña casa por la calle 10 de Obrajes de la Zona Sur que contaba con tres
pequeños cuartos y un amplio garaje donde se realizaba la limpieza de alfombras. Ya
no se necesitarían estatuas para secar las alfombras.

Los años que siguieron, mostraron el liderazgo de Totes en el mercado de limpieza,

y fueron marcados por el crecimiento de la empresa. Se empezó a construir la oficina
central en la ciudad de La Paz en 1995, estableciendo así el edificio actual que cuenta
con un sótano y cuatro pisos con talleres, almacenes y oficinas en la zona de Obrajes.
Por fin se completó la construcción dos años después en febrero de 1997. Entretanto,

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se logró cumplir uno de los sueños de los señores España: llegar a tener presencia
nacional. La primera sucursal de Totes se inauguró el 30 abril de 1993 en la ciudad de

Cochabamba. Viendo el éxito de esta, el 12 abril de 1997 se abren las puertas de Totes
Santa Cruz. Años después se abre Totes Sucre (1ro de octubre, 2002) y Totes Tarija (8
de agosto, 2003) atendiendo también a Potosí y Oruro. Hoy en día, continuamos
avanzando juntos. Generamos más de 1200 empleos directos e indirectos con mucho
orgullo a nivel nacional y estamos desarrollando planes para seguir creciendo.

MISION : Brindar limpieza 100% garantizada a todos nuestros clientes

VISION : Ser la empresa líder del mercado de limpieza nacional, contando con
reconocimiento internacional, donde cada cliente encuentra las soluciones que necesita
y nuestro personal encuentra un lugar donde crecer, todo esto en un marco de respeto
al medio ambiente.

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SU ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA :
Consejo administrativo :
Es el máximo grupo directivo que lidera una empresa (sociedad anónima o limitada).
Así, está constituido por los responsables que ha seleccionado la asamblea general de
accionistas, actuando con lo establecido en los estatutos de la organización.

Este órgano también se puede entender como el máximo instrumento de gobierno

de una corporación en el que propietarios y accionistas delegan todas sus funciones.

Desde dicha instancia se toman decisiones que afectan a todos los departamentos y
áreas que conforman la empresa y se marcan las directrices de funcionamiento al
equipo ejecutivo.

DIRECCIÓN GENERAL :

Es el cual se encarga de definir la cultura corporativa, sus valores, su misión, su

visión y, en definitiva, toda la esencia.

El director general constituye la máxima autoridad dentro de la jerarquía de una

empresa o entidad. Se trata de la persona que dirige el rumbo de la institución y debe
responder por sus resultados.

Quien en esta empresa el gerente es Nilda Cachaca Cruz

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ASESORIA LABORAL :
Es este tipo de asesoría se encarga de todos lo relacionado con los recursos

(internos y externos) que pueden afectar al funcionamiento de cualquier entidad, tanto

en su estructura y definición, como en su correcto funcionamiento. Trámites, licencias,
recursos humanos.

Se dedican a gestionar toda la parte burocrática relacionada con los empleados de una
compañía. Es decir, se ocupan de que no aparezca ningún problema con la
administración pública en este sentido. Sin embargo, su trabajo también debe repercutir
en las cuentas y balances de la empresa. O lo que es lo mismo: debe ocuparse de
reducir los gastos en pos de mejorar la rentabilidad empresarial.

SECRETARIA DE DIRECCIÓN :
Su perfil es fundamental dentro de una empresa, por lo que no tienen tiempo de
aburrirse dentro de su jornada laboral. A continuación, vamos a hablarte de cada una
de las funciones que realiza.

La organización y la gestión de la agenda del director es una de las principales

funciones que lleva a cabo la secretaria de dirección. Se encarga de organizar la
agenda, establecer citas, organizar viajes y cerrar reuniones. Para hacerlo
correctamente, la secretaria debe mantener contacto con otras empresas y
gestionarlos.

Se encarga de Revisar la idoneidad de los documentos., Creación de presentaciones,

Organización de su espacio de trabajo, Recordar diariamente a su superior su agenda

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DEPARTAMENTO DE APROVISIONAMIENTO :
Las principales funciones del departamento de aprovisionamiento son:

1 Identificación de Necesidades..

El aprovisionador debe identificar las necesidades de los productos para asegurar el

proceso productivo de la empresa. Aquí es muy importante tener una herramienta que
nos permita

• Construir la previsión de la demanda en función del histórico de ventas o producción

de la empresa, para detectar estacionalidades, picos de venta, etc.

• Corregir la previsión de la demanda para ajustarnos a la realidad del momento,

pudiendo modificarla en función de distintos parámetros.

• Analizar la desviación de la previsión de la demanda para analizar la precisión de esta

y corregirla en caso de que fuera necesario.

2. Selección fuentes aprovisionamiento.

Tener una base de datos de proveedores que sea conocida y elegir los que satisfagan
nuestras necesidades para establecer una relación comercial estable.

3. Emisión y seguimiento de pedidos.

En este proceso el aprovisionador emite la orden de compra y se asegura de la

aceptación por parte del proveedor. Es muy importante el seguimiento del plazo de
entrega de pedidos para que estos se cumplan y estén acordes a la parametrización de
nuestro sistema.

4. Recepción e inspección.

Este proceso incluye las siguientes actividades:

• Aceptación del material que está llegando.

• Descarga del material del medio de transporte.

• Depósito o preparación del material para enviarlo o reembarcarlo.

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• Verificación y documentación de la cantidad y la condición del material.

• Introducción de la información en un sistema de inventarios.

5. Aprobación y pago de facturas.

El responsable de las Cuentas a Pagar debe recibir:

• Las notificaciones o albaranes de recepción.

• Las órdenes o pedidos de compras.

• Las facturas de proveedor.

6. Control de resultados.

Este punto hace referencia a la evaluación a posteriori de la actuación y desempeño de

los proveedores en sus relaciones con la compañía, y debe cubrir los siguientes
puntos:

• Todas las incidencias y reclamaciones deben estar registradas.

• Las incidencias que surjan con nuestros proveedores deben estar tipificadas para un
mayor control.

• Se debe realizar una evaluación periódica de los proveedores.

DEPARTAMENTO I+D :
Investigación y desarrollo se encarga de mejorar una empresa mediante la
investigación para optimizar a una empresa.

DEPARTAMENTO COMERCIAL :
El departamento comercial tiene la función de dar a conocer los productos ,
servicios que comercializa la empresa a través de acciones publicitarias y de
promoción, de actualizar los productos en función de las necesidades y cambios en el
mercado o de gestionar las relaciones con los clientes, pero sobre todo tiene el
cometido de lograr vender ,cuanto mas mejor.

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 Para lograr incrementar las ventas de forma constante es fundamental contar con un
equipo motivado y capacitado para conseguirlo, pero igual o mas importante es la
utilización de las técnicas de venta adecuadas. También :

 Diseñar estrategias junto con los diferentes departamentos

 Análisis de mercados y estrategias de introducción
 Diseñar plan ventas, productos que demanda el mercado
 Establecer objetivos de ventas
 Organizar al equipo de ventas
 Diseñar programas de formación e incentivos
 Diseñar campañas promocionales

RELACIONES CLIENTES :

La relación con los clientes debe ser buena ya que son un factor importante
Trabajadores especializados en domicilios estos se encargan de trabajar desde casa
los cuales son importantes para una empresa nacional como para una internacional

RECURSOS HUMANOS:
Los recursos humanos son un departamento dentro de las empresas en el que se
gestiona todo lo relacionado con las personas que trabajan en ella. Esto incluiría desde
el reclutamiento, selección, contratación, onboarding o bienvenida, formación,
promoción, nominas, contratos y despidos. En resumidas cuentas, el departamento de
recursos humanos debe trabajar para todas las personas que forman parte del equipo
humano de la empresa. Los recursos humanos son indispensables para cualquier
empresa que necesite crecer y contratar a los mejores trabajadores para cada puesto o
ayudar a las personas que trabajan en la empresa a seguir desarrollándose,
formándose y creciendo. Ofrece también :

 Gestión administrativa de personal

 Reclutamiento y selección de personal
 Formación y desarrollo profesional
 Relaciones laborales

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  Prevención de riesgos laborales (PRL)
 Evaluación del desempeño Beneficios Sociales
 Planificación de la plantilla: es la mejor forma de anticipar los movimientos de las
personas

ADMINISTRACIÓN Y FINANSAS:
Se encarga de gestionar proyectos empresariales centrados en el aspecto financiero,
entendiendo a este como todo lo relacionado con los bienes y el capital de una
empresa u organización

CONTABILIDAD : Es un sistema que ofrece información a la administración, siendo

un tipo de contabilidad que se caracteriza porque la información recogida se destina
únicamente para el uso interno de la empresa.

Uno de los protocolos presentes en la agenda del año de una empresa es la

presentación de las cuentas anuales. La documentación almacenada en este
departamento debe cumplir con la seguridad adecuada para su protección y
conservación durante el tiempo establecido.

RECEPCIÓN : Proceso de verificar que los medicamentos y dispositivos médicos

solicitados correspondan con lo recibido y facturado por el proveedor. Igualmente
confirmar las condiciones durante el tiempo de transporte, embalaje, envase, producto,
cantidad y precio

TESORERIA : Es el área de una empresa en la cual se organizan y gestionan todas

las acciones relacionadas con operaciones de flujo monetario o flujo de caja

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Coordinación con otros departamentos:

El trabajo en equipo de este departamento es visible por medio de una adecuada

coordinación con los diferentes núcleos del organigrama organizacional con el fin de
reforzar la planificación en torno a la misión de empresa. Por su propia naturaleza, la
intencionalidad de este departamento trasciende más allá de sí mismo.

En definitiva, el orden es un elemento que expresa la perfecta gestión de una empresa

cuyos activos financieros son empleados de manera acertada. La labor de este
departamento es indispensable para evolucionar porque los recursos no son infinitos y
un mal uso de los mismos tiene consecuencias

ORGANIGRAMA de TOTE’S:

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SERVICIOS DE TOTE’S:
Tote's ofrece servicios de limpieza y mantenimiento general a domicilios y todo tipo
de instituciones de manera eventual o fija. Ofrecemos todos nuestros servicios de
manera integral a casas, oficinas, clínicas, hospitales, fábricas, petroleras, entidades
financieras, embajadas, colegios, universidades, entre otras.

Para trabajos eventuales, puede coordinar con nosotros para solicitar una cotización
previa sin costo alguno o pedir que se realice el servicio si ya es nuestro cliente. Para
contratar servicios fijos, también se realiza una cotización y luego se le presenta una
propuesta de servicios mensual para un mantenimiento diario general que se adecúe a
sus necesidades.

 LAVADO DE ALFOMBRAS  LAVADO PROFUNDO DE

 LAVADO Y PULIDO DE PISOS INTERIOR DE AUTOMÓVILES
FRÍOS  OZONIZADO DE AMBIENTES
 LIMPIEZA DE VIDRIOS  EXTRACCIÓN DE AGUA
 DESENGRASADO DE COCINAS  MANTENIMIENTO GENERAL Y
 LAVADO DE TAPICES Y DESEMPOLVADO
COLCHONES  SERVICIO DE JARDINERIA,
 LIMPIEZA EN SECO CAFETERÍA Y MENSAJERÍA
 DESINFECTADO Y  FUMIGADO DE AMBIENTES
SANITIZADO DE BAÑOS